Gestion financière des chantiers de BTP - 5e édition 2015 by INFOPRO DIGITAL

Gestion financière des chantiers de BTP De nombreuses entreprises rencontrent des difficultés de gestion pendant la phase d’exécution des travaux. La maîtrise des rouages de la gestion financière des chantiers est alors déterminante pour les résultats de l’entreprise.

Après avoir expliqué l’étude de prix (maîtrise des procédures de vente des ouvrages, calcul des divers coefficients, vente des études dans des conditions de trésorerie optimale), l’ouvrage illustre la gestion prévisionnelle (amélioration des études vendues, établissement des prévisions) et la gestion de production (maîtrise des charges budgétaires) au moyen d’exemples, avant de détailler le processus d’élaboration des statistiques à partir des coûts réels. L’analyse de cas concrets significatifs permet d’étendre à d’autres applications les différentes procédures qu’ils mettent en œuvre. En outre, les nombreux tableaux et organigrammes peuvent être utilisés comme des grilles modulables qu’il est possible d’adapter à chaque chantier. Véritable outil pratique, ce manuel indispensable à une gestion de projet réussie s’adresse : – aux maîtres d’ouvrage, chargés de vérifier les prix unitaires de vente proposés dans les devis estimatifs des entreprises ; – aux ingénieurs travaux, conducteurs de chantier et architectes, qui doivent maîtriser les charges budgétaires, être alertés des dérives budgétaires et respecter les délais ; – aux entreprises qui souhaitent améliorer sensiblement leurs marges en rendant plus efficiente leur gestion prévisionnelle.

Gestion financière des chantiers de BTP

Cet ouvrage pédagogique, structuré sous la forme de fiches pratiques, fait le point sur les principes de la gestion financière et fournit des outils simples et efficaces qui permettent de maîtriser les données financières et économiques d’une opération de construction.

Gestion financière des chantiers de BTP

André Claude, ingénieur CESI, a fait carrière dans de nombreuses entreprises du bâtiment et des travaux publics en France et à l’étranger. Il a assuré la direction de travaux et la responsabilité d’un service Cost Control. Il intervenait, à la demande, comme consultant et formateur pour le développement de progiciels de gestion de production dans des entreprises de BTP ou dans des SSII.

Principes généraux de la gestion financière des chantiers. L’étude de prix. La gestion prévisionnelle. La gestion de production. La mémoire de l’entreprise.

André Claude

Sommaire Principes généraux Réalisation de l’étude de prix Gestion prévisionnelle et gestion de production Établissement du mémoire de l’entreprise

André Claude É

DITI

ISSN 1255-1406 ISBN 978-2-281-11937-4

DITI

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Les ouvrages de la collection « Méthodes » proposent des outils et des solutions concrètes permettant de maîtriser la gestion d’une opération de construction en toute sécurité. Modèles de documents, fiches opérationnelles, synthèses des méthodologies et recommandations pratiques font de ces manuels des ouvrages de référence utilisables au quotidien par les professionnels de la construction.

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Sommaire

Chapitre 2

Chapitre 3

Principes généraux de la gestion financière des chantiers.............................. 13 1.01

Spécificité de la gestion financière des chantiers................................................................ 15

1.02

Éléments nécessaires à l’établissement d’une étude : les ressources................................. 21

1.03

Comportement des ressources par rapport à la gestion de production............................ 31

1.04

Relations usuelles................................................................................................................. 32

1.05

La gestion financière des chantiers dans les petites entreprises........................................ 42

1.06

Gestion financière des chantiers dans les entreprises de travaux publics......................... 46

L’étude de prix................................................................................................................................. 49 2.01

Déboursé sec et frais de chantier........................................................................................ 51

2.02

Planification du chantier : diagramme de Gantt et ressources planifiées......................... 58

2.03

Détermination du coefficient de vente............................................................................... 67

2.04

Devis quantitatif estimatif et trésorerie prévisionnelle...................................................... 88

2.05

Étude de prix en petites entreprises.................................................................................... 92

2.06

Étude de prix en entreprise de travaux publics.................................................................. 105

La gestion prévisionnelle.......................................................................................................... 109 3.01

Préparation des références................................................................................................... 110

3.02

Élaboration du budget prévisionnel.................................................................................... 115

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Gestion financière des chantiers de BTP

Chapitre 4

Chapitre 5

3.03

Coefficients K....................................................................................................................... 123

3.04

Planning................................................................................................................................. 125

3.05

Mobilisation des ressources................................................................................................. 128

3.06

Indicateurs du tableau de bord............................................................................................ 133

3.07

Prévisions dans les petites entreprises................................................................................. 157

3.08

Gestion prévisionnelle dans les entreprises de travaux publics......................................... 168

La gestion de production.......................................................................................................... 171 4.01

Maîtrise des quantités........................................................................................................... 173

4.02

Maîtrise des coûts................................................................................................................. 193

4.03

Maîtrise de la qualité............................................................................................................ 201

4.04

Maîtrise des délais................................................................................................................ 217

4.05

Suivi du chantier dans les petites entreprises..................................................................... 227

4.06

Gestion de production en entreprise de travaux publics................................................... 248

La mémoire de l’entreprise..................................................................................................... 253 5.01

Élaboration des statistiques................................................................................................. 255

5.02

Fiscalité.................................................................................................................................. 261

5.03

En conclusion........................................................................................................................ 262

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L’étude de prix

Fiche Détermination du coefficient de vente

Il faut en finir avec le mythe des « formules secrètes » élaborées par certains bureaux d’études pour calculer les divers coefficients et qui leur permettraient de bien vendre leurs études. Récupérer et amortir des frais de chantier, des frais spéciaux et des frais généraux à partir des déboursés secs est une simple question de logique, de bon sens et… d’arithmétique. La technique consiste à exprimer le montant des charges que l’on veut amortir en pourcentage par rapport aux montants des déboursés secs (en totalité ou en partie) qui doivent les supporter.

Éléments de calcul

Le bureau d’études travaille en permanence à partir de données issues de prévisions qui, par définition, ne se révéleront ni forcément justes ni figées.

Prévisions de chiffre d’affaires Le montant du carnet de commandes étant de nature fluctuante, il est impossible de connaître avec précision le chiffre d’affaires final annuel.

Prévisions de frais généraux En principe, le budget des frais généraux, exprimé en pourcentage par rapport au chiffre d’affaires, va fluctuer lui aussi et devra être adapté. Une entreprise qui tarde trop à adapter ses frais généraux à son chiffre d’affaires risque de forts problèmes : −−de structures et de qualité lorsque son chiffre d’affaires est en hausse ; −−de trésorerie dans le cas contraire.

Prévisions de frais de chantier Les entreprises exécutent des travaux très diversifiés occasionnant des frais de chantier dont les montants diffèrent.

2.03

Seules les statistiques peuvent aider les gens chargés du prévisionnel. Chaque étude vendue est juste en fonction des données prévisionnelles connues et établies au jour de l’étude. La direction a donc grand intérêt à être vigilante et à gérer au plus près les variations des données prévisionnelles, par un réajustement périodique éventuel de l’objectif annuel de chiffre d’affaires et du budget de l’entreprise. En revanche, il est nécessaire de déterminer pour chaque étude les parties – et donc les montants des déboursés secs – sur lesquelles certaines charges des frais de chantier et des frais spéciaux seront amorties afin que la trésorerie soit la plus satisfaisante possible. De sorte que si l’étude est vendue, il soit possible lors de l’exécution du chantier de récupérer dans les meilleurs délais les frais de chantier et les frais spéciaux engagés, ainsi bien sûr que les frais généraux. À vente hors taxes égale, cette trésorerie est en effet variable selon que l’on amortit les charges d’une façon chronologiquement différente sur certains déboursés secs. D’une manière générale, et par définition : −−la marge et les aléas s’appliquent sur la totalité des déboursés secs ; −−les frais généraux s’amortissent sur la totalité des déboursés secs ; −−les frais spéciaux s’amortissent sur la totalité des déboursés secs et sont regroupés avec les frais généraux pour une étude donnée. Si certains frais spéciaux se rapportent plus précisément à certains déboursés secs, ils sont inclus dans les frais de chantier ; −−les frais de chantier s’amortissent partiellement sur certains déboursés secs, ou en totalité sur leur ensemble. Cependant, si certains frais de chantier sont en relation directe avec certains déboursés secs, il est intéressant pour le bureau d’études de les amortir sur ces derniers, à condition toutefois que ces frais de chantier concernent les premières tâches, et donc les premiers articles.

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Gestion financière des chantiers de BTP

2.03

Détermination du coefficient de vente

Données générales concernant ce calcul

Présentation En pratique, le bureau d’études essaie dans la plupart des cas de prévoir, dans la mesure du possible et du raisonnable, une trésorerie satisfaisante. Pour cela, il affecte certains frais de chantier et certains frais spéciaux aux premiers articles qui sont exécutés et payés. L’inconvénient de cette méthode est que, par rapport à une concurrence qui aurait adopté une démarche différente, les premiers prix unitaires des articles sont plus élevés pour un total de vente hors taxes presque identique, ce qui risque d’amener le maître d’ouvrage à s’étonner de cette distorsion et à réclamer à l’entreprise un alignement. Cet alignement éventuel détruit bien entendu l’avantage de trésorerie qu’avait prévu le bureau d’études, mais affecte surtout la marge. Par ailleurs, il faut souligner qu’une étude de prix est nécessairement prévisionnelle : une fois le marché signé, il faut, dans la mesure des aléas, tenter d’atteindre la fin de chantier en ayant respecté les prévisions établies – ce qui, de loin, est le plus difficile à faire. S’il est toujours possible de vendre des ouvrages à des prix étudiés et calculés de manière très pointue, la difficulté réelle consiste à réaliser les prévisions en évitant les dérives négatives, voire en accomplissant des améliorations. C’est donc à la direction générale qu’incombe le choix du calcul des coefficients appliqués par le bureau d’études lors des études de prix. Les méthodes de calcul de ces coefficients sont nombreuses et varient d’un bureau d’études à l’autre ; nous en donnons ici quelques exemples. Dans tous les cas, ces coefficients doivent permettre d’amortir et de récupérer les frais de chantier, les frais spéciaux et les frais généraux dans les meilleurs délais, c’est-à-dire avec la trésorerie la plus satisfaisante possible. La rubrique marge + aléas, dont le pourcentage par rapport au prix de vente hors taxes est très variable, est ajoutée de manière facultative. Cette rubrique représente une somme tampon que seule la direction générale maîtrise, et qui dépend de paramètres tels que : − l’état du marché ; − l’état de la concurrence ; − le carnet de commandes ; − la volonté délibérée d’obtenir l’affaire. Pour établir le budget annuel de ces frais généraux, la direction se réfère obligatoirement aux 3 années précédentes à l’aide des statistiques. Elle y apporte toutefois certains correctifs en fonction des options retenues pour l’année qui vient.

La direction générale fixe donc des objectifs prévisionnels à suivre, à gérer et de préférence à atteindre – et même, mieux, à dépasser. Nous avons choisi un exemple de récapitulatif de budget prévisionnel pour l’année dans une entreprise normale, soit, pour une répartition des masses budgétaires en ce qui concerne les déboursés secs : − main-d’œuvre : 45 % ; − fournitures : 47 % ; − matériel : 8 %. Or, chaque branche d’activité d’une entreprise et chaque type d’ouvrage dans ces activités font l’objet d’une ventilation différente de ces pourcentages. Les ventilations des masses budgétaires dans les ouvrages sont d’origine statistique et peuvent être vérifiées dans les index (BT, TP, TB, CI, CF…) disponibles en ligne sur le site du Moniteur (http://services.lemoniteur.fr/indices-index). Lorsque nous utiliserons certaines méthodes de calcul, l’amortissement et la récupération des frais de chantier et des frais spéciaux seront très dépendants de ces pourcentages habituellement reconnus (amortissement sur la maind’œuvre). Enfin, lorsqu’une entreprise a atteint son chiffre d’affaires avant la fin de l’année, les frais généraux ont d’ores et déjà été amortis ; du fait de cet amortissement prématuré, les études suivantes pourront dès lors bénéficier de remises importantes. Par ailleurs, les bureaux d’études peuvent utiliser plusieurs méthodes selon l’importance de l’affaire étudiée. Pour les petites études, les frais de chantier sont exprimés en pourcentage des déboursés secs, ce pourcentage étant calculé à l’année dans le tableau des objectifs prévisionnels, d’origine statistique. Par contre, ce pourcentage de frais de chantier n’est pas forcément juste pour l’affaire considérée. De plus, étant inclus dans les frais généraux, il n’est pas facilement gérable par le chantier. Enfin, cette méthode implique également que le prévisionnel des frais de chantier soit respecté ; en effet, beaucoup de petites et moyennes entreprises, de même que les entreprises routières, l’utilisent dans presque toutes leurs études. Pour les études plus importantes justifiant aux yeux du bureau d’études l’établissement de frais de chantier, ces derniers sont évalués et calculés étude par étude. Ils sont établis en valeur et leur pourcentage, exprimé par rapport aux déboursés secs, n’est pas forcément identique à celui du tableau prévisionnel, puisqu’il peut lui être inférieur ou supérieur. En revanche, le pourcentage est plus juste et les frais de chantier sont plus facilement gérables, puisqu’ils sont à la fois décrits et chiffrés. Le bureau d’études calcule très souvent la vente hors taxes à partir du prix de revient, c’est-à-dire du coût toutes dépenses confondues de cette étude. La direction applique ensuite un pourcentage de marge + aléas variant

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L’étude de prix

Détermination du coefficient de vente

essentiellement en fonction des paramètres examinés précédemment. Dans les exemples choisis ici, les frais de chantier sont établis pour les déboursés secs correspondants. Pour expliciter plus facilement les diverses procédures de détermination des coefficients pour une étude donnée, nous allons analyser le cas précis d’une fondation pour un mur antibruit, qui se présente dans un premier temps sous la forme d’un quantitatif fourni par le client. Dans un second temps, le bureau d’études de l’entreprise sollicitée par ce client établit les déboursés secs ainsi que les frais de chantier correspondants. À partir de ces divers montants, le bureau d’études utilise plusieurs options pour calculer un prix de vente hors taxes et faire une offre au client. Les coefficients multiplicateurs établis avec des méthodes différentes ont une incidence non négligeable sur la trésorerie prévisionnelle. Dans la réalité, chaque bureau d’études utilise une ou deux méthodes, guère plus. Suivant la méthode de travail du bureau d’études (méthode statistique pour l’évaluation des frais de chantier), cette étude peut s’arrêter au total des déboursés secs et reprendre par défaut les frais de chantier en pourcentage fixés dans les objectifs prévisionnels de l’année (tab. 1.04-2), soit 10,77 % par rapport aux déboursés secs (hors sous-traitants). Les frais généraux et la marge + aléas sont reconduits conformément au budget de l’année précédente : − frais généraux : 15,88 % de la vente hors taxes ; − marge + aléas : 5 % de la vente hors taxes. Ce dernier pourcentage, essentiellement variable, est indiqué par la direction étude par étude. Or, les frais de chantier sont rarement identiques en pourcentage pour chaque étude, ce qui conduit dans la plupart des cas les bureaux d’études à établir également les frais de chantier pour chacune d’elles. On constate effectivement, pour cette étude, que le pourcentage de frais de chantier par rapport au déboursé sec (hors sous-traitants) est différent de celui prévu dans le tableau de l’année précédente : 34 124,13/331 985,09 × 100 = 10,28 % contre 10,77 % Il est donc normal de ne pas pénaliser cette étude et d’utiliser le chiffre de 8,84 % (tab. 1.04-2) au lieu de 10,77 % (tab. 2.01-15).

Calcul du prix de vente hors taxes Constatations préalables

À partir de cette étude, nous allons examiner quelques possibilités, appelées « options », de calcul du prix de vente hors taxes. Mais avant tout calcul, il est bon de faire les constatations suivantes :

2.03

− à frais de chantier, frais spéciaux, frais généraux et marge + aléas identiques en montant et en pourcentage par rapport à la vente hors taxes pour une étude donnée, le montant de cette vente hors taxes est le même, quelle que soit l’option retenue pour l’amortissement de ces charges. Seule la trésorerie varie au travers des situations mensuelles chronologiquement plus importantes ; − à planification et décalages égaux, des variations significatives de trésorerie se produisent selon que les frais de chantier, les frais spéciaux ou les frais généraux sont amortis sur tels ou tels déboursés secs ; − pour une étude donnée, la vente hors taxes varie selon que l’on décide d’amortir toutes les charges sur une seule masse budgétaire (sur la main-d’œuvre, les fournitures ou le matériel) ; une vérification est fortement indiquée ; − pour une même étude incluant des fournitures dont le prix unitaire rendu chantier est affecté de frais annexes relativement importants (tels que le transport ou une qualité supérieure), le montant de l’offre peut diminuer dans des proportions significatives pour un montant de charges à amortir identique. En revanche, le pourcentage de ces charges par rapport au prix de vente hors taxes n’est plus respecté ; − en cas de réajustement des données prévisionnelles en cours d’année (remaniement du budget) et dans le cas d’une augmentation du chiffre d’affaires, les offres faites par le bureau d’études peuvent être meilleures que celles qu’il aurait pu faire auparavant, tout en ayant la possibilité d’amortir un montant de charges identique ; − a contrario, une diminution du chiffre d’affaires entraîne des offres plus élevées, si toutefois le bureau d’études souhaite conserver un pourcentage de marge identique. Calcul du coefficient de vente en base 100

La base 100 représente le montant du déboursé sec pris comme référence pour établir le coefficient. Une fois calculé, ce coefficient est multiplié par le montant du déboursé sec afin d’obtenir le montant hors taxes de l’étude. Le tableau 1.04-2 du budget indique dans la colonne « % Déboursés secs » le chiffre 100,00 à hauteur du montant des déboursés secs (3 625 676 €) : on retrouve dans cette même colonne le chiffre 140,00 à hauteur du chiffre d’affaires hors taxes (5 075 945 €). Les 40 % supplémentaires appliqués sur le montant des déboursés secs amortissent et récupèrent les frais de chantier (390 412 €), les frais généraux (806 086 €) et la marge (253 771 €). Ce calcul en base 100 s’applique sur chaque étude. Il est à chaque fois différent, puisque le montant des frais de chantier pour chaque étude n’est jamais le même. Le coefficient figurant sur ce tableau représente un coefficient moyen sur l’année.

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Gestion financière des chantiers de BTP

2.03

Détermination du coefficient de vente

Calcul du coefficient de vente en base 1

Il s’agit en fait d’une variante dans laquelle la base choisie est 1 au lieu de 100. Les divers pourcentages doivent alors être exprimés en centièmes pour que les calculs soient cohérents. Dans la colonne « Déboursés » du tableau 1.04-2 : − le pourcentage des frais de chantier est de 0,1077 au lieu de 10,77 ; − le pourcentage du déboursé total est de 1,1077 au lieu de 110,77. Si le coefficient K1 de vente est donné directement en base 1, il doit être divisé par 100 en base 100.

Coefficient sous-traitant

Lorsque l’entreprise veut sous-traiter des travaux, elle consulte diverses autres entreprises. Celle qui est retenue présente un devis dans lequel le prix de vente hors taxes comprend déjà la récupération des frais de chantier et des frais généraux, ainsi que la marge qu’elle réalise sur cette affaire. Le coefficient multiplicateur appliqué par l’entreprise sous-traitante au devis du sous-traitant prend donc en compte et amortit les charges suivantes relatives au sous-traitant : − main-d’œuvre (secrétariat…) ; − fournitures (fournitures de bureau…) ; − autres sous-traitants (vérificateurs, métreurs, dessinateurs…) ; − matériel (photocopieuse, ordinateur, matériel de levage) ; − encadrement (cadres affectés à la sous-traitance…) ; − charges d’exploitation (téléphone, télex…) ; − marge et aléas pour l’entreprise qui sous-traite (risques).

Vérification : 282,091 × 1,1220 = 316 518 (chiffre d’affaires sous-traitant). La différence de 34 427 € se décompose en 22 227 €, soit 7,88 % de 282 091 €, et en 12 200 €, soit 3,85 % de 316 518 €. Ce coefficient pourrait être modulé sous-traitant par sous-traitant, ce qui serait fastidieux. Dans la pratique, l’entreprise utilise donc très généralement un coefficient appliqué à l’année, et surtout variant en fonction des études. Pour certaines affaires cependant, les sous-traitants peuvent être traités avec des coefficients différents afin d’obtenir une offre la plus basse possible – quitte à demander à ces sous-traitants un effort supplémentaire… qui peut en fin de compte représenter la marge même de l’entreprise !

Options de trésorerie

Un bureau d’études dispose de multiples possibilités pour lui permettre de vendre dans des conditions optimales de trésorerie les études qui lui sont confiées. Pour favoriser cette trésorerie (et parfois même en adjonction d’une avance forfaitaire), certains maîtres d’ouvrage font figurer au début du quantitatif des postes que l’on trouve habituellement dans les frais de chantier : − installation et repli du chantier ; − installation et repli de la centrale à béton ; − frais d’études, etc.

Si, par exemple, ces frais généraux prévus (tab. 1.04-2) sont de 22 227 € et si le montant prévisionnel des devis sous-traitants est de 282 091 €, ces charges valent 7,88 % de ce montant considéré comme un déboursé sec.

Cette procédure permet à l’entreprise de récupérer, dès la première situation mensuelle, une partie de l’investissement qu’elle a déjà effectué. De plus, si une avance de démarrage est prévue, la trésorerie prévisionnelle n’en est que plus satisfaisante. Dans la pratique, seules quelques options sont utilisées, car il est inutile de compliquer les calculs pour une étude de prix ; l’essentiel est que les récupérations soient totales, sans oublis, et que les amortissements soient cohérents.

Le bureau d’études ajoute également une marge prévisionnelle de 3,85 % sur le prix de vente hors taxes, éventuellement modulable par la suite. Le coefficient K1 sous-traitant est établi comme suit avec le déboursé sec en base 100 :

Après remaniement, l’étude déjà prise en exemple se présente comme suit : les matériels contenus dans les sousdétails (tab. 2.03-1) et dont les temps unitaires ont permis d’établir les mobilisations ont été transférés dans les frais de chantier.

Déboursé sec

Dans le tableau 2.03-2, l’interface est la même que celle du tableau 2.01-15, mais adaptée en fonction des modifications intervenues sur la main-d’œuvre, la fourniture (bois ordinaire) et surtout le matériel, transféré dans les frais de chantier.

+ Frais sous-traitance = Prix de revient sous-traitance + Marge et aléas

100,00 7,88 107,88 (100,00 – 3,85)

= 1,1220

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L’étude de prix

Détermination du coefficient de vente

2.03

Tab. 2.03-1. Sous-détail pour l’implantation d’un mètre linéaire de tranchée, après transfert du matériel dans les frais de chantier ml Ressources MO Traçage tranchée

Q. unit.

Coeff.

1,00

P. unit.

Montants €

0,180

1,00

16,61

2,99

Bois ordinaire

0,010

1,10

259,70

2,86

Pointes ordinaires

0,300

1,05

1,85

0,58

Chaux de traçage

0,005

1,10

74,55

0,41

Scie de chantier

Total sec par unité de production

6,84

Tab. 2.03-2. Interface articles/tâches unitaires (2e version)

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Gestion financière des chantiers de BTP

2.03

Détermination du coefficient de vente

Option 1 (standard)

Présentation Dans cette deuxième étude, on remarque tout d’abord que les montants des déboursés secs et des frais de chantier ont changé, du fait : − du changement du coût moyen horaire, qui est passé de 20,60 € à 16,61 € ; − du recalcul du coût du mètre cube de bois ordinaire rendu chantier ; − du transfert à la journée dans les frais de chantier du matériel compté à l’heure et intégré dans les déboursés secs. Cette option est dite « standard » parce qu’elle est la plus souvent utilisée. Elle amortit les frais de chantier, les frais spéciaux, les frais généraux et la marge sur la totalité des déboursés secs (main-d’œuvre et fournitures). Elle présente également l’avantage de calculer les montants respectifs des frais généraux et de la marge pour une étude donnée. Ces montants peuvent être utilisés dans cette même étude si le bureau d’études choisit une option différente dans laquelle il n’est pas possible d’établir le montant de ces charges. Le tableau 2.03-3 permet de calculer le coefficient K1 en base 100, qui est de 1,5535 (155,35/100), avec : − des frais de chantier de 22,73 % par rapport aux déboursés secs ; − des frais généraux de 16 % ; − une marge nette de 5 % par rapport au prix de vente hors taxes.

pourcentages retenus sont bien observés en établissant le tableau 2.03-6, qui est systématiquement remis à la direction en même temps que le devis. À sa lecture, la direction décide ou non de modifier certains prix unitaires de vente en fonction de critères qu’elle est seule à connaître et à apprécier. On peut vérifier sur ce tableau que les différents montants de l’étude correspondent bien aux pourcentages prévus : − les frais de chantier (64 854 €) correspondent à 22,73 % du montant des déboursés secs ; − le montant des frais généraux (70 934 €) correspond à 16 % de la vente hors taxes ; − le montant de la marge (22 167 €) correspond à 5 % de cette même vente hors taxes. À chaque prix unitaire de vente, et donc à chaque quantitatif, correspond une trésorerie prévisionnelle, dont le tableau 2.03-7 établit le mécanisme en suivant une seule tâche unitaire sur 3 mois. Chaque mois, le chantier engage des dépenses réparties en six masses budgétaires payées dans des délais différents. Chaque masse budgétaire est affectée d’un délai ou décalage de paiement exprimé en jours de calendrier/fin de mois. Tab.2.03-3. Calcul du coefficient K1 dans l’option standard

Les 55,35 % supplémentaires appliqués sur le montant des déboursés secs amortissent et récupèrent les frais de chantier, les frais généraux et la marge. Ce coefficient de 1,5535 est appliqué aux masses budgétaires qui composent le déboursé sec (ici, la main-d’œuvre et les fournitures), ce qui nous donne un prix de vente total hors taxes de 443 343,44 € à partir d’un montant de déboursés secs de 285 383,61 € (tab. 2.03-4). Ces différents calculs permettent d’établir le devis quantitatif estimatif (tab. 2.03-5). Il faut alors vérifier que les

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L’étude de prix

Détermination du coefficient de vente

2.03

Tab. 2.03-4. Application du coefficient K1 au calcul du prix de vente total hors taxes (option standard) Tâches

Main-d’œuvre

2.2 Montants secs (€)

8 106,16

Coefficient K1

1,5535

Vente hors taxes

10 436,97

18 543,13 1,5454

12 592,92

16 213,83

0,00

28 806,75

3 602,74

0,00

1,5535

Vente hors taxes

0,00

11 708,90

10 436,97

1,5535 18 189,78

3 602,74

1,5535

5 596,86

Coefficient K1

27 028,46

Coefficient K1

1,5535

27 028,46

615,95

1,5535

32 784,90

Coefficient K1

1,5535

1,5535 42 945,59 1 627,240

202 808,43

Total sec article 03

32 784,90

202 808,43

1,5535

1,5535 0,00

71 522,26

Coefficient K1

1,5535

Vente hors taxes

111 109,83

1,5535 365 994,24 235 593,33

1,5535

1,5535 365 994,24

315 062,90

F + MEO du béton 300 fondations (tab. 2.01-1, n° 03) P. unit. vente HT Total sec étude (€)

26,39 235 593,33

1,5535 315 062,90

50 931,34

42 945,59

956,88

50 931,34

Vente hors taxes article 03

1,5535

0,00

1,5535

Vente hors taxes Coefficient K1

1,5535

27 644,41

Coffrage des soubassements (tab. 2.01-1, n° 02) P. unit. vente HT 2.5 Montants secs (€)

15,86 27 644,41

1,5535

Total sec article 02

1,5535 34 403,61

2 169,016

956,88

41 988,71

5 596,86

615,95

41 988,71

Vente hors taxes article 02

1,5535

0,00

16 213,83

Vente hors taxes Coefficient K1

1,5535

22 145,87

Terrassements de tranchée (tab. 2.01-1, n° 01) P. unit. vente HT 2.4 Montants secs (€)

Total

1,5535

Coefficient K1

Vente hors taxes article 01

Matériel

1,5535

2.3 Montants secs (€)

Total sec article 01

Fournitures

2 819,721

213 861,35

129,80 285 383,61

1,5535

332 233,61

1,5535 443 343,44

0,00

Tab. 2.03-5. Devis quantitatif estimatif pour fondation mur antibruit (option standard) N°

Articles

Quantités

P. unit.

Montants €

2 169,016

15,86

34 400,59

Lot Terrassements 1

Terrassements tranchée section 0,80 × 1,00 sans évacuation des terres

Coffrage ordinaire pour partie supérieure

1 627,240

26,39

42 942,86

F + MEO du béton 300 fondations

2 819,721

129,80

365 999,79

Lot Fondations 3

Montant total hors taxes TVA 0,2 TOTAL TTC

443 343,24 88 668,65 532 011,89

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La gestion de production

Fiche Maîtrise des coûts

En valorisant à partir des prix fournisseur, comme indiqué au tableau 4.02-1, les résultats des bilans précédemment établis, on obtient un coût par ressource – c’est-à-dire par ligne de budget – et des récapitulatifs par : −−tâche ; −−type d’ouvrage ; −−corps d’état ; −−chantier. Le récapitulatif par chantier est particulièrement surveillé par le responsable : il constitue un élément important de son tableau de bord, et le responsable se doit de conserver… sa couleur verte ! Des ressources « oubliées » par le responsable dans les tâches prévues y sont même automatiquement insérées, ainsi que les tâches non prévues. À ce stade de la gestion, le responsable est amené à traiter diverses sortes de charges adoptant des comportements différents, qu’il doit gérer de manière appropriée s’il ne veut pas être en dépassement sur les coûts.

Documents de saisie des montants

Si le responsable du chantier sait que le prix des ressources va augmenter, il lui est cependant difficile, lors de la préparation de son budget, d’indiquer à l’avance un prix unitaire. Même si cela lui était possible, il ne pourrait pas intégrer ces prix futurs : son budget prévisionnel serait alors trop élevé par rapport aux déboursés secs et aux frais de chantier de l’étude. Enfin, les révisions de prix sont calculées lorsqu’elles sont prévues au marché pour ce genre de compensations. Les documents définis ci-après sont nécessaires et suffisants. L’intérêt de la gestion en temps réel réside dans l’utilisation des valeurs issues des bordereaux de livraison pour obtenir des résultats rapides ; si ces valeurs ne sont pas forcément précises, elles le sont suffisamment pour apporter les corrections nécessaires. De plus, dès l’obtention de la valeur juste (masse salariale, facture…), une régularisation est faite. Pour une même somme, on peut soit consommer plus d’heures que prévu mais les payer moins cher, soit consommer moins d’heures et les payer plus cher : on reste bien dans la somme prévue au budget, tout en ayant un bilan main-d’œuvre déficitaire ou excédentaire. Il s’agit ici des « écarts mixtes ».

Présentation

Types de coûts

Ces documents sont destinés à valoriser les quantités consommées dans les bilans établis plus haut (pointclé 4.01).

Coûts de main-d’œuvre

La principale qualité d’une gestion efficace est la rapidité des résultats obtenus. Concernant les valorisations, il n’est pas nécessaire d’attendre les factures et les bulletins de paie : il est préférable d’utiliser des procédures rapides, dont la précision est largement suffisante pour des résultats instantanés. La méthode cumulée régularise la situation en principe tous les mois. La valorisation se fait au moment de la consommation, avec le prix fournisseur et en utilisant les bordereaux de livraison chiffrés. Ce prix est rarement le même que celui prévu au budget, sauf si le chantier est très court, ou bien si les prix ont été fixés d’avance par contrat avec les fournisseurs.

4.02

On multiplie les heures travaillées de chaque ouvrier par le taux horaire correspondant, en tenant compte éventuellement des heures supplémentaires consommées par tâche. Ce résultat est affecté d’un coefficient de charges calculé et fourni auparavant par la comptabilité. Le coût ainsi calculé n’a certes pas la précision d’une masse salariale, mais il est amplement suffisant pour obtenir un coût instantané. Comme l’on travaille en cumulé, le coût précis est rétabli en fin de mois à partir des données comptables. Une seule saisie mensuelle est donc nécessaire, les coûts intermédiaires étant calculés comme indiqué plus haut. Les coûts de production se font en temps réel, et on peut donc à tout moment calculer le coût de la main-d’œuvre.

191

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Gestion financière des chantiers de BTP

4.02

Maîtrise des coûts

Tab. 4.02-1. Éléments du coût de production

Gestion des stocks

La gestion des stocks, quand elle est utilisée, fournit en même temps que la quantité consommée son prix unitaire moyen de sortie, calculé par la méthode FI/FO. Suivant l’organisation des chantiers, cette saisie peut se faire en temps réel ou en léger différé, c’est-à-dire en fin de journée. Les fournitures sont chiffrées à leur entrée en stock à partir des bordereaux de livraison, dont le montant est souvent différent de la facture qui, elle, arrive plus tard. Coûts des sous-traitants

Ils font l’objet de contrats préalables, donc définis à l’avance, et sont calculés en temps réel. Coûts du matériel

La location interne du matériel fournit un barème évolutif que l’on saisit uniquement lors d’une modification. Ces coûts sont calculés en temps réel. Coûts de l’encadrement

Dans le cas de calcul intermédiaire, on reconduit le crédit déclenché par l’avancement, et la régularisation s’effectue en fin de mois avec les éléments de la comptabilité. Coûts des charges d’exploitation

Les factures des charges d’exploitation arrivent généralement quelques semaines ou quelques mois après la consommation. On reconduit donc le crédit déclenché par l’avancement, et l’on régularise dès que possible. Lorsqu’on ne dispose pas de factures ou que l’on est dans l’impossibilité d’obtenir un coût, il est important de reconduire la valeur créditée afin d’éviter des résultats trop optimistes, et par là même dangereux. Par exemple, lorsque le responsable ne dispose pas du prix unitaire d’une ressource consommée, il doit reconduire le prix unitaire budgétisé au lieu d’indiquer le chiffre 0, afin d’éviter l’optimisation du résultat.

Coûts de production

La colonne « Écart » indiquée dans les tableaux 4.02-2 à 4.02-5 donne les dérives en valeur de chaque ligne budgétisée ou non. La main-d’œuvre de la première tâche (tab. 4.02-2) a une dérive positive de 362,80 €, ce qui indique par convention une dégradation par rapport au budget, alors que la quantité d’heures consommées est supérieure à la quantité créditée (334 heures consommées à 17,20 €/h au lieu de 324 heures créditées à 16,61 €/h).

192

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La gestion de production

Maîtrise des coûts

4.02

Tab. 4.02-2. Coûts de production par ressource, à la fin du premier mois de chantier

Dans cet exemple, davantage d’heures ont été consommées en les payant plus cher. Les deux paramètres « quantité » et « montant » sont défavorables. Parfois, quelques tâches du chantier consomment également plus d’heures en les payant moins cher, ou moins d’heures en les payant plus cher. Les montants dépensés ainsi établis s’appellent les « écarts résiduels mixtes », et peuvent s’appliquer à toutes les ressources du chantier qui rentrent dans ce cadre. Le but étant, dans tous les cas, le respect du montant de la ligne de budget de la ressource considérée. Le ratio de 1,067 confirme ce mauvais résultat en valeur. Ainsi, la somme des écarts positifs et des écarts négatifs (balance des plus et des moins) donne pour la tâche « Implantation de tranchée » une valeur résultante positive de + 776 € et un ratio défavorable de 1,063. Ces coûts de production sont, tout comme les bilans, calculés par lignes de budget, ce qui permet de connaître avec exactitude la ou les ressources en dérive positive.

Pour relativiser ce résultat, notons que cette tâche vaut 5,24 % du déboursé total (18 543/353 585 × 100). L’avancement de la production (déboursés secs) est de 17,83 % au lieu des 19,73 % prévus, et la dérive en valeur est de + 1 358 €, ce qui n’est pas satisfaisant par rapport au budget. En revanche, les frais de chantier sont un peu plus satisfaisants, avec une dérive de – 552 €, qui demande cependant à être analysée. L’ensemble du chantier n’est pas satisfaisant, avec un ratio de 1,026 pour une dérive de – 1 900 €. Le tableau 4.02-6 donne un résultat identique avec un classement différent, par masse budgétaire cette fois. Le tableau du coût de production est très important dans la vie du chantier, car il permet de connaître en temps réel l’avancement en pourcentage de la production (c’est-àdire des déboursés secs) et des frais de chantier. Il indique par ailleurs les dérives, en pourcentage et en valeur, des diverses ressources, ainsi que des tâches prévues et non prévues pour exécuter les travaux.

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Gestion financière des chantiers de BTP

Maîtrise des coûts

Tab. 4.02-3. Coûts de production par ressource, à la fin du premier mois de chantier (suite)

4.02

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Tab. 4.02-5. Coûts de production par ressource, à la fin du premier mois de chantier (suite et fin)

Tab. 4.02-4. Coûts de production par ressource, à la fin du premier mois de chantier (suite)

La gestion de production

Maîtrise des coûts 4.02

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Gestion financière des chantiers de BTP

4.02

Maîtrise des coûts

Tab. 4.02-6. Coûts de production par masse budgétaire

Évolution des déboursés secs par rapport aux frais de chantier

Le tableau 4.02-7 reprend le tableau 3.06-6 en indiquant que les déboursés secs sont avancés à 17,91 % au lieu des 18,89 % prévus – soit un léger retard –, alors que les frais de chantier ont un avancement conforme à la prévision de 29,56 %.

Quantité équivalente

Lorsqu’une unité d’ouvrage élémentaire est composée de plusieurs tâches unitaires, on peut déterminer avec précision son avancement (tab. 4.02-8) à une date quelconque de son exécution en utilisant l’avancement des tâches qui la composent. Les coûts de production donnent systématiquement la quantité équivalente d’unité d’ouvrage élémentaire utilisée pour la situation présentée (hors qualité, c’est-à-

dire hors tests et essais éventuels). Cette valeur est utilisée quotidiennement en cumulé pour gérer le coefficient K1 qui la lie aux déboursés secs.

Exemple de calcul d’une quantité équivalente Le responsable qui va exécuter le chantier prépare son budget et décompose l’ouvrage en cinq tâches unitaires décrites dans le tableau 4.02-8. À la fin du mois ou à un moment quelconque, il mesure les quantités exécutées de toutes les tâches et avance les crédits. La somme de ces crédits exprimée par rapport à la valeur totale du déboursé sec donne un avancement pondéré de l’unité d’ouvrage élémentaire, qui est dans cet exemple de 29,19 % (16 781,80/57 483,36 × 100). Ces 29,19 % vont permettre de facturer 371,82 ml × 29,19 %, soit 108,56 ml.

Rapprochement production/facturation Il existe une égalité entre le pourcentage de l’avancement de la production et celui de l’avancement de la facturation.

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La gestion de production

Maîtrise des coûts

Tab. 4.02-7. Évolution des charges de déboursés secs par rapport aux frais de chantier, en pourcentage

4.02

Le responsable du chantier doit toujours vérifier la parité de cette relation pour tous les articles de son chantier et pour la totalité de celui-ci. Si l’on reprend l’exemple du tableau 4.02-8, la situation présentée est : 108,53 ml × 231,94 = 25 172,45 € Cette somme représente bien également les 29,19 % du prix de vente hors taxes, qui est de 86 239,93 € pour cette unité d’ouvrage élémentaire. Les quantités équivalentes sont également utilisées en fin d’année pour exprimer les montants des chantiers en cours pour l’affectation du chiffre d’affaires annuel. 5

Analyse des écarts

L’analyse des écarts est une démarche très importante, qui consiste à trouver et à comprendre pourquoi un écart positif ou négatif, en quantité et/ou en montant, s’est produit entre une réalisation et une prévision. Une fois la cause reconnue, une alternative se présente alors : − soit l’action de correction à entreprendre dépend du responsable, et dans ce cas il agit dans les meilleurs délais ; − soit cela n’est pas de son fait, et il en rend alors compte tout aussi rapidement à sa hiérarchie, qui doit faire le nécessaire. Cette analyse se pratique à des fréquences variables : − à la journée, pour des tâches difficiles ou mal connues ; − à la semaine, ce qui semble représenter un intervalle satisfaisant.

Analyse des écarts de main-d’œuvre Ces écarts sont dus en général à un ou plusieurs des facteurs suivants : Tab. 4.02-8. Méthode pour le calcul de la quantité équivalente

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Gestion financière des chantiers de BTP

4.02

Maîtrise des coûts

− mauvaise organisation du chantier ; − manque de coordination réduisant les cadences ; − arrêts intempestifs ; − mauvaise composition des équipes ; − mauvaise adaptation des hommes ; − relâchement de la surveillance ; − main-d’œuvre insuffisamment qualifiée ; − mauvaise exécution d’un ouvrage (entraînant sa destruction) ; − modifications des plans ; − intempéries ; − nature du sol différente de celle qui était prévue ; − circonstances politiques, économiques ; − circonstances sociales, religieuses ; − temps unitaires du budget trop faibles ou trop forts ; − quantités mises en place différentes de celles prévues au budget ; − dépassement de planning.

Analyse des écarts de fournitures Ces écarts sont dus en général à un ou plusieurs des facteurs suivants : − coulage ; − gaspillage dans l’utilisation ; − surdosage ; − mauvaise exécution d’un ouvrage ; − mauvaise qualité des fournitures (déchets) ; − différence entre la quantité sortie du magasin et la quantité utilisée ; − absence de contrôle ; − collusion ; − modifications des plans ; − fourniture à reconditionner ; − quantités mises en œuvre supérieures au budget ; − quantités mises en œuvre inférieures au budget ; − nature du sol différente de celle qui était prévue ; − mauvais stockage ; − coefficient de perte du budget mal évalué ; − dépassement de planning.

Analyse des écarts des sous-traitants Ces écarts sont dus en général à un ou plusieurs des facteurs suivants :

− trop-perçu par rapport au travail exécuté ; − contrat mal rédigé par l’entreprise ; − retard de planning du sous-traitant ; − non-fiabilité du sous-traitant ; − manque de suivi de la part de l’entreprise ; − qualité des travaux insuffisante (travaux à refaire) ; − intempéries ; − retards d’autres sous-traitants ; − retard de l’entreprise ; − intervention du maître d’ouvrage.

Analyse des écarts de matériel Ces écarts sont dus en général à un ou plusieurs des facteurs suivants : − pannes et arrêts fréquents ; − mauvais rendement ; − matériel inadapté ; − conducteur d’engins insuffisamment qualifié ; − mauvaise organisation ; − intempéries ; − horamètre hors service ; − maintenance inadaptée ; − temps unitaires du budget trop faibles ; − dépassement de planning.

Analyse des écarts de l’encadrement Ces écarts sont dus en général à un ou plusieurs des facteurs suivants : − prévisions du budget insuffisantes ; − problèmes sur un chantier (davantage de temps passé que prévu) ; − qualification supérieure au budget ; − dépassement de planning.

Analyse des écarts des charges d’exploitation Ces écarts sont dus en général à un ou plusieurs des facteurs suivants : − prévisions budgétaires insuffisantes ; − factures non parvenues (crédit reconduit) ; − frais de chantier supplémentaires ; − imprévus provenant des frais généraux (à rétablir) ; − dépassement de planning.

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Table des matières

Avant-propos............................................................................................................................................. 5 Sommaire................................................................................................................................................... 7 Liste des abréviations................................................................................................................................ 9 1

Principes généraux de la gestion financière des chantiers.......................................... 11

Fiche 1.01 Spécificité de la gestion financière des chantiers................................................................................. 13 Fiche 1.02 Éléments nécessaires à l’établissement d’une étude : les ressources................................................. 19 Fiche 1.03 Comportement des ressources par rapport à la gestion de production............................................ 29 Fiche 1.04 Relations usuelles........................................................................................................................................ 30 Fiche 1.05 La gestion financière des chantiers dans les petites entreprises......................................................... 40 Fiche 1.06 Gestion financière des chantiers dans les entreprises de travaux publics........................................ 44 2

L’étude de prix.................................................................................................................................... 47

Fiche 2.01 Déboursé sec et frais de chantier............................................................................................................ 49 Fiche 2.02 Planification du chantier : diagramme de Gantt et ressources planifiées......................................... 56 Fiche 2.03 Détermination du coefficient de vente.................................................................................................... 65 Fiche 2.04 Devis quantitatif estimatif et trésorerie prévisionnelle........................................................................... 86 Fiche 2.05 Étude de prix en petites entreprises........................................................................................................ 90 Fiche 2.06 Étude de prix en entreprise de travaux publics................................................................................... 103 3

La gestion prévisionnelle............................................................................................................... 107

Fiche 3.01 Préparation des références..................................................................................................................... 108 Fiche 3.02 Élaboration du budget prévisionnel...................................................................................................... 113 Fiche 3.03 Coefficients K............................................................................................................................................ 121 Fiche 3.04 Planning..................................................................................................................................................... 123 Fiche 3.05 Mobilisation des ressources.................................................................................................................... 126 Fiche 3.06 Indicateurs du tableau de bord.............................................................................................................. 131 Fiche 3.07 Prévisions dans les petites entreprises................................................................................................... 155 Fiche 3.08 Gestion prévisionnelle dans les entreprises de travaux publics........................................................ 166 4

La gestion de production................................................................................................................ 169

Fiche 4.01 Maîtrise des quantités.............................................................................................................................. 171 Fiche 4.02 Maîtrise des coûts.................................................................................................................................... 191 Fiche 4.03 Maîtrise de la qualité.............................................................................................................................. 199 265

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Gestion financière des chantiers de BTP

Fiche 4.04 Maîtrise des délais................................................................................................................................... 215 Fiche 4.05 Suivi du chantier dans les petites entreprises...................................................................................... 225 Fiche 4.06 Gestion de production en entreprise de travaux publics................................................................... 246 La mémoire de l’entreprise........................................................................................................... 251 Fiche 5.01 Élaboration des statistiques.................................................................................................................... 253 Fiche 5.02 Fiscalité...................................................................................................................................................... 259 Fiche 5.03 En conclusion............................................................................................................................................ 260 5

Index.......................................................................................................................................................... 261

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Gestion financière des chantiers de BTP

Principes généraux de la gestion financière des chantiers. L’étude de prix. La gestion prévisionnelle. La gestion de production. La mémoire de l’entreprise.

André Claude

Sommaire Principes généraux Réalisation de l’étude de prix Gestion prévisionnelle et gestion de production Établissement du mémoire de l’entreprise

André Claude É

DITI

ISSN 1255-1406 ISBN 978-2-281-11937-4

DITI

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