Enklare vardag 4 2014 by Insightlab AB

VARDAG

ENKLARE

#4 /2014 ÅRGÅNG FYRA

FACEBOOKCHEFEN

SHERYL SANDBERG – SÅ TAR DU MER PLATS SOM KVINNA I KARRIÄREN SIDAN 5

HEJ! VILL DU OCKSÅ HA EN ENKLARE VARDAG?

när tar du inte upp din smartphone? Den här texten vänder sig till dig som glömmer att titta upp i himlen ibland. Något hände när alla började gå runt med smartphones i fickan. När hela världen plötsligt fanns en googling bort. Det är så påtagligt att jag knappt vill skriva om det. För överallt sitter det människor framför små skärmar – som digitala lägereldar mitt i rusningstrafik och i konsertpubliker. Synapser har kopplats om och våra hjärnor har blivit beroende av information. Ständig LCD/LED mot hornhinnan. "Vi har tappat våra naturliga pauser", menar stressexperten Karin Hamrin på sidan 8. Och vad det gör med oss påverkar allt från fokus till glädjenivåer och vår förmåga att hantera stress. Känner du igen dig? Då har du en del att hämta på kommande sidor. Ta del av Karins bästa tips för ett mer närvarande, stressfritt liv, öka ditt fokus och få statistik över både stress- och lyckokurvor med hjälp av forskningsbaserade appar. (Ja, tyvärr, appar). Teknikberoendet kanske peakade 2014. Det är dags att ersätta retinaskärmar med något av en mer tredimensionell natur. Vi har tipsen som tar dig dit. Trevlig läsning! Gabriella Morath

vi finns till för dig som har bråttom. tidningen du håller i din hand är en del av KONCEPTET "ENKLARE VARDAG". vårt mål är att göra dig lite bättre på ditt jobb genom att leverera kunskap du faktiskt hinner ta till dig. vARJE ÅR FÅR DU SOM PRENUMERANT HUNDRATALS TIPS OCH VERKTYG INOM BLAND ANNAT LEDARSKAP, KOMMUNIKATION, EFFEKTIVARE MÖTEN och kreativitet. SOM ÅRSPRENUMERANT FÅR DU tillgång till vår unika onlinetjänst – ett sökbart bibliotek av tusentals inspirerande FÖRENKLINGSTIPS och praktiska verktyg för både chefer och medarbetare. det du behöver – när du behöver det. FÖR MER INFORMATION BESÖK WWW. INSIGHTonline.SE ELLER RING OSS PÅ 08-587 624 00.

Redaktionen E-post: info@insightlab.se Ansvarig utgivare: anna dyhre Redaktör: Gabriella Morath Redaktion: Thomas Nyberg, Jeanette Fagerhall, Annika Lagerhorn och Mats Frick Beställningar: 08-587 624 00 © InsightLab AB, packhusgränd 7, 111 30 Stockholm. enklare vardags specialnummer utkommer med 4 nummer per år. Innehållet i tidningen får ej dupliceras, distribueras eller säljas utan skriftligt tillstånd från InsightLab AB.

INSIGHTLAB – EN SNART 20-ÅRIG HR-EXPERT INSIGHTLAB GRUNDADES -95. MEDGRUNDAREN THOMAS NYBERG TÄNKTE att "CHEFER HAR JU INTE TID ATT LÄSA ALLA DE DÄR LEDARSKAPSBÖCKERNA, RAPPORTERNA OCH TIDSKRIFTERNA. DET BORDE FINNAS EN KVALIFICERAD GENVÄG TILL KUNSKAP. ETT LÄTTSMÄLT OCH HÖGKVALITATIVT KONCENTRAT AV GULDKORNEN SOM GÅR ATT ANVÄNDA OMGÅENDE för stressade chefer". MED 20 ÅRS ERFARENHET HAR VI UTVECKLAT AFFÄRSIDÉN. ENKLARE VARDAG ÄR EN AV TJÄNSTERNA DÄR HR-UPPDATERINGAR, ledarskapshandböcker OCH INSPIRATIONSFÖRELÄSNINGAR UTGÖR NÅGRA ANDRA. läs mer om hur vi FÖRENKLAR FÖR chefer PÅ WWW.INSIGHTLAB.SE.

08-587 624 00, www.insightlab.se

EFFEKTIVA EGNA VANOR Forskning: fokus gör oss lyckligare – och lycka gör oss mer produktiva ”A wandering mind is an unhappy mind”, slår forskarna fast. Några sekunders tankeassociationer får oss att må sämre än att fokusera helt på nuet – oavsett om tankarna i själva verket handlar om något positivt. Innan du läser vidare; slut ögonen i några sekunder och låt tankarna vandra fritt. Hur känns det efteråt? Enligt forskare på Harvard University är risken stor att du mår lite sämre efter några sekunders tankeassociationer än om du helt fokuserar på det du gör i stunden. För att komma fram till detta utvecklade forskarna appen Track Your Happiness (läs mer om den på sidan 13). Över 2.200 personer fick under en period med jämna mellanrum svara på frågor kring hur de mådde (0-100), vad de gjorde och vad de tänkte på. De som var lyckligast i stunden hade antingen sex eller tränade. Det som förvånade forskarna var dock i hur hög grad deltagarna tenderade att mentalt försvinna bort från nuet – i genomsnitt tänkte man på annat 47 procent av tiden.

Vandrande tankar boven i dramat För att ytterligare undersöka orsak och verkan noterade man hur känslor följde på tankar – och tvärtom – under dagens gång. Man upptäckte att om någons tankar vandrade iväg klockan 10 på morgonen så tenderade personen att må sämre vid 10:15. Men om någon redan var på dåligt humör klockan 10 tenderade personen inte att dagdrömma mer 10:15.

Vi blir mer produktiva när vi är lyckliga Ytterligare en studie genomförd i februari 2014 av forskare på University of Warwick visar att vi blir upp till 12 procent mer produktiva när vi är lyckliga. Studien innefattade fyra olika experiment med över 700 deltagare. Några av deltagarna fick bland annat se roliga filmklipp samtidigt som de fick frukt och choklad medan andra fick återberätta familjetragedier. De lägre nivåerna av glädje kunde senare kopplas till lägre produktivitet, och tvärtom. Källor: http://www2.warwick.ac.uk/newsandevents/ pressreleases/new_study_shows/, http://www. nytimes.com/2010/11/16/science/16tier.html?_ r=2&src=me&ref=homepage&

Fokus avgörande för lyckokänslor Det visade sig även att själva aktiviteten och tankeverksamheten inte direkt hängde ihop – personer som gjorde något roligt tänkte inte per automatik fler positiva tankar än personer som befann sig i en negativ aktivitet. Vad än personerna sysslade med för stunden så mådde de bättre när de fokuserade på nuet snarare än att tänka på något annat. Huruvida deras tankar började vandra hade till och med större inverkan på deras lyckokänslor än vad de faktiskt sysslade med. ”The location of the body is much less important than the location of the mind”, konstaterade forskningsteamet. Det visade sig i många fall att personer som fokuserade på nuet till och med mådde bättre än de som dagdrömde om något positivt.

08-587 624 00, www.insightlab.se

EFFEKTIVA EGNA VANOR Instapaper förenklar internet Hundratals länkar, en handfull artiklar och ett citat här och där. Hur håller du koll på allt det intressanta du vill läsa vid ett senare tillfälle? Med Instapaper räcker det med ett klick. Klicka på en knapp i browsern eller tryck på funktionen ”send to Instapaper” i en länkad mobilapp så sparar du enkelt all information på samma ställe. Instapaper sorterar ditt utvalda innehåll på ett grafiskt avskalat, enkelt och läsoptimerat sätt som gör det enkelt att hitta och navigera. Appen synkar även ditt sparade innehåll så att det blir tillgängligt från både mobil, dator och surfplatta. Innehållet sparas i offlineläge. En highlight-funktion gör det möjligt att stryka under viktiga passager och du kan även dela utvalt innehåll via olika kanaler. Instapaper finns i en gratis- och en premiumversion. Källa: https://www.instapaper. com

Utmärkande vanor hos exceptionellt produktiva personer

Ofta är det de små, dagliga vanorna som skiljer en extremt produktiv person från någon som ständigt fastnar i distraktioner. Så här jobbar proffsen inom området. De har grundat multinationella företag, skrivit bästsäljarböcker eller gjort kortfilmskarriär på YouTube. Här är produktivitetsmetoderna som bevisligen gett utdelning.

Bryan Williams – anpassa dig (om möjligt) efter din egen fokuskurva Grundaren till skivbolaget Cash Money records bryr sig inte om konventionella arbetstider utan börjar sin arbetsdag klockan 13 – för att han jobbar mer fokuserat på kvällen.

Casey Neitstat – anteckna idéerna direkt när de kommer Caseys Neitstat slog igenom internationellt på YouTube 2003 med treminutersklippet ”iPod’s Dirty Secret”. Genom att alltid bära med sig ett anteckningsblock och skriva ner idéerna när de kommer missar hon sällan ett avgörande tankespår.

Tim Ferriss – riv att göra-listan i slutet av varje dag Produktivitetsgurun Tim Ferriss förenklar att göra-listan; skriv högst sex punkter på en post-it, få dem överstökade och riv sedan lappen vid dagens slut. På så sätt kan du börja om nästa dag, och har aldrig mängder av ouppklarade punkter liggandes på hög.

Robert Greene – bygg ett eget bibliotek av insikter Författaren till boken ”The 48 Laws of Power” använder sig av ett anteckningssystem för att komma ihåg det bästa ur det han läser. Genom att markera en intressant sida/passage under läsningens gång kan du gå tillbaka och föra över de viktigaste insikterna på ett ämnesmärkt anteckningskort. Spara anteckningskorten sorterade efter ämne eller bokstav. Korten är perfekta att plocka upp vid tillfällen då du behöver inspiration eller vill bli påmind om olika resonemang.

Tobias Wolff – skriv av viktiga passager i det du läser I Tobias Wolffs bok ”Old School” skriver huvudkaraktären ner kärnan av viktiga passager ur böcker han läser. Genom att följa hans exempel lär du dig skriva snabbare samtidigt som du förbättrar din förmåga att formulera dig och lär dig mer på kortare tid. Källa: http://www.inc.com/jeff-haden/28-productivity-secrets-of-exceptionallyproductive-people.html

08-587 624 00, www.insightlab.se

LEDARSKAP Facebookchefen Sheryl Sandberg: så tar du mer plats som kvinnlig ledare

”In the future, there will be no female leaders. There will just be leaders”. Så skriver Sheryl Sandberg, operativ chef på Facebook, i sin bok ”Lean In: Women, Work and the Will to Lead”.

en grupp i lönefrågan”, fortsätter Sandberg.

Lägg inte för stor vikt vid att bli omtyckt

Sheryl Sanbergs bok har sedan den gavs ut 2013 blivit omdebatterad och fått både ris och ros. Sandberg beskriver problematiken som råder i en värld med fler manliga än kvinnliga företagsledare – kvinnors röster hörs fortfarande svagare än mäns i frågor som påverkar deras egna liv. Sandberg undersöker bland annat varför färre kvinnor än män blir chefer. Hon identifierar ett antal bakomliggande orsaker och tipsar om tankesätten som kan hjälpa kvinnor att i högre grad ta plats och utnyttja sin fulla potential. Generaliserande eller inte, här är några av Sandbergs tips för kvinnliga chefer som arbetar i strukturer uppbyggda av – och för – män:

Ta fler risker i karriären Sandberg menar att fler kvinnor än män tenderar att dra sig för nya utmaningar och att de i högre grad än männen ifrågasätter om de faktiskt har kompetensen som krävs. Generaliserande? Möjligen, men Sandberg fortsätter: ”vid en viss punkt i karriären är det vår förmåga att lära och snabbt kunna bidra som räknas snarare än bakgrund och cv”. Hon tillägger att ”fler kvinnor måste skifta tankesätt från ‘jag är inte redo att ta nästa steg’ till ‘så länge jag vill göra det kommer jag att lära mig under processens gång’”.

Sandberg berättar i boken om sitt första utvecklingssamtal med Facebooks grundare Mark Zuckerberg. Han menade att hennes vilja att göra alla nöjda riskerade att hålla hennes utveckling tillbaka. ”När du vill förändra saker kan du aldrig göra alla nöjda”, menar Sandberg. ”Var inställd på att det kommer bli en del smällar längs vägen – och att det är värt det”.

Gå med i en karriärcirkel för kvinnliga ledare Sandberg har skapat ett onlineforum på www.leanincircles.org där personer från olika branscher och med olika bakgrunder kan inspitreras av och stötta varandra i karriären. Sidan erbjuder bland annat ”Lean In-kits” som hjälper dig att starta en diskussionscirkel för kvinnor i karriären – förslagsvis 8-10 kvinnor som träffas en gång i månaden. ”There is a special place in hell for women who do not help each other” avslutar Sandberg. Källa: http://www.forbes.com/sites/nextavenue/2013/03/13/ sheryl-sandbergs-5-best-lean-in-tips-for-women/

Tala för alla kvinnor när du löneförhandlar Kvinnor får sämre betalt än män. Det är inte bara ett påstående utan ett välkänt faktum. ”Förhandla alltid snarare än att acceptera ett erbjudande rakt av”, råder Sandberg. När du löneförhandlar, gör det för alla kvinnor och inte bara dig själv. ”Om möjligt, använd ordet ”vi” istället för ”jag” när ni tittar på generella lönenivåer. Om allt fler öppet börjar uppmärksamma löneskillnaderna så kan kvinnor positionera sig som

08-587 624 00, www.insightlab.se

EXPERT

INTERVJU

Karin Hamrin, stresskonsult och utbildare i konceptet Stressa Smart, Espiro:

”vi behöver återta de naturliga pauserna i vardagen" Du och din syster jobbar ju inriktat på stress. Hur brukar problemet yttra sig hos era kunder? Vi arbetar främst i förebyggande syfte. Många kommer till oss för att må bättre och samtidigt höja sina prestationer genom att lära sig att hantera den stress som följer av en intensiv vardag – det vill säga negativ stress. Vi märker av en ökad stressmedvetenhet hos företagen idag jämfört med för några år sedan – då var det vanligare att söka hjälp först när medarbetare blev sjukskrivna på grund av stress; idag agerar många tidigare. Det gör så otroligt stor skillnad om man tar tag i stressproblematiken i tid – då kan man ofta slippa sjukskrivningar helt och hållet. Men många vi arbetar med har börjat märka av stressymptom som sömnstörningar eller försämrat minne. När det gäller den kognitiva biten kan man ju märka av stress ganska snabbt; det räcker med att stressen byggs på under dagen för att man i vissa fall ska tappa fokus och koncentrationsförmåga. Det är när dessa symtom börjar sitta i under en längre period som det har gått för långt.

Vad ska man göra när man märker att det börjat gå åt fel håll? Det viktigaste är att skaffa sig en strategi för att lyckas bryta stresspåslaget flera gånger per dag, och därmed få en mer hälsosam stresskurva. Med det menar jag att man definitivt kan ha ett antal intensiva stresstoppar under dagen, så länge man varvar dem med vila och återhämtning. När vi är stressade fungerar inte kroppens återuppbyggande mekanismer; kroppen lägger allt fokus på att övervinna den ”livshotande” situationen den tror att vi står inför. Ligger vi på en konstant hög stressnivå bryts vi helt enkelt ner, därför är det så viktigt att se till att regelbundet bryta stressen.

hur får man en hälsosam stresskurva under dagar då man har mycket att göra? När vi är stressade börjar vi omedvetet jobba ”osmart”. Vi försöker göra flera saker på samma gång, vi småduttar lite här och där, vi tappar prioriteringar och allt känns lika viktigt. Allt det här höjer vår stress ytterligare och vi hamnar lätt i en negativ spiral. För att bryta de här mönstren är det bland annat viktigt att ta många mikropauser. Det kan räcka med

08-587 624 00, www.insightlab.se

1-2 minuter per gång för att bryta stressen. Genom att utnyttja hur vårt fysiologiska system är uppbyggt kan man hjälpa kroppen att gå ner i varv; genom att titta uppåt, le och samtidigt andas med djupa, lugna andetag så signalerar vi till exempel till kroppen att läget är under kontroll och att vi kan koppla av. Andningen styr dessutom hela vår stressreaktion och förmåga att varva ner. Jag har själv jobbat med min andning i 15 år och kan efter en del träning bryta stressen med hjälp av tre riktigt djupa, medvetna andetag. För en del kan det hjälpa att ställa in påminnelser för att komma ihåg att ta mikropauser och djupandas. För att få till mikropauserna som en rutin kan man också koppla den här övningen till något man gör varje dag, som när man tar en kaffe. Gör det till exempel till en vana att stå vid fönstret och titta upp mot himlen, le och andas en stund när du fyllt på din kaffekopp. Superenkelt, men det bryter stressen och höjer din prestationsförmåga. Ofta är det just vid såna här tillfällen vi plockar upp vår smartphone men det är helt fel strategi. Vi behöver fler digitala pauser.

Vad ser du som den största utmaningen inom produktivitetsområdet? Att behålla fokus. Är vi inte fokuserade på det vi gör lägger vi onödigt mycket av arbetsminnets kapacitet på att sortera bort information snarare än på det vi egentligen jobbar med. Att behålla fokus är oerhört viktigt för både stressnivå, produktivitet och prestation; lyckas vi behålla fokus blir vi mindre stressade och får mer gjort med bättre resultat. Hjärnan mår helt enkelt bättre av ett ökat fokus. Amerikanska forskare konstaterade för några år sedan att vi i snitt blir avbrutna var tredje minut under arbetstid, men jag tror det är ännu oftare idag. Och blir vi inte avbrutna av andra så avbryter vi oss själva genom att hela tiden scrolla i våra smartphones. Splittrat fokus påverkar inte bara vår produktivitet negativt utan är också en stor bidragande faktor till stressrelaterade problem.

Kort om espiro: 2007 startade systrarna Karin och Gunilla Hamrin Espiro. Syftet var enkelt; de ville hjälpa andra till ett härligare, roligare liv med mindre stress. Karin är i grunden utbildad civilingenjör och Gunilla är utbildad systemvetare. Efter ett par år i Ericssonkoncernen skolade de om sig inom ledarskap, stress, psykologi, coaching och hälsa. De började arbeta inom friskvårdsbranschen och utformade ett eget koncept innehållande alla de tekniker och verktyg som de märkt ger bäst resultat. De utformade konceptet "Stressa Smart" och har sedan dess hjälpt medarbetare och chefer på såväl små som stora företag att höja både prestationen, effektiviteten och välmåendet genom att sänka stressen.

Vilka lösningar skulle du vilja tipsa om? Hjärnan fungerar på samma sätt som övriga kroppen; vi blir bättre på det vi tränar på – tränar man på att behålla fokus så blir man med andra ord bättre på det. Jag själv jobbar mycket med Pomodorometoden. Den är effektiv eftersom man jobbar i avgränsade fokuserade tidsblock med korta pauser däremellan. Det blir lättare att stänga ute distraktioner eftersom det rör sig om så korta tidsblock åt gången. Det som händer när vi jobbar koncentrerat är att vi förbrukar en del av arbetsminnets resurser, och vi måste fylla på ganska ofta med vila och återhämtning för att kunna vara produktiva och tänka klart. Dessutom hjälper pauserna som sagt till att bryta stressen, så de är viktiga även för att vi ska må bra. Pomodorometoden gör det enklare att omsätta det här i praktiken.

08-587 624 00, www.insightlab.se

EXPERT

INTERVJU Vad innebär det att Stressa Smart? Det innebär att använda sig av konkreta verktyg och tekniker i vardagen för att hantera stress och press på ett riktigt bra sätt. Vi brukar prata om att jobba ”hjärnsmart”, det vill säga på ett sätt som passar vår hjärna. Det minskar stressen och gör det möjligt att vara sitt smartaste jag. Återhämtning i vardagen är en annan viktig del; pauser, fysisk aktivitet och tillräckligt med sömn. Sen jobbar vi med att ta kontroll över stressen; att bli medveten om tankar och förhållningssätt så att det blir möjligt att komma ur negativa stressmönster.

Hur kommer man ur ett negativt stressmönster? På kort sikt fungerar mikropauser och andningsövningar. På längre sikt kan man behöva påverka sitt förhållningssätt till situationen och gå till botten med vad som faktiskt skapar negativ stress. Det gäller att identifiera och bli medveten om vilka tankar och känslor som skapar stress och hur man skulle önska att situationen såg ut istället. Mental träning är fantastiskt; för att komma ur ett kroniskt stressat läge behöver vi inte bara identifiera och ta itu med problemet, utan även ta reda på hur vi skulle vilja ha det istället och jobba mot en tydlig målbild. Mindfulness fungerar också otroligt bra, både för att bli medveten om sina tankar och känslor och för att sänka stressnivån på längre sikt.

Har du något verktyg eller någon övning inom området som du brukar använda dig av/vill tipsa om? Vi jobbar mycket med guidad avslappning i appform. Andrew Johnson har gjort en väldigt bra app som heter ”Relax”. Där får man en guidad konkret 12-minutersövning som verkligen gör skillnad för stressnivån. Att jobba hjärnsmart handlar ju också i stor utsträckning om att avlasta hjärnan eftersom arbetsminnet är en begränsad resurs – vi kan inte gå omkring och hålla för många olika saker i huvudet på en gång och samtidigt vara produktiva. Any.do är en bra app som jag själv använder mig av för att hålla koll på att göra-listan.

Vad tror du vi ser mer/mindre av inom området framöver? Sjukskrivningarna på grund av stress ökar samtidigt som vi ser att stressproblematiken kryper ner i åldrarna. Tyvärr tror jag att det kommer att fortsätta såhär ett tag. Jag tror att vi kommer att behöva bli bättre på att ta kontrollen över vår tid. En sak som hände när alla skaffade smartphones var att alla naturliga pauser försvann. Man tar upp mobilen så fort man får en minut över eller går igenom mejlen det sista man gör innan man går och lägger sig. Det här leder till att hjärnan hela tiden befinner sig i ett uppvarvat tillstånd. Digital stress har på bara några år blivit ett utbrett problem. Här handlar det om att bestämma sig för hur man vill ha det; att man faktiskt vill uppleva det som händer här och nu och sätta upp gränser. Jag själv har till exempel valt att helt sluta använda min smartphone när jag umgås med familj och vänner. 8

08-587 624 00, www.insightlab.se

MÖTEN ”Mötesinsidern”: så förbättrar ni era möten Hon är ”flugan på väggen” och har som jobb att sitta med på andras möten i syfte att upptäcka var och hur det går fel. Mötesinsidern aka experten Connie Williams vet vilka misstag du bör undvika.

feedback? Var helt öppen med det och fråga istället vad som är bra respektive dåligt med beslutet som tagits.

Bygg på dåliga idéer

Som chief knowledge officer på mötesanalysföretaget Synecticsworld sitter Williams dagligen med på andras möten – enbart i syfte att hjälpa dem bli bättre på att mötas. ”Kanske tycker vissa att mitt yrke verkar vara en mardröm”, skämtar hon, men menar samtidigt att det ger henne överraskande insikter i varför så många möten går fel redan innan de dragit igång. Vad kan du lära av andras misstag? Här är Williams högst verklighetsbaserade tips för bättre möten:

Använd precisa ordval i mötesinbjudan Williams understryker vikten av att vara noggrann med formuleringarna. Ska ni se över ”problemen” i ett visst projekt leder det till onödig problemfokusering där man automatiskt börjar fokusera på vem eller vad som orsakat situationen. Risken är att mötet omvandlas till en utdragen, oinspirerande och ickeproduktiv diskussion. Använd istället problemlösande formuleringar. Hur vill du/ni att situationen ska se ut eller bli? Exempel: hur kan vi bygga en bättre kampanj? Hur kan vi hitta nya kunder? Hur kan vi hålla nuvarande kunder nöjda? Spara tid genom att se till att fokus hamnar rätt från början.

I brainstormingmöten finns det en rad vanliga fallgropar. Vanligast är prestationsångest och prestige. Om stämningen inte är öppen och tillåtande finns risken att deltagarna inte vågar vädra sina idéer. Istället för att be om ”bra” idéer, bestäm er tillsammans för att ”dåliga” idéer inte existerar. Skriv ner alla förslag och bygg vidare på dem – även de som vid en första anblick verkar bristfälliga. Det finns nästan alltid något att bygga vidare på, säger Williams – och de till synes dåliga idéerna kan ge nya oväntade infallsvinklar.

Håll 60-minutersmöten på 37 och en halv minut Williams uppmärksammar ett vanligt förekommande problem; tidsåtgången. ”Man sätter en timme som tidsgräns, men drar oftast över tiden med fem minuter. I slutet av mötet kommer mötesledaren på att man just slösat bort 55 minuter och att man måste ta beslut se sista fem. Problemet är att de flesta redan är på väg därifrån – i alla fall mentalt”. Williams tipsar om att istället sätta mötestiden till 37,5 minuter. Det gör inte lika mycket om mötet drar över tiden, och att lägga in en halv minut signalerar mellan raderna att deltagarnas tid respekteras, menar hon. Källa: http://www.fastcompany.com/3037137/how-to-bea-success-at-everything/5-tiny-tweaks-to-make-meetingsvastly-more-productive

Var övertydlig med syfte och bakgrund – undvik onödiga diskussioner Många gör misstaget att få mötet att framstå som en åsiktsinsamling trots beslutet som diskuteras redan har tagits. Som mötesledare vill du undvika detta scenario då det stjäl både tid, energi och engagemang från alla inblandade. Det som karaktäriserar bra möten, menar Williams, är snarare att man kommer överens om hur ett beslut tas redan från början. Har deltagarna en chans att påverka beslutet? Var tydlig med det. Vill du som mötesledare istället bara ha

08-587 624 00, www.insightlab.se

EFFEKTIVA TEAM Teamtävla online med appen Moove Dags för kickoff eller teambuilding? Teamappen Moove erbjuder en rad interaktiva tävlingar via teammedlemmarnas iPhones eller iPads. Genom att registrera sig och lägga till geografiska lägen, texter, bilder, videoklipp och frågor kan man skräddarsy olika tävlingar i form av bland annat ”iPad Rally”, Treasure Hunt”, Scavenger Hunt” och ”Team Building”. Utmaningarna formges av teamledaren och kan röra sig om alltifrån frågesport till fysisk aktivitet där teammedlemmarna kan samarbeta med hjälp av GPS och en integrerad Whatsapp-funktion. Kommunicera mellan teamen, skapa skattkartor med hjälp av QR-koder och håll koll på statistik, resultat och teampositioner. Moove är gratis för upp till två team. Mer information finns på www. mooveteam.com Källa: http://www.mooveteam. com/Home/IndexEn

Lär er snabbare i nya grupper

Hur lär man sig bäst i helt nya grupper? Inspireras av New York-baserade programmeringsskolans DIY-metod. Grundarna bakom The Flatiron School i New York startade skolan med grundtanken att praktik slår teori. För att bli en bättre programmerare måste man helt enkelt programmera. Hittills har majoriteten av studenterna fått jobb efter examen, och skolans utlärningsmetoder kan appliceras inom alla former av nybildade team där man behöver lära sig något på kort tid. Här är Flatirons strategier för att snabbt få eleverna på banan.

Börja alla nya projekt med kontext och bakgrundshistorier Varje skoldag börjar med bakgrundskuriosa kopplad till dagens lektioner. Om dagens tema är databaser får eleverna först lära sig om Edgar Codd som skapade den moderna databasen efter en vadslagning i en bar. Tanken bakom är enkel: för att lära oss något nytt behöver vi en kontext eller ett sammanhang att placera informationen i. Genom att hitta spännande berättelser och oväntade historier kopplade till det vi jobbar med lär vi oss snabbare.

Lär i grupp, och rotera grupperna ofta På Flatirons jobbar studenterna i grupper om fyra. En gång i månaden ändras grupperna om totalt. Rollerna skiftas och inofficiella ledarroller eller sneda arbetsbelastningar upplöses.

Avdramatisera misstag De flesta industrier utvecklas i en extrem takt, och inom teamet bör man enligt Flatirons betrakta sitt arbete som ett ständigt lärande snarare än ett färdigt koncept. Genom att inte bara tillåta utan även avdramatisera misstag förbättras teamkommunikationen och arbetsklimatet. På Flatirons applåderar man när någon erkänner ett misstag. Källa: http://99u.com/articles/7281/4-ways-to-quickly-tackle-new-skills-as-ateam

08-587 624 00, www.insightlab.se

KOMMUNIKATION Bli en mer strategisk lyssnare

Utöver uppenbara fördelar med att vara en god lyssnare kan du ha ytterligare att vinna på att bli skickligare på att ta in omgivningen. Att lyssna effektivt kan ibland visa sig vara en strategisk fördel – oavsett om du löneförhandlar eller vill lära känna någon på kortare tid. Fastcompany listar tre tips som effektiviserar ditt lyssnande.

Ha en plan med ditt lyssnande Organisationer där cheferna är bra på att lyssna är ofta tre gånger så framgångsrika som konkurrenterna. Det menar Marian Thier, grundare av konsultföretaget Listening Impact LLC. Hon brukar tipsa sina kunder om att ”planera” sitt lyssnande; att uppnå större förståelse för hur de lyssnar och anpassa sitt lyssnande till motparten, snarare än att omedvetet förutsätta att andra lyssnar på samma sätt som de själva. Fråga dig: • Vad är syftet med själva mötet? • Vad vill du ta reda på/lära dig? Ta gärna med dig tre frågor. • Vilka tre punkter kan du själv ta upp för att addera värde för motparten?

Bli bekväm med tystnaden Tystnad kan upplevas som obekvämt. Men motstå impulsen att fylla tystnaden – den kan vara särskilt värdefull när du är ute efter ytterligare information eller befinner dig i en förhandlingssituation. Genom att dessutom fokusera på att vara närvarande och helt lyssna på det som sägs istället för att planera vad du ska säga härnäst är du i en bättre position att svara på det som sägs.

Visualisera orden vid jobbiga samtal Befinner du dig i en jobbig dialog? Genom att visualisera motpartens ord som om du tittade på en pratbubbla kan du undvika känslomässiga reaktioner – och på så sätt enklare fokusera på den andras budskap snarare än på ditt eget försvar. Källa: http://www.fastcompany.com/3038222/4-habits-of-good-listeners

08-587 624 00, www.insightlab.se

fokusera på dina verkliga intentioner I sin bok ”Trust Me: Four Steps to Authenticity and Charisma” beskriver kommunikationsexperten Nick Morgan vikten av att vara på det klara med sina egna intentioner. Enligt Morgan ligger vårt kroppspåk ofta en hundradels sekund före det vi säger. Undermedvetet tar vi emot dessa signaler från den vi pratar med, och vi kan på så sätt omedvetet avgöra om vi uppfattar personen som trovärdig eller inte. I sin bok beskriver Morgan hur vi i högre utsträckning kan synka verbal och ickeverbal kommunikation. Om dessa inte stämmer överens får den ickeverbala alltid övertaget. Det är lätt hänt att lägga fokus på att använda ”rätt” slags kroppsspråk, men det är enligt Morgan fel tillvägagångssätt. Genom att istället lägga fokus på våra intentioner blir kroppsspråket per automatik synkat till det vi säger. Kommunikationen upplevs som mer autentisk och vi uppnår en mer genuin koppling till den vi pratar med. Källa: http://www.fastcompany. com/1288701/trust-me-foursteps-authenticity-and-charisma

INFO-ÖVERFLÖDET iDoneThis – färre mejl i teamet Undvik kommunikationsmissar och överflödig information. Programmet iDoneThis loggar varje dag utan några större administrativa insatser teamets avbockade arbetsuppgifter. Det blir enklare att hänga med i teamets arbete och hålla sig uppdaterad på distans, samtidigt som programmet gör det smidigare att leverera feedback och beröm. Varje kväll skickar iDoneThis ut ett mejl till varje teammedlem. I mejlet får medarbetaren sedan svara på frågan ”What’d you get done today?”, och kan snabbt lista avbockade uppgifter. Svaret skickas tillbaka till den automatiserade avsändaren. Nästa morgon skickar iDoneThis en sammanfattning till teamledaren som på så sätt snabbt kan ta del av allas åstadkommanden och avbockade projekt från föregående dag. Med ett enda klick kan du skicka feedback, tackmeddelanden eller starta enskilda dialoger. iDoneThis är gratis för en person och kostar därefter från omkring motsvarande 30 kronor per person och månad.

Inbox – Googles nya Gmail-app för minskat info-överflöd Hur snabbt hittar du flygbiljetten, postavin och bilderna från sommarens semesterresa i din inkorg? Gmails nya funktion Inbox vill förenkla din vardag genom att fungera som din personliga mejlassistent. ”Vi får fler mejl än någonsin. Viktig information drunknar bland mindre viktiga meddelanden, och våra viktigaste uppgifter riskerar att falla mellan stolarna – speciellt när vi läser mejlen i vår smartphone”, säger Googles vice vd Sundar Puchai. Google lanserar nu ”Inbox” som är tänkt att vara en lösning på problemet. Inbox hjälper dig att manövrera bland ointressant information samtidigt som det blir enklare att identifiera och highlighta nyckelinformation dold bland mejlen. Inbox utlovar en mer välorganiserad inkorg, bland annat genom att flagga mejl som innehåller information som bokningar och biljetter, eventinformation eller leveransinformation, men även genom att pinpointa mejl från vänner och familj. Det går att samla information som kvitton och bankutdrag på ett och samma ställe för bättre överblick, och Inbox ska även kunna bifoga användbar information från nätet som saknas i ett visst mejl – som exempelvis flygavgångar i realtid. Det går att lägga in påminnelser som även de kompletteras av mejlprogrammet; skriver du in en notering om att boka bord på en viss restaurang bifogar Inbox automatiskt telefonnummer och öppettider när påminnelsen dyker upp. Inbox fungerar enbart med Gmail och befinner sig för närvarande i teststadiet. Källa: http://www.irishtimes.com/business/sectors/technology/google-unveilsnew-app-to-combat-email-overload-1.1980823

Källa: iDoneThis, https://idonethis.com/

08-587 624 00, www.insightlab.se

APPAR & TEKNIK Öka ditt fokus med appen Concentrate

Att multitaska eller i för hög utsträckning skifta mellan olika arbetsuppgifter är som bekant en vanlig produktivitetsbov. När du delat in din dag i olika block som kräver olika former av koncentrationsnivå, aktivitet och digital tillgång kan appen Concentrate hjälpa till att blockera distraktioner så du håller dig på banan och upprätthåller fokus. Appen aktiveras på olika sätt beroende på vad för slags uppgift du jobbar med för stunden. Dela till exempel upp dina arbetsuppgifter i kategorierna ”skriva”, ”planera” eller ”brainstorma”. I appen kan du i förväg skräddarsy vilka sidor som behövs för dessa uppgifter. Klickar du på ”skriva” kan du till exempel se till att appen stänger ner mejlen och blockerar Twitter, Facebook och Youtube samtidigt som den öppnar Microsoft Word och anger dig som ”offline” på Skype. Concentrate är gratis i 60 dagar och kostar därefter omkring motsvarande 215 kronor. Källa: http://99u.com/articles/6969/10Online-Tools-for-Better-Attention-Focus

När mår du som bäst? Appen Track Your Happiness vet Vilka aktiviteter och tankar får dig att må bra? När på dygnet är du som gladast? Finns det situationer, klockslag eller tankebanor som får dig att må dåligt – och är det möjligt att detta sker utan att du är medveten om det? Appen Track Your Happiness är en del i ett forskningsprojekt där man vill undersöka ”vad som gör livet värt att leva”. Genom att registrera sig på www.trackyourhappiness.org, svara på några grundläggande frågor och därefter med jämna mellanrum (du bestämmer själv hur ofta) via mejl eller sms meddela hur du mår, vad du gör och vad du tänker på bygger du upp ett statistiskt underlag som levereras i en rapport. Din ”happiness report” visar hur din upplevda glädjenivå skiftar bland annat beroende på vad du gör, vem du är med, var du befinner dig och vad klockan är. Appen är kompatibel med iPhone.

Få koll på din stressnivå med Stress Check Stress Check är ett stresstest baserat på forskning och utvecklat av psykologer och experter inom stresshantering. Genom att svara på olika frågor rörande alltifrån sömnvanor till motion och tankebanor får du en så kallad ”stress score” som visar din nuvarande stressnivå. Därefter kan du ta reda på inom vilka områden du är som mest stressad (”interpersonal”, ”physiological”, ”situational” eller ”control”). Med resultatet följer förklaringar och rekommendationer kring hur du kan förbättra din hälsa och sänka din stressnivå. Det går även att hålla koll på sin ”stress-statistik” över tid. Stress Check är gratis och kompatibel med iPhone, iPad och iPod touch. Källa: https://itunes.apple. com/se/app/stress-check/ id330049595?mt=8

Källa: https://www.trackyourhappiness.org

08-587 624 00, www.insightlab.se

KREATIVITET Matematikerns bästa kreativitetstips

Vad har matematik och kreativitet gemensamt? En hel del, om man ska tro matematikern Steven Strogatz, författare till boken ”The Joy of X”.

Lek och experimentera

I en intervju för Huffington Post drar Strogatz paralleller mellan matematiska processer och kreativt skapande, och menar att de i vissa hänseenden vitt skilda faktorerna båda handlar om rätt mental inställning. Här är några av Strogatz insikter kring den experimentella naturen inom matematikens värld – som dessutom går att applicera på vilken kreativ process som helst.

Mytomspunna ”misstag” som leder till verkliga genomslag – som när Alexander Fleming upptäckte penicillinet – kommer sig i själva verket sällan av en slump. För att ”råka på” en oväntad lösning förutsätter det ofta att du medvetet ”leker” och experimenterar med begreppen. Fleming avsatte exempelvis flera timmar i veckan till att experimentera med bakterier för att få en bättre förståelse för hur de fungerar. ”En lekfull approach är en avgörande del i att uppnå ökad förståelse för ditt problem – både inom matematik och mer kreativa konstformer”, menar Strogatz.

Älska dina problem

Betrakta avbrott som en del i ditt flow

Alla stöter då och då på hinder och bromsklossar. Har du svårt att komma igång i den kreativa processen eller har du för få nya idéer? ”Omfamna problemen”, tipsar Strogatz. ”Det handlar inte bara om att förstå sig på problem och konventioner; det handlar om att göra dem till sina egna. När du älskar dina problem är alla dess konturer, hinder och motstånd bara en del av dess karaktär. Betrakta problem som drivkraften bakom nya lösningar”.

”Matematiker och konstnärer lever liknande liv, för matematik är i själva verket en form av konst”, säger Strogatz. Den bästa delen i alla kreativa processer är kanske när vi tappar alla tidsbegrepp och skapandet tycks ske utan motstånd. Strogatz understryker att alla kreativa processer karaktäriseras av både flow och frustration – ständiga avbrott och hinder där vi tycks fastna i en återvändsgränd. ”Betrakta hindren som en del i ditt flow, och frustrationen som ditt bränsle för att komma vidare i den kreativa processen”, avslutar Strogatz.

Arbeta utan mallar och förutfattade meningar Lämna då och då inarbetade spår och förutfattade meningar för att jobba fritt utan mallar. ”Vi är ofta uppfostrade att vara noggranna och undvika misstag och ogrundade antaganden. Men genier jobbar inte så. Deras tänkande är obegränsat och formlöst”, säger Strogatz.

Källa: http://www.huffingtonpost.com/hilary-harkness/ creativity_b_2111428.html

08-587 624 00, www.insightlab.se

HÄLSA & ENERGI Experten: så övar du upp ditt fokus

ny forskning: muskler skyddar mot stress och depression

Att fokus är nödvändigt för vårt välmående är något som gång på gång konstateras av forskare och experter. David Rock, författare till boken ”Your Brain at Work”, tipsar om hur man återfår kontrollen över skenande tankar och glappande koncentration. • Börja dagen med svåra eller kreativa uppgifter. Inte sällan börjar vi med de enklaste uppgifterna för att sedan ”bygga upp” momentum inför de svårare eller mer krävande momenten. Detta stjäl energi och försämrar vår förmåga att fokusera – bara en timme in i arbetet har vi förbrukat en viss del av arbetsminnet och har därmed mindre kapacitet än i början av dagen. Börja med det viktigaste, svåraste eller det som kräver kreativa lösningar. • Notera var och när du upplever störst fokus – och planera därefter. Rock har i sina undersökningar kommit fram till att vi i genomsnitt endast uppnår fullt fokus sex timmar i veckan. De flesta fokuserar bäst på morgonen eller sent på kvällen, och Rocks menar dessutom att de flesta av oss får våra bästa idéer utanför kontoret. • Träna hjärnan till ökad koncentrationsförmåga – och återuppta naturliga mikropauser. Hjärnan vänjer sig snabbt vid att multitaska – vi förlorar vår förmåga att fokusera och distraktion blir ett normaltillstånd. ”Vi har ‘övat upp’ våra hjärnor till att bli ofokuserade”, säger Rock. Återuppbygg koncentrationsförmågan ett litet steg i taget; börja med fem minuters fullt fokus på en enda uppgift per dag, och öka sakta tidsmängden. ”Det är precis som att börja träna – det tar tid att bygga muskler”, avslutar Rock. Källa: http://www.entrepreneur.com/article/225321

08-587 624 00, www.insightlab.se

Träning har länge använts som behandling mot depression. Att det fungerar har länge varit erkänt – men inte förrän nyligen har forskare vid Karolinska institutet kunnat förklara exakt hur muskler förebygger psykisk ohälsa. De som tränar regelbundet löper mindre risk att insjukna i depression och stressrelaterade sjukdomstillstånd samtidigt som de snabbare tillfrisknar. Forskare vid Karolinska institutet har nu upptäckt att muskulösa möss har högre nivåer av enzymet KAT i musklerna. KAT bryter bland annat ner kynurenin – ett ämne som bildas vid stress och som på olika sätt är skadligt för hjärnan. Forskarna ser nu framför sig en ny princip för att behandla stress och depression – genom att påverka musklerna snarare än hjärnan. Källa: http://www.svd.se/traningoch-halsa/sa-skyddar-musklermot-depression_3955478.svd

nästa nummer:

smarta verktyg för att hantera informationsöverflödet utkommer i december

08-587 624 00, www.insightlab.se