Organisatieontwikkeling & HRM

Van onze organisatie wordt veel verwacht, zeker ook gezien de complexiteit van het speelveld waarin we opereren en de ambitieuze doelstellingen. Dit vergt voortdurende aandacht voor organisatieontwikkeling, cultuur, collega’s en interne communicatie. Bij het aannemen van nieuwe medewerkers streven we naar een evenwichtige samenstelling en diversiteit van ons personeelsbestand in termen van leeftijd, man-vrouwverhouding en maatschappelijke afspiegeling.

InnovationQuarter wenst een organisatie te zijn waar iedereen zich thuis voelt en zichzelf kan zijn in een inclusief werkklimaat.

Medewerkerstevredenheid

Medewerkerstevredenheid nemen we bij InnovationQuarter zeer serieus. Onze mensen zijn immers onze belangrijkste asset. Er wordt dan ook heel veel gedaan om de betrokkenheid bij en van onze mensen vast te houden en te vergroten. Normaal gesproken wordt er jaarlijks een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) gedaan. In 2022 is dit niet gedaan, aangezien er in april een uitgebreid onderzoek is gedaan over de antecedenten en consequenties van werkdruk. Hierbij zijn ook een groot aantal zaken met betrekking tot medewerkerstevredenheid geadresseerd.

Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat er zowel aandachtspunten zijn ten aanzien van werkdruk voor geheel InnovationQuarter als specifieke aandachtspunten voor de verschillende business units. Met het hoofd en de teams worden deze laatstgenoemde resultaten verder uitgediept.

Voor InnovationQuarter breed laten de resultaten zien dat we veel plezier, afwisseling en autonomie ervaren in ons werk, hoog scoren op bevlogenheid en dat de organisatie de medewerker ter harte gaat. Daarnaast wordt ervaren dat de organisatie geeft om de medewerker. Werkgeluk wordt met een 7,5 beoordeeld, overeenkomstig met de scores van het MTO 2021.

Belangrijke aandachtspunten voor de gehele organisatie zijn het hoge werktempo/ hoeveelheid, de organisatie van het werk en de onduidelijkheid over werkzaamheden en werkdoelen. Meer dan de helft van de werknemers ervaart in zekere zin beperkingen en/of een verminderd functioneren in het werk door werkdruk/werkstress. In 2023 worden de resultaten uitgewerkt tot adviezen op organisatie- en businessunitniveau.

Om de medewerkerstevredenheid te blijven toetsen, zal in het eerste kwartaal van 2023 het eerstvolgende MTO worden uitgevoerd.

Programma Eén IQ

Mede op basis van de uitkomsten van het MTO 2021 hebben we vanuit de “Eén IQ”-gedachte vijf organisatiebrede prioriteiten voor 2022 bepaald. Hierop zijn de volgende stappen gezet:

▶ Expliciteren en bekrachtigen van de cultuur We willen onze cultuur expliciteren en verder uitdragen gezien de verdere doorgroei van de organisatie, mobiliteit en lange periode thuiswerken. Er zijn in het tweede kwartaal cultuurworkshops gehouden waarin met elkaar is gesproken over onze normen en waarden en welke cultuur we met nu elkaar hebben. We zien dat de prioriteiten sterk met elkaar samenhangen. Zo speelt cultuur een belangrijke rol in hoe wij met elkaar werken,wat we van onszelf en elkaar verwachten, op welke manier er wordt aangestuurd, hoe wij elkaar aanspreken. Dit heeft een directe relatie met werkdruk en professionaliseren, maar ook met onderlinge (integrale) samenwerking. In het najaar is hier follow-up aan gegeven, o.a. in een heisessie met het MT en de teamleads. Hierna is een werkgroep samengesteld die in diversie sessies aan de slag is gegaan met het uitwerken van gedragingen die horen bij onze vier kernwaarden. In het eerste kwartaal van 2023 zullen de uitkomsten worden gedeeld met het MT en zal nagedacht worden over de inbedding hiervan in onze organisatie.

▶ Aanscherpen van de positionering richting ondernemers Onze waardepropositie richting ondernemers en de communicatie hierover, kan en moet scherper. Ten behoeve hiervan hebben we onze dienstverlening in kaart gebracht en deze op een beknopte, eenduidige wijze verwoord. Op basis hiervan zijn voor elk van de business units ‘menukaarten’ opgesteld. Zo kunnen business units nog actiever doorverwijzen naar elkaars diensten en benutten we de kracht van ‘Één IQ’. Deze teksten zullen we ook gaan gebruiken in onze externe communicatie.

Ook heeft de werkgroep een conceptpositionering opgeleverd voor heel InnovationQuarter op basis van het OGSM-model (objectives, goals, strategies, measures). Deze wordt verwerkt in het Meerjarenplan 2023-2026.

▶ Verbeteren van de integrale samenwerking Voor de ‘One Company’ pilot, die al eerder in de sectorteams Energie en Circulair was opgestart, zijn diverse stappen gezet. Zo is afgesproken hoe Investeren vanuit de diverse fondsen bij deze pilot is aangehaakt en zijn er integrale intakeformulieren met input van de drie business units ontwikkeld, die in de praktijk bij enkele bedrijven zijn toegepast. Ook hebben verschillende sessies tussen business units plaatsgevonden om samenwerkingskansen te verkennen. Hier komen concrete vervolgacties uit, zoals een overzicht met talentprogramma’s waaraan startups kunnen meedoen vanuit het HCAprogramma.

Om integrale samenwerking te verankeren in de dagelijkse gang van zaken, hebben we ervoor gezorgd dat dit thema extra aandacht heeft gekregen bij activiteiten die we toch al deden. Zo was dit een rode draad bij alle activiteiten rond het IQJaarevent, zoals de voorprogramma’s, diverse onderdelen van het hoofdprogramma en de werkgroepen van collega’s die tijdens de dag allerhande klussen deden.

Ook hebben we de samenwerking rond de sectorstrategieën verder geïntensiveerd via de jaarlijkse presentaties in het MT. Daarnaast hebben er sessies plaatsgevonden tussen verschillende business units om samenwerkingskansen te identificeren en daar actie op te zetten. Zo zullen collega's uit het team Innoveren vaker dan nu het geval is, betrokken worden bij investeringscases en gaan we meer samen optrekken bij het laten groeien van startups via bijv. IRP’s.

We zien dat de aandacht voor integrale samenwerking en het onderstrepen van het belang ervan leidt tot meer daadwerkelijke samenwerking op de werkvloer. Voorbeelden hiervan zijn de al genoemde IRP’s, RoboCrops, International Trade Facility met Invest International en het Internationaal Talent Programma.

▶ Analyseren van mogelijke oorzaken van en bieden van handvatten bij werkdruk

Meer focus, eerder nee zeggen, maar ook competenties van collega’s verbeteren om werkstress hanteerbaar te houden. Er is het afgelopen jaar veel aandacht besteed aan een goede personeelsbezetting, wat gezien de krappe arbeidsmarkt nog een flinke uitdaging is. Ook is er een start gemaakt met verbetering van werkprocessen om efficiënter te werken. Daarnaast zijn er diverse workshops en tools aangereikt om medewerkers handvatten te bieden hoe werkstress hanteerbaar te houden en is er geïnvesteerd in het welzijn en de vitaliteit van onze mensen. In de uitwerking van het Meerjarenplan 2023-2026 wordt de focus aangescherpt en zullen meer keuzes gemaakt worden waar we onze tijd en middelen op inzetten. Er is een uitgebreid onderzoek gedaan naar de oorzaken en achtergrond van de ervaren werkdruk. Begin 2023 wordt een deepdive per team gemaakt, om hier concrete vervolgacties op te ondernemen. Speciale aandacht voor dit thema wordt in 2023 dan ook doorgezet.

▶ Verbeteren van processen en implementatie van tooling

Een groeiende organisatie vraagt om strakkere processen ondersteund door de juiste IT-systemen. Om collega’s te ontlasten, maar ook om betere real time sturingsinformatie te hebben. Er is een goede start gemaakt met dit veelomvattende programma, maar o.a. door krapte aan de budget en personele kant hebben we hier wat vertraging opgelopen. Primaire focus heeft gelegen op het implementeren van een nieuw systeem (Venture Plan) voor de business unit Investeren, waarin alle investeringen, met bijbehorende documentatie en koppelingen naar de financiële administratie, goed gemanaged en gerapporteerd kunnen worden. Dit is gerealiseerd. Daarnaast zijn een aantal werkprocessen geëxpliciteerd en geoptimaliseerd. In 2023 pakken we door op dit thema met een verdere verbetering van werkprocessen en bijbehorende tooling en IT-systemen. Daarnaast zal een start worden gemaakt met kennismanagement en digitale reporting.

Ondersteunend aan bovenstaande punten, is er gewerkt aan een meer strategisch HR-beleid en is onze (externe) communicatiestrategie verder aangescherpt. Met deze thema’s zijn we continu bezig, in gezamenlijkheid met onze commissarissen die ons scherp houden om de juiste stappen in te zetten.

Medezeggenschap

De ondernemingsraad (OR) heeft zich ten doel gesteld om vanuit een positieve grondhouding met de directeur en het management mee te denken over de ontwikkelingen van InnovationQuarter. Door verloop is de OR in de loop van 2022 afgeslankt naar vier vaste leden. Deze werden bijgestaan door een interne adviseur. Begin volgend jaar treden er drie nieuwe leden toe tot de OR en treedt er één lid af, waardoor we in ieder geval weer zes leden hebben en een mooie afspiegeling van de organisatie zijn. Er zijn diverse onderwerpen aan bod geweest dit jaar, waaronder:

▶ De opvolging van de directeur en de ad interim-periode met het MT.

▶ Diverse HR-gerelateerde onderwerpen zoals verzuim, verloop, werkdruk en employer branding.

▶ De begroting en de aanloop naar de meerjarenstrategie en meerjarenfinanciering.

▶ Verschillende (interne) speerpunten van het MT voor 2022.

Huisvesting

InnovationQuarter is gehuisvest in het WTC Den Haag. Ook heeft InnovationQuarter een kantoor in het Cambridge Innovation Center (CIC) in Rotterdam.

Sinds februari 2022 konden we weer steeds meer op (ons nieuwe) kantoor werken. In goed overleg met de OR is de overgang naar hybride werken soepel verlopen en inmiddels heeft iedereen een goede balans gevonden tussen het werken thuis en op kantoor en is ons kantoor voor iedereen ook weer een beetje een ‘thuis’ geworden.

Loopbaan- en organisatieontwikkeling

We willen graag een organisatie zijn en blijven waar het behalen van mooie resultaten voor de economie van Zuid-Holland hand in hand gaat met het zijn van een goede werkgever die ruimte biedt aan ondernemerschap, samenwerking, initiatief en betrokkenheid. En die bovendien zo is ingericht dat persoonlijke ontwikkeling, het benutten van talent en het nemen van verantwoordelijkheid zo veel mogelijk worden gefaciliteerd.

InnovationQuarter is een organisatie van professionals. Onze belangrijkste interne opgave is om deze professionals in staat te stellen om maximaal waarde te kunnen toevoegen in hun rol. Een scherper afwegingskader (mede door inzet van het meerjarenplan en de daarop gebaseerde sectorstrategieën, impactkader en ecosysteemmodel) en, binnen die scherpere kaders meer autonomie, is een breed gedeelde wens van het grootste deel van de organisatie.

Door de krappe arbeidsmarkt en de post-corona situatie hebben we voor het eerst sinds onze oprichting te maken gehad met een flink verloop.

In 2022 zijn 32 medewerkers uitgestroomd, tegenover instroom van 29 medewerkers. De focus van HR is daardoor met name gericht geweest op recruitment, employer branding en ontwikkeling en behoud van medewerkers. Een aantal strategische HR-projecten is in de stijgers gezet en zal in 2023 verder worden uitgewerkt, zoals een nieuwe pensioenregeling, een beter bij deze tijd passende personeelscyclus en het verder vormgeven van de groei- en ontwikkelpaden.

Met de medewerkers zijn individuele arbeidsovereenkomsten aangegaan. De gehanteerde opzegtermijnen zijn overeenkomstig de geldende regelgeving. Op alle medewerkers, inclusief de directeur, zijn algemene arbeidsvoorwaarden van toepassing. Er is geen sprake van een collectieve arbeidsovereenkomst.

De hoge uitstroom in combinatie met lange doorlooptijd van vacatures en gestegen verzuimcijfers, hebben ook zijn weerslag op de teams. In een aantal teams is sprake van een stijging van de werkdruk door ondercapaciteit. Deze ondercapaciteit kon deels ondervangen worden door inhuur van externen.

Opleiding en scholing

Er zijn individuele trainingen gevolgd in het verlengde van organisatiedoelstellingen en er zijn collectieve trainingen gevolgd om ofwel kennis op een bepaald terrein aan te scherpen ofwel competenties verder te ontwikkelen en het integraal werken te faciliteren.

InnovationQuarter investeert op verschillende manieren in interne kennisdeling en teambuilding. Niet alleen belangrijk omdat onze medewerkers in hun externe contacten ambassadeurs van de gehele organisatie zijn, maar ook om het integrale werken vanzelfsprekend en makkelijker te maken.

InnovationQuarter wil een organisatie zijn waarin de volgende kernwaarden leidend zijn: ondernemend, samenwerkend, professioneel en betrokken.

In 2022 is € 267.000 besteed (2021 € 293.000) aan individuele en collectieve opleidingen, trainingen en ontwikkeling van medewerkers van InnovationQuarter.

Door de ROM's is in het najaar van 2022 de werving voor een landelijk Jong Talentenprogramma gestart voor Trainees Investeren. Het Jong Talentenprogramma richt zich op net afgestudeerden en starters op de arbeidsmarkt met maximaal twee jaar werkervaring. InnovationQuarter biedt in 2023 twee plaatsen voor trainees aan.

Duurzaamheid

Als ROM voor Zuid-Holland heeft InnovationQuarter duurzaamheid hoog in het vaandel. Het is evident dat er bijzonder veel potentieel ligt voor InnovationQuarter om invloed uit te oefenen op de uitstoot zowel binnen Zuid-Holland als internationaal via producten en innovaties van Zuid-Hollandse bedrijven. Dit doen we onder andere via onze inzet op de energietransitie en de transitie naar een circulaire economie.

Hoewel onze eigen CO2-voetafdruk niet is aangemerkt als een materieel onderwerp, hebben we als organisatie de ambitie geformuleerd om CO2-neutraal te zijn wat interne processen betreft. Om dit doel te bereiken, wordt sinds 2019 gewerkt volgens de lijn: reduceren waar mogelijk, compenseren waar nodig.

Veruit de grootste bron van CO2-uitstoot – meer dan 90% – is de mobiliteit van medewerkers. Zowel zakelijk als woon-werk, zowel autogebruik als internationaal vliegen. We spannen ons in de CO2-voetafdruk zoveel als mogelijk te beperken. Dit door het stimuleren van flexwerken, werken op locatie, openbaar vervoer (ook voor buitenlandse reizen voor zover redelijk), het ter beschikking stellen van een NS Business Card 1e klas, een dienstfiets op onze twee locaties en één deelauto voor zakelijke afspraken, een leasefiets, de beperking van gebruik van papier en recycling van papier en chemisch afval.

Als onderdeel van de nieuwe huurovereenkomst met het WTC Den Haag hebben we een greenlease overeenkomst gesloten met diverse duurzaamheidsthema’s.

Ook zijn we overeengekomen om gezamenlijk het verbruik van energie, water, afval, CO2 en warmte te monitoren en op basis van deze gegevens verbeteringen door te voeren om een reductie van 2% per jaar te bereiken.