CRÉDITOS El módulo de estudio del diplomado “Manejo de Herramientas avanzadas de Microsoft Excel “, es propiedad del Instituto para el trabajo y desarrollo humano EDUNORTE S.A.S. Las imágenes aquí contenidas fueron creadas y diseñadas por el autor, algunos apartes contienen información que fue tomada de diferentes fuentes las cuales fueron citadas en la bibliografía. El contenido programático está protegido por las leyes de derechos de autor que rigen al país. Este material tiene fines educativos y no puede usarse con propósitos económicos o comerciales. AUTOR: Ing. Milia Yaneth Cárdenas ingyanethcardenas@gmail.com DIRECTOR GENERAL: Dr. Henry Alba Hernandez. edunortecucuta@hotmail.com DIRECTOR ADMINISTRATIVO: Kelly González. edunortecucuta@hotmail.com GRUPO DE APOYO: Ing. Daniel Alexis Rueda ingdanielrueda@gmail.com Derechos Reservados
Esta obra es publicada bajo la licencia CreativeCommons. Reconocimiento – No Comercial EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO Y DESARROLLO HUMANO Resolución N° 1316 del 26 de junio del 2013 Dane: 354001012408 Nit: 901.165.782-8
1.PRESENTACION Hoy en día la tecnología crece a pasos agigantados y por ende el ser humano debe llevar este mismo ritmo, es precisamente de allí donde surge la necesidad de estar a la vanguardia tecnológica para ser participativo y productivo dentro de una sociedad que exige cada vez estar mejor capacitado y preparado para asumir un rol influyente en la misma.
El instituto para el desarrollo y trabajo humano EDUNORTE comprometido con el mejoramiento de la calidad educativa y la formación por competencias ha diseñado como estrategia la inclusión en su portafolio educativo el diplomado “Manejo de Herramientas avanzadas de Microsoft Excel “, permitiendo así a todos sus aprendientes interactuar con el mundo laboral de una manera más asertiva y óptima, a través de la automatización de procesos cotidianos que requieren el buen uso y administración de la información mediante el libro de cálculo. El diplomado “Manejo de Herramientas avanzadas de Microsoft Excel”, en el instituto para el desarrollo y trabajo humano EDUNORTE, está diseñado con la siguiente estructura curricular: UNIDAD 1. ENTORNO AVANZADO DE MICROSOFT EXCEL, en el desarrollo de esta unidad el aprendiente tendrá la posibilidad de conocer los conceptos básicos relacionados con el entorno, estructura y utilidad de cada una de las herramientas que forman parte del libro de cálculo en su componente avanzado, tales como Menú, barras, iconos, etc.
En este orden de ideas, la UNIDAD 2. MANEJO DE OPERACIONES AVANZADAS, en su desarrollo permitirá que el aprendiente adquiera destrezas en el uso de fórmulas avanzadas y manejo de información con las mismas, construirá ejercicios generando búsquedas, condicionales simples y anidados, formatos condicionales, etc., aplicados en nóminas, facturas y gráficos que representen la información de forma diferente.
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Así mismo, la UNIDAD 3. ADMINISTRACION DE INFORMACIÓN, el estudiante tendrá la oportunidad de manejar grandes volúmenes de información, administrándola mediante la creación de rutinas que le permitan calcular promedios, valores máximos, mínimos, filtros y formatos según condiciones especiales, mediante el uso de MACROS creados según la necesidad del usuario final.
Finalmente, en la UNIDAD 4. PROYECTO PRODUCTIVO, el estudiante aplicará los conceptos adquiridos, que le darán la posibilidad de brindar una solución óptima y efectiva a una necesidad real requerida por un usuario final.
Para el desarrollo de este diplomado se hace necesario contar con un equipo de cómputo y con la suite de Office instalada en versión 2016, para aplicar directamente los temas propuestos por el instructor(a) en cada momento pedagógico. Al finalizar el desarrollo del diplomado “Manejo de Herramientas avanzadas de Microsoft Excel”, el aprendiente del Instituto para el trabajo y desarrollo humano formará parte del grupo de personas preparadas para enfrentar el mundo laboral de forma competitiva y productiva.
Hoy en día, la dinámica del campo profesional va enmarcada en adquirir destrezas en los pre-saberes de cada individuo, integrando las tecnologías de la información y la comunicación; el profesional debe ser integral, capaz de responder a las necesidades del medio, marcando la diferencia en el manejo de las diversas herramientas informáticas que le brinden la posibilidad de postularse a la administración de diferentes áreas del saber en miras a aumentar su productividad y competitividad en el medio. Para EDUNORTE el diplomado “Manejo de Herramientas avanzadas de Microsoft Excel”, es de gran importancia ya que contribuye al fortalecimiento de la formación profesional y académica de un cúmulo de personas que quieren formar parte de aquellos cuya misión es servir y producir nuevas formas y métodos de dar soluciones óptimas a los problemas y necesidades reales del mundo.
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TABLA DE CONTENIDO
Contenido 1.PRESENTACION .................................................................. 3 2. RUTA DE APRENDIZAJE .................................................... 10 3. ENTORNO AVANZADO MICROSOFT EXCEL UNIDAD 1 ........ 11 Historia de Microsoft ............................................................................................................... 12 Ingresando a Microsoft Excel ................................................................................................... 13 La barra de acceso ................................................................................................................... 17 Barra de títulos. ....................................................................................................................... 18 La cinta de opciones. ................................................................................................................ 19 La barra de fórmulas. ............................................................................................................... 19 Filas ......................................................................................................................................... 19 Columnas ................................................................................................................................. 20 Zoom ....................................................................................................................................... 20 Vistas del documento ............................................................................................................... 20 Barras de desplazamiento ........................................................................................................ 21 Las hojas de trabajo ................................................................................................................. 21 Barra de Menú ......................................................................................................................... 22
4.MENÚ ARCHIVO................................................................. 23 Inicio ........................................................................................................................................ 24 Nuevo ...................................................................................................................................... 24 Abrir ........................................................................................................................................ 25 Información ............................................................................................................................. 26 Guardar como .......................................................................................................................... 27 Opciones .................................................................................................................................. 28
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5. MENU INICIO .................................................................... 30 Portapapeles ............................................................................................................................ 30 Fuente ..................................................................................................................................... 30 Alineación ................................................................................................................................ 31 Número ................................................................................................................................... 31 Estilos ...................................................................................................................................... 31 Celdas ...................................................................................................................................... 34 Edición ..................................................................................................................................... 35
6. MENU INSERTAR .............................................................. 36 Tabla ........................................................................................................................................ 36 Tablas Dinámicas...................................................................................................................... 36 Tablas dinámicas recomendadas .............................................................................................. 37 Ilustraciones............................................................................................................................. 38 Imágenes ................................................................................................................................. 38 Autoformas .............................................................................................................................. 38 Gráficos ................................................................................................................................... 38 Filtros....................................................................................................................................... 38 Vínculos ................................................................................................................................... 39 Texto........................................................................................................................................ 39
7. MENU DISPOSICION DE PÁGINA ....................................... 40 Márgenes................................................................................................................................. 40 Ajustar Areas de Impresión ...................................................................................................... 40 Opciones de hoja ..................................................................................................................... 40
8. MENU FORMULAS ............................................................. 41 Insertar función........................................................................................................................ 41 Biblioteca de Funciones............................................................................................................ 42 Autosuma ................................................................................................................................ 42 EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO Y DESARROLLO HUMANO Resolución N° 1316 del 26 de junio del 2013 Dane: 354001012408 Nit: 901.165.782-8
Nombres definidos ................................................................................................................... 42 ................................................................................................................................................ 42 Auditoria de Fórmulas .............................................................................................................. 43 Ventana de inspección ............................................................................................................. 43 Cálculo ..................................................................................................................................... 43
9. MENU DATOS ................................................................... 44 Obtener Datos Externos ........................................................................................................... 44 Obtener y transformar ............................................................................................................. 44 Conexiones .............................................................................................................................. 45 Ordenar y filtrar ....................................................................................................................... 45 Herramientas de Datos ............................................................................................................ 46 Previsión .................................................................................................................................. 46 Esquema .................................................................................................................................. 47
10. MENU PROGRAMADOR ................................................... 48 Código ..................................................................................................................................... 48 Complementos......................................................................................................................... 49 Controles ................................................................................................................................. 49 XML ......................................................................................................................................... 50
11. GLOSARIO ...................................................................... 51 12. REFERENTES BIBLIOGRAFICOS ...................................... 52
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TABLA DE ILUSTRACIONES Ilustración 1. Ingresando al buscador .......................................................................................................... 14 Ilustración 2. Ingresando a Excel 2016......................................................................................................... 14 Ilustración 3. Ingresando a Excel en windows 10 ......................................................................................... 15 Ilustración 4. Acceso a Microsoft Excel ........................................................................................................ 16 Ilustración 5. Entorno Microsoft Excel 2016 ................................................................................................. 17 Ilustración 6. Funciones de Barra Acceso Rápido. ........................................................................................ 18 Ilustración 7. Barra de título Modelo 1 ....................................................................................................... 18 Ilustración 8. Barra de titulo Modelo 2 ........................................................................................................ 19 Ilustración 9. Representación de filas .......................................................................................................... 19 Ilustración 10. Representación de columnas ................................................................................................ 20 Ilustración 11. Barra de Zoom ..................................................................................................................... 20 Ilustración 12. Barra de Vistas..................................................................................................................... 21 Ilustración 13. Barras de desplazamiento .................................................................................................... 21 Ilustración 14. Propiedades de una hoja en Excel ......................................................................................... 22 Ilustración 15. Barra de Menú ..................................................................................................................... 22 Ilustración 16. Menú Archivo ...................................................................................................................... 23 Ilustración 17. Opciones de Inicio ................................................................................................................ 24 Ilustración 18. Opciones para Nuevo ........................................................................................................... 25 Ilustración 19. Opciones Abrir ..................................................................................................................... 26 Ilustración 20. Opciones Información .......................................................................................................... 27 Ilustración 21. Opciones guardar y Guardar como ....................................................................................... 28 Ilustración 22. Opciones de la cinta. ............................................................................................................ 29 Ilustración 23. Secciones de Inicio ............................................................................................................... 30 Ilustración 24. Estilos. ................................................................................................................................. 31 Ilustración 25. Formatos Condicionales. ...................................................................................................... 32 Ilustración 26. Formato como tabla............................................................................................................. 33 Ilustración 27. Estilos de celda. ................................................................................................................... 34 Ilustración 28, Menú insertar. ..................................................................................................................... 36 Ilustración 29. Tablas dinámicas. ................................................................................................................ 37 Ilustración 30. Tablas dinámicas recomendadas. ......................................................................................... 37 Ilustración 31. diagrama circular................................................................................................................. 38 Ilustración 32. Filtros. ................................................................................................................................. 39 Ilustración 33. Vinculo................................................................................................................................. 39 Ilustración 34. Texto. .................................................................................................................................. 39 Ilustración 35. Menú disposición de página ................................................................................................. 40 Ilustración 36. Menú Fórmulas. ................................................................................................................... 41 Ilustración 37. Insertar Función. .................................................................................................................. 41 Ilustración 38. Biblioteca de funciones......................................................................................................... 42 Ilustración 39. Nombres definidos. .............................................................................................................. 42 Ilustración 40. Auditoria de Formulas. ......................................................................................................... 43 EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO Y DESARROLLO HUMANO Resolución N° 1316 del 26 de junio del 2013 Dane: 354001012408 Nit: 901.165.782-8
Ilustración 41, Ventana de Inspección. ........................................................................................................ 43 Ilustración 42. Calculo................................................................................................................................. 43 Ilustración 43. Menú Datos. ........................................................................................................................ 44 Ilustración 44. Obtener Datos Externos, ...................................................................................................... 44 Ilustración 45. Obtener y transformar. ........................................................................................................ 44 Ilustración 46. Conexiones. ......................................................................................................................... 45 Ilustración 47. Ordenar y filtrar ................................................................................................................... 46 Ilustración 48. Herramientas de Datos. ....................................................................................................... 46 Ilustración 49. Previsión. ............................................................................................................................. 46 Ilustración 50. Esquema. ............................................................................................................................. 47 Ilustración 51. Menú Programador ............................................................................................................. 48 Ilustración 52. Codigos. ............................................................................................................................... 49 Ilustración 53. Complementos. .................................................................................................................... 49 Ilustración 54. Controles. ............................................................................................................................ 50 Ilustración 55. XML. .................................................................................................................................... 50
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2. RUTA DE APRENDIZAJE “Manejo de Herramientas avanzadas de Microsoft Excel”
PROPOSITO GENERAL El propósito general del diplomado es capacitar a los aprendientes en el uso y manejo avanzado de herramientas que forman parte del libro de cálculo, dando respuesta a las necesidades del medio, demostrando que cumple con las competencias básicas y avanzadas que hacen referencia a la capacidad de un individuo de usar nuevas tecnologías para administrar de forma más crítica y eficiente las información.
OBJETIVO GENERAL Adquirir destrezas en el Manejo avanzado del libro de cálculo Microsoft Excel 2016 que se requieren para ser protagonista activo en la sociedad del conocimiento manejando las TICS en cualquier entorno. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ❖ Conocer a nivel avanzado las utilidades y ventajas del libro de cálculo, aplicando eficazmente cada una de ellas en la solución óptima de necesidades específicas. ❖ Aplicar procedimientos respectivos y necesarios para la creación de mecanismos que permitan realizar cálculos matemáticos para administrar de manera óptima la información. ❖ Plasmar las destrezas adquiridas mediante el diseño de un prototipo que responda a las necesidades del mundo real.
UNIDAD 1
UNIDAD 2
UNIDAD 3
UNIDAD 4
Habilidad y destreza para identificar las herramientas avanzadas que forman parte del entorno de un libro de cálculo.
Aplicación en el saber específico y capacidad para aplicar fórmulas matemáticas avanzadas en un caso real.
Aplicación en el saber específico y capacidad para manejar grandes volúmenes de información de forma eficiente.
Aplicación en el saber específico y capacidad para crear un proyecto que ofrezca solución concreta a una necesidad real.
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3. ENTORNO AVANZADO MICROSOFT EXCEL UNIDAD 1 OBJETIVO GENERAL Conocer los conceptos fundamentales de aquellas funciones y herramientas avanzadas, que forman parte del entorno de Microsoft Excel 2016, aplicando cada uno de ellos para la solución de necesidades específicas.
OBJETIVOS ESPECIFICOS ❖ Analizar la historia de la suite ofimática. ❖ Clasificar e identificar cada una de las herramientas avanzadas que forman parte del entorno de Microsoft Excel 2016. ❖ Explicar la forma correcta de gestionar información mediante la aplicación de herramientas avanzadas propias del entorno de Microsoft Excel 2016.
PRUEBA INICIAL ❖ ¿Define con tus propias palabras y de acuerdo a los conocimientos que posees en este momento que es ofimática? ❖ ¿Cuál es la diferencia entre un software licenciado y uno sin licenciar? ❖ ¿Crees que existen diferencias entre las versiones de Microsoft Excel que Windows ha lanzado al mercado? ❖ ¿Sabes quién es el desarrollador de Microsoft Excel?
NOTA: Las respuestas a estos interrogantes serán debatidos en la primera sesión virtual de presentación de la unidad de estudio Nro.1.
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Historia de Microsoft Microsoft, es una compañía creada por los empresarios Bill Gates y Paul Allen, que comercializa programas informáticos y los dispositivos para ejecutarlos, dándole múltiples soluciones a empresarios, oficinistas, estudiantes y a usuarios en general.
Esta empresa multinacional diseña, produce, otorga licencia y distribuye los equipos que manufacturan, tales como computadoras, laptops, tabletas, dispositivos móviles, entre otros, disponibles en el portal Microsoft y en distribuidores autorizados.
El Origen del nombre proviene de la combinación del término micro, de “microcomputadora”, y de “soft”, de software. En principio, se utilizó el nombre con un guión separando ambos términos, hasta finalmente llegar al nombre Microsoft.
Microsoft Office es una suite ofimática, creada por la empresa Microsoft que abarca el mercado completo en Internet e interrelaciona aplicaciones de escritorio, servidores y servicios para sistemas operativos como Microsoft Windows, Mac OS X, iOS y Android. Dentro de esta suite ofimática de Microsoft, encontramos aplicaciones como Microsoft Office Word, Excel, Publisher, Access entre otros, en diferentes versiones tales como Microsoft Office 2007, 2010, 2013, 2016 y la última versión conocida en el mercado la 2019.
Ahora bien, Microsoft Excel es un software altamente usado a nivel empresarial y que puede definirse como un libro de cálculo formado por gran cantidad de hojas que facilita el manejo de datos numéricos y/o alfanuméricos agrupados en filas y columnas también llamadas tablas de datos; así mismo es una herramienta con múltiples ventajas y utilidades al crear presupuestos, diseñar facturas, generar gráficos estadísticos, crear bases de datos y desarrollar múltiples operaciones matemáticas, lógicas, financieras, de búsqueda y las tradicionales de uso cotidiano.
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Microsoft Excel es un software que requiere la adquisición o compra de una licencia para su uso, es decir, es necesario adquirir unos derechos de uso para no incurrir en faltan tan graves como la piratería, así mismo por el hecho de requerir una licencia no gratuita se convierte en una aplicación privada y de tipo comercial que nos da la posibilidad de hacer uso de todas sus funciones ya que somos miembros de la comunidad de Microsoft, es de aclarar que la licencia que se adquiere es para uso del software mas no para la edición, modificación o cambios en la mismo.
Para poder iniciar con el uso de este software de manera legal una vez adquirida la licencia respectiva, es necesario proceder con la instalación del paquete ofimático de Microsoft Office en el equipo de cómputo, es de aclarar que en el momento en que se instala esta suite, de manera automática se instalan todos los demás módulos que integran el paquete ofimático (Word, Excel, Publisher, entre otros).
Ingresando a Microsoft Excel Existen varias formas para abrir un libro de cálculo, hay que tener en cuenta aspectos importantes como el sistema operativo que está instalado en el equipo de cómputo que vaya a usar que puede ser Windows 7, Windows 8 o windows 10, también es importante conocer la ubicación del ícono de acceso directo si este fue creado en el escritorio o en la barra de tareas, teniendo en cuanta lo anterior se escoge la opción que corresponda en cada caso:
1. Si tiene sistema operativo Windows 7 en su equipo de cómputo, deberá dar clic sobre el botón de inicio, seguidamente aparecerá una ventana que muestra un buscador y allí escribirás la palabra Excel, de manera inmediata se mostrará la versión de Microsoft Excel que se encuentre instalada en el equipo, es allí donde darás doble clic sobre esta opción para abrir el programa, en este caso la versión en la que desarrollaremos la temática es la versión 2016, observa la siguiente ilustración:
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PASO 1
Ilustración 1. Ingresando al buscador
Doble clic aquí
PASO 2
Escribo Excel
Ilustración 2. Ingresando a Excel 2016
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Ahora bien, si estás trabajando en Windows 10, la forma de ingresar al programa es diferente, debes dirigirte al buscador directamente y allí escribir Excel como te muestra la siguiente figura:
Doble Clic
Escribo Excel en el buscador
Sección de archivos recientes
Ilustración 3. Ingresando a Excel en windows 10
Sin embargo, si tengo creado el acceso directo de la aplicación en el escritorio, o en la barra de tareas, simplemente doy doble clic sobre el ícono, así como muestra la imagen:
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Doble clic sobre el acceso directo e
c Escritorio de Windows
c Doble clic sobre el acceso directo e
c Ilustración 4. Acceso a Microsoft Excel
Barra de tareas
c
Una vez realizados esto pasos, nos encontraremos con el entorno de Microsoft Excel 2016, donde podemos de manera rápida identificar cada una de las partes que conforman su entorno como lo muestra la siguiente ilustración:
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BIBLIOGRAFIA
Ilustración 5. Entorno Microsoft Excel 2016
La barra de acceso. La barra de acceso rápido, representa un conjunto de botones agrupados que siempre están disponibles desde cualquier opción del menú, en ella encontramos atajos de funciones importantes como rehacer, deshacer, guardar entre otros.
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Clic sobre barra acceso rápido
Ilustración 6. Funciones de Barra Acceso Rápido.
Barra de títulos. La barra de títulos de Microsoft Excel, se encuentra ubicada en la parte superior central de la pantalla y muestra el nombre del libro de trabajo que tengamos abierto, es de tener en cuenta que cuando el libro está sin guardar muestra por defecto el nombre de Libro1, seguido por la palabra Excel, es decir que muestra por defecto el nombre: Libro1- Excel. Nombre por defecto
Ilustración 7. Barra de título Modelo 1
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Sin embargo cuando el libro ha sido guardado, la barra de título cambia y muestra el nombre que hayamos escogido para almacenar el archivo ( Ver ilustración). Nombre de archivo guardado
Ilustración 8. Barra de titulo Modelo 2
La barra de título contiene además los botones de minimizar, maximizar o restaurar y el botón de cerrar.
La cinta de opciones. Recopila la mayor parte de los comandos que se pueden usar en el programa de Microsoft Excel, se encuentran organizados por grupos según la finalidad de las mismas y están contenidas dentro de cada Menú.
La barra de fórmulas. Se utiliza para introducir datos en la hoja de cálculo y para ver el contenido de la celda activa.
Filas Las filas en Microsoft Excel son un listado o hilera horizontal que representa de forma numérica la posición de un dato específico contenido dentro de una celda, esta numeración esta siempre ubicada en la parte izquierda del entorno de trabajo, Está representada por un número ubicado al lado izquierdo de la hoja de cálculo.
Ilustración 9. Representación de filas
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Columnas Una columna es una hilera de celdas en sentido vertical, que tiene una letra del alfabeto asignada ubicada en la parte superior de la hoja de cálculo.
Ilustración 10. Representación de columnas
Zoom Sirve para ampliar o reducir la hoja de cálculo en la pantalla, esta opción se puede manejar a conveniencia de acuerdo al gusto o necesidad del usuario, el signo menos permite reducir el tamaño de la hoja y el signo mas por el contrario permite aumentar el tamaño de la misma, es de resaltar que cuando se aumenta el tamaño de la hoja de cálculo se pueden visualizar menos herramientas contenidas en la hoja.
Ilustración 11. Barra de Zoom
Vistas del documento es una barra en forma horizontal que forma parte de la cinta de opciones de Excel. Esta pestaña se encarga de cambiar la forma en la que se visualiza el espacio de trabajo, así mismo permite ocultar o ver las líneas de la cuadricula que crean las celdas de la hoja de trabajo.
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Muestra la hoja delimitada
Muestra toda la cuadricula
Muestra la hoja sin cuadricula
Ilustración 12. Barra de Vistas
Barras de desplazamiento Las barras de desplazamiento sirven como su misma expresión lo indica para desplazarnos o movernos dentro de la zona de trabajo de la hoja de cálculo, es de resaltar que puede activarse o desactivarse las barras de desplazamiento según sea necesario.
Barras de desplazamiento
Ilustración 13. Barras de desplazamiento
Las hojas de trabajo En Excel una hoja de trabajo u hoja de cálculo como también se le conoce, está formada por filas y columnas, que se entrelazan formando las celdas en las que se pueden ingresar datos y fórmulas matemáticas de cualquier tipo.
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Cada vez que se abre un nuevo libro o documento en Excel se crean por defecto tres hojas de trabajo, identificadas con el nombre Hoja1, Hoja2 y Hoja3, las cuales pueden irse incrementando o eliminando de acuerdo a las necesidades del usuario, estas se encuentran ubicadas en la parte inferior izquierda y pueden fácilmente agregarse, eliminarse, cambiar de nombre, ocultarse, o proteger la información contenida en la hoja mediante la asignación de una contraseña simplemente con hacer clic derecho para ver las opciones.
Clic derecho
Ilustración 14. Propiedades de una hoja en Excel
Barra de Menú La Barra de Menú en Excel está ubicada debajo de la barra de título y sirve para agrupar las diferentes herramientas que ofrece cada una de las secciones que la conforman.
Ilustración 15. Barra de Menú
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En ella están contenidos los siguientes menú:
4.MENÚ ARCHIVO Es el primer Menú que aparece en la lista, agrupa comandos relacionados con el manejo de libros de trabajo y funciones especiales como abrir, guardar, cerrar, imprimir y crear nuevos archivos.
Ilustración 16. Menú Archivo
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Los comandos y funciones especiales que forman parte de Archivo se detallan a continuación:
Inicio Es aquella herramienta que me permite escoger un libro en blanco o una de las plantillas que ofrece por defecto para iniciar el desarrollo de actividades en un libro de trabajo.
Ilustración 17. Opciones de Inicio
Nuevo Esta herramienta permite igual que inicio mostrar la posibilidad de crear un libro nuevo a partir de una plantilla existente o de un libro en blanco.
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Ilustración 18. Opciones para Nuevo
Ilustración18. Opciones de Nuevo
Abrir Esta opción me permite abrir un documento que ya ha sido creado previamente y necesito revisarlo o darle continuidad, me muestra diversas ubicaciones y archivos recientes.
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Ilustración 19. Opciones Abrir
Información Esta opción nos da la posibilidad de agregar protección al documento mediante la asignación de contraseñas al libro, protección a secciones del libro, a su estructura, protección a una hoja, restricción de acceso, entre otras, así mismo podemos inspeccionar si hay errores en el documento de compatibilidad o de otro tipo mediante la opción de comprobar si hay problemas.
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Ilustración 20. Opciones Información
Guardar como Mediante esta opción tengo la posibilidad de guardar o almacenar el libro de trabajo en una ubicación específica del equipo de cómputo así como asignar un nombre y un tipo especifico al mismo, según sea necesario. GUARDAR: Mediante esta opción puedo guardar o almacenar cambios hechos en mi hoja y libro de trabajo.
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Ubicaciones posibles
Ilustración 21. Opciones guardar y Guardar como
Opciones Mediante esta herramienta se cuenta con la posibilidad de personalizar elementos tales como idioma, accesibilidad, formulas, cinta de opciones, entre otras, según la necesidad o preferencia del usuario final. Cuando se desarrollan actividades que involucran MACROS, es necesario acceder a este menú para incluir en la barra de Menú la pestaña desarrollador o programador ya que esta no viene activada en el menú por defecto.
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Opciones de la cinta
Opciones para Macros
Ilustración 22. Opciones de la cinta.
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5. MENU INICIO El Menú Inicio, contiene aproximadamente 10 secciones por defecto donde cada una de ellas cumple una función específica, desde comandos para editar el contenido de la hoja de trabajo hasta aquellos que cumplen la función de copiar, cortar, buscar, reemplazar texto y posibilitar el trabajo con macros y formulas ya preestablecidas.
Ilustración 23. Secciones de Inicio
En este espacio se dará un breve recorrido por aquellas herramientas de manejo básico que forman parte del menú Inicio, entre ellas pueden resaltarse:
Portapapeles El portapapeles es una zona de memoria donde se almacena la información copiada o cortada de una aplicación de manera temporal, por ello cada vez que se copia o corta información, el portapapeles reemplaza la información que había por la nueva información que se está copiando, siguiendo las instrucciones del usuario final.
Fuente La sección fuente está diseñada para darle cambios diversos según la necesidad o conveniencia del usuario final al texto, datos o información que este contenida en la hoja de cálculo, en esta sección puede encontrarse herramientas tales como el tipo de fuente o letra, el tamaño el cual por defecto va desde 8 puntos hasta 72 aclarando que si se requiere un menor o mayor tamaño se puede aplicar de manera manual de forma directa sobre el ícono que me indica el tamaño de la fuente.
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Alineación La sección de alineación contiene una serie de herramientas que se usan en el momento de modificar la orientación del contenido de las respectivas celdas, ya sea hacia la izquierda, derecha, al centro, justificado, de abajo hacia arriba y viceversa entre otras.
Número Las opciones contenidas en el menú número son de vital importancia en el momento de trabajar los datos, ya que mediante la aplicación de cualquier formato a un dato mejoramos su apariencia y hacemos que los números sean más fáciles de entender y los textos mas fáciles de evaluar. Los formatos más comunes son los de tipo número que incluyen la adición del signo de porcentaje (%), separador de miles (,), el símbolo de moneda ($) y la cantidad de decimales a mostrar, así mismo encontramos formatos como hora y fecha, texto, personalizado, entre otros.
Estilos Los estilos de celda hacen referencia a la aplicación de características especiales de diseño tales como color, Fuente, bordes, relleno y en el caso mas profundo al manejo de condiciones específicas creadas por el usuario final con el objetivo de administrar de manera optima la información contenida en una hoja de cálculo, esto mediante el uso del estilo de formato condicional.
Ilustración 24. Estilos.
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En lo referente al formato condicional puede resaltarse la aplicación de reglas creadas mediante una serie de condiciones que pueden ser administradas por el usuario final con el objetivo de representar la información de acuerdo al cumplimiento o no de ciertos parámetros que constituyen una regla.
Ilustración 25. Formatos Condicionales.
De la misma forma, la sección estilos ofrece la opción formato como tabla, mediante el uso de esta herramienta la información contenida en las celdas puede representarse en forma de tablas con diferentes estilos de color y de forma.
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Ilustración 26. Formato como tabla.
En lo referente al estilo de celda es aquella herramienta en la que podemos aplicar un estilo diferente y de manera individual a una celda o a un grupo de celdas que han sido seleccionadas de manera previa para mejorar su aspecto.
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Ilustración 27. Estilos de celda.
Celdas Mediante esta sección se puede de manera directa realizar los procesos básicos de eliminación o inserción de filas, columnas y hojas según la necesidad del usuario final, así mismo mediante la opción de formato contenida en esta misma sección se puede de forma recursiva agregar protección a la hoja de trabajo, bloqueos, manejar anchos y altos de fila entre otras.
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Edición En esta sección el usuario cuenta con la posibilidad de aplicar filtros, acceder a operaciones matemáticas básicas como la suma, el cálculo de promedios entre otras o a la galería de fórmulas contenidas en el libro de cálculo, así mismo puede acceder a la función de buscar datos y reemplazarlos por otros.
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6. MENU INSERTAR El Menú Insertar se encarga de todos los comandos que permiten adicionar o incluir algún objeto o elemento dentro de una hoja de cálculo, tales como gráficos, tablas, imágenes, texto, entre otros.
Ilustración 28, Menú insertar.
Tabla Una de las opciones que ofrece el menú Insertar es la inclusión o creación de tablas, las cuales pueden ser dinámicas, dinámicas recomendadas o tablas sencillas, estas últimas por defecto se crean con filtros, los filtros son una herramienta muy útil al momento de buscar información con alguna condición específica,
Tablas Dinámicas Las tablas dinámicas son el primer elemento de esta sección, son muy sencillas de utilizar y prestan gran utilidad cuando se trabaja con volúmenes grandes de datos, ya que la información se maneja de forma dinámica seleccionando o agregando únicamente lo que necesite enun momento dado.
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Ilustración 29. Tablas dinámicas.
Tablas dinámicas recomendadas Son tablas dinámicas que ofrece el libro de cálculo Microsoft Excel, pero es finalmente el usuario quien decide si toma estas recomendaciones o crea una bajo su propio criterio o necesidad.
Ilustración 30. Tablas dinámicas recomendadas.
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Ilustraciones En la sección ilustraciones podemos encontrar las opciones para insertar elementos tales como imágenes, autoformas, capturas, entre otras.
Imágenes Mediante esta opción tenemos la posibilidad de ingresar o incluir imágenes dentro del documento que se está diseñando, en la mayoría de los casos se usa para incluir logos o escudos de alguna empresa en particular, lo que proporcionará identidad al documento. La pestaña que acompaña la opción de imágenes se despliega con clic izquierdo permitiendo abrir la posible ubicación de la imagen que se va a insertar, ya sea la carpeta imágenes, videos, documentos entre otros.
Autoformas Las autoformas son un conjunto de figuras o formas predeterminadas, como flechas, signos, círculos, entre otras, que estan disponibles según la necesidad y criterio del usuario final, se debe dar clic izquierdo sobre la pestaña del ícono correspondiente, luego seleccionamos la autoforma a conveniencia y finalmente la dibujamos en la hoja de cálculo con clic izquierdo sostenido tratando de darle el tamaño necesario.
Gráficos Esta sección del menú insertar, ofrece la posibilidad de representar mediante un tipo de gráfico, ya sea barras, circular, dispersión entre otras, la información que así lo requiera, es de tener en cuenta que para realizar la gráfica de manera correcta es necesario previamente haber seleccionado únicamente 2 columnas que sean el objeto de la información que se desea representar gráficamente. Los tipos de gráficas más usadas son las barras y las circulares.
Filtros En esta sección encontramos dos herramientas muy importantes al momento de trabajar con tablas dinámicas, la primera herramienta segmentación de datos ofrece la posibilidad de buscar o filtrar información por mas de una columna y la segunda escala de tiempo permite analizar el comportamiento de los datos de forma dinámica, por períodos de tiempo.
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Ilustración 32. Filtros.
Vínculos Mediante esta herramienta puedo crear enlaces directamente a una hoja de cálculo como parte de una fórmula, o simplemente crear una ruta de enlace a algún archivo externo o dirección web.
Ilustración 33. Vinculo.
Texto Mediante el uso de las herramientas contenidas en esta sección El libro de cálculo ofrece la posibilidad de agregar a la hoja de trabajo cuadros de texto cuya finalizad como su misma palabra lo dice es contener textos, adicionar encabezados y pies de pagina, entre otras opciones.
Ilustración 34. Texto.
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7. MENU DISPOSICION DE PÁGINA
Ilustración 35. Menú disposición de página
Este menú está centrado básicamente en el manejo de la configuración de elementos de presentación tales como las márgenes, la orientación y el tamaño de las hojas de cálculo con fines de impresión o de organización de la información contenida en una hoja de cálculo.
Márgenes Las márgenes nos brindan la posibilidad de establecer unas medidas límites para organizar la información, en esta pestaña pueden encontrarse márgenes por defecto, es decir ya preestablecidos y márgenes que pueden personalizarse según la necesidad del usuario final. Así mismo esta sección ofrece la posibilidad de cambiar o modificar el tamaño del papel, la orientación de las hojas, delimitar y conocer el área de impresión, ver saltos entre hojas y otras herramientas adicionales que se detallaran mas adelante.
Ajustar Areas de Impresión Mediante esta herramienta puedo delimitar y ajustar la información contenida en las hojas de trabajo para lograr una major vista al momento de imprimir.
Opciones de hoja Esta herramienta permite realizar cambios de visualización en la hoja de cálculo, tales como ver u ocultar la cuadrícula de la hoja, ocultar o ver el encabezado de las columnas o las filas.
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8. MENU FORMULAS
Ilustración 36. Menú Fórmulas.
Como puede observarse en la ilustración Nro. 36 esta sección, es de uso exclusivo para el manejo de fórmulas de tipo financiero, Lógicas, Texto, Matemáticas y trigonométricas, entre otras. Este menu está dividido en 5 secciones las cuales se detallarán a continuación:
Insertar función Cuando damos click izquierdo sobre esta opción, se abre una Ventana que nos ofrece la posibilidad de insertar una función de cualquier tipo, si no se conoce el nombre de la fórmula el mismo software le sugiere mediante una Ventana de búsqueda una fórmula que se parezca mas a lo que requiera o necesite el usuario final.
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Ilustración 37. Insertar Función.
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Biblioteca de Funciones
Ilustración 38. Biblioteca de funciones.
En esta sección de biblioteca de funciones se encuentran organizadas por paquetes las fórmulas matemáticas que hacen parte de la galeria de Microsoft Excel, esta organización esta dada según la funcionalidad de las fórmulas, como puede mostrar la ilustración Número 38.
Autosuma Mediante esta función básica se puede sumar el contenido de datos numéricos que se encuentren en un rango específico, el resultado de dicha operación apareceará inmediatamente en la siguiente celda despues del último dato sumado; además de contener esta funcón también cuenta con una pestaña a su lado derecho que permite desplegar un pequeño menú para el cálculo de operaciones como promedio, maximo, minimo, entre otras.
Nombres definidos En esta sección se encuentran opciones como Administrador de nombres, Asignar nombre y Crear desde la selección, funciones que permiten controlar, crear y buscar nombres en la hoja o libro de cálculo que se requiera.
Ilustración 39. Nombres definidos.
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Auditoria de Fórmulas En esta sección Microsoft Excel ofrece un conjunto de herramientas que como su misma palabra lo dice me permiten auditar, chequear, o revisar las fórmulas matemáticas que han sido usadas recientemente para mantener control sobre las mismas,
Ilustración 40. Auditoria de Formulas.
Ventana de inspección Esta herramienta permite estar al tanto de los valores de algunas celdas mientras se realizan cambios en la hoja de cálculo, dichos valores se mantienen en una hoja separada que siempre estará a la vista del usuario final.
Ilustración 41, Ventana de Inspección.
Cálculo Mediante las opciones de esta sección, se puede elegir si se quiere insertar las fórmulas de forma automática o manual.
Ilustración 42. Calculo.
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9. MENU DATOS
El menú datos está formado por los grupos:de herramientas Obtener datos externos, obtener y transformar, conexiones, ordenar y filtrar, herramientas de datos, prevision y esquema.
Ilustración 43. Menú Datos.
Obtener Datos Externos Esta sección incluye los comandos principales para importar datos desde otros archivos diferentes a Excel, por ejemplo desde Access, desde la web, desde Microsoft Word, entre otros.
Ilustración 44. Obtener Datos Externos,
Obtener y transformar Las opciones contenidas en obtener y transformar incluyen los comandos para trabajar conexiones a origen de datos externos. Entre ellas se encuentran:
Ilustración 45. Obtener y transformar.
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Nueva consulta, herramienta que detecta, conecta y combina datos, además encontramos la opción Mostrar consultas la cual muestra todas las conexiones de datos para el libro, así mismo la opción desde una tabla la cual crea una consulta vinculada a una tabla Excel y por último Fuentes recientes la cual permite administrar y conectar a orígenes recientes.
Conexiones El grupo conexiones incluye los comandos para editar las conexiones de los orígenes de datos externos, entre ellas encontramos Actualizar todo el cual permite actualizar todos los vínculos o cálculos, así mismo encontramos la opción Conexiones que muestra todas las conexiones de datos para el libro, la opción Propiedades muestra las propiedades de la conexión, por último, encontramos Editar Vínculos el cual permite editar las propiedades de los vínculos.
Ilustración 46. Conexiones.
Ordenar y filtrar Este conjunto de opciones viene dado por Ordenar de A a Z, cuya función es Ordenar los datos seleccionados de manera ascendente, así mismo se encuentra la opción Ordenar de Z a A, cuya función es el Ordenameinto de los datos seleccionados de manera descendente, o simplemente Ordenar que muestra el cuadro de diálogo de ordenar, para realizar el ordenamiento de dichos datos aplicando algunos criterios dados por el usuario final, así mismo la herramienta Filtro la cual activa el filtrado a la selección, permitiendo buscar información por múltiples criterios, la opción borrar elimina el filtro o el ordenado del rango, Volver a Aplicar , Vuelve a aplicar el filtro y la ordenación en el intervalo actual y por último avanzadas la cual especifica criterios complejos para limitar los registros que se incluirán en los resultados de una consulta.
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Ilustración 47. Ordenar y filtrar
Herramientas de Datos Este grupo de opciones incluye los comandos para tratar los datos. Entre ellas se encuentra Texto en Columnas, el cual tiene la función de dividir el contenido de una celda en varias columnas, Relleno rápido rellena automáticamente los valores. Quitar duplicados elimina las filas duplicadas en una hoja, Validación de datos impide la escritura de datos no válidos en las celdas, Consolidar combina valores de varios rangos en un nuevo rango. Relaciones crea o edita las relaciones entre tablas para mostrar los datos relacionados de distintas tablas del mismo informe, Administración Modelo de datos agrega el modelo de datos a PowerPivot.
Ilustración 48. Herramientas de Datos.
Previsión Las opciones contenidas en el grupo Previsón incluye los comandos para permitir utilizar datos históricos para crear una hoja de cálculo de pronóstico visual sobre las tendencias futuras.
Ilustración 49. Previsión.
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Como puede observarse en la ilustración, encontramos Análisis de hipotesis que Incluye diferentes herramientas: Administrador de escenarios, que permite crear y guardar los grupos de valores para cambiar entre ellos; así mismo Buscar Objetivo permite resolver ecuaciones buscando la entrada correcta de un valor dando un resultado que conocemos , Tabla de datos que permite ver los resultados de las diferentes entradas posibles al mismo tiempo y por ultimo Previsiones que crea una nueva hoja para predecir la tendencia de datos.
Esquema Las opciones contenidas en la sección esquemas incluye los comandos para trabajar con agrupaciones y esquemas. Entre ellas Podemos encontrar Agrupar la cual tiene la función de Agrupar un rango de celdas para expandirlas o contraerlas, desagrupar la cual desagrupa un rango de celdas que han sido agrupadas anteriormente, Subtotal permite calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista, Mostrar detalles expande un rango de celdas contraído, Ocultar detalle contrae un rango de celdas y por ultimo Esquema que muestra el cuadro de diálogo de esquema.
Ilustración 50. Esquema.
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10. MENU PROGRAMADOR
Ilustración 51. Menú Programador
El menu Programador es la herramienta que permite la programación de elementos dentro del sistema de Microsoft Excel mediante la realización de macros (automatización de procesos) y Visual Basic (desarrollar de aplicaciones.
Código Esta sección contiene las siguientes herramientas: Visual Basic : En esta opción podemos encuentrar el editor de Visual Basic que es el entorno donde se desarrollan de manera integrada las macros y se puede encontrar el flujo de programación de las mismas. Macros: Con esta herramienta se abre la ventana de macros existentes en los libros abiertos de Microsoft Excel y desde el mismo se puede ejecutar o modificar las macros. Grabar Macro: Con esta opcion se inicia la grabación de los pasos ejecutados por el usuario en una macro, para que luego se ejecute de manera repetitive, una vez se dé clic sobre el botón que contiene la macro, ahí mismo cambia a la opción detener grabación, una vez la grabación de la macro haya finalizado. Usar referencias relativas: Se puede activar este comando durante la grabación de una macro, el cual activa el uso de referencias relativas respecto a una celda inicial antes seleccionada. Seguridad de macros: Este comando abre un cuadro de diálogo donde se puede configurar la manera a proceder cuando se abre un archivo que contenga macros. EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO Y DESARROLLO HUMANO Resolución N° 1316 del 26 de junio del 2013 Dane: 354001012408 Nit: 901.165.782-8
Ilustración 52. Codigos.
Complementos. En esta opción se encuentran contenidas las dos herramientas que se explican a continuación: Complementos: son herramientas que permiten añadir funcionalidad adicional a través de complementos de Excel y complementos de automatización. Complementos de modelo de objetos (COM): Powerpivot o power query
Ilustración 53. Complementos.
Controles En esta sección encontramos las siguientes herramientas: Insertar: Permite seleccionar los controles de formulario o ActiveX a insertar en la hoja de cálculo Microsoft Excel. Modo Diseño: Solo se utiliza para realizar la modificación de los controles ActiveX una vez insertados, como por ejemplo seleccionar objeto y ver sus propiedades. Propiedades: Muestra las propiedades asociadas al objeto ActiveX seleccionado.
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Ver código: Muestra el código VBA asociado al control seleccionado, de lo contrario solo mostrará el editor de Visual Basic VBE. Ejecutar cuadro de diálogo: Permite ejecutar un cuadro de diálogo personalizado de Microsft Excel.
Ilustración 54. Controles.
XML La principal función de esta herramienta es transferir información a otros sistemas que manejen el mismo lenguaje. Aquí están contenidos aquellos comandos para crear, iomportar y manipular archivos XML.
Ilustración 55. XML.
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11. GLOSARIO ACCESO DIRECTO: es una referencia abstracta a un recurso en una interfaz de usuario que permite al usuario encontrar un archivo o recurso ubicado en un directorio o carpeta diferente del lugar donde se encuentra el acceso directo.
APLICACIÓN: es un tipo de software de computadora diseñado para realizar un grupo de funciones, tareas o actividades coordinadas para el beneficio del usuario.
MOUSE: es un dispositivo apuntador utilizado para facilitar el manejo de un entorno gráfico en una computadora.
PESTAÑA: es un elemento de la interfaz de un programa que permite cambiar rápidamente lo que se está viendo sin cambiar de ventana que se usa en un programa o menú.
SISTEMA OPERATIVO: es el software principal o conjunto de programas de un sistema informático que gestiona los recursos de hardware y provee servicios a los programas de aplicación de software, ejecutándose en modo privilegiado respecto de los restantes.
SOFTWARE: el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes físicos que son llamados hardware.
VENTANA: es un área visual, normalmente de forma rectangular, que contiene algún tipo de interfaz de usuario, mostrando la salida y permitiendo la entrada de datos para uno de varios procesos que se ejecutan simultáneamente.
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12. REFERENTES BIBLIOGRAFICOS https://www.google.com/search?q=que+es+VERSION+COMERCIAL&oq=que+es+ VERSION+COMERCIAL&aqs=chrome..69i57j0l2.3693j0j9&sourceid=chrome&ie= UTF-8
https://www.google.com/search?q=que+es+ventana+en+informatica&oq=que+es+ VENTANA%3A&aqs=chrome.1.69i57j0l7.3243j0j9&sourceid=chrome&ie=UTF-8 https://www.google.com/search?q=que+es+SOFTWARE%3A&oq=que+es+SOFT WARE%3A&aqs=chrome..69i57j0l7.2030j1j9&sourceid=chrome&ie=UTF-8
https://www.google.com/search?q=que+es+acceso+directo+en+informatica&oq=q ue+es+ACCESO+DIRECTO%3A&aqs=chrome.1.69i57j0l7.3527j1j7&sourceid=chr ome&ie=UTF-8
https://www.google.com/search?q=que+es+aplicaci%C3%B3n+en+informatica&oq =que+es+APLICACI%C3%93N%3A&aqs=chrome.1.69i57j0l7.8477j0j9&sourceid= chrome&ie=UTF-8
https://www.google.com/search?sxsrf=ALeKk00d7Yxo1GyPmPtAfv2xAOM4mVc28 w%3A1600862059752&ei=azdrX9GkLZKZ5gLckrzwDg&q=que+es+pesta%C3%B 1a+en+informatica&oq=que+es+PESTA%C3%91A++en&gs_lcp=CgZwc3ktYWIQ ARgAMgcIABAUEIcCMgIIADICCAAyAggAMgIIADIGCAAQFhAeMgYIABAWEB4y BggAEBYQHjIGCAAQFhAeMgYIABAWEB46BAgAEEc6BAgAEENQxB1YriJg7Cto AHACeACAAawBiAGGBZIBAzAuNJgBAKABAaoBB2d3cy13aXrIAQjAAQE&sclien t=psy-ab https://www.google.com/search?q=que+es+SISTEMA+OPERATIVO&oq=que+es+ SISTEMA+OPERATIVO&aqs=chrome..69i57j0l7.2691j0j9&sourceid=chrome&ie=U TF-8
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