Enklare vardag 1 webb by Insightlab AB

VARDAG

ENKLARE

#1 /2014 ÅRGÅNG FYRA

& förbättrad!

DIGITAL

DETOX

2.0 SIDAN 15

IKONEN

NELSON MANDELAS LEDARSKAPSMETODER SIDAN 14

välkommen till enklare vardag 2.0!

Ur detta nummer

"Nu blir det mindre svårt att förenkla vardagen" påstod vi i januari 2013. Under ett år levererade Enklare vardag tipsen som får vardagen att flyta på lite enklare. Apparna. Verktygen. Tankesätten. Nu tar vi konceptet ett steg längre.

EXPERTINTERVJUN

I år vill vi att du ska må bättre, förbättra din kommunikation, utveckla dina talanger, nå dina mål och få stenkoll på apparna och tekniken som underlättar i vardagen. Därför varvar vi Enklare vardag med fyra temanummer inom just dessa områden. I mars kickar vi igång med en fördjupning inom hälsa och välbefinnande. Ämnet är minst sagt högaktuellt. Nyligen frågade vi er läsare hur ni gör för att må bra i vardagen, och responsen var lavinartad. På två dagar tog vi emot över 650 tips, och några av dem kan du redan nu ta del av på sidan 19.

EFFEKTIVA MÖTEN

EFFEKTIVA EGNA VANOR misslyckas framgångsrikt och gör succé.......................3 robin sharma: så når du dina mål i år...........................................4

I det här numret har vi lagt fokus på "best practice" (som för övrigt kan vara ett av InsightLab-redaktionens mest utnötta ord). Inspireras av ikonen Mandelas synsätt på ledarskapet. Ta hjälp av Sharmas beprövade tips för att nå dina mål. (Och ladda för Guds skull ner appen SelfControl)!

maria breitholtz söderström...................................5, 6, 7

CHEFSINTERVJUN erik fors-andrée.............................................................................8, 9, 10

EFFEKTIVA TEAM experten: så sätter de mest framgångsrika företagen ihop sina team.................................................11 checklista: var ditt bästa jag på mötet.........................12

KREATIVITET verktyg: få igång gruppens kreativa tänkande.......................13

LEDARSKAP nelson mandelas ledarskapsmetoder..........................14

INFORMATIONSÖVERFLÖDET digital detox 2.0.................................................................................15

E-POST undvik fallgroparna som omöjliggör inbox zero...........................................................................18

HÄLSA & ENERGI checklista: nå dina mål – och må bra på vägen...............................................................................20 läsarnas bästa hälsotips.............................................20

Redaktionen

Trevlig läsning! Gabriella Morath

snabbtipset Skriver du ofta mejl med samma typ av innehåll? Istället för att skriva samma meningar om och om igen – skapa några mejlmallar som du sedan förvarar i en folder i mejlprogrammet. Placera den förslagsvis direkt under inkorgen så att du snabbt kommer åt mallarna.

E-post: info@insightlab.se Ansvarig utgivare: Håkan Rilegård Redaktör: Gabriella Morath Redaktion: Thomas Nyberg, Cristoffer Harlos, Jeanette Fagerhall, Annika Lagerhorn och Mats Frick Beställningar: 08-587 624 00 © InsightLab AB, Kungsgatan 71, 112 27 Stockholm. Enklare vardag utkommer med 4 nummer per år. Innehållet i tidningen får ej dupliceras, distribueras eller säljas utan skriftligt tillstånd från InsightLab AB.

Om InsightLab Insightlab förser sedan 1995 chefer och personalansvariga med uppdateringar och effektiva verktyg inom hr och ledarskap.

08-587 624 00, www.insightlab.s

effektiva vanor

misslyckas framgångsrikt och gör succé Bara ett fåtal av misstagen vi begår i livet är direkt ödeläggande. Misstag kan i själva verket agera språngbräda mot högre nivåer. Det menar författaren Tim Harford. I sin bok ”Adapt: Why Success Always Starts With Failure” beskriver han hur man använder sina motgångar till att nå nya höjder i livet – privat som professionellt. När vi misslyckas kickar en mängd försvarsmekanismer in; ibland är känslan av misslyckande så obehaglig att vi tar till vilka metoder som helst för att slippa tappa masken. Vi kan förneka det som hänt, försöka få det ogjort eller sopa under mattan och försköna situationen. Det rör sig om normala reaktionsmönster, men Harford menar att det ofta är just dessa som är bovarna i dramat; försvarsmekanismerna hindrar oss nämligen från att vända misslyckandet till vår fördel. För att misslyckas med framgång och därmed lyckas vända en negativ situation till något konstruktivt krävs både mod, pragmatism och en viss dos experimentlusta. Harford tipsar:

Var inte rädd för att prova nya tillvägagångssätt och lösningar Avdramatisera konceptet kring att lyckas/misslyckas. Exponera dig istället för en mängd olika idéer och infallsvinklar. Prova så många olika lösningar du kan, och försätt dig i miljöer och sällskap där det inte är hela världen om saker går lite fel ibland.

Hitta dina egna ”safe spaces” där du kan misslyckas utan konsekvenser Inte sällan tar vi på oss uppgifter och söker oss till sammanhang där ett potentiellt misslyckande kostar på. Försök kombinera dessa situationer med aktiviteter eller sammanhang där du kan experimentera och misslyckas hur mycket du vill, helt utan konsekvenser. Leta upp situationer där du har mycket att lära, och där det finns fler upp- än nersidor med att trampa snett ibland. Genom att öva på att acceptera

08-587 624 00, www.insightlab.se

misslyckanden som en naturlig del av din utveckling blir du på sikt bättre på att hantera dem – även när det är skarpt läge.

Var medveten om när det är dags att ge upp Bland det svåraste med att misslyckas kan vara att faktiskt ge upp. Att se projektet som havererat och röra sig vidare. Inte sällan berömmer vi egenskaper som uthållighet och optimism – men för att misslyckas framgångsrikt måste du ha stenkoll på när det är dags att kasta in handduken. Att utan omsvep erkänna och släppa misslyckandet ger dig ett försprång in i mer lyckade projekt.

Samla feedback – från allt och alla Underskatta inte bred och ärlig feedback. Att ta hjälp av omgivningens perspektiv är ofta en genväg till viktig information, och du ser tydligare vart du är på väg. Rådfråga så många som möjligt.

bli pragmatisk när du vädrar problem Det är lätt hänt – men undvik att bli så känslomässigt engagerad i en idé eller ett koncept att du blir blind för de verkliga omständigheterna. Börjar saker gå överstyr, eller ser du tecken på att något är på väg att gå snett? Strunta i hur mycket du investerat i projektet. När dessa tecken dyker upp måste besluten fattas utifrån hårda fakta som faktiska vinster och möjliga risker.

Använd dig av ”pluralism” – testa mÅNGA olika saker Det är inte ofta vi springer på den bästa lösningen direkt. De bästa idéerna kommer tvärtom alltid i sällskap av ett stort antal mindre lyckade idéer och koncept. Med andra ord – börja plöja landskapet av tveksamma upplägg. Släpp din inre kritiker och testa mängder av lösningar. Du kommer med all sannolikhet misslyckas med jämna mellanrum, men däremellan hitta lösningarna du kanske inte trodde fanns. Källa: http://99u.com/articles/7072/why-success-alwaysstarts-with-failure

effektiva vanor

Robin Sharma: så når du dina mål under 2014 De första tre veckorna lägger grunden för resten av året. Det menar Robin Sharma, författare och föreläsare inom ledarskap, effektivitet och livsförbättring. Få nu inte panik om januari kändes sådär; ta istället hjälp av tipsen som kickar igång ett framgångsrikt 2014. Knivskarpt fokus, kompromisslös optimism och tydligt avgränsade 90-dagarsblock är några av ingredienserna som kan forma 2014 till året du kommer sakna. Börja i rätt ände med hjälp av Sharmas bästa tips:

Lista årets fem viktigaste mål. Sharma kallar dem för sina ”top five priorities” – de fem högprioriterade målen för året; det viktigaste att hålla styrning mot, oavsett dag eller tid på dygnet. Blanda kategorier som du vill, och skriv ner dina fem mest högprioriterade målsättningar för det här året. Formulera dig så tydligt och kortfattat som möjligt.

Läs igenom dina fem mål – dagligen. Kanske har det hänt dig förut – du gör en ambitiös lista målsättningar, och två månader senare ligger den begravd under att göra-listor och prenumerationer och du har svårt att minnas ens den första punkten. Fokus är nyckeln till all framgång. Genom att så ofta som dagligen ögna igenom dina viktigaste målsättningar för året kommer du på kort tid dramatiskt förbättra ditt fokus. Målen tar fäste i ditt undermedvetna och blir en del av ditt mentala bakgrundsbrus.

en känsla av konstant måluppfyllnad. Det här är bra för både självkänsla och motivation. Värt att beakta är även att fem till synes obetydliga målsättningar per dag blir 1850 mål per år. Minimal ansträngning leder så småningom till stora resultat.

Bearbeta dina mål i 90-dagarsintervaller. Istället för att börja året med fokus splittrat mellan hälsa, relationer, jobb och fritid; satsa på att lägga allt krut på ett enda område åt gången. Lägg exempelvis de första 90 dagarna på fysisk hälsa. Gå ”all in” inom ett enda område i taget – du kommer upptäcka att det blir enklare att hålla fokus.

Sammanfatta din målbild i en enda mening. Föreställ dig att du når alla dina mål under 2014. Hur skulle det se ut? Hur skulle det kännas? Vad skulle det innebära rent praktiskt? Se bilden framför dig, och försök sedan att sammanfatta den till en enda konkret mening. Alternativt spela in en kort sammanfattning på din smartphone. Läs eller titta regelbundet på sammanfattningen för att bibehålla fokus, motivation och riktning. Källa: http://www.robinsharma.com/blog/01/how-toachieve-all-your-2014-goals/?utm_source=FB-HwToAchTxt&utm_medium=Facebook&utm_content=010414&utm_ campaign=YABYY14

Förbättra din energi – gå 90 dagar utan att klaga. Du förstärker det du klagar över. Det du uppmärksammar får du mer av. Testa att gå på ”klagofasta” under 90 dagar.

Rensa i alla röror. Allt från trassliga strumphögar till en överfull inkorg eller obearbetade tankeprocesser grumlar ditt fokus och gör det svårare för dig att uppnå dina mål. Ta oredan på allvar. Rensa, släng, bearbeta och strukturera.

Bocka av fem (väldigt) små mål om dagen. Håll igång

08-587 624 00, www.insightlab.s

EXPERT

INTERVJU

maria breitholtz söderström, effektivitetskonsult och grundaren bakom timefinder:

”Jag tror på en sundare inställning till informationsflödet” Vad ser du som den största utmaningen inom området personlig effektivitet i vardagen? Jag hjälper personer inom alla olika former av befattningar och anställda inom allt från små företag till större koncerner och olika typer av föreningar. Det är mycket som går igen, trots att det rör sig om så många olika former av verksamheter; behovet av hjälp är i princip detsamma oavsett verksamhet. En av de största utmaningarna handlar om hur man tacklar det enorma informationsöverflödet. Det gäller att hitta ett system för att sortera i inkorgen, prioritera bland arbetsuppgifterna och i hög mån välja bort.

Vad ser du för möjliga lösningar på dessa utmaningar? I mina kurser jobbar jag mycket med att skapa hållbara mejlrutiner. Många av mina kunder sitter på inkorgar med tusentals obearbetade mejl. Jag brukar säga att inkorgen ska gå att överblicka utan att man behöver scrolla. Genom några relativt enkla metoder för att minska mejlstressen brukar de allra flesta få bättre koll på sin inkorg och mejlstruktur. Rent konkret handlar det om att skapa en rutin som gör det enkelt att i snabb takt bedöma och hantera inkommande mejl. För att sänka stressnivån och få en ökad känsla av lugn och ordning kan man till att börja med behöva göra en ordentlig upprensning. Såhär i början av året kan det vara en god idé att ”börja om” i inkorgen; ta alla gamla obearbetade mejl och flytta dem till en arkivfolder, som du märker med relevanta datum, till exempel ”1 januari till 31 december 2013”. En enkel åtgärd som för många på en gång ger ökad sinnesfrid. De gamla mejlen finns kvar och kan hanteras allteftersom, samtidigt som inkorgen får en nystart; det blir enklare att överblicka och hantera de dagsaktuella mejlen. Redan här brukar många av mina kunder pusta ut och uppleva ökat fokus när de slipper scrolla och känna dåligt samvete så fort de går in i inkorgen. Med den här metoden kan man om man behöver ändå gå tillbaka till

08-587 624 00, www.insightlab.se

EXPERT

INTERVJU "

Tips! Sätt upp regler som minimerar både aktiva och passiva avbrott på arbetsplatsen. Fråga både dig och dina medarbetare hur ni kan undvika avbrott och om möjligt samla alla småärenden till ett och samma tillfälle. En enkel åtgärd som skapar fokus och ökad arbetsro för alla i gruppen.

Marias boktips

• Your Brain at Work – David Rock • Lycka nu, en praktisk guide i mindfulness – Titti Holmer • Hypnotisörens hemligheter – Fredrik Praesto • Konsten att få mentala superkrafter – Henrik Fexeus • Vägen till mästarminne – Mattias Ribbing • Tänka snabbt och långsamt – Daniel Kahneman • Change Your Questions, Change Your Life – Marilee Adams

arkivfoldern och bearbeta ett antal mejl åt gången. Det viktiga är att hålla inkorgen så ren som möjligt, helst ska inga mejl äldre än en vecka ligga kvar. Utöver detta finns det massa småfunktioner i bland annat Outlook, Lotus Notes, Gmail och andra mailprogram som förenklar. I Outlook kan man exempelvis koppla ihop ett informationsmejl med en mötesbokning och på så sätt direkt ha all nödvändig mötesinformation tillgänglig, utan att behöva kopiera och klistra in. Så fort man får ett nytt mejl kan man med hjälp av frågorna ”vad, ”när” och ”var” snabbt sortera in mejlet i en arkivmapp/ämnesmapp, flagga med en påminnelse, slänga eller agera på direkt.

Vad har du själv för relation till en pressad vardag, och vad tror du är kärnan till en enklare arbetssituation? Jag kom in på den här banan för några år sedan, i samband med att några personer i min omgivning gick bort alldeles för tidigt. Jag insåg vikten av att faktiskt börja i rätt ände; snarare än att bara försöka effektivisera ”för effektiviserandets skull” eller vara produktiv för att ”prestera” så handlar det om att till och börja med fråga dig själv vad som är viktigt i ditt liv. Dina relationer, intressen och värderingar. Hur lever man mer i nuet och gläds åt det som är? All den här stressen som vi upplever förstör ju inte bara för oss på arbetsplatsen utan även privat. Jag insåg att det måste finnas ett djupare syfte bakom att vilja bli mer strukturerad och förenkla. För att lyckas måste man drivas av sina verkliga kärnvärderingar. Har man koll på dem, och samtidigt en bra struktur som förenklar i vardagen, kan man leva ett rikare liv. Så för mig handlar effektivitet till en början om att zooma ut; se sig själv i det stora perspektivet och avgöra vad som är viktigt på riktigt, vad man vill åstadkomma och vem man vill vara. Sedan om att zooma in och bestämma vilken slags arbetssätt och metoder som tar en dit rent praktiskt. Många missar helhetsperspektivet och går direkt på verktygen och metoderna, och kanske är det där det brister.

Vilka är dina bästa tips för att uppnå en enklare och mer produktiv vardag? Undvik multitasking så långt det går. Våra hjärnor är ytterst dåliga på att fokusera på mer än en sak åt gången. Varje gång du växlar mellan olika uppgifter tappar du fokus och tröttar ut dig mentalt. Det gäller även småsaker som att kolla mejlen, skicka ett sms eller svara på enkla frågor. Alla former av avbrott sänker i stunden vår mentala kapacitet. Försök därför att ta makten över antalet avbrott i vardagen. Jag brukar skilja på aktiva och passiva avbrott; där aktiva avbrott består av saker man själv väljer att göra som exempelvis att gå in och läsa nyheterna eller slänga ut en fråga till -

08-587 624 00, www.insightlab.s

kollegorna. Passiva avbrott utgörs av det där mejlplinget, telefonsignalen, kollegor som kommer till dig och ställer frågor när du sitter koncentrerad med en uppgift. Vi kan själva påverka situationen i hög utsträckning, både när det gäller passiva och aktiva avbrott. Minimera passiva avbrott genom att sätta upp regler på arbetsplatsen så att ni då och då får arbeta ostört, och ta ansvar för hur du själv avbryter andra; kan den där frågan vänta till senare? Är du chef kan du spara enormt mycket tid och energi på att be medarbetarna samla alla sina frågor till en och samma vecko- eller dagsavstämning. Rör det sig om akuta frågor ska de givetvis kunna komma till dig som chef, men ganska mycket kan samlas till ett senare tillfälle. Det frigör tid för både dig och medarbetaren.

Har du något verktyg eller någon övning inom området som du brukar använda dig av/vill tipsa om? Jag arbetar utifrån hur hjärnan fungerar rent neurologiskt. När vi stressar kopplar vi till stor del bort förmågan att tänka kreativt och lösa problem. Har man väl hamnat i fly- eller fäkta-läget är det viktigt att omedelbart bryta den negativa spiralen. Genom att ta några djupa andetag lugnar man ner hela systemet och sätter stopp för dessa kemiska stressreaktioner. Man får tillbaka kopplingen till pannloben och negativa stressmönster stoppas i tid.

Kort om Maria Breitholtz Söderström: Maria har ett brinnande intresse för produktivitet, effektivitet och personlig utveckling. 2008 startade hon företaget TimeFinder, som erbjuder en rad olika tjänster och kurser inom effektivitetsområdet. Fokus ligger på personlig effektivitet och effektiva möten. Maria hjälper chefer och medarbetare att frigöra tid, få bättre kontroll över sin arbetssituation, stressa mindre och helt enkelt må bättre.

Det går att ”lura” hjärnan på olika sätt. Kör man fast kan man exempelvis avbryta det man håller på med och istället utföra en väldigt enkel uppgift. Så snart man bockar av uppgiften – hur liten och obetydlig den än må vara – så har man kopplat på andra delar av hjärnan som motverkar den negativa stressen. Det är enkelt men effektivt; avbryt direkt när du känner att en stressreaktion är på väg. Ta en kvarts paus; gå en promenad och djupandas. Börja sedan med en enklare uppgift för att komma igång igen. Om hjärnan ”känner” att den återfår lite kontroll är det enklare att fokusera på mer komplexa uppgifter, även under stressiga förhållanden. Vad tror du vi ser mer av inom området under 2014? Jag tror att fler och fler börjar dra lite i handbromsen vad gäller informationsflödet. Fler börjar välja bort och nerprioritera utan att för den skull tänka ”allt eller inget”. Det pratas även en del om aktivitetsbaserat arbetssätt eller ABW – ”activity based workplaces”. Allt fler organisationer, bland annat Skanska, har börjat anpassa sina kontor och arbetsmiljöer efter arbetet istället för tvärtom. Det ska gå att välja miljö utifrån arbetsuppgift snarare än att ”sitta fast” på en och samma stol hela dagen. Man skapar kreativa mötesrum, tysta arbetsrum dit man kan gå för att arbeta ostört och arbetsrum för tillfällen då man behöver input och idéer från andra. Det här är väldigt intressant och definitivt någonting jag tror att vi kommer att se mer av framöver.

08-587 624 00, www.insightlab.se

CHEF

VÅRA BÄSTA TIPS INTERVJU

Erik Fors-Andrée, entreprenör, affärsstrateg & vd på Cruited:

"Jag tillvaratar idéer och väljer bort projekt med hjälp av GTD-metoden” Vad ser du som den största utmaningen inom området personlig effektivitet i vardagen? Som entreprenör eller chef har man väldigt mycket på sitt bord. Ibland skulle jag önska att jag kunde grotta ner mig i en enda sak åt gången, och inte behöva växla mellan så många olika former av moment under en och samma dag. Alla de där småväxlingarna mellan olika typer av arbetsmoment leder ofta till avbrott, och det är lätt att tappa styrfart och fastna om man hela tiden behöver skifta fokus. Samtidigt vet jag att min styrka ligger just där, i att ha helhetsperspektiv och överblick. Det är också lätt att lägga överdrivet fokus på fel områden. Tidigare var jag det som brukar kallas perfektionistisk, det vill säga extremt noga med att få saker gjorda på exakt ”rätt” sätt. Perfektionister får ofta rådet att "du måste sänka din ambitionsnivå", vilket jag tycker är helt fel – hög ambition är alltid bra. Jag har fortfarande höga krav på både mig själv och mina medarbetare vad gäller kvalitet, men jag försöker tänka "optimalt" istället för "perfekt"; optimalt för mig handlar om att inte bara fokusera på kvalitet utan också ta hänsyn till tidsåtgång eller ekonomi. Jag tycker att jag är ”optimalist”. När man jobbar utifrån ett optimalistiskt snarare än ett perfektionistiskt perspektiv får man per automatik en sundare prioriteringsförmåga.

Hur arbetar du för att förenkla vardagen för dig själv och dina medarbetare? Jag använder mig av ett antal olika principer och verktyg – men någonting jag ständigt återkommer till är David Allens GTD-tänk. GTD-metoden har nästan kommit att bli en slags infrastruktur i mitt tankesätt. Jag har hittat en metod där jag med ständiga och strukturerade anteckningar lättare kan tillvarata kunskap och nya idéer, samtidigt som jag avlastas mentalt genom att inte behöva hålla allt i huvudet. Har man alltför många oformulerade idéer och lösningar i huvudet på en och samma gång så skapas indirekt en form av stress. Med ett bra anteckningssystem slipper man stressas av sina idéer. Det jag gör rent praktiskt är att jag löpande skriver ner nya idéer, infalls-

08-587 624 00, www.insightlab.s

vinklar och inspirerande citat eller viktiga insikter och tips. Jag ”dumpar” alla dessa anteckningar i Evernote där jag byggt upp ett tydligt system som avgränsar möjliga affärsidéer från insikter ur artiklar, citat och övriga noteringar. Jag skapar alltså löpande en slags inspirationslista och slipper dessutom hålla alla nya idéer i huvudet. Om man skriver ner affärsidéer och möjliga lösningar direkt när de uppkommer så har man på sikt en värdefull lista att brainstorma från. För att det här anteckningssystemet ska fungera är det viktigt att skapa en användarvänlig struktur från grunden. De flest artiklar brukar ju exempelvis bestå av en central idé. Jag brukar ta den idén eller det budskapet och omformulera det till en mening, som jag i Evernote sedan sätter som rubrik på anteckningen. På så vis behöver jag i princip bara läsa själva rubrikerna för att få ett grepp om innehållet. Jag läser regelbundet igenom alla mina anteckningar och plockar upp relevanta idéer och koncept allteftersom. Allt som inte hör hemma på att göra-listan hamnar i Evernote. På så sätt har jag hittat en effektiv metod för att strukturera mitt kreativa tänkande. När det gäller teamarbete och interaktion medarbetare emellan ser vi ofta till att hålla beslutsfokuserade möten. Diskussioner rinner ju i allmänhet lätt iväg, och jag gillar dessutom att analysera och gå på djupet vilket sällan kommer till nytta just under kortare möten där konkreta beslut ska fattas. För att lyckas hålla oss inom snäva tidsramar och ändå fatta välgrundade beslut använder vi oss av strikta tidsblock, till exempel tio minuter per beslut. En enkel åtgärd, men väldigt effektiv när det gäller att spara tid och få varje mötesdeltagare att hålla fokus.

Vad har du själv för relation till en pressad vardag, och hur gör du för att hantera stress? I vissa avseenden har jag en väldigt hög stresströskel. Det är på nivån att vissa kan tycka det är lite konstigt, men jag känner nästan aldrig någon stress inför rent praktiska faktorer som jag själv inte kan påverka. Kan man undvika stress sprungen ur situationer man själv inte kan påverka så underlättar man vardagen något enormt. När det gäller mina krav på mig själv kan jag dock bli stressad över saker jag är angelägen att åstadkomma. Men även här drar jag nytta av GTD-tänket. En av David Allens grundteser som många faktiskt missar handlar just om stress. Han definierar stress som ”ouppfyllda löften till sig själv och andra”. Alla de där sakerna man säger att man ska göra och sedan av någon anledning inte gör – eller inte lyckas hitta ett konkret arbetssätt kring – skapar stress. Just här ser jag den stora poängen i David Allens teorier; så snart man skriver ner, konkretiserar och tydliggör för sig själv vad som behöver göras – vilka

Tips! Känner du dig stressad? Fundera på vilka löften du gett folk omkring dig och vilka löften du gett dig själv. Från "jag borde städa" till "jag ska se till att vi uppnår tio procent högre vinst". Skriv ner. Sortera. Prioritera. Omförhandla.

Eriks favoriter Appar: Clear, iDoneThis, Feedly, Trello, Evernote Metoder och verktyg: Teamövningen Scrum, GTDmetoden, Pomodorometoden Författare: John G Miller, David Allen

små delmoment och i vilken ordning – så byts stressen ut mot något annat.

08-587 624 00, www.insightlab.se

CHEF

INTERVJU Kort om Erik Fors-Andrée: Erik är entreprenör och affärsstrateg och driver bland annat cruited.com, det nya sättet att förbättra sin jobbansökan på webben. Erik beskriver sig själv som en presentationsnarkoman som älskar doften av avgaser och ambition. Chansen är stor att du sett honom flimra förbi på bloggen Vd-blogg (www. vd-blogg.se) där han skriver om allt från entreprenörskap och ledarskap till personlig utveckling. Erik gillar även att diskutera dessa ämnen över en lunch med nya kontakter. Vill du äta lunch med Erik? Kolla i hans lunchkalender när han är ledig genom att gå in på www.vd-blogg.se/lunch.

Man kan börja hantera uppgiften på ett konkret plan, omstrukturera och omförhandla med sig själv. Det är just de där luddiga koncepten och odefinierade planerna och idéerna som skapar den värsta stressen.

Det talas mycket om vikten av att plocka bort snarare än att lägga till i produktivitetssammanhang. Hur gör du för att välja bort projekt? Jag använder mig av en ”att inte göra-lista”, som också den kommer från GTD-konceptet. Jag tror att många helt saknar ”att inte göra-biten” i sin planering. Det är lätt hänt att man lägger allt fokus på vad man ska göra och vad som behöver uppnås, och lite eller inget fokus alls på vad man faktiskt borde sluta med, tacka nej till och välja bort. Ett konkret exempel på detta såhär års är alla nyårslöften; man har ambitionen att lägga till ett antal goda vanor – men vad behöver tas bort? Jag tror man har bättre förutsättningar att lyckas om man jobbar efter konceptet ”en in, en ut”. För att lyckas med en ny vana kanske man behöver plocka bort en annan. Magkänsla i kombination med reflektion är en effektiv kombination när man väljer bort projekt och arbetsuppgifter. Jag har bestämt mig för att jag ska jobba med personer och projekt jag trivs med, och fokusera på det jag är bra på. Det kan låta självklart, men håller i praktiken inte alltid hela vägen. Kanske har man delegerat någonting till en person som inte levererar. Då är det lätt att plocka tillbaka uppgiften och utföra den själv ändå. Här gäller det att löpa hela linan ut och delegera till någon annan. Allt man inte är bäst på bör man delegera.

Vilket är ditt bästa tips för en enklare vardag? Känner du dig stressad? Fundera på vilka löften du gett folk omkring dig och vilka löften du gett dig själv. Från "jag borde städa" till "jag ska se till att vi uppnår tio procent högre vinst". Skriv ner. Sortera. Prioritera. Omförhandla. Slutligen inspireras jag mycket av amerikanska författaren John G Millers teorier. Trots att det han skriver om inte alltid rent konkret berör områdena effektivitet och produktivitet så lägger hans teorier grund till djupare reflektion i ämnet. Han belyser bland annat ”the question behind the question”. När något dåligt händer är det lätt att tänka saker som ”varför just jag? Varför idag? Varför blir det alltid såhär?” och så vidare. Det man ofta missar är att bakom dessa frågor finns en större och viktigare fråga; ”vad kan jag göra just nu för att förändra detta?”. Med den frågan tycker jag någonstans att John G Miller berör själva kärnan i produktivitetskonceptet som sådant. Genom att ställa sig frågan så tar man makten över situationen och slutar vara ett offer för omständigheterna. Det blir det enklare att identifiera exakt vilken åtgärd som i stunden kan förbättra situationen. Plötsligt blir problemet översiktligt, och man går från att låta omständigheterna påverka humöret till att aktivt börja bryta ner problemet från rätt håll.

08-587 624 00, www.insightlab.s

effektiva team

Experten: så sätter de mest framgångsrika företagen ihop sina team En bra affärsidé är inte tillräckligt för att bygga en framgångsrik organisation, menar Kevin O’Connor, vd på FindTheBest och författaren bakom boken ”The Map of Innovation: Creating Something Out of Nothing”. Skickliga team däremot – organiserade för att tillvarata medarbetarnas unika kompetenser – gör hela skillnaden. O’Connor delar med sig av tipsen som bygger självgående team och arbetsgrupper. De flesta affärsidéer bygger i grunden på ett ouppfyllt behov. En genial idé och ett antal kompetenta medarbetare är dock inte tillräckligt för att slå igenom – bakom varje framgångsrik organisation står ett eller flera effektiva och noga sammansatta team. Kevin O’Connor tipsar:

Ge teammedlemmarna mandat att ta viktiga beslut. Alla stora beslut ska inte tas av ledningen. Ofta tas de mest avgörande besluten av chefer som saknar direkt anknytning till det de beslutar om. Därför menar O’Connor att många av dessa beslut kan och bör delegeras till teamet som sådant eller av teamet utvalda teammedlemmar. Försök ge varje teammedlem utökat mandat att ta beslut som påverkar arbetssituationen. Det är ett effektivt sätt att scouta framtida ledare samtidigt som det ökar ägarskap och delaktighet i gruppen.

teach smart” menar O’Connor och understryker att många av hans bästa rekryteringar knappast kommit från universitet högst upp i rankinglistan. Ett framgångsrikt team behöver personer som kan tänka utanför boxen och komma med nya infallsvinklar och lösningar på komplexa problem. Försök om möjligt att anställa efter personlighet, intelligens och innovationsförmåga i högre utsträckning än faktorer som meriter och erfarenheter.

Lägg mindre vikt vid hierarkin – och mer vid faktiska prestationer. O’Connor menar att han varje dag måste förtjäna sin roll som vd. Den dagen någon annan kan göra ett bättre jobb i hans ställe är han överflödig. Han tycker att samma princip ska gälla alla oavsett position. Faktorer som tid i företaget, meriter eller andra hierarkiska strukturer är alla irrelevanta i sammanhanget; det handlar helt enkelt om de anställdas förmåga att prestera under rådande omständigheter – nyanställd som gammal i gemet.

Skala ner och renodla – enkla lösningar är oftast de bästa. I sin bok om innovation belyser O’Connor det faktum att de bästa idéerna ofta förbises till fördel för mer avancerade upplägg. Ofta är vi inte nöjda med den enklaste och mest uppenbara lösningen, trots att den oftast är det bästa och mest ekonomiska alternativet. Källa: http://www.fastcompany.com/3000584/9-waysgreat-companies-organize-their-teams-success

Utgå från medarbetarnas egna intressen och preferenser. De flesta handlar i grunden utifrån egna intressen. Detta faktum behöver inte vara negativt utan kan tvärtom vändas till en fördel; som teamledare kan du hjälpa dina medarbetare att utforma egna utvecklingsplaner där personens och organisationens intressen går hand i hand.

Värdera annat än kunskap och meriter vid rekryteringen. ”You can always teach skills, but you can’t

08-587 624 00, www.insightlab.se

effektiva möten

Checklista: var ditt bästa jag på möten

Du kanske övar framför spegeln inför tal och presentationer – men har du koll på dig själv under viktiga möten? Din omedvetna mötesretorik kan ha större inverkan på din karriär än du kanske tror. Åtta experttips hjälper dig att plocka fram ditt bästa mötesjag. Allt ljus är inte på dig, men hur du för dig i informella såväl som formella möten har stor inverkan både på hur gruppen presterar och hur du blir betraktad som kollega och person. Det menar Susanne Gaddis, retorikcoach och kommunikationsexpert. Hon ger sina bästa tips för effektiv mötesretorik.

Fokusera på det positiva. Stämningen avgör det mesta. Undersökningar inom området har visat att en positiv attityd under möten skapar en mer framgångsrik organisation. Se med andra ord till att hålla ett gott mötesklimat. Förbli lösningsorienterad även vid meningsskiljaktigheter och försök att komma med dubbelt så många positiva som negativa kommentarer. Lyft medarbetarna genom att uppmärksamma och referera till deras idéer under mötets gång.

Prata med hela gruppen. Kanske är några av medarbetarna mer aktiva lyssnare än andra – och det kan vara lätt hänt att i högre utsträckning hålla ögonkontakt med dessa när du förmedlar ett viktigt budskap. I vissa fall kan även lite tys-

tare deltagare ”glömmas bort” känna sig ignorerade. Oavsett engagemang eller personligheter, se till att hålla lika mycket ögonkontakt med alla mötesdeltagare. Adressera dessutom hela gruppen när du svarar på en fråga, och inte bara personen som ställde den.

Använd dig av spegling. Skapa en behaglig mötesmiljö där deltagarna kan känna sig avslappnade. Ett tillvägagångssätt för att smälta in och få mötet att flyta på smärtfritt är att anpassa ditt eget tempo till gruppens; tala som de andra, snabbt och effektivt eller mer långsamt och eftertänksamt. Spegla utan överdrifter deltagarnas rörelser och ta in stämningen i rummet.

Håll koll på hur länge du pratar. Var tillräckligt utförlig, men se till att inte ta upp för mycket tid. Håll om nödvändigt koll på klockan. Matcha tiden du pratar med de andras input och se till att ni hela tiden ligger på samma nivå.

Undvik klyschor och retoriska fällor. Undvik trötta klyschor och retoriska frågor som inte för diskussionen vidare.

Håll koll på ditt kroppsspråk. Du kommunicerar som bekant långt mer än det du säger rent verbalt. Använd dig av ett öppet, avslappnat kroppsspråk och signalera intresse och engagemang med hjälp av nickningar, hummanden, ögonkontakt och höjda ögonbryn. Källa: http://www.microsoft.com/business/en-us/resources/ management/leadership-training/8-ways-to-show-speaking-skills-in-a-meeting.aspx?fbid=hPyPo2Z5Rp-

08-587 624 00, www.insightlab.s

kreativitet

Verktyg: få igång gruppens kreativa tänkande Har ni tröttnat på traditionella brainstormingövningar? Testa någon av följande två metoder, som båda utmanar gruppens invanda föreställningar. Motarbeta slentrian och kicka igång kreativiteten med hjälp av motsatstänkande och enkla frågeställningar. Testa någon av dessa två övningar nästa gång det är dags att lösa ett problem.

Utmana invanda föreställningar Våra invanda föreställningar kommer till stor nytta inom många områden i livet, men inte när det handlar om vår förmåga att tänka kreativt och se nya kopplingar. Förutfattade meningar kan liknas vid mentala genvägar eller kreativa ”blindfläckar”. Inte sällan tar vi av bekvämlighet samma väg om och om igen. Kom ur mönstret med följande frågor: Vilka förutfattade meningar/valda sanningar har ni inom området eller frågan ni diskuterar (exempel: rörande era produkter, kunder eller konkurrenter)? Hur säkra är ni på att dessa antaganden stämmer överens med verkligheten? När ni listat era antaganden, försök till varje punkt hitta ett eller flera alternativa antaganden rörande frågan. Hur skulle det kunna vara om era antaganden inte stämde? Försök att upptäcka och sedan bryta era invanda tankemönster.

experimentera? C– combine: Går det att kombinera två eller fler delar av problemet/processen på nya sätt? Exempel: vilka material/funktioner/processer/personer/produkter går att kombinera för att uppnå andra resultat och infallsvinklar? A – adapt: Vilka delar av processen/produkten kan ni anpassa och förändra? M – modify/distort: Kan ni ändra på/omformulera processen/produkten? Vad händer om ni drar ner på eller utökar någon komponent? P – put to other purposes: Går det att använda produkten/processen i nya sammanhang/andra syften eller kan ni återanvända någon process/idé från ett annat sammanhang för att lösa nuvarande problem? E – eliminate: Går det att plocka bort delar ur den nuvarande lösningen? Vad skulle hända om ni tog bort någon/några av nuvarande komponenter? R – rearrange: Omstrukturera och byt plats på olika faktorer. Hur skulle det se ut om processen fungerade på motsatt sätt än den gör idag? Hur skulle det fungera om ni gjorde allt tvärtom? Källa: http://arts-humanities.squidoo.com/creativetechniques#module13026614

Betrakta nu listan med alternativa antaganden. Hur skulle ni lösa problemet/situationen om de stämde?

Se problemet ur en annan vinkel med SCAMPERtekniken SCAMPER-tekniken bygger på att ni som grupp eller du enskilt svarar på en rad olika frågor om problemet/situationen/produkten. När man ställer sig nya former av frågor är chansen stor att man upptäcker en mängd nya perspektiv, synsätt, och möjliga lösningar. S – substitute/simplify: Går det att byta ut en del av produkten/processen mot något annat? Vad kan ni byta ut för att uppnå en förbättring? Går det att

08-587 624 00, www.insightlab.se

ledarskap

Checklista: Nelson Mandelas ledarskapsmetoder Sydafrikas förste folkvalde president var inte bara en frihetskämpe, statsman och modern myt – utan även känd för sina ledarskapsmetoder. Inspireras av metoderna som gjorde Nelson Mandela till en älskad och framgångsrik ledare. I självbiografin ”The Long Walk to Freedom” har Mandela tillsammans med Richard Stengel bland annat beskrivit sin syn på ledarskap och kommunikation. Här är några av huvudspåren.

Mod innebär inte avsaknad av rädsla – utan att inspirera andra att överkomma den Vittnen från Mandelas tid i fängelset menar att hans okuvade attityd till fångenskapet inspirerade och gav mod åt hans medfångar. Mandela menade att det faktum att han gav styrka och mod åt andra också hjälpte honom själv att hantera sin egen rädsla.

Led underifrån – och få dina följare att tro de leder dig Ledarens jobb är inte enbart att tala om för andra vad de ska göra. ”Don’t enter the debate too early”, menade Mandela och underströk vikten av att som ledare ibland låta sig bli ledd. Att övertyga gruppen att göra på ett visst sätt – samtidigt som han ibland fick dem att känna att de handlade av eget initiativ – var en annan av hans strategier.

Lär dig motståndarens språk utantill Skaffa konkurrensfördelar med hjälp av kunskap och insyn. Mandela såg till att lära sig motståndarnas språk och sätta sig in i deras världsbild då han visste att han en dag antingen skulle behöva strida mot eller förhandla med dem.

Mandela ett sätt att hålla dem inom ramarna för sitt inflytande – han insåg att de var långt mer hotfulla så länge de hölls på avstånd.

Underskatta inte vikten av symboler – eller ett leende Mandela blev möjligen aldrig uppmärksammad som stjärnretoriker – däremot använde han sig flitigt av symbolers kraft och inverkan. Bland annat med hjälp av ”toyi toyi-dansen”, och enligt många blev även hans leende en symbol i sig.

Inget är svart eller vitt – en lagom dos pragmatism behövs i ledarskapet Mandelas ledarstil återspeglade ofta det faktum att enkla lösningar och ”rätta” svar sällan existerar. Han menade tvärtom att få saker är så ensidiga som de kanske utger sig för att vara. Som politiker var han en pragmatiker som betraktade världen i gråskalor. Han identifierade slutresultatet han var ute efter, och valde därefter den mest framkomliga vägen för att uppnå sitt mål. Ibland krävdes till detta pragmatiska åtgärder snarare än principiella förhållningsstrategier.

Att ge upp är också att leda Att veta när det är läge att gå vidare kan som ledare vara tufft. Många menar att Mandela förmodligen hade kunnat göra anspråk på att behålla presidenttiteln bra mycket längre. Sydafrikanska politikern Cyril Ramaphosa däremot sa i ett uttalande att Mandelas uppgift var att ”sätta riktningen” snarare än ”styra skeppet”. Mandela själv menade att en ledare leder lika mycket genom det han gör som det han väljer att inte göra. Källa: http://disciplesofthecross.wordpress. com/2013/07/02/8-leadership-tips-from-nelson-mandela/

Håll dina vänner nära – och dina fiender ännu närmre Dale Carnegie har uttalat sig på liknande sätt. Genom att omfamna sina motståndare hittade

08-587 624 00, www.insightlab.s

info-

överflödet

"Digital detox 2.0" – fler flugor i en smäll Det finns oändliga mängder tidsbesparande appar och teknologi att tillgå, men vill det sig riktigt illa kan just dessa tidsbesparande system bli dina största tidstjuvar. Upptäck lösningarna som håller informationsöverflödet på en armslängds avstånd. Digital detox i all ära – men de flesta av oss måste regelbundet finnas tillgängliga på mobilen och via mejl. När vi inte kan unna oss lyxen att koppla bort det eviga surrandet krävs smarta lösningar, som dessutom går på bredare front. Testa programmen och apparna som besparar dig både minnesförlust och överflödigt browsande.

LastPass: slipp minnesförlust och krångliga lösenord En färsk undersökning presenterar ordet ”password” som ett av 2013 års vanligaste lösenord. Möjligen finns det mer svårgissade alternativ att ta till. För dig som vill öka säkerheten samtidigt som du slipper hålla ord som ”LwYgDv_230x” i huvudet kan programmet LastPass vara ett alternativ. LastPass, som funnits sedan 2008, förvarar och fyller automatiskt i alla dina lösenord på diverse olika plattformar. Datan som förvaras online krypteras, och inte ens LastPass själva kommer åt dina lösenord eller koder. Med hjälp av programmet kan du generera hacker-säkra lösenord, och vill du vara extra säker kan du välja en så kallad ”two-factor identification” för att logga in. Smartphone och surfplatta-versionen av LastPass kostar omkring 50 kronor per år, i övrigt är den gratis.

Hootlet: sluta slösa tid online Slipp slösa tid på att växla mellan sidor som Twitter, LinkedIn och Facebook. Med hjälp av gratistjänsten Hootlet kan du dela sidor eller uppdateringar via samtliga konton med ett enda klick. Det går även att skräddarsy Google-resultat så att du exempelvis får en lista på de senaste tweetsen inom ett visst område – söker du till exempel på en restaurang via Yelp

08-587 624 00, www.insightlab.se

kan du snabbt överblicka de mest aktuella tweetsen rörande just den restaurangen. Skriv in en plats på Google Maps och få en lista på de senaste tweetsen från just det området. Och så vidare.

Vizify: samla din sociala medie-persona på en och samma sida Skulle du vilja samla alla dina sociala medie-profiler på en och samma sida? Vizify, som är gratis, gör just detta och kokar ihop Facebook- och LinkedInprofiler med Twitter- och Instagram-flöden; allt samlas på en och samma grafiskt tilltalande sida. Samlingssidan blir en slags överblickbart infographics-flöde med de senaste uppdateringarna i kombination med utvald information i stil med cv, utbildning, aktivitet i sociala medier och så vidare. Det går även att överblicka vilka ord du mest frekvent använder dig av inom olika kanaler.

Web Clipper: spara urklipp från nätet i praktisk molnkatalog Hur ofta surfar du planerat, strukturerat och efter en förutbestämd mall? Förmodligen ramlar du på intressant information när och var du minst anar det, och någonstans i informationsöverflödet fanns det ett pajrecept du ville spara eller en LinkedIn-profil som verkade intressant för ett visst projekt. Men så försvann de i mängden. Om du känner igen dig kan Evernotes gratistjänst Web Clipper vara räddningen. Applikationen gör det enkelt att ”klippa ut” och spara länkar, textstycken och bilder och sedan förvara dem praktiskt bokstavssorterade i molnet, sökbara när du väl behöver dem. Det går att highlighta utvalda stycken eller lägga till pilar för att enklare komma ihåg vad du ville läsa, och alla ”urklipp” går att dela via bland annat Facebook och Twitter. Källa: http://www.linkedin.com/today/post/ article/201312301917362967511-need-a-digital-detox5-free-apps-to-simplify-your-lifein-2014

appar & teknik

Signa kontrakt på avstånd med appen PDFpen Om du snabbt och smidigt vill göra ändringar i en PDF eller skriva under ett dokument utan att behöva skrivare kan PDFpen vara värd att testa. Med PDFpen kan du snabbt rätta till allt från stavfel till bildstorlekar i dina PDF-filer utan att behöva återgå till själva originaldokumentet. Appen fungerar dessutom utmärkt för att fylla i ansökningar eller skriva på kontrakt, som sedan kan mejlas direkt från appen. Lägg till bilder i dina PDFdokument, importera foton från iPhoto-biblioteket eller addera kommentarer, pilar och understrykningar direkt i PDF:en. PDFpen kostar 38 kronor och finns tillgänglig för iOS. Källa: https://itunes.apple. com/se/app/pdfpen-for-ipad/ id490774625?mt=8

Slipp sms-tumme med TextExpander Mejlar du mycket från din smartphone? För dig som drabbats av smstumme kan appen TextExpander fungera som en avlastning. Appen hjälper dig att skriva mer med mindre ansträngning, bland annat genom skräddarsydda tangentbord och färdiga texturklipp. Om du exempelvis använder vissa standardmeningar ofta eller vill lägga till en signatur kan du spara dem som urklipp och snabbt klistra in när du mejlar från din smartphone. TextExpander är dessutom integrerad med ett antal utomstående appar som Byword, Dropbox och Notebooks för iPad och iPhone. Appen kostar från omkring motsvarande 30 kronor och finns tillgänglig för iOS. Källa: http://smilesoftware. com/TextExpander/touch/ index.html

Mångsidig textredigering för din smartphone med iWriters Vill du snabbt och enkelt överföra textfiler mellan din dator och iPhone? iWriters är ett mångsidigt textredigeringsprogram. Appen är integrerad med både Dropbox, Evernote och TextExpander så att du snabbt kan designa dina egna textklipp och skicka filer smidigt mellan olika funktioner. Det går att mejla dokument direkt från appen och allting du sparar i appen behåller sina kodningar oavsett om du öppnar filen med Mac, PC eller smartphone. Om du redigerar flera olika textdokument parallellt går det att spara varje fil i kronologisk ordning i appen. iWriters är gratis och kompatibel med iOS. Källa: https://itunes.apple.com/us/app/iwriters-write-for-dropbox/ id791055277?mt=8&ign-mpt=uo%3D4

08-587 624 00, www.insightlab.s

SelfControl – blockera distraktioner och få mer gjort Ibland står internet i vägen för arbetet som ska bli gjort. Känner du igen dig? Under de senaste åren har det dykt upp en mängd olika blockeringsfunktioner för oss som ibland lider av bristande självkontroll. En av dessa är SelfControl, en app anpassad för Mac som så a att säga löper hela linan ut. När du väl ”svartlistat” sidan ifråga och satt igång timern finns det inget du kan göra för att häva blockeringen (varken radera appen eller starta om datorn) – annat än att vänta ut tiden. Det går även att använda funktionen ”whitelist” som blockerar hela internetuppkopplingen om det skulle vara riktigt illa. SelfControl är gratis och du väljer självklart själv vilka sidor du vill blockera och hur länge de ska vara oåtkomliga. Källa: http://visitsteve.com/made/selfcontrol/

Omvandla bilder till text med Textgrabber Har du börjat plocka fram kameran istället för anteckningsblocket när du vill lägga någonting du läser på minnet? Om du snabbt vill omvandla dina bilder till text – exempelvis från mötets whiteboard – kan Textgrabber vara ett alternativ. Appen hjälper dig att omvandla bilden till en ren textfil. Ta ett kort, gå in i appen och spara sedan bilden som text. Ibland läser appen av texten fel, men så länge ljusförhållandena är bra och typsnittet eller handstilen är någorlunda tydlig har appen förvånansvärt bra precision. Textgrabber erbjuder dessutom en automatisk översättning från en mängd olika språk. Appen finns tillgänglig för både iOS och Android, och kostar 38 kronor.

Dela dokument i din smartphone med Google Drive Lagring i molnet har varit på tapeten under en längre tid, och lagringsalternativen är som bekant många. Google Docs gör det möjligt att dela filer och redigera både textdokument och kalkylblad direkt i appen. Lagra dokument, bilder eller filer – även stora – och dela dem med vem som helst. En offline-funktion gör det dessutom möjligt att komma åt innehållet även när du saknar täckning. 5 GB lagring är gratis, och Google Drive finns tillgänglig för både iOS och Android. Källa: https://itunes.apple. com/se/app/google-drive/ id507874739?mt=8

Källa: http://www. pricerunner.se/ konsumenttester/4appar-som-okar-dinproduktivitet/index.html

08-587 624 00, www.insightlab.se

e-post KOMPETENS & LÄRANDE

Undvik fallgroparna som omöjliggör inbox zero Inbox zero är möjligtvis en myt. Inte minst om du har en ledarroll och dagligen tar emot hundratals mejl från personer som antingen vill att du svarar på frågor, tar beslut, köper produkter eller läser om hur du uppnår minskat mejlflöde. Eftersom du har annat för dig på dagarna än att agera dörrvakt i din egen inkorg är det möjligt att du mer eller mindre omedvetet utvecklat vanor som får mejllavinen att tillta i styrka. Här är tio vanliga fallgropar som du redan känner till – men kanske behöver du eller dina medarbetare en påminnelse?

”Fönstershoppande” i inkorgen. Brukar du öppna inkorgen, ögna igenom listan och sedan stänga fönstret igen? Att gå in i inkorgen utan att agera på innehållet är slöseri med både tid och energi. Ha som tumregel att agera på (delar av) innehållet varje gång du öppnar inkorgen. Ta bort, arkivera, svara eller lägg till påminnelser och aktiviteter – men undvik scrollandet i den mån du kan.

Markera som oläst. När du väl öppnar och läser ett mejl – ta ett aktivt beslut. Om du behöver agera på innehållet men inte har tid i stunden, lägg till i att göra-listan eller lägg in som påminnelse. Lämna inget läst mejl för senare bearbetning. Risken är stor att det faller mellan stolarna.

Ostrukturerad spontanläsning. Om du inte sätter upp någon form av rutin för när och hur du läser mejl är risken stor att du börjar ”okynnesbläddra” i inkorgen och fastna bland mejlen vid tillfällen då du behöver göra något viktigare. Testa den där något uttjatade regeln om att läsa mejlen vid vissa bestämda klockslag. Undvik däremellan om möjligt inkorgen helt, utan dåligt samvete.

Mejl skrivna i affekt. Klassiskt men dock lika aktuellt tips idag som för tio år sedan; allt som inte är neutralt eller positivt bör tas via andra forum än inkorgen.

RE:RE:Re:RE. Fastna inte i oändliga mejldialoger. Handlar det om någonting relativt okomplicerat så kan det vid tredje svarsvändan vara dags att ringa istället för att ta frågan via mejl.

Missbruk av Reply All. Nej. Alla behöver inte läsa det. Alla behöver inte känna sig delaktiga. Skicka nästan hellre till för få än för många.

Otydliga mejl. Slipp slösa tid på onödiga förtydliganden. Använd ämnesraden till att beskriva ärendet. Gå rakt på sak. Korrläs hastigt dina viktigare utskick.

Avsaknad av struktur. Hoppa inte mellan olika mejl, utan agera på dem ett och ett. Du blir bara förvirrad och förlorar tid genom att försöka multitaska i inkorgen.

Onödigt extraarbete. Skickar du ofta samma typer av mejl? Istället för att skriva om samma slags meningar på nytt kan du spara ett antal olika mallar att använda till dina standardmejl. Spara mallarna i en mejlfolder i närheten av inkorgen så att du snabbt kommer åt dem.

Spam och reklam. Lägg då och då en stund på att avregistrera dig från irriterande eller ointressanta utskick eller ta hjälp av någon avregistreringstjänst, som exempelvis Unroll.me. Källa: http://www.lifehack.org/articles/productivity/14-badhabits-that-prevent-inbox-zero.html

För långa mejl. När vi läser mejl läser vi inte – vi ögnar. Det innebär att du måste vara tydlig och snabbt komma till det viktigaste budskapet. Använd dig av punktlistor och dela upp texten i lagom långa stycken.

08-587 624 00, www.insightlab.s

hälsa & energi

Checklista: nå dina mål – och må bra på vägen Bygg på proffsens metoder, hitta din egen definition av framgång och ta dina vanor på allvar. Ryan Park, marknadschef på Arrae Creative Agency och grundaren bakom Adventured.com, delar med sig av sina bästa tips för att lyckas – och bli lyckligare. Självreflektion, osjälviskt givande och kommunikation bortom ren information är några av faktorerna som kan ge dig ett bättre liv. Park tipsar:

Omdefiniera begreppet ”framgång” så att det passar just dig. Fastna inte alltför mycket i omvärldens definition av ”framgång” eller ”lycka”. Det är viktigt att identifiera exakt hur ditt eget ”recept” för framgång ser ut. Det andra betraktar som framgång kanske gör dig olycklig – och tvärtom. Ibland lever vi omedvetet efter normer som tillhör någon annan.

Lär dig sålla – fokus är nyckeln till all framgång. I en värld full av distraktioner är det nödvändigt att då och då spendera några minuter på att fokusera på dig själv. Genom att tydliggöra dina mål och din riktning blir det väldigt mycket enklare att stå emot omgivningens brus.

Hitta en strategi för att hantera dåliga dagar. Det spelar ingen roll hur dåligt dagen börjat. Ha en strategi redo för att låta obehagligheter rinna av dig, och bestäm dig för att du själv har makten över ditt eget humör.

Hjälp andra. Att hjälpa andra är inte bara omtänksamt. Det är bevisat en av de sakerna som gör dig lyckligast, och dessutom ett av de mest effektiva sätten att lyckas och ta dig fram inom i princip vilket område som helst. "The true character of a man is revealed by how he treats people from whom he has nothing to gain."

Uppmärksamma dina vanor – de är ditt ”vardags-DNA”. Det är ytterst våra vanor som formar våra liv. Du behöver uppmärksamma och stärka dina positiva vanor samtidigt som du blir medveten om och hanterar dina dåliga. För dagbok över några av dina vanor under ett par veckor. Utvärdera och lägg upp en enkel plan kring hur du kan stärka eller bli av dem.

Under januari skickade InsightLab ut en hälsoenkät med frågor kring läsarnas hälsovanor och bästa tips inom området. På bara två dagar fick vi in över 650 tips. Här är några av dem: • ”33 procent ska ägnas åt jobbet, 33 procent ska ägnas åt egen tid och 33 procent av min tid ska ägnas åt familjen. Då finns bättre förutsättningar att klara livet om man mister den en av dessa tredjedelar". • ”Lyssna i tid till kroppens subtila signaler. Man vet vad man behöver, men är ofta bra på att trycka undan det". • ”Uppnå ökad medvetenhet om vad som hindrar viljan och motivationen genom att planera in en inspirationsdag där ni svarar på olika reflektionsfrågor – både enskilt, två och två och i grupp. Det ska vara frågor som som väcker den personliga viljan och motivationen". • ”Fråga dig själv om du är den du är för att du vill det, eller för att du inte brytt dig om att ändra på dig".

Källa: http://www.lifehack.org/articles/ productivity/20-thoughts-that-will-lead-you-greatsuccess.html

08-587 624 00, www.insightlab.se

läsarnas bästa hälsotips

Nästa nummer:

HÄLSOSPECIAL

NYTT ÅR, NYA TAG!

UTKOMMER I MARS

08-587 624 00, www.insightlab.s