Pm6

Stresshantering PM 6:

Insightguide®Series

SKAPA EN HÄLSOSAM ARBETSMILJÖ

Chefens ansvar för arbetsmiljön En av chefens viktigaste arbetsuppgifter i stressförebyggande och hälsofrämjande syfte är att skapa och upprätthålla en god och hälsosam arbetsmiljö - fysisk såväl som psykosocial. Det är därför viktigt att du som chef känner till dina ansvarsområden och att du aktivt involverar medarbetarna i arbetet för en hälsosam arbetsplats.

Arbetsplatsens utformning spelar en avgörande betydelse för medarbetarengagemang – och därmed verksamheters framgång. Det visar nya studieresultat, framtagna av konsultbyrån Gensler och undersökningsföretaget D/R Added Value. Genom deras studier framkom nämligen att: • 90 procent av dagens medarbetare anser att en förbättrad arbetsmiljö leder till bättre medarbetarprestationer.

• 21 procent av dagens medarbetare säger sig vara långt mer produktiva när de jobbar i en mer trivsam arbetsmiljö än i sitt nuvarande kontorslandskap.

• Nästan hälften av dagens medarbetare uppger att de gärna skulle jobba en timme mer per dag om de gavs en förbättrad arbetsmiljö.

• 90 procent av dagens chefer upplever att det finns en positiv koppling mellan trivsamma arbetsmiljöer och goda resultat.

Dessa fakta har fått allt fler företag och organisationer att inse den potential som finns i att satsa på bättre arbetsmiljö. Diane Hoskins, chef på Gensler, berättar: – Verksamheter har just på allvar börjat greppa det faktum att arbetsplatsen är mer än bara en fastighet och ett utrymme att inhysa anställda i. De omfamnar nu arbetsplatsdesign som ett strategiskt affärsinitiativ – och som ett forum för att stimulera sina medarbetare till bättre hälsa och prestationer.

www.insightlab.se

1236212 Pm6.indd 1

Facklig expertkommentar: Arbetsgivarens arbetsmiljöansvar delegeras till cheferna. Det är viktigt att du som chef känner till vad ditt ansvar innebär och att du ställer krav på de resurser du behöver, till exempel: 1. Kunskap.

2. Tid att arbeta systematiskt med arbetsmiljön.

3. Ekonomiska förutsättningar för att kunna vidta åtgärder.

Stig Wendefors, ansvarig för chefsfrågor, SKTF

Vem gör vad i arbetsmiljöarbetet?

Arbetsgivaren har huvudansvaret för det systematiska arbetsmiljöarbetet och kommer överens med de anställda om hur man ska samverka i detta.

Varje anställd har ett individuellt ansvar att rapportera risker, sjukdomar, olycksfall och tillbud samt att lämna synpunkter och ge förslag till åtgärder.

Facket stödjer medlemmarna och utbildar, tillsammans med arbetsgivaren, skyddsombud och arbetsplatsombud.

Företagshälsovården är experter i arbetsmiljöarbetet.

Arbetsmiljöverket kontrollerar att arbetsgivaren lever upp till de krav som ställs i arbetsmiljölagen och i de föreskrifter som Arbetsmiljöverket utfärdar.

KÄLLA: www.sktf.se

1

2012-02-07 18:41:58

Stresshantering PM 6:

Insightguide®Series

SKAPA EN HÄLSOSAM ARBETSMILJÖ

Den fysiska arbetsmiljön Buller i arbetslivet är ett stort problem.

Forskning visar nu på en rad negativa hälsoaspekter sammanknutna med en bullrig arbetsmiljö, och många forskare varnar för konsekvenserna av arbete i kontorslandskap.

Det är Afa Försäkring och Fas (Forskningsrådet för arbetsliv och socialvetenskap) som ligger bakom studien som genomförts på bland annat Gävle universitet. Man har undersökt vilka effekter buller har på prestationer, minne, inlärningsförmåga och stress.

Studien genomfördes i simulerade kontorslandskap där studenter vid högskolan fick arbeta med två olika ljudnivåer i bakgrunden - 51 dBA och 39 dBA. I pausen fick de antingen titta på en naturfilm, lyssna på naturljud, kontorsbuller eller sitta i tystnad.

Resultatet visade att studenterna upplevde sämre koncentrationsförmåga, mindes färre ord och kände sig tröttare och mindre motiverade i den högre ljudnivån. De som fått lyssna på naturljud eller se en naturfilm under pausen kände sig däremot mer återhämtade än de som suttit i tystnad eller lyssnat på kontorsbuller. Resultatet visar enligt forskarna på vikten av att reducera buller i kontorslandskap. Åtgärder för lägre ljudnivå i kontorslandskap

Hjälp medarbetarna att arbeta ergonomiskt även på distans Även för medarbetare som arbetar på distans har du som arbetsgivare vissa skyldigheter när det gäller upprätthållandet av en bra arbetsmiljö.

Distansarbetet bör ske på en ändamålsenlig plats försedd med nödvändiga kontorsmöbler, arbetsredskap, och övriga hjälpmedel.

Om personen arbetar mer än en timme per dag framför bildskärm bör en synundersökning göras. Finns behov av terminalglasögon ska arbetsgivaren stå för kostnaden.

Ett headset är nödvändigt vid frekvent användning av telefonen i arbetet.

Finns skrivare, scanner och annan teknisk utrustning bör den placeras längre bort, helst i ett annat rum.

Dessa kan orsaka luftföroreningar, samla damm och bidra till en destruktiv ljudmiljö.

Planera in pauser i arbetsdagen, växla mellan att arbeta sittandes och ståendes och variera mellan olika arbetsuppgifter för att hålla energinivån uppe.

KÄLLA: www.prevent.se

På Prevents hemsida ger Erling Nilsson, aukustiker på Ecophon, följande tips för att skapa en lägre ljudnivå: • Planlösningen i ett kontorslandskap är viktig. Sätt de som arbetar i team intill varandra.

• Placera teknisk utrustning avsides om det går. Se över ventilationen.

• En lokal designad för tal bör ha hög taluppfattbarhet, kort efterklangstid och vara ljudisolerad.

• Sätt upp skärmar för att minska ljudutbredningen.

Skärmarna bör vara två meter höga.

Studie: Att kunna påverka sin arbetsmiljö ökar produktiviteten I en svensk studie, vilken sträckte sig över 14 år och involverade 12 500 anställda, fann forskarna att när de anställda gavs större möjlighet att påverka sin arbetsmiljö vad gäller ljussättning, värme och ljudnivå, ökade kvalitet, service och produktivitet med upp till 50 procent.

KÄLLA: InsightLab

• Ha ett ljudisolerat mötesrum för ostörda möten.

KÄLLA: www.prevent.se

2

1236212 Pm6.indd 2

www.insightlab.se

2012-02-07 18:41:59

Stresshantering PM 6:

Insightguide®Series

SKAPA EN HÄLSOSAM ARBETSMILJÖ

Förbättra arbetsklimatet i gruppen och främja därmed den psykosociala hälsan Genom att hjälpa dina medarbetare och förse dem med kunskap i hur de kan ta hand om sitt psykiska välbefinnande ökar du möjligheterna att psykisk ohälsa upptäcks i tid, och således blir enklare att behandla. När medarbetarnas kunskap ökar blir de dessutom mer uppmärksamma på varandras behov, vilket skapar bättre trivsel och högre produktivitet på arbetsplatsen.

Jobba kontinuerligt med att främja medarbetarnas välmående och ett gott arbetsklimat genom att: • Formulera värdeord och gemensamma värderingar med nolltolerans mot mobbning och trakasserier.

• Öka delaktigheten och engagemanget genom att säkerställa att medarbetarna känner sig delaktiga i det dagliga arbetet och att de känner till - och stöttar målet med verksamheten.

• Skapa en öppen kultur där samtliga anställda känner att det är okej att tala om psykisk ohälsa, egna erfarenheter och det egna måendet. På detta sätt minskar även risken för fördomar och okunskap kring problemet.

• Jobba mot att de anställda ska känna full kontroll över sina arbetsuppgifter. Känslor av bristande kontroll kan skapa stress.

6 tips för att förbättra arbetsklimatet i gruppen 1. Var medveten om att du som teamledare alltid är iakttagen och att du inte kan förvänta dig något av andra som du inte själv lever upp till.

2. Låt teamet gemensamt ta fram de spelregler som ni vill ska gälla. Se till att de blir tydliga, konkreta och dokumenterade.

3. Gör upp en strategi för att säkerställa att spelreglerna efterlevs. Coacha teamets medlemmar utifrån deras attityd och hur de beter sig i förhållande till spelreglerna. ”Hur tänkte du när du tog upp mobiltelefonen på mötet, vi har ju kommit överens om att...?”

4. Uppmuntra positiv feedback. Notera och beröm när någon utdelar positiv feedback.

5. Våga fråga teamets medlemmar om relationer i teamet och hur samarbetet fungerar.

6. Ha en strategi för hur nya medarbetare ska tas upp i teamet. Var medveten om att alla förändringar i teamet – medlemmar som slutar, börjar eller byter roller – påverkar teamet.

KÄLLA: Insightguide Framgångsrika Team

• Säkerställ att medarbetarna är rätt kvalificerade för sina jobb och att de upplever arbetsbördan som hanterbar.

• Om möjligt, inför flexibla arbetstider som kan underlätta de anställdas balans mellan arbete och privatliv.

KÄLLA: www.hjarnkoll.se

www.insightlab.se

1236212 Pm6.indd 3

3

2012-02-07 18:42:00

Stresshantering PM 6:

Insightguide®Series

SKAPA EN HÄLSOSAM ARBETSMILJÖ

Systematiskt arbetsmiljöarbete för dig som är chef Genom systematiskt miljöarbete kan du förebygga uppkomsten av stress på arbetsplatsen. Håll löpande koll på eventuella stressfaktorer och utför med jämna mellanrum riskbedömningar för att i god tid kunna åtgärda möjliga risker.

Förebygg hälsoproblem genom att: • Justera arbetet efter medarbetarens förutsättningar.

Undvik monotona arbetsuppgifter, erbjud stöd vid tillfälligt hög arbetsbelastning och planera in pauser.

• Ge de anställda ökad frihet att lägga upp sin dag och sitt arbete.

• Skapa en stöttande kultur genom att själv agera stöd när det gäller allt från prioritering av arbetsuppgifter till administrativa frågor.

• Prioritera återhämtning och förebygg på så vis psykisk och fysisk utmattning. Undvik övertid och helgarbete och respektera medarbetarnas privatliv. Öka tydligheten i organisationen genom att: • Öka kännedomen medarbetarna emellan om respektive arbetsuppgifter, tydliggör ansvarsområden och förväntad arbetsinsats.

• Utarbeta en gemensam värdegrund, tydliggör arbetsfilosofi, regler och normer.

• Gör medarbetarna tidigt delaktiga i förändringsarbeten och analysera förändringens hälsorisker.

• Undvik informationsöverflöd. Utarbeta ett system för spridning av information inom organisationen. Öka tryggheten genom att: • Ha beredskap för olycksfall eller hot och våld. De anställda ska veta exakt vad som gäller vid nödfall.

• Hålla utkik efter tecken på trakasserier och mobbning och agera i ett tidigt skede. Skapa öppenhet.

KÄLLA: www.prevent.se

4

1236212 Pm6.indd 4

Systembolaget satsar på arbetsmiljöfrågor Prevent tog på uppdrag av Handelns Arbetsmiljökommité, HAK, för två år sedan fram den kostnadsfria webbutbildningen ”Din arbetsplats i handeln - lär om arbetsmiljö”. Webbprogrammet används nu i Systembolagets arbetsmiljöutbildning för skyddsombud och nyanställda chefer.

Programmet används förberedande inför Systembolagets arbetsmiljöutbildning och har enligt Jeanette Rubertsson, arbetsmiljöstrateg på företaget, fungerat väldigt bra som inledning.

– Eftersom den ger grundläggande kunskaper om de lagar och regler som gäller arbetsmiljön inom hela handeln, får chefer och skyddsombud en gemensam plattform att stå på. När det sedan är dags för den lärarledda utbildningen kan vi koncentrera oss på de speciella förutsättningar och rutiner som gäller just Systembolaget, säger Jeanette i en intervju med Prevent.

Ingela Ytterberg arbetar som butikschef på Systembolaget i Vansbro och är mycket nöjd med webbutbildningen.

– Den var kanon! Jag har inte jobbat inom handeln tidigare, så jag lärde mig jättemycket. Bara en sådan sak som att bli påmind om vilket stort ansvar för arbetsmiljön man faktiskt har som chef. Genom utbildningen kom jag in i arbetsmiljötänket på ett bra sätt. Den väckte en massa funderingar om hur vi kan jobba med arbetsmiljön och säkerheten i vår butik, som jag sedan kunde ta med mig till de lärarledda utbildningsdagarna och diskutera där.

KÄLLA: www.prevent.se/bransch/handel/systembolagetutbildar-for-gemensam-grund-i-arbetsmiljofragor/

www.insightlab.se

2012-02-07 18:42:01