Stresshantering PM 5:
Insightguide®Series
CHEFENS EGEN SITUATION
Studier kring chefers vardag Som chef är din situation ofta utsatt. I många organisationer har resurserna bantats under senare år samtidigt som kraven på resultat har ökat. Du förväntas med andra ord åstadkomma mer med mindre resurser. De flesta chefer har fått utökade ansvarsområden. Du förväntas inte bara leda och planera arbetet. Du ska dessutom hålla utvecklingssamtal, planeringssamtal och kompetensutvecklingssamtal med dina medarbetare. Utöver detta ligger ofta krav på att lämna in rapporter och underlag inom en mängd områden – från miljö och jämställdhet till ekonomi. Dessutom ska du inte enbart försöka uppnå en egen livssituation i balans, du har även en viktig uppgift i att hjälpa dina medarbetare hitta en lagom nivå i sina respektive roller.
Ledarna: Många chefer tvekar När chefsorganisationen Ledarna i en undersökning frågade chefer hur de såg på sin chefsroll svarade 30 procent att de tvekade eller inte alls ville fortsätta att arbeta som chefer inom de kommande 3-5 åren. Dessutom sade 58 procent av de kvinnliga cheferna att de gärna skulle vilja ta en paus från chefsjobbet för att göra något helt annat om de visste att de därefter var välkomna tillbaka till sin chefsroll. Samma undersökning visar även att hela 72 procent av Sveriges chefer säger att de inte vill avancera ytterligare. De vill varken ha högre befattningar inom sitt nuvarande eller ett annat företag. Många har insett att chefsansvaret är tungt. Högre chefer i Sverige jobbar mer än 50 timmar i veckan och ska konstant finnas tillgängliga. Samtidigt är behovet av chefer idag större än någonsin. Chefsrollen måste därför göras mer attraktiv. Ska arbetsgivarna lyckas locka framtidens chefer – yngre personer och ofta kvinnor – krävs att den enskilde inte behöver avstå från allt annat i livet för att bli chef. KÄLLA: Ledarna
InsightLab: Den största pressen sätter cheferna på sig själva I InsightLabs undersökning om livsbalans bland drygt tusen yrkesverksamma chefer och konsulter i Sverige anges ”mina egna krav på mig själv” som den överlägset främsta orsaken till en upplevd obalans i livet. Som nummer två på listan kommer ”en vilja att göra saker perfekt”. Cheferna i undersökningen anger också ”förväntningar från omgivningen”, ”värderingarna inom organisationen” och ”för få anställda för det jobb som ska göras” som skäl till en upplevd obalans.
SACO: Chefen har en ensam roll I en undersökning utförd av SACO (Sveriges Akademikers Centralorganisation) visade det sig att närmare 40 procent av cheferna sällan eller aldrig upplever att de får stöd eller uppmuntran från sina chefer. Siffran motsvarar genomsnittet för övriga yrkesgrupper, men det som ändå gör siffran värd att notera är att övriga medarbetare oftast har bättre möjligheter än chefer att stötta varandra på den egna hierarkiska nivån. Det stöd som medarbetare kan ge varandra kan inte en medarbetare ge en chef. Att förstå och lära sig hantera den ensamhet som finns inbyggd i allt ledarskap är alltså centralt, både för att underlätta för varje enskild chef och för att åstadkomma gott ledarskap. 54 procent av cheferna i undersökningen upplever också arbetet som så stressigt att de inte hinner delta i några sociala samtal. Förutom att det är en personlig förlust för en chef att inte få lära känna sina medarbetare och kollegor, är det sannolikt även en förlust för verksamheten eftersom en stor del av den potential till verksamhets- och kompetensutveckling som finns på arbetsplatsen går bara att fånga genom att chefen själv deltar i det vardagliga samspelet i arbetsgruppen. KÄLLA: SACO:s studie kring svenska chefers arbetsvillkor
www.insightlab.se
1236212 Pm5.indd 1
1
2012-02-07 18:39:22
Stresshantering PM 5:
Insightguide®Series
CHEFENS EGEN SITUATION SACO: Hög arbetsbelastning är inte bara en tidsfråga Arbetstid brukar endast räknas som fysisk närvaro, på arbetsplatsen eller kanske framför datorn hemma. Men tankarna på jobbet låter sig sällan mätas i tid eller styras av plats. 80 procent av cheferna i SACO:s studie kring villkoren för svenska chefer anser sig ha alldeles för mycket att göra. 70 procent av de svarande uppger dessutom att de någon eller några gånger varje vecka måste dra in på luncher, arbeta övertid eller ta med arbetsuppgifter hem. Intensiteten i arbetet, snarare än tid uttryckt i timmar och minuter, är i allmänhet mer intressant att fånga upp för att kunna bedöma om ett arbete har hög belastning eller inte. KÄLLA: SACO:s studie kring svenska chefers arbetsvillkor
KI och AFA: Kvinnliga mellanchefer är de mest stressade I en undersökning av Karolinska Institutet och AFA Försäkring, där 5000 chefer svarade på frågor om sin hälsa, livsstil och arbetssituation, visar det sig att kvinnor i offentlig sektor och på lägre chefsnivåer i högre utsträckning drabbas av stressrelaterade symptom än män i samma eller högre position. 15 procent av de kvinnliga cheferna upplever att de är utmattade, jämfört med 6 procent av männen. Lägre inflytande kan vara förklaringen Christina Björklund, projektledare för studien, anger i en intervju med ledarskapssajten Motivation.se att skillnaden kan ha sin förklaring i graden av inflytande. - Arbetsbördan upplevs lika, men män upplever oftast större inflytande än kvinnor, säger Christina. Egen coach kan vara lösningen Christina menar att man kan behöva betrakta problemet ur både individ- och organisationsperspektiv. En coach kan, enligt Christina, ge stressade mellanchefer en möjlighet att ventilera sin situation för att orka med en stressig vardag. KÄLLA: http://www.motivation.se/leda/halsa-pa-jobbet/ coach-kan-minska-stress-kvinnliga-chefer
2
1236212 Pm5.indd 2
SACO: Många kvinnliga chefer är stressade på fritiden Många chefer har relativt fria arbetstider. Möjligheten att själv kunna påverka sitt schema upplevs självklart ofta positivt men kan även innebära risker. Fria arbetstider kan vara stressframkallande – man är fri att arbeta hur länge som helst, vilket kan leda till överarbete och utbrändhet. Livsstil och livssituation är de främsta faktorerna som avgör vem som ligger i riskzonen att stressas av fria arbetstider. Tar med jobbet hem 71 procent av cheferna i SACO:s studie kring svenska chefers arbetsvillkor säger sig mentalt ta med sig jobbet hem och har svårigheter att koppla av. Gränsen är ofta flytande mellan jobb och fritid. Forskningen visar dessutom att kvinnliga chefer har svårare att koppla av efter arbetet än sina manliga kollegor. I stället för att varva ner efter arbetsdagens slut höjs deras stressnivå. Får svårt att sova En tredjedel av alla chefer har ofta eller alltid svårt att sova till följd av att de inte kan koppla bort tankarna på jobbet. De som tar med sig jobbet hem har troligen också svårare att lösgöra sig från dessa tankar när det är dags att sova. Tid för återhämtning behövs Vi vet att det inte är stressen eller belastningen i sig som utgör de stora hälsoriskerna - det är bristen på återhämtning som ställer till problem. Den chef som helt koncentrerar sig på sina uppgifter på arbetstid - som fortsätter att tänka på jobbet på sin vakna fritid och som dessutom fortsätter att bearbeta olika jobbrelaterade problem nattetid - saknar tid för återhämtning. Att skapa tid för återhämtning kan vara ett av det effektivaste sätten att skapa bättre arbetsvillkor för både cheferna själva och deras omgivning. KÄLLA: SACO:s studie kring svenska chefers arbetsvillkor
www.insightlab.se
2012-02-07 18:39:23
Stresshantering PM 5:
Insightguide®Series
CHEFENS EGEN SITUATION
Hitta en lämplig mentor Mentorskap omnämns ofta som en avgörande eller åtminstone mycket viktig faktor för i synnerhet yngre chefers karriärutveckling. Såväl adept som mentor har glädje av mentorskapet. För adepten är mentorn en hjälpande hand i karriären. För mentorn är det tillfredsställande att få dela med sig av sina erfarenheter och hjälpa fram nästa generations ledare i organisationen. Begränsa dig inte till vänner eller personer du känner när du väljer mentor. Du vill ha objektiva synpunkter, och inte endast sådant som är bekvämt att höra. De starkaste mentorbanden knyts ofta där ni båda har något att ge varandra, exempelvis erfarenhet och kontakter i utbyte mot kunskap om nya teknologier och affärslösningar. Kartlägg ditt behov Innan du börjar sökandet efter en mentor kan det vara en fördel om du funderar över vad du är ute efter. Fråga dig: • Varför söker du en mentor? • Vad är ditt mål med relationen? • Vilken typ av kunskap och råd söker du? • Vilken typ av personlighet är lämplig? Boka därefter ett kortare möte med personen som du tror skulle kunna bli en bra mentor. Under mötet får ni båda tillfälle att utröna om relationen känns bra och den potentiella mentorn får möjlighet att höra vad du är ute efter. Välj någon med nya perspektiv Gå inte enbart på personkemi när du gör ditt val. Det viktiga är huruvida den tilltänkte mentorn kan hjälpa dig med den utveckling och det lärande du behöver. Även om det inte känns rätt vid första mötet bör du ge relationen ett par försök innan du beslutar dig. Poängen är att hitta någon som har ett annat perspektiv och som inte är en kopia av dig själv.
www.insightlab.se
1236212 Pm5.indd 3
Du ansvarar för relationen Tänk på att det är du, inte din mentor, som ansvarar för att driva och hålla i gång relationen. Arbeta tillsammans med att fastställa ett mål som du vill uppnå. Det kan vara en fördel att komma fram till en formell deadline för mentorrelationen, då ditt mål ska vara uppnått. Därefter är det mycket möjligt att ni fortsätter er relation om ni båda anser att det finns skäl för det. KÄLLOR: Find Your Mentor, HR Magazine, mars 2004, www.hrcentrum. se, PA forum, www.paforum.se, HR-Society, www.hrsociety.se, Moving up Through Mentoring, Workforce
Stressiga situationer kan förbättra din ledarskapsförmåga Richard Searle är ledarskapsexpert på Melbourne Business School och hjälper chefer att se stress som en positiv kraft. Han råder chefer att undvika att helt eliminiera vardagens stressfaktorer. En viss dos av stress är nödvändigt för att chefer ska kunna bedriva ett framgångsrikt ledarskap och genomföra förändringar inom företaget. Searle rekommenderar chefer att dra sig till minnes de tillfällen då de kvävt sin ledarroll på grund av för stark stresspåverkan. De flesta av dessa typer situationer kan ha inneburit någon form av konflikt eller ett svårt beslut, och tricket är att hantera den komplexa situationen ett litet steg i taget. Betrakta stress som träning; obekvämt till en början men man vänjer sig vid motståndet efter ett tag. Ett annat råd är att alternera mellan saker som skapar stress och avkopplande aktiviteter. Slutligen är det viktigt att acceptera att man inte kan påverka precis allt. Ibland är det nödvändigt att helt släppa ett problem och försöka hitta källor till mental och fysisk avkoppling. Källa: hrdaily.com.au/nl06_news_selected.php?act=2&selkey=1850
3
2012-02-07 18:39:24
Stresshantering PM 5:
Insightguide®Series
CHEFENS EGEN SITUATION
Ett aktivt medarbetarskap minskar pressen på chefen Medarbetarskapet är ett kraftfullt verktyg för avlastning av chefen samtidigt som det rätt utfört stärker medarbetarnas engagemang och drivkraft. Här gäller det för dig som chef att våga överlåta en viss grad av ansvar och planering till medarbetarna. I sin avhandling i pedagogik vid Linköpings universitet jämförde Karin Kilhammar två organisationers arbete med att utveckla medarbetarskapet. Det var en intensivvårdsavdelning i ett landsting och en IT-enhet vid ett statligt bolag. Informationen kring och utformandet av arbetet med medarbetarskapet skedde på IT-enheten via seminarier, där medarbetarna saknade möjlighet att själva påverka programmets innehåll. På intensivvårdsavdelningen skedde däremot planeringen och utformandet i grupper där de anställda själva var med.
Resultatet var talande: På IT-enheten passerade projektet kring medarbetarskapet relativt obemärkt förbi, men på intensivvårdsavdelningen blev medarbetarna mer aktiva och deltagande - med förnyad arbetsglädje och större inflytande på verksamheten som följd. I en intervju på ledarskapssajten Motivation.se understryker Karin Kilhammar vikten av ett modigt ledarskap som inte bara avlastar cheferna utan även i högre grad engagerar de anställda. - När man jobbar med det här är det viktigt att de anställda är delaktiga och får vara med i planeringen, och att arbetet är en del av den ordinarie verksamheten. Det fungerar inte lika bra om man bara jobbar med seminarier, utan koppling till den dagliga verksamheten, avslutar hon. KÄLLA: http://www.motivation.se/leda/delegering/medarbetarskap-kravermodigt-ledarskap
Tre nycklar till medarbetarskapet Tänk på följande när du vill öka det aktiva medarbetarskapet:
2. Satsa på tillräcklig kvalitet
Genom effektiv delegering uppnår du en rad fördelar:
Många fastnar i fällan att överarbeta saker och det är speciellt vanligt hos medarbetare som fått nya ansvarsområden. När du delegerat någonting är det därför viktigt att hjälpa medarbetaren att hitta ”rätt” kvalitetsnivå.
• Medarbetare som letar efter utmaningar kommer att söka sig till din avdelning/organisation.
3. Sätt realistiska deadlines
1. Delegera effektivt
• Arbetet kommer inte att avstanna bara för att du inte finns på plats. • Medarbetare som ges och accepterar mer ansvar upplever större personlig och professionell tillfredsställelse. • Förutom att du kommer att frigöra mycket tid är delegering av hela ansvarsområden ett av de bästa verktygen för att utveckla och motivera medarbetare.
4
1236212 Pm5.indd 4
Få saker är mer stressfyllda än alltför snäva deadlines. Var realistisk när det gäller dina förväntningar - både på dig själv och på andra. Håll inte fast vid omöjliga deadlines. Det skapar onödig stress och sänker deras prestationsförmåga. För tvärtemot vad många tror arbetar de flesta sämre under stark press, åtminstone på sikt. KÄLLA: InsightLab
www.insightlab.se
2012-02-07 18:39:25