Le guide du drh territorial

Le guide du DRH territorial

Le guide du DRH territorial Le directeur des ressources humaines assume des missions essentielles au sein de nos collectivités. Il est le maître d'œuvre d'une politique de gestion des agents, dans le cadre des orientations fixées par l'autorité territoriale et le DGS. La première partie de ce Dossier d'experts précise toutes les étapes de la prise de fonctions d'un DRH, de sorte que vous preniez rapidement toute la mesure du poste et de la structure dans laquelle vous allez évoluer.

Titulaire d'un DEA d'économie de l'université de Lille 1, Christian Bouquillon était DRH à la région Champagne-Ardenne jusqu'en août 2015, date de son départ à la retraite. Il a intégré la FPT après une activité professionnelle dans le secteur privé (chargé de mission en chambre de commerce et d'industrie, puis secrétaire général d'une société de crédit immobilier). Fort de son expérience de 24 années aux ressources humaines de collectivités territoriales, il a été chargé de cours à l'ENACT d'Angers. Membre fondateur, en 1991, et vice-président de l'Association nationale des DRH des territoires (ANDRHDT), il a également participé au groupe de travail « concours » du CSFPT. Il a été nommé expert en management et en gestion des ressources humaines au sein de l'Association internationale des régions francophones (AIRF). Il est également administrateur de la mutuelle SMACL Santé.

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Le guide du DRH territorial

Au-delà de cette première période, le DRH doit proposer et mettre en œuvre une véritable gestion des ressources humaines qui prenne en compte l'existant et permette un développement individuel et collectif de la ressource humaine. C'est l'objet de la deuxième partie de l'ouvrage qui présente l'ensemble des missions d'une DRH et, au travers d'exemples, la gestion des ressources humaines au sein d'une collectivité territoriale.

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Christian Bouquillon [Dessin Une : Patrick Lestienne] www.territorial-editions.fr ISSN : 1623-8869 – ISBN : 978-2-8186-1060-2

Le guide du DRH territorial

Christian Bouquillon Directeur des ressources humaines (ER)

Groupe Territorial CS 40215 - 38516 Voiron Cedex Tél. : 04 76 65 87 17 - Fax : 04 76 05 01 63 Retrouvez tous nos ouvrages sur www.territorial-editions.fr

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Référence DE 602 Juin 2016

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© Groupe Territorial, Voiron ISBN : 978-2-8186-1060-2 ISBN version numérique : 978-2-8186-1061-9 Imprimé par Reprotechnic, à Bourgoin Jallieu (38) - Juillet 2016 Dépôt légal à parution

Sommaire Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.9

Partie 1 La prise de fonctions Phase 1 La collecte d’informations Chapitre I La rencontre avec l’autorité territoriale et le directeur général des services. . . . . . . p.13 A - Leurs projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.13 1. Le projet politique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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2. Le projet de territoire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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3. Le projet de l’administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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4. Les objectifs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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5. Les moyens disponibles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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B - Le contexte de la prise de fonctions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.15 1. L’historique du poste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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2. L’historique de l’administration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Chapitre II La rencontre avec l’ensemble des agents de la direction des ressources humaines. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.17 A - Les entretiens avec les chefs de service. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.17 1. L’organisation de la DRH, ses modes de fonctionnement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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2. Le recensement des dossiers et documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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3. L’état des lieux de l’administration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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B - La réunion de présentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.18 1. La présentation personnelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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2. Information sur le mode de management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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3. Présentation des objectifs fixés par l’autorité. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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C - Les entretiens individuels ou collectifs avec les agents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.19 1. Leur bilan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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2. Leurs réflexions et propositions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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D - La réunion d’information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.19

Chapitre III La rencontre avec les directeurs généraux adjoints et les directeurs. . . . . . . . . . . . . p.20 A - La fonctionnalité de la direction des ressources humaines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.20 1. L’apport de la DRH, la pertinence de ses prestations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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2. Leurs attentes, leurs besoins. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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1. Les moyens financiers et techniques à connaître . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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2. Leur mode de fonctionnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Sommaire

Le guide du DRH territorial

B - L’apport des directions fonctionnelles à la DRH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.24

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Chapitre IV La rencontre avec les partenaires sociaux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.26 A - Leur vision de l’administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.26 B - Votre proposition de fonctionnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.27

Phase 2 La constitution du dossier Chapitre I Le mode de management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.31 A - Le rôle du chef de service. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.31 B - La gestion des conflits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.33

Chapitre II La vie dans la collectivité. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.34 A - L’appréciation des agents : l’évaluation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.34 B - Le développement des compétences des agents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.35 1. La procédure d’élaboration du plan de formation et les modalités de départ en formation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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2. Le suivi des entretiens professionnels annuels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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C - Les avantages sociaux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.36 1. Leur mode de gestion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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2. Les prestations obligatoires et les avantages accordés par la collectivité. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Chapitre III L’accès à la collectivité et le départ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.38 A - Les modalités du recrutement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.38 1. La procédure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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2. L’existence d’une gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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B - La procédure d’accueil des nouveaux agents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.39 C - Les modalités de sortie de l’administration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.41

Chapitre IV La communication interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.42 A - Le service de communication interne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.42 B - Les supports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.42 C - Les manifestations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.44

Chapitre V Le dialogue social. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.45 A - Les partenaires sociaux en présence. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.45 1. Les représentants dans chaque instance (CAP, CT et CHSCT). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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2. La composition de chaque bureau syndical . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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B - La représentativité de chaque syndicat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.46 C - Les moyens mis à leur disposition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.46

Le guide du DRH territorial

D - L’histoire récente du dialogue social . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.46

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1. Les dernières réunions statutaires. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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2. Les correspondances échangées. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Chapitre VI L’organisation de la direction des ressources humaines. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.47 A - L’effectif de la direction des ressources humaines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.47 1. Les agents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

p.47

2. L’organigramme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Sommaire

B - Les moyens disponibles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.48 1. Les locaux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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2. Les équipements matériels et informatiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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3. La documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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C - La structuration de la direction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.49 1. La gestion de l’effectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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2. La gestion administrative du personnel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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3. La gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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4. La gestion de la rémunération et de la masse salariale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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5. Les relations sociales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Conclusion de cette étape qu’est la prise de fonction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.54

Partie 2 La gestion des ressources humaines Chapitre I La gestion des effectifs et des emplois . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.57 A - La gestion des effectifs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.57 B - La gestion des emplois. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.59 1. Le recrutement du personnel permanent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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2. Le recrutement d’agents relevant du handicap . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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3. Les emplois spécifiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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4. L’accueil des agents recrutés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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5. Le recrutement d’agents temporaires. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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6. Les autres modes de recrutement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Chapitre II La gestion des carrières. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.73 A - Le déroulement de carrière. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.73 B - L’évaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.76 1. La fiche de poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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2. Le modèle d’évaluation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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3. Le contrat de management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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4. La fiche de formation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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5. L’entretien professionnel annuel d’évaluation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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6. La procédure détaillée d’évaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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7. Un dispositif tourné vers la motivation des agents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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C - Les compétences de la commission administrative paritaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.95 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.95

2. Les attributions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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3. Le fonctionnement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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4. Le vote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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5. Le procès-verbal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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6. Les droits et obligations des membres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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D - Les actes de la vie administrative. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.97 E - Les positions administratives. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.97 F - Le suivi du dossier agent/carrière. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.98 G - Le suivi de la réglementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.98 H - L’information relative à la carrière . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.99

Sommaire

Le guide du DRH territorial

1. La définition

5

Chapitre III La gestion du temps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.100 A - Le décompte du temps de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.100 B - L’aménagement du temps de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.101 1. Les objectifs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.101 2. Les modalités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.101

C - Le compte épargne-temps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.101 1. L’ouverture du compte épargne-temps. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.102 2. L’alimentation du compte épargne-temps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.102 3. L’utilisation du compte épargne-temps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.103 4. Le changement d’employeur, de position ou de situation administrative. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.104 5. La situation de l’agent pendant l’utilisation du compte épargne-temps. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.105

Chapitre IV La gestion du budget et de la masse salariale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.106 A - La préparation du budget prévisionnel annuel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.106 B - Le suivi de la consommation des crédits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.107 C - Les frais de déplacement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.108 D - Le nouveau régime indemnitaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.108 1. Les références réglementaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.108 2. L’objet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.108 3. La transposition dans la fonction publique territoriale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.109 4. La configuration du nouveau régime indemnitaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.109 5. La mise en œuvre de ce nouveau régime indemnitaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.110

Chapitre V La gestion de la formation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.112 A - Le guide de la formation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.112 1. Les types de formations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.112 2. Les modalités de départ en formation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.112 3. Le droit individuel à la formation professionnelle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.112

B - Le plan de formation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.113 1. Le recueil des besoins de formation collective. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.113 2. Le récolement des souhaits de formation individuelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.113 3. Les formations imposées par la collectivité. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.113

C - Le livret de formation

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.113

Chapitre VI L’hygiène et la sécurité. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.114 A - Le suivi individualisé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.114 1. La surveillance médicale des agents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.114 2. La prévention. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.115 3. Les fiches de risque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.115

B - La sécurité des installations et des bâtiments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.115 1. Le service de médecine préventive. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.115 2. Les agents chargés de la mise en œuvre des règles d’hygiène et de sécurité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.116

Le guide du DRH territorial

3. L’agent chargé de la fonction d’inspection des règles d’hygiène et de sécurité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.117

6

C - Le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.117

Chapitre VII Les relations avec les partenaires sociaux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.118 A - Les droits syndicaux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.118

Sommaire

B - Le comité technique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.121 1. Les domaines de compétence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.122 2. Le fonctionnement du comité technique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.122 3. Le règlement intérieur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.123

Chapitre VIII La démarche de développement durable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.125 A - Le cadre de la démarche de développement durable. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.125 B - Les actions et pratiques à mettre en œuvre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.125 1. En matière de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.125 2. En matière de dématérialisation des procédures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.126 3. En matière de gestion des emplois et des compétences. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.126

C - Les conditions de mise en œuvre et de suivi d’un plan de développement durable. . . . . . . . p.127 1. Les conditions de mise en œuvre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.127 2. L’état des lieux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.127

Chapitre IX La gestion des archives de la direction des ressources humaines. . . . . . . . . . . . . . . p.128 A - La définition. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.128 B - La conservation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.128 C - Le tableau de gestion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.128

Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.131

Le guide du DRH territorial

Liste des abréviations utilisées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.132

Sommaire

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À M. Fernand DEMILLY

Président du conseil général de la Somme de 1988 à 2001 Pour la confiance qu’il m’a accordée pendant 10 années et en témoignage de ma reconnaissance

Le directeur des ressources humaines assume des missions essentielles au sein de nos collectivités, il est le maître d’œuvre d’une politique de gestion des agents, dans le cadre des orientations fixées par l’autorité territoriale et la direction générale des services. La mise en œuvre de ces missions est présentée dans ce guide, de la prise de fonction à la gestion des ressources humaines. Elles sont développées et explicitées par des exemples.

La prise de fonctions dans un poste de directeur, et a fortiori de directeur des ressources humaines, est l’une des étapes essentielles de l’exercice de l’activité de direction. Elle conditionne la mise en œuvre d’une véritable gestion des ressources humaines.

En effet, elle constitue une phase que l’on peut estimer de trois à quatre mois qui est une période test, une période clé, c’est en tout cas au cours de celle-ci que vous serez le plus examiné, le plus étudié : - de la part de l’autorité territoriale qui voudra être rassurée d’avoir fait le bon choix en vous recrutant et souhaitera en voir les premiers effets ; - de la part des collègues directeurs qui ont besoin de vos services et souhaiteront rapidement bénéficier de vos prestations ; - et enfin de la part de votre équipe, pour laquelle votre arrivée ne se produit pas forcément dans les meilleures conditions ; il peut y avoir des successions difficiles ou en tout cas délicates en raison de la personnalité du prédécesseur et des conditions de son départ.

Ce dossier a pour objectif de préciser toutes les étapes de la prise de fonctions sur un poste de directeur des ressources humaines, de sorte qu’en un minimum de temps vous puissiez prendre toute la mesure à la fois du poste, mais également de la structure dans laquelle vous allez évoluer.

Puis, au-delà de cette période, le directeur des ressources humaines doit proposer et mettre en œuvre une véritable gestion des ressources humaines qui prenne en compte l’existant et qui permette un développement de la ressource humaine.

Ce sera donc l’objet de la 2e partie qui consiste à présenter l’ensemble des missions d’une DRH et, au travers d’exemples, ce en quoi consiste la gestion des ressources humaines au sein d’une collectivité territoriale.

Enfin, ce dossier se conclut par un exemple de présentation de la direction des ressources humaines à l’attention d’un nouvel exécutif, de sorte qu’un nouveau maire ou nouveau président puisse connaître l’ensemble des dispositifs de gestion des ressources humaines et puisse préciser les modalités qu’il souhaite voir mises en œuvre sur la base des options possibles que le DRH doit lui exposer.

Ce dossier est destiné à tous les directeurs qui prennent leurs fonctions dans une collectivité, qu’ils aient ou non une expérience de la fonction, qu’ils soient ou non issus de la collectivité dans laquelle ils vont assurer ce poste.

En fait, lorsque l’on prend ses fonctions sur un tel poste, il faut se faire une sorte d’audit organisationnel de la collectivité et de la direction dont on a désormais la charge.

Ce dossier est destiné également aux directeurs généraux, afin qu’ils puissent apprécier ce qu’une direction des ressources humaines peut apporter.

Enfin, il est destiné aux élus et plus particulièrement aux maires et présidents de collectivités, de sorte qu’ils puissent appréhender la place de la gestion des ressources humaines dans la mise en œuvre de leur projet politique.

Ce dossier est constitué de 2 parties : La première est présentée sous la forme de deux phases relatives à la prise de fonctions : - l’une va consister en la collecte d’informations auprès des différents acteurs au sein de l’administration par l’intermédiaire d’entretiens et de réunions ; - l a seconde va détailler les éléments constitutifs du dossier qui sera élaboré au fur et à mesure des rencontres ;

Introduction

Le guide du DRH territorial

Introduction

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Le guide du DRH territorial

La deuxième partie présente, au-delà de la stricte application des textes législatifs et réglementaires, les dispositifs, les supports, les actions en matière de gestion des ressources humaines qui peuvent être développés dans tous les domaines de compétences. L’ensemble est illustré d’exemples tirés de l’expérience ; La place de l’autorité territoriale dans la gestion des ressources humaines fait l’objet de la conclusion.

Les deux parties de ce dossier sont : - P artie 1 : La prise de fonctions : * 1re phase : La collecte d’informations, * 2e phase : La constitution du dossier ; - P artie 2 : La gestion des ressources humaines.

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Introduction

Partie 1 La prise de fonctions

Phase 1

La collecte d’informations

Le guide du DRH territorial

Partie 1 - La prise de fonctions

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La collecte d’informations est présentée en quatre étapes de façon quasi chronologique. Il s’agira, à partir d’entretiens et de réunions, de se constituer un dossier d’audit tel qu’il est abordé dans la seconde phase de cette partie, avec des éléments factuels, mais également des interprétations avec des aspects plus subjectifs, dont il faudra tenir compte.

Les quatre étapes sont constituées par des rencontres avec : - l ’autorité territoriale et le directeur général des services ; - l ’ensemble de la direction des ressources humaines ; - l es directeurs généraux adjoints et les directeurs ; - l es partenaires sociaux.

Chapitre I La rencontre avec l’autorité territoriale et le directeur général des services

À partir du texte de l’annonce présentant de façon schématique le poste à pourvoir, vous avez postulé et avez été retenu, après un ou plusieurs entretiens qui vous ont permis d’obtenir des précisions sur la fiche de poste et sur le contexte de votre recrutement. Ceux-ci peuvent se traduire en termes d’objectifs, de conditions ou d’organisation, voire même de réorganisation souhaitée de la direction des ressources humaines et de l’administration. Vous avez pu ainsi découvrir la collectivité et l’environnement du poste.

Le déroulement de cette première étape sera fonction de la taille de la collectivité et de son organisation.

En effet, dans les grandes collectivités, la responsabilité du personnel peut être déléguée à un maire adjoint ou à un vice-président ; dès lors, le premier entretien portant sur le projet politique pourra se faire avec cet élu délégué.

Cette rencontre permettra également la mise au point des modalités de fonctionnement, notamment les délégations de signature et les réunions statutaires ou encore la procédure de recrutement.

Par ailleurs, la direction générale peut être structurée avec plusieurs directeurs généraux adjoints, dont un chargé de coordonner les directions de moyens, telles les ressources humaines, l’informatique, les finances ou encore la logistique. Des entretiens successifs seront donc organisés avec le directeur général, puis le directeur général adjoint, afin de décliner de façon opérationnelle le projet politique, les objectifs et les moyens.

La rencontre avec l’autorité territoriale, à savoir le maire, le président ou l’élu délégué, revêt une importance capitale, car il s’agira d’appréhender son projet politique, ses objectifs, les moyens qu’il envisage de mettre à votre disposition et ce qu’il attend véritablement de vous. Par la suite, la rencontre avec le directeur général des services aura un objectif d’opérationnalité.

A - Leurs projets

Il s’agit bien du projet politique du maire ou du président, c’est-à-dire de connaître sa vision de l’avenir pour la collectivité et l’orientation qu’il souhaite lui donner, et en parallèle, quelle administration il envisage pour y aboutir.

Par exemple : dans une ville, rapprocher les élus des citoyens par la création de mairies de quartier ou annexes qui permettront à la population d’avoir des interlocuteurs élus plus proches d’eux, mais également d’avoir des services municipaux à proximité pour toutes leurs démarches.

Partie 1 - La prise de fonctions

Le guide du DRH territorial

1. Le projet politique

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2. Le projet de territoire

Dans le cadre de la prise d’un poste dans une intercommunalité ou lors de la mise en œuvre d’un regroupement ou d’une fusion de plusieurs collectivités (communes, départements ou régions), le président aura à élaborer un projet de territoire spécifique à cette configuration.

C’est le projet spatial d’organisation de la collectivité sur le territoire. La problématique majeure est d’assurer une présence sur l’ensemble du territoire, avec un développement et un aménagement le plus harmonieux possible afin qu’aucune partie de ce territoire ne soit oubliée.

3. Le projet de l’administration

En parallèle au projet de l’autorité territoriale, le directeur général des services doit assurer la transposition de ces orientations politiques et territoriales en organisation des services de ressources humaines. Le projet sera donc plus ou moins complexe selon la situation de l’administration et donc de la direction des ressources humaines selon qu’elle sera rattachée à une collectivité ou à plusieurs.

Elle pourra donc avoir à gérer et à élaborer une configuration avec des missions et des activités qui seront centralisées et d’autres qui seront déconcentrées pour assurer autant que de besoin une administration de proximité.

La mise en œuvre de ces projets aura des conséquences sur : - l’organisation ou la réorganisation des services ; - la délégation aux élus et aux chefs de service délocalisés ; - la mobilité géographique éventuelle des agents ; - la continuité du service public, plus difficile à assurer avec des équipes plus restreintes.

4. Les objectifs

La définition, de façon précise, des objectifs à atteindre en termes quantitatifs et qualitatifs est primordiale.

Elle permettra également de savoir quels sont les résultats attendus et sur quelles bases les mesurer.

Enfin, elle identifiera les éléments sur lesquels portera l’évaluation du travail effectué et à quelle échéance elle sera réalisée.

Par exemple : l’objectif pourra être à la fois une réduction de la masse salariale, tout en mettant l’accent et en souhaitant une évolution sensible des effectifs dans un service particulier, qui pourrait être celui de l’axe central du projet politique.

Conséquences : - au préalable, déterminer la situation de départ, reprendre tous les chiffres du dernier compte administratif, ainsi que ceux du budget en cours ; - f aire entériner la projection de cet objectif, avec les différentes étapes en fonction du mandat.

Le guide du DRH territorial

5. Les moyens disponibles

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Il s’agit des moyens mis à disposition pour atteindre ces objectifs.

Cela concerne les moyens financiers, techniques, matériels ou humains que l’autorité territoriale peut accorder, ou en tout cas les marges de manœuvre qu’elle peut indiquer en la matière.

En fait, la disponibilité de ces moyens sera, dans un premier temps, fonction de l’analyse qu’en aura, à ce momentlà, le maire ou le président, de l’organisation de la direction des ressources humaines. Il sera peut-être nécessaire de les renégocier dans le cadre de l’élaboration de votre projet.

Partie 1 - La prise de fonctions

B - Le contexte de la prise de fonctions

La connaissance de l’histoire récente et l’analyse qu’en fait le maire ou le président, ainsi que les conséquences qu’il en tire, sont primordiales pour apprécier le projet politique et les objectifs à atteindre, afin de ne pas reproduire des schémas qui ont échoué.

1. L’historique du poste

Cela consistera à obtenir des réponses à un certain nombre de questions qui permettront de préciser les contours de celui-ci : - S ’agit-il d’une création de poste ou d’un remplacement ?

-Q uelle est l’origine de ce remplacement : départ volontaire ou non du précédent titulaire du poste ?

-Q uelle était son ancienneté dans le poste ?

-Q uel impact laisse-t-il sur son équipe ?

- Un remplacement à l’identique est-il souhaité, ou quels étaient ses points forts, les points à améliorer, sur quoi faut-il mettre l’accent ?

2. L’historique de l’administration

L’administration a-t-elle connu des évolutions récentes et si oui de quelle nature ?

L’administration fait-elle l’objet d’une réorganisation et, dans ce cas, celle-ci a-t-elle été auditée ; si oui, il faut en obtenir les conclusions et savoir quelles sont les préconisations ; si non, quels sont les éléments qui ont déclenché cette procédure et quels en sont les résultats attendus ?

Par exemple : il peut s’agir d’intégrer des évolutions de l’organisation, comme : - u ne nouvelle organisation des services d’accueil du public ; - o u encore les conséquences de l’intercommunalité ; - v oire la mise en œuvre d’une nouvelle étape de décentralisation.

Il peut également être question de la mise en œuvre d’une démarche de modernisation des services, avec la fiabilisation des méthodes de gestion, ou bien de la mise en application d’une démarche qualité ou encore, comme dans de nombreuses collectivités, l’accompagnement de chaque politique publique par une démarche d’évaluation de celle-ci.

Guide d’entretien… … avec l’autorité territoriale, le président ou le maire

Le guide du DRH territorial

Le projet politique : - vision de l’avenir ; - administration envisagée ; - place de la direction des ressources humaines.

Les objectifs : - résultats attendus quantitatifs et qualitatifs ; - évaluation prévue.

Les moyens disponibles : - financiers ; - matériels ; - techniques ; - humains.

Ce qu’il attend du directeur des ressources humaines : - quelle implication dans l’administration et envers les élus ?

- quelles marges de manœuvre ?

Partie 1 - La prise de fonctions

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… avec le maire adjoint ou le vice-président qui a délégation pour le personnel Les modalités de fonctionnement : - les délégations de signature entre l’autorité territoriale, l’élu qui a reçu délégation, le directeur général et le directeur des ressources humaines ; - les réunions des instances paritaires ; - les relations avec les partenaires sociaux ; - la procédure de recrutement.

Guide d’entretien… … avec le directeur général des services

Le projet de l’administration : - quelle administration envisagée ?

- quelle dimension et quelle place de la direction des ressources humaines ?

Les objectifs : - les résultats attendus quantitatifs et qualitatifs ; - l’évaluation prévue.

La précision sur les moyens disponibles : - financiers ; - matériels ; - techniques ; - humains.

L’historique du poste : - création ou remplacement ; - aspects positifs et négatifs.

L’historique de l’administration : - audit externe, interne ; - conclusions, préconisations.

Son mode d’organisation du comité de direction : - sa disponibilité, sa délégation ; - sa participation aux réunions des instances représentatives du personnel ; - son implication dans les relations avec les partenaires sociaux ; - et dans la procédure de recrutement.

Le guide du DRH territorial

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Partie 1 - La prise de fonctions

Chapitre II La rencontre avec l’ensemble des agents de la direction des ressources humaines

Cette deuxième étape se présente sous deux formes : d’une part des réunions avec l’ensemble des agents, et d’autre part des entretiens individuels avec les chefs de service, puis avec les agents.

L ’objectif de cette deuxième étape est de se présenter aux agents, afin qu’ils aient un minimum d’informations sur leur nouveau directeur, son parcours professionnel et ses attentes, mais également d’approcher de façon concrète l’organisation de la direction des ressources humaines et la mise en œuvre de ses missions.

A - Les entretiens avec les chefs de service

Ces entretiens permettront de constituer la majeure partie du dossier présenté dans la deuxième phase de cette partie. Ils doivent être réalisés avec un triple objectif.

1. L’organisation de la DRH, ses modes de fonctionnement

Dans un premier temps, il faut savoir comment est organisée la direction des ressources humaines, son organigramme, ses services et leurs compétences, notamment dans les domaines clés, tels : - l a gestion des effectifs et des emplois ; - l a gestion des carrières ; - l a gestion de la masse salariale et du budget ; - l a gestion de la formation ; - l a communication interne ; - l ’hygiène, la sécurité et la santé.

Dans un deuxième temps, il faut connaître les modes de fonctionnement de la direction, notamment : - les responsabilités de chaque chef de service, leurs délégations de signature, mais également leurs compétences en matière de formation et d’appréciation des agents ; - la veille statutaire avec l’analyse et la synthèse des textes législatifs et réglementaires qui paraissent au Journal officiel ; - l a communication interne et la diffusion d’informations ; - le calendrier des actions (évaluation, gestion des avancements, etc..) et des réunions statutaires par rapport aux obligations.

Les dossiers et documents peuvent être classés en trois catégories :

Tout d’abord, les documents statistiques réalisés obligatoirement ou non ; ils permettent une approche plus souvent quantitative que qualitative de l’administration. Ils constituent des outils de communication interne et d’aide à la décision ; il peut s’agir : - d u bilan social ; - d u rapport biennal sur l’état du personnel ; - d u bilan d’activité ; - d e tableaux de bord ; - d ’états des effectifs ; - d u suivi du budget ; - d ’un observatoire de l’emploi.

En deuxième lieu, il s’agit de documents qui ont été réalisés afin de préciser les procédures, de vulgariser la réglementation ; ils sont destinés aux agents et à l’encadrement en clarifiant leurs responsabilités.

Partie 1 - La prise de fonctions

Le guide du DRH territorial

2. Le recensement des dossiers et documents

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Par exemple : - l e guide du manager ; - l e guide des procédures ; - l e règlement intérieur ; - l es formulaires types.

Enfin, les documents qui développent l’aspect organisationnel de l’administration et de la direction des ressources humaines.

Par exemple : - l e projet d’administration ; - l e dossier de mandature ; - l e schéma de développement informatique ; - l e projet de service de la direction ; - l a démarche qualité ; - l e tableau de gestion des archives de la direction.

3. L’état des lieux de l’administration

L’établissement d’un état des lieux exhaustif de l’administration est primordial, car il servira de référence pour l’évaluation de votre activité dans le cadre des objectifs quantitatifs fixés par l’autorité.

Celui-ci peut être constitué : - d u tableau des effectifs budgétaires ; - d e l’effectif au 31 décembre ; - d e l’organigramme ; - d u dernier compte administratif ; - d u budget prévisionnel ; - d e la consommation des crédits de l’année ; - d u régime indemnitaire.

B - La réunion de présentation

Dès les premiers jours et après la rencontre avec le maire, ou le président, et avec le directeur général des services, il est nécessaire de réunir une première fois les agents de la direction.

Cette réunion va être l’occasion de développer trois points importants, en termes d’approche de la fonction de directeur, à savoir :

1. La présentation personnelle

Tout d’abord, il est judicieux de donner des informations relatives à sa formation et à son parcours professionnel. Sans entrer dans les détails, il faut en présenter les grandes lignes, les grandes étapes. Il ne s’agit pas d’être exhaustif, mais de donner suffisamment d’informations qui permettront aux agents de se reconnaître au travers de leur directeur.

Le guide du DRH territorial

2. Information sur le mode de management

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Deuxième point à l’ordre du jour de cette réunion : il faut indiquer aux agents votre mode de management, votre mode de fonctionnement avec vos collaboratrices et collaborateurs, vos méthodes de travail.

En effet, il ne suffit pas de dire que l’on est exigeant et rigoureux ; il faut donner des précisions sur ses pratiques.

Par exemple : le mode de délégation peut se traduire par un positionnement fort des chefs de service, une reconnaissance de leur expertise et de leur rôle d’animateur d’équipe. Celui-ci peut se concrétiser par une autonomie pour l’élaboration du plan de formation, l’appréciation ou encore l’évaluation des agents, ainsi que par leur participation au recrutement des agents.

Partie 1 - La prise de fonctions