El tiempo en la empresa

CP Jorge Arturo López Mátuz

Consultoría Integral para Alta Dirección e-mail: jalmatuz@hotmail.com

urante mi profesión de Consultoría Empresarial he escuchado muchas y muy variadas excusas y justificaciones, ingeniosas algunas de ellas y otras de franco desánimo, de parte de las personas, empresarios, funcionarios y colaboradores que no han cumplido con alguna de sus obligaciones, sin embargo, la más frecuente ha sido: “NO TENGO TIEMPO”.

Creo que todos conocemos cuando menos a una persona que cuando llega a su trabajo demuestra una actividad impresionante pero con una escasa productividad. Si al final del día hablamos con alguno de estos empresarios o directores, la sensación personal de cada uno de ellos es que no hicieron nada que valiera la pena, que no avanzaron en su trabajo o que se les pasó el tiempo resolviendo problemas.

Estoy seguro que la inmensa mayoría de los empresarios ha tenido una experiencia similar y no solamente referente a sus empleados, sino también en lo que pasa respecto a su propio desempeño. ¿Qué es lo que pasa? La respuesta es sencilla: NO EXISTE UNA PLA-

NEACIÓN DEL USO DE SU TIEMPO.

Debemos aclarar que la pandemia del COVID-19 no provocó esto, pues ha sido una deficiencia que se ha venido arrastrando desde mucho tiempo atrás. Más bien, con las restricciones sanitarias en espacios y horarios, esta situación se ha vuelto de atención prioritaria.

Para arreglarla, es conveniente que al final de cada día de actividades hagamos una recapitulación de lo que hicimos y de lo que debemos hacer para el día siguiente. Podemos ayudarnos de cualquier tipo de agenda, física, digital o de otro tipo, y anotar por escrito las actividades que debemos hacer, clasificándolas por sus tiempos y prioridades de atención. Podemos hacer una lista de citas o llamadas telefónicas que debemos hacer, o de otras actividades que debemos llevar a cabo, pero no en una hora específica.

En lo referente a las actividades rutinarias debemos establecer un horario de atención para ellas. Por ejemplo, si llegamos a la oficina a las ocho de la mañana podríamos destinar la primera hora para la revisión de las ventas del día anterior y del programa de ventas de este día. A las nueve horas podríamos atender los requerimientos de las líneas de producción y de operación en general. A las diez horas sería el momento de conocer la posición bancaria, y así para las horas sucesivas. Es cierto que siempre existirán problemas o actividades imprevistas que se deben atender con urgencia, si éste fuera el caso, deben atenderse de inmediato y acto seguido volver al programa establecido. Debemos hacer que la empresa

trabaje de acuerdo a nuestras indicaciones

y no trabajar en función de los dictados de la empresa.

Es normal que pidamos a nuestros colaboradores el cumplimiento de algunas tareas.

Lo que ya no es normal ni conveniente es que demos por sentado que lo que ordena-

mos se hará tal como lo deseamos. Esto es un tremendo error y para evitarlo es necesario que ejerzamos una adecuada supervisión, no sólo al finalizar el período estipulado,

GESTIÓN EMPRESARIAL

sino que debemos hacer revisiones parcia-

les para apreciar el avance de lo solicitado y estar en posibilidad de corregir cualquier

desviación a lo esperado. Podemos llevar una carpeta con separadores para cada una de las personas a quienes estamos solicitando información o tareas, así cuando los llamemos para una revisión de avances en lo asignado será muy rápido y fácil verificar lo relativo a cada asunto sin olvidar ninguno de ellos.

Si se encuentra en el caso muy probable de tener que revisar trabajo de escritorio, una sugerencia muy apropiada y práctica es que tenga al alcance de su mano un plumón de colores fuertes y marcar con un punto muy visible cada hoja o documento cada vez que tome un papel para examinarlo; en el caso de utilizar una copia digital, resaltar en color distintivo lo que se ha revisado. De esta forma se dará

cuenta de cuánto tiempo se desperdicia examinando documentos sin que se tome una solución al respecto, en función del número

de marcas que exista sobre cada uno. Esta técnica descubre la inutilidad de muchos movimientos o intentos no efectivos de solución y, en consecuencia, del tiempo desperdiciado.

Otro importante renglón que el empresario debe vigilar si quiere hacer rendir su tiempo, es el referente a las juntas de trabajo. Debe

definir de antemano el objetivo e importan-

cia de la junta para no estar saltando de un tema a otro. Es muy importante que se respete el tiempo de los asistentes, pues es sumamente molesto, descortés, frustrante y sobre todo poco productivo que el tiempo invertido sumado de todos los asistentes sea desperdiciado, mientras el que la dirige pasa el tiempo atendiendo otros asuntos, llamadas telefónicas, interrupciones de personas ajenas a la junta, levantándose a dar órdenes que no se relacionan con el tema de la junta y, en general, desviando la atención de las situaciones importantes que deben tratarse.

Cuando no se llevan estos sencillos controles u otros semejantes, ocurre que el empresario puede llegar a su trabajo sin un plan determinado y por eso empieza revisar todas las áreas para encontrar algo que hacer que

lo haga sentirse útil e importante y justificarse a sí mismo la importancia de su presen-

cia dentro de la empresa, tratando de resolver personalmente un sinfín de problemas, lo que en estricta teoría no le corresponde hacer y eliminando la responsabilidad de aquella persona a la que sí le corresponde hacerlo. Con esta actitud provoca que la próxima vez que exista un problema similar los empleados esperarán a que acuda el propietario para resolverlo en vez de enfrentar su responsabilidad ellos mismos. Un sano consejo es que

si por el momento el propietario no tiene nada qué hacer en el negocio, se tome un pequeño descanso pero fuera de la empresa

para no dar un mal ejemplo de desorganización, y mientras tanto piense que a su vuelta debe llevar preparado un plan específico de acción.

Para un eficaz control del tiempo es conveniente recordar la famosa Ley del historiador Cyril N. Parkinson que dice: “El trabajo

se expande hasta llenar el tiempo de que

se dispone para su realización”. Esto quiere decir que, por lo general, si alguna persona dispone de algún tiempo dado para realizar alguna actividad, estará terminándola justo al final del período, cualquiera que este sea. Si este lapso es disminuido, con frecuencia las actividades también se terminarán al final del tiempo recortado.

Con motivo de la pandemia, el tiempo, ahora más que nunca, es un importante factor de éxito en las empresas. Es un elemento que nos iguala en oportunidades, pues todos tenemos solamente 24 horas al día, ni un minuto más, ni un segundo menos: Si quere-

mos progresar y tener una administración más eficiente, revisemos nuestros hábitos

de planeación y empleo de nuestro tiempo y, si fuera el caso, modifiquémoslos positivamente. El C.P. y maestro Jorge Arturo López Mátuz es socio director de Consultoría Integral para Alta Dirección. Se ha especializado en Capital Humano, Administración y Mercadotecnia. Investigador e innovador, con conocimientos actualizados y más de 40 años de experiencia. Es asesor de organismos empresariales y en el sector público. Comentarista en medios de comunicación y columnista en diversos periódicos sobre temas empresariales.Tiene registrados 81 cursos de su autoría en la Secretaría de Trabajo y Previsión Social y, en forma adicional a las horas de academia, ha impartido más de 3,700 cursos y conferencias acerca de temas de su especialidad. Puede consultarle en el e-mail: jalmatuz@hotmail.com