Enklare vardag 3 by Insightlab AB

VARDAG

ENKLARE

#3 /2014 ÅRGÅNG FYRA

SLUTA INFORMATIONSMANNEN BAKOM THE 4 HOUR WORK WEEK

TIM FERRISS

FROSSA SIDAN 12

– SÅ KOMMER DU RUNT ÖVERJOBBANDET SIDAN 3

HEJ! varje dag är en investering

Om livet bestod av 150 miljarder intryck, och du fick spendera 100 av dessa per sekund – hur hade dina transaktioner sett ut i praktiken? Du vet vad du ska växla till i kön på Forex – men hur är det med de där 2.880.000 intrycken som enligt forskarna levereras till oss mellan 9-17 varje dag? Börjar man tänka i valutor som dessa blir varje dag en hyfsat stor transaktion – en investering större än en Omega Seamaster. Ett ansvar mot dig själv i val och prioriteringar. För dig som redan nu ser ett slags Lyxfällan time edition™ för din inre syn kommer det här numret som en liten guide i det här med tidsinvesteringar. Sluta bränna tid på saker du ändå varken gillar eller är bra på. "Produktivitet" är inte RSS-flöden, datumsorterade inkomstdeklarationer eller stockphotobilder av kostym-high fives i kontorslandskap. Produktivitet handlar om att fylla dessa 150 miljarder intryck med mening. Om att göra rätt transaktioner. Och redan idag har du över två miljoner chanser att sätta igång. Sätt prioritering framför planering, släpp dina mentala att göra-listor, testa produktivitetsguruns metoder för kortare arbetsdagar eller ta hjälp av hela världen för att nå din nya vana. Allt detta och ännu mer kan du läsa om i höstens första nummer av Enklare vardag. Trevlig läsning! Gabriella Morath

tidningen du håller i din hand är en del av KONCEPTET "ENKLARE VARDAG". VARJE ÅR FÅR DU SOM PRENUMERANT HUNDRATALS TIPS OCH VERKTYG INOM BLAND ANNAT LEDARSKAP, KOMMUNIKATION, EFFEKTIVARE MÖTEN och kreativitet. SOM ÅRSPRENUMERANT FÅR DU FYRA NUMMER AV TIDNINGEN ENKLARE VARDAG SAMT FYRA SPECIALNUMMER INOM HÄLSA, KOMMUNIKATION, PERSONLIG UTVECKLIG OCH TEKNIK SOM FÖRENKLAR. DESSUTOM FÅR DU TILLGÅNG TILL HELA VÅRT sökbara BIBLIOTEK AV FÖRENKLINGSTIPS skrivna SEDAN 2009. FÖR MER INFORMATION BESÖK WWW.INSIGHTLAB.SE ELLER RING OSS PÅ 08-587 624 00.

Redaktionen E-post: info@insightlab.se Ansvarig utgivare: Håkan Rilegård Redaktör: Gabriella Morath Redaktion: Thomas Nyberg, Cristoffer Harlos, Jeanette Fagerhall, Annika Lagerhorn och Mats Frick Beställningar: 08-587 624 00 © InsightLab AB, Kungsgatan 71, 112 27 Stockholm. enklare vardag utkommer med 4 nummer per år. Innehållet i tidningen får ej dupliceras, distribueras eller säljas utan skriftligt tillstånd från InsightLab AB.

INSIGHTLAB – EN SNART 20-ÅRIG HR-EXPERT

svt:s tidsexpert petra brask om uppskjutande: Behöver jag komma igång med något trist brukar jag fråga mig vad som egentligen är tråkigast – att under en längre tid gå och tänka på hur jobbigt det kommer att bli – eller helt enkelt bara göra det? Förvånansvärt många jag möter går och har onödigt mycket ångest över hur tråkig en viss uppgift kommer att kännas medan de i princip alltid blir lättade över hur enkel uppgiften faktiskt var – i själva verket långt enklare än att gå runt och tänka på den. Källa: Expertintervju med Petra Brask, sidan 6

VILL DU OCKSÅ HA EN ENKLARE VARDAG?

INSIGHTLAB GRUNDADES -95. MEDGRUNDAREN THOMAS NYBERG TÄNKTE att "CHEFER HAR JU INTE TID ATT LÄSA ALLA DE DÄR LEDARSKAPSBÖCKERNA, RAPPORTERNA OCH TIDSKRIFTERNA. DET BORDE FINNAS EN KVALIFICERAD GENVÄG TILL KUNSKAP. ETT LÄTTSMÄLT OCH HÖGKVALITATIVT KONCENTRAT AV GULDKORNEN SOM GÅR ATT ANVÄNDA OMGÅENDE för stressade chefer". MED 20 ÅRS ERFARENHET HAR VI UTVECKLAT AFFÄRSIDÉN. ENKLARE VARDAG ÄR EN AV TJÄNSTERNA DÄR HR-UPPDATERINGAR, ledarskapshandböcker OCH INSPIRATIONSFÖRELÄSNINGAR UTGÖR NÅGRA ANDRA. läs mer om hur vi FÖRENKLAR FÖR chefer PÅ WWW.INSIGHTLAB.SE.

08-587 624 00, www.insightlab.se

EFFEKTIVA EGNA VANOR Tim Ferriss: metoderna som gör nio till fem till en gammal idé Varför blev 9-17 standard? Hur jobbar man mindre, men smartare? Produktivitetsgurun Tim Ferriss delar med sig om metoderna som kapar onödiga tidsblock – med ökat fokus och bättre resultat till följd.

Vill du jobba mindre men prestera mer? I sin första bästsäljare ”The Four Hour Workweek” listar Ferriss de stundtals okonventionella och högst icke-lutherska metoderna som fungerat för honom själv: Våga göra tvärtom. Ferriss ökade försäljningssiffrorna radikalt genom att sluta ringa till kunderna under större delen av dagen. Målgruppen svarade nämligen enbart i telefon mellan 8-8:30 på morgonen och 18-18:30 på kvällen. Gå efter din energinivå – att tvinga sig genom en uppgift trött är improduktivt. Även om du gjort en utåt sett logisk planering med jämnt fördelade uppgifter så kommer din energi- och intressenivå och förmåga skifta kraftigt. Planera alltid med detta i åtanke. Följ ditt energimönster och spar tid. Avslöja och motarbeta en kultur där personlig uppoffring uppskattas högre än faktisk produktivitet. På många ställen råder en kultur där värde läggs vid övertid och överhoppade luncher. Men att jobba mycket bevisar ingenting – det är stor skillnad mellan att vara upptagen och att vara produktiv. Övertänk aldrig de större besluten. Det kommer förmodligen aldrig vara perfekt timing att säga upp sig, be om större ansvar eller ta risker. Att vänta på rätt tillfälle blir oftast till en uppskjutartaktik. Våga ta risken, oftare. Be om ursäkt istället för tillåtelse. Att vänta på någons godkännande är det enklaste sättet att försena eller undvika något du verkligen vill göra. På så sätt kan du skylla på någon annan när det inte blir av. Våga ta ut svängarna lite mer. Ferriss menar att så länge skadan inte är katastroflik går det att styra upp

08-587 624 00, www.insightlab.se

eventuella missöden i efterhand.

Förstärk dina talanger snarare än att jobba på dina svaga sidor. De flesta av oss är bättre än genomsnittet på några saker, och ganska dåliga på andra. Att försöka förbättra sina svaga sidor leder oftast bara till marginella förbättringar – du blir i bästa fall genomsnittlig. Genom att fokusera på dina styrkor kan du däremot på kort tid bli exceptionellt skicklig. Välj noga hur du lägger din tid. Välj aldrig det bekanta framför det okända när du vantrivs. Många väljer att stanna i det välkända även om de vantrivs – att ta risker är läskigt. Definiera istället ditt worst case-scenario. Förmodligen skulle du kunna hantera det bättre än du tror. Akta dig för rädsla förklädd till optimism. Ett av de vanligaste sätten att undvika förändring är att ta till förklädd optimism. ”Det blir nog bättre”. Men är det dåligt nu är chansen stor att du använder optimism som en täckmantel och ursäkt för att slippa ta tag i problemet. Sätt upp tillräckligt höga mål. Många förespråkar ”realistiska” mål. Ferriss menar att konkurrensen i slutänden kommer att vara tuffast just för de som satt mål i samma höjd som gemene man, eftersom de flesta går i samma riktning. Galet ambitiösa och till synes omöjliga mål är lättare att nå eftersom konkurrensen är mindre – ingen vågar sikta så högt utom du. Målet i sig ska vara en adrenalinboost. Använd 80/20-regeln – åt båda hållen. Vilka 20 procent av det du gör orsakar 80 procent av ditt missnöje, och vilka 20 procent resulterar i 80 procent av det du blir nöjd med? Genom att svara på frågorna ser du mer konkret vad du bör fokusera på och vad du helt kan släppa. Sätt dig själv under viss tidspress – frivilligt. En uppgift sväller i förhållande till tiden den ges. Genom att dra ner på tiden för varje uppgift ökar du med hjälp av styrfarten även fokus och kvalitet. Källa: http://www.businessinsider.com/tim-ferriss-productivity-hacks-2013-4?op=1

EFFEKTIVA EGNA VANOR Bli mer produktiv – på under en minut Att förenkla vardagen ska ju vara enkelt. Ta hjälp av tio garanterat effektiva produktivitetshöjare som bara tar en minut vardera. Minimal ansträngning men anmärkningsvärda resultat. Testa någon av dessa metoder redan i eftermiddag: Bestäm dig för att säga nej till tre saker varje vecka Gör det till en utmaning att säga nej till tre saker som du redan i förväg vet kommer att dränera dig på energi, tid och motivation. Lägg en minut på att överlägga vilken slags uppgifter/åtaganden/aktiviteter du vill prioritera bort just den här veckan. Skriv löpande ner allt du väntar på Förmodligen använder du dig redan av en eller flera att göra-listor för att undvika den mentala härdsmältan som uppkommer av att hålla för många saker i huvudet samtidigt. Lika dränerande är det emellertid att hålla koll på saker du väntar på; leveranser som beslut. Genom att parallellt med att göra-listan skriva ner saker du väntar på frigör du ytterligare hjärnkapacitet, och minskar risken att saker faller mellan stolarna.

datorn och levererar varje vecka ett sammanfattande mejl som utvärderar din produktivitetsgrad. Mer detaljerad information och produktivitetspoäng går att se på företagets hemsida. Använd appen i belöningssyfte och planera in roligheter när du varit extra produktiv. Har du skjutit upp/kört fast i en uppgift? Lägg en minut enbart på att kartlägga nästa steg En av de vanligaste anledningarna till att vi skjuter upp något är att uppgiften känns övermäktig och ogreppbar. Kanske är nästa steg i processen oklart – och det tar emot att fortsätta eller komma igång. Kom runt problematiken genom att strunta i helhetsbilden och istället enbart fokusera på nästa steg i processen. Ring ett samtal, skicka ett mejl, gör en snabb lista eller fråga en kollega. Genom att bara fokusera på ett steg i taget i en minut åt gången blir uppgiften enklare att ta sig an. Källa: http://www.lifehack.org/articles/productivity/10-oneminute-time-hacks-that-will-make-you-more-productive. html

Gör en lista över resultaten du vill uppnå idag (och inte bara sakerna som ska göras) Det är lätt att fastna i ”att göra” och missa att notera själva slutresultatet som dessa punkter bör resultera i. Se till att göra skillnad på uppgifter och faktiska resultat – genom att lista tre faktiska resultat du vill ha åstadkommit innan du går hem för dagen så ökar känslan av måluppfyllnad och meningsfullhet. Hitta en aktivitet som ger dig energi, och schemalägg den Blir du inspirerad av att titta på din att göra-lista, eller består den mest av energikrävande måsten? Kom ihåg att planera in aktiviteter som ger dig energi, även om de inte är jobbrelaterade. Ladda ner RescueTime för att få detaljkoll på din produktivitetsnivå Appen RescueTime håller koll på allt du gör vid

08-587 624 00, www.insightlab.se

LEDARSKAP

Klassiska missar – undvik detta när du ger feedback

Kanske räknar du med att berömmet går att avläsa mellan raderna – eller så drar du dig för att vara ärlig när något gått dåligt för länge. Här är missarna du bör undvika när du coachar dina medarbetare. Dags för utvecklingssamtal, eller bara en vanlig runda bland skrivborden? Oavsett vad; undvik missarna många andra har gjort: Fallgrop #1: spara all feedback till ett enda tillfälle. Många gör misstaget att lämna större delen feedback till särskilda tillfällen, som det årliga utvecklingssamtalet. Problemet är att det tenderar att slå tillbaka oavsett om feedbacken är positiv eller negativ; är den negativ kan det upplevas negativt att få höra allt på en gång (och långt senare), och är den positiv kanske mottagaren undrar varför du inte sagt något tidigare. Lösning: ge så gott det går omedelbar feedback. Ha som mål att inget av det du tar upp på utvecklingssamtalet kommer som en överraskning. Fallgrop #2: lägga alltför mycket vikt på prestationer som ligger nära i tid. De flesta av oss agerar nu-fokuserat, och det är lätt att helt upptas av den senaste tidens händelser när man ger feedback. Med tanke på vår växlande natur är risken dock stor att det blir en bristfällig eller obalanserad bedömning. Lösning: var engagerad i det som sker just nu, men behåll långtidsperspektivet i personbedömningar och feedback. Fallgrop #3: vara alltför positiv eller negativ. Vissa är obekväma med att ge negativ feedback vilket kan leda till att de anställda går miste om nödvändiga förbättringsförslag. Andra går för långt i sin vilja att ständigt eftersträva förbättringsförslag och glömmer bort berömmet, vilket är en effektiv motivationsdödare. Lösning: våga säga som det är, eller kom ihåg att du kan behöva vara tydlig med vad du faktiskt är nöjd över. Fallgrop #4: ge kritik utan tydlig framåtriktning. Genom att leverera kritik utan tydliga förbättringsförslag uppfattas du troligen som både luddig och kritisk. Lösning: ha som vana att alltid ge konkreta förbättringsförslag när du levererar negativ kritik. Förvissa dig om att personen förstår och hör efter vad han eller hon själv skulle vilja göra för att förbättra situationen. Fallgrop #5: prata mer än du lyssnar. Det är lätt hänt att leverera negativ kritik och därefter snabbt gå vidare till förbättringsåtgärder. Men en person som upplever sig bli överkörd blir sällan motiverad till att ändra på något. Lösning: börja alltid med att fråga varför personen tror att det gick som det gick i just det här fallet, och vad han eller hon skulle föreslå för nästa steg. Källa: Organized Executive

08-587 624 00, www.insightlab.se

ABCmetoden som förtydligar gruppens prioriteringar Har ni hela tiden nya projekt på gång, alla med växlande prioriteringsgrader? Jobbar du ensam kan du enkelt avgöra vad som bör komma först och när du bör skifta fokus – men hur kommunicerar ni det snabbt i gruppen? Genom att sortera inkommande projekt och uppgifter efter A/B/Cprioritet slipper ni ta retoriska omvägar, och kan med militäriskt tempo kommunicera relevans och turordning. Tänk så här: A-prioritet: högprioriterade uppgifter som kommer i första hand och som måste färdigställas innan något annat hinner påbörjas. B-prioritet: mellanprioriterade uppgifter som tas om hand när uppgifterna med A-prioritet blivit avklarade. C-prioritet: lågprioriterade uppgifter som fyller eventuella luckor mellan A- och B-uppgifter. För att påbörjade uppgifter med C-prioritet inte ska bli liggandes för länge blir de dock ”uppgraderade” till B-prioritet efter en bestämd tid. Källa: http://www.nibm.net.

EXPERT

INTERVJU

Petra Brask, tidsexpert och effektivitetskonsult, aktuell i svt:s serie "tidsjakten":

”om du hela tiden går och bär på en mental att göra-lista får hjärnan aldrig vila" Vad ser du som den största utmaningen inom produktivitetsområdet? Vi är vanemänniskor och det tar tid att förändra vanor eftersom det kostar tid och energi för hjärnan att göra på ett nytt sätt. Eftersom hjärnan är designad för att göra av med så lite energi som möjligt så har vi av naturen ett inbyggt motstånd till förändringar. Det här motståndet gör det på olika sätt svårare att vara produktiv och arbeta effektivt, speciellt om man samtidigt missar att identifiera och utgå ifrån sina verkliga drivkrafter, och utgår ifrån planering snarare än verklig prioritering.

Vilka lösningar skulle du vilja tipsa om? Vi behöver på olika sätt ”övertyga” snarare än tvinga hjärnan att utföra en uppgift eller ta sig an en förändring. Det kan vi till exempel göra genom att se till att uppleva uppgiften/förändringen som enkel eller intressant – för att lyckas behöver vi känna att vi uppnår en konkret vinst om vi utför uppgiften eller tar oss an förändringen. Men allt kan ju inte vara intressant. Behöver jag komma igång med något trist brukar jag fråga mig vad som egentligen är tråkigast – att under en längre tid gå och tänka på hur jobbigt det kommer att bli – eller helt enkelt bara göra det? Förvånansvärt många jag möter går och har onödigt mycket ångest över hur tråkig en viss uppgift kommer att kännas medan de i princip alltid blir lättade över hur enkel uppgiften faktiskt var – i själva verket långt enklare än att gå runt och tänka på den.

hur ska man göra för att för att få saker gjorda direkt? Hjärnan har svårt för alltför abstrakt tänkande. Samtidigt kan man som sagt lätt råka förstora upp en uppgift och få för sig att den är tristare och mer tidskrävande än vad den i själva verket är. En metod jag själv använder mig av för att komma runt det här är att helt enkelt ta reda på exakt hur lång tid de mindre roliga uppgifterna tar. Våra bortförklaringar för att slippa göra saker är sällan konkreta – de är känslostyrda och baseras-

08-587 624 00, www.insightlab.se

nästan aldrig på fakta. Genom att klocka uppgiften och därmed konkretisera den, blir det enklare att komma runt uppskjutandeproblematiken och inse hur kort tid man faktiskt behöver lägga – eller hitta ett sätt att dela uppgiften i mindre mer hanterbara delar.

hur ska man göra för att hushålla med sin energi?

Kort om petra brask:

Lägg märke till din inre dialog; vad säger du till dig själv när du ska få någonting gjort? Har du fastnat i ältande? Går du och bär på för många mentala att göra-listor? Om du hela tiden går och bär på mentala att göralistor så får hjärnan aldrig vila. Vi blir utmattade och ännu mindre motiverade till att sätta igång. Ta itu med det direkt, eller avsätt tid för när det ska göras. Rör det sig om något du inte behöver göra än på ett tag, bestäm dig för att helt släppa tankarna på det under en bestämd tid. Det är viktigt både att våga släppa sina mentala att göra-listor och ibland ta ett steg tillbaka och ge sig själv en chans till reflektion. Om det handlar om ett beslut du ska ta längre fram kommer du ändå undermedvetet att samla på dig mer fakta och beslutsunderlag för att enklare kunna ta beslutet när det väl är dags.

Vad har du själv för relation till en pressad vardag, och vad tror du är kärnan till en enklare arbetssituation? Om man springer på för mycket och för fort kan man lura sig själv att man får mycket gjort. Men för att det ska fungera på riktigt handlar det om att budgetera med sin tid, säga nej till det som inte för en i rätt riktning och säga ja till det som verkligen är viktigt. Jag tror inte på att vara effektiv ”för sakens skull”; det måste finnas en äkta drivkraft bakom det man gör för att det ska fungera i längden. För att konkretisera detta brukar jag använda mig av olika fokusområden i livet och se till att de hela tiden avspeglas i kalendern. Fokusområdena består av saker som jag vill få mer av i både jobb- och privatliv, och jag planerar så gott jag kan utifrån dessa. När man väljer sina fokusområden är det viktigt att det inte är saker någon annan hittat på utan det ska vara saker som du själv valt, och som ger dig äkta drivkraft på jobbet och privat. Poängen är att det alltid är du själv som måste skapa utrymme och tid för dina fokusområden. Gör du inte det är risken stor att du alltid kommer att känna dig mer eller mindre missnöjd, hur mycket du än fått gjort. Rör du dig i fel riktning kommer du aldrig uppleva att du blir nöjd eller kommer någonvart. Dina värderingar, prioriteringar och fokusområden bör komma först – börja med att prioritera din egen tid, planera därefter. Det är ju svårare att prioritera i det som redan ligger där. Om du är osäker kring dina fokusområden kan du fråga dig vilka förväntningar du har på dig själv respektive vilka förväntningar du tror att omgivningen har på dig. Då hittar du det som du tycker är viktigt samt det som du tror att andra tycker är viktigt. Glömmer du bort dina egna värderingar spelar det ingen-

08-587 624 00, www.insightlab.se

Petra är ägare och grundare av Petra Brask & Partners. Hon har arbetat som effektivitetskonsult i Sverige och internationellt sedan 1995, och är aktuell som tidsexpert i SVT:s nya satsning "Tidsjakten" som har premiär i höst. Petra har utbildat chefer och medarbetare i en mängd olika organisationer, allt från FN till Coca Cola. Hon tycker att det är en mänsklig rättighet att kunna nå önskade resultat samtidigt som man har tid och energi över till resten av sitt liv.

Hjärnan tänker för det mesta i bilder. Säger man att man ska göra något ”någon gång” hänger den inte med – det blir svårt att greppa när, hur och var. Är man alltför okonkret kan det till och med bli svårt att komma igång med saker man tycker är roliga – och ångesten för att man ”inte kommer igång” med saker byggs därefter på steg för steg. Bekämpa mentala blockeringar genom att försöka vara så konkret som möjligt. Förmodligen beror låsningen på att du inte vet exakt vad första steget för att komma igång faktiskt består av i praktiken.

EXPERT

INTERVJU roll hur mycket tid du frigör – för du har ändå inte frigjort någon energi. Genom att på detta sätt ständigt jobba med mina egna värderingar som drivkraft förenklar jag indirekt hela min arbetssituation.

Har du något verktyg eller någon övning inom området som du brukar använda dig av/vill tipsa om? Jag tror vi är många som tjänar på att få lite bättre koll på vad vår tid egentligen går åt till. Med appen Toggle kan man bokföra sin tid under en vecka och få koll på sin livsbalans och hur mycket tid man lägger på olika saker – allt ifrån sömn till jobb, fritidsaktiviteter och sociala medier. Efter en veckas tid kan man utvärdera och se vilka de största tidstjuvarna är. Vilka är de största posterna, och vilka småposter äter tid? Det blir lättare att få en realistisk överblick och upptäcka saker man vill ändra på samtidigt som det tvärtom kan fungera som en positiv påminnelse; kanske ser du att du faktiskt lägger mer tid än du tror på familjen eller andra viktiga områden i livet. Många gånger kan det faktiskt vara så att vår upplevelse av tiden inte stämmer överens med verkligheten. Med appen Projectplace kan man använda kanbantavlor direkt på sin iPhone eller iPad och följa arbetsflöden eller se dokument andra i teamet jobbar med. Eller använd den i familjens veckoplanering. En annan enkel metod jag brukar använda mig av för att klara av större uppgifter är ”halvtimmesmetoden” – bocka av ett litet tidsblock eller ett mindre delmoment åt gången för att få energi under vägens gång. Funkar på allt från att städa huset till att ro ett större projekt i hamn.

Vad tror du vi ser mer/mindre av inom området framöver? Jag tror vi kommer lägga mindre tid på mejl och övergå till olika sociala medier för att kommunicera internt – alltfler organisationer kommer att gå över till ”interna Facebooks”. Vi kommer också bli bättre på att sålla i alla informationsflöden. Barn har i skolan blivit bättre på att sålla i informationen, medan vi vuxna generellt fortfarande tenderar att vilja hänga med i lite för många olika flöden. Vi behöver i ännu större utsträckning fokusera på att få bort bruset och lägga tid på rätt saker. Rent konkret kan det handla om något så enkelt som att ta en titt på all teknik man använder sig av, stänga av onödiga aviseringar och förstärka flöden som är viktiga. Kom ihåg att det är du själv som ska bestämma över tekniken, inte tvärtom. Hjärnan mår inte bra av att bli avbruten, den behöver fokus, vila och återhämtning. En digital detox då och då är ett effektivt sätt att återfå energi och perspektiv.

08-587 624 00, www.insightlab.se

MÖTEN Forskning: så blir mötet effektivare – och mer engagerat Har du någonsin deltagit eller hållit i ett för långt, tråkigt möte ska du läsa den här texten.

förmåga att gemensamt spåna idéer.

Anteckna för hand – och lämna datorn utanför mötesrummet

Med några enkla men radikala metoder och regler – samtliga baserade på forskning – kan ert nästa möte bli snabbare, mer produktivt och roligare för alla.

Håll möten på 15 minuter Efter ungefär 18 minuters fokus dalar både fysisk och mental koncentration – forskning har visat att vi klarar av att upprätthålla fullt fokus mellan 10-18 minuter. 18-minutersregeln har fysiologiska förklaringar, och det finns därmed en anledning till att alla TED-talks är på 18 minuter eller mindre. Vi behöver en viss mängd glukos, syre och blodcirkulation när hjärnan processar ny information. Många organisationer som har satt in en 15-minutersregel förvånas över hur mycket man kan hinna med på kort tid. Bonustips: ställ in 15 minuter som defaulttid i Outlook och Google calendar för smidigare mötesplanering.

Ställ timern mitt på mötesbordet Forskning har visat att begränsningar kan öka vårt fokus och kreativa tankeförmåga – ett trick som många kreatörer använder sig av för att bredda idéförmågan. Genom att placera en timer mitt på mötesbordet blir tidspressen ”på riktigt”. Risken för utdragna diskussioner minskar och tillsammans ökar ni fokusnivån dramatiskt.

Forskarna Pam Mueller och Daniel Oppenheimer undersökte anteckningsvanorna hos studenter på Princeton och UCLA. Studenterna fick se ett 15 minuter långt TED-talk och anteckna under tiden. Forskarna jämförde sedan den nyvunna kunskapen mellan de som antecknat för hand och på datorn. Studenterna i båda grupperna hade snappat upp ungefär samma nivå av faktakunskap; däremot var personerna med handskrivna anteckningar överlägsna när det kom till förståelsen av sammanhang och övergripande koncept.

Gör ett mobiltelefondagis för lämning och hämtning Mobilfria möten har blivit allt vanligare, och praktiseras bland annat i Vita Huset, där mötesdeltagarna får lämna ifrån sig mobilen vid dörren. Argumenten för mobilfria möten är många; utöver att de ökar deltagarnas fokus har en undersökning visat att många stör sig på sina kollegors mobilanvändande under möten. 86 procent av deltagarna i undersökningen irriterar sig på personer som tar samtal under mötet, 84 procent tycker det är olämpligt att skicka sms och 75 procent stör sig på personer som mejlar under mötets gång. Källa: http://open.bufferapp.com/how-to-hold-a-bettermeeting-research/

Stå upp Andrew Knight och Markus Baer på Washington University genomförde en studie där man mätte deltagarnas förmåga att samarbeta och komma på idéer beroende på om de satt ner eller stod upp under mötet. De mätte de olika momenten genom att använda sig av enkäter, observation och kroppssensorer. Resultaten visade att de stående mötena ökade deltagarnas engagemang i den kreativa processen, därtill förbättrades gruppens samarbetsförmåga och

08-587 624 00, www.insightlab.se

EFFEKTIVA TEAM Gör en egen team-app – gratis Team App gör det möjligt att gratis och på mindre än 10 minuter skapa sin egen team-app på deras plattform. Genom att lägga till skräddarsydda funktioner går det snabbt att skapa ett internt forum med egen logga och utvalda färger. Appen riktar sig främst till idrottsteam men funktionerna gör att den lämpar sig lika bra för vilket team som helst. Tillvalen gör det möjligt att få pushnotiser med nyheter, se teamets alla övriga profiler på bland annat Facebook och Google+, chatta internt, dela foton och dokument, använda en gemensam kalender eller enkelt se när övriga teammedlemmar är uppbokade/lediga och skicka ut påminnelser inför event. Källa: https://www.teamapp.com

Övning: 'outa' teamets värderingar – och bli bättre på att samarbeta Ni har hyfsad koll på varandras åsikter – men hur väl känner ni till varandras grundläggande värderingar? Genom att få koll på teamets värderingar blir det enklare att förstå varandras handlingar och åsikter i de flesta situationer – och ni kan snabbare avgöra vad ni bör bli bättre på att kommunicera i gruppen. Genom att få ännu bättre koll på varandras värderingar lägger ni grunden till ett bra samarbetsklimat och produktiva diskussioner. Den här övningen är tänkt att öka grundförståelsen i teamet, och därmed indirekt förenkla gemensamma beslutsfattanden. Få grepp om varje individs synsätt och värderingar och hur de påverkar teamet i stort, och sätt sedan upp gemensamma värderingsregler som stämmer överens med er individuella syn på saken. Gör såhär: • Börja med att en och en fundera över och skriva ner några fundamentala värderingar för arbete i grupp och generellt. Exempel: Vilka beteenden och attityder tycker ni är acceptabla/positiva, och vilka attityder och beteenden upplever ni som störande, irriterande och problematiska? Vad är viktigast – att utföra en uppgift inom utsatt tid eller exceptionellt noga? Vilka är de viktigaste kvaliteterna hos en person för att den ska fungera väl i ett team? • För att komma igång med funderingarna kan det även vara effektivt att använda sig av ett antal generella påståenden som sammanfattar olika typer av värderingar (”det viktigaste är att komma i tid” etc) och där man får ange i hur hög grad påståendet stämmer överens med de egna värderingarna. • Gå sedan två och två igenom era noteringar. Vilka likheter/skillnader ser ni? Diskutera. • Gå därefter igenom era noteringar tillsammans i hela gruppen. Notera även här likheter och skillnader. Mötesledaren antecknar så att alla kan se. • Gör sedan en gemensam lista över värderingar ni alla delar eller kan hålla med om. Formulera en slags inofficiell lista med ”spelregler” utifrån dessa värderingar. Referera därefter till listan när det behövs under teamarbetets gång. Källa: http://www.collaborativejustice.org/how/tools/goal/goal-ex1.htm

08-587 624 00, www.insightlab.se

KOMMUNIKATION Bråka empatiskt med Nonviolent Communication ”Alltid” och ”aldrig” har sedan länge varit bannlysta i konfliktretoriken. För den konstruktive finns det dock ännu mer att hämta. Vill du bråka smartare och bli förstådd på djupet? Här är en bevisat effektiv metod. Nonviolent Communication – NVC – är bevisat effektivt i situationer då en konflikt tycks vara svår att lösa utan känsloutspel. NVC är byggt på antagandet att drivkraften bakom våra handlingar alltid är ett försök att tillgodose någon form av behov. När behoven är uppmärksammade och bekräftade möjliggörs förbättrad kontakt, förståelse och samarbete – utan negativitet och anklaganden. När vi i en konflikt riktar all uppmärksamhet på våra behov utan att uttrycka kritik, skuld eller krav frigörs kreativitet och lösningar samtidigt som vår medkänsla ökar. NVC består av två olika delar; att själv kunna uttrycka sig på ett sätt som mottas rätt, och att empatiskt kunna lyssna på motparten. Båda delarna innehåller stegen observation, känslor, behov och önskemål.

Observation När vi beskriver vad vi ser och hör med betraktande snarare än känslosamma observationer (till exempel ”när du kom hit hälsade du inte på mig” istället för ”du är ignorant”) ökar sannolikheten att andra lyssnar utan att omedelbart slå ifrån sig. Chansen är då större att personen stannar kvar och tar till sig våra känslor och behov utan att vilja försvara sig. Genom att för oss själva hela tiden observera våra reaktioner kan vi dessutom rikta uppmärksamheten på våra behov istället för att skylla på motparten.

Känslor När vi uttrycker våra känslor kring situationen istället för vår tolkning av motpartens känslor (och vad de indirekt får oss att känna) tar vi fullt ansvar för vår upplevelse, och gör det enklare för motparten att svara på ett sätt som möter bådas behov av medkäns-

08-587 624 00, www.insightlab.se

la och samförstånd. Säg till exempel ”jag känner mig stressad och utsatt med den här arbetsbelastningen” snarare än ”jag känner att du inte tar ditt ansvar i gruppen”.

Behov När vi rent konkret sätter ord på våra behov skapar vi större förståelse i en diskussion eller konflikt. Nyckeln till att identifiera och uttrycka behov är att fokusera på ord som beskriver den form av upplevelser som alla människor delar, snarare än att fokusera på ett specifikt sätt att tillgodose behoven på. Genom att uttrycka våra behov skapar vi en ökad möjlighet för att andra ska se vår mänsklighet och därför känna förståelse och empati med oss.

Önskemål Genom att skilja på önskemål och krav i en diskussion eller konflikt blir det enklare att tillgodose allas behov utan att hamna i dragkamp. Då ett krav ofta efterföljs av en bestraffning av något slag leder ett önskemål snarare till fortsatt dialog – det går att ta emot ett ”nej” men ändå fortsätta diskussionen. Ett tydligt önskemål gör att motparten upplever valfrihet i sin respons till önskemålet – vilket motverkar risken att han eller hon känner sig trängd och agerar därefter. Nyckeln till att identifiera och uttrycka sina önskemål är att göra det man säger konkret och ”görbart”; ”jag vill att du alltid kommer i tid” är inte tillräckligt konkret medan ”kan vi ta en kvart imorgon för att prata om vad som skulle kunna hjälpa dig att komma klockan 9 till våra möten?” däremot är ”görbart” och tydligt. Källa: http://www.friareliv.se/index.php/sv/vad-ar-nonviolent-communication/141-grunderna-i-nonviolent-communication

INFO-ÖVERFLÖDET Sluta informationsfrossa i fem terapeutiska steg

Varför scannar vi hela tiden flöden och uppdateringar? Är det av intresse eller gammal vana? Den här texten riktar sig till informationsmissbrukare och andra i behov av en lättare data-detox. Vad har du för informationsvanor – och hur relevanta är de i din vardag? Bilder på katter och barn varvas med incheckningar och ”gratulera till nya jobbet” och redan där har tio minuters arbetstid förflutit i en slags social mediedimma, helt styrd av gamla vanor. Hade du roligt? Lärde du dig något nytt? Om svaret är nej på båda frågorna kan det vara läge att se över dina vanor. Det här med att ta in onödigt stora mängder information blir snabbt en (o)vana. Forskare menar att vilken vana eller ovana som helst behöver omkring 21 dagar för att bli etablerad eller utraderad – och 24 år med internet vid vår sida har på vissa håll satt sina spår. Sätt dig själv på info-detox: Specificera exakt vad du behöver ändra på eller lägga till i ditt digitala liv. Vilken förändring vill du se hos dig själv? Se till det större perspektivet; vill du frigöra tid, energi, inspiration? Vill du göra slut med bilden av att alla lever perfekta liv eller behöver du mer relevant inspiration som hjälper dig i ett visst projekt? Vilken vana behöver du ta upp/bryta för att nå dit? Ännu mer specifikt: vilka bokmärken och

RSS-flöden ska du radera, och vilka kan läggas till? Tydliggör dina intentioner och syften bakom förändringen. Kanske viktigast – vad har du att förlora på att fortsätta storkonsumera intetsägande nyhetsflöden till fördel för saker som är lite mer på riktigt? Konkretisera nyttan med din nya informationsvana. På vilket sätt kommer din nya vana eller brutna ovana gynna dig i dagsläget och på sikt? Konkretisera så långt det går själva nyttan – vad skulle du kunna göra istället för att lägga tid på onödig information, och vilka positiva effekter skulle det kunna ge? Håll koll på tidiga varningstecken eller triggers – är du på väg tillbaka mot skärmen? Vilka triggers får dig att gilla någons incheckning på terminal 5 när du borde attestera fakturor? Identifiera situationer då du tenderar att planlöst plocka upp mobilen och informationsfrossa. Hitta ett par alternativ för vad du kan syssla med istället när ovanan sätter in. Ge din nya informationsvana 21 dagar. Många forskare menar att hjärnan redan efter 21 dagar börjat forma nya vägar som i sig gör det enklare att hålla sig till den nya vana. Om du ändå inte kan hålla dig från själva mobilen ifråga kan du alltid ladda ner någon av alla vaneappar, ett par tips hittar du på sidan 13. Källa: http://examinedexistence.com/how-you-can-trainyour-brain-to-create-new-habits/

08-587 624 00, www.insightlab.se

APPAR & TEKNIK

Apparna som gör din nya vana mycket roligare Vill du komma igång med en ny vana, eller kanske lägga av med en gammal? Motivation, viss disciplin och några smarta appar gör jobbet både enklare och roligare. Vare sig du gillar enkelhet, komplicerade grafer eller videodagböcker är chansen stor att du kan hitta något av intresse här under.

För dig som ”inte orkar krångla till det”: 21habit – ”don’t break the chain” i appform 21habit gör det enkelt att se hur väl det går med din nya vana. Genom att varje dag ange antingen ”fail” eller ”success” får du på kort tid en tydlig kalenderöversikt som visar hur många dagar i rad du lyckats. Appen finns i två olika versioner, ”committed mode” och ”free mode” – där du kan få tillbaka de pengar du betalat för committed mode om du håller din vana under hela den angivna perioden.

För dig som gillar att fylla i och läsa av: GoalsOnTrack För dig som vill gå "all in" med en organiserad målplan kan appen GoalsOnTrack vara värd en nedladdning. Med hjälp av flikarna ”goals”, ”tasks,” ”calendar”, ”habits”, ”journal” och ”reports” får du på sikt tydlig överblick och uppföljningsunderlag. Börja med att sätta upp ett mål med någon av målmallarna som gör det enklare att konkretisera det du vill uppnå. Håll koll på tidsåtgång och framgångsrika vanor samt för dagbok och överblicka senaste tidens resultat, eller lägg upp inspirationsbilder som är tänkta att fungera i visualiseringssyfte.

lande projekt över tid, som budget, kalorier, sömntimmar, antal kilometer på löpbandet eller dagliga utmaningar på jobbet. ”Milestone Tracker” hjälper dig hålla koll på de större eventen i livet, och planera dem steg för steg.

För dig som vill synas: Giveit100 – dela med dig av din framgång i 10-sekundersklipp ”När man ser någon lyckas med något ser man bara ett enda ögonblick av framgång. Man ser inte alla tusentals timmar av förberedelse och övning. Man ser inte självtvivlet, all förlorad sömn eller de sena jobbkvällarna. Man ser inte ögonblicket de började öva – ögonblicket då de undrade om de verkligen skulle lyckas”. Det säger Karen X. Cheng, grundare till videotjänsten Giveit100. Tjänsten är till för att samla små korta klipp som vittnar om vägen mot målet – medlemmarna kan dela med sig av framoch motgångar längs vägen. Idén fick Cheng efter att hennes projekt att lära sig dansa (från nybörjare till proffs) blivit en viral succé. Giveit100 är även tänkt att fungera som en inspirerande videodagbok för alla som vill komma igång med en ny vana, där andra kan kommentera, gilla och pusha varandra i vägen mot målet. Källor: http://21habit.com/howitworks https://secure.goalsontrack.com/home http://www.stridesapp.com

För dig som värdesätter design: Strides Strides är en väldesignad app där du även får tydlig överblick och kan scrolla igenom dina olika målsättningar. ”Goals Dashboard” ger dig överblick över alla dina projekt och framsteg och ”Target Tracker” visar i siffror och diagram hur det går inom ett specifikt område. ”Habit Tracker” hjälper dig hålla koll på dina nya vanor, medan ”Average Tracker” mäter rul�-

08-587 624 00, www.insightlab.se

KREATIVITET Forskning: promenader ökar vår kreativa förmåga – oavsett omgivning Kanske är det inte en slump att vi tenderar att vanka av och an när vi försöker hitta en lösning. Ny forskning från Stanford University visar nämligen att promenader gör oss mer kreativa. 176 studenter deltog i experimentet där vissa fick gå på ett löpband i ett neutralt rum medan andra fick gå promenader utomhus. Undersökningen visade att både de som promenerat inomhus och utomhus levererade dubbelt så många kreativa responser som deltagare som suttit ner. Forskarna förvånades över att promenader på löpband inomhus i princip gav samma effekt i kreativt tänkande som promenader i natursköna omgivningar. 100 procent av personerna som gått en promenad utomhus genererade i ytterligare ett test dessutom åtminstone en högkvalitativ analogi, jämfört med 50 procent av personerna som suttit inomhus. Källa: http://news.stanford.edu/ news/2014/april/walking-vssitting-042414.html

Forskning: växla uppgifter för att öka din kreativa kapacitet

Du har arbetat i timmar med att försöka komma på en lösning utöver det vanliga, men idéhöjden är på stadigt nedåtgående. Att ”sova på saken” har ju länge varit ett välkänt koncept när det gäller att komma fram till rätt beslut – men kan samma princip hjälpa oss även när det gäller att upprätthålla vår kreativa förmåga? Ja, om man ska tro resultat från The Nijmegen Unconscious Lab i Nederländerna. En stunds distraktion och aktivitetsskifte hjälper oss att komma på fler och bättre idéer jämfört med om vi bara ”kämpar oss igenom” samma tidsblock utan att skifta fokus. Forskaren Ap Dijksterhuis har med sitt team kommit fram till att det är själva ”inkubationstiden” däremellan som kickar igång vårt undermedvetna, och därmed vår kreativa förmåga.

Bli mer kreativ – byt fokus med rätt sorts uppgift Vad ska man då göra när energinivåerna dippar och idéförmågan börjar dala? Istället för att bryta av med en powernap eller stunds avkoppling bör man enligt Dijksterhuis byta aktivitet – och jobba med något som aktiverar en annan del av hjärnan. Teorin stärks av ytterligare tester utförda av ett brittiskt psykologteam som visar att vårt undermedvetna får bäst spelrum när vi skiftar från en form av mental aktivitet till den motsatta. Med andra ord, när du jobbar med något kreativt och kör fast bör du bryta av med något som aktiverar ditt logiska tänkande, och tvärtom. Genom att på det här sättet med jämna mellanrum växla uppgifter med ges det undermedvetna fritt spelrum till att göra nya oväntade kopplingar. Källa: http://99u.com/articles/7270/how-switching-tasks-maximizes-creativethinking

08-587 624 00, www.insightlab.se

HÄLSA & ENERGI

Experten: så vänder elitpresterare negativ stress till lugn och energi Djupandas, ta hjälp av omgivningen och var medveten om dina perspektiv. Det är några av metoderna som enligt forskarna kan hjälpa dig att vända skadlig stress till lugn och energipåslag. Positiv stress – av typen som är snabbt övergående – kan få hjärnan att skapa nya celler som förbättrar minneskapaciteten. Den gör oss dessutom tillfälligt mer alerta och fokuserade. Långvarig och obruten stress är däremot skadlig, neurologiskt såväl som fysiskt. Dr. Travis Bradberry, författare till bästsäljaren ”Emotional Intelligence 2.0” och grundaren bakom TalentSmart, menar att många elitpresterare äger förmågan att motverka stressens negativa verkningar – och i vissa fall rentav vända dem till fördelar. De forskningsbevisade metoderna kan tyckas självklara, men Bradberry understryker att det trots detta kan vara svårt att veta vilken av dem man ska använda sig av när det väl gäller.

De uppskattar vad de har Att medvetet ta sig tid till att uppskatta det man redan har är inte bara en utnött klyscha från självhjälpsböckerna. Forskning har visat att det inte bara förbättrar humöret utan även sänker stresshormonet kortisol med 23 procent.

De undviker ”tänk om”-frågor Genom att sia om framtiden göder man oron och stressen. Ju mer du fokuserar på att oroa dig för framtiden, desto mindre energi får du över till att faktiskt göra sådant som håller stressnivån på rimlig nivå.

De förblir positiva Positiva tankar kan inte samexistera med negativ stress eftersom de tvingar hjärnan att växla över till ett stressfritt sinnelag. Tänk på vad som helst – så länge det gör dig glad för stunden.

08-587 624 00, www.insightlab.se

De tar sig tid att gå offline Att ständigt vara tillgänglig via olika tekniska hjälpmedel kan vara en stressfaktor högre än vad många inser. Även om du inte planerar att svara på det där jobbrelaterade mejlet du fick på kvällen förrän nästa morgon så äter sig alla små notiser, påminnelser och meddelanden in i vårt undermedvetna där det skapar ett ständigt närvarande stresspåslag. Genom att bestämma dig för att gå offline – och vara helt onåbar – under mindre tidsblock några eller någon dag i veckan bryter du den negativa stresskedjan.

De sover tillräckligt mycket Sömn är egentligen det viktigaste och mest kraftfulla vapnet mot negativ stress. Forskning har visat att sömnbrist ökar stresshormonet kortisol samtidigt som bristfällig sömn mer eller mindre förgiftar kroppen på relativt kort tid.

De väljer att byta perspektiv när det behövs Det är inte alltid möjligt att påverka omständigheterna, men man kan alltid påverka sin inställning till dem. Undvik katastrofperspektiv och alltför breda negativa generaliseringar till fördel för ett mer realistiskt och mindre känslomässigt perspektiv.

De fokuserar på andningen Det är ingen nyhet – men andningen står i direkt koppling till våra stressnivåer. Det är inte en slump att mindre stressade personer då och då tar sig tid att göra enkla andningsövningar.

De ber om hjälp Personer som lyckas tackla stress tar hjälp när det behövs och ber om perspektiv från utomstående. Att försöka klara allt på egen hand gynnar inte någon, och även om det i slutänden är du som behöver lösa problemet kommer det att gå lättare med någon annans perspektiv i bakhuvudet. Källa: https://www.linkedin.com/today/post/ article/20140805002649-50578967-how-successfulpeople-stay-calm?trk=mp-details-rc

I NÄSTA NUMMER:

NÅ DINA MÅL

OCH UTVECKLA DINA TALANGER UTKOMMER I OKTOBER

08-587 624 00, www.insightlab.se