ABC GUIDE
AV:s nya föreskrifter kring arbetsmiljö 10 frågor och svar om de nya föreskrifterna 1. Varför har Arbetsmiljöverket tagit fram nya föreskrifter? Människor ska inte behöva bli sjuka på grund av ohälsosam arbetsbelastning eller kränkande särbehandling på jobbet. Arbetsmarknaden och arbetslivet har förändrats likväl som kunskapen kring vilka orsaker som ligger till grund för arbetsrelaterad ohälsa i dagens arbetsliv. Föreskrifterna konkretiserar arbetsmiljölagen, som är en generell lagstiftning, och preciserar vilka faktorer som ingår i det systematiska arbetsmiljöarbete som alla arbetsgivare är skyldiga att bedriva. Tydligare regler gör det lättare för arbetsgivare att göra rätt.
2. Vilka omfattas av de nya föreskrifterna? Föreskrifterna gäller samtliga verksamheter där arbetstagare utför arbete för arbetsgivares räkning. De som hyr in arbetskraft likställs som arbetsgivare. Det är du som arbetsgivare som har ansvaret för föreskrifterna och att arbetsmiljölagen följs. De som genomgår utbildning eller är under vård i anstalt likställs inte med arbetstagare vid tillämpningen av föreskrifterna och omfattas därför inte av dem.
3. När kommer föreskrifterna att träda i kraft? Föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) kommer att träda i kraft den 31 mars 2016.
4. Kommer föreskrifterna tas fram på andra språk? Föreskrifterna finns på engelska och du kan ladda ner dem som pdf på av.se. Arbetsmiljöverket kommer att se över vilka andra språk reglerna behöver över sättas till.
5. Vad är organisatorisk och social arbetsmiljö? Den organisatoriska arbetsmiljön omfattar villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar: ledning och styrning, kommunikation, delaktighet, handlingsutrymme, fördelning av arbetsuppgifter, krav, resurser och ansvar. Den sociala arbetsmiljön handlar om villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar socialt samspel, samarbete och socialt stöd från chefer och kollegor.
6. Vilket stöd har arbetsgivaren för att kunna uppfylla de nya kraven? Arbetsmiljöverket arbetar med att ta fram en vägledning som ger arbetsgivare anvisningar om hur föreskrifterna kan användas. Vägledningen kommer att vara klar under våren 2016. Utöver vägledningen och informationsinsatser så är arbetsmarknadens parter, branschorganisationer, företagshälsovården och utbildningsorganisationer viktiga för att täcka det utbildningsbehov som finns.
7. Vad får de nya föreskrifterna för konsekvenser för arbetsgivaren? De nya reglerna stödjer arbetsgivaren att förebygga ohälsa på arbetsplatsen, och de tydligare reglerna gör det lättare för dem att göra rätt. För en del kan det initialt innebära ökade insatser och ökat fokus på arbetsmiljöarbetet, men på sikt kommer det troligen att bli en naturlig del. Om reglerna inte följs kan Arbetsmiljöverket ställa krav på arbetsgivaren och utfärda vitesföreläggande.
8. Vad får de nya reglerna för konsekvenser för arbetstagarna? Vi förväntar oss att de nya reglerna kommer att minska risken för att människor
www.insightlab.se
blir sjuka på grund av ohälsosam arbetsbelastning, eller kränkande särbehandling på jobbet. Reglerna kan ge arbetstagarna ett stöd i att ta upp organisatoriska och sociala arbetsmiljöfrågor på arbetsplatsen.
9. Vilket ansvar har medarbetaren för att bidra till en god arbetsmiljö? Enligt arbetsmiljölagen kapitel 3, 4 §, ska arbetstagaren medverka och följa de föreskrifter och regler som gäller på arbetsplatsen. Arbetstagaren har även skyldighet att meddela om det finns akuta risker på arbetsplatsen. Ett viktigt budskap är att arbetstagarna ska kommunicera bristerna i arbetsmiljön och inte själva kompensera för dem. Det är viktigt att alla är involverade i arbetsmiljöarbetet. Delaktighet är en mycket viktig aspekt av den sociala arbetsmiljön.
10. Var hittar jag information om de nya föreskrifterna? Du kan beställa föreskrifterna som trycksak eller ladda ner dem som pdf. Mer information om organisatorisk och social arbetsmiljö finns på av.se. Källa: Arbetsmiljöverket, www.av.se
ABC GUIDE
Arbetsmiljöverkets nya föreskrifter Organisatorisk och social arbetsmiljö
Dina skyldigheter som arbetsgivare 1. Bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete Som arbetsgivare har du ansvar att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Däri ingår bland annat att upprätta en arbetsmiljöpolicy och kontinuerligt undersöka och bedöma vilka risker som finns i verksamheter och att genomföra åtgärder för att förebygga och åtgärda dessa risker.
2. Säkerställa att cheferna har nödvändiga kunskaper Som arbetsgivare är du ansvarig för att se till att chefer och arbetsledare har kunskaper om: • hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning • hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling
3. Ha skriftliga mål för arbetsmiljön Alla arbetsgivare med fler än 10 anställda ska ha skriftliga och dokumenterade mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Som arbetsgivare ska du ge arbetstagarna möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och se till att de känner till dem.
4. Anpassa arbetsbelastningen Arbetsgivaren ska se till att de arbetsuppgifter och befogenheter som tilldelas arbetstagarna inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning. Det innebär att resurserna ska anpassas till kraven i arbetet. Arbetsgivarens skyldigheter att förebygga ohälsosam arbetsbelastning omfattar såväl chefer och arbetsledare som andra arbetstagare.
5. Tydlighet kring arbetet Som arbetsgivaare ska du se till att arbetstagarna: 1. känner till vilka arbetsuppgifter de ska utföra, 2. vet vilket resultat som ska uppnås med arbetet,
3. har kunskap om det finns särskilda sätt som arbetet ska utföras på och i så fall hur, 4. vet vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när tillgänglig tid inte räcker till för alla arbetsuppgifter som ska utföras, och 5. vet vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd för att utföra arbetet. Arbetsgivaren ska därutöver säkerställa att arbetstagarna känner till vilka befogenheter de har enligt punkterna 1–5.
5. Motverka psykiskt påfrestande arbetsuppgifter Arbetsgivaren ska vidta åtgärder för att motverka att arbetsuppgifter och arbetssituationer som är starkt psykiskt påfrestande leder till ohälsa hos arbetstagarna.
6. Motverka ohälsa på grund av arbetstidens förläggning Arbetsgivaren ska vidta de åtgärder som behövs för att motverka att arbetstidens förläggning leder till ohälsa hos arbetstagarna.
7. Motverka kränkande särbehandling Arbetsgivaren ska klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten. Arbetsgivaren ska vidta åtgärder för att motverka förhållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkande särbehandling. Arbetsgivaren ska se till att det finns rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras. Av rutinerna, som ska göras kända för alla arbetstagare, ska det framgå: 1. vem som tar emot information om att kränkande särbehandling förekommer, 2. vad som händer med informationen, vad mottagaren ska göra, och 3. hur och var de som är utsatta snabbt kan få hjälp. Källa: Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4)
© 2015 InsightLab
VIKTIGA DEFINITIONER Krav i arbetet De delar av arbetet som fordrar upprepade ansträngningar. Kraven kan exempelvis omfatta arbetsmängd, svårighetsgrad, tidsgräns, fysiska och sociala förhållanden. Kraven kan vara av kognitiv, emotionell och fysisk natur.
Kränkande särbehandling Handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap.
Ohälsosam arbetsbelastning När kraven i arbetet mer än tillfälligt överskrider resurserna. Denna obalans blir ohälsosam om den är långvarig och möjligheterna till återhämtning är otillräckliga.
Organisatorisk arbetsmiljö Villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar ledning och styrning, kommunikation, delaktighet, handlingsutrymme, fördelning av arbetsuppgifter och krav, resurser och ansvar.
Resurser för arbetet Det i arbetet som bidrar till att uppnå mål för arbetet, eller hantera krav i arbetet. Resurser kan vara: arbetsmetoder och arbetsredskap, kompetens och bemanning, rimliga och tydliga mål, återkoppling på arbetsinsats, möjligheter till kontroll i arbetet, socialt stöd från chefer och kollegor och möjligheter till återhämtning.
Social arbetsmiljö Villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar socialt samspel, samarbete och socialt stöd från chefer och kollegor.
ABC GUIDE
Arbetsmiljöverkets nya föreskrifter Organisatorisk och social arbetsmiljö
Arbetsmiljöverkets råd och rekommendationer Utbilda chefer och ge dem rätt förutsättningar
Ha en dialog om förväntningarna och målen
hälsa. Exempel på förläggning av arbetstider som kan medföra risker för ohälsa är
Ett sätt för arbetsgivaren att tillföra kunskaper är att ge utbildning, gärna för chefer, arbetsledare och skyddsombud tillsammans. Det underlättar för chefer och arbetsledare när även skyddsombuden har motsvarande kunskaper. Utbildning kan ges av företagshälsovård eller annan resurs med kompetens inom området.
Genom att fortlöpande gå igenom punkterna 1–5 under kravet ”Tydlighet” (på sid 2) blir det möjligt att förebygga onödiga krav och belastningar på arbetstagarna. Det kan vara lämpligt att kommunicera punkterna gemensamt till arbetstagare som delar ansvar och arbetsuppgifter för att på så vis underlätta samarbete. Arbetsgivaren bör skapa möjligheter för arbetstagarna att uppmärksamma arbetsgivaren på eventuella oklarheter som rör punkterna. Det är viktigt att arbetsgivaren tar hänsyn till arbetstagarnas olika förutsättningar när det gäller att kommunicera.
1. skiftarbete, 2. arbete nattetid, 3. delade arbetspass, 4. stor omfattning av övertidsarbete, 5. långa arbetspass, och 6. långtgående möjligheter att utföra arbete på olika tider och platser med förväntningar på att vara ständigt nåbar.
Ta fram en plan för hur i ska nå arbetsmiljömålen Grundläggande för ett framgångsrikt arbete mot målen är, förutom att ni har en genomarbetad plan för att nå dem, att de är förankrade i den högsta ledningen och i övriga delar av organisationen. Målen kan syfta till att exempelvis stärka och förbättra kommunikation, lärande, ledarskap, samarbete, inflytande och delaktighet.
Anpassa arbetsbelastningen Att minska arbetsmängd, ändra prioriteringsordning, variera arbetsuppgifterna, ge möjligheter till återhämtning, tillämpa andra arbetssätt, öka bemanning eller tillföra kunskaper är exempel på åtgärder för att förebygga ohälsosam arbetsbelastning. Arbetsgivaren bör även försäkra sig om att den teknik som används är utformad och anpassad till det arbete som ska utföras. Det är viktigt att arbetsgivaren skapar förutsättningar för arbetstagarna att uppmärksamma arbetsgivaren på höga krav och bristande resurser. Genom att bedriva ett ledarskap som möjliggör regelbunden dialog med arbetstagarna kan tecken och signaler på ohälsosam arbetsbelastning uppmärksammas och obalanser rättas till. Det är viktigt att arbetsgivaren inom ramen för sitt arbetsmiljöarbete undersöker och åtgärdar risker kopplade till arbetsbelastning.
Motverka psykiskt påfrestande arbetsuppgifter och situationer Exempel på arbetsuppgifter och arbetssituationer som kan vara starkt psykiskt påfrestande är att bemöta människor i svåra situationer, utsättas för trauman, lösa konflikter, fatta svåra beslut under press där också etiska dilemman ingår. Exempel på åtgärder som bör övervägas vid starkt psykiskt påfrestande arbete är: 1. regelbundet stöd av handledare eller tillgång till annan expert inom området, 2. särskilda informations- och utbildningsinsatser, 3. hjälp och stöd från andra arbetstagare, 4. rutiner för att hantera krävande situationer i kontakter med kunder, klienter med flera. Det är viktigt att arbetsgivaren skapar förutsättningar för arbetstagarna att uppmärksamma arbetsgivaren på särskilt påfrestande arbetsförhållanden.
Motverka ohälsa på grund av arbetstidens förläggning Arbetsgivaren bör redan vid planeringen av arbetet ta hänsyn till hur arbetstidens förläggning kan inverka på arbetstagarnas
www.insightlab.se
Arbetsgivaren bör särskilt uppmärksamma möjligheterna till återhämtning. Arbetsgivaren bör även ta hänsyn till att arbetstidens förläggning påverkar risken för olyckor. I arbetstidslagen (1982:673) anges gränser för hur många timmar arbetstagare som mest får arbeta och vilka viloperioder de minst ska ha.
Förebygga kränkande särbehandling Klargörandet kan lämpligen göras skriftligen i en policy. Chefer och arbetsledande personal har ett särskilt ansvar när det gäller att förebygga, uppmärksamma och hantera kränkande särbehandling. Det är därför viktigt att de uppfyller kunskapskraven i 6 §. Ett gemensamt arbete kring bemötande och uppträdande kan bidra till att motverka kränkande särbehandling. Exempel på förhållanden i verksamheten som är viktiga att vara uppmärksam på är konflikter, arbetsbelastning, arbetsfördelning, förutsättningar för samarbete och konsekvenser av förändringar. Det kan finnas behov av att ingripa snabbt och göra en bedömning av situationen för att förhindra att den förvärras. Arbetsgivaren kan ge företagshälsovård eller annan sakkunnig uppdraget att ge stöd och hjälp. Källa: Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4)
ABC GUIDE
Arbetsmiljöverkets nya föreskrifter Organisatorisk och social arbetsmiljö
De 7 nycklarna i ledarskapet för ett sunt arbetsklimat och hållbara prestationer Tidigare genomförde Insightlab en kvalitativ studie bland 10 chefer och 10 ledande experter inom området arbetsmiljö och hälsa, kring vad som krävs för att skapa sunda arbetsklimat och hållbara prestationer. Utifrån forskningsresultat och chefernas erfarenheter kunde sju nycklar i ledarskapet identifieras.
Nyckel 1: Tydlighet som chef Många av de chefer och experter som Insightlab intervjuat kring frågor som rör hållbara arbetsklimat lyfter fram tydlighet, i alla dess former, som en förutsättning för att minimera stressen bland medarbetarna (och hos sig själv som chef). Det handlar om tydliga förväntningar, processer, mål, ansvarsområden, ramar, uppföljning och utvärderingar. Motsatsen – otydlighet – leder till osäkerhet vilket ofta är en säker väg till ökad stress.
Nyckel 2: Ge frihet och ansvar att styra sin tid och arbetsupplägg Den andra nyckeln för att skapa hållbara arbetsklimat är kombinationen frihet och ansvar – vilket handlar om en känsla av kontroll över den egna situationen för den enskilde. Många av de intervjuade cheferna har betonat vikten av att ge medarbetarna ansvar, förtroende och frihet att utforma sitt eget arbete men också att stötta med ramar och rätt utveckling. Gunnar Aronsson, professor vid Psykologiska institutionen vid Stockholms universitet, lyfter fram följande faktorer för att människor ska uppleva att de utövar kontroll över sin situation på arbetsplatsen: • • • • • • •
Utveckla färdigheter och kunskaper Utarbeta egna metoder och rutiner Använda sin utbildning Lära nytt Ta ansvar Vara oberoende Kunna variera arbetet
Nyckel 3: Kommunicera, informera och stäm av Löpande dialog, kommunikation och information är den tredje nyckeln för att skapa det hållbara arbetsklimatet. Frånvaron av detta skapar osäkerhet vilket i sin tur leder till oro och spekulationer, särskilt i tider av förändring och osäker konjunktur. Jan Svensson på Hemvärnets stridsskola menar att kommunikationen mellan människor har som övergripande syfte att säkerställa egen överlevnad. Den har också underliggande syften som att:
Öppenhet och en vilja att hjälpa varandra. På arbetsplatserna med hållbara arbetsklimat finns det en anda av att göra sitt eget jobb bra, men lika viktig är inställningen att rycka in där det behövs för att stötta sina kollegor. Fördela arbetsuppgifter och lär känna varandras områden. I arbetet med att skapa både utvecklande arbetsuppgifter och säkra en rimlig arbetsbörda för var och en är det ofta en poäng att lära sig varandras uppgifter. Detta leder både till ökad utveckling och till minskad sårbarhet och stress i händelse av frånvaro.
• Etablera relationer • Utveckla relationer • Fördjupa relationer
Nyckel 6: Diskutera hälsa, stress och förse med verktyg
Det handlar enligt Jan om att ha inställningen att mötet mellan människor och kommunikationen är viktig – i själva verket helt avgörande för att verksamheten och människor ska utvecklas och må bra. Jans råd är därför att prioritera kommunikationen – låt den ta plats!
Det hållbara arbetsklimatet skapas till stor del genom ett medvetet ledarskap, delaktighet, tydlighet, samarbete och löpande prioriteringar. Förutom dessa grundläggande förutsättningar är det många av de intervjuade cheferna som berättar om vikten av att adressera frågor om hälsa, arbetsmiljö och stress direkt. I arbetet med att förebygga stress är det flera av de intervjuade cheferna som har tagit initiativ till att förse sina medarbetare med konkreta verktyg och utbildning i personlig effektivitet.
Nyckel 4: Prioritera, fokusera och välj bort En av de svåraste uppgifterna som alla chefer måste lära sig att behärska är konsten att prioritera. På grund av begränsade resurser i form av både kapital och personal är det i princip omöjligt att arbeta med alla aktuella projekt på en och samma gång i en organisation. Därför är det helt avgörande att som chef kunna prioritera vissa projekt framför andra.
Nyckel 5: Skapa teamanda och samarbete En stor del av arbetet i dagens organisationer utförs av arbetslag – vi är med andra ord beroende av varandra för att både lyckas med våra egna och de gemensamma uppgifterna och för att skapa en hållbar arbetssituation. Många av de intervjuade cheferna har tryckt på vikten av samarbete och laganda för att skapa ett utvecklande och hållbart arbetsklimat.
© 2015 InsightLab
Nyckel 7: Skapa trygghet och förtroende Osäkerhet om framtiden är starkt förknippat med stress. När vi oroar oss för vår anställning, vår privatekonomi, hälsa eller arbetssituation ökar stressen och mycket onödig energi går till spillo. Ett genomgående drag i intervjuerna har därför varit att arbeta aktivt för att skapa “trygghet” i många olika former. • • • • •
kring kring kring kring kring
privatekonomin hur det går för verksamheten anställningen aktuella uppgifter ledarskapet
Källa: Chefens guide till hållbara arbetsklimat, Insightlab AB