CDI - INAP-2021/002 Diagnóstico y Propuesta de Fortalecimiento de la Secretaría Privada de la Presidencia Guatemala, agosto de 2021 Secretaría Privada de la Presidencia 6ta Avenida, 4-46 zona 1, Guatemala, Guatemala, C.A. http://www.secretariaprivada.gob.gt/ (502) 2502-6363 Instituto Nacional de Administración Pública -INAPBoulevard Los Próceres 16-40, Zona 10, Guatemala, Guatemala, C.A. http://www.inap.gob.gt (502) 2419-8181
Siglas Contenidas dentro del presente diagnóstico: SPP INAP PEI ONSEC
Secretaría Privada de la Presidencia Instituto Nacional de Administración Pública Plan Estratégico Institucional Oficina Nacional de Servicio Civil
Índice Presentación...................................................................... 05 Fundamento Legal de la Secretaría Privada de la Presidencia............................................ 07 Planteamiento del problema .................................... 13 Déficits de Capacidad Institucional Identificados y Componente de Fortalecimiento Institucional ................................... 15 Conclusión General del Diagnóstico .................... 31 Anexos.................................................................................. 33
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l Instituto Nacional de Administración Pública (INAP) es un órgano técnico de la Administración Pública que tiene la responsabilidad de generar y lograr que se ejecute un proceso permanente de desarrollo administrativo para incrementar la capacidad de las instituciones y dependencias públicas. Por esa razón el INAP brinda asistencia técnica con la finalidad de contribuir a mejorar la eficiencia y eficacia en la generación de bienes y prestación de servicios destinados al Sector Público y a la sociedad en general. Con base en el acuerdo de colaboración establecido por las autoridades del INAP y la Secretaría Privada de la Presidencia de la República (SPP) un equipo multidisciplinario nombrado por el INAP, de manera concertada con los directores de la SPP, realizó un diagnóstico integral de la gestión de la institución. Como material esencial del diagnóstico el equipo del INAP recopiló y analizó información sobre los elementos estratégicos de la SPP, los procesos sustantivos, los procesos de apoyo, la estructura organizacional y la escala de puestos y salarios. También se revisaron los instrumentos de gestión utilizados por la Secretaría como planes, manuales y reglamentos y el nivel de automatización de los procesos, los sistemas y las herramientas utilizadas para el monitoreo del desempeño institucional. El desarrollo del diagnóstico incluyó las siguientes actividades: a. Entrevistas con el Secretario Privado de la Presidencia, Subsecretario de Asuntos políticos, Subsecretario Administrativo y los directores de la SPP. b. Revisión del marco legal de la institución y los instrumentos normativos para conocer y comprender su mandato, alcance y coherencia. c. Revisión del Plan Estratégico y el Plan Operativo Anual para revisar los objetivos y los indicadores de desempeño. d. Revisión de las metas en los planes operativos. e. Revisión de manuales vigentes en la SPP. f. Trabajo de gabinete para el análisis de la información recopilada e identificar déficits que están afectando el alcance de los resultados de la SPP y los aspectos críticos que causan los déficits. En este documento se presenta a la SPP el informe del diagnóstico y las propuestas para mejorar los déficits encontrados. Diagnóstico
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a creación de la Secretaría Privada de la Presidencia tiene fundamento en la Constitución Política de la República de Guatemala, específicamente en el artículo 202 que establece lo siguiente: “El presidente de la República tendrá los secretarios que sean necesarios. Las atribuciones de éstos serán determinadas por la ley. Los secretarios General y Privado de la Presidencia de la República, deberán reunir los mismos requisitos que se exigen para ser ministro y gozarán de iguales prerrogativas e inmunidades.” 1
1. Asamblea Nacional Constituyente. Constitución Política de la República de Guatemala. Artículo 202. 1985.
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2.1 Visión, misión y objetivos institucionales De acuerdo con su visión estratégica la SPP busca ser una institución vanguardista de la gestión pública; transparente, innovadora, eficiente y comprometida, en apoyo directo a las funciones del Presidente Constitucional de la República, atendiendo las necesidades planteadas por la población y diversas instancias nacionales y extranjeras.2 La SPP declara su misión de la siguiente manera: “Somos la institución pública de apoyo directo a las funciones del Presidente Constitucional de la República, a través de la asistencia en asuntos privados y oficiales, los cuales trabajamos con eficiencia, discrecionalidad, transparencia, innovación, dinamismo y comunicación fluida, para la oportuna y precisa atención a los planteamientos presentados por la población y diversas instancias”.3 Alineado con esa misión, la SPP tiene el objetivo principal de servir como enlace en los asuntos que se dirijan al Presidente de la República de Guatemala, orientándolos conforme a su naturaleza, hacia distintas dependencias del Estado, cuya competencia les permite conocer los mismos. La Ley del Organismo Ejecutivo4 asigna a la SPP las siguientes funciones específicas: a) Atender los asuntos de carácter privado del Presidente de la República.5 b) Llevar el registro y control de las audiencias e invitaciones del Presidente de la República. c) Atender el despacho de asuntos que se dirijan al Presidente de la República. d) Apoyar la gestión o trámite de los asuntos que se sometan a su consideración, orientándolos conforme a su naturaleza hacia los distintos despachos ministeriales, o en su caso, a las dependencias del Estado a que corresponden estos asuntos. e) Brindar atención a los planteamientos que se le presentan en forma individual. 2. Anteproyecto de Presupuesto, Ejercicio Fiscal 2021 y Multianual 2021-2025. http://www.secretariaprivada.gob.gt/IP_Docs/Articulo_10_05_C.pdf 3. http://www.secretariaprivada.gob.gt/obfun.html 4. Decreto 114-97 del Congreso de la República de Guatemala. https://www.mem.gob.gt/wp-content/uploads/2015/06/12._Ley_del_ Organismo_Ejecutivo_Decreto_114_97.pdf 5. Para los efectos de este diagnóstico se entenderá como asuntos privados del Presidente a los asuntos de carácter personal del Presidente, que pueden tener o no influencia en ejercicio político que le corresponde.
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f) Atender los asuntos y relaciones políticas que le encomiende el Presidente de la República.
2.2 Servicios institucionales Por la naturaleza y mandato legal, la Secretaría Privada de la Presidencia no se vincula directamente al logro de las metas de los resultados estratégicos de Gobierno, tampoco a las políticas nacionales de desarrollo, objetivos de desarrollo sostenible o políticas públicas. El Reglamento Orgánico Interno (ROI)6 en su artículo 2 indica que a la SPP compete la planificación, ejecución, monitoreo y evaluación de acciones administrativas de apoyo a los requerimientos que se efectúen al Despacho del presidente de la República. Teniendo en cuenta las funciones sustantivas de los servicios de la SPP, en el diagnóstico se identificaron dos servicios principales para cumplir la misión y objetivos institucionales. A saber: a) La recepción de los asuntos que, en forma escrita, la población dirige al Presidente de la República. Esto se traduce en recibir, clasificar y orientar la correspondencia al Despacho Presidencial y, cuando corresponde, a los Ministerios, Secretarías, dependencias o instituciones del sector público guatemalteco. b) Brindar apoyo de carácter técnico, profesional y político al Presidente de la República para el cumplimiento de las prioridades presidenciales. Para lo cual profesionales de la SPP deberán realizar el análisis, seguimiento y evaluación de los planteamientos que se le presentan en forma individual. c) Gestionar o darle trámite de los asuntos que se sometan a su consideración, orientándolos conforme a su naturaleza hacia los distintos despachos ministeriales. d) Negociación política o relacionamiento con actores clave de nivel nacional e internacional.
6. Acuerdo Gubernativo 108-2015, emitido el 26 de marzo de 2015.
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2.3 Procesos sustantivos El diagnóstico permitió identificar que para poner a disposición de la Presidencia de la República los servicios institucionales, la SPP desarrolla los tres procesos sustantivos siguientes: a) Proceso de recepción, procesamiento y distribución correspondencia dirigida al Presidente de la República.
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b) Proceso para realizar el análisis, estudios y propuestas requeridas por el Presidente de la República. c) Proceso para atender los asuntos y relaciones políticas que le encomiende el Presidente de la República. El desarrollo de estos procesos está respaldado por las funciones específicas de las unidades de staff, apoyo y control que conforman la estructura organizacional de la SPP, como se describe a continuación: Planificación en relación con la elaboración del Plan Operativo Anual, la programación cuatrimestral de las metas físicas y el seguimiento de las metas físicas mensuales. Administración para la gestión de la correspondencia y los procesos de compras, caja chica, almacén y los transportes. Recursos humanos en relación con el nombramiento del personal permanente, elaboración de nóminas, controles, suspensiones (IGSS), prestaciones laborales, evaluación del desempeño y contratación de personal no permanente. Informática para la administración de bases de datos, la seguridad de la información, instalación y uso de software, mantenimiento preventivo y el soporte informático. Finanzas y presupuesto en relación con la gestión del presupuesto, la contabilidad, la tesorería y el inventario de los bienes de la SPP. Auditoría interna en relación con la elaboración de planes de auditoría para evaluar el ambiente y estructura de control interno y riesgo de las áreas y procesos de la SPP; así como el nombramiento, ejecución y comunicación de resultados de las auditorías durante un ejercicio fiscal.
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El modelo de gestión de la SSP se concreta en el uso de insumos para la generación de dos productos y tres subproductos para el alcance de un objetivo estratégico. Figura 1. Modelo Productivo de la SPP Objetivo
Productos
Subproductos
Dirección y Coordinación
Dirección y Coordinación
Gestión Privada Presidencial
Informes Fortalecimiento Institucional
Fortalecimiento Institucional
Informes en Asuntos Específicos Fuente: Elaboración propia con base en la red de categorías programáticas de la SPP
La distribución de la autoridad de la SPP se caracteriza por ser una gestión centralizada; es decir, que las decisiones importantes están a cargo de un grupo de ejecutivos específico como son el secretario, subsecretarios y directores.
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l problema se plantea a partir del concepto de eficiencia, relacionado a la gestión de los asuntos privados del Presidente de la República por la falta de precisión en el diseño y aplicación en algunos de los procesos sustantivos para informar con agilidad al Señor Presidente sobre algunas prioridades o tareas asignadas a los ministerios u otras entidades del Estado; es decir, el seguimiento a los casos presentados en la SPP. Esto se podría explicar a partir de que no existe un procedimiento informático que permita dar seguimiento a la distribución de los casos que se remitieron a otras instituciones públicas. En relación a la eficiencia se identificaron los dos aspectos siguientes: a) la normativa y los instrumentos de gestión que no se corresponden plenamente con el funcionamiento actual de la institución, notablemente para la gestión de los recursos humanos; b) la subutilización de la tecnología que afecta la confiabilidad y seguridad de la información y hace que se desarrollen manualmente algunos procesos de trabajo que podrían automatizarse. Finalmente, la capacidad de gestión de la Subsecretaría de Asuntos Políticos se ve limitada ya que carece de un sistema y proceso para captar, procesar, analizar e informar oportunamente al Presidente sobre riesgos de conflictividad que puedan afectar su gestión. De acuerdo con la metodología del modelo de atención institucional del INAP el foco principal del diagnóstico son los déficits de capacidad que afectan el desempeño institucional. Los déficits expresan una brecha entre la capacidad institucional actual y la expectativa de desempeño de la institución. Por esa razón al ser identificados también permiten plantear componentes de asistencia técnica que el INAP puede desarrollar para contribuir a cerrar las brechas.
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ados y c fi i t n e onal onal Id i i c c u u t t i i t t s s ento In idad In i c m a i p c a e l C de e Forta d e t n e Compon
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omo resultado del diagnóstico se identificaron los tipos de déficits para aplicar los procesos sustantivo de la SPP. Para superar la situación se identificó el factor crítico de cada proceso que debe ser atendido; y se proponen los aspectos que deben ser fortalecidos para hacerlo más eficiente.
4.1 Déficit relacionados con el direccionamiento estratégico Estos déficits se refieren a la falta de claridad que existe en SPP sobre la misión, la visión y los objetivos que deben alcanzarse de acuerdo a la naturaleza de la institución, así como la falta de apropiación y utilización el plan estratégico como instrumento de gestión. En el caso de la misión se indica que es brindar apoyo directo a las funciones del Presidente Constitucional de la República, las cuales son múltiples y de carácter público; sin embargo, la SPP tiene como mandato legal concentrarse en atender los asuntos privados y particulares del Presidente de la República. Agregado a que las características o cualidades que se le ponen a la misión, tales como: eficiencia, discrecionalidad, transparencia, innovación, dinamismo y comunicación fluida, para la oportuna y precisa atención a los planteamientos presentados por la población y diversas instancias, deberían formar parte de la visión, pues la misión no puede tener calificativos, únicamente expresar lo que la SPP debe hacer de acuerdo a su mandato legal. Respecto a la visión en primer lugar, los colaboradores de la SPP no comprenden qué es institución vanguardista de la gestión pública, pues la visión debe ser clara y realista para que se pueda alcanzar; por lo tanto la homologación de los conceptos y la asimiliación de la visión es fundamental. En segundo lugar, las expectivas para futuro deben regírse a la atención transparente, innovadora, eficiente y comprometida a los asuntos privados del Presidente y no a todas sus funciones. Además, se considera que no le corresponde a la SPP atender las necesidades planteadas por la población y por las diversas instancias nacionales y extranjeras. Respecto al objetivo, este tiene que tener un sentido de cambio o de logro, por lo que debe revisarse la forma en que se ha planteado el
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objetivo en el PEI. Dados estos déficits, es sencillo deducir que el PEI no es utilizado como instrumento para orientar la gestión de la SPP. 4.1.1 Factores críticos Para cerrar la brecha entre los déficits identificados y el adecuado direccionamiento de la SPP, los factores críticos que deben ser atendidos en forma inmediata, son las debilidades del marco filosófico (Misión, visión y valores) y el marco estratégico (objetivos y estrategias) de la SPP. 4.1.2 Propuesta para atender los factores críticos por parte del INAP Brindar asesoría y construir de forma conjunta y participativa el nuevo marco filosófico y estratégico de la Secretaría Privada de la Presidencia, de tal manera que el plan estratégico se convierta en un instrumento para orientar la gestión de la SPP.
4.2 Déficit relacionados con el marco normativo El análisis del marco legal, normativas e instrumentos de la SPP incluye desde el fundamento de su creación en la Constitución Política de la República de Guatemala, lo preceptuado en la Ley del Organismo Ejecutivo en donde se establecen las funciones específicas de la institución y el Reglamento Orgánico Interno que describe la estructura orgánica y las funciones de cada unidad administrativa que la integra. El trabajo de campo permitió conocer que, además de los cuerpos legales indicados anteriormente, para su funcionamiento la SPP cuenta con los instrumentos siguientes: a. Manual de Puestos y Funciones b. Manuales de las Direcciones c. Manual de Condecoración de Orden Presidencial d. Manual de Adquisiciones y Contrataciones e. Manual de Inducción de Personal f. Manual de Reconocimientos de Gastos g. Política de Telefonía h. Política de Vehículos i. Reglamento Interno de Personal
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j. Reglamento de Viáticos k. Reglamento de Combustible l. Instructivo de Caja Chica m. Manual de Normas y Procedimientos Luego de revisar los instrumentos y con los resultados de entrevistas se identificaron los déficits siguientes: a. Excesiva dispersión del marco normativo interno, algunos procedimientos se realizan fuera del manual respectivo y existe duplicidad de procedimientos en diferentes manuales. b. Incongruencia en el contenido del Manual de Inducción (aprobado en el 2014) en comparación con lo regulado en el Reglamento Orgánico Interno que fue aprobado en el 2015. c. El Reglamento Interno de Personal esta desactualizado respecto a los lineamientos establecidos por la Oficina Nacional de Servicio Civil. d. Al observar las funciones asignadas a la SPP en la Ley del Organismo Ejecutivo se evidenció que en la actualidad la SPP no tiene la función del registro y control de las audiencias e invitaciones del Presidente de la República. Ver: Anexo 1. 4.2.1 Proceso sustantivo afectado. Asociado con la dispersión de la normativa interna, la duplicidad de lineamientos y la falta de actualización de los instrumentos legales se produce incertidumbre en la aplicación y cumplimiento de la normativa por parte del personal de la Secretaría. Esto incide en el funcionamiento tanto de las unidades sustantivas como en las unidades de apoyo, pero especialmente en la efectividad de los procesos sustantivos a través de los cuales, la Secretaría debe atender los asuntos privados del Presidente de la República. 4.2.2 Factores críticos Para cerrar la brecha entre los déficits identificados y el adecuado desempeño de la SPP, el factor crítico que debe ser atendido en forma inmediata, es la excesiva dispersión del marco normativo interno y la desactualización de los instrumentos internos que contienen procedimientos duplicados, la normalización de los procedimientos alineados a los manuales, la actualización y la superación de la inconsistencia en la denominación de los instrumentos. Diagnóstico
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4.2.3 Propuesta para atender los factores críticos por parte del INAP Brindar asesoría y acompañamiento para el ordenamiento y actualización de los instrumentos internos y la definición de una estructura funcional para la adecuada aplicación de estos. El ordenamiento permitirá que los instrumentos estén organizados de acuerdo con su jerarquía (Ver figura 2) y complementar la actualización de los instrumentos internos. Figura 2. Jerarquía de la normativa aplicable en la SPP
Constitución Política de la República de Guatemala
Ley del Organismo Ejecutivo Acuerdo Gubernativo Reglamento Orgánico Interno Acuerdo Gubernativo
Acuerdos Internos Reglamento Interno de Personal Reglamento de Organización y Funciones Manual de Políticas y Procedimientos
Los siguientes conceptos son importantes para comprender la jerarquía antes indicada. Miguel Duhalt Kraus define el manual como un documento que contiene en forma ordenada y sistemática información y/o instrucciones sobre historia, políticas, procedimientos, organización de un organismo social, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo. El Diccionario de la Real Academia define Política cómo orientaciones o directrices que rigen la actuación de una persona o entidad en un asunto o campo determinado; Reglamento es definido como una colección ordenada de reglas o preceptos que da una autoridad competente para la ejecución de una ley o para el régimen de una corporación, una dependencia o un servicio. Se trata de una norma jurídica general y con rango inferior a la ley, dictada por una autoridad administrativa. 18
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4.2.4 Resultado esperado El marco legal de la Secretaría Privada de la Presidencia estará integrado, actualizado y jerarquizado, los instrumentos tendrán una denominación correcta y se evitará la incertidumbre en su aplicación. Las actividades relacionadas con el personal de la SPP se desarrollarán con total certidumbre sobre los instrumentos legales aplicables, pues serán congruentes con las normas de la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC).
4.3 Déficit relacionados con la estructura interna El Acuerdo Gubernativo 108-2015 de fecha 26 de marzo de 20158 define la estructura orgánica interna de la SPP como se muestra en la tabla siguiente: Tabla 1 Funciones y puestos de la SPP Funciones
Sustantivas
Unidades Administrativas Despacho Superior, secretario Privado, Subsecretario de Asuntos Políticos y Subsecretario Administrativo.
Dirección Administrativa Dirección de Informática Administrativas Dirección de Recursos Humanos Unidad de Administración Financiera
Apoyo Técnico
Unidad de Asesoría Jurídica Unidad de Planificación Unidad de Cooperación Internacional Unidad de Género Unidad de Información Pública Unidad de Asesoría y Consultoría
Control Interno Unidad de Auditoría Interna
Puestos
3 puestos
22 puestos
1 puesto
2 puestos
Fuente: Manual de puestos y funciones aprobado por Acuerdo Interno No. SPP-06-2016
8. Reglamento Orgánico Interno de la Secretaría Privada de la Presidencia.
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Existen unidades administrativas y de apoyo técnico a las que no se asignaron puestos para el desarrollo de sus funciones. También es evidente que la mayor carga de puestos se encuentra en el área administrativa, mientras las áreas de apoyo técnico y sustantivas no cuentan con el personal suficiente. El Manual de puestos y funciones y un documento generado en el reporte del Analítico de Puestos emitido por GUATENOMINAS reflejan la creación de 34 puestos. De estos 6 no están incluidos dentro del Manual. La tabla a continuación muestra la clasificación de los 34 puestos creados. Tabla 2. Cantidad de puestos según funciones en la SPP Puesto
Cantidad
Secretario Privado Presidencia
1
Subsecretario de Asuntos Políticos
1
Subsecretario Administrativo
1
Director Técnico III
5
Director Técnico II
1
Director Técnico I
2
Asesor Profesional Especializado IV,
2
Asesor Profesional Especializado III,
1
Asesor Profesional Especializado II,
1
Profesional III
2
Profesional II
7
Profesional I
6
Asistente Profesional IV
3
Asistente Profesional II
1
Total general Fuente: Analítico de Puestos emitido por GUATENOMINAS
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La información anterior evidencia que en la SPP no existen puestos de la serie operativa o técnica. Esto ocasiona que los puestos funcionales, como pilotos, mensajeros o personal de mantenimiento, estén ocupados por personas que no llenan el perfil indicado en el Manual de Especificaciones de Clases de Puestos de la ONSEC. Según el Artículo 23 inciso d) del Plan Anual de Salarios9 es responsabilidad de la Autoridad Nominadora determinar los mecanismos que permitan verificar que los servidores públicos bajo su dependencia reúnan el perfil y desarrollen las tareas que tienen asignadas el puesto en el que hayan sido nombrados y que lo desempeñen en la unidad administrativa a la que presupuestariamente pertenece el puesto. Sin embargo, el diagnóstico permitió identificar que existen personas que se encuentran realizando tareas diferentes a las que tienen asignadas y que las desarrollan en área a la que no corresponde presupuestariamente. Por último, es conveniente realizar un análisis de la carga laboral para determinar la correcta segregación de funciones en cada una de las áreas de la institución y garantizar que sean realizadas conforme la normativa. A manera de ejemplo se cita la situación del Área de recursos humanos que debe contar con el personal para llevar las tareas de las Unidades tipo como lo establece la Resolución D-2007128 de ONSEC10. 4.3.1 Proceso sustantivo afectado La falta de asignación de puestos en las unidades sustantivas y de apoyo técnico y las inconsistencias en la estructura interna y distribución de funciones, especialmente en relación con los nombramientos de personal que no se ajustan a la normativa de la ONSEC, afectan el apoyo técnico y profesional que la SPP le debe brindar al presidente de la República. Se debe destacar que la falta de nombramientos de personal también afecta la atención de los asuntos y relaciones políticas que solicita el presidente de la República 4.3.2 Factor crítico Para superar el déficit es necesario mantener el equilibrio en la distribución de puestos y funciones y garantizar el cumplimiento de la normativa dictada por la ONSEC. 9. Acuerdo Gubernativo No.252-2020 de fecha 30 de diciembre de 2020. 10. Oficina Nacional del Servicio Civil. Resolución D-2007-128 referencia APRA J -2007
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4.3.3 Componente de fortalecimiento institucional Este componente se basará en acompañar técnicamente a la Dirección de planificación y las otras unidades involucradas en la revisión y modificación del Reglamento Orgánico Interno. También se acompañará el proceso de reestructura administrativa necesario para superar las inconsistencias identificadas entre estructura y funciones que fueron identificadas en el diagnóstico. 4.3.4 Resultado esperado La SPP contará con un Reglamento Orgánico Interno modificado y, en consecuencia, la estructura administrativa, la distribución de funciones y la gestión de recursos humanos serán consistentes con la normativa de ONSEC y las necesidades de la SPP. 4.3.5 Resultado esperado La SPP cuenta con los sistemas para el seguimiento de las prioridades presidenciales y los asuntos presentados, lo que facilitará la retroalimentación oportuna.
4.4 Déficit relacionados a distribución de funciones En la actualidad la Subsecretaría de Asuntos Políticos no cuenta con un sistema de información oportuna y con el personal necesario para analizar e interpretar la información sobre los riesgos de conflictividad directamente relacionados con la gestión presidencial. 4.4.1 Factor crítico Para superar el déficit identificado es necesario estructurar un sistema de información confiable sobre riesgos de conflictividad al nivel local, municipal y departamental que brinde insumos a la Subsecretaría de Asuntos Políticos. Además, se requiere la contratación de personal de apoyo específico para el procesamiento e interpretación de la información. 4.4.2 Proceso sustantivo afectado El déficit identificado incide principalmente sobre el proceso sustantivo de apoyo político al Presidente de la República por medio del análisis y la negociación política.
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4.4.3 Componente de fortalecimiento institucional Para atender el factor crítico se propone acompañar técnicamente el desarrollo de la capacidad institucional de la Subsecretaría de Asuntos Políticos. Esto incluye el desarrollo del concepto y estructura del sistema de información y el acompañamiento a la Subsecretaría y la unidad de Recursos Humanos para la contratación del personal de apoyo específico. 4.4.4 Resultado esperado La Subsecretaría de Asuntos Políticos incrementó su capacidad para gestionar eficazmente la información sobre los riesgos de conflictividad que puedan afectar la legitimidad de la gestión Presidencial.
4.5 Déficit de políticas de personal y el sistema de incentivos Se realizó un análisis de los salarios por puesto y se determinó que no existe una escala salarial acorde a la clasificación de puestos, la tabla siguiente muestra los resultados: Tabla 3. Puestos y rango salarial Puesto
Cantidad
Rango Salarial
Secretario Privado Presidencia
1
Q 51,625.00
Sub Secretario de Asuntos Políticos
1
Q 41,898.00
Sub Secretario Administrativo
1
Q 41,898.00 Q 21,074.00 Q 20,074.00
Director Técnico III
5
Q 16,302.00 Q 14,199.00 Q 13,837.00
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Puesto
Cantidad
Rango Salarial
Director Técnico II
1
Q 16,511.00
Director Técnico I
2
Q 18,331.00 Q 15,674.00 Q 12,009.00 Asesor Profesional Especializado IV
2 Q 11,884.00
Asesor Profesional Especializado III
1
Q 10,147.00
Asesor Profesional Especializado II
1
Q 8,085.00 Q 8,057.00
Profesional III
2 Q 7,607.00 Q 8,575.00 Q 7,575.00
Profesional II
7
Q 6,575.00 Q 5,575.00 Q 6,845.00 Q 6,045.00
Profesional I
6
Q 5,545.00 Q 4,545.00 Q 5,741.00
Asistente Profesional IV
3
Q 5,091.00 Q 3,691.00
Asistente Profesional II
1
Q 5,170.00
Fuente: Analítico de Puestos emitido por GUATENOMINAS
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La Ley de Servicio Civil en su Artículo 3, Numeral 5 indica que “A igual trabajo prestado en igualdad de condiciones, eficiencia y antigüedad, corresponderá igual salario; en consecuencia, los cargos de la Administración Pública deben ordenarse en un plan de clasificación y evaluación que tome en cuenta los deberes, responsabilidades y requisitos de cada puesto, asignándoles una escala de salarios equitativa y uniforme”; dicha igualdad está establecida mediante las series de puestos. Sin embargo, en la SPP los complementos personales al salario se asignan de manera discrecional porque no existe una norma o escala para la asignación. Finalmente conviene recordar que la máxima autoridad de cada ente público debe dictar las políticas que le permitan clasificar los puestos de acuerdo con las disposiciones legales correspondientes, según lo establecido en las Normas Generales de Control Interno Gubernamental. 4.5.1 Factor crítico Para alcanzar la situación deseada es necesario actualizar la clasificación de puestos y la escala salarial de la SPP. 4.5.2 Proceso sustantivo afectado Aunque no se manifiesta con intensidad el déficit tiene efectos sobre todos los procesos sustantivos institucionales. 4.5.3 Propuesta para atender los factores críticos por parte del INAP Asesorar a la SPP en la reclasificación de puestos y salarios en coordinación con ONSEC, para construir legal y tecnicamente la normativa que rigira la escala salarial dentro de la Instituciòn de conformidad a los puestos establecidos para su funcionamiento. 4.5.4 Resultado esperado La clasificación de puestos y funciones de la SPP son coherentes y apropiados para el cumplimiento de las funciones institucionales.
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4.6 Déficit relacionados con la competencia de las personas El manual de puestos de la SPP no se consideran factores como la escolaridad y experiencia que son utilizados en la Administración Pública para determinar que la persona cuenta con las competencias para el puesto11 . Al recopilar información para el diagnóstico, se estableció por autorreferencia de los directores entrevistados que la capacidad del personal puede mejorar en el uso de software para el trabajo de oficina especialmente Excel. Se evidenció que es necesario fortalecer los conocimientos específicos para la Gestión de Recursos Humanos como el uso de Guatenominas y el Sistema Integrado de Administración de Recursos Humanos (SIARH). También se considera conveniente fortalecer las competencias blandas del personal para elevar la capacidad de trabajo en equipo y la comunicación efectiva. 4.6.1 Factor crítico La actualización y desarrollo de competencias duras para el uso de software en el trabajo de oficina tendrá un efecto inmediato en la eficiencia del trabajo en las unidades administrativas y de apoyo. El fortalecimiento de las competencias blandas tendrá efectos en la calidad del trabajo, el clima laboral y contribuirá a concretar la visión de una SPP vanguardista de la gestión pública, transparente, innovadora y eficiente en apoyo a las funciones del Presidente de la República. 4.6.2 Proceso sustantivo afectado Aunque no alcanza un nivel crítico la brecha entre competencias actuales y el perfil esperado de competencias tiene efectos en los niveles de eficiencia y calidad del trabajo de la SPP. 4.6.3 Propuesta para atender los factores críticos por parte del INAP Desarrollar las competencias duras y blandas del personal de la SPP para reducir la brecha entre competencias actuales del personal y el perfil del puesto que ocupa. El desarrollo de la competencia de personal estará basado por lo tanto en el perfil de cada puesto de trabajo que será parte del apoyo que brindará el INAP. Los programas que se describen en la parte del déficit, se pondrán a disposición de forma gratuita e inmediata para todo el personal. 11. Los siguientes aspectos están incluidos en el Manual de puestos: puesto funcional, puesto nominal, serie, especialidad, Autoridad Nominadora, jefe superior, jefe inmediato, subalternos, sede, horario de trabajo, número de plazas, ubicación administrativa, descripción del puesto, y funciones.
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Resultado esperado Competencias blandas y duras del personal de SPP fortalecidas, especialmente en lo referente a las competencias que se requieren para que hacer efectivo el funcionamiento de las unidades sustantivas en base al objetivo de la secretaría.
4.7 Déficit en los instrumentos informáticos de gestión 4.7.1 Falta de Integración de la información y control de procesos El control de los procesos administrativos se realiza a través de hojas electrónicas que no permiten la integración de la información. En la gestión del almacén y los cupones de combustible no hay sistemas de control que faciliten la operación y la entrega de datos de forma ágil y confiable. Tampoco se cuenta con un plan que defina los documentos que se emitirán por medio de la firma electrónica. 4.7.2 Factor crítico Para superar los déficits y proyectarse al mediano y largo plazo, el primer paso es desarrollar un plan estratégico para el aprovechamiento de la tecnología en la SPP tanto en los procesos de planificación, monitoreo y evaluacion como en los procesos sustantivos y de apoyo. Este plan permitirá orientar la toma de decisiones institucionales sobre el uso e incorporar tecnologías de información y comunicación tanto en la planeación como en las funciones sustantivas y en las funciones de apoyo. En el corto plazo, las actividades deberán orientarse a la integración de la información en una aplicación segura y confiable y llenar los vacíos de tecnología en las unidades que lo requieran. 4.7.3 Proceso sustantivo afectado Aunque no tiene un nivel crítico debido a que la SPP es una institución “pequeña”,12 la subutilización de la tecnología tiene efectos sobre la eficiencia de los procesos institucionales, principalmente en los procesos sustantivos.
12. Pequeña por su número de trabajadores, el monto del presupuesto y la complejidad de sus procesos sustantivos en comparación con otras Secretarías y entidades del sector público guatemalteco.
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4.7.4 Propuesta para atender los factores críticos por parte del INAP Bridar asesoría a la Dirección de informática para desarrollar el plan estratégico de uso de tecnología y para la integración de la información y el control de todos los procesos de la SPP. 4.7.5 Resultado esperado La SPP aumenta su eficiencia en sus procesos sustantivos y de apoyo al utilizar la tecnología que le permita resolver los vacíos de gestión de información y control de procesos.
4.8 Déficit relacionados con las tecnologías de gestión La SPP se relaciona con todas las instituciones de la Administración Pública para dar seguimiento a las prioridades presidenciales y para canalizar los asuntos que la población o las instituciones dirigen al Presidente de la República. En el diagnóstico se identificó que es posible mejorar la capacidad institucional para informar al Presidente sobre la gestión de las prioridades encomendadas a la SPP. También se identificó que el sistema de gestión de correspondencia que se usa en la actualidad no almacena información desagregada de las personas o instituciones que ingresan solicitudes al Presidente de la República y que podría incluir un mecanismo para retroalimentarse sobre las acciones que se ejecutaron. 4.8.1 Proceso sustantivo afectado Al no existir mecanismos sistemáticos de retroalimentación se disminuye la eficiencia del apoyo técnico y profesional que se brinda en relación con las prioridades que el Presidente de la República delega a la SPP. La falta de mecanismos de retroalimentación también afecta el proceso de gestión de correspondencia, específicamente la capacidad de dar respuesta sobre el estado de una gestión. 4.8.2 Factor crítico Para superar el déficit identificado es necesario crear las condiciones y mecanismos para el seguimiento a las prioridades presidenciales y para informar sobre el estado de peticiones o gestiones.
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4.8.3 Propuesta para atender los factores críticos por parte del INAP Este componente se basará en brindar asesoría a la Dirección de informática de la SPP para la conceptualización del sistema de retroalimentación al Presidente y la conceptualización de las mejoras necesarias a implementar en el sistema de correspondencia para la retroalimentación de la población.
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a metodología propuesta por el INAP fue efectiva para identificar los déficits que expresan una brecha entre la capacidad institucional actual y la expectativa de desempeño de la SPP. En todos los casos se trata de situaciones que pueden superarse con asistencia técnica, acompañamiento y capacitación. Los déficits identificados se interrelacionan y tienen efectos en la eficiencia y la eficacia de la SPP y en la capacidad institucional para identificar y gestionar riesgos que pueden afectar la gestión presidencial. Se identificaron déficits que se relacionan con las siguientes áreas: a) leyes y normas, b) relaciones interinstitucionales, c) estructura interna y distribución de funciones, d) políticas de personal y el sistema de incentivos, e) competencias del personal, f) instrumentos y tecnologías de gestión, g) integración de la información y control de procesos, y h) gestión de riesgos que pueden afectar la legitimidad presidencial. Para cada déficit se propone un componente de fortalecimiento institucional que pueden desarrollar en conjunto la SPP y el INAP.
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Anexo 1 Comparación de las funciones de la SPP establecidas en la Ley del Organismo Ejecutivo y las identificadas en el diagnóstico.
Funciones según la Ley del Organismo Ejecutivo
Funciones identificadas en el diagnóstico
a) Atender los asuntos de carácter privado del Presidente de la República.
Lo relacionado a correspondencia y solicitudes de estudios técnicos.
b) Llevar el registro y control de las audiencias e invitaciones del Presidente de la República.
Por instrucción del Presidente de la República las audiencias, invitaciones y la agenda se gestionan en el Despacho Presidencial
c) Atender el despacho de asuntos que se dirijan al Presidente de la República.
Re c e p c i ó n , p ro c e s a m i e nto y distribución de correspondencia dirigida al presidente de la República.
d) Apoyar la gestión o trámite de los asuntos que se sometan a su consideración, orientándolos conforme a su naturaleza hacia los distintos despachos ministeriales, o en su caso, a las dependencias del Estado a que corresponden estos asuntos.
Despacho de solicitudes a los ministerios, secretarías e instituciones correspondientes.
e) Brindar atención a los planteamientos que se le presentan en forma individual.
Apoyo técnico y profesional a través de análisis, estudios y propuestas a requeridos por el Presidente de la República.
f) Atender los asuntos y relaciones políticas que le encomiende el Presidente de la República.
Análisis y negociación política para la gestión de riesgos de conflictividad; así como el relacionamiento con actores clave a solicitud del Presidente de la República.
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Anexo 2 Análisis de congruencia entre la estructura organizativa y los procesos de la SPP. Enunciado
Identificado
La Secretaría Privada de la Presidencia cuenta con una estructura organizativa acorde a las exigencias de su funcionamiento, el cual se encuentra establecido en el Acuerdo Gubernativo 108-2015, emitido el 26 de marzo de 2015, el cual aprobó el Reglamento Orgánico Interno.
Distribución de la autoridad: gestión centralizada. Decisiones importantes a cargo de un grupo de ejecutivos específico (Secretario, Subsecretarios y Directores)
La Secretaría Privada de la Presidencia está estructurada y orientada al modelo de Organización Lineal con apoyo de unidades Staff, en la que cada uno de los miembros de la organización aporta sus conocimientos para la solución de problemas y el apoyo efectivo al Despacho Superior.
Unidades de Cooperación internacional y de Asesoría y consultoría (sin funcionamiento)
Sistemas de control: funcionales Control: Permiten verificar el logro del resultado y la generación de productos (POA); La medición con metas e indicadores; la cantidad, el tiempo y el costo. No hay evidencia de indicadores de calidad.
Distribución de funciones: Sustantivas: Despacho Superior: Secretario Privado de la Presidencia, Subsecretario de Asuntos Políticos y Subsecretario Administrativo. Administrativas: Dirección Administrativa, Dirección de Informática, Dirección de Recursos Humanos y la UDAF. Apoyo Técnico: Unidad de Asesoría Jurídica, Unidad de Planificación, Unidad de Cooperación Internacional, Unidad de Género, Unidad de Información Pública y la Unidad de Asesoría y Consultoría. Control Interno: Unidad de Auditoría Interna.
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Anexo 3 Situación de los manuales de normas y procedimientos para el desarrollo de las funciones de apoyo de la SPP
Funciones
Manual
Administrativas: Dirección Administrativa, Dirección de Informática, Dirección de Recursos Humanos y la UDAF.
Estado
Manual de Procedimientos Administrativos
En revisión para actualización
Manual de Procedimientos de la Dirección de Informática
En revisión para actualización
Manual de Procedimientos de Recursos Humanos; Manual de Inducción de Recursos Humanos Manual de Procedimientos UDAF Manual de Procedimientos de la Unidad de Asesoría Jurídica Manual de Procedimientos En revisión para actualización de la Unidad de Planificación Manual de Procedimientos de la Unidad de Género
Apoyo técnico
Control
Unidad de Cooperación Internacional
Sin manual
Unidad de Información Pública
Sin manual
Manual de Procedimientos de la Unidad de Información Pública
Sin manual
Unidad de Asesoría y Consultoría
Sin manual
Manual de Procedimientos de la Unidad de Auditoría Interna
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Anexo 4 Análisis de la factibilidad de las metas del POA Criterio
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Estado
Factibilidad de las metas establecidas en el POA
Las metas establecidas en el POA son factibles y están bajo el control de la SPP. En todos los casos se trata de informes mensuales.
Capacidad para monitorear el cumplimiento de metas
La SPP tiene capacidad para monitorear las metas de acuerdo con las fichas de indicadores que están incluidos en el POA.
Capacidad de evaluar la calidad del trabajo y los servicios
No existen instrumentos específicos para la evaluación de la calidad del trabajo y los servicios.
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