Enklare information by Insightlab AB

ENKLARE

INFORMATION temanummerur urserien serienenklare enklarevardag vardag #4 /2014 temanummer

specialnummer

SMARTA VERKTYG SOM TACKLAR INFORMATIONSÖVERFLÖDET INSPIRATION, TIPS, EXPERTRÅD OCH VERKTYG FÖR SUNDARE INFORMATIONSVANOR OCH MER FOKUS

HEJ! varsågod – några sekunders påtvingad informationsvila Vad knyter bättre ihop temat "informationsöverflöd" än några blanka rader? Det här kan kännas märkligt, men försök stirra på den rosa bakgrunden här under. I en minut. Utan avbrott (ja, du får blinka). Börja nu.

VILL DU OCKSÅ HA EN ENKLARE VARDAG? vi finns till för dig som har bråttom. tidningen du håller i din hand är en del av KONCEPTET "ENKLARE VARDAG". vårt mål är att göra dig lite bättre på ditt jobb genom att leverera kunskap du faktiskt hinner ta till dig. vARJE ÅR FÅR DU SOM PRENUMERANT HUNDRATALS TIPS OCH VERKTYG INOM BLAND ANNAT LEDARSKAP, KOMMUNIKATION, EFFEKTIVARE MÖTEN och kreativitet. SOM ÅRSPRENUMERANT FÅR DU tillgång till vår unika onlinetjänst – ett sökbart bibliotek av tusentals inspirerande FÖRENKLINGSTIPS och praktiska verktyg för både chefer och medarbetare. det du behöver – när du behöver det. FÖR MER INFORMATION BESÖK WWW. INSIGHTonline.SE ELLER RING OSS PÅ 08-587 624 00.

Redaktionen Hoppade du direkt hit? Det hade jag gjort. Just därför har jag skrivit några artiklar som jag själv skulle behöva läsa. Jag tror nämligen att vi i vissa kretsar är på väg mot ett kollektivt informationsberoende. Paradoxalt nog har vi alltså samlat lite information om information – med skillnaden att den här informationen hjälper dig parera och sålla i all annan information du utsätts för 24/7. Med risk för att bidra till informationsöverflödet i detta nu slutar jag här. Trevlig läsning! Gabriella Morath

E-post: info@insightlab.se Ansvarig utgivare: anna dyhre Redaktör: Gabriella Morath Redaktion: Thomas Nyberg, Jeanette Fagerhall, Annika Lagerhorn och Mats Frick Beställningar: 08-587 624 00 © InsightLab AB, packhusgränd 7, 111 30 Stockholm. enklare vardag utkommer 4 gånger per år. Innehållet i tidningen får ej dupliceras, distribueras eller säljas utan skriftligt tillstånd från InsightLab AB.

INSIGHTLAB – EN SNART 20-ÅRIG HR-EXPERT INSIGHTLAB GRUNDADES -95. MEDGRUNDAREN THOMAS NYBERG TÄNKTE att "CHEFER HAR JU INTE TID ATT LÄSA ALLA DE DÄR LEDARSKAPSBÖCKERNA, RAPPORTERNA OCH TIDSKRIFTERNA. DET BORDE FINNAS EN KVALIFICERAD GENVÄG TILL KUNSKAP. ETT LÄTTSMÄLT OCH HÖGKVALITATIVT KONCENTRAT AV GULDKORNEN SOM GÅR ATT ANVÄNDA OMGÅENDE för stressade chefer". MED 20 ÅRS ERFARENHET HAR VI UTVECKLAT AFFÄRSIDÉN. ENKLARE VARDAG ÄR EN AV TJÄNSTERNA DÄR HR-UPPDATERINGAR, ledarskapshandböcker OCH INSPIRATIONSFÖRELÄSNINGAR UTGÖR NÅGRA ANDRA. läs mer om hur vi FÖRENKLAR FÖR chefer PÅ WWW.INSIGHTLAB.SE.

08-587 624 00, www.insightlab.se

HUR INFO-BELASTAD ÄR DU? testa dig själv: hur mycket tid lägger du dagligen på överflödig informationskonsumtion? Undersökningar visar att vi i snitt plockar upp vår smartphone 110 gånger per dag. Genomsnittsamerikanen konsumerar varje dygn 34 gigabytes information. Hur påverkar dessa avbrott vår hälsa, produktivitet och sociala närvaro? Den här övningen är till för att hjälpa dig få bättre koll på dina informationsvanor och ge dig en bild av vad du bör ha i åtanke när du bläddrar vidare. Hitta dina vanligaste informationskanaler/störningsmoment och uppskatta ungefär hur mycket tid du under en typisk arbetsdag lägger på din smartphone, loggar in på Twitter eller tar del av mötesinformation du inte direkt berörs av. Hur skulle du vilja att tidsåtgången såg ut istället? Resultaten ger dig en fingervisning om ditt nuvarande informationstillstånd, och vad du möjligen kan skära ner på. Vill du istället få koll på hela arbetsveckan? Bläddra till sidan 18.

kanal/enhet/sammanhang

tid per dag (ca)

önskad tidsåtgång

Smartphone (samtal/sms/social media) Svara på mejl Läsa mejl Nyhetssidor LinkedIn Facebook Twitter Instagram Chattar Forum online Nyhetssidor Spel Onödiga möten TV: Annat: Annat: Annat:

resultat 08-587 624 00, www.insightlab.se

INFO-ÖVERFLÖDETS INVERKAN fakta 1: informationsöverflöd gör oss sämre på att ta beslut För många parallella intryck gör oss sämre på att fatta beslut. Det visar forskning vid The Center for Neural Decision Making på Temple University. Vår förmåga att fatta rätt beslut påverkas drastiskt av mängden information vi utsätter oss för. Forskaren Angelika Dimoka vid Temple University mätte testpersonernas hjärnaktivitet samtidigt som de utsattes för en mängd information i form av både ljud- och synintryck. Hon noterade att informationen ökade hjärnaktiviteten i det område bakom pannan som förutom känslokontroll och empati även kontrollerar vår förmåga att fatta beslut. Det hon fann anmärkningsvärt var att vid en viss informationsmängd var det som om en ”propp” gick i denna del av testpersonernas hjärnor – aktiviteten stängdes tillfälligt mer eller mindre ner, och testpersonerna började göra misstag och fatta felaktiga beslut.

dra ner på antalet viktiga beslut de dagar då du behöver prestera på topp. Ha alltid hjärnans ”omställningstid” i åtanke när du planerar din dag. Det kan kännas rimligt att försöka lösa ett par eller tre uppgifter parallellt – men i själva verket är det som sagt stor risk att hela proceduren tar längre tid än om du fokuserat på en sak åt gången. När vi växlar mellan olika uppgifter måste hjärnan hela tiden "stanna upp" och "sammanfatta" mellan varven för att sedan "starta om" igen. Processen stjäl tid och mental energi samtidigt som den gör oss sämre på att tänka klart. Tips: förbättra dina prestationer och gör det enklare att lära nytt genom att planera dina dagar så du i så hög utsträckning som möjligt kan fokusera på en enda uppgift åt gången. Källa: http://www.entrepreneur.com/article/230925

Lösningen: identifiera och motarbeta dina vanligaste störningsmoment Dessa former av ”fördummande” avbrott blir ett allt vanligare inslag i våra liv. Problemet är att ju fler aktiviteter vi ägnar oss åt under dagen, desto mer bidar vi till belastningen. Forskarna har kommit fram till att vår förmåga att aktivt filtrera bort inkommande data är avgörande för att undvika den negativa effekten av för många parallella sidospår. Man har framförallt fokuserat på vår förmåga att välja och hur man aktivt kan jobba på att minska sitt ibland omedvetna multitaskande på jobbet. Här är forskarnas tips för minskat informationsöverflöd och bättre beslut: Var försiktig med antalet val när du ska prestera på topp. Ju fler valmöjligheter vi har desto mer tröttar vi ut oss mentalt. Hjärnan har begränsat med kapacitet och energi, och för många val under samma dag drar drastiskt ner vår förmåga att tänka klart. Tips: Varje dag innebär i sig tusentals småbeslut av olika slag. Undvik överbelastning genom att aktivt

08-587 624 00, www.insightlab.se

fakta 2: vår smartphone distraherar oss – även när vi inte använder den Ny forskning visar att din smartphones blotta existens kan få dig att tappa fokus. Utöver smarta lösningar levererar våra smartphones dessutom konstant distraktion i vardagen. Enligt en studie från 2013 kollar vi mobilen i snitt 110 gånger per dag – många tar med telefonen till middagen såväl som in i badrummet. En ny undersökning visar dock att vi inte kommer undan distraktionen ens när vi lägger mobilen ifrån oss. Forskare vid Southern Maine University fann att en smartphones närvaro – så länge den finns inom synhåll – kan vara tillräcklig för att distrahera och avleda vår uppmärksamhet från komplexa uppgifter. Forskarna bad en grupp universitetsstudenter att delta i två olika övningar, en enkel och en lite mer komplex. De delade upp studenterna i två mindre grupper, och bad ena gruppen ha sina telefoner liggandes på skrivborden under tiden de jobbade med uppgifterna. I den andra klassen hölls telefonerna utom synhåll. De två klasserna klarade de enklare uppgifterna med ungefär samma resultat. Men när det kom till de mer komplexa uppgifterna uppnådde gruppen med sina smartphones undanlagda signifikant bättre resultat, med ett snitt på 26 rätta svar – jämfört med 21 i den andra testgruppen där mobilerna låg fullt synliga på borden. ”Det är när en uppgift kräver mer fokus och kognitiv ansträngning som mindre distraktioner börjar göra inverkan på våra prestationer”, konstaterar forskaren Bill Thornton i en intervju med Huffington Post. Forskarna antar nu att mobilen främst blir en distraktion eftersom vi associerar den med kommunikation, uppkoppling och tillgång till sociala nätverk. ”Även när vi inte använder den så är den en påminnelse om allt som finns där ute – och du är inte ”där ute” och har inte koll på vad som händer när du lägger den ifrån dig, så den skapar på så sätt en distraktion som håller i sig”, säger Thornton. Resultaten går i linje med tidigare undersökningar som bland annat visat att mobila enheter kan ha en negativ inverkan på våra relationer, även när de inte används. Källa: http://www.huffingtonpost.com/2014/12/10/technologydistraction_n_6296094.html?ncid=fcbklnkushpmg00000063

08-587 624 00, www.insightlab.se

Studie: tekniken lika beroendeframkallande som rökning En undersökning genomförd av det brittiska företaget Intersperience visar att över hälften av de svarande kände sig stressade av att inte ha tillgång till internet. Ytterligare fyra av tio kände sig isolerade. I studien deltog drygt 1 000 personer som fick svara på frågor om sitt internetanvändande. I studien ingick även att deltagarna skulle klara av en hel dag utan teknikanvändande. Det inkluderade även tv och radio. Efteråt kom det fram att många av deltagarna fuskade då de inte ansåg att tv och radio var teknisk utrustning. Men av de som gick in i studien helhjärtat ansåg vissa att det var lika svårt att sluta använda teknik som att sluta röka. Studien visade även att yngre människor, som tenderar att ha mer social kommunikation via sociala medier och sms, hade svårare att klara sig utan teknologin. Källa: http://passionforbusiness. se/livsstil/vi-blir-upprorda-utaninternet

INFO-ÖVERFLÖDETS INVERKAN Facebook kan orsaka sämre korttidsminne Att konstant använda Facebook och andra sociala mediekanaler kan leda till försämrat korttidsminne. Detta visar en undersökning från Kungliga Tekniska Högskolan. Slösurfande kan enligt forskarna störa ut hjärnans normala kapacitet att sortera information. Den mänskliga hjärnan är beroende av det så kallade arbetsminnet för att kunna sortera intryck och dra slutsatser om omvärlden. Att spendera för mycket tid online kan göra att hjärnan blir sämre på att sålla bort onödig information. Utöver detta blir vi dessutom sämre på att processa informationen när vi försöker ta in för många intryck på en och samma gång. Hjärnan behöver tid för att överföra information från kort- till långtidsminnet, men med ständiga avbrott och nya informationsflöden online blir det svårare för oss att lyckas med överföringen – och korttidsminnet blir överbelastat.

fakta 3: informationsöverflöd gör oss mindre kreativa För mycket information gör oss mindre kreativa, medan fokus på en uppgift eller person åt gången ökar vår förmåga att tänka nytt. Att exponera sig för ett större antal intryck har sedan länge varit en vedertagen kreativitetsmetod. En undersökning vid Harvard Business School visar dock på det motsatta; informations(över)flödet leder till lägre kreativitetsnivåer. I undersökningen utvärderade man de dagliga arbetsuppgifterna hos 9000 personer med kreativa yrken. Man fann att kreativitetsnivån var högre när personerna fokuserade på en enda aktivitet under större delen av dagen – eller när de samarbetade med en och samma person under ett obrutet tidsblock. Personer med mer fragmenterade kontorstimmar – där olika möten, aktiviteter och gruppdiskussioner avlöste varandra – demonstrerade däremot signifikant lägre kreativ tankeförmåga.

Informationsöverflöd och multitasking gör och stressade och kan försämra våra relationer Laboratorietester har visat att stressnivåerna ökar hos personer som multitaskar. En chefsenkät utförd av Reuters visade dessutom att två tredjedelar av cheferna i studien upplevde att informationsöverflödet inte bara minskat deras arbetsglädje utan även skadat deras personliga relationer. En tredjedel upplevde även att informationsöverflödet skadat deras hälsa.

Vi kan bli beroende av att multitaska Negativa konsekvenser till trots – forskarna har nu börjat konstatera att man dessvärre kan bli beroende av att göra flera saker samtidigt. Edward Hallowell och John Ratey från Harvard beskriver hur känslan av att vara ”uppkopplad” kan höja dopaminnivån i hjärnan – en reaktion som påminner om den vi upplever när vi blir beroende av en drog. Kanske är det alltså inte innehållet som drar, utan signalsubstansen som aktiveras när vi scrollar igenom Twitterflödet. Källa: http://www.mckinsey.com/insights/organization/recovering_from_information_overload

Källa: http://www.natureworldnews.com/

08-587 624 00, www.insightlab.se

fakta 4: multitasking kan påverka hjärnstrukturen negativt Det är ingen nyhet att multitasking är dåligt ur ren produktivitetssynpunkt. Men vad händer med våra hjärnor när vi ständigt skiftar fokus från en informationskanal till en annan? Ny forskning visar att det kan ha större konsekvenser än vad man tidigare anat. Forskning vid Stanford University visar att vi blir mindre produktiva när vi gör eller fokuserar på mer än än sak åt gången. Man konstaterade att personer som regelbundet störs i sina arbetsuppgifter av yttre stimuli i form av mejl eller annan digital information får sämre förmåga att koncentrera sig och minnas detaljer samtidigt som de får svårare att växla från en arbetsuppgift till en annan – jämfört med personer som helt fokuserar på ett moment åt gången.

faktiskt leder till fysiska hjärnskador – men forskarna konstaterar att det definitivt för med sig negativa konsekvenser. Neuroforskaren Kep Kee Loh menar att "det är viktigt att skapa en utökad medvetenhet om att sättet vi interagerar med smartphones, datorer och övriga informationskällor kan förändra sättet vi tänker på – och att dessa förändringar kan ske ända ner på nivåer som påverkar vår hjärnstruktur”. Källa: http://www.forbes.com/sites/travisbradberry/2014/10/08/multitasking-damages-your-brain-and-career-new-studies-suggest/

Multitasking sänker vårt IQ Ytterligare forskning visar att multitasking inte bara gör oss långsammare och mindre produktiva – det sänker dessutom tillfälligt vårt IQ. En studie vid University of London visade att försökspersoner som multitaskade samtidigt som de löste ett antal olika kognitiva uppgifter uppvisade IQ-nivåer motsvarande en person som rökt marijuana eller stannat uppe hela natten.

Multitasking och ständiga avbrott kan förändra hjärnstrukturen Forskarna har länge antagit att de negativa effekterna av överdriven multitasking är tillfälliga, men ny forskning tyder på det motsatta. Forskare vid University of Sussex magnetröntgade ett antal personers hjärnor, varav vissa deltagare multitaskade oftare än andra. Man fann att personerna som ofta skiftade fokus mellan olika enheter som dator, smartphone och TV hade lägre hjärndensitet i det område i hjärnan som reglerar vår känslokontroll och förmåga att känna empati. Man menar nu att ytterligare forskning behövs för att fastslå huruvida multitasking

08-587 624 00, www.insightlab.se

INFO-ÖVERFLÖDETS INVERKAN fakta 5: Informationsberoendet är en följd av vår svaghet för ”omedelbara belöningar” Hur påverkas vi i praktiken av förhöjda dopaminnivåer i koppling till teknik- och informationskonsumtion – och hur stoppar man ett begynnande beroendebeteende? 1970 utfördes det så kallade ”marshmallowtestet” vid Stanford University. Man ville undersöka hur barns reaktioner på fenomenen ”omedelbar” eller ”försenad” belöning kunde påverka och kopplas till deras framtida liv. Barnen blev i testet erbjudna en marshmallow, med informationen att de skulle få en extra godisbit om de väntade i en kvart. Man såg att behovet av omedelbar belöning skiftade kraftigt beroende på individ. De barn som valde att vänta i en kvart och därmed få en extra marshmallow tenderade att senare i livet vara mer högutbildade och ha lägre BMI än de som valde en ”quick fix” och fick äta godisbiten direkt.

Slutsats: försenad belöning kan vara nyckeln till ett sundare informationsintag Precis som i marshmallowtestet ovan tror forskarna att personer med ett ”försenat belöningsbeteende” kan må och prestera bättre på sikt. Det här är mer komplicerat än att bara besluta sig för att radera några appar, men genom att synliggöra sitt beteende och på sikt undvika att falla i dopaminfällan blir det enklare att skapa momentum och återta makten över sin tid och uppmärksamhet. På följande sidor får du tips på hur det kan gå till i praktiken. Källa: http://theinspiredman.com/personal-evolution/needcure-self-information-addiction/

Information – vår tids "marshmallow"? Hur kan marshmallowtestet kopplas till vårt nuvarande informationsöverflöd? Forskarna menar att internet och en ständig flod av information underblåser och ökar vårt behov av omedelbar belöning – dopaminnivåerna som står ansvariga för beteendet aktiveras inte bara av tillfredsställda basbehov utan även av kognitiva belöningar. Att klicka fram Facebook kan vara ett exempel på en sådan. Detta, menar forskarna, är grunden till informationsmissbruk. Våra hjärnor programmeras alltmer till att uppfatta information som en belöning – även i de fall vi tar del av något vi finner ointressant. Att plocka fram sin smartphone i tid och otid blir en slags ”fix”, och det aldrig sinande flödet av information leder till att vårt dopaminsystem aldrig når någon konkret slutpunkt i sin eskalerande aktivering. ”Dopaminsystemet vet helt enkelt inte när det har fått nog”, konstaterar forskarna.

08-587 624 00, www.insightlab.se

BYT UT DÅLIGA VANOR fyll i: så här kan jag förbättra mitt informationsbeteende Har du ovanor som tar upp onödigt mycket av din tid? Vad ger de för negativa effekter? Hur skulle du kunna tänka och agera för att förändra negativa informationsbeteenden? Vilka vanor skulle du kunna ta upp istället – och vilka vinster skulle det ge? Reflektera och fyll i rutorna nedan.

mitt "informationsmissbruk"

negativa effekter

vanor jag skulle vilja ha istället

vinster med bättre vanor

____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________

08-587 624 00, www.insightlab.se

HANTERA INFO-ÖVERFLÖDET steg 1: undersök dina informationsvanor Är du beroende av teknik? Har du några informationsvanor du skulle vilja göra dig av med? Upptäck dina vanligaste triggers och ta hjälp av minipauser för att komma runt ett negativt informationsbeteende. Att bryta negativa mönster – eller till och med beroenden – kräver både punktinsatser och en utstakad handlingsplan. Här är tipsen för dig som vill uppnå rejäl skillnad på sikt – eller en positiv förändring redan idag.

Liten effekt redan idag: Börja med att undersöka dina vanor. Fastnar du ofta i vissa informationskanaler? Vid vilka tillfällen tenderar du att dras in i slösurfande eller onödigt informationsintag? Ha under resten av veckan papper och en penna tillhands och notera vad du fastnar i för informationsflöden – och när. En viss TV-kanal? Facebook eller Twitter? Genom att göra korta anteckningar får du snabbt bättre koll på vad som i störst utsträckning stjäl tid och energi.

som skapar beteenden du vill förändra. Tips! Hitta en alternativ vana. Vad kan du göra istället för att läsa bloggar/logga in på LinkedIn/skumma Instagramflödet? Välj ut en positiv aktivitet som du kan göra under fem minuter varje gång du ställs för din vanligaste trigger. Exempel på aktiviteter kan vara alltifrån att stretcha till att dricka ett stort glas vatten eller ringa en vän. Till en början kan det vara hjälpsamt att välja ut en och samma aktivitet som du konsekvent ersätter din dåliga informationsvana med.

Avslutande råd • Var konsekvent. Satsa på att klara 30 gånger i rad för att få den nya vanan att fästa – och ditt gamla "beroende" att minska i dragningskraft. • Använd dig av omgivningen. Har du familj, vänner eller kollegor som också skulle må bra av att bryta en negativ informationsvana? Berätta om era mål och ersättningsvanor för varandra, eller gör om processen till en intern tävling på kontoret. Källa: http://darwinisms.com/addicted-information/

Tips! Lägg in en paus istället för att ge efter. Ofta gör vi saker på autopilot, särskilt när det kommer till vanor och beroenden. Genom att bestämma dig för att lägga in ett par minuters paus varje gång du kommer på dig själv med att till exempel vilja gå in på Facebook kan du bryta din automatiska vanerespons. Ställ dig frågan "vill jag verkligen göra det här, och varför?". Är det viktigt kan du självklart göra det, det avgörande är dock att bli medveten om dina reflexmässiga handlingar, och att säkerställa att du har ett syfte med det du gör snarare än handlar på ren reflex.

Större effekt på 30 dagar: Identifiera din vanligaste "trigger". Om du gjort övningen ovan har du förmodligen identifierat dina vanligaste triggers som i sig drar igång negativa inforÖVRIGA REFLEKTIONER: mationsbeteenden. Dessa triggers kan bestå av allt _______________________________ ifrån att logga in på datorn på morgonen till trans_______________________________ portsträckor, köer, middagar eller tillfällen strax efter att _______________________________ du vaknat/gått och lagt dig, eller då du vill undvika en arbetsuppgift. Notera dina vanligaste triggers

08-587 624 00, www.insightlab.se

FYLL I: DINA INFO-VANOR fyll i DINA TANKAR UTIFRÅN stegen till vänster: så här ser mina informationsvanor ut idag: _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ __________________________________________________________ ___ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ detta är mina vanligaste "triggers": ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ____________________________ _________________________________ mina alternativa vanor för att bryta onödigt informationsintag: ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ____________________________ _________________________________ ______________________________________________________________

08-587 624 00, www.insightlab.se

HANTERA INFO-ÖVERFLÖDET STEG 2: TA FRAM EN handlingsplan FÖR ett kontrollerat och strukturerat informationsintag

Brukar du fastna i onödigt informationsintag? Även i fall då det rör sig om fem minuter åt gången har forskningen slagit fast att det har starkt negativa effekter på såväl produktivitet som välmående. För dig som vill begränsa ditt informationsintag, spara tid och uppnå större fokus kan följande tips vara en hjälp på vägen.

Sätt upp ett tydligt mål Utan klara mål och en tydlig riktning – oavsett område – är det lätt hänt att man blir överambitiös när det gäller att ta emot råd, tips och ny information. Ett tydligt mål gör det enklare att sålla ut informationen du verkligen behöver – och kunna hoppa över resten.

Sätt upp en strategi för din hantering av information Dina målbilder hjälper dig att sålla ut den form av information som verkligen är av betydelse i nuet. För att det här ska fungera gäller två regler:

Om informationen du tar till dig inte har med dina mål att göra – ignorera den

Konsumera bara den nödvändigaste informationen Begreppet ”Minimal Effective Dose” – ”MED” – är ursprungligen ett medicinskt begrepp som beskriver den minsta dos som krävs för att uppnå effekt av preparatet. All dosering utöver denna dos är enbart skadlig. En parallell kan här dras till problematiken med och effekterna av informationsöverflöd. För mycket information gör oss inte gott. Försök därför att hantera information som du skulle hantera medicin: konsumera enbart den mängden information som hjälper dig uppnå dina mål eller är nödvändig för att du ska klara en viss uppgift – all information som överskrider denna skala kan du strunta i.

Undvik att trilla i uppskjutarfällan Ett välkänt psykologiskt fenomen klargör att vi gärna skjuter upp viktiga uppgifter genom att konsumera mindre relevant information – just för att denna konsumtion ändå fyller oss med en falsk känsla av att vi ”gör nytta” och lär oss något. Upptäck när du står i begrepp att ta till dig information du faktiskt inte har nytta av, och undvik så långt det går att att konsumera information ”mest för sakens skull”. Källa: http://www.lifehack.org/articles/productivity/how-tofight-information-overload.html

Ta enbart till dig information som du har nytta av direkt eller inom en snar framtid.

08-587 624 00, www.insightlab.se

steg 3: Minimera ditt multitaskande Multitasking är bevisat ineffektivt. Forskning har visat att vi blir mindre kreativa, ineffektiva och sämre på att ta vettiga beslut när vi gör flera saker parallellt. Att ta in och hantera den mängden information vi dagligen utsätts för är inte bara en stor utmaning rent tidsmässigt utan även administrativt – då det ligger i informationsöverflödets natur att leverera parallell information där vår simultankapacitet ständigt sätts på prov. Tre vanor hjälper dig att sortera i röran. Forskning har som tidigare nämnt visat att multitasking genererar högre stressnivåer. Dessutom försämras vår kreativa tankeförmåga; för att komma på nya idéer behöver vi i viss mån hålla igång ett antal olika tankespår parallellt för vi ska kunna göra nya kopplingar mellan redan kända faktorer. I en arbetsmiljö där vi tvingas skumma stora mängder information, och därmed ständigt hoppa mellan olika tankespår, blir det svårare att göra dessa kreativa kopplingar. Informationsöverflödet i sig och våra försök att hantera det är alltså skadligt på flera olika plan. Motverka skadeverkningarna med hjälp av fyra steg:

följa dem. När arbetsdagen är slut låter du bli att gå igenom din e-post, väntar med att svara på arbetsrelaterade sms och kopplar bort allt som är arbetsrelaterat.

Bli medveten om ditt sätt att betrakta information Även om det känns bra att ständigt vara nåbar och snabbt svara på mejlförfrågningar kan det bli en kontraproduktiv effektivitetsdödare. Genom att få perspektiv över dina vanor och din slentrianmässiga informationskonsumtion har du kommit en god bit på väg mot ett sundare förhållande till överflödet av information. Källa: http://www.mckinseyquarterly.com/Recovering_from_ information_overload_2735

Fokusera Bli medveten om dina tidskrävande slentrianmässiga vanor som att ständigt kolla telefonen eller skumma nyheterna. Skriv ner en lista på saker du kan undvika för att på så vis få mer tid till att fokusera på dina viktigaste arbetsuppgifter. Gå igenom listan en gång per vecka och lägg till nya distraktionsmoment.

Filtrera Sätt upp regler för vilken typ av information du tar till dig och vilken du ignorerar. Håll dig till ditt regelsystem oavsett vad som kommer i din väg. Du kan exempelvis välja att ignorera alla mejl där du står som cc, eller berätta för dina närmsta kollegor vilka typer av frågeställningar du tar dig an under arbetsdagens mest produktiva tider, och vad du besvarar senare.

Koppla bort Sätt start- och stopptider och var stenhård med att

08-587 624 00, www.insightlab.se

HANTERA INFO-ÖVERFLÖDET Tips! Gå på informationsdetox en gång i veckan Det må låta som en självklarhet – men hur ofta tillåter du dig att helt koppla från och släppa informationsintaget? Varje gång du öppnar browsern eller slår på teven utsätts du för mängder av information. Eftersom mycket vaken tid går åt till att ständigt sålla, hantera och värdera denna – både både ett medvetet och omedvetet plan – är det bra att planera en ”informationsdetox” någon gång per vecka. Avsätt ett par timmar – eller om möjligt en hel dag – i din kalender varje vecka då du medvetet skärmar av dig och fokuserar på någonting annat. Det viktiga är att helt släppa taget om behovet av vara uppdaterad och stressen det medför, och istället aktivt lägga allt fokus på en specifik arbetsuppgift eller avkoppling. Kanske behöver du inte vara så uppkopplad som du trodde? Källa: http://yakezie.com/201394/ lifestyle/avoid-information-overload-and-be-more-productive/

steg 4: inför internetfri tid

Har du bestämt dig för att skära ner på ditt digitala informationsintag i några dagar – eller vill du helt skippa internet i en vecka? Att bryta en vana kan ta emot, här är några av fördelarna med att ge IRL lite mer utrymme än vanligt. Tanken med en internetfri vecka är inte att helt sluta konsumera information utan att få lite perspektiv på din informationskonsumtion – och lära dig undvika dina vanligaste tids- och energitjuvar. Läs detta när du känner för att kolla Instagram: Du kommer (inte helt överraskande) att få mer gjort. Det är helt enkelt mycket enklare att ta itu med nästa uppgift direkt när du inte ens behöver överväga om du kanske ska undersöka vad som hänt på Twitter den senaste halvtimmen. Du får fler idéer. Många kreativa genier menar att de får de bästa idéerna i duschen eller under en promenad. När du inte hela tiden är upptagen med att ta till dig andras idéer och tankar blir det lättare att få upp ögonen för dina egna. Du blir mer social. Tre minuters faktisk interaktion ger mer än att läsa mejl och statusuppdateringar. Du får perspektiv på ditt informationsintag, och hur det påverkar dig i stunden. När veckan är över och du återvänder till dina vanligaste informationskanaler är chansen stor att du har ett något sundare förhållande till dem. Du kommer i högre grad lägga märke till när du fastnar för länge på någon sida, och du kommer bli bättre på att tillgodogöra dig information till följd av ökad självdisciplin. Källa: http://thoughtcatalog.com/kyle-eschenroeder/2014/02/kill-your-information-addiction-and-force-yourself-into-action/

08-587 624 00, www.insightlab.se

steg 5: använd dig av smarta informationsfilter ”A wealth of information creates a poverty of attention” menade Herbert A. Simon, Nobelpristagare i ekonomi. Och då hade han inte upplevt Twitter och Google plus. Att hitta en effektiv strategi för att skära ner och sålla bland informationen är i dagsläget viktigare än någonsin. Kort sagt handlar det om att med enklare medel hitta guldkornen, för att sedan strunta i resten. Gör såhär:

Bestäm dig för vad som är viktigt för dig – på riktigt Hur mycket av den information som du dagligen frivilligt processar och i viss mån aktivt söker upp kan du klara dig utan? Förmodligen rör det sig om en relativt stor mängd. Skärskåda ditt informationsintag under en dag, och lägg märke till nyhetsflöden, bloggar och sociala forum som du faktiskt kan klara dig utan. Skriv en lista på sådant som du kan hålla dig till att kolla högst någon gång i veckan, och sätt upp den på ett ställe där den syns.

och vilka som bör ignoreras helt. Gör det enklare för dig själv genom att i förväg sätta upp vissa bestämda kriterier för vilken typ av material och vilka typer av källor du väljer att ta del av. Exempel på dessa kan vara artiklar publicerade enbart senaste månaden, källor rekommenderade av personer insatta i ditt nuvarande projekt eller rapporter skrivna av utvalda författare. Självklart kommer du att missa en del information av värde, men genom att begränsa dig till vissa väl valda källor blir det enklare att sortera ut information av hög kvalitet – utan att lägga oceaner av tid på utvattnade bloggposter och förvirrande forum. Källa: http://www.specificfeeds.com/blog/limiting-a-simplecoping-strategy-for-information-overload/

Sluta ta ansvar för andras bilagor – låt andra hantera sin egen information Hur många gånger har du fastnat i en halvtimme läsandes en bifogad fil i ett mejl där du lagts till som mottagare, för att alltför sent upptäcka att informationen faktiskt inte berört dig personligen? Sätt tillsammans upp regler kring bifogade dokument och inför olika typer av koder som enkelt förklarar vad som förväntas läsas av vem. Gör det tydligt för dina medarbetare vilken typ av bifogade dokument du tar del av, och vilken typ av bilagor du läser enbart när du blir ombedd.

Skapa bestämda kriterier för sållning – tänk uteslutande kvalitet framför kvantitet När du letar information eller försöker hålla dig uppdaterad kring ett specifikt ämne kan det vara oerhört svårt att veta vilka slags källor som bör prioriteras,

08-587 624 00, www.insightlab.se

HANTERA INFO-ÖVERFLÖDET steg 6: lär dig processa information effektivt Du vill läsa in dig på ett helt nytt område men samtidigt undvika att vada genom oceaner av information. Istället för att scrolla onödigt mycket text, upprepa stycken som inte tar dig någonvart och bli överdrivet noggrann med detaljer kan du ta genvägen till djupare kunskap med dessa tips. Att lära sig mer om något man finner intressant är sällan någon större utmaning utan sker ofta mer eller mindre av sig självt. Men i sammanhang då du på kort tid behöver lära dig relativt mycket om ett för dig okänt (och kanske mindre intressant) område kan du behöva några knep som får kunskapen att fastna lite snabbare. Att göra detta utan att spä på informationsöverflödet är i sig en utmaning – men det finns genvägar. Gör såhär: Skumma informationen på kort tid. När vi läser om någonting nytt och okänt tenderar vi att dra ner på tempot, upprepa utvalda sektioner och sedan mer eller mindre i överambitiöst maner försöka memorera hela innehållet. Testa att göra tvärtom. Försök att ta dig igenom materialet så snabbt som möjligt. Var inte alltför noga med att förstå exakt allt du läser. Dela upp läsningen i block, läs till exempel 20 sidor åt gången och ta däremellan en paus. Hitta huvudbudskapen och de viktigaste delarna – och omformulera dem sedan med hjälp av egna ord. Utan att för den sakens skull fastna i detaljer – identifiera de viktigaste resonemangen i det du läst. Välj till exempel ut de tio viktigaste delarna och formulera dem för dig själv med dina egna ord. Lägg till ett exempel du hittar på själv som beskriver resonemanget ytterligare. Identifiera de viktigaste delarna som du måste komma ihåg för att få en helhetsbild. Ren information kan du ofta kolla upp i efterhand, så fokusera även här på att förstå själva grundkonceptet i det du läst. Repetera de viktigaste delarna högt för dig själv, om och om igen.

Testa din kunskap. Förmodligen kommer det att finnas en del luckor i din kunskap – men det gör inget. Det viktiga är att du hittar just dessa så att du vet vad du behöver läsa på mer om. När du börjar detaljstudera dina kunskapsglapp kommer du med största sannolikhet att förvånas över hur snabbt du lär dig detaljerna. Du har nämligen redan byggt upp en viss kunskapsram, som sedan underlättar inlärningen av detaljer. Ta in samma typ av information, fast från en annan källa. Gör som i steg ett – läs snabbt och aningen slarvigt. Att ta till sig kompletterande kunskap från ett annat håll är ofta ett effektivt sätt för att uppnå en djupare förståelse i ämnet. Börja analysera och diskutera din nyvunna kunskap. Gå med i någon form av diskussionsgrupp, delta i en argumentation och testa dina kunskaper genom att välja en ståndpunkt eller förklaringsmodell. Responsen du får kommer på ett effektivt sätt fylla i eventuella kunskapsglapp. Källa: http://www.paulstips.com/brainbox/pt/home.nsf/ link/11052006-Six-steps-for-learning-difficult-subjectsquickly

Tips! Har du för vana att påbörja och avsluta varje dag med att gå igenom mejlen eller andra sociala medieflöden? Använder du din smartphone som väckarklocka? Gör dig själv en tjänst och investera i en vanlig väckarklocka redan idag. Stäng av mobilen vid ett visst klockslag, placera den på behörigt avstånd från sängen och gör insomnandet och uppvaknandet till en skärmfri zon. Ett enkelt tips som genererar stora hälsovinster.

08-587 624 00, www.insightlab.se

ATT INTE GÖRA-LISTA precisera VILKA INFO-KÄLLOR DU BÖR DRA NER PÅ Lika viktigt som att att veta vad vi ska lägga tid på är att veta vad vi ska lägga mindre tid på eller i vissa fall helt välja bort. Denna övning hjälper dig att minska onödigt informationsintag samtidigt som du förtydligar för dig själv vad du skulle vilja lägga mindre tid och energi på i vardagen. Syftet är att parera informationsöverflödet och frigöra tid till det som är viktigast och mest utvecklande för dig.

DET HÄR VILL JAG GÖRA MINDRE AV/HELT SLUTA MED: Läsa mail löpande/för ofta under dagen Lägga överdriven tid på min smartphone Slösurfa på nyhetssidor Svara i telefon även då jag inte vill bli störd Lägga överdrivet mycket tid på sociala medier Göra flera saker samtidigt Delta i möten utan tydligt syfte Lösa andra personers/kollegors problem som de kan lösa själva Vara ständigt tillgänglig för andra Lägga tid på appar/teknik jag egentligen inte behöver Eget förslag: Eget förslag: Eget förslag:

så HÄR KAN JAG GÖRA FÖR ATT MINSKA INFORMATIONSÖVERFLÖD OCH ÖVERBELASTNING: _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________

08-587 624 00, www.insightlab.se

FÅ KOLL PÅ DIN TID SJÄLVTEST: HUR ANVÄNDER DU DIN TID EN VANLIG VECKA?

Denna övning hjälper dig att se hur du använder din tid en normal vecka och vilka områden du upplever att du skulle vilja lägga mer respektive mindre tid på. I den första kolumnen uppskattar du hur mycket tid du lägger på olika aktiviteter i dagsläget. I den andra kolumnen anger du om du vill öka eller minska nedlagd tid (ange med plus/minus). Överför gärna information från verktyget på sidan 3 för att få koll på din veckostatistik.

område/nedlagd tid per vecka:

idag

önskat

• Mejl

_____ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____

• Spontana samtal med kollegor • Administration, rapportering och budgetering • Telefonsamtal med leverantörer, kunder eller partners • Telefonsamtal med kollegor och överordnade • Jobbrelaterad informationssökning • Sociala medier • Reflektion och pauser • Möten • Rensa, slänga, arkivera och sortera • Hantera teknikstrul • Annat: • Annat: TOTALT :

reflektioner: _____________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________

08-587 624 00, www.insightlab.se

PLANERA FÖR ÖKAT FOKUS din veckoplanering: så här undviker du informationsöverflödet För att få rutin på dina nya, förbättrade informationsvanor kan det vara en bra idé att ha dessa i åtanke redan när du gör din veckoplanering. Här är en lista med förslag på hur du kan minska informationsöverflödet och uppnå bättre fokus. Några kan du ta med i din planering, andra fungerar som en påminnelse för hur du kan minska onödigt informationsintag under veckan.

skapa fokustider Sätt undan specifik tid för vissa uppgifter, och låt inte något annat komma i vägen för dessa. Börja med mindre tidsblock åt gången, till exempel 20 minuter.

Skapa icke-fokustider Sätt även undan tid för mer flexibla uppgifter och oväntade avbrott.

ha fasta tider då du läser och svarar på mejl Undvik så långt det är möjligt att mejla "på uppstuds" och vara alltför reaktiv i din kommunikation. Genom att läsa mejlen på fasta tider blir det enklare att behålla fokus.

lägg undan mobilen för att minska distraktioner Forskning visar att blotta åsynen av våra smartphones gör oss distraherade. Lägg undan mobilen när du vill vara helt fokuserad på en uppgift eller ett möte.

fokusera på en uppgift/kanal åt gången – undvik att multitaska Att multitaska är bevisat kontraproduktivt och kan till och med enligt viss forskning förändra hjärnstrukturen. Bestäm dig för att undvika växlingar och avbrott så gott det går.

Arkivera, men spara inte onödigt innehåll Ha ett effektivt system för att spara viktiga mejl och dokument men avsätt regelbundet tid då du går igenom dessa och ser vad du kan slänga. Se till att all viktig information är lätt att hitta när du väl behöver den.

Processa information snabbare Testa någon av alla tekniker för att ta till dig information enklare, till exempel speedreading eller GTD-metoden. Gör det till en vana att omedelbart agera på problem snarare än att notera dem och skjuta dem på framtiden.

Identifiera vilka uppgifter som är mindre viktiga Bli inte lurad av saker som verkar viktiga vid en första anblick. Lär dig att snabbt skilja mellan viktig och mindre viktig information och filtrera ut störningsmoment. Källa: http://richardbingham.wordpress.com/2009/10/13/my-10-simple-ways-to-prevent-information-overload/

08-587 624 00, www.insightlab.se

PÅMINNELSE:

hej! lägg undan mobilen. stäng ner inkorgen. gör det nu.

08-587 624 00, www.insightlab.se

APPAR: MINDRE KRÅNGEL ONLINE fyra hjälpredor som förenklar internet Digital detox i all ära – men de flesta av oss måste regelbundet finnas tillgängliga på mobilen och via mejl. När vi inte kan unna oss lyxen att koppla bort det eviga surrandet krävs smarta lösningar, som dessutom går på bredare front. Testa programmen och apparna som besparar dig både minnesförlust och överflödigt browsande.

LastPass: slipp minnesförlust och krångliga lösenord En undersökning presenterade ordet ”password” som ett av 2013 års vanligaste lösenord. Möjligen finns det mer svårgissade alternativ att ta till. För dig som vill öka säkerheten samtidigt som du slipper hålla kombinationer som ”LwYgDv_230x” i huvudet kan programmet LastPass vara ett alternativ. LastPass, som funnits sedan 2008, förvarar och fyller automatiskt i alla dina lösenord på diverse olika plattformar. Datan som förvaras online krypteras, och inte ens LastPass själva kommer åt dina lösenord eller koder. Med hjälp av programmet kan du generera hackersäkra lösenord, och vill du vara extra säker kan du välja en så kallad ”two-factor identification” för att logga in. Smartphone- och surfplattsversionen av LastPass kostar omkring 50 kronor per år, i övrigt är den gratis.

Hootlet: sluta slösa tid online Slipp slösa tid på att växla mellan sidor som Twitter, LinkedIn och Facebook. Med hjälp av gratistjänsten Hootlet kan du dela sidor eller uppdateringar via samtliga konton med ett enda klick. Det går även att skräddarsy Googleresultat så att du exempelvis får en lista på de senaste tweetsen inom ett visst område – söker du till exempel på en restaurang via Yelp kan du snabbt överblicka de mest aktuella tweetsen rörande just den restaurangen. Skriv in en plats på Google Maps och få en lista på de senaste tweetsen från just det området. Och så vidare.

08-587 624 00, www.insightlab.se

Vizify: samla din sociala medie-persona på en och samma sida Skulle du vilja samla alla dina sociala medieprofiler på en och samma sida? Vizify, som är gratis, gör just detta och kokar ihop Facebook- och LinkedInprofiler med Twitter- och Instagram-flöden; allt samlas på en och samma grafiskt tilltalande sida. Samlingssidan blir en slags överblickbart infographics-flöde med de senaste uppdateringarna i kombination med utvald information i stil med cv, utbildning, aktivitet i sociala medier och så vidare. Det går även att överblicka vilka ord du mest frekvent använder dig av inom olika kanaler.

Web Clipper: spara urklipp från nätet i praktisk molnkatalog Hur ofta surfar du planerat, strukturerat och efter en förutbestämd mall? Förmodligen ramlar du på intressant information när och var du minst anar det, och någonstans i informationsöverflödet fanns det ett pajrecept du ville spara eller en LinkedIn-profil som verkade intressant för ett visst projekt. Men så försvann de i mängden. Om du känner igen dig kan Evernotes gratistjänst Web Clipper vara räddningen. Applikationen gör det enkelt att ”klippa ut” och spara länkar, textstycken och bilder och sedan förvara dem praktiskt bokstavssorterade i molnet, sökbara när du väl behöver dem. Det går att highlighta utvalda stycken eller lägga till pilar för att enklare komma ihåg vad du ville läsa, och alla ”urklipp” går att dela via bland annat Facebook och Twitter. Källa: LinkedIn

APPAR: ENKLARE MEJLHANTERING OtherInbox HÅLLER KOLL PÅ DIN INKORG

Är du trött på att vada genom spam, reklamutskick och mejlkedjor som inte berör dig för att hitta vad du letar efter? OtherInbox kan vara lösningen. Gratisappen OtherInbox består av tre funktioner: Organizer, Unsubscriber och Message Finder.

Organizer Organizer-funktionen sorterar dina mejl efter typ av innehåll. Tanken är att själva inboxen i större utsträckning ska ”lämnas ifred”. Varje dag får du en lista som summerar vilka mejl som sorterats in var.

Unsubscriber Låt denna funktion ta hand om oönskade nyhetsbrev och reklamutskick. Funktionen ser till att mejlutskicken från ointressanta avsändare upphör.

Inbox gör det enklare att hitta viktig info i inkorgen Hur snabbt hittar du flygbiljetten, postavin och bilderna från sommarens semesterresa i din inkorg? Gmails nya funktion Inbox vill förenkla din vardag genom att fungera som din personliga mejlassistent. ”Vi får fler mejl än någonsin. Viktig information drunknar bland mindre viktiga meddelanden, och våra viktigaste uppgifter riskerar att falla mellan stolarna – speciellt när vi läser mejlen i vår smartphone”, säger Googles vice vd Sundar Puchai. Google lanserar nu ”Inbox” som är tänkt att vara en lösning på problemet. Inbox hjälper dig att manövrera bland ointressant information samtidigt som det blir enklare att identifiera och highlighta nyckelinformation dold bland mejlen. Inbox utlovar en mer välorganiserad inkorg, bland annat genom att flagga mejl som innehåller information som bokningar och biljetter, eventinformation eller leveransinformation, men även genom att pinpointa mejl från vänner och familj. Det går att samla information som kvitton och bankutdrag på ett och samma ställe för bättre överblick, och Inbox ska även kunna bifoga användbar information från nätet som saknas i ett visst mejl – som exempelvis flygavgångar i realtid. Det går att lägga in påminnelser som även de kompletteras av mejlprogrammet; skriver du in en notering om att boka bord på en viss restaurang bifogar Inbox automatiskt telefonnummer och öppettider när påminnelsen dyker upp. Inbox fungerar enbart med Gmail. Källa:: http://www.irishtimes.com/ business/sectors/technology/google-unveils-new-app-to-combatemail-overload-1.1980823

Message Finder Hitta ett specifikt mejl utan att behöva lägga tid på att scrolla igenom foldrar och underkategorier. Källa: http://www.otherinbox. com/about/

08-587 624 00, www.insightlab.se

Tre Gmail-funktioner som sorterar en kaotisk inkorg

Undvik distraktioner och onödiga mejlutskick och håll samtidigt enkelt koll på dina kontakter och kunder med dessa tre funktioner – skapade specifikt för ditt Gmail-konto. Unroll.me Ett konstant mejlplingande i telefonen och datorn gör det svårt att behålla fokus, och risken är stor att fastna i en ständig ström av mindre viktiga mejl. I situationer då du inte kan stänga av plingandet men ändå vill behålla en längre stunds arbetsro kan appen Unroll.me komma till nytta. Unroll.me samlar alla onödiga och överflödiga mejl i en separat folder i ditt Gmail-konto, och du slipper det konstanta plingandet just för denna typ av mejl. Du kan själv skräddarsy inställningarna och varje vecka skickar Unroll. me en lista med förslag på typer av mejl som skulle kunna ”kvala in” i foldern för ointressanta utskick. När telefonen eller mejlprogrammet i datorn väl plingar till kan du förhoppningsvis vara hyfsat säker på att det rör sig om någonting relevant.

under kategorierna ”Next”, ”Action” och ”Waiting on”. Du kan även skapa olika typer av projektmappar. Om någon mejlar över ett förslag som behöver kompletteras med ytterligare information kan du till exempel tills vidare överföra mejlet till mappen Waiting on. Premiumversionen kostar omkring motsvarande 165 kronor i månaden och ger bland annat möjligheten att märka mejl med en viss deadline, spara noteringar och integrera ActiveInbox med GCal.

Rapportive Håll koll på din mejlhistorik och bli samtidigt uppdaterad kring vad dina kontakter har för sig på sociala mediekanaler som Facebook och Twitter. Gratisappen Rapportive gör det enklare att navigera bland tidigare mejl och innehåller löpande uppdateringar i form av avsändarens tweets, linkedinaktivitet och facebookuppdateringar. Källa: http://drunkonlife.net/3-ways-to-handle-emailoverload/

ActiveInbox Funktionen ActiveInbox är ett tillägg för gmail via Google och hjälper dig att sortera bland dina viktigaste mejl. I gratisversionen kan du sortera in mejl

08-587 624 00, www.insightlab.se

APPAR: FILTRERA & BLOCKERA Ta kontroll över infoflödet med Zite och Summify Zite och Summify är automatiserade filter för det som händer på internet. Filtret styrs av dig och dina vänners preferenser. I Zite lägger du till de sajter du gillar och ger tjänsten tillgång till ditt twitter- och facebookkonto. Zite samlar ihop allt och ger dig en blädderbar tidning där de artiklar som omnämnts mest av dina vänner får högst prioritet. Dessutom kommer filtret ihåg vilka typer av texter du gillar och favoriserar dem för framtiden. Summify fungerar på samma sätt, men skickar ut informationen i mejlform istället. Källa: http://www.dn.se/nyheter/ sverige/natets-tredje-fas-oppnaren-ny-varld

StayFocusd – appen som gör det omöjligt att slösurfa Hamnar du på Aftonbladet när du skulle behöva fokusera på något viktigare? StayFocusd är en app som gör det möjligt att blockera hela sidor, specifika subdomäner eller valda delar av sidinnehållet – till exempel bilder, spel eller videoklipp. Du ställer själv in hur länge du får vistas på vissa sidor under dagen, och när din tid är slut har du inte längre tillgång till sidan förrän nästkommande dag. StayFocusd är gratis och kompatibel med Chrome. Källa: http://lifehacker.com/5452620/stayfocusd-blocks-and-manages-timesucking-web-sites

anpassa nyhetsflödet med Ensembli – slipp leta själv

Varje dag bombarderas du med nyheter och information du inte efterfrågat, och att själv navigera bland nyhetsflöden i jakt på relevant information stjäl både tid och energi. Det finns en mängd appar och funktioner som genom att utgå ifrån dina intressen hjälper dig med just detta. Gratistjänsten Ensembli är ett exempel på en sådan funktion. Uppsidan med just Ensembli är bland annat att tjänsten fungerar även utan registrering. Genom att ange sökord i rutan på Ensemblis startsida börjar tjänsten automatiskt att sortera nyhetsflöden efter det som angetts. Genom att registrera dig kan du bland annat få veckomejl med förslag på artiklar och nyheter som matchar dina intressen. Det går även att spara innehåll i ditt Ensemblikonto för senare läsning. Källa: Make Use of

08-587 624 00, www.insightlab.se

undvik överbelastning – Skräddarsy dina sociala mediekanaler efter behov och intressen IFTTT står för ”if this then that” och är en app som låter dig skapa olika slags ”recept” som på smarta sätt kombinerar dina olika sociala mediekanaler med varandra, genom att skapa skräddarsydda händelseflöden. Med IFTTT kan du bland annat få ett sms om ett oväder är i antågande eller ett mejl så snart någon taggat dig på Facebook. Genom att använda dig av stegen Triggers (this), Actions (that), Ingredients (delar av triggers blir ingredienser, exempelvis en ämnesrad i ett mejl eller ett visst utskicksdatum) och Recipes (själva ”receptet” du uppnår genom att välja en kombination av händelser) får du till det automatiska händelseflöde som du önskar. Om någon taggar dig på ett foto på Instagram kan du exempelvis ställa in IFTTT så att fotot automatiskt läggs i en viss fil i din Dropboxkatalog. Och sådär kan du hålla på, tills du har ett skräddarsytt schema som förpassar all information dit du vill ha den, utan onödig administration. Mer information om IFTT – som för övrigt är gratis och kompatibel med iPhone, iPod touch och iPad – finns på https:// ifttt.com/wtf. Källa: https://ifttt.com/wtf

Appen som ska rädda chefer från info-överflödet Grundarna bakom appen UpdateZen noterade problematiken i att vi ofta behöver växla mellan olika kanaler och flöden för att ta till oss (arbetsrelaterad) information. Med appen vill de skapa förutsättningar för ett enklare, tydligare och snyggare informationsflöde, där allt (från alla du lägger till i ditt konto) är samlat i en enda feed – oavsett kanal. Prova gratis i 30 dagar, därefter kostar appen från motsvarande 143 kronor i månaden.

SelfControl – 24 timmar utan störande moment Ibland står internet i vägen för arbetet som ska bli gjort. Känner du igen dig? Under de senaste åren har det dykt upp en mängd olika blockeringsfunktioner för oss som ibland lider av bristande självkontroll. En av dessa är SelfControl, en app anpassad för Mac som så att säga löper hela linan ut. När du väl ”svartlistat” sidan ifråga och satt igång timern finns det inget du kan göra för att häva blockeringen (varken radera appen eller starta om datorn) – annat än att vänta ut tiden. Det går även att använda funktionen ”whitelist” som blockerar hela internetuppkopplingen om det skulle vara riktigt illa. SelfControl är gratis och du väljer själv vilka sidor du vill blockera. När de väl blockerats förblir de otillgängliga i 24 timmar. Källa: http://selfcontrolapp.com

Källa: http://www.updatezen.com

08-587 624 00, www.insightlab.se

APPAR: SMARTA FUNKTIONER Schemalägg dina inlägg på Twitter, LinkedIn och Facebook med Buffer Att organisera löpande uppdateringar på Twitter, Facebook och LinkedIn kan vara ett tidskrävande arbete. Buffer är en schemaläggningsapp där du i förväg enkelt kan tids- och datumbestämma dina inlägg och på så vis automatiskt få dem postade vid lämpliga tillfällen. Det går att skapa olika publiceringsmönster för de olika forumen så att du till exempel publicerar fler inlägg måndag till fredag och färre under helgen. I appen ingår även statistik över hur inläggen tas emot av följare, fans och kontakter. Appen är finns i både en gratis- och en premiumversion och går att ladda ner på iPhone, iPad och iPod touch. Källa: http://tommygun.la-bas. se/2012/03/26/buffer-app/

Collector Betalkoll – lösningen när du drunknar i räkningar Fortsätter informationsöverflödet på hallmattan? För dig som tröttnat på att anmäla autogiron, skriva in OCR-nummer och fylla i summor vid skiftande datum till olika leverantörer finns nu Collector Betalkoll. Collector Betalkoll är en mobilapp som förenklar dina vanligaste bankärenden genom att hålla koll på dina räkningar och därefter omvandla dem till en enda månadsfaktura – med ett enda förfallodatum. Om du fotar dina räkningar i appen ser Collector till att räkningarna betalas i tid, och du får 30 dagars förlängd betalningstid. En gång i månaden kommer sedan en samlingsfaktura direkt i appen. Collector kostar 35 kronor i månaden när du använder tjänsten, och är än så länge bara kompatibel med iPhone. Källa: https://www.collector.se/sv/Privat/Collector-betalkoll/FAQ-Collectorbetalkoll/

Headspace – meditation som motverkar info-stressen Det finns en mängd meditationsappar att välja mellan, varav Headspace är ett av de senaste tillskotten som erbjuder mer än bara meditationsövningar, och beskriver sig som ett ”gym för hjärnan”. Testa en tio dagars gratis prenumeration där du kan göra kortare meditationsövningar eller köp helhetstjänsten för omkring motsvarande 100 kronor i månaden. Då ingår allt ifrån hundratals timmar av guidad och icke-guidad meditation till fokusprogram på områden som hälsa, prestation, relationer eller stress. Funktionen Headspace Singles gör det enklare att applicera mindfulness i dagliga aktiviteter, du kan bland annat välja mellan ”eating”, ”cooking”, ”running” och ”commuting”. En ”SOS-funktion” hjälper dig genom svårare situationer med anpassade meditationer. Headspace finns tillgänglig för både Iphone och Android. Källa: https://www. headspace.com

08-587 624 00, www.insightlab.se

Prismatic vet vad du vill läsa om Innehållet är delbart och synkas direkt vid registreringen med bland annat Facebook och Twitter. Genom att logga in i Prismatic via någon av nämnda forum läser appen automatiskt av din aktivitet i stil med likes på Facebook, och anpassar sedan nyhetsfeeden efter dina intressen och preferenser. Skapa en egen lista över dina favoritpublikationer eller se vad dina vänner läser. Prismatic avläser var i världen du befinner dig och presenterar därefter lokala nyheter som passar in på din profil. Tjänsten anpassar sig över tiden efter ditt användarmönster för att göra innehållet så relevant som möjligt. Designen är enkel; genom att hålla fingret ett par sekunder över en utvald artikel dyker det upp tre alternativ: ”Don’t like”, ”Interesting” och ”Share”. Genom att du ”röstar” på enskilda artiklar ”lär sig” appen så småningom att bli ännu bättre på att sortera fram det som passar dig. Prismatic är gratis och finns även tillgänglig mobilt för iPhone, iPad touch och iPad. Källa: http://www.getprismatic.com

Ta ledigt från Facebook med Avkopplad.nu Om sociala medier stjäl lite för mycket av din tid kan en praktisk pausfunktion för Facebook, Twitter och Linkedin komma väl till pass, inte minst under vinterns mer deadlinetäta perioder. Använd dig av tjänsten Avkopplad – motsvarigheten till mejlens autosvar för sociala medier.

Förenkla din nyhetskonsumtion med appen Flipboard Skräddarsy ditt eget ”nyhetsmagasin” med appen Flipboard. Appen fungerar för iPad, iPhone, Android och Kindle och gör det enkelt att designa ditt eget nyhetsflöde efter vad du är ute efter för stunden. Genom att klicka på någon av ikonerna i appen kan du enkelt bläddra igenom nyhetsflöden och sociala medieuppdateringar precis som om du bläddrade i en vanlig tidning. Du kan även ”gilla” innehåll, dela information och markera artiklar för senare läsning. Appen är gratis och går att ladda ner på www.flipboard.com. Källa: The Organized Executive

Avkopplad är en tjänst som under angiven tidsperiod svarar automatiskt så fort någon kontaktar dig på Facebook, Twitter och LinkedIn. Själva proceduren är enkel: gå in på www.avkopplad.nu, anslut dina sociala mediekonton, välj ett meddelande eller skriv in ett eget, välj slutdatum och koppla sedan av. Eller fokusera under en period på jobbet utan att distraheras av vare sig notifikationer, tweets eller statusuppdateringar. Källa: http://avkopplad.nu

08-587 624 00, www.insightlab.se

VERKTYG: NYA BÄTTRE VANOR bestäm dina nya informationsvanor

Vad vill du förbättra i din vardag? Inspireras av listan nedan eller kom på några egna vanor du skulle må bra av. Välj ut högst tre vanor till att börja med och använd dig av "don't break the chain"-verktyget här intill för att komma igång. Bara läsa mejl på bestämda tider Lägga undan min smartphone när jag behöver fokusera Bara läsa nyhetssidor/bloggar/forum jag på riktigt blir inspirerad av Stänga av alla skärmar två timmar innan läggdags Lägga x antal minuter/timmar mindre om dagen på sociala medier/skärmtid Göra en sak i taget, utan avbrott Bli bättre på att tacka nej till onödiga möten Bli bättre på att prioritera mig själv, även om det innebär att jag blir mindre nåbar Börja använda mig av olika fokus- och avslappningstekniker som meditation Återuppta de naturliga pauserna i vardagen (som att undvika skärmar när jag pausar) Lämna datorn på kontoret Använda mig av blockeringsfunktioner för social media under vissa tider Eget förslag: Eget förslag: Eget förslag: Eget förslag: Eget förslag: Eget förslag: Eget förslag:

min belöning NÄR JAG KOMMIT IGÅNG MED MINA NYA VANOR: _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________

08-587 624 00, www.insightlab.se

DON'T BREAK THE CHAIN upprätthåll dina nya informationsvanor

Kom igång med dina målsättningar – och håll koll på hur bra du lyckas. Inspireras av listan till vänster och välj ut en ny vana som på sikt hjälper dig att uppnå en sundare informationskonsumtion. Kryssa i boxen till vänster varje dag du lyckas upprätthålla vanan. Genom att visuellt tydliggöra dina framsteg blir det enklare att hålla motivationen uppe – och mindre lockande "fuska".

NY VANA 1

MÅNDAG TISDAG ONSDAG TORSDAG FREDAG LÖRDAG SÖNDAG MÅNDAG TISDAG ONSDAG FREDAG LÖRDAG SÖNDAG MÅNDAG TISDAG ONSDAG FREDAG LÖRDAG SÖNDAG

NY VANA 2

MÅNDAG TISDAG ONSDAG TORSDAG FREDAG LÖRDAG SÖNDAG MÅNDAG TISDAG ONSDAG FREDAG LÖRDAG SÖNDAG MÅNDAG TISDAG ONSDAG FREDAG LÖRDAG SÖNDAG

08-587 624 00, www.insightlab.se

NY VANA 3

DINA REFLEKTIONER det här tar jag med mig från det jag läst: ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________

08-587 624 00, www.insightlab.se

mina viktigaste insikter: ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________

08-587 624 00, www.insightlab.se

ÂŠ 2014 InsightLab

â&#x20AC;&#x153;As long as the centuries continue to unfold, the number of books will grow continually, and one can predict that a time will come when it will be almost as difficult to learn anything from books as from the direct study of the whole universe. It will be almost as convenient to search for some bit of truth concealed in nature as it will be to find it hidden away in an immense multitude of bound volumesâ&#x20AC;? - Denis Diderot, 1755

ÂŠ 2014 InsightLab AB

08-587 624 00, www.insightlab.se