CRÉDITOS El módulo de estudio del diplomado “Manejo de Herramientas básicas de Microsoft Excel “, es propiedad del Instituto para el trabajo y desarrollo humano EDUNORTE S.A.S. Las imágenes aquí contenidas fueron tomadas de diferentes fuentes, las cuales se relacionan en los derechos de autor y las citas en la bibliografía. El contenido programático está protegido por las leyes de derechos de autor que rigen al país. Este material tiene fines educativos y no puede usarse con propósitos económicos o comerciales. AUTOR: Ing. Milia Yaneth Cárdenas ingyanethcardenas@gmail.com DIRECTOR GENERAL: Dr. Henry Alba Hernandez. edunortecucuta@hotmail.com DIRECTOR ADMINISTRATIVO: Kelly González. edunortecucuta@hotmail.com GRUPO DE APOYO: Ing. Daniel Alexis Rueda ingdanielrueda@gmail.com Derechos Reservados
Esta obra es publicada bajo la licencia CreativeCommons. Reconocimiento – No Comercial EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO Y DESARROLLO HUMANO Resolución N° 1316 del 26 de junio del 2013 Dane: 354001012408 Nit: 901.165.782-8
1.PRESENTACION Hoy en día la tecnología crece a pasos agigantados y por ende el ser humano debe llevar este mismo ritmo, es precisamente de allí donde surge la necesidad de estar a la vanguardia tecnológica para ser participativo y productivo dentro de una sociedad que exige cada vez estar mejor capacitado y preparado para asumir un rol influyente en la misma.
El instituto para el desarrollo y trabajo humano EDUNORTE comprometido con el mejoramiento de la calidad educativa y la formación por competencias ha diseñado como estrategia la inclusión en su portafolio educativo el diplomado “Manejo de Herramientas básicas de Microsoft Excel “, permitiendo así a todos sus aprendientes interactuar con el mundo laboral de una manera más asertiva y óptima, a través de la automatización de procesos cotidianos que requieren el buen uso y administración de la información mediante el libro de cálculo. El diplomado “Manejo de Herramientas básicas de Microsoft Excel”, en el instituto para el desarrollo y trabajo humano EDUNORTE, está diseñado con la siguiente estructura curricular: UNIDAD 1. ENTORNO MICROSOFT EXCEL, en el desarrollo de esta unidad el aprendiente tendrá la posibilidad de conocer los conceptos básicos relacionados con el entorno, estructura y utilidad de cada una de las herramientas que forman parte del libro de cálculo, tales como Menú, barras, iconos, etc.
En este orden de ideas, la UNIDAD 2. MANEJO DE OPERACIONES BASICAS, en su desarrollo permitirá que el aprendiente adquiera destrezas en el uso de celdas y manejo de información con las mismas, construirá pequeñas nóminas, facturas y gráficos que representen la información de forma diferente.
Así mismo, la UNIDAD 3. ADMINISTRACION DE INFORMACIÓN, el estudiante tendrá la oportunidad de manejar grandes volúmenes de información, administrándola mediante la creación de rutinas que le permitan calcular promedios,
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valores máximos, mínimos, aplicación de filtros y formatos según condiciones especiales.
Finalmente, en la UNIDAD 4. PROYECTO PRODUCTIVO, el estudiante aplicará los conceptos básicos adquiridos, que le darán la posibilidad de brindar una solución óptima y efectiva a una necesidad real requerida por un usuario final.
Para el desarrollo de este diplomado se hace necesario contar con un equipo de cómputo y con la suite de Office instalada en versión 2016, para aplicar directamente los temas propuestos por el instructor(a) en cada momento pedagógico. Al finalizar el desarrollo del diplomado “Manejo de Herramientas básicas de Microsoft Excel”, el aprendiente del Instituto para el trabajo y desarrollo humano formará parte del grupo de personas preparadas para enfrentar el mundo laboral de forma competitiva y productiva.
Hoy en día, la dinámica del campo profesional va enmarcada en adquirir destrezas en los pre-saberes de cada individuo, integrando las tecnologías de la información y la comunicación; el profesional debe ser integral, capaz de responder a las necesidades del medio, marcando la diferencia en el manejo de las diversas herramientas informáticas que le brinden la posibilidad de postularse a la administración de diferentes áreas del saber en miras a aumentar su productividad y competitividad en el medio. Para EDUNORTE el diplomado “Manejo de Herramientas básicas de Microsoft Excel”, es de gran importancia ya que contribuye al fortalecimiento de la formación profesional y académica de un cúmulo de personas que quieren formar parte de aquellos cuya misión es servir y producir nuevas formas y métodos de dar soluciones óptimas a los problemas y necesidades reales del mundo.
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TABLA DE CONTENIDO
Contenido 1.PRESENTACION .................................................................. 3 2. RUTA DE APRENDIZAJE ...................................................... 9 3. ENTORNO MICROSOFT EXCEL - UNIDAD 1 ......................... 10 Historia de Microsoft ............................................................................................................... 11 Ingresando a Microsoft Excel ................................................................................................... 12 La barra de acceso ................................................................................................................... 16 Barra de títulos. ....................................................................................................................... 17 La cinta de opciones. ................................................................................................................ 18 La barra de fórmulas. ............................................................................................................... 18 Filas ......................................................................................................................................... 18 Columnas ................................................................................................................................. 19 Zoom ....................................................................................................................................... 19 Vistas del documento ............................................................................................................... 19 Barras de desplazamiento ........................................................................................................ 20 Las hojas de trabajo ................................................................................................................. 20 Barra de Menú ......................................................................................................................... 21
4.MENÚ ARCHIVO................................................................. 22 Inicio ........................................................................................................................................ 23 Nuevo ...................................................................................................................................... 23 Abrir ........................................................................................................................................ 24 Información ............................................................................................................................. 25 Guardar como .......................................................................................................................... 26
5. MENU INICIO .................................................................... 28 EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO Y DESARROLLO HUMANO Resolución N° 1316 del 26 de junio del 2013 Dane: 354001012408 Nit: 901.165.782-8
Portapapeles ............................................................................................................................ 28 Fuente ..................................................................................................................................... 31 Alineación ................................................................................................................................ 40 Número ................................................................................................................................... 44
6. MENU INSERTAR .............................................................. 46 Tabla ........................................................................................................................................ 46 Ilustraciones............................................................................................................................. 47 Imágenes ................................................................................................................................. 47 Autoformas .............................................................................................................................. 48 Gráficos ................................................................................................................................... 50
7. MENU DISPOSICION DE PÁGINA ....................................... 51 Márgenes................................................................................................................................. 51
8. GLOSARIO ........................................................................ 53 9. REFERENTES BIBLIOGRAFICOS ........................................ 54
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TABLA DE ILUSTRACIONES Ilustración 1. Ingresando al buscador .......................................................................................................... 13 Ilustración 2. Ingresando a Excel 2016......................................................................................................... 13 Ilustración 3. Ingresando a Excel en windows 10 ......................................................................................... 14 Ilustración 4. Acceso a Microsoft Excel ........................................................................................................ 15 Ilustración 5. Entorno Microsoft Excel 2016 ................................................................................................. 16 Ilustración 6. Funciones de Barra Acceso Rápido. ........................................................................................ 17 Ilustración 7. Barra de título Modelo 1 ....................................................................................................... 17 Ilustración 8. Barra de titulo Modelo 2 ........................................................................................................ 18 Ilustración 9. Representación de filas .......................................................................................................... 18 Ilustración 10. Representación de columnas ................................................................................................ 19 Ilustración 11. Barra de Zoom ..................................................................................................................... 19 Ilustración 12. Barra de Vistas..................................................................................................................... 20 Ilustración 13. Barras de desplazamiento .................................................................................................... 20 Ilustración 14. Propiedades de una hoja en Excel ......................................................................................... 21 Ilustración 15. Barra de Menú ..................................................................................................................... 21 Ilustración 16. Menú Archivo ...................................................................................................................... 22 Ilustración 17. Opciones de Inicio ................................................................................................................ 23 Ilustración 18. Opciones para Nuevo ........................................................................................................... 24 Ilustración 19. Opciones Abrir ..................................................................................................................... 25 Ilustración 20. Opciones Información .......................................................................................................... 26 Ilustración 21. Opciones guardar y Guardar como ....................................................................................... 27 Ilustración 22. Secciones de Inicio ............................................................................................................... 28 Ilustración 23. Opciones de Portapapeles .................................................................................................... 28 lustración 24. Herramienta Cortar............................................................................................................... 29 Ilustración 25. Cortar .................................................................................................................................. 29 Ilustración 26. Cambios al cortar ................................................................................................................. 30 Ilustración 27. Opciones de Copiado ............................................................................................................ 30 Ilustración 28. Resultado de Copiado .......................................................................................................... 30 Ilustración 29. Herramientas Fuente. .......................................................................................................... 31 Ilustración 30. Estilos de fuente por defecto ................................................................................................ 32 Ilustración 31. Selección de Celdas .............................................................................................................. 33 Ilustración 32. Estilo de Fuente ................................................................................................................... 34 Ilustración 33. Cambio de Estilo de fuente ................................................................................................... 34 Ilustración 34. Cambia Tamaño de Fuente................................................................................................... 35 Ilustración 35. Aplicar Negrita..................................................................................................................... 36 Ilustración 36. Subrayado de Fuente ........................................................................................................... 36 Ilustración 37. Aplicando Cursiva ................................................................................................................ 37 Ilustración 38. Aplicar color a fuente ........................................................................................................... 38 Ilustración 39. Representación de una celda. ............................................................................................... 38 Ilustración 40. Bordes en celdas .................................................................................................................. 39 EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO Y DESARROLLO HUMANO Resolución N° 1316 del 26 de junio del 2013 Dane: 354001012408 Nit: 901.165.782-8
Ilustración 41. Relleno de Celdas. ................................................................................................................ 40 Ilustración 42. Sección Alineación................................................................................................................ 41 Ilustración 43. Girar Datos .......................................................................................................................... 41 Ilustración 44. Ajustes al texto .................................................................................................................... 42 Ilustración 45. ]Otras opciones de Alineación. ............................................................................................. 42 Ilustración 46. Combinación de celdas. ........................................................................................................ 43 Ilustración 47. Otras opciones de Alineación................................................................................................ 44 Ilustración 48. Sección Número. .................................................................................................................. 44 Ilustración 49. Opciones Formato de celdas ................................................................................................ 45 Ilustración 50, Menú insertar. ..................................................................................................................... 46 Ilustración 51. Insertar tabla. ...................................................................................................................... 46 Ilustración 52. Sección ilustraciones. ........................................................................................................... 47 Ilustración 53. Insertar imagenes. ............................................................................................................... 47 Ilustración 54. formato para imagen. .......................................................................................................... 48 Ilustración 55. Creación de autoformas. ...................................................................................................... 49 Ilustración 56. diagrama circular. ................................................................................................................ 50 Ilustración 57. diagrama de Barras. ............................................................................................................ 50 Ilustración 58. Menú disposición de página ................................................................................................. 51 Ilustración 59.Margenes Por defecto. .......................................................................................................... 51 Ilustración 60. Márgenes Personalizados..................................................................................................... 52
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2. RUTA DE APRENDIZAJE “Manejo de Herramientas básicas de Microsoft Excel”
PROPOSITO GENERAL El propósito general del diplomado es capacitar a los aprendientes en el uso y manejo del libro de cálculo, dando respuestas a las necesidades del medio demostrando que cumple con las competencias básicas que hacen referencia a la capacidad de un individuo de usar nuevas tecnologías para administrar de forma más crítica y eficiente las información.
OBJETIVO GENERAL Adquirir destrezas en el Manejo del libro de cálculo Microsoft Excel 2016 que se requieren para ser protagonista activo en la sociedad del conocimiento manejando las TICS en cualquier entorno.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ❖ Conocer a nivel de usuario las utilidades y ventajas del libro de cálculo, aplicando eficazmente cada una de ellas en la solución óptima de necesidades específicas. ❖ Aplicar procedimientos respectivos y necesarios para la creación de mecanismos que permitan realizar cálculos matemáticos para administrar de manera óptima la información. ❖ Plasmar las destrezas adquiridas mediante el diseño de un prototipo que responda a las necesidades del mundo real.
UNIDAD 1 Habilidad destreza identificar herramientas forman parte entorno de un de cálculo.
y para las que del libro
UNIDAD 2
UNIDAD 3
UNIDAD 4
Aplicación en el saber específico y capacidad para aplicar fórmulas matemáticas básicas en un caso real.
Aplicación en el saber específico y capacidad para manejar grandes volúmenes de información de forma eficiente.
Aplicación en el saber específico y capacidad para crear un proyecto que ofrezca solución concreta a una necesidad real.
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3. ENTORNO MICROSOFT EXCEL - UNIDAD 1 OBJETIVO GENERAL Conocer a nivel de usuario los conceptos básicos, utilidades y partes que conforman el entorno de Microsoft Excel 2016, aplicando cada uno de ellos para la solución de necesidades específicas.
OBJETIVOS ESPECIFICOS ❖ Analizar la historia de la suite ofimática. ❖ Clasificar e identificar cada una de las herramientas que forman parte del entorno de Microsoft Excel 2016. ❖ Explicar la forma correcta de gestionar información mediante la aplicación de herramientas propias del entorno de Microsoft Excel 2016.
PRUEBA INICIAL ❖ ¿Define con tus propias palabras y de acuerdo a los conocimientos que posees en este momento que es ofimática? ❖ ¿Cuál es la diferencia entre un software licenciado y uno sin licenciar? ❖ ¿Crees que existen diferencias entre las versiones de Microsoft Excel que Windows ha lanzado al mercado? ❖ ¿Sabes quién es el desarrollador de Microsoft Excel?
NOTA: Las respuestas a estos interrogantes serán debatidos en el primer encuentro virtual de socialización de la primera unidad de estudio.
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Historia de Microsoft Microsoft, es una compañía creada por los empresarios Bill Gates y Paul Allen, que comercializa programas informáticos y los dispositivos para ejecutarlos, dándole múltiples soluciones a empresarios, oficinistas, estudiantes y a usuarios en general.
Esta empresa multinacional diseña, produce, otorga licencia y distribuye los equipos que manufacturan, tales como computadoras, laptops, tabletas, dispositivos móviles, entre otros, disponibles en el portal Microsoft y en distribuidores autorizados.
El Origen del nombre proviene de la combinación del término micro, de “microcomputadora”, y de “soft”, de software. En principio, se utilizó el nombre con un guión separando ambos términos, hasta finalmente llegar al nombre Microsoft.
Microsoft Office es una suite ofimática, creada por la empresa Microsoft que abarca el mercado completo en Internet e interrelaciona aplicaciones de escritorio, servidores y servicios para sistemas operativos como Microsoft Windows, Mac OS X, iOS y Android. Dentro de esta suite ofimática de Microsoft, encontramos aplicaciones como Microsoft Office Word, Excel, Publisher, Access entre otros, en diferentes versiones tales como Microsoft Office 2007, 2010, 2013, 2016 y la última versión conocida en el mercado la 2019.
Ahora bien, Microsoft Excel es un software altamente usado a nivel empresarial y que puede definirse como un libro de cálculo formado por gran cantidad de hojas que facilita el manejo de datos numéricos y/o alfanuméricos agrupados en filas y columnas también llamadas tablas de datos; así mismo es una herramienta con múltiples ventajas y utilidades al crear presupuestos, diseñar facturas, generar gráficos estadísticos, crear bases de datos y desarrollar múltiples operaciones matemáticas, lógicas, financieras, de búsqueda y las tradicionales de uso cotidiano.
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Microsoft Excel es un software que requiere la adquisición o compra de una licencia para su uso, es decir, es necesario adquirir unos derechos de uso para no incurrir en faltan tan graves como la piratería, así mismo por el hecho de requerir una licencia no gratuita se convierte en una aplicación privada y de tipo comercial que nos da la posibilidad de hacer uso de todas sus funciones ya que somos miembros de la comunidad de Microsoft, es de aclarar que la licencia que se adquiere es para uso del software mas no para la edición, modificación o cambios en la mismo.
Para poder iniciar con el uso de este software de manera legal una vez adquirida la licencia respectiva, es necesario proceder con la instalación del paquete ofimático de Microsoft Office en el equipo de cómputo, es de aclarar que en el momento en que se instala esta suite, de manera automática se instalan todos los demás módulos que integran el paquete ofimático (Word, Excel, Publisher, entre otros).
Ingresando a Microsoft Excel Existen varias formas para abrir un libro de cálculo, hay que tener en cuenta aspectos importantes como el sistema operativo que está instalado en el equipo de cómputo que vaya a usar que puede ser Windows 7, Windows 8 o windows 10, también es importante conocer la ubicación del ícono de acceso directo si este fue creado en el escritorio o en la barra de tareas, teniendo en cuanta lo anterior se escoge la opción que corresponda en cada caso:
1. Si tiene sistema operativo Windows 7 en su equipo de cómputo, deberá dar clic sobre el botón de inicio, seguidamente aparecerá una ventana que muestra un buscador y allí escribirás la palabra Excel, de manera inmediata se mostrará la versión de Microsoft Excel que se encuentre instalada en el equipo, es allí donde darás doble clic sobre esta opción para abrir el programa, en este caso la versión en la que desarrollaremos la temática es la versión 2016, observa la siguiente ilustración:
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PASO 1
Ilustración 1. Ingresando al buscador
Doble clic aquí
PASO 2
Escribo Excel
Ilustración 2. Ingresando a Excel 2016
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Ahora bien, si estás trabajando en Windows 10, la forma de ingresar al programa es diferente, debes dirigirte al buscador directamente y allí escribir Excel como te muestra la siguiente figura:
Doble Clic
Escribo Excel en el buscador
Sección de archivos recientes
Ilustración 3. Ingresando a Excel en windows 10
Sin embargo, si tengo creado el acceso directo de la aplicación en el escritorio, o en la barra de tareas, simplemente doy doble clic sobre el ícono, así como muestra la imagen:
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Doble clic sobre el acceso directo e
c Escritorio de Windows
c Doble clic sobre el acceso directo e
c Ilustración 4. Acceso a Microsoft Excel
Barra de tareas
c
Una vez realizados esto pasos, nos encontraremos con el entorno de Microsoft Excel 2016, donde podemos de manera rápida identificar cada una de las partes que conforman su entorno como lo muestra la siguiente ilustración:
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BIBLIOGRAFIA
Ilustración 5. Entorno Microsoft Excel 2016
La barra de acceso. La barra de acceso rápido, representa un conjunto de botones agrupados que siempre están disponibles desde cualquier opción del menú, en ella encontramos atajos de funciones importantes como rehacer, deshacer, guardar entre otros.
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Clic sobre barra acceso rápido
Ilustración 6. Funciones de Barra Acceso Rápido.
Barra de títulos. La barra de títulos de Microsoft Excel, se encuentra ubicada en la parte superior central de la pantalla y muestra el nombre del libro de trabajo que tengamos abierto, es de tener en cuenta que cuando el libro está sin guardar muestra por defecto el nombre de Libro1, seguido por la palabra Excel, es decir que muestra por defecto el nombre: Libro1- Excel. Nombre por defecto
Ilustración 7. Barra de título Modelo 1
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Sin embargo cuando el libro ha sido guardado, la barra de título cambia y muestra el nombre que hayamos escogido para almacenar el archivo ( Ver ilustración). Nombre de archivo guardado
Ilustración 8. Barra de titulo Modelo 2
La barra de título contiene además los botones de minimizar, maximizar o restaurar y el botón de cerrar.
La cinta de opciones. Recopila la mayor parte de los comandos que se pueden usar en el programa de Microsoft Excel, se encuentran organizados por grupos según la finalidad de las mismas y están contenidas dentro de cada Menú.
La barra de fórmulas. Se utiliza para introducir datos en la hoja de cálculo y para ver el contenido de la celda activa.
Filas Las filas en Microsoft Excel son un listado o hilera horizontal que representa de forma numérica la posición de un dato específico contenido dentro de una celda, esta numeración esta siempre ubicada en la parte izquierda del entorno de trabajo, Está representada por un número ubicado al lado izquierdo de la hoja de cálculo.
Ilustración 9. Representación de filas
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Columnas Una columna es una hilera de celdas en sentido vertical, que tiene una letra del alfabeto asignada ubicada en la parte superior de la hoja de cálculo.
Ilustración 10. Representación de columnas
Zoom Sirve para ampliar o reducir la hoja de cálculo en la pantalla, esta opción se puede manejar a conveniencia de acuerdo al gusto o necesidad del usuario, el signo menos permite reducir el tamaño de la hoja y el signo mas por el contrario permite aumentar el tamaño de la misma, es de resaltar que cuando se aumenta el tamaño de la hoja de cálculo se pueden visualizar menos herramientas contenidas en la hoja.
Ilustración 11. Barra de Zoom
Vistas del documento es una barra en forma horizontal que forma parte de la cinta de opciones de Excel. Esta pestaña se encarga de cambiar la forma en la que se visualiza el espacio de trabajo, así mismo permite ocultar o ver las líneas de la cuadricula que crean las celdas de la hoja de trabajo. EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO Y DESARROLLO HUMANO Resolución N° 1316 del 26 de junio del 2013 Dane: 354001012408 Nit: 901.165.782-8
Muestra la hoja delimitada
Muestra toda la cuadricula
Muestra la hoja sin cuadricula
Ilustración 12. Barra de Vistas
Barras de desplazamiento Las barras de desplazamiento sirven como su misma expresión lo indica para desplazarnos o movernos dentro de la zona de trabajo de la hoja de cálculo, es de resaltar que puede activarse o desactivarse las barras de desplazamiento según sea necesario.
Barras de desplazamiento
Ilustración 13. Barras de desplazamiento
Las hojas de trabajo En Excel una hoja de trabajo u hoja de cálculo como también se le conoce, está formada por filas y columnas, que se entrelazan formando las celdas en las que se pueden ingresar datos y fórmulas matemáticas de cualquier tipo.
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Cada vez que se abre un nuevo libro o documento en Excel se crean por defecto tres hojas de trabajo, identificadas con el nombre Hoja1, Hoja2 y Hoja3, las cuales pueden irse incrementando o eliminando de acuerdo a las necesidades del usuario, estas se encuentran ubicadas en la parte inferior izquierda y pueden fácilmente agregarse, eliminarse, cambiar de nombre, ocultarse, o proteger la información contenida en la hoja mediante la asignación de una contraseña simplemente con hacer clic derecho para ver las opciones.
Clic derecho
Ilustración 14. Propiedades de una hoja en Excel
Barra de Menú La Barra de Menú en Excel está ubicada debajo de la barra de título y sirve para agrupar las diferentes herramientas que ofrece cada una de las secciones que la conforman.
Ilustración 15. Barra de Menú
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En ella están contenidos los siguientes menús:
4.MENÚ ARCHIVO Es el primer Menú que aparece en la lista, agrupa comandos relacionados con el manejo de libros de trabajo y funciones especiales como abrir, guardar, cerrar, imprimir y crear nuevos archivos.
Ilustración 16. Menú Archivo
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Los comandos y funciones especiales que forman parte de Archivo se detallan a continuación:
Inicio Es aquella herramienta que me permite escoger un libro en blanco o una de las plantillas que ofrece por defecto para iniciar el desarrollo de actividades en un libro de trabajo.
Ilustración 17. Opciones de Inicio
Nuevo Esta herramienta permite igual que inicio mostrar la posibilidad de crear un libro nuevo a partir de una plantilla existente o de un libro en blanco.
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Ilustración 18. Opciones para Nuevo
Ilustración18. Opciones de Nuevo
Abrir Esta opción me permite abrir un documento que ya ha sido creado previamente y necesito revisarlo o darle continuidad, me muestra diversas ubicaciones y archivos recientes.
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Ilustración 19. Opciones Abrir
Información Esta opción nos da la posibilidad de agregar protección al documento mediante la asignación de contraseñas al libro, protección a secciones del libro, a su estructura, protección a una hoja, restricción de acceso, entre otras, así mismo podemos inspeccionar si hay errores en el documento de compatibilidad o de otro tipo mediante la opción de comprobar si hay problemas.
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Ilustración 20. Opciones Información
Guardar como Mediante esta opción tengo la posibilidad de guardar o almacenar el libro de trabajo en una ubicación específica del equipo de cómputo así como asignar un nombre y un tipo especifico al mismo, según sea necesario. GUARDAR: Mediante esta opción puedo guardar o almacenar cambios hechos en mi hoja y libro de trabajo.
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Ubicaciones posibles
Ilustración 21. Opciones guardar y Guardar como
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5. MENU INICIO El Menú Inicio, contiene siete secciones donde cada una cumple una función específica, desde comandos para editar el contenido de la hoja de trabajo hasta aquellos que cumplen la función de copiar, cortar, buscar y reemplazar texto.
Ilustración 22. Secciones de Inicio
Portapapeles El portapapeles es una zona de memoria donde se almacena la información copiada o cortada de una aplicación de manera temporal, por ello cada vez que se copia o corta información, el portapapeles reemplaza la información que había por la nueva información que se está copiando, siguiendo las instrucciones del usuario final.
Ilustración 23. Opciones de Portapapeles
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Observemos el siguiente ejemplo: Se va a cortar un elemento ubicado en una celda cualquiera, este elemento es la palabra Colombia, al presionar clic derecho sobre esta celda también aparecen las herramientas de portapapeles en la ventana desplegable, en este caso se usará la herramienta cortar como muestra la figura:
I
lustración 24. Herramienta Cortar
Ahora nos situaremos en otra celda, por ejemplo D5, allí damos clic de nuevo con el botón derecho del ratón y selecionamos la opción Pegar que está representada por este ícono , esto Tambien lo Podemos lograr simplemente presionando la tecla Intro o enter, aquí notarás que el texto ha desaparecido de la casilla inicial donde estaba y se ha trasladado a la casilla nueva que para este ejemplo es D5.
Ilustración 25. Cortar
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Ilustración 26. Cambios al cortar
Para hacer uso de la opción copiar realizamos el mismo proceso anterior, pero en vez de cortar seleccionamos copiar, podrá notarse que el texto se muestra en D5 y además no se borra de la celda B5.
Ilustración 27. Opciones de Copiado
Ilustración 28. Resultado de Copiado
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Estas funciones se pueden realizar con una sola celda como los ejemplos anteriores o también es posible hacerlo con varias celdas a la vez, simplemente se debe seleccionar todas las celdas a copiar o a Pegar; así mismo es de aclarar que estas funciones las puedes realizar desde la cinta de opciones (Ilustración Nro.23) o mediante el uso de las propiedades obtenidas con clic derecho (Ilustración Nro.27 y Nro.28) o tambien mediante los siguientes atajos : Para Cortar el atajo del teclado es Control+X. Para Copiar el atajo del teclado es Control+C. Para Pegar el atajo del teclado es Control+V.
Fuente La sección fuente está diseñada para darle cambios diversos según la necesidad o conveniencia del usuario final al texto, datos o información que este contenida en la hoja de cálculo, en esta sección puede encontrarse herramientas tales como el tipo de fuente o letra, el tamaño el cual por defecto va desde 8 puntos hasta 72 aclarando que si se requiere un menor o mayor tamaño se puede aplicar de manera manual de forma directa sobre el ícono que me indica el tamaño de la fuente, la herramienta Negrita la cual es representada con la letra N mayúscula y cuya finalidad es crear en el texto seleccionado un trazo notablemente más grueso y oscuro que el tradicional, así mismo se encuentra la herramienta Cursiva que se representa con la letra K mayúscula y cuya finalidad es resaltar el texto seleccionado mediante una ligera inclinación del mismo, y el subrayado que se representa con la letra S mayúscula y tiene la finalidad de resaltar el texto seleccionado agregando una línea debajo.
Ilustración 29. Herramientas Fuente.
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Hay que tener en cuenta que cuando ingresamos información en una hoja de cálculo, Microsoft Excel usa automáticamente por defecto el estilo de fuente Calibri en tamaño Número11, color negro, relleno de celda color blanco, sin negrita, cursiva o subrayado, para realizar cambios a este estilo por defecto nos dirigimos a los íconos correspondientes para aplicar modificaciones de acuerdo al estilo del usuario final.
Ilustración 30. Estilos de fuente por defecto
En el momento que decida realizar modificaciones debo realizar los siguientes pasos: ❖ Seleccionar las celdas que deseo modificar, este proceso de selección lo realizo presionando el botón izquierdo del mouse y sin soltarlo dirijo la mano hacia la izquierda o hacia la derecha según la necesidad, una vez termine de seleccionar los datos que van a ser modificados debo soltar el botón izquierdo del mouse observando que automáticamente me aparece en la pantalla las celdas que seleccioné con una sombra de color gris indicando que están listas para realizar un cambio o modificación, es de aclarar que la primera celda que forma parte de la selección nunca se mostrará con color gris, por defecto siempre será color blanco, sin embargo me doy cuenta que esta seleccionada por el recuadro color verde que aparece en el borde de las celdas seleccionadas.
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Ilustración 31. Selección de Celdas
❖ Cambiar estilo de fuente: Para el cambio del estilo de Fuente nos dirigimos a la sección que por defecto dice Calibri, es de aclarar en este punto que únicamente se verán reflejados los cambios de estilo de Fuente en el texto de aquellas celdas que han sido seleccionadas, es decir que aquellas que no entraron en el proceso de selección quedarán tal cual como fueron digitadas, observemos la siguiente ilustración:
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Ilustración 32. Estilo de Fuente
En esta imagen puede observarse que el estilo de fuente por defecto fue modificado por una fuente llamada Curlz MT, la cual es una fuente encontrada en el listado que se desplegó al dar clic sobre el ícono correspondiente, puede notarse además que únicamente las celdas seleccionadas (Colombia, Venezuela, Perú y Ecuador) tomaron estos cambios las demás siguen igual (Argentina, Puerto Rico, Brasil).
Ilustración 33. Cambio de Estilo de fuente
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❖ Cambiar tamaño de fuente: Para el cambio del tamaño de la Fuente nos dirigimos a la sección que por defecto trae el Número 11, allí damos clic izquierdo sobre la pestaña que acompaña el ícono y seleccionamos cualquier tamaño que aparece en el listado,observemos la siguiente ilustración:
Vista de tamaños
Aumenta el tamaño a 22 puntos
Ilustración 34. Cambia Tamaño de Fuente
❖ Aplicar Negrita a la fuente: Para aplicar la negrita a un texto específico, nos dirigimos al ícono correspondiente el cual se identifica con la letra mayúscula N, damos clic izquierdo sobre éste para poder activar dicha herramienta, observemos la siguiente ilustración:
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Aplicar Negrita
Palabra a resaltar con Negrita Activada Aplicada
Ilustración 35. Aplicar Negrita
❖ Aplicar Subrayado a la fuente: Para aplicar el subrayado a un texto específico, nos dirigimos al ícono correspondiente el cual se identifica con la letra mayúscula S y allí damos clic izquierdo para activar la función, es de resaltar en este punto que existen varios tipos de línea para aplicar subrayado, para conocer los diferentes tipos de línea es necesario dar clic sobre la pestaña que acompaña el ícono, de lo contrario asignaría el subrayado por defecto que es la línea continua, observemos la siguiente ilustración:
Ilustración 36. Subrayado de Fuente
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❖ Aplicar Cursiva a la fuente: Para aplicar cursiva a un texto específico, nos dirigimos al ícono correspondiente el cual se identifica con la letra mayúscula K y allí damos clic izquierdo sobre éste, observemos la siguiente ilustración:
Ilustración 37. Aplicando Cursiva
❖ Aplicar Colores a la fuente: Para aplicar colores a un texto específico, nos dirigimos al ícono correspondiente el cual se identifica con la letra mayúscula A y un subrayado en color rojo, allí damos clic izquierdo sobre éste teniendo en cuenta que por defecto siempre va a aplicar cambios dejando la Fuente en color rojo, es de aclarar que Microsoft Excel cuenta con una paleta que contiene una amplia gama de colores que pueden ser aplicados según la necesidad o el gusto del usuario, estos colores los podemos observar y aplicar dando clic izquierdo sobre la pestaña que acompaña el ícono, observemos la siguiente ilustración:
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Ilustración 38. Aplicar color a fuente
❖ Aplicar bordes a la celda: Para aplicar bordes a una celda específica, nos dirigimos al ícono correspondiente es de aclarar en este punto que existen diferentes formas de aplicar dichos bordes, ya sea superior, inferior, izquierdo, derecho, etc., para conocerlos debemos dar clic izquierdo sobre la pestaña que acompaña el ícono, observemos la siguiente ilustración:
Ilustración 39. Representación de una celda.
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Ilustración 40. Bordes en celdas
❖ Aplicar relleno a las celdas: Para aplicar relleno a una celda , nos dirigimos al ícono correspondiente el cual se identifica con la figura de un pequeño balde con pintura y una barra color Amarillo debajo de él, este por defecto siempre pintará en color Amarillo, es de tener en cuenta que si requiero el uso de un color diferente debo revisar la paleta que contiene una amplia gama de colores, para ello doy clic izquierdo sobre la pestaña que acompaña el ícono, observemos la siguiente ilustración:
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Paleta de colores
Ilustración 41. Relleno de Celdas.
Por último no olvides tener en cuenta que para aplicar cada una de las herramientas vistas anteriormente es necesario que exista por lo menos una celda seleccionada para poder visualizar los cambios.
Alineación La sección de alineación contiene una serie de herramientas que se usan en el momento de modificar la orientación del contenido de las respectivas celdas, ya sea hacia la izquierda, derecha, al centro, justificado, de abajo hacia arriba y viceversa entre otras.
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Ilustración 42. Sección Alineación.
La opción de girar datos facilita la tarea de mostrar los datos seleccionados en cualquiera de las direcciones que muestra la ilustración Nro.41
Ilustración 43. Girar Datos
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En lo referente al ajuste de texto, esta herramienta me da la posibilidad de acomodar el texto según el ancho de la celda sin tener la necesidad de ampliar el ancho de la misma como muestra la siguiente ilustración:
Con ajuste de texto
Sin ajuste de texto
Ilustración 44. Ajustes al texto
La opción combinar celdas brinda la posibilidad de distribuir cierta cantidad de texto en un rango de celdas específico, generlamente este tipo de herramienta es usado en la asignación de título a una tabla. Así mismo encontramos otras opciones de alineación entre ellas las siguientes:
Ilustración 45. ]Otras opciones de Alineación.
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Sin combinar las 2 celdas Celdas combinadas en una sola
Ilustración 46. Combinación de celdas.
Celdas combinadas en una sola
En la sección otras opciones de alineado, pueden encontrase herramientas importantes de alineación que no tienen acceso directo en la cinta de opciones y se organizan en esta sección facilitando y mostrando otras posibilidades para alineación, una de estas importantes herramientas es Justificado la cual puede usarse vertical u horizontal, como muestra la siguiente ilustración:
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Ilustración 47. Otras opciones de Alineación.
Número Las opciones contenidas en el menú número son de vital importancia en el momento de trabajar los datos, ya que mediante la aplicación de cualquier formato a un dato mejoramos su apariencia y hacemos que los números sean más fáciles de entender y los textos mas fáciles de evaluar. Los formatos más comunes son los de tipo número que incluyen la adición del signo de porcentaje (%), separador de miles (,), el símbolo de moneda ($) y la cantidad de decimales a mostrar, así mismo encontramos formatos como hora y fecha, texto, personalizado, entre otros.
Ilustración 48. Sección Número.
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Ilustración 49. Opciones Formato de celdas
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6. MENU INSERTAR El Menú Insertar se encarga de todos los comandos que permiten adicionar o incluir algún objeto o elemento dentro de una hoja de cálculo, tales como gráficos, tablas, imágenes, texto, entre otros.
Ilustración 50, Menú insertar.
Tabla Una de las opciones que ofrece el menú Insertar es la inclusión o creación de tablas, estas por defecto se crean con filtros, los filtros son una herramienta muy útil al momento de buscar información con alguna condición específica,
Ilustración 51. Insertar tabla.
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Ilustraciones En la sección ilustraciones podemos encontrar las opciones para insertar elementos tales como imágenes, autoformas, capturas, entre otras.
Ilustración 52. Sección ilustraciones.
Imágenes Mediante esta opción tenemos la posibilidad de ingresar o incluir imágenes dentro del documento que se está diseñando, en la mayoría de los casos se usa para incluir logos o escudos de alguna empresa en particular, lo que proporcionará identidad al documento. La pestaña que acompaña la opción de imágenes se despliega con clic izquierdo permitiendo abrir la posible ubicación de la imagen que se va a insertar, ya sea la carpeta imágenes, videos, documentos entre otros.
Ilustración 53. Insertar imagenes.
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Al seleccionar una imagen ya insertada en la hoja de cálculo, podemos observar que automaticamente se crea una pestaña movil llamada “Formato”; esta pestaña nos permite editar la imagen, Voltearla, ajustarla, Organizarla y cambiarle el tamaño dependiendo de las necesidades del usuraio final.
Ilustración 54. formato para imagen.
Autoformas Las autoformas son un conjunto de figuras o formas predeterminadas, como flechas, signos, círculos, entre otras, que estan disponibles según la necesidad y criterio del usuario final, se debe dar clic izquierdo sobre la pestaña del ícono correspondiente, luego seleccionamos la autoforma a conveniencia y finalmente la dibujamos en la hoja de cálculo con clic izquierdo sostenido tratando de darle el tamaño necesario.
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Ilustración 55. Creación de autoformas.
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Gráficos Esta sección del menú insertar, ofrece la posibilidad de representar mediante un tipo de gráfico, ya sea barras, circular, dispersión entre otras, la información que así lo requiera, es de tener en cuenta que para realizar la grafica de manera correcta es necesario previamente haber seleccionado únicamente 2 columnas que sean el objeto de la información que se desea representar gráficamente. Los tipos de gráficas mas usadas son las barras y las circulares.
Ilustración 56. diagrama circular.
Ilustración 57. diagrama de Barras.
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7. MENU DISPOSICION DE PÁGINA
Ilustración 58. Menú disposición de página
Este menú está centrado básicamente en el manejo de la configuración de elementos de presentación tales como las márgenes, la orientación y el tamaño de las hojas de cálculo con fines de impresión o de organización de la información contenida en una hoja de cálculo.
Márgenes Las márgenes nos brindan la posibilidad de establecer unas medidas límites para organizar la información, en esta pestaña pueden encontrarse márgenes por defecto, es decir ya preestablecidos y márgenes que pueden personalizarse según la necesidad del usuario final.
Ilustración 59.Margenes Por defecto.
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Ilustración 60. Márgenes Personalizados
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8. GLOSARIO ACCESO DIRECTO: es una referencia abstracta a un recurso en una interfaz de usuario que permite al usuario encontrar un archivo o recurso ubicado en un directorio o carpeta diferente del lugar donde se encuentra el acceso directo.
APLICACIÓN: es un tipo de software de computadora diseñado para realizar un grupo de funciones, tareas o actividades coordinadas para el beneficio del usuario.
MOUSE: es un dispositivo apuntador utilizado para facilitar el manejo de un entorno gráfico en una computadora.
PESTAÑA: es un elemento de la interfaz de un programa que permite cambiar rápidamente lo que se está viendo sin cambiar de ventana que se usa en un programa o menú.
SISTEMA OPERATIVO: es el software principal o conjunto de programas de un sistema informático que gestiona los recursos de hardware y provee servicios a los programas de aplicación de software, ejecutándose en modo privilegiado respecto de los restantes.
SOFTWARE: el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes físicos que son llamados hardware.
VENTANA: es un área visual, normalmente de forma rectangular, que contiene algún tipo de interfaz de usuario, mostrando la salida y permitiendo la entrada de datos para uno de varios procesos que se ejecutan simultáneamente.
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9. REFERENTES BIBLIOGRAFICOS https://www.google.com/search?q=que+es+VERSION+COMERCIAL&oq=que+es+ VERSION+COMERCIAL&aqs=chrome..69i57j0l2.3693j0j9&sourceid=chrome&ie= UTF-8
https://www.google.com/search?q=que+es+ventana+en+informatica&oq=que+es+ VENTANA%3A&aqs=chrome.1.69i57j0l7.3243j0j9&sourceid=chrome&ie=UTF-8 https://www.google.com/search?q=que+es+SOFTWARE%3A&oq=que+es+SOFT WARE%3A&aqs=chrome..69i57j0l7.2030j1j9&sourceid=chrome&ie=UTF-8
https://www.google.com/search?q=que+es+acceso+directo+en+informatica&oq=q ue+es+ACCESO+DIRECTO%3A&aqs=chrome.1.69i57j0l7.3527j1j7&sourceid=chr ome&ie=UTF-8
https://www.google.com/search?q=que+es+aplicaci%C3%B3n+en+informatica&oq =que+es+APLICACI%C3%93N%3A&aqs=chrome.1.69i57j0l7.8477j0j9&sourceid= chrome&ie=UTF-8
https://www.google.com/search?sxsrf=ALeKk00d7Yxo1GyPmPtAfv2xAOM4mVc28 w%3A1600862059752&ei=azdrX9GkLZKZ5gLckrzwDg&q=que+es+pesta%C3%B 1a+en+informatica&oq=que+es+PESTA%C3%91A++en&gs_lcp=CgZwc3ktYWIQ ARgAMgcIABAUEIcCMgIIADICCAAyAggAMgIIADIGCAAQFhAeMgYIABAWEB4y BggAEBYQHjIGCAAQFhAeMgYIABAWEB46BAgAEEc6BAgAEENQxB1YriJg7Cto AHACeACAAawBiAGGBZIBAzAuNJgBAKABAaoBB2d3cy13aXrIAQjAAQE&sclien t=psy-ab https://www.google.com/search?q=que+es+SISTEMA+OPERATIVO&oq=que+es+ SISTEMA+OPERATIVO&aqs=chrome..69i57j0l7.2691j0j9&sourceid=chrome&ie=U TF-8
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