Pm2

Stresshantering PM 2:

Insightguide®Series

HANTERA KONFLIKTER OCH MOBBNING

Förebyggande arbete Som chef är du ansvarig för att motverka mobbning, trakasserier och konflikter på arbetsplatsen. Din roll är att förebygga konflikter och reda ut problem, som inte sällan beror på rena missförstånd eller oförmåga att se motpartens behov.

Det finns ett stort antal tekniker och verktyg för att du som chef ska kunna identifiera, bedöma och hantera konflikter. Men det viktigaste arbetet och grunden till en sund arbetsmiljö ligger i att på ett tidigt stadium förebygga negativa tendenser i gruppen.

Se bakomligande orsaker Analysera varför konflikterna uppstår och ta reda på bakomliggande orsaker. Ofta uppstår konflikter av andra anledningar än människor påstår, detta eftersom de inte vågar gå in på den verkliga anledningen.

Så länge parterna undviker den egentliga orsaken kommer konflikten aldrig att kunna lösas.

Skapa teamkänsla med högt i tak

KÄLLA: InsightGuide Livsbalans

Här är sex steg för att öka teamkänslan och förbättra lagandan i arbetsgruppen.

Ha en tydlig och öppen dialog

Undvik triangulering Med triangulering menas försök att undvika ansvar genom att hänskjuta ett problem till tredje part. Var tydlig med att en konflikt skall lösas av de inblandade parterna – inte av en chef eller motsvarande.

Risken finns annars att endera parten tycker att den tredje personen är allierad med motparten.

Anklaga inte i någons frånvaro Diskutera aldrig en konflikt om inte alla parter är närvarande. Men vänta inte för länge på att ett naturligt tillfälle ska yppa sig för att samla alla inblandade. En tumregel är att uppkomna problem ska diskuteras inom 48 timmar.

Belöna det beteende du vill uppmuntra Om man förväntar sig att medarbetarna ska arbeta sig igenom problem snarare än att undvika dem bör man inkludera konflikthanteringsförmåga i utvärderingar och medarbetarsamtal.

Skapa trygghet i arbetsrollerna Osäkerhet i den egna rollen är en av de vanligaste anledningarna till konflikter på arbetet. Genom att se till att alla har rätt kompetens är medarbetarna garanterade en solid plattform för sitt arbete.

www.insightlab.se

1236212 Pm2.indd 1

Undvik inte problem Ofta finns en tendens att avbryta diskussioner som blir alltför livliga. Det sänder signaler om att konflikter är negativa och bör undvikas. Dessutom lär man sig då heller aldrig att hantera konflikter.

Det är viktigt att ha en öppen dialog i gruppen och understryka för samtliga att de ingår i en grupp som ska fungera tillsammans och att ömsesidig respekt är en grundförutsättning. Var tydlig med att mobbning och trakasserier inte accepteras på arbetsplatsen och försök lösa problem i ett så tidigt stadium som möjligt.

I den förebyggande dialogen kan det vara bra att: • Förklara att mobbning och trakasserier är subjektivt. Det är den som utsätts för en handling som avgör om den känner sig kränkt, inte förövaren.

• Berätta vem medarbetarna kan vända sig till för att få hjälp. Som chef är du i första hand medarbetarnas kontaktperson, men personalavdelningen, företagshälsovården och fackliga representanter är ytterligare alternativ.

• Be medarbetarna att föra dagbok om de skulle utsättas för mobbning. En lista över när och var de kränkande handlingarna utfördes och hur de uppfattades kan vara till hjälp vid en utredning.

1

2012-02-07 18:48:28

Stresshantering PM 2:

Insightguide®Series

HANTERA KONFLIKTER OCH MOBBNING

Psykosociala skyddsronder fångar upp stressproblem De psykosociala riskerna på arbetsplatsen glöms ofta bort till fördel för mer påtagligt fysiska risker. Psykosociala skyddsronder kan hjälpa till att motarbeta problematiken och göra det lättare att fånga upp stress, mobbning och andra arbetsmiljöproblem.

Psykiska och sociala risker innefattar bland annat stressfaktorer sprungna ur hög arbetsbelastning, bristande stöd från kollegor och chefer, avsaknad av kontroll över arbetsuppgifterna eller dåligt arbetsklimat orsakat av spänningar och konflikter.

Christer Hederberg är arbetsmiljökonsult och arbetar mycket med att utveckla arbetslag. Han menar att vi med dagens höga arbetsbelastning riskerar att undervärdera vikten av god gemenskap på arbetsplatsen.

Christer ser tre lösningar på problemet:

Inför en psykosocial skyddsrond Utöver medarbetarenkäter, utvecklingssamtal, arbetsplatsträffar och dialog kring arbetsmiljöfrågor kan en psykosocial skyddsrond skapa en bild av den psykosociala arbetsmiljön, och identifiera eventuella problemområden.

Det finns olika metoder för utförandet av en psykosocial skyddsrond. En av lösningarna är att sätta sig ner och med hjälp av en tydlig struktur systematiskt diskutera och gå igenom nuläget och eventuella förbättringsområden.

Arbeta med medskapande Medskapande innebär att medarbetarna själva är med och påverkar de frågor de personligen upplever som viktiga. Medskapandet engagerar på så sätt medarbetarna och syftet är att ledningen följer upp insatser och frågeställningar.

2

1236212 Pm2.indd 2

Christer belyser även vikten av att pröva flera olika arbetssätt, och att även cheferna måste må bra på jobbet.

– Den psykiska och sociala arbetsmiljön påverkas även av hur ledningen mår. Det måste man arbeta aktivt med.

Identifiera och förstärk friskfaktorerna Utöver att identifiera och åtgärda brister och problem är det enligt Christer viktigt att även se till vad som fungerar bra på arbetsplatsen.

– Man kan försöka identifiera de positiva faktorerna, friskfaktorerna, och förstärka dem. Har man ett öppet arbetsklimat blir det till exempel lättare att ta tag i en konflikt, menar Christer.

Han understryker vidare betydelsen av tydliga spelregler och policys på arbetsplatsen. Med hjälp av dessa kan man motverka ett antal psykosociala problem, som mobbning eller trakasserier.

KÄLLA: http://www.prevent.se/arbetsmiljoarbete/riskbedomning/psykosociala-risker/

Studie: Teknikstrul vanlig källa till konflikter En undersökning utförd av TNS Sifo via TDC visar att fyra av tio är missnöjda med telekomlösningarna på sina arbetsplatser och drygt hälften av de missnöjda anser att teknikstrulet ligger till grund för irritation i arbetsgruppen.

KÄLLA: www.chef.se

www.insightlab.se

2012-02-07 18:48:29

Stresshantering PM 2:

Insightguide®Series

HANTERA KONFLIKTER OCH MOBBNING

När en konflikt uppstår Att känna igen konfliktbeteenden För att göra sig själv och andra uppmärksamma på destruktiva tendenser på arbetsplatsen har både chefer och medarbetare nytta av att kunna känna igen följande konfliktbeteenden.

Polarisering. Det föreligger endast en mindre åsiktsskillnad. Men för att övertyga motparten överdrivs denna.

Dramatisering. För att lättare övertyga motparten används överdrifter och starka känslouttryck.

Personangrepp. När alla faktabaserade argument är uttömda angrips motparten personligen.

Den onda konfliktcirkeln. När någon uttrycker åsikter som avviker från våra egna, tolkar vi ofta det som att han eller hon inte tycker om oss. Och nästa gång samma person uttrycker en åsikt tolkar vi den som mer fientlig än vad den är. Detta kan lätt bli en rundgång som förhindrar saklig diskussion.

Att bedöma allvaret i en konflikt Genom att svara ja eller nej på ett antal frågor kan du avgöra vilken nivå en konflikt befinner sig på.

Första nivåns konflikter är inte särskilt svåra att lösa och på en arbetsplats uppstår de mest varje dag.

Här bör det räcka med att chefen finns till hands om diskussionerna skulle köra fast. Två eller fler nej-svar tyder på en risk för att konflikten kan övergå till en högre nivå.

• Tycks konflikten utgå ifrån arbetsplatsen och inte påverkas av yttre faktorer?

• Är parterna villiga att diskutera sina perspektiv och utvärdera fakta?

• Är parterna beredda att skilja ”vad” från ”vem”?

• Är parterna inriktade på nuet till skillnad från sådant som hänt tidigare?

• Kommunicerar parterna i konkreta ordalag i stället för svepande sammanfattningar?

www.insightlab.se

1236212 Pm2.indd 3

• Är alla parter beredda att förhandla sig fram till en lösning?

Andra nivåns konflikter är svårare att lösa, de är ofta personliga och grundas i viktiga motsättningar.

Två eller fler ja-svar tyder på att konflikten har övergått till denna nivå. På den här nivån är det viktigt att chefen aktivt är med och medlar och agerar som samtalsledare, utan att ta någons parti.

• Är parterna mer inriktade på konkurrens än på samarbete?

• Lägger man större tonvikt vid ”vem” än ”vad”?

• Är parterna mer inriktade på att vinna än på att nå en lösning?

• Är parterna mer intresserade av sina problem än av att hitta en objektiv lösning?

• Börjar konflikten sprida sig till andra som inte är direkt inblandade?

Tredje nivåns konflikter är den högsta konfliktnivån. Chefens uppgift är att förhindra att nivån nås eller agera för att lösa konflikter på denna nivå så snabbt som möjligt. Om chefen själv blir en del av konflikten, eller om konflikten är svårlöst, kan det vara lämpligt att söka hjälp hos tredje part. Till exempel kan chefen få nya idéer om hur beteenden kan påverkas hos en KBT-inriktad psykolog. Det finns också konsulter som aktivt går in och leder samtal som syftar till att försöka lösa konflikter på den här nivån som skadar både verksamheten och personalen.

Två eller fler ja- svar tyder på att konflikten antagligen har övergått till denna nivå.

• Har principer blivit viktigare än sakfrågor?

• Visar parterna att de bara är intresserade av sig själva och inte bryr sig om andra?

• Har parterna jämställt sitt personliga intresse med företagets bästa?

• Har parterna överlag uppfattningen att alla andra är fiender?

KÄLLA: ”Negativa medarbetare?” av Harry E Chambers

3

2012-02-07 18:48:31

Stresshantering PM 2:

Insightguide®Series

HANTERA KONFLIKTER OCH MOBBNING Empatisk kommunikation är effektiv konfliktlösning Empatisk kommunikation är ett effektivt kommunikationsverktyg för att minska intensiteten i en konfliktfylld situation. Metoden koncentrerar sig på känslor och behov. Känslan hunger är lättidentifierad och behovet är tydligt: Vi behöver mat. Att identifiera behoven bakom känslor som irritation, frustration eller besvikelse kan vara betydligt svårare och förvirringen kan leda till att vi känner oss missförstådda och lägger över skulden för känslorna på vår omgivning.

Grunden i den empatiska kommunikationen ligger i att alla fullt ut måste ta ansvar för sina egna känslor. Men att vi kan behöva hjälp för att tillgodose det behov som orsakar känslan.

Fem steg till empatisk kommunikation: 1. Förklara dina observationer, utan att vinkla, överdriva eller lägga någon värdering i det du säger. Exempel: Jag har märkt att det är fjärde gången du missar deadline.

2. Beskriv vad du känner men lägg inte skulden på någon annan. Tänk på att dina känslor uttrycker ditt behov. Exempel: Jag är orolig över att vi inte kan hålla utlovad leveranstid.

3. Beskriv det behov som din känsla är uttryck för. Exempel: Jag behöver ha kontroll över att vi håller oss till tidplanen.

4. Klargör exakt vad du önskar att den andre ska göra. Istället för att be motparten visa dig respekt - förklara hur motparten kan agera för att visa dig respekt. Exempel: Jag önskar att du i tid förvarnar mig om att du blir sen med inlämningen.

5. Avsluta dialogen med frågan ”Vill du det?”.

Då bjuder du in till dialog kring din önskan.

KÄLLA: ”Empatisk kommunikation hjälper dig att hantera konflikten”, Caroline Murray Carlsson, Lustra Utveckling, www.fnvc.se

4

1236212 Pm2.indd 4

Fakta om mobbning på arbetsplatsen I Sverige räknar man med att omkring 150 000 personer blir mobbade på sina arbeten, varav 5 000–10 000 helt slås ut från arbetsplatser.

Dessa personer omplaceras, säger upp sig eller förtidspensioneras. Mellan 100 och 300 personer begår varje år självmord för att deras arbetssituation blivit outhärdlig.

KÄLLA: www.arbetsplats-konflikt.av.gu.se

Så hjälper du den som mobbas Skyll inte på offret. Lyssna på den mobbades problem och svara med medkänsla och empati.

Ge ditt stöd både i form av aktivt lyssnande eller praktisk hjälp.

Uppmuntra. Människor vet ofta vad de bör göra för att förändra en situation, men behöver stöttning.

Brainstorma. Mobbning kan sänka en persons självförtroende och förmåga att tänka klart. Vilka åtgärder som ska vidtas måste den mobbade själv bestämma, men förslag, alternativ och idéer kan underlätta för personen att motivera sig till att agera.

Agera som en talesman. Det kan vara viktigt att lyfta fram frågeställningen å den utsatta personens vägnar.

Utmana kulturen. En del människor tror att det är tillåtet att mobba därför att de alltid har gjort det eller för att de har en position som ger dem befogenheten.

Det kan vara ditt ansvar att peka på de regler som finns inom organisationen, och på de straff som förskrivs om man inte följer dem.

Inled samtal med båda parter. Låt båda parterna komma till tals men se till att markera att trakasserier inte accepteras. Detta kan ske genom enskilda samtal eller genom medling. Personalavdelningen och företagshälsovården kan ge stöd vid samtal och medling.

www.insightlab.se

2012-02-07 18:48:32