Enklare vardag 4 by Insightlab AB

ENKLARE VARDAG IDÉERNA SOM FÖRENKLAR DIN VARDAG #4/2013 . ÅRGÅNG 3

RÄDDA

INKORGEN I AUGUSTI SIDAN 15

ENERGI SISTA DAGARNA INNAN SEMESTERN SIDAN 19

KLAS HALLBERG: BÄSTA ÅR HIT

STANNA KVAR I FÖRVIRRINGEN – OCH BLI GLADARE SIDAN 20

GÖR 2013 TIL SIDAN 18

ENKLARE VARDAG – EN DEL AV WWW.INSPIRATIONSBOXEN.SE www.insightlab.se

Du behöver nog lite semester.

Nu är det (förhoppningsvis) inte långt kvar. Vi vill med detta nummer göra vägen till hängmattan/engångsgrillen/Jens Lapidus lite enklare. För att tala klarspråk: det finns en risk för att vårens ansträngningar har börjat ta ut sin rätt. Kanske har jag helt fel, kanske springer du i detta nu leende omkring på kontoret, laddar ner senaste versionen av Dropbox och tapetserar med Post-its – men om du som jag känner att det vore skönt att sjunka ner i hängmattan och glömma det här med "effektiva mejlsystem" i några veckor så har vi laddat med tipsen som förenklar vägen dit. Läs om metoden som timme för timme hjälper dig att hålla energin på topp, och hur du en gång för alla hindrar din inkorg från att löpa amok. Du får dessutom tre tips för att (när det väl är dags) hantera den där sedvanliga semesterbaksmällan i inkorgen. Såhär i semestertider vill vi även slå ett slag för det där med spontanitet, livsglädje och i viss mån även förvirring. Klas Hallberg berättar på sidan 20 om hur du genom att "hedra mysteriet" och "stanna i förvirringen" kan uppnå det där du alltid eftersträvat. Kanske är det just den typen av tankebanor som passar sig bäst när du väl larmat kontoret, satt igång grillen och gått in dina nya flipflops. Vi på InsightLab vill passa på att önska dig en fantastisk sommar! Trevlig läsning! Gabriella Morath Redaktionen

E-post: info@insightlab.se Ansvarig utgivare: Håkan Rilegård Redaktör: Gabriella Morath Redaktion: Thomas Nyberg, Cristoffer Harlos, Jeanette Fagerhall, Annika Lagerhorn och Mats Frick Beställningar: 08-587 624 00 © InsightLab AB, Kungsgatan 71, 112 27 Stockholm. Enklare vardag utkommer med 8 nummer per år. Innehållet i tidningen får ej dupliceras, distribueras eller säljas utan skriftligt tillstånd från InsightLab AB. Om InsightLab Insightlab förser sedan 1995 chefer och personalansvariga med uppdateringar och effektiva verktyg inom ledarskap och human resource.

I detta nummer

EFFEKTIVA EGNA VANOR

Elva steg för att befästa nya vanor..........................................................3 Tackla för höga krav på jobbet.....................................................4 Bättre flyt i vardagen med nya appen Chefsflow.........................................4

VÅRA BÄSTA TIPS

Margareta Kleberg & Andreas Bolling.............................................6, 7, 8

KOMMUNIKATION

Fem kommunikationsvanor hos skickliga ledare.............................................9

TEAMARBETE

Forma ett effektivt team på djupet...................................................10

MÖTEN

Diskutera dokument på distans med Anywhere Pad..............................11

KREATIVITET & INNOVATION

Fem karaktärsdrag som gör dig mer kreativ................................................12

LEDARSKAP

Tre boktips inför semestern..................13

INFORMATIONSÖVERFLÖD

Fyra steg till en sundare informationskonsumtion...........................14

E-POST

Slipp bli mejlgalen med Sanebox...............................................15 Tackla mejlbaksmällan i augusti..............................................15

TEKNIKTIPS & APPAR

Få ut mer av batteritiden på din Android.............................................16 Håll dina lösenord säkra....................16 Etablera goda vanor med Habit List..........................................17

KOMPETENS & LÄRANDE

Fem steg till varaktig kunskap..............18

MOTIVATION & ENERGI

Checklista: orka hela vägen fram till semestern ...................................19

PERSONLIGT

Klas Hallberg: var förvirrad och hitta meningen i livet.........................20

08-587 624 00, www.insightlab.se

EFFEKTIVA EGNA VANOR Checklista: elva steg för att befästa nya vanor Köper du alltid samma brödsort, trots att du tröttnat? Brukar du välja samma plats på bussen varje morgon? Varje gång vi tänker en ny tanke eller utför en ny handling skapas också nya kopplingar i våra hjärnor. Hjärnan är dock “bekväm” av sig och tar hellre vägen längs de väl upptrampade stigarna – vilket kan försvåra bildandet av nya vanor och alltså vara en förklaring bakom sittplatsfixering och monotona brödval. Men att komma igång med en ny vana eller bryta en gammal är med rätt metoder ofta enklare än du tror. Med hjälp av rätt tankesätt och små dagliga insatser och justeringar blir det enklare att skapa och upprätthålla nya vanor. Gör såhär: Ge varje ny vana 30 dagar. Många gör misstaget att ge upp efter ett par veckor, men för att någonting ska bli en vana krävs som bekant ett större antal repetitioner. Det tar generellt 30 dagar för någonting nytt att bli en del av en självklar rutin. Gör en liten insats varje dag. När vi gör något varannan dag eller mer sällan blir det svårare att bygga upp en vana. Därför är det viktigt att vara konsekvent. Börja i mindre skala än du tänkt. Om du är motiverad, inspirerad och vill förändra allt på en gång är risken stor att projektet faller platt. Gör något litet varje dag, och utöka sakta tiden och energin du lägger ner på din nya vana. Sätt upp påminnelser. Under de första 30 dagarna är det lätt att glömma. Sätt upp lappar, ställ in ett larm på mobilen, eller testa vane-appen Habit List som du kan läsa mer om på sidan 17. Var konsekvent med tid och plats. När faktorer som tid, plats och tillstånd är desamma varje gång du utför vanan blir den också enklare att komma ihåg.

08-587 624 00, www.insightlab.se

Ersätt en vana med en annan. Om din nya vana handlar om att sluta med något – se till att börja med något annat istället. Exempel: Du skär ner på tiden du lägger på sociala medier, och lägger istället varje dag motsvarande tid på en kort promenad. Räkna med motgångar. Kanske behöver du börja om fyra gånger för att få in en vana. Skulle du glömma eller slarva är det bara att fortsätta som vanligt nästa dag. “Antingen eller”-tankesättet är (det positiva) vanebildandets fiende nummer ett. Hantera självkritik med en enkel formulering. Blockera alla negativa tankemönster med hjälp av ordet “men”. Exempel: “Jag är inte så bra på det här än, men med lite tid kommer det att gå av sig självt”. Undvik fällor och frestelser. Omstrukturera så gott det går din omgivning så att du under de inledande 30 dagarna slipper värja dig för möjligheter till “fusk”. Vill du till exempel kolla mejlen mer sällan kan du avaktivera mejlen i din smartphone under några veckor. Använd dig av NLP. Tekniken Swish är en effektiv

metod för att “omprogrammera” hjärnan och skapa nya beteendemönster. Föreställ dig att du utför vanan du vill sluta med. Se sedan framför dig hur du istället gör det motsatta, och förknippa bilden med starkt positiva känslor. Kom ihåg ditt viktigaste syfte. Inspireras av andra som lyckats inom samma område och fördjupa dig i hur din nya vana kan förbättra ditt liv. Lägg märke till alla små förbättringar längs vägen, och fira under de första 30 dagarna varje liten seger och minimalt delmål. Källa: http:// www.lifehack. org/articles/ productivity/18tricks-to-makenew-habits-stick. html

EFFEKTIVA EGNA VANOR Bättre vardagsflyt med nya appen Chefsflow Hur använder du din tid? Skulle du vilja ha en tydlig översikt över dygnets alla timmar, hur mycket tid du lägger på jobb, fritid, sömn och i vilka situationer du upplever bäst ”flow”? Ledarnas nya app Chefsflow visar just dessa faktorer, bland annat med hjälp av ett tydligt diagram som illustrerar din ”flowutveckling”. Du ser hur många procent av din tid som går åt till arbete, fritid och sömn och får en tydligare överblick över din situation på jobbet såväl som fritiden. Genom att värdera och kategorisera dagens alla aktiviteter får du på kort tid en bild av din situation. Efter en tids användning ser du dessutom vilka av dina dagliga aktiviteter som bidrar till bättre flow. Chefsflow är gratis och kompatibel med iPhone, iPod touch och iPad. Ladda ner den från iTunes. Källa: http://www.resume.se/ nyheter/media/2013/06/19/nyapp-for-overbelastade-chefer/

Tackla för höga krav på jobbet

Prestationsångest på jobbet är lika begränsande som det är vanligt. Om du ställer för höga krav på dig själv kan det vara en idé att göra någonting åt dina tankemönster. Man kan dra en parallell mellan jobbrelaterad prestationsångest och klassisk scenskräck – det är nämligen i princip samma mekanismer i hjärnan som aktiveras i båda situationerna. Problemet oavsett situation ligger ofta i ett för stort fokus på sig själv och vad man presterar eller kommer att prestera, och för lite fokus på omgivningen och vad som faktiskt händer just i tillfället. Genom att fastna i en inre monolog kring möjliga misslyckanden blockeras du som lider av prestationsångest från att faktiskt kunna prestera bra när det väl gäller. Nyckeln ligger dock i rätt typ av fokus. Genom att bryta destruktiva tankespiraler går det att blockera både prestationsångest och scenskräck. Tänk på följande: Notera hur du i stunden påverkas rent fysiskt. Bland det första som händer vid negativ stress är att andningen påverkas till det negativa. Notera hur du andas och lägg under en stund allt fokus på att djupandas snarare än att oroa dig för hur du ska klara av uppgiften som ligger framför dig. Ta bort fokus från din egen person. Känns det jobbigt att stå i ”rampljuset”, oavsett om det rör sig om ett framträdande eller annan uppgift där du uppmärksammas? Påminn dig själv om att din ”publik” med största sannolikhet inte är där för att se just dig, utan för att ta del av det du framför. Fokus ligger med andra ord på det du säger och inte på dig som person eller talare. Rör det sig om en arbetsuppgift är det viktigt att skilja mellan dig som person och det du levererar; du är inte ditt jobb. Om du misslyckas eller underpresterar så har det ingenting med dig personligen att göra. Stanna kvar i nuet. Undvik att fundera över möjliga skräckscenarion. Fokusera istället på vad du kan göra just i detta ögonblick för att förenkla situationen. Ta en liten stund i taget. Fokusera sedan på själva processen, och inte slutresultatet. Låt bli att mentalt beröra alla former av extrema koncept som ”perfekt” eller ”misslyckande”. Börja med att ta tag i en liten uppgift åt gången – den enklaste först – för att komma igång. Låt bli att betrakta helheten i det inledande skedet, och ge på så sätt dig själv en chans att värma upp och komma igång. Källa: http://www.huffingtonpost.com/tamar-chansky/performanceanxiety_b_1495850.html

08-587 624 00, www.insightlab.se

Förenkla vardagen – skär ner på antalet dagliga småbeslut

Uppnå dina mål snabbt Robin Sharma, föreläsare och författare inom självledarskap, tipsar om hur du enklare och på kortare tid uppnår dina övergripande mål: Inspireras av andra. Sök upp personer och sammanhang som inspirerar dig till att tänka större och få perspektiv.

Ta färre och därmed bättre och mer välgrundade beslut. Att skära ner på antalet dagliga småbeslut sparar tid och energi till mer avgörande situationer. Gör såhär: Dra ner på antalet alternativ. Genom att begränsa antalet valmöjligheter kan du rikta hela din uppmärksamhet på saker som är viktigare. Exempel: Undvik klädkris på morgonen; köp arbetskläder i samma form av matchande färger så du slipper välja när du har bråttom. Ta alla småbeslut på en och samma gång. En stunds beslutsångest här och där under veckan blir på sikt en typisk tidstjuv. Klara av de mindre besluten på en gång, och få tid över till annat. Exempel: Avsätt en stund varje vecka då du planerar typiska smådetaljer; bestäm vad du ska ha på dig måndag till fredag, planera veckans middagar och inköp. Delegera sådant som andra lika gärna kan besluta om. Fokusera enbart på de typer beslut du är bäst lämpad att ta. Källa: http://www.organizedexecutive.com/e-letter-detail.asp?nid=10051

Tre steg till minskad stress

Vissa uppgifter kräver hundraprocentigt engagemang – många andra gör det inte. Överprocessar du de sistnämnda? Tänk på följande: Identifiera tillfällen då “slarv” är okej. Stavfel i mejl är kanske mer okej än du tror. Sätt kortare deadlines. En uppgift expanderar i förhållande till tiden som avsatts. Korrekturläs rapporten en gång istället för tre. Ta beslut snabbare. Identifiera dina viktigaste grundkriterier som allmängiltiga mallar, och ta fler beslut efter dem.

”Bete dig” som personen du vill bli. Så småningom kommer du automatiskt att anamma rätt typ av tankesätt. Använd stress till din fördel. Positiv stress kan vara en värdefull resurs som ökar ditt fokus och gör det enklare att prestera på topp när det väl gäller. Nyckeln ligger i att vila ut mellan varven. Betrakta motgångar som en möjlighet till utveckling. Bli nästan ”omöjligt” optimistisk. Gör det till din ”grej” att se utmaningar som något positivt och aldrig ge upp. Använd fysisk aktivitet som ett verktyg för framgång. Regelbunden träning är som du redan läst hundra gånger lika viktigt för stresshantering och mentalt fokus som för fysisk form och hälsa. Vi skriver det igen utifall du behövde bli påmind. Källa: www.robinsharma.se

Källa: http://www.lifehack.org

08-587 624 00, www.insightlab.se

VÅRA BÄSTA TIPS Margareta Kleberg, vd, Kleberg Revision:

”Återanvänd, arbeta i block och gör viktig information tillgänglig för alla medarbetare” Hur gör du för att förenkla vardagen?

Jag tror mycket på att göra saker i ”block”, standardisering och inte uppfinna hjulet på nytt. Jag utför till exempel samma typer av arbetsuppgifter i en följd för att enklare komma in i rätt flyt. Sedan har vi generellt satsat på tekniklösningar med fokus på enkelhet och driftsäkerhet snarare än att eftersträva det senaste eller billigaste – det lönar sig i längden. Jag och mina medarbetare arbetar likadant och med samma typ av mappsystem, och vi har bestämt exakt hur dokument ska loggas och arkiveras. På så sätt slipper man lägga onödig tid på administration som uppkommer när procedurerna är otydliga. Vi använder oss också sedan några år tillbaka av en gemensam logglista som alla har tillgång till. Där kan man bland annat se inkomna uppdrag från kunder, status på olika arbetsuppgifter, vem som ansvarar för vad och senaste uppdateringarna i varje projekt. På så sätt behöver vi inte fråga varandra utan kan enkelt följa varandras nuvarande projekt. Jag ser direkt hur arbetsbelastningen ser ut för olika medarbetare och de kan i sin tur boka in mig på kundmöten direkt genom att de har tillgång även till min kalender i Outlook. Vi sparar avsevärt med tid på detta sätt genom att utan att behöva fråga varandra ändå hela tiden vara uppdaterad om allas nuvarande projekt. För att hålla koll på vem som ringer använder jag Android-appen ”Vem ringde” som i nio fall av tio spårar och direkt visar namnet på personen som ringer. Det sparar mig en massa tid då jag får många samtal från personer som inte ligger inlagda i min telefonbok. Då kan jag dessutom enklare prioritera i vilken ordning jag ska ringa upp och hantera samtalen.

Har du och din arbetsgrupp några ovanor som gör det svårare att arbeta effektivt?

Vi har väldigt kul tillsammans och ibland tenderar jag att bli en slags ”samlingscentral” dit medarbetarna går för att få svar på något de egentligen kan kolla upp på egen hand. Alternativt så pratar vi lite för länge och samtalen flyter ut och tar upp värdefull tid. Det är självklart jätteviktigt att ha roligt och

08-587 624 00, www.insightlab.se

då och då ta en paus och låta samtalen dra ut på tiden, men om jag till exempel har en väldigt stressig dag mejlar jag i förväg och ber mina kollegor om att vänta någon dag med att ta upp saker som inte är akuta. Det är också lätt hänt att vi låter bli att dokumentera händelser och att många istället sitter inne med informationen själva. När andra sedan behöver veta detaljer i ärendet/projektet behöver de komma och fråga personen som vet.

Vilket är ditt bästa förenklingstips?

Jag tror jag fått det här tipset från InsightLab faktiskt, och det funkar väldigt bra för mig: gå igenom morgondagen varje eftermiddag innan du går hem. Sedan är det alltid viktigt att som chef föregå med gott exempel – medarbetarna gör som jag gör, och inte som jag säger. Återanvänd så mycket som möjligt! Undvik att nyproducera bara för sakens skull. Och dokumentera som sagt all viktig information, och se till att den är tillgänglig för alla medarbetare hela tiden. På så vis minskar risken för överdriven mejlkommunikation, och man slipper uppfinna hjulet på nytt.

Andreas Bolling, verksamhetsutvecklare, Saab:

”Det enkla är alltid det bästa – skapa ett system som är avskalat, tydligt och sökbart” Hur gör du för att förenkla vardagen? Jag har kommit fram till att det enkla och avskalade faktiskt alltid är det bästa. Jag använder inte så mycket kalenderfunktioner och andra program som kräver alltför mycket administration, utan har några principer och metoder som jag följer och som gör att arbetet flyter på enklare och utan onödiga avbrott. En av de metoderna är ett mejl som jag kallar för ”Dagens uppgift”. Mejlet innehåller alla småsaker jag behöver utföra under den närmsta tiden – det kan röra sig om att ringa upp någon eller boka in ett möte eller liknande. Jag listar alla sådana uppgifter i mejlet och skickar det sedan vid dagens slut till mig själv. Nästa morgon går jag igenom gårdagens Dagens uppgift-mejl och bockar av eller lägger till uppgifter allteftersom. Jag skickar det sedan på nytt till mig själv innan jag går hem, och har på så sätt en ständigt uppdaterad att göra-lista i min inkorg. Då och då söker jag fram gamla Dagens uppgift-mejl och fångar upp eventuella rester som fortfarande behöver tas itu med.

08-587 624 00, www.insightlab.se

VÅRA BÄSTA TIPS För att slippa onödig administration och hela tiden veta var rätt information finns är jag noga med att alltid använda samma ”arbetsnamn” för alla olika projekt och uppgifter. Det här är viktigt oavsett om jag lägger in uppgiften i min kalender, i Dagens uppgift-mejl eller i något mappsystem. Jag använder mig av Outlook för att hålla koll på mina just nu pågående och mer långsiktiga projekt. Även där försöker jag skala ner på informationsmängd och antal val för att med färre klick kunna hitta rätt dokument för stunden. Rent praktiskt går det till så att jag sorterar in varje projekt i kategorierna ämne och projektnamn. Under dessa flikar kan jag sedan tagga projektnamn och kontakter ur adressboken så att jag snabbt kan gå in och söka bland projekten och inblandade kollegor. Den här funktionen är extra bra om man till exempel har ett telefonmöte. Om alla löpande antecknar det som sägs och taggar ämnen och personer kan man sedan snabbt och enkelt kopiera mötesanteckningarna direkt från Outlook till ett informationsmejl.

Har du och din arbetsgrupp några ovanor som gör det svårare att arbeta effektivt?

När vi skickar mejl till varandra är det viktigt att verkligen tänka till ett varv extra så ämnesraden är tydlig och direkt indikerar vad som förväntas av mottagaren, utan att hela mejlet behöver läsas. Problemet är att vissa vidarebefordrar ett mejl utan att tänka till om den ursprungliga ämnesraden fortfarande rör mottagarna, eller om den bör ändras. Jag delar därför konsekvent in ämnesraden efter tre kategorier: information, aktivitet och fråga. Rör det sig om ren information kan mottagaren direkt välja om han eller hon behöver läsa mejlet just för stunden, eller om det kan vänta några timmar. Handlar det om en aktivitet kan man snabbare avgöra om något behöver göras direkt, eller om det kan tas upp i ett möte. Är det däremot bara en snabb fråga så blir mottagaren direkt medveten om att ett svar önskas så snart som möjligt.

Vilket är ditt bästa förenklingstips?

När det gäller sortering av anteckningar och att göra-listor: var som sagt konsekvent med att namnge alla av projekt och uppgifter exakt likadant inom alla system, och tagga alla namn för att sedan snabbt och enkelt kunna hitta rätt information utan att behöva leta runt. Sträva efter tydlighet och enhetlighet i allt – från ämnesrader till att göra-listor.

08-587 624 00, www.insightlab.se

KOMMUNIKATION Fem kommunikationsvanor hos skickliga ledare

Övertyga retoriskt

Hur medveten är du om din dagliga kommunikationsstil? Påverka, inspirera och föregå själv med gott exempel med hjälp av följande metoder:

Börja med att fokusera på ditt önskade slutresultat. Du vill kanske att åhörarna ska tänka eller göra något särskilt. Allt du säger och gör bör i så fall vara förknippat med detta.

Bra ledare är i princip alltid goda kommunikatörer. Förmågan att kommunicera och på riktigt nå fram med sitt budskap blir mer och mer åtråvärd i takt med att informationsöverflödet gör medarbetarna stressade och svårnådda. Susan Tardanico, ledarskaps- och kommunikationskonsult, författare och föreläsare, listar i Forbes fem vanor som karaktäriserar framgångsrika ledare och kommunikatörer.

Gör som du själv säger. Det viktigaste är som bekant inte vad du säger, utan vad du gör. Om dina handlingar inte överensstämmer med det du säger är chansen väldigt liten att andra kommer att lyssna på det du säger. Ibland är det svår det svårt att på egen hand upptäcka eventuella konflikter mellan ord och handling i det man gör. Be om feedback och fråga helt enkelt om medarbetarna upplever att du i det stora hela lever efter era gemensamma värderingar och föregår med gott exempel. Sträva efter ”essensen”. Koka ner stora sammanhang till en begriplig nivå, och fokusera på kärnan snarare än detaljer. Undvik byråkratiskt språk – även om det är standard inom organisationen. Att förenkla och korta ner blir allt viktigare. Skriv så korta mejl som möjligt och be alla redan innan mötet försöka koka ner sina egna huvudbudskap till några få meningar. Använd dig av din personlighet. Anta inte någon omedveten roll – var den du är. Det äkta och genuina intresserar oss mest av allt. Upprätthåll en personlig kontakt. Det är lätt hänt att mejla istället för att ta frågan direkt, men genom att ta lite fler ärenden ansikte mot ansikte blir det enklare att bygga relationer och upptäcka om någonting är på väg åt fel håll. Lyssna med både ögon och öron. Avläs kroppsspråk, leta efter det som sägs mellan raderna. Om du lägger 80 procent av tiden på att lyssna är chansen stor att du bara behöver lägga 20 procent av tiden på att förklara.

Hitta en gemensam grund. Vi tycker om de vi kan relatera till, och litar på de vi tycker om. Skapa en djupare kontakt. Förmedla ditt budskap på publikens villkor och uppnå en fördjupad kontakt och förståelse. Var tydlig. Använd dig av ord som inte kan misstolkas, och om situationen tillåter gärna "starka" ord som påverkar. Undvik klyschor. Repetera ditt budskap utan att för den delen upplevas som tjatig. Tips: "låtsas" reflektera över/analysera kring dina egna budskap. Hitta några gemensamma ståndpunkter med åhörarna och avrunda ditt huvudbudskap med en tydlig koppling till dessa.

Källa: http://www.forbes.com/sites/ susantardanico/2012/11/29/5-habits-of-highlyeffective-communicators/

08-587 624 00, www.insightlab.se

Ska du argumentera för en viktig fråga eller bara försöka vinna med dig andra i en diskussion? Ta hjälp av några välbeprövade retorikmetoder:

Källa: http://www.wikihow.com/ Be-Persuasive

TEAMARBETE Checklista: forma ett effektivt team på djupet

Ett team bestående av tio personer kan också innebära tio olika uppfattningar kring teamets egentliga syfte och övergripande mål. Ofta är det just detta som skapar interna motsättningar – ibland redan från dag ett. Om alla omedvetet drar åt olika håll blir det på sikt svårt både att kommunicera och uppnå rätt resultat. Ge teamet rätt grundförutsättningar redan från start – ta hjälp av följande metoder: Identifiera teammedlemmarnas verkliga förväntningar och antaganden. Träffa varje teammedlem i enrum och fråga vad denne upplever som teamets huvudsakliga mål och syfte. Undersök teamets uppfattningar kring relationen team och organisation och vad varje teammedlem ser som sin viktigaste uppgift. Chansen är stor att du kommer att få höra ett antal vitt skilda uppfattningar. Genom att på detta sätt hitta varje persons utgångsläge blir det desto enklare för dig som teamledare att börja i rätt ände. Ha sedan en gemensam diskussion kring teammedlemmarnas uppfattningar, och enas om möjligt kring ett tydligt synsätt och en målsättning som alla kan ställa sig bakom. Gör teamet medvetna om de olika utvecklingsfaserna som normalt följer i ett nybildat team. Gör dessutom alla medvetna om att arbetet kommer att kunna påverkas av dessa faser och andra faktorer ni inte kan rå över. Fråga varje person vilken fas han eller hon befinner sig i just nu, och hur personen vill göra för att ta sig till nästa fas.

Ta tempen på teamet – löpande. Håll koll på händelseutvecklingen inom teamet med hjälp av utvärderingar eller löpande avstämningar. Vad fungerar och vad kan bli bättre? Inkludera faktorer som kommunikation, tillit, samarbete och arbetsglädje. Sätt gemensamt upp ett antal teamregler. Kom överens om vad som är viktigast för att arbetet ska fungera. Var noga med att informera varje ny teammedlem om teamets spelregler, och uppdatera dessa regler när det behövs. Satsa lite extra på teamets kommunikationskunskaper. Team med hög problemlösarförmåga är inte sällan just team som kommunicerar effektivt. Se till att teammedlemmarna får den träning och utbildning de behöver för att bli bättre på att kommunicera, lösa konflikter och ge och ta emot feedback. Uppmärksamma och belöna varje persons unika kunskaper och kompetenser. Lägg en stund varje vecka på att lyfta den eller de personer som under den senaste tiden bidragit lite extra till teamarbetet. Var noga med att alla uppmärksammas på detta sätt. Skratta tillsammans. Humor är som bekant en av våra mest effektiva byggstenar för att knyta an till varandra och uppnå förbättrad kommunikation. Avsätt några minuter vid varje mötesstart och titta på ett roligt klipp eller dela med er av roliga historier och erfarenheter. Ett väl beprövat, kanske något uttjatat men extremt effektivt knep för att öka motivationen och trivseln bland teammedlemmarna. Källa: http://www.businessknowhow.com/ manage/12winteam.htm

08-587 624 00, www.insightlab.se

MÖTEN Diskutera dokument på distans med Anywhere Pad

Att tillsammans gå igenom dokument på distansmöten kan vara en utmaning – det är svårt för alla att veta var i dokumentet man befinner sig, och mycket tid går åt bara till att se till att alla tittar på samma sida och stycke av dokumentet. Grundarna bakom Anywhere Pad beskriver appen som lösningen på problemet. Anywhere Pad är en mötesapp tänkt främst för dokumenthantering på distans. Den hjälper till att strukturera hela mötesprocessen – från planering till arkivering. Med en Android, iPhone eller iPad går det att koppla upp sig mot mötesnätverket var som helst ifrån i världen. Genom att möteshållaren går in i appen, bifogar nödvändiga dokument och cc:ar dem till mötesdeltagarna så kan deltagarna i sin tur gå in direkt i appen, klicka på länken "Join meeting now" och direkt se alla uppladdade dokument som ska diskuteras under mötet.

Använd "laserpekare" och anteckna för hand

För att öka interaktiviteten och mötestempot går det bland annat att använda sig av en laserpekare, och uppdateringar kring övriga mötesdeltagares aktiviteter skickas ut till berörda personer. Mötesdeltagarna kan se samma "pageview" som mötesledaren och på så sätt enkelt hänga med i vilken del av dokumentet som gås igenom. Under mötet kan alla deltagare rita och skriva direkt i dokumenten och detta syns i realtid hos övriga deltagare. Det går även att lägga till Post-its till varje sida i dokumentet för att enklare hitta tillbaka till vad som diskuterats. Efter mötet kan materialet enkelt omvandlas till en PDF som kan skickas ut till mötesdeltagare och övriga berörda. Anywhere Pad är tänkt att fungera både för distansmöten, i presentationer och utbildningssammanhang. Appen är gratis och finns bland annat att ladda ner från iTunes. Källa: http://www.anywherepad.com/

Ta snabbare mötesbeslut stående Testa att under några möten ta bort alla stolar och stå upp runt bordet. Detta kan enligt Bob Sutton, författare till "The No Asshole Rule – Building a Civilized Workplace and Surviving One That Isn't" vara ett sätt att minska tiden det tar att nå ett beslut. Bob Sutton pekar bland annat på en studie i vilken det tog stående mötesdeltagare 34 procent kortare tid att nå ett lika bra beslut som de mötesdeltagare som satt ner. Källa: http://www.happinessproject.com/happiness_ project/2009/07/14-tips-forrunning-a-good-meeting/

Tips! Frågan som eliminerar oengagerade deltagare Som mötesledare, testa med att inleda nästa möte med en enkel handuppräckning där du frågar i hur hög grad deltagarna känner att de berörs av mötet som ska hållas. De minst berörda/engagerade får sedan en chans att lämna rummet istället för att sitta kvar på ett möte de inte får ut något av. Källa: The Organized Executive

08-587 624 00, www.insightlab.se

KREATIVITET & INNOVATION Fem karaktärsdrag som gör dig mer kreativ Inspiration är något som behöver jobbas fram. Släpp den inre självkritikern när det är dags att komma på idéer. Oavsett ditt yrke är nyfikenhet och kvantitet två grundläggande faktorer för ökad kreativitet och bättre idéer. Det menar David duChemin, författare och fotograf. Mängder av grundkunskap, teori och sedan en lång väntan på ”rätt” form av omständigheter är sällan ett lyckat recept för ökad kreativitet. Något som däremot karaktäriserar kreativa personlighetstyper är bland annat förmågan att se möjligheter i problem, och drivkraften till att orka komma på hundra dåliga idéer på vägen mot framgång. David duChemin listar fem personlighetsdrag som oavsett yrkeskategori tycks gemensamma hos många framgångsrika kreatörer.

Se möjligheter istället för hinder – och var nyfiken istället för orolig

Kreativa personer är ofta förväntansfulla och nyfikna på resultatet snarare än oroliga över sin prestation. Genom att ständigt arbeta med olika typer av utmaningar – och lägga huvudfokus på utmaningarna snarare än slutresultatet – blir det enklare att förbli positivt inställd och nyfiken. Eventuella misslyckanden får då inte heller samma negativa inverkan. Tips: Betrakta allt ”skapande” som en process snarare än en ”produkt” eller en väg mot ett bestämt slutresultat. Våga göra fler misstag, och betrakta dem som en viktig del av processen. Ofta är det som bekant just misstagen som ger oss våra viktigaste insikter.

du inte brukar se. Åk till annorlunda platser, och gör saker som kanske inte är direkt kopplade till dina nuvarande projekt – men som med rätt kopplingar kan bidra med nya idéer och innovationer.

Ge nya intryck och idéer lite tid

När du samlat på dig nya intryck, skapa regelbundet utrymme för dessa att ta form. Nya idéer kräver frekvent input och därefter lite tid att mogna. Tips: Hjärnan arbetar ofta som bäst när den får arbeta ”ifred” – gå och gör något helt annat för en stund. Att ta en paus kan ibland vara den bästa tidsinvesteringen.

Börja jobba med vissa idéer direkt

Testa några av idéerna i praktiken. Lyckas de inte är chansen ändå stor att de bidrar till nya associationer och förbättrade innovationer på sikt. Tips: Börja i en liten skala, och med väl utvalda idéer.

Kvantitet är avgörande – ”vänta inte in” dina bästa idéer Att ha många idéer är inte synonymt med att ha bra idéer, men att ”vänta in” inspirationen är sällan effektivt. Det har i studier visat sig att vi genom att ibland massproducera kan tappa eventuell prestationsångest och andra former av låsningar som gör att vi presterar sämre. Tips: Tänk mindre och gör mer. Ut och skapa – oavsett område. Jobba dig till ett kreativt sinnestillstånd snarare än att vänta in det. Det behöver inte bli bra direkt, det viktiga är att du kommer igång. Källa: http://davidduchemin.com/2013/06/being-morecreative/

Inspireras av allt och samla på intryck

Nya idéer är egentligen produkten av två sedan tidigare kända fenomen eller faktorer som sedan kopplats ihop i nyskapande kombinationer. Hjärnan gör dessa typer av kopplingar hela tiden. Ju mer information och fler intryck vi tar in, desto fler kopplingar sker – och desto fler nya idéer får vi. Tips: Gör till rutin att ta in så många nya intryck som möjligt i din vardag. Umgås med olika typer av människor, läs olika typer av tidningar och böcker, se filmer

08-587 624 00, www.insightlab.se

LEDARSKAP Tre boktips inför semestern

Kanske hade du mest tänkt fokusera på kriminalromaner under sommarmånaderna. Eller faktaböcker om någon fågelsort. Eller tidningar med glansiga omslag. Men för dig som dock känner för att ta en paus från kuriosa och skönlitteratur en dag eller två kommer här tre heta boktips inom ledarskapsområdet. Inspireras av företagsledarna som hittat unika infallsvinklar för framgångsrikt ledarskap och lärt sig hantera motgångar i praktiken.

Playing to Win: How Strategy Really Works

A.G. Lafley är före detta vd på Procter & Gamble, och Roger L. Martin hjälpte som strategisk rådgivare Procter & Gambles att fördubbla sin försäljning. De har tillsammans skrivit boken som bland annat förser läsaren med ett antal viktiga frågeställningar rörande hur man som ledare skapar vinnande förutsättningar, särskilt viktiga i tider av nedskärningar och osäkerhet.

Leadership and the Art of Struggle: How Great Leaders Grow Through Challenge and Adversity

Steven Snyder har bland annat haft en ledande position inom Microsofts produktutveckling, och i boken fokuserar han på strategier för att hantera och övervinna ledarskapets svårigheter – med tonvikt på att dra lärdom av motgångar. Boken innehåller 151 framgångsexempel från organisationer och ledare världen över som uppnått framgång genom att ta sig an utmaningar med rätt angripssätt. Snyders teorier handlar till stor del om att hitta unika infallsvinklar och att fullt ut våga gasa i uppförsbackarna.

The Seven Habits of Highly Effective People

Författaren Stephen R. Covey tar vid där Enklare vardag slutar. Skämt åsido, Covey tar dig igenom ett antal praktiska självhjälpsmetoder för att förenkla och bli mer effektiv, oavsett roll och ansvarsområde. Prioriteringsförmåga, empati och självförnyelse är tre av ämnena som tas upp med praktiska övningar för den som så småningom vill inleda hösten med ett något enklare liv.

Detaljen som ger ordet “tack” större genomslag Hur många gånger per dag säger du “tack”? Förmodligen säger du ordet till och från hela tiden, och frasen kan som bekant lätt bli urvattnad och meningslös då den sönderanvänds som socialt klister i diverse situationer. Underskatta dock inte kraften av äkta uppskattning. Ta hjälp av tekniken som knappt någon tid, energi eller insats alls men som drastiskt kan öka motivation och arbetsglädje. Gör dina “tack” mer meningsfulla genom att lägga till en kort beskrivning av på vilket sätt du uppskattar det personen gjort och hur det gjort din dag bättre och enklare. Var specifik i dina beskrivningar. Vill du ta det hela steget längre kan du göra till en vana att ibland använda dig av handskrivna tack-kort för att uppmärksamma extraordinära insatser. Källa: http://www.fierceinc.com/ blog/fierce-conversations/fiercetip-of-the-week-say-impactfulthank-yous

Källa: http://www.amazon.com/books-used-books-textbooks/ b?ie=UTF8&node=283155

08-587 624 00, www.insightlab.se

INFORMATIONSÖVERFLÖD Fyra steg till en sundare informationskonsumtion

”Information är inte kunskap” sa Einstein. Att leta information på nätet är ibland lite som att dricka vatten från en brandsläckare. Experter inom området menar att vi är sämre än vad vi tror på att ta in flera sorters information samtidigt – vi är helt enkelt inte gjorda för multitasking på en sådan nivå. För att orka ta in kunskap på en djupare nivå – och därtill behålla sinnesfriden – är det viktigare än någonsin att snabbt kunna skära ner och utesluta. Tar du in mer information än du orkar processa? Höga ambitionsnivåer, kunskapstörst eller bara en oförmåga att filtrera nyhetsflödet och inkorgen kan som bekant orsaka huvudvärk. Bestäm dig redan idag för en förutbestämd strategi som hjälper dig att sålla. Följande tips underlättar från dag ett, och hjälper dig dessutom att på sikt skapa en hållbar informationskonsumtion. Håll dig till ett enda område eller projekt åt gången. Om du fokuserar på för många olika saker och områden parallellt är det stor risk att du blir överbelastad. Du tappar helt enkelt tråden och blir överväldigad av informationsmängden. Det här är ingen nyhet, ändå är det en vanlig orsak till stress och improduktivitet; många glömmer tillfälligt bort vikten av att konsekvent sålla. Tips: Fokusera helt enkelt på ett område åt gången. Med största sannolikhet kommer det att spara dig tid och energi.

Läs det viktigaste två gånger. När du snubblar över någonting intressant eller viktigt, ta dig tid att läsa texten eller se klippet två gånger. Research handlar ju inte om att konsumera så mycket information som möjligt, utan om att faktiskt dra maximal nytta av guldkornen. Tips: Anteckna highlights och insikter, och gå med jämna mellanrum igenom dessa anteckningar för att fräscha upp minnet och dra nytta av informationen även på sikt. Registrera ett mejlkonto som är till enbart för nyhetsbrev och reklam. Kanske har du för vana att då och då gå in och avregistrera dig från de där irriterande nyhetsbreven. Tips: Ta kampen mot oönskade reklamutskick och nyhetsbrev ett steg längre och skapa ett konto enbart avsett att ta emot dessa typer av mejl. Skapa separata foldrar som avlastar inkorgen. Dina minst akuta mejl bör inte hamna i samma lista som de verkligt relevanta. Tips: Lägg till några foldrar som får ta emot alla mejl rörande programuppdateringar och liknande. Ställ in en filtrering som på detta sätt lämnar plats i inkorgen för mejl du istället bör hantera direkt. Källor: http://lkrsocialmedia.com/2012/03/the-five-stepplan-for-tackling-information-overload/ http://www.betterlivedlife.com/2013/03/22/how-to-avoidinformation-overload-6-easy-ways-to-pare-down-yourconsumption/

08-587 624 00, www.insightlab.se

E-POST Slipp bli mejlgalen med sorteringsappen Sanebox

Förbli vid dina sinnens fulla bruk även när du har över 5000 olästa mejl i inkorgen. Blev du stressad bara av att läsa siffran ovan? Önskar du ibland att någon som hade koll på dina prioriteringar kunde ta på sig uppgiften att sålla i din inkorg? Då kan Sanebox vara någonting för dig. Sanebox är ett mejlprogram som enkelt uttryckt separerar de viktiga mejlen från de oviktiga. Programmet fungerar tillsammans med bland annat Gmail, Yahoo! och iCloud, och innehåller förutom sorteringsaspekten en mängd andra funktioner. Sanebox hanterar upp till 5000 mejl åt gången, och grundtanken är att du ska få mer tid över till annat än att sortera i din mejl samtidigt som risken att du missar viktiga kontakter eller annan värdefull information minskar.

Skjut upp utvalda mejl eller blockera avsändare

Mejl som inte behöver besvaras samma dag sorteras under foldern ”SaneLater”. Vill du bli påmind om uppskjutna mejl kan du själv ställa in önskad tidsintervall. Genom att förflytta mejlet till foldern ”SaneBlackHole” raderas mejlet och avsändaren blockeras automatiskt.

Lägg till så få eller många mejlkategorier som du vill

Använd dig enbart av kategorierna ”viktigt” och ”mindre viktigt” eller lägg till så många kategorier och foldrar du vill. Skräddarsy vilken typ av mejl som hamnar i vilken typ av folder.

Bli påmind om viktiga konversationer

Ställ in en lämplig tidsintervall för när Sanebox ska påminna dig om att svara på ett inkommande mejl. Du kan också bli påmind om utgående mejl som ännu inte besvarats av mottagaren, eller ställa in vanliga påminnelser som inte är kopplade till mejlen alls.

Håll koll på hur du mejlar

Hur hanterar du din mejl? Sanebox skickar vecko- eller månadsvis ut statistik som visar vilka typer av mejl du mottog under perioden, och hur du hanterade dem. Tanken är bland annat att du på så sätt kan identifiera förbättringsområden i din mejlhantering och dessutom ytterligare finjustera inställningarna i mejlprogrammet så att de passar dina mejlvanor. Testa Sanebox gratis i 14 dagar eller välj mellan tre olika prisplaner på omkring motsvarande 15 till 130 kronor. Mer information om appen och registrering finns på www.sanebox.com.

Tackla mejlbaksmällan i augusti Det är snart dags att gå på semester. Det sista du vill tänka på är alla mejl som kommer att vänta när du kommer tillbaka – och just därför kan det vara bra att ha den här trestegsmetoden färsk i minnet när det väl blir dags: Hantera det senaste först. Om du har fler än 500 mejl i inkorgen: flytta alla mejl som är äldre än en vecka till en separat folder, och börja med att beta av de senast skickade. Utnyttja läget – ta itu med grovjobbet och förebygg framtida mejldrivor. Notera vilken typ av mejl du fått, och från vilka typer av avsändare. Sätt upp förhållningsregler kring vilka typer av mejl som är okej internt och kom överens om vad som kan tas via andra kanaler. Avregistrera dig löpande från onödiga utskick, blockera oönskade avsändare. Var lite drastisk. Dra inte ut på beslut kopplade till mejlen. Radera hellre för mycket än för lite. Eller skapa en ”Radera senare”-mapp om du är orolig att du missar viktig information. Källa: Organized Executive

Källa: https://www.sanebox.com

08-587 624 00, www.insightlab.se

TEKNIKTIPS & APPAR Få ut mer av batteritiden på din Android

Brukar din Android ladda ur just vid de där tillfällena då du behöver den som mest? Att smartphones drar mycket batteri är ingen nyhet. Ta kontroll över telefonens batteriförbrukning med hjälp av appen JuiceDefender. Genom att med en enkel knapptryckning avaktivera de mest batterikrävande apparna och funktionerna på telefonen går det snabbt att tillfälligt försätta din Android på lågvarv. Välj mellan en förinställd funktion som bland annat avaktiverar 3G/4G och WiFi, eller skräddarsy dina egna inställningar och bestäm vilka av dina appar som tillfälligt ska stängas ner genom ett enda knapptryck i appen. JuiceDefender är gratis och går att ladda ner på http:// www.juicedefender.com/. Källa: http://www.juicedefender. com/

Håll dina lösenord krypterade och säkra med 1Password Är du dålig på att komma ihåg intetsägande bokstavs- och sifferkombinationer? Kan du plötsligt glömma en PIN-kod du använt dig av i flera års tid? Att hålla flera komplexa lösenord och koder i huvudet på en och samma gång är i princip som upplagt för plötslig “minnesförlust”. Appen 1Password är tänkt att lösa problemet. 1Password har flera olika funktioner; dels håller den alla dina lösenord i säkert förvar – och du får tillgång till samtliga inlagda inloggningar med ett enda lösenord till appen. 1Password använder sig av en kryptering med hög säkerhet, och går omedelbart att avaktivera via ett konto på webben om mobilen skulle försvinna eller bli stulen. 1Password krypterar all känslig data som kreditkortsnummer och inloggningsinformation. Vill du göra trygga onlineköp via telefonen? Logga in på webbsidan genom 1Password så surfar du med extra hög säkerhet när du utför dina köp. Du kan varva mellan olika sidor och mejlinloggningar utan att lämna appen. All inlagd data synkroniseras automatiskt mellan dina olika enheter. 1Password kostar omkring motsvarande 50 kronor och finns tillgänglig för iPhone och iPad. Källa: https://itunes.apple.com/us/app/1password-password-manager/ id568903335?mt=8

Meddela att du är framme med en knapptryckning

Vill du snabbt och enkelt meddela lunchdejten att du är på plats, och samtidigt bifoga information om var du befinner dig? Då kan appen I'm Here vara ett smart val. Genom några få knapptryckningar kan du utan större ansträngning visa exakt på en karta var du befinner dig – praktiskt även när du helt kort vill meddela en familjemedlem att du kommit fram efter exempelvis en flygresa. I'm Here är gratis och fungerar på både iPhone och Android. Källa: http://www.windowsphone.com/en-us/store/app/i-m-here/f7a8d5e3-86c84661-af6f-b8f566837345

08-587 624 00, www.insightlab.se

Etablera goda vanor med Habit List Om du vill komma igång med en ny vana i sommar kan Habit List sätta bollen i rullning. Appen hjälper dig att skapa goda vanor och dessutom bryta de dåliga. Genom att först lägga till en vana du vill komma igång med eller en ovana du vill bryta kan du sedan enkelt hålla koll på din framgång med hjälp av ett antal olika parametrar; få översikt över din historik och utveckling, håll koll på ditt “personbästa” och få påminnelser om de vanor du har kvar att ”bocka av” under dagen. Skaparna bakom appen ville hålla den enkel och avskalad, och därför ser du bara just de vanor/ovanor du har inlagda för dagen. Habit List kostar cirka 12 kronor och är kompatibel med iPhone, iPad och iPod touch. Källa: https://itunes.apple.com/us/app/habit-list/ id525102168?mt=8

Dela dokument, bilder och filmer med appen Glide Vill du hitta en enklare och snabbare metod för att att dela dokument, bilder och filmer mellan smartphone och dator, eller tvärtom? Glide är en delningsapp som synkroniserar alla dina enheter och molntjänster och gör delningen snabb och enkel. Appen konverterar automatiskt filformat för att det ska vara enkelt att dela material mellan olika typer av enheter. Genom att samla alla dina filer på Glide behöver du inte heller komma ihåg på vilken enhet eller molntjänst dina bilder eller filer ligger – du har dem alltid tillgängliga. Koppla upp de molntjänster du använder mot appen och ladda över utvalda bilder, dokument och klipp. Därefter kan du enkelt dela dem med vänner, kollegor och familj. Glide är gratis och kompatibel med iPhone, iPod och iPad.

Trello – en digital och social whiteboard För dig som vill ta din att göralista steget längre kan Trello vara värd att testa. Appen fungerar som en interaktiv digital whiteboard där du kan skapa att göra-listor, ladda upp och dela bilder med kollegor och vänner, och dessutom kommentera på andras inlägg. Det går även att dela all information till Twitter. Appen beskrivs som en slags social att göra-lista och kan hålla reda på allt från födelsedagar till mötesagendor. Den fungerar dessutom utmärkt som ett interaktivt teamverktyg på distans. Trello finns tillgänglig för både webb, Android, iPhone och iPad och är gratis. Ladda ner den på https://trello.com/. Källa: https://trello.com/

Källa: https://itunes.apple.com/US/app/ id634025393?mt=8&ign-mpt=uo%3D4

08-587 624 00, www.insightlab.se

KOMPETENS & LÄRANDE Fem steg till ett holistiskt lärande och varaktig kunskap Den mänskliga hjärnan är skicklig på att upptäcka kopplingar och dolda mönster – men ganska dålig på att memorera information. En treåring kan göra kopplingar som en avancerad dator inte klarar av – men samtidigt är stora delar av traditionellt lärande uppbyggt kring just memorering och uträkningar. Scott H Young, författare och lärare, menar att denna lärometod sällan genererar varaktig kunskap. För att kunskapen ska fastna behöver vi istället använda oss av kopplingar och associationer.

Expandering och fördjupning av nya insikter

Scott H Young kallar det för ett ”holistiskt” lärande; att lära nytt via kopplingar snarare än memorering är inte bara ett snabbare inlärningssätt, det är också en bättre metod för att skapa varaktig kunskap. Young delar upp den här typen av holistiskt lärande i fem grundsteg.

Lärandet rör sig i en omloppsbana snarare än en rak linje. Därför återkommer de tidigare stadierna av förvirring, expanderade insikter och förfining av dessa, i takt med att du lär dig mer om ämnet. Genom upprepningarna fördjupas dina kunskaper. Tips: Låt denna fas gå på "repeat". Dina nya kunskaper fördjupas vilket du märker genom att tidigare insikter börjar kännas självklara.

Förvirring

All ny kunskap börjar med ett visst mått av förvirring. Tyvärr är det just därför många i denna fas ”ger upp” i sina försök att hitta en röd tråd. Förvirring bör istället betraktas som ett steg framåt – när vi är förvirrade söker hjärnan på högvarv efter mönster och kopplingar. Tips: För många detaljer att minnas eller för mycket att plugga in? Försök istället att betrakta helheten och hitta början till ett sammanhang i det du tar in.

När du fått en första ”insikt” är det dags att börja bygga på och fördjupa den. Ett vanligt misstag i inlärningsprocessen är att stanna i fasen ovan, och då faller istället dessa nya insikter snabbt i glömska. Tips: Expandera och konkretisera nya kunskaper och insikter med hjälp av egna metaforer och förenklingar.

Skepticism och ifrågasättande

Här börjar du se brister och glapp i nya sammanhang och kopplingar. I den här fasen prövar du dina nyvunna ideologier och kunskaper. Tips: Var inte för snabb med att döma ut nya kopplingar och sammanhang.

Upprepning av inlärningscykeln

Källa: http://www.scotthyoung.com/blog/2011/01/11/learnfaster-and-better/

De första insikterna

För att uppnå ett första spår av förståelse och insikt är det sällan lönsamt att fokusera på ett enda tillvägagångssätt – i den här fasen behöver du helt enkelt exponera din hjärna för så mycket högkvalitativ information och så många förklaringar som möjligt för att börja göra en första koppling. Tips: Förstår du fortfarande inte ämnet? Det beror oftast på att du inte försöker tillräckligt mycket. Sekunden du uppnår ett spår av insikt brukar helhetsbilden i snabb takt börja utkristallisera sig.

08-587 624 00, www.insightlab.se

MOTIVATION & ENERGI Checklista: orka hela vägen fram till semestern

Går du hem för dagen med fem halvdruckna koppar kaffe ståendes på skrivbordet? Kontorstimmarna innebär varje dag en mängd energifällor. Semestern närmar sig, och kanske är du något utarbetad. Känner du igen dig? Då tycker vi att du ska läsa den här texten. Ta hjälp av tricken som håller dig i form från morgonkö till Aktuellt.

Klockan 8: på väg till kontoret

Lägg ifrån dig Metro och din smartphone. Använd eventuell restid till avkoppling och några minuters meditation eller mindfulness.

Klockan 9: inled dagen med en organiserad omgivning Du behöver verkligen inte storstäda skrivbordet, men lägg ett par minuter på att sortera lösspridda papper och befria ytorna från kontorsbråte. Du slipper sedan ha dessa störande moment i ögonvrån och kan fokusera på dagens första uppgifter.

Klockan 10: bästa kaffe-pausen

Risken är stor att det rör sig om kaffekopp nummer två, men väntar du med din första kaffe till 10 drar du nytta av koffeinkicken timmarna innan lunch när hungern börjar göra sig påmind.

Klockan 12: Ta en 20-minuterspromenad direkt efter lunch

08-587 624 00, www.insightlab.se

Denna korta tidsinvestering boostar viktiga signalsubstanser som dopamin och seretonin vilket gör resten av dagen lite roligare.

Klockan 14: Vila eller sov om möjligt i 10 minuter

Dina energinivåer är på stadig nergång, men en snabb powernap löser problemet.

Klockan 15: Stretcha och vila ögonen

Kör igenom ett snabbt stretchprogram och praktisera 20-20-20-regeln; var 20:e minut tittar du på någonting 20 meter bort i 20 sekunder.

Klockan 17: Avrunda på rätt sätt

Rusa inte ut på samma sätt som du (eventuellt) rusade in i morse. Lägg några minuter på nedvarvning; prata med kollegor, gå igenom morgondagens viktigaste punkter eller skapa någon form av enkel hemgångsrutin som gör dig avslappnad.

Klockan 17-18: Åk hem och var nöjd med dig själv Notera åtminstone två saker du gjorde bra under dagen.

Klockan 21: Förbered en god natts sömn

Varva ner med hjälp av ett varmt bad. Undvik alla former av dator- och tv-skärmar en timme innan du ska sova. Källa: http://www.rd.com/slideshows/13-ways-to-boostyour-work-energy/#slideshow

PERSONLIGT Klas Hallberg: var förvirrad och hitta meningen i tillvaron Att lämna invanda spår kan kännas motigt, omotiverat och skrämmande. Men ofta är det just slentrian och strävan efter minsta möjliga motstånd som i förlängningen stagnerar vår utveckling och hämmar vår livslust. Genom att tvärtom hedra livets mysterier och ha vardagsmodet att söka upp förvirringen i tillvaron gör du det omöjliga möjligt – och livet flera nivåer roligare och mer meningsfullt. Detta menar Klas Hallberg, författare och föreläsare.

följer vi alltså system, regler och procedurer som vid en närmre granskning knappast tar oss någonstans över

Varför vara obekväm? Klas menar att i förvirringen finns ironiskt nog även vissheten. Vi har störst förutsättningar för att verkligen utvecklas just när vi är i detta ibland obehagliga tillstånd av att inte veta vart vi är på väg. Det är under dessa stunder av ovisshet och förvirring som vi lättast får kontakt med det vi innerst inne faktiskt tycker, är och vill. För att utvecklas gäller det med andra ord att aktivt söka upp, skapa och sedan våga stanna kvar i situationer som känns obekanta, främmande och kanske ibland lite skrämmande.

Blir du orolig när du inte vet vart du är på väg? Försök istället att inspireras och fascineras av alla möjligheter snarare än att känna rädsla över att varken kunna mäta eller kontrollera det som händer. ”Lägg krokben” för dig själv, sök upp och stanna i förvirringen och lägg undan förutfattade meningar om dig själv och omvärlden. Det är just denna form av vardagsmod som lägger grunden till ett meningsfull tillvaro och ett tillfredsställande liv.

Trivs du inte? Agera nu!

huvud taget.

Våga ifrågasätta invanda strukturer

För att komma någon vart på riktigt är det avgörande att mala ner kontraproduktiva strukturer och göra oss av med förrädiska antaganden – individuellt såväl som i arbetsgruppen. Kan ni dra ner på antal avstämningsmöten? Finns det möten du själv skulle kunna tacka nej till? Hitta nya metoder för att hantera gamla problem.

Vardagsmod och förvirring – ett framgångsrecept

Källa: InsightLabs seminarium med Klas Hallberg

Många väljer att stanna i sina invanda omloppsbanor tills det är ”för sent”; inte sällan ska det till något drastiskt eller rent av obehagligt innan vi upptäcker våra valmöjligheter och egentliga intressen. Klas tipsar om att låta bli att vänta in en eventuell livskris och istället agera proaktivt. Du slipper onödigt lidande samtidigt som du drastiskt utökar dina valmöjligheter i vardagen.

Slentrian – lika skadligt privat som på arbetsplatsen

På många arbetsplatser slösar man stora mängder tid och resurser på helt fel saker. Vissa deltar i onödiga möten och upprätthåller strukturer som ibland enbart är skapade för sakens skull – det är lätt att anta att själva effektiviteten bygger på strukturen i sig, snarare än de dagliga resultaten som den för med sig. Ofta

08-587 624 00, www.insightlab.se