ABC GUIDE Prioritera i vardagen Att lägga sitt fokus och energi på rätt saker Om du frågar dina kollegor, chefer och vänner säger troligen de flesta att det de saknar mest är tid. Men väldigt få människor känner att de använder sin tid effektivt. Studier vid Harvard University visar att de som presterar väl och som samtidigt ett liv i balans, har två karaktärsdrag gemensamt: förmåga att fokusera och energi. Med fokus menas koncentrerad uppmärksamhet – förmågan att rikta in sig på målet, att inte omedelbart reagera på eller bli distraherad av möten, e-post och oförutsedda krav. Med energi menas den kraft som får bränsle av ett starkt personligt engagemang – det som får oss att ge ytterligare lite till när arbetsbördan är tung och deadline närmar sig. Att enbart ha en av egenskaperna är inte tillräckligt för att skapa ett effektivt agerande.
De mindre effektiva – De personer som både har låg energinivå och dålig förmåga att fokusera tenderar att förhala saker. Om man har god förmåga att fokusera men låg energinivå kan man känna sig oförmögen att engagera sig i uppgifter. Ett halvhjärtat engagemang i arbetsuppgifterna är en gemensam nämnare för den här typen av beteende. De ständigt upptagna – Hög energinivå men dåligt fokus har de som blandar ihop konstruktivt agerande med att agera över huvudtaget. När människor med den här typen av beteende är pressade känner de ett desperat behov av att göra någonting, vad som helst. Även under mer stabila förhållanden känner de pressen att vara upptagna. Den största andelen människor återfinns enligt studien i den här gruppen.
De mest effektiva
– De mest effektiva personerna har både hög energinivå och hög förmåga att fokusera. Ett tydligt syfte med vad de vill uppnå hjälper dem att fatta beslut om hur de ska använda sin tid. De väljer sina mål – och sina slag – mycket mer noggrant än vad det stora flertalet gör. En annan anledning till att de är så effektiva är att de är vana vid att hushålla med sin energi. Väl medvetna om tidens värde hanterar de den varsamt. De kan exempelvis avsätta tid för att bara tänka. De mest effektiva är också duktiga på att reducera stress och fylla på energi genom fritidsintressen eller att ”prata av sig” med sin partner eller med sina vänner. Den största skillnaden mellan de mest effektiva och andra är det sätt som de närmar sig jobbet. De flesta av oss låter sig begränsas och styras av externa krafter och omständigheter och vi utgår ifrån dessa faktorer när vi bestämmer oss för vad som är genomförbart eller inte. De målmedvetna gör tvärtom. De bestämmer sig först för vad de vill uppnå och därefter arbe-
tar de med att hantera de externa förutsättningarna så att de i slutändan når sina mål. En vägran att låta distraktioner, andras tyckande och upplevda begränsningar sätta agendan är kanske den viktigaste skillnaden mellan den här gruppen av människor och andra.
Nyckelfrågan för en effektivare och mer balanserad vardag En anledning till att vi ibland inte gör något meningsfullt med vår tid är att vi helt enkelt inte har klart för oss vad vi borde göra med den.
Första bästa uppgift Ett exempel på detta är när vi jobbar med ett projekt och kastar oss in i den första bästa uppgift som dyker upp och som har med projektet att göra. Vi tror att vi är effektiva eftersom vi faktiskt jobbar med vårt projekt. Men vi vet egentligen inte om det är den bästa uppgiften att ta itu med just då. Ett bra sätt att minska risken för att kasta bort tiden på onödiga uppgifter är att se till att vi har tydliga mål och att löpande ställa sig frågan ”vad är det bästa jag kan göra av min tid just nu?” Så fort du har klarat av en uppgift, ställ frågan igen och agera på det svar du ger dig själv.
Hindra autopiloten Inte nog med att den här frågan tvingar dig att prioritera dina uppgifter. Den gör också att risken för att din autopilot ska gå igång minskar. Med andra ord så måste du hejda dig en smula innan du bestämmer dig för vad du ska göra. Källa. http://personligeffektivitet.com/en-viktig-fraga-for-att-ta-tillvarapa-din-tid/
www.insightlab.se