E-briefing Optimisation transport

Optimisation Transport

Les bonnes pratiques en matière de politique achat / sourcing et de gestion des appels d’offres

Introduction (1/5) • La part du transport devient de plus en plus importante dans le coût global produit – Mondialisation des échanges – Facteurs de hausse structurels du prix de transport (évolution du prix du fuel, écotaxe poids lourd,…)

– Développement de nouvelles formes de commerce pour lesquelles le transport peut représenter jusqu’à 50 % de la valeur du produit (e-commerce)

Introduction (2/5) • Le prix redevient ainsi le principal critère de choix des chargeurs lors des appels d’offre transport

Source: 2012 American Shipper Transportation Benchmark Study

Introduction (3/5) • Le transport constitue également un élément de différenciation vs concurrence – Qualité de service – Délais de livraison – Capacité à proposer différentes solutions de livraison au client final (e-commerce) – Politique de refacturation des frais de livraison au client final (e-commerce) –…

Introduction (4/5) • Pour les chargeurs, la maîtrise des opérations de transport redevient donc un enjeu majeur • Pour atteindre cet objectif, les chargeurs peuvent actionner 4 types de leviers 1. Stratégie sourcing & sélection des prestataires

2. Appel d’offre / Négociation

Optimisation du transport 4. Optimisation des schémas d’appro. / transport

3. Management des prestataires et de la performance

Introduction (5/5) • Dans ce document, nous vous présentons des exemples de bonnes pratiques mises en place par les chargeurs en matière de : – Stratégie sourcing & sélection des prestataires – Gestion de l’appel d’offres & négociation

1. Stratégie sourcing & sélection prestataires

1. Stratégie sourcing & sélection des prestataires

Thème

Objectifs

Bonnes pratiques

Analyse du marché transport

• Avoir une bonne compréhension du marché et des acteurs • Anticiper d’éventuelles évolutions • Identifier de nouveaux fournisseurs potentiels

• En amont de l’appel d’offre, évaluer l’impact de l’évolution des principaux inducteurs de coût sur le budget transport • Ne pas hésiter à challenger les prestataires en place en intégrant de nouveaux prestataires dans le panel à consulter

Choix du type de prestataires à consulter dans l’appel d’offre

• Choisir le bon type de prestataires à intégrer dans la consultation, ainsi que les modalités de négociation et de rémunération qui en découlent

• Maritime : ne pas consulter dans un même appel d’offre des transitaires et des compagnies maritimes • Maritime : pour les chargeurs de taille intermédiaire (2 à 4 000 TEU’s /an), investiguer l’option d’une négociation tri-partite (chargeur, compagnie maritime, transitaire), sous la conduite du transitaire, en étroite collaboration avec le chargeur

Niveau de service attendu par les clients internes

• En amont de l’appel d’offre, formaliser le cahier des charges services par type de flux / clients internes

• Revisiter régulièrement le niveau de service et « challenger » les clients internes afin d’éviter de payer du sur-service (maritime vs aérien, express vs standard,…)

• Intégrer les évolutions du sourcing produit dans la réflexion sur le choix des prestataires

1. Stratégie sourcing & sélection prestataires

1. Stratégie sourcing & sélection des prestataires

Thème

Objectifs

Bonnes pratiques

Rationalisation du panel transporteur

• Concentrer les volumes d’achat sur un nombre réduit de transporteur

• Développer un programme de concentration des achats sur un nombre réduit de transporteurs, en s’inscrivant dans une démarche de partenariat et de fidélisation • A contrario, confier l’intégralité de ses volumes à un seul transporteur peut se réveler une erreur stratégique (perte de contrôle, reversibilité difficile) • Intégrer quelques prestataires de niches, spécialistes d’un axe ou capables de monter en puissance rapidement en cas de défaillance d’un des transporteurs majeurs

Définition de la tactique d’achat et de négociation

• Adapter la politique prix en fonction de l’état du marché et de la stratégie de l’entreprise

• Dans un environnement marché stable, privilégier des validités de tarifs longues à la multiplication des appels d’offres • Dans des environnements plus fluctuants, deux politiques restent possibles, en fonction des objectifs recherchés : • 1ère approche : privilégie la stabilité des prix dans la durée pour sécuriser le service / planifier sa politique prix produit • 2ème approche : opportuniste, elle consiste à multiplier les appels d’offre / achats spot, avec des durées de validité des tarifs très courtes (< 1 mois) • Pour les chargeurs ayant une activité très saisonnière (ex : jouets, textile,…), effectuer une négociation spécifique sur la période de forte activité

Choix du type de prestataire à consulter : les différents schémas possibles

1. Stratégie sourcing & sélection prestataires

CHARGEUR

CHARGEUR

CHARGEUR

INTERMEDIAIRE 1

Les schémas de relation possibles

INTERMEDIAIRE (transitaire, consolidateur) Opérateur transport

Opérateur transport

Description

Le chargeur négocie directement auprès des opérateurs de transport

L’intermédiaire négocie pour le compte du chargeur auprès de l’opérateur de transport

Avantages pour le chargeur

Pas de marge financière intermédiaire

Le chargeur bénéficie de la puissance d’achat de l’intermédiaire

Inconvénients pour le chargeur

Nécessite de bonnes compétences achats de transport en interne et des ressources pour piloter les prestataires

Le chargeur n’a pas de visibilité sur le prix d’achat réel, sauf en cas de négociation tri-partite

Peut être utilisé pour tous les types de transport

Commentaires

Schéma le plus répandu pour le transport routier. Peut être utilisé pour le maritime , sous réserve d’une certaine taille critique (3 à 4 000 TEU’s). Ne s’applique pas à l’aérien

Pour le maritime, possibilité de négociation tri-partite impliquant le chargeur, l’intermédiaire et l’opérateur de transport

INTERMEDIAIRE2 (transitaire,consolidateur) Opérateur transport Le 1er intermédiaire négocie l’achat de transport pour le compte du chargeur, soit directement auprès des opérateurs, soit via des transitaires Externalisation d’une fonction non cœur de métier, avec engagement d’un prestataire sur des optimisations Risque de perte de contrôle des opérations par le chargeur Nécessite un engagement dans la durée

Fonctionne pour tous les types de transport, avec plusieurs schémas d’organisation possibles (voir page suivante)

Tactique d’achat possibles : illustration

1. Stratégie sourcing & sélection prestataires

Thèmes

Modalités de rémunération

Sélection des transporteurs

Nature de la relation avec les transporteurs

Contractualisation

Tactique d’achat Option 1

Tactique d’achat Option 2

• “Livre ouvert “ : le chargeur et le transporteur se mettent d’accord sur un niveau de marge

• Le chargeur n’a pas connaissance de la marge du transporteur (forfait par prestation)

• Concentration sur un nombre très restreint de transporteurs

• Choix des meilleurs spécialistes par région / service, peu importe le nombre

• Partenariat

• Remise en cause des prestataires via appels d’offres tous les 6 mois

• Signature d’un contrat d’engagements réciproques

• Pas de contrat

Rationalisation du panel transporteur : exemple

1. Stratégie sourcing & sélection prestataires

Catégorie de transporteur

Définition

Nombre

Part du volume global

Transporteur “majeur”

• Transporteur assurant les axes à fort volume, avec des garanties

3

60 %

Spécialiste

• Transporteur spécialisé sur quelques axes ou quelques régions

5

25 %

Niche

• Petit transporteur offrant des prix attractifs sur des axes à faible volume ou nouveau transporteur en cours de test, capable de monter en puissance

6

15 %

2. Appel d’offre / Négociation

2. Appel d’offres / Négociation

Thème

Objectifs

Bonnes pratiques

Préparation des documents d’appel d’offre

• S’assurer que les documents d’appel d’offres sont suffisamment complets et précis pour que les transporteurs puissent travailler

• Le chargeur doit fournir aux transporteurs une cartographie aussi précise que possible de ses flux dans le cahier des charges de l’appel d’offre • Le niveau de service attendu par type de flux / client interne doit être précisé dans le cahier des charges et faire l’objet d’un tarif différencié dans les grilles de réponses • Imposer un format de réponse unique pour tous les transporteurs

Approche coût complet

• Négocier l’ensemble des éléments constitutifs du prix de transport

• Avoir des grilles de réponses détaillées ou apparaissent clairement le détail des différents postes de coûts

Service vs prix

• S’assurer que la dimension service est bien intégrée dans la négociation

• Ne jamais dissocier service et prix dans la négociation • Commencer par s’assurer du respect des engagements de service (délai, sécurisation d’espace,…) avant de négocier les tarifs • Avoir une grille de réponse par type de service

2. Appel d’offres / Négociation

2. Appel d’offre / Négociation

Thème

Objectifs

Bonnes pratiques

Gestion de l’appel d’offres

• Optimiser la gestion administrative de l’appel d’offre • Focaliser les ressources internes sur les tâches à valeur ajoutée

• Les outils TMS arrivent à maturité et intègrent pour la majorité d’entre eux des modules de sourcing / gestion d’appels d’offres. Ces outils, faciles à mettre en place, permettent aux chargeurs ayant un grand nombre de prestataires : • de consulter un nombre très large de transporteurs sans surcharge de travail importante • de focaliser le temps passé sur l’analyse des réponses plutôt que sur la consolidation des données • de s’appuyer sur des moteurs d’allocation intelligents, facilitant la prise de décision

Négociation

• Optimiser le process de négociation

• Communiquer aux transporteurs leur positionnement tarifaire, voire le niveau de prix cible par axe • Prévoir plusieurs tours de négociation (3 max.)

Contractualisation

• Décider si un contrat est nécessaire • Si nécessaire, s’assurer que le contrat reprend les engagements réciproques du chargeur et du transporteur

• Mettre en place dans le contrat un mécanisme d’indexation de la fuel surcharge, à la hausse et à la baisse, en fonction de l’évolution des indices de référence du marché • Intégrer des clauses de sortie en cas de non respect dans la durée des engagements de service

Approche coût complet : illustration pour le transport aérien

Fret export aérien : Répartition par poste de coût

•

Illustration – Paris CDG vers Hong Kong en €/kg pour un envoi d’1 Tonne

•

•

En aérien, la part du taux de fret dans le coût global transport peut parfois être très limitée Dans cet exemple, le fret aérien représente 15 % du coût global transport En fonction des incoterms, il faut inclure dans la négociation : – – –

Frais mise à FOB Frais à l’arrivée Surcharge carburant (Fuel Surcharge)

Gestion d’appel d’offres Transport : les outils utilisés par les chargeurs

2/3 des chargeurs continuent à gérer leurs appels d’offres transport manuellement (excel)

Source: 2012 American Shipper Transportation Benchmark Study

Mais près de 40 % des chargeurs ont des projets de mise en place d’outils d’automatisation d’appels d’offres à plus ou moins long terme

Gestion administrative de l’appel d’offre : exemple de fonctionnalités avancées proposées par un outil TMS du marché

Moteur d’allocation des lignes en fonction de scénario à créer (ex : « moyen propre » vs « affretement », « sortant » vs « nouvel entrant »,…)

Une fois les transporteurs sélectionnés, mesure des gains vs budget actuel pour chaque ligne de transport

Mécanisme d’indexation de la surcharge carburant : illustration pour le transport aérien Indicateur de suivi de la surcharge carburant Mise en place / Hausse

Niveau indicateur de suivi

Au dessus de

Réduction / Suspension

50,00 62,00 75,00 87,00 100,00 112,00 125,00 137,00

0,05 0,10 0,15 0,20 0,25 0,30 0,35 0,40

150,00 162,00 175,00 187,00

Niveau indicateur de suivi

En dessous de

40,00 52,00 65,00 77,00 90,00 102,00 115,00 127,00

0,00 0,05 0,10 0,15 0,20 0,25 0,30 0,35

0,45 0,50 0,55 0,60

140,00 152,00 165,00 177,00

0,40 0,45 0,50 0,55

200,00

0,65

190,00

0,60

212,00

0,70

202,00

0,65

Fixation des règles d’ajustement de la surcharge carburant en fonction du niveau de quelques indices de référence du marché

Indicateur de suivi de la surcharge carburant - historique Indicateur de surcharge carburant Mois

Semaine

New York Harbour

2009-Jan

01/02 01/09 01/16 01/23 01/30 02/06 02/13 02/20 02/27

143,9 167,8 156,0 144,7 144,4 136,8 134,0 122,3 127,7

2009-Fev

U.S. Gulf Coast

Los Angeles

AmsterdamRotterdam -Antwerp (ARA)

136,1 158,0 149,9 137,9 139,3 132,9 129,2 117,0 122,9

134,5 155,6 142,6 135,7 140,8 135,8 136,0 121,2 127,4

138,5 152,4 143,6 136,1 140,3 135,0 130,4 120,1 122,8

Moyenne Fourchette Singapore indices haute 131,6 153,0 141,2 133,8 137,3 133,4 128,2 120,3 119,7

136,9 157,3 146,7 137,6 140,4 134,8 131,5 120,2 124,1

125,0 125,0 125,0 137,0 137,0 137,0 137,0 137,0 137,0

Fourchette basse 115,0 115,0 115,0 127,0 127,0 127,0 127,0 127,0 127,0

Surcharge carburant

0,35

0,40

Suivi chaque semaine du niveau des indices de référence et des ajustements éventuels de la surcharge carburant

Conclusion • La maîtrise du coût de transport devient de plus complexe et stratégique pour les chargeurs • Une gestion optimisée de la politique d’achat et des appels d’offre est un levier clé pour atteindre cet objectif • Cela nécessite de posséder en interne des compétences pointues en achat de prestation et une connaissance fine du métier du transport • La mise en place d’outils d’automatisation de la gestion d’appels d’offre va probablement s’accélérer dans les prochaines années

• Pour en savoir plus, votre contact : Christophe Bressange Associé chez Vinci Consulting Opérations Vinci Consulting 25 rue d’artois, 75008 Paris Téléphone : + (33) 1 44 54 24 00 Mail : christophe.bressange@vinci-consulting.com Site web : www.vinci-consulting.com