Checklista: De vanligaste stresskällorna i samband med förändring Förändringar och omorganisationer är en av de största stresskällorna för många anställda idag. I och med att många verksamheter befinner sig i ett mer eller mindre konstant förändringsläge är risken för stress bland medarbetare och chefer naturligtvis stor. En undersökning av Insightlab från 2007 om svenska chefers förändringserfarenheter framkom sex vanliga fallgropar vilka var och en leder till onödig stress i organisationen och hos den enskilde:
Fallgrop 1: Bristande motiv till förändring Bristen på tydliga motiv till att förändringen genomförs är en av de enskilt största orsakerna till problem och motstånd i förändringsarbetet. Många vet helt enkelt inte varför förändringen genomförs. Detta orsaker ofta stor stress för de anställda.
Åtgärd: Det går förmodligen inte att överskatta betydelsen av att vara tydlig och att tillräckligt många gånger upprepa exakt varför förändringen genomförs.
Fallgrop 2: Olika tidshorisont för ledning och anställda Det pågår oftast långa möten och diskussioner på chefsnivå innan en omorganisation genomförs. Det är viktigt att tänka på att de övriga anställda inte har samma information eller förståelse och därmed inte ännu kan se samma mening med förändringen. Det är inte ovanligt att ledningen redan har tagit sig igenom den första bearbetningsfasen och hunnit in i möjlighetsfasen när de presenterar förändringen för de anställda.
Åtgärd: Informera och involvera dina medarbetare så tidigt som möjligt i processen. Låt dem också gå igenom de helt naturliga faserna med förnekelse och motstånd – som cheferna förmodligen redan tagit sig igenom.
Fallgrop 3: Envägskommunikation Ett vanligt misstag är också att tro att det räcker med envägskommunikation – att ledningen får sagt det den vill säga och att personalen ska förstå – ofta i ett enda möte.
Åtgärd: För en öppen dialog med de anställda så tidigt som möjligt och rakt igenom hela processen. Vilka invändningar finns? Vilka idéer? Vad är det personalen ser som ledningen inte gör? Hur kan arbetet läggas upp för att bli så effektivt som möjligt?
© InsightLab
www.insightonline.se
VERKTYG
HR&LEADERSHIP:BRIEFING
Fallgrop 4: Oklara mål och delmål InsightLabs undersökning visar också att oklara mål och delmål är ett mycket vanligt skäl till att förändringar stöter på problem. Utan tydliga mål hamnar organisationen lätt i ett läge där var och en drar åt sitt eget håll.
Åtgärd: Det krävs inte bara ett tydligt övergripande mål för att råda bot på detta – lika viktigt är en serie delmål som löpande visar att organisationen är på rätt väg. Vissa organisationer har med framgång formulerat tydliga åtgärdslistor som bockas av vartefter.
Fallgrop 5: Låg delaktighet och liten involvering av de anställda Det är viktigt att de anställda blir engagerade i ett tidigt skede för att minska deras rädsla och osäkerhet inför framtiden. När en person känner sig delaktig i ett beslut leder det till att hon eller han känner sig personligt ansvarig för att projektet ska bli framgångsrikt. Detta skapar i sin tur motivation och motverkar förändringsmotstånd.
Åtgärd: Att lyssna på medarbetarnas synpunkter och att uppmana till egna initiativ är betydelsefullt för att skapa förändringsvilja. Det ska även finnas möjlighet till reflektion och kritik.
Fallgrop 6: Brist på nödvändig kompetensutveckling I många förändringsprocesser brister det i satsning på kompetensutveckling för att lära medarbetare de nya kunskaper och arbetssätt som krävs – beroende på till exempel ett nytt datasystem. Osäkerhet kring den egna förmågan att hantera nya verktyg och ansvarsområden hindrar effektivt människor från att bidra till förändringsmålen.
Åtgärd: Det är viktigt att den anställde får utvecklas i sin egen takt för att lära de sig klara av nya arbetsuppgifter och ansvarsområden. Däremot bör du som chef inte ta på dig hela ansvaret för de anställdas kompetensutveckling. Det är viktigt att uppmuntra personer att ta egna initiativ för att stärka deras självförtroende och motivation. Återkoppling och coachning kan vara en del i denna process för att hjälpa medarbetarna bryta gamla rutiner och skapa nya. Källa: Insightguide Förändring, Insight Lab; Nya yrkesroller och lärande i organisationer, Barbro Anell, Organizational Behaviour, Mc Shane, Von Glinow
www.insightonline.se
© InsightLab