TEMA HRL #7 by Insightlab AB

TEma

CHEFEN OCH DE SOCIALA MEDIERNA Expertintervju med Christian Bergenstråhle på Savetime Sweden.

Tio råd som ökar er förmåg i de sociala medierna Christian Bergenstråhle på Savetime Sweden

Christian Bergenstråhle är Social Media strateg, utbildad vid Social Media Academy i USA och en mycket uppskattad konsult och föreläsare här i Sverige. Han har sett vad som får vissa företag att lyckas i sociala medier, medan andra misslyckas. Här delar han med sig av sina erfarenheter och ger tio goda råd.

RÅD 1: Engagera alla avdelningar, inte bara marknad och kommunikation De flesta initiativ till aktiviteter i sociala medier har hittills kommit från företagens marknads- och kommunikationsavdelningar. Det är bra att de tar initiativ, men de bör redan från start se till att involvera övriga avdelningar – något som ofta ”glöms bort”. Då är det lätt att de andra cheferna tänker att ”det där berör inte mig” och det är synd. – Sociala medier kan användas i många delar av företaget. Det finns lysande exempel på företag som vinner stort på att låta kunderna vara delaktiga både i produktutveckling och support, men än så länge är de är inte så många, konstaterar Christian.

FRAMGÅNGSEXEMPEL: BURBERRY Burberry är ett företag som satar på att vara en ”Social Enterprise” och de har både ett tydligt mål och en klar vision för hela företaget. Målet är total integration mellan bolaget, dess anställda, dess kunder, och varumärket. Visionen är att kunderna ska ha full tillgång till Burberry, var som helst och på vilken enhet som helst. Och överallt ska de få exakt samma känsla för varumärket och av kulturen. Alla ska kunna komma till ”Burberry World” och förstå den resa som Burberry befinner sig på. På sajten www.salesforce.com/se/ customers/ kan du se filmer och läsa mer om Burberrys och andra företags satsningar. källa: http://www.rankabrand.org/sustainable-luxury-brands/Burberry

RÅD 2: Skaffa er en helhetssyn och en samsyn inom organisationen När inte alla avdelningar i organisationen representeras i gruppen som arbetar med sociala medier skapas inte den helhetssyn och samsyn som Christan ser behövs för att man ska använda de sociala medierna på bästa sätt. Precis som för verksamheten i övrigt bör det för närvaron i de sociala medierna finnas en övergripande vision, mål och en strategi. Som vanligt bör målen sedan brytas ner till mål och handlingsplaner för respektive avdelning. Vad kan det betyda för kundtjänsten, för försäljningsavdelningen, för oss som arbetar med affärsutveckling, och så vidare? – Idag är synen på de sociala medierna ofta väldigt splittrad inom organisationerna och kunskapen är dessutom väldigt ojämn, konstaterar Christian.

RÅD 3: Förlita dig inte på konsulter Det är inte ovanligt att företag förlitar sig på konsulter, men det är viktigt att man också ser till att den egna personalen får möjlighet att frigöra tid för kompetensutveckling inom området. Konsulter kan bidra med erfarenheter från sociala medier, men känner sällan organisations verksamhet, kultur, mål och visioner tillräckligt väl för att på egen hand ansvara för närvaron i de sociala medierna. – Sociala medier handlar om relationer. Och inte skulle du väl komma på tanken att lägga ut dina privata relationer på en konsult? undrar Christian.

RÅD 4: Se till att de som representerar er speglar organisation Det är ofta som det är det unga gardet, som representerar företaget i sociala medier. Det är naturligt eftersom de ofta är både kunniga och intresserade. Men det finns en risk att bilden av företaget kan bli skev. – Det är viktigt att också de som jobbat länge

TEma

ga att nå framgång inom företaget och som har gedigen kunskap om produkterna och en god känsla för kulturen är med i arbetet med de sociala medierna, menar Christian.

RÅD 5: Gör inte misstaget att utgå från kanalerna Ett av de vanligaste misstagen när man ska ge sig ut på de sociala medierna är enligt Christian att man utgår från kanalerna. Det är inte ovanligt att man börjar med att fundera över hur man kan göra en Facebook-kampanj – men det är att börja i fel ände. Precis som vid all kommunikationsstrategi måste man börja med att göra en grundläggande analys och börja med frågorna ”Vad vill vi uppnå?” och ”Vem vill vi kommunicera med?”. Sedan får man ta reda på hur just den målgruppen använder de sociala medierna och i vilka kanaler de är aktiva. – Det finns massor av exempel på kampanjer som misslyckats, därför att man har hoppat över den grundläggande analysen. UPS gjorde en stor satsning på Facebook och LinkedIn, men lyckades aldrig, för deras kunder var inte där. När de kom på det och istället utvecklade en egen mobil-app, som utgick från kundernas behov, så blev det istället mycket lyckat, berättar Christian. Man måste också fundera på när och varför målgruppen är aktiv i de sociala medierna. Vilket behov fyller det för dem? Sjuksköterskor är till exempel en grupp som i stor utsträckning använder Facebook, men de gör det inte på arbetstid, utan på sin fritid. Vill man nå dem med jobbrelaterade frågor – är de då intresserade av det?

RÅD 6: Gå inte i fällan och tro att det är lätt och gratis Ett vanligt misstag är att man tänker att sociala medier är gratis och enkelt. Och visst, det är ofta gratis att skapa ett konto. Och det är enkelt att publicera både texter, bilder och filmer.

– Men sociala medier handlar om relationer och relationer tar tid att bygga. För att lyckas måste man frigöra tid för det. Något som blir en viral succé kan se väldigt enkelt ut, men vore det så enkelt skulle ju alla lyckas, konstaterar Christian.

RÅD 7: Blunda inte för riskerna Det finns många möjligheter med de sociala medierna, men det finns risker också. En uppenbar risk är att medarbetare använder jobbets e-postadress och lösenord när man skapar konton i de sociala medierna. Detta gör företaget sårbart för hackare. Riskmedvetna företag kräver att medarbetarna byter lösenord ofta och låter inte sina medarbetare använda företagets e-postadress privat. Det bör finnas riktlinjer för hur medarbetare ska uttala sig när de representerar företaget i sociala medier och även vem som ska uttala sig om vad. Men företaget kan komma att förknippas med det som medarbetarna publicerar, även om de gör det som privatpersoner. Christians erfarenhet är att det bästa sättet att förebygga risker kring detta är att prata öppet om det. Vilken information vill medarbetarna dela med sig av? Hur uttrycker man sig? Vilken typ av bilder vill man lägga upp? Hur påverkas företaget? Hur hanterar man balansgången professionell, personlig och privat? Är det lämpligt att ha en profilbild med företagsloggan i bakgrunden?

Tips på social media för internkommunikationen: Yammer är en gratistjänst som kan enklast beskrivas som Facebook eller Twitter för intranät. Yammer stödjer microbloggande inom företaget, delning av gemensamma filer och det finns ett sökbart arkiv. Man kan upprätta en katalog över medarbetarna med profilbilder och persondata och man kan skapa intressegrupper. Det går också att integrera tjänsten med e-postsystemet. Yammer-appar finns för Windows, iPhone, Blackberry och Android-telefoner.

Något som man bör tala om i ledningsgruppen är också risken med identitetskapningar. Tänk om någon skulle kapa en medarbetares identitet och från ett internetcafé skriva ner företaget så att det finns skäl för uppsägning. Vad gör man då? Vem ska bevisa vad?

RÅD 8: Lyssna och lär av det som sägs i sociala medier Många fokuserar på vad de ska publicera i de sociala medierna. Men det kan vara minst lika viktigt att lyssna på vad andra säger om de egna

TEma Tips på social media för internkommunikation: Work.com är ett verktyg som kan användas internt i organisationen för att öka den löpande feedbacken både från cheferna till medarbetarna, men också medarbetarna emellan. Var och en kan lägga in sina mål och redovisa hur man jobbar med dem och vad man åstadkommer. Detta kan andra sedan kommentera och berömma. Man kan även dela ut reella belöningar. Bra när man arbetar på olika ställen och inte kan göra high-five i korridoren. Work.com används bland annat av Spotify.

CHEFEN OCH DE SOCIALA MEDIERNA varumärkena och om konkurrenterna. Uppfattas vi som vi vill bli uppfattade? Vad tycker kunderna? Vilka frågor ställer de? Vad tipsar de varandra om?

RÅD 9: Bli en del i en rekommendationskedja Sociala medier handlar mycket om tips och rekommendationer. Vi litar mer på en rekommendation från en okänd privatperson än på kommersiella budskap. Därför gäller det att se till att få människor att enkelt kunna rekommendera och tipsa varandra om företaget och dess produkter. – För att bli rekommenderad gäller det att det finns substans i den bakomliggande verksamheten. Det räcker inte med en bra kampanj, man måste tänka helhet. Man måste ha fantastiska produkter, en enastående kundtjänst, ta hand om sin personal väl och så vidare, konstaterar Christian.

Använd de sociala medierna för internkommunikation Med de sociala medierna har man inte bara fantastiska möjligheter att kommunicera och bygga relationer externt. I dagens spridda organisationer är det ofta även ett utmärkt verktyg för internkommunikation – inte minst för att tillfredsställa den yngre generationens bekräftelsebehov. – Den yngre generationen är födda in i ”the L generation”, där L står för ”Like me”. De är uppfostrade av en föräldrageneration som har berömt dem och fått dem att tro att allt är möjligt. De är uppväxta med nätet där allt de har gjort och sagt har gillats och uppmuntrats. De har ett enormt behov av bekräftelse och feedback, som få arbetsgivare klarar av att tillgodose. Men med sociala medier där chefer och medarbetare enkelt kan gilla och kommentera varandra kan man komma en bra bit på väg, säger Christian Bergenstråhle.

RÅD 10:

Studie: så använder HR sociala medier Användningsområdena för social media tycks i det närmaste obegränsade. Detta innebär oerhörda möjligheter men ger också personalansvariga anledning att fundera kring hur man bäst använder sin tid och sina resurser. En nyligen genomförd undersökning av ”Successfactors” visar hur HR-avdelningar på 300 organsationer idag använder sig av social media.

25% använder social media för teambuilding 26% använder social media för ”onboarding” 34% använder social media för utbildning 41% använder social media för internkommunikation 69% använder social media för rekrytering På en öppen fråga i undersökningen framkom även följande användningsområden: ”Vi ”Vi ”Vi ”Vi ”Vi ”Vi ”Vi ”Vi

använder Yammer för att informera om olika utbildningar och events” publicerar bilder från interna aktiviteter/events/kick-offer” kommunicerar våra hälsosatsningar och även andra personalförmåner” söker efter hur jobbsökande använder sig av sociala medier” har en intern HR-blogg där vi ger tips om ledarskap för att stötta och utveckla cheferna” följer diskussioner och försöker fånga upp nya trender” använder Twitter för att snabbt nå ut med eventuell krisinformation” ger offentilgt beröm och uppmuntran till varandra”

Undersökningen ställde också frågan hur man avser att förändra sitt användande av sociala under 2014. 0,3% skulle minska sitt användande, 35,1% säger att det kommer att vara ungefär samma medan 60,3% säger att användandet kommer att öka. Källa: http://hrdailyadvisor.blr.com/2013/10/14/how-does-hr-use-social-media/#

TEma

En ”chief bloggers” råd till medarbetare och chefer som vill nå ut i social media Många organisationer försöker idag balansera viljan att kunna använda de anställda för att nå ut bredare och på ett trovärdigt sätt i sociala medier med att sätta upp riktlinjer för att förhindra negativ publicitet och övertramp som slår tillbaka på organisationen. Många av de policys som finns tar i första hand fasta på att sätta tydliga riktlinjer för användandet av sociala medier, inlägg, bloggar och så vidare för att på så sätt förhindra övertramp. Vad som inte är lika vanligt ännu är tips och hjälp för att verkligen nå ut via sociala medier.

Kodaks tipsbok för medarbetare och chefer Ett exempel på ett företag som försöker förena båda dessa är Eastman Kodak. Redan 2009 tog man fram en handbok, ”Social Media Tips”, som än idag citeras av många. Den fokuserar på att hjälpa medarbetare och chefer att förstå social media och hur de kan göra för att nå ut på ett bra sätt.

låt din personlighet lysa igenom. Låt andra se dig som person, inte som en megafon för en åsikt.

4. Gör inlägg ofta Detta innebär en hel del arbete, men om du har långa uppehåll mellan dina inlägg så har andra ingen vettig anledning att följa dig om de inte kan förvänta sig nytt innehåll regelbundet.

5. Skapa värde Dela tips, smarta råd och insikter. Människors tid är dyrbar och de behöver få ut något konkret av den tid de tillbringar med dig. Tänk att du vill göra det värt för andra att ta sig tid att läsa/lyssna/delta.

6. Svara Besvara frågor du får och tacka dem som gör inlägg även om det bara är med några få ord. Var inställd på att sociala medier handlar om konversationer, inte inlägg.

7. Lyssna på vad andra har att säga

Man ger medarbetare och chefer bland annat följande råd:

Uppskatta förslag och återkoppling även om du inte alltid håller med. Den feedback du får, positiv eller negativ, kommer om du tar den till dig att göra dig ännu bättre.

1. Ha koll på det du skriver om

8. Lär av dina misstag

Om du ska arbeta med sociala medier, se till att du börjar med att själv delta aktivt i sociala medier för att förstå dynamiken och för att lära dig. Starta en blogg, ett Twitter-konto eller en Facebook-sida, följ andra bloggar och engagera dig själv. Det är det bästa sättet att förstå kulturen, rätt ton och koderna i sociala medier.

Tveka inte att medge om du har haft fel och var snabb med att korrigera dig om du haft det.

2. Var alltid öppen med vem du är

10. Ha kul

När du kommunicerar i sociala medier, säg alltid vem du är och vem du arbetar för. Försök inte att plantera anonyma kommentarer för att påverka, betala inte heller andra för att säga positiva saker och låt bli att anlita spökskrivare. Var genuin och autentisk.

9. Sprid andras budskap Undvik att bli helt fokuserad på hur många retweets, följare eller likes du får. Länka till innehåll, filmkiipp och artiklar och sprid andras bra inlägg vidare.

Om du inte gillar det du gör kommer andra att märka det, och kommer inte att uppskatta att konversera med dig. Källa: Kodak Social Media Tips; http://socialmedia.biz/socialmedia-policies/

3. Var dig själv Läsarna genomskådar förtäckt marknadsföring. Skriv och diskutera sådant som du brinner för och

TEma Boktips!

Ett tips för den skönlitterärt intresserade är boken ”The Circle” av Dave Eggers som kom i början av oktober. Det är en dystopi i högt tempo om hur ambition vänds till surrealism för en ung idealistisk chef som sugs in i ett allt mer krävande onlineliv i världens mäktigaste internetföretag. Boken ställer intressanta och stundtals obehagliga frågor om gränserna för minne, privatliv, rättvisa och vetande.

chefen och de sociala medierna

Stora värden frigörs när sociala medier mognar

Har flugan blåst över? Sociala medier har surrat ett antal år nu och man skulle kunna anta att hypen borde börja lägga sig. Det vore en i stort sett korrekt bedömning. Men på samma sätt som med guldrusher eller oljeboomar är det först när fältet börjar bli stabilt som den riktiga avkastningen gör sig gällande. Enligt en omfattande studie från McKinsey Global Institute finns det stora värden att hämta genom sociala medier. Totalt kan bättre kommunikation och samverkan genom sociala medier potentiellt bidra till värden på mellan 900 och 1300 miljarder dollar i den globala ekonomin. De stora värden som kan realiseras kommer främst från ökad produktivitet tillsammans med ökat kundfokus samt bättre fungerande team.

Sociala medier ändrar spelreglerna på hög nivå Det är inte småpotatis det handlar om och framgång bygger på att sociala medier blir en naturlig del i organisationer, för chefer och medarbetare i deras vardag. Detta bygger i sin tur på att det finns en infrastruktur för de drastiskt ökade datamängder som blir en följd av att sociala medier integreras mot organisationen. Informationsmängderna måste vara hanterbara för cheferna i linjen. Enligt McKinsey kan det komma att behövas så mycket som 1,5 miljon dataanalytiker och specialiserade chefer enbart i USA vid år 2018 för att hantera störtfloden av data in i företagen. Prognoserna får stöd av att många nischade företag inom sociala medier köps upp av stora konsultaktörer som Oracle eller Microsoft

i allt snabbare takt för att de ska kunna möta sina kunders behov. Kraven på att strömlinjeforma företagens sociala närvaro à la Facebook sätter rullning på miljardbelopp.

Stora skillnader mellan olika sektorer Sociala teknologier som wikis, meddelandetjänster, innehållsökningar och forum är särskilt effektiva inom vad McKinsey kallar för interaktiva verksamheter. Det handlar om allt från olika professionella tjänster och produktutveckling till hälsa och omsorg. Eftersom människor inom interaktiva verksamheter arbetar självständigt men samtidigt konsultativt med sina kollegor finns det mycket att hämta för denna grupp i att veta vem som sitter på spetskunskaper, vem som lämnade av ett projekt eller hur man snabbt får kontakt. De företag som har stor andel interaktiva medarbetare vinner mest medan företag inom basnäringar som exempelvis gruvor, inte kan räkna med samma hävstångseffekter. Tekniken för att möjliggöra lyftet finns idag men det kan ta ett antal år innan sociala medier blir verktyg för produktivitet i chefernas händer. De främsta utmaningarna är mänskliga och organisatoriska. Det krävs bland annat att det utvecklas ickehierarkiska kulturer där data och kunskap exponeras och sprids snarare än att arkiveras för en regnig dag. Teknologierna blir framgångsrika först då chefer med inflytande agerar som förebilder genom att använda och förklara sociala medier. Börja med kulturen och se till att ha något att berätta. Källa: Michael Chui. “Capturing business value with social technologies”. McKinsey Quarterly, November 2012

TEma

Sociala medier som stöd vid HR-beslut Allt eftersom teknologierna för kommunikation kliver framåt blir chefer mer och mer exponerade för nya källor till information. Samma teknologier som gör det möjligt för människor att nå ut till andra har även visat sig vara en ypperlig källa till bakgrundsinformation vid rekrytering eller andra personalrelaterade beslut. Frågan är om det som serveras verkligen är gratis eller om det kan finnas fallgropar i användningen av sociala medier för att bedöma jobbsökande och medarbetare. Diskussionen idag handlar inte om chefer bör använda sociala medier i bedömningen av nya medarbetare eller inte. De besluten är upp till var och en beroende på situation. Det finns dock ett antal faktorer att hålla i minnet när man planerar att använda sig av sociala medier i rekryteringen. Transparens kräver ansvar och ett professionellt handlag för att ge avkastning.

Skilj på individ och medarbetare Den viktigaste faktorn vid användningen av sociala medier i bedömningen av en sökande är huruvida innehållet ger en rättvisande bild av personen ifråga. Bilden som förmedlas genom sociala medier kan ge en ärlig bild av individen men kanske inte av medarbetaren. Det är ett grundläggande mänskligt drag att leva upp till olika roller och det vilar ett stort ansvar på den eller de som bedömer att kunna balansera intrycken av individen mot den roll man förväntar sig från en eventuell medarbetare. Sociala

medier kan fungera som ett dubbeleggat svärd där första intryck, positiva eller negativa, förstärks om man inte har en klar policy för vad man använder informationen till. Ett lämpligt användningsområde är att använda sociala medier just som motvikt till första intryck från de inledande kontakterna.

Flexibilitet och ett öppet sinnelag i användning Med en minimal investering av tid och pengar kan HR-ansvariga med hjälp av sociala media expandera bedömningen av jobbsökande för att skapa en bättre helhet av människan bakom CV:t. LinkedIn kan användas för att se nätverket runt den jobbsökande, Facebook ger inblickar i hobbys och intressen, Twitter förmedlar glimtar om hur personen följer med i aktuella händelser och trender. I sammanhanget är det viktigt att hålla i minnet att informationen från sociala medier påverkar bedömning inom flera dimensioner. För det första grundläggande kunskaper, förmågor och färdigheter. För det andra passform mellan person-uppgift samt, för det tredje, passform person-organisation. Detta måsta man ta hänsyn till när man bedömer värdet av information från sociala medier. En person som, exempelvis, bara twittrar om aspekter som rör dennes profession kan bli negativt bedömd om sociala medier används för att skatta värderingar och passform mot organisationskultur. Källa: Ross Slovensky & William H. Ross. ”Should human resource managers use social media to screen job applicants? Managerial and legal issues in the USA”. Info. Vol. 14, No 1, 2012.

6 färdigheter som ledare behöver utveckla för att lyckas i sociala medier Mediakunnighet håller snabbt på att bli en viktig konkurrensfördel bland ledare. Sex nyckelfärdigheter ger en god plattform att stå på. 1. Producent. Skapa fängslande innehåll. Kreativt innehåll blir allt viktigare i kommunikation och ledarskap inom sociala media behöver autentiska röster, fantasi och berättarglädje. 2. Distributör. Utnyttja spridningsdynamik. Media blir alltmer sammanvävda och kontroll är inte längre ett val. Använd istället bredden av valmöjligheter för att påverka genom attraktion. 3. Mottagare. Hantera bruset. Du kan inte lyssna på allt som

surrar i sociala medier. Utveckla en strategi för selektivt lyssnande och förklara varför. 4. Rådgivare. Driv användningen av sociala medier. Kommunikativa ansträngningar faller platt om inte intressenterna omkring dig har tillräcklig bildning i sociala medier. 5. Arkitekt. Skapa en balanserad infrastruktur. Den tekniska utmaningen för ledare som verkar genom sociala medier ligger i att skapa transparens samtidigt med säkerhet. 6. Analytiker. Ligg före kurvan med intelligenta scenarion. Det räcker inte med att hålla koll på de senaste prylarna eller apparna. Det är konsekvenserna för din organisation som är det intressanta. Källa: Roland Dieser & Sylvain Newton. ”Six social-media skills every leader needs”. McKinsey Qarterly, Februari 2013