Risicobeheersing

En Verantwoording

De scope van het risicomanagement van InnovationQuarter omvat alle risico’s die verband houden met de continuïteit van de onderneming en/of de risico’s die het behalen van de organisatiedoelstellingen sterk kunnen beïnvloeden. Dit betekent dat de focus ligt op strategische en tactische risico’s.

De beheersing van alle operationele risico’s, die geen sterke bedreiging vormen voor de

Impact doelstellingen

0-5% Zeer geringe impact op de organisatiedoelstellingen, bijsturen mogelijk (0-5% van KPI)

5-10% Beperkte impact op de organisatiedoelstellingen, bijsturen (deels) mogelijk (5-10% van KPI)

10-25% Aanzienlijke impact op de organisatiedoelstellingen, niet volledig corrigeerbaar/niet compenseerbaar (10-25% van KPI)

25-50% Grote impact op de organisatiedoelstellingen, niet corrigeerbaar/niet compenseerbaar (25-50% van KPI)

> 50%

Zeer grote impact op de organisatiedoelstellingen, niet corrigeerbaar/niet compenseerbaar (> 50% van KPI)

< € 50

€ 50-100 continuïteit van de onderneming en het behalen van de organisatiedoelstellingen, valt onder ‘gedelegeerde verantwoordelijkheid’ aan de betreffende hoofden en -managers van de verschillende business units. Het beheersen van risico’s van InnovationQuarter maakt deel uit van de dagelijkse werkzaamheden van InnovationQuarter. Zo is bijvoorbeeld risicobeheersing rondom het investeringsproces feitelijk core business. Een set van beheersmaatregelen is ingevoerd met een groot aantal checks and balances voordat wordt overgegaan tot investering. Met de implementatie van Ventureplan en het nieuwe procuratiereglement is dit proces nog verder aangescherpt.

InnovationQuarter maakt gebruik van een risicoregister om de ondernemingsrisico’s te identificeren, te analyseren en te beheersen. De uitdaging daarbij is om risico’s (ongewenste gebeurtenissen) die op uiteenlopende wijze gerelateerd zijn aan (het behalen van)

€ 250-500

> € 500

(in duizenden euro’s) verschillende organisatiedoelstellingen te prioriteren op basis van kwalitatieve en kwantitatieve beschouwingen. Voor de risicowaardering wordt onderscheid gemaakt tussen kans en impact volgens hierna genoemde onderverdeling.

Om het identificeren van risico’s gestructureerd te laten plaatsvinden en ervoor te zorgen dat potentiële risico’s systematisch geïdentificeerd kunnen worden, is een aantal deelverzamelingen gedefinieerd dat tezamen de ruimte biedt om alle relevante ondernemingsrisico’s in onder te brengen. De belangrijkste deelverzamelingen worden gevormd door de business units omdat zij direct gerelateerd zijn aan de geformuleerde organisatiedoelstellingen. Naast de risico’s die specifiek van toepassing zijn op (of binnen) de business units worden ook een aantal organisatiebrede risico’s onderkend, voornamelijk gerelateerd aan ondersteunende processen binnen Directie, Strategie & Communicatie en Finance & Operations.

Risicomatrix

In onderstaande risicomatrix hebben we de belangrijkste risico’s uit het risicoregister opgenomen, waarbij we rekening houden met de genomen beheersmaatregelen.

Zeer

Aanzienlijk

Beperkt viii

Zeer gering ix

Belangrijkste risico's Trendrisico Toelichting Beheersmaatregelen i Samenwerkingsverbanden, portfoliobedrijven en internationale bedrijven presteren en ontwikkelen niet volgens verwachting. ii Structuur en organisatie ontwikkelen zich niet passend met omgeving en activiteiten. iii Negatieve berichtgeving over InnovationQuarter.

Gestegen Vanwege de coronaperiode en economische omstandigheden zoals toegenomen instabiliteit en inflatie neemt de kans op dit risico toe.

Gestegen Door het achterblijven van het professionaliseren van de organisatie nemen zowel de kans als de impact van dit risico toe.

Gestegen Door een steeds groter wordend bereik van de activiteiten van InnovationQuarter neemt de kans op dit risico toe.

▶ Portefeuille en organisatie analyse n.a.v. Oekraïne situatie en energiecrisis

▶ Oekraïne monitor (EBZ)

▶ Diverse professionaliseringsinitiatieven opgestart (zie ook prioriteit 2022)

▶ Versneld doorpakken in 2023

▶ Pro-actieve persvoorlichting

▶ Stakeholdermanagement

▶ (Juridisch) advies inwinnen waar nodig iv Niet voldoen aan wet-, en regelgeving en richtlijnen (compliance).

Gestegen InnovationQuarter doet vaker grotere opdrachten (met name vanuit Innoveren) waar ook vaker strengere regelgeving (o.a. vanuit EC) op van toepassing is.

▶ Toets door externe adviseurs v Inzet middelen (tijd/geld) in trajecten zonder perspectief.

Gelijk gebleven

Het risico blijft gelijk, doordat projecten tussentijdse evaluatiemomenten met go/ no-go’s kennen.

▶ Aanscherping beslissingsproces en afwegingskader (implementatie 2023) vi (Gedeeltelijk) wegvallen van exploitatiebijdragen.

Gestegen De kans dat exploitatiebijdragen gedeeltelijk wegvallen, waarbij uitblijvende indexering ook als zodanig wordt aangemerkt, is gestegen, bovendien heeft één participant opgezegd.

▶ Intensieve dialoog met financiers

Belangrijkste risico's Trendrisico Toelichting Beheersmaatregelen vii Politieke invloed op besluitvorming.

Gestegen De positie van InnovationQuarter in de regio is de afgelopen jaren verstevigd. Dit heeft tot gevolg dat InnovationQuarter vaker benaderd wordt om zaken voor elkaar te krijgen.

▶ Stakeholdermanagement viii Relatie financiering en uitkomst (impact) wordt complexer te leggen door stakeholders waardoor financiering achter(wege) blijft. ix De impact van de coronamaatregelen op de activiteiten en de organisatie van InnovationQuarter als geheel. x Personeelsverloop en verzuim en afhankelijkheid van sleutelpersonen ten aanzien van kennis en capaciteit.

Gelijk gebleven Directe impact o.a. op maatschappelijke thema's en SDG's lastig meetbaar

Gedaald Door het geleidelijk opheffen van de coronamaatregelen in 2022 is de kans op dit risico afgenomen.

Gestegen Door de krappe arbeidsmarkt en het hoge verloop is dit risico toegenomen.

▶ Uniformiteit en meetbaarheid impact en KPI's wordt uitgewerkt in ROM overstijgend project xi Stijgende kosten door inflatie. Nieuw De oplopende inflatie in 2022 heeft direct gevolgen voor kosten die InnovationQuarter moet maken. xii Frauderisico. Nieuw Bewuste vervreemding van InnovationQuarter middelen resp. omzeilen van interne processen

▶ Intensivering wervingsactiviteiten en employer branding

▶ Actief (preventief) verzuimbeleid

▶ Expliciteren en structureren informatie en processen (professionaliseringsslag

▶ Informatiemanagement (opstart 2023)

▶ Externe inhuur

▶ Inzet jaarlijkse indexatie exploitatiebijdragen en aanvullende activiteiten

▶ Kostenbewustzijn

▶ Aangescherpt procuratiereglement met vier-ogen principe voor extern commitment en betalingen

▶ Adequate functiescheiding en controls

Voor elke deelverzameling is de risicomanagementcyclus van toepassing. Het te volgen proces is daarbij telkens hetzelfde. De verschillende stappen zijn:

▶ Risico-identificatie: identificatie van risico’s met oorzaak, gebeurtenis en gevolg. In deze activiteit worden de risico’s geïnventariseerd die het behalen van de organisatiedoelstellingen negatief kunnen beïnvloeden. Deze risico’s kunnen een verstorende werking hebben die direct ingrijpt op een van de kerntaken of indirect via een van de ondersteunende processen. Na de identificatie is het belangrijk de ongewenste gebeurtenis en zwakte in detail te analyseren en de oorzaken en gevolgen goed te formuleren. Een voorwaarde om de juiste beheersmaatregelen te kunnen bepalen is het precies formuleren van risico’s wat betreft oorzaken en gevolgen.

▶ Risico-beoordeling: hierbij gaat het om het bepalen van de verwachtingswaarde van risico’s. Dit is het product van de kans van optreden en impact als een risico optreedt. Aan de hand van de beoordeling kunnen de risico’s worden geprioriteerd; welke zijn de belangrijkste om als eerste verder te beheersen door de organisatie.

▶ Plannen beheersmaatregelen: identificeren en selecteren van beheersmaatregelen aan de hand van de keuze van de risicorespons (vermijden/uitsluiten, reduceren, noodvoorziening treffen, overdragen/ transfer, delen of accepteren van het risico). Hoe wordt omgegaan met eventuele kosten voor het uitvoeren van beheersmaatregelen.

▶ De gekozen beheersmaatregelen worden aan een persoon gekoppeld (actiehouder) die vervolgens verantwoordelijk is voor het tijdig uitvoeren van beheersmaatregelen (acties).

▶ Implementeren beheersmaatregelen: uitvoeren van beheersmaatregelen (acties).

▶ Evaluatie beheersmaatregelen: evalueren of maatregelen ingevoerd en effectief zijn.

▶ Communicatie: periodieke rapportages.

In de risicomatrix hebben we de belangrijkste risico’s uit het risicoregister opgenomen en in een risicomatrix geplaatst, waarbij we rekening houden met de genomen beheersmaatregelen. Hoewel niet uitputtend zijn de belangrijkste geïmplementeerde beheersmaatregelen:

▶ Toepassing van het vierogenprincipe (of meer) bij (fraude)gevoelige processen, het procuratiereglement is hiertoe in 2022 aangescherpt.

▶ Effectieve inrichting van de administratieve en bedrijfsprocessen, budgettering, monitoring van afspraken en (voortgang) rapportages.

▶ Uitvoerige en actieve uitvoering van due diligence en beheer van investeringen en screening van ondernemingen en samenwerkingspartners.

▶ Expliciteren en voorwaardelijk maken van de stappen in het investeringsproces door implementatie van Ventureplan en inbedden van expliciete controlestappen door fondscontrol in het investeringsproces.

▶ Analyse van impact op onze organisatie en onze portfoliobedrijven bij events, zoals de volatiele marktsituatie als gevolg van de Oekraïnesituatie; actieve, open en proactieve communicatie met aandeelhouders, publieke partners en financiers, stakeholders en medewerkers.

InnovationQuarter maakt geen gebruik van financiële instrumenten ter afdekking van risico’s ten aanzien van activa, passiva, financiële toestand en resultaat en schat de prijs-, krediet-, liquiditeits-, valuta- en kasstroomrisico’s in als zeer gering. Wel zijn we in 2021 geaccrediteerd voor schatkistbankieren, waardoor we de renterisico's voor het aanhouden van liquide middelen drastisch hebben kunnen verlagen.