Abc guide möten

Page 1

ABC GUIDE

Enklare MÖTEN Lär dig grunderna för att hålla framgångsrika möten Undersökningar visar att många personer i chefsposition tillbringar så mycket som 20 timmar i möten varje vecka. Många upplever att en stor del av dessa möten inte är så effektiva som de kunde vara och att de inte alltid leder till konkreta resultat. Problemen med vår möteskultur är otaliga. Folk kallas till möten de inte är intresserade av och där de egentligen inte behövs. Oklara agendor gör att folk ofta inte vet vad det egentliga syftet med ett möte är. Möten hålls utan tillräcklig struktur där ordföranden inte förmår styra upp diskussionerna. Otillräcklig eller obefintlig summering och uppföljning gör samtidigt att mötesdeltagare lämnar möten med vitt skilda uppfattningar om vad som beslutats. Samtidigt går det inte att komma ifrån det faktum att möten är oerhört viktiga. På många sätt utgör det själva nerven i verksamheten. Det är här agendan sätts, budgeten bestäms, investeringsplaner klubbas och karriärer avgörs. Möten är den arena där medarbetare agerar och bedöms. Den som behärskar möteskonsten främjar inte bara sitt företag utan också sin egen karriär.

Öka människors deltagande under möten

Möten – navet i framgångsrika verksamheter

Många möten förlorar i kvalitet på grund av att deltagarna inte deltar fullt ut i mötet. För att öka engagemanget och energinivån hos mötesdeltagarna tänk på att:

Möten med ett väl kommunicerat syfte och som når bra resultat är ett av organisationens viktigaste verktyg. Bra möten inspirerar människor, leder till problemlösning, innovation, förbättrat samarbete och i längden till bättre beslut och resultat. Det finns en rad tekniker du kan använda för att förbättra kvaliteten på organisationens möten.

Ha en bra mötesagenda Tydliga mötesagendor är det första steget för att öka kvaliteten på organisationens möten: • Specificera datum, plats, start- och sluttid för mötet. • Formulera i högst två meningar vad syftet med mötet är. Varför hålls mötet och vad skall det åstadkomma? • Ange vilka som kommer att vara närvarande. • Lista vilka frågor som kommer att tas upp samt i vilken ordning de kommer att behandlas. • Specificera ungefär hur lång tid varje mötespunkt skall ta i anspråk. • Ange hur deltagarna förväntas förbereda sig ifråga om inläsning eller andra förberedelser. • Distribuera mötesagendan till varje mötesdeltagare ett par dagar i förväg.

• Lägga mötet på morgonen. Undvik att planera in möten efter lunch eller sent på eftermiddagen då de flesta människors blodsockernivå sjunker. • Servera lätta luncher om mötet fortsätter efter lunch. • Se till att mötesrummet är vädrat, svalt och rejält upplyst. • Var en stödjande diskussionsledare – undvik att dominera diskussionen. • Arrangera stolar och bord så att mötesdeltagarna får maximal ögonkontakt. • Ha lika många stolar som deltagare – tomma stolar skapar psykologiska ”gap” mellan deltagarna. • Ställ frågor till deltagare som inte deltar aktivt. • Nämn i förbifarten namn på dem som inte deltar aktivt. Detta kommer att ge dem en subtil uppmaning att bidra till diskussionen. • Gör andra delaktiga och involverade i förberedelserna av mötet.

www.insightlab.se


ABC GUIDE Enklare MÖTEN Få mötesdeltagare att följa upp mötet i handling Många möten resulterar tyvärr inte i handling och uppföljning. För att få saker att hända efter ett möte kan du använda dig av följande tekniker: • Avsluta mötet med en summering av vilka åtgärder som skall vidtas. Specificera vem som skall göra vad och när. • Anteckna de åtaganden som görs under mötet. • Skicka ut handskrivna påminnelser dagarna efter mötet. Genom detta ger du en tydlig signal om vikten du fäster vid det som överenskommits. • När en person inte gör det han eller hon har lovat – ring och fråga om du kan hjälpa till. Denna teknik är långt mer effektiv än att påtala att personen är sen med sin uppgift. Källa: Personal:Manual, Effektiva möten, Insightlab

Tips! Var tydlig med syftet med mötet Var noga med vilket syfte du har med mötet (eller blandning av syften). Är det att: • • • • • • •

ge information projektplanera fördela arbetsuppgifter fatta beslut generera nya idéer utbyta erfarenheter stärka gemenskapen

Det är viktigt för resultatet att du använder ett mötesupplägg som passar ditt syfte. Källa: www.skaparlust.nu

Expertens bästa tips! Många spenderar idag mer än hälften av sin arbetstid på möten som de i många fall hade klarat sig bra utan. I denna kostsamma problematik ligger en enorm förbättringspotential. Hur tar man de första stegen mot en kreativare och mer effektiv möteskultur? Margitha Ronnerstam Stridsman arbetar som konsult och utbildare med effektiva möten som en av sina specialiteter. Hon tipsar om hur man kommer igång: • Börja med att klargöra syftet med varje möte. • Utbilda en eller flera mötesledare. • Inför en enkel mötesmodell.

för utsätter att man lyckas skapa en kultur där varje medarbetare tar eget ansvar att hålla sig uppdaterad, säger Margitha.

När man tänker efter hur mycket möten faktiskt kostar är det förvånande hur lättvindigt de flesta organisationer tar på sina möten. För ett enda möte kommer man lätt upp i en kostnad på minst 20 000 kronor.

Två punkter som du bör stryka från agendan

– Behöver man göra ett inköp för motsvarande summa finns det nästan alltid inköpsregler och modeller för kvalitetssäkring, men att kalla till ett möte – det kan ofta vem som helst göra, påpekar Margitha Ronnerstam Stridsman.

Möten är inte alltid bästa sättet Många möten håller vi av ren slentrian. Både när det gäller ren information och teambuilding finns det många aktiviteter som faktiskt lämpar sig bättre. – De vanligaste informationskanalerna är massutskick och möten, men de är egentligen inte speciellt effektiva. Jag rekommenderar istället att man publicerar informationen någonstans där var och en kan söka upp den. Men det

”Information” och ”övrigt” är två punkter som aldrig bör tas upp på möten. – Det kan vara okej att ha med information på ett möte om det är mötets huvudsakliga syfte och om du har kommit fram till att ett möte är bästa formen för informationen, förtydligar Margitha. – Antingen slösar vi vår tid på något oviktigt eller så är frågan så viktig att den förtjänar att förberedas bättre. Istället för punkten ”övrigt” bör vi därför ha en tydlig kanal för att väcka frågor till agendan, råder Margitha. Källa: Intervju med Margitha Ronnerstam Stridsman

© 2015 InsightLab


ABC GUIDE Enklare MÖTEN Vanliga mötesproblem och dess lösningar De flesta chefer upplever att många av organisationens möten är ineffektiva och ofta direkt tråkiga. För att skapa ett vitalt och produktivt företagsklimat är det därför viktigt att se över organisationens mötesteknik. Genom att åtgärda följande mötesproblem kan mötesproduktiviteten ofta ökas markant:

Problem 1: Medarbetarna tar inte möten på allvar Åtgärd: Slå fast att möten är en viktig del av arbetet. Företaget Intel har exempelvis hängt upp en affisch i alla mötesrum över hela världen som påminner deltagarna om vikten av produktiva möten. Affischen ställer ett par enkla frågor: ”Är du medveten om mötets syfte? Har du en agenda? Vet du din roll?” och ”Använder du tiden effektivt?”

Problem 2: Mötena är för långa Åtgärd: Använd mjukvara för att räkna ut möteskostnaden och för att generera idéer. Milwaukee Area Technical College har tagit fram en mjukvara, ”Meeting Meter”, som räknar ut hur mycket varje möte kostar. Vid varje möte anges vilka deltagarna är och hur länge mötet varar. Deltagarnas timlön multipliceras sedan automatiskt med tiden.

Problem 3: Deltagarna håller sig inte till ämnet Åtgärd: Ta agendan på allvar och ”parkera” sidospår på ett separat dokument. På Intel distribueras agendan med ett par dagars varsel. På agendan framgår vilka deltagarna är, vilka ämnen som skall tas upp, målsättningen för varje diskussionspunkt, vem som kommer att leda varje segment och hur lång tid de olika segmenten beräknas ta samt vilken beslutsregel som gäller för respektive fråga. Företaget skiljer på fyra beslutsregler: • Auktoritativt (ledaren har fullt beslutsansvar) • Konsultativt (ledaren tar beslut efter beaktande av deltagarnas synpunkter) • Beslut genom röstning • Konsensusbeslut

Problem 4: Mötet resulterar inte i åtgärder Åtgärd: Skapa ett elektroniskt dokument under mötets gång. Låt en deltagare löpande skriva ned alla förslag och överenskomna åtgärder på en dator. Helst bör dokumentet projiceras upp på en storbildsskärm. Dokumentet säkerställer att alla deltagare är överens och eniga kring vilka åtgärder som skall genomföras.

Problem 6: Ovanor upprepar sig Åtgärd: Notera löpande vad som fungerar bra respektive dåligt. Charles Schwab & Co, ett finansbolag i San Francisco, har på alla möten en person som fungerar som ”observatör”. Observatören noterar löpande vad som fungerar och vad som inte fungerar under mötet. Observatörslistorna sammanställs regelbundet för att generera feedback till alla anställda. Källa: Personal:Manual, Effektiva möten, Insightlab

Anpassa storleken på dina möten Innan du bestämmer antal mötesdeltagare, fundera över syftet med mötet. För många eller för få deltagare kan nämligen göra möten ineffektiva. Följ dessa riktlinjer:

Stort möte för idégenerering: Bjud in många deltagare med olika bakgrund.

Mindre möte för diskussioner:

Utmaningen är att bibehålla fokus utan att hämma kreativiteten.

Låt bara de viktigaste intressenterna medverka.

Problem 5: Viktig information saknas

Vid beslutsfattande:

Åtgärd: Se till att ha tillgång till information i realtid. Med dagens teknik är det lätt att komma åt avgörande information direkt under mötet. Ett effektivt sätt är att låta någon ta rollen som ”informationsansvarig” under mötet och söka fram den information som behövs. Detta är mer effektivt än om alla sitter uppkopplade och söker information under mötets gång.

Låt bara berörda, beslutfattande personer vara med när det är dags att ta beslut.

Gör gruppen större vid implementering: När beslutet ska omvandlas i praktiken: Involvera en större grupp av intressenter. Källa: The Organized Executive

www.insightlab.se


ABC GUIDE Enklare MÖTEN Chefernas egna bästa tips! Avdelningsmöten som workshops På min avdelning har vi numera avdelningsmöten med workshops ang. aktuella ämnen på avdelningen. Mycket bra, vi har fått fler engagerade medarbetare och många bra tips och inputs. Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation

En palett av olika möten • Ha korta, snabba veckomöten med all personal, så att alla är uppdaterade på vad som händer just denna vecka. • Längre fördjupande möten, regelbundet för längre samtal och diskussioner. • Jag använder ofta mail om jag behöver nå ut med samma info till många på samma gång. • Regelbundna möten med avdelningschefer för att hålla alla informerade och även få info själv. • Enskilda möten med avdelningschefer för att lösa problem eller andra svårigheter. Greta Celvin ISS Facility Services

Lunchmöten med personalen

Kort dagligt möte med gruppen

Ha ett lunchmöte med personalen minst en gång i månaden. Skriftlig kommunikation med nya rutiner, ändringar på rutiner etcetera som tas upp på månadsmöten för att säkerställa alla har hört/läst dem. Personalsamtal tre gånger om året och ett ”stort” samtal på våren där vi sätter mål, pratar om det gångna året och så vidare. Ha ett uppföljningssamtal efter 6 månader och ett personalsamtal med hela gruppen.

Jag försöker reda ut problem så snart de uppträder. Vi är en liten arbetsplats (4 st) och för oss är det viktigt med dels ett kort dagligt möte (10 min) samt ett längre en gång per månad. Trots att vi talar hela tiden är just den avsatta tiden värdefull.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation

Ett effektivt sätt att skaka liv i medarbetare som jobbat tillsammans under lång tid och rutinmässigt sitter av interna möten är att ställa mötesdeltagarna mot varandra medan du själv agerar moderator. Utgå från ett aktuellt handlingsalternativ för ditt företag, förklara att en grupp skall argumentera för och en annan emot. Det kan röra sig om vilka produkter som skall produceras eller vilken marknad ni skall vända er till. Låt debatten vara lekfull så att nya idéer och argument kommer fram. Sammanfatta sedan huvudpunkterna och låt gruppen gemensamt diskutera dem.

Fyra tips 1. Ärlighet vinner alltid. Kritik, bra som dålig skall alltid gå direkt till medarbetaren. Jobbar man så så blir det inte obekvämt att prata om det som också ibland ”svider”. 2. Samla viss information som kan läsas (alltså som inte behöver verbaliseras) ut till medarbetaren via exempelvis veckoinfo/ mejl. Vi måste bli bättre på att inte mejlbomba medarbetarna. 3. Vara noga med vilka punkter på dagordningen som behöver tid och stanna upp vid dem. Skapa framförhållning, och med det möjlighet att påverka och förändra. 4. Bestämma start och sluttider på möten och hålla dem. Vara noga med syftet. Cathrine Berntsson, Tjörns kommun

För kick-offen Se till att alla kick-off:er och konferenser har ett bra formellt program kring vart verksamheten syftar och är på väg.

Åsa Rydman, Vällingby Tandvårdscenter

Skapa dynamik på ”trötta” möten

Källa: Management Tips

Uppmuntra idéflödet Ett bra sätt att uppmuntra nya idéer är att skilja brainstorming från utvärdering – gärna i två separata möten. Börja med att spinna på idéer som ingen får kritisera eller utvärdera. Använd nästa möte till att diskutera för- och nackdelar med varje idé. Med denna uppdelning förhindrar du att idégenereringen spårar ut till ”idékritisering”. Källa: Communicating at Work, Tony Allessandra, Phil Hunnsaker

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation

Lägg in en ”ryktesrunda” En ”skvaller/ryktesrunda” kan vara ett lätt sätt att komma in på sådant som annars skulle kunna vara känsligt att ta upp. Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation

© 2015 InsightLab


Turn static files into dynamic content formats.

Create a flipbook
Issuu converts static files into: digital portfolios, online yearbooks, online catalogs, digital photo albums and more. Sign up and create your flipbook.