Avant ma réunion Fiches de travail sur l’innovation d’InnovatorsBox
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Comment organiser une réunion créative productive Souder son et produire des résultats grâce à la créativité Mener une réunion judicieuse et efficace n’implique pas seulement de réunir les esprits les plus brillants dans la même pièce. Même quand tout le monde
• Quel est le but de la réunion ? Quels résultats les participants s’attendent-ils à obtenir ? Le but et les attentes sont-ils en adéquation ? • Ai-je communiqué à tous les participants l’importance de cette réunion et ce que j’en attends ? Quelle est la façon la plus efficace de communiquer mes attentes ? • D’après moi, qui devrait participer à cette réunion ? Ces personnes seront-elles essentielles à la prise de décision ou à l’atteinte de l’objectif de la réunion ? • Par le passé, qu’est-ce qui m’a plu et déplu dans ces réunions ? Pourquoi ? • Quelle est la disposition de la salle de réunion ? Favorise-t-elle les discussions productives et les idées nouvelles ? • Y a-t-il quelque chose que je voudrais que les participants préparent avant de venir à la réunion pour que la discussion soit plus efficace ? Si oui, comment chacun va-t-il me soumettre sa contribution ? Y a-t-il une date limite de soumission ? • Ai-je passé en revue tout l’aspect logistique ? Par exemple, l’équipement technique et audiovisuel, la nourriture et les rafraîchissements, et la disposition des lieux ?
est ensemble, vos réunions peuvent parfois sembler improductives. Les professionnels et les leaders passent des heures en réunion chaque jour pour un
Notes :
piètre résultat : ils n’avancent pas beaucoup mais sont très stressés. Comment pouvez-vous faire en sorte que votre prochaine réunion soit efficace, qu’il s’agisse d’une séance de brainstorming, d’une réunion d’équipe hebdomadaire ou d’une séance de team building ? Cette fiche de travail vous propose des questions à prendre en compte pour organiser une réunion plus productive et créative.
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Pendant ma réunion • Comment mes participants doivent-ils se sentir en entrant dans la salle de réunion ? Comment puis-je créer cette énergie et cet environnement ? Astuce : pensez à la façon dont la musique, la disposition des salles, la restauration, les documents ou les outils créatifs disponibles sur la table, l’éclairage de la salle et les diapositives contribuent à créer une certaine atmosphère. • Quelles activités vais-je mener tout au long de la réunion pour que le niveau d’énergie dans la salle reste élevé ? • Quelle structure de réunion encouragera les participants à participer et à contribuer facilement sans se sentir perturbés, laissés pour compte ou jugés ?
• Comment vais-je m’y prendre tout au long de la réunion pour ne pas dépasser le temps imparti ou perdre du temps ? • Comment puis-je encourager les participants à réfléchir, à écouter, à discuter et à présenter leurs idées pour qu’ils restent actifs et concentrés tout au long de la réunion ? • Comment les participants sont-ils censés se sentir en sortant de la salle de réunion ? • Comment vais-je m’assurer d’avoir atteint les objectifs que je m’étais fixés pour la réunion avant le départ des participants ? • Les participants et moi-même avons-nous fixé des objectifs clairs et déterminé des actions à mener après la fin de la réunion ?
Notes :
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Après Ma Réunion • Quand les notes de réunion seront-elles communiquées au groupe ? Qui en est responsable ? • Comment puis-je continuer sur cette lancée ?
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• Comment puis-je demander des comptes au groupe concernant les actions à mener et les résultats à obtenir après la réunion ? • Que vais-je faire de nouveau à la prochaine réunion ? Pourquoi ? • Que vais-je faire différemment à la prochaine réunion ? Pourquoi ?
Notes :
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