Checklista: Konstruktiva konflikter inom gruppen by Insightlab AB

TEAMETS ARBETSMILJÖ

Checklista: Konstruktiva konflikter inom gruppen Bakgrund I det moderna arbetslivet bedrivs en stor del av verksamheten i grupp- och projektform. Många gånger är grupperna sammansatta av personer med olika bakgrund, åldrar, erfarenhet och nationalitet. Detta skapar möjligheter och dynamik, men samtidigt en miljö där olikheter kan leda till destruktiva mot- sättningar och kon ikter. För dagens chefer är förmågan att leda team till konstruktivt samarbete och kon iktlösning en mycket viktig kompetens. För att främja en miljö av ärlighet och konstruktiva meningsskiljaktigheter kan du som teamledare försöka upprätthålla följande 10 principer inom gruppen:

1. Diskutera hur ni kommunicerar Merparten av alla kon ikter beror på olikheter och brister i kommunikationen. Det kan röra alltifrån tonläge, val av kommunikationskanal till brist på kommunikation/tystnad. Vi är alla individer och tolkar därför dessa signaler olika. Det första steget i att få grupper att fungera konstruktivt är att prata om hur var och en kommunicerar, vilka signaler vi sänder och hur det uppfattas av omgivningen. 2. Undvik ”triangulering” Med triangulering menas försök att undvika ansvar genom att hänskjuta ett problem till tredje part. Ett vanligt exempel är när två medarbetare i konflikt vänder sig till en chef eller kollega för att lösa problemet. För att komma ur den fällan måste man vara tydlig med att en kon ikt skall lösas av de inblandade parterna – inte av en chef eller motsvarande. Poängen är att skilja på att söka råd och stöd och att be någon att gå in som ”räddande ängel” i svåra situationer. Risken nns annars att endera parten tycker att den tredje personen är allierad med motparten. Ofta kommer då allianser att avlösa varandra i ”triangeln” och problemen förblir olösta. Om parterna inte kan komma överens får man be dem vända sig till en neutral part, men endast efter att de själva försökt reda ut sina problem. 3. Rekrytera inte supporters Det är mycket nyttigt att ha någon gruppmedlem eller kollega som bollplank för råd och stöd vid en kon ikt. Man skall dock undvika att dra in ”supporters” som stöd för den egna positionen. I förlängningen kan det leda till att man delar upp sin arbetsplats i två läger där alla står i opposition till varandra. Det är ett mindre bra sätt att utnyttja vänners lojalitet och det skadar i slutänden alla. Kollegor och vänner kan fungera som stöd men de måste i sin tur begära att den som ber om råd också tar ansvar för att genomföra dem själv.

4. Anklaga inte i någons frånvaro Bland det sämsta man kan göra är att angripa någon som inte är närvarande och kan försvara sig. Om det finns en kon ikt skall man inte diskutera den eller relaterade problem såvida inte alla parter är närvarande. Man skall dock inte vänta för länge på att ett naturligt tillfälle yppar sig för att samla alla inblandade. En vanlig tumregel är att problem skall diskuteras inom 48 timmar från att de uppstått.

www.insightonline.se

VERKTYG

HR&LEADERSHIP:BRIEFING

TEAMETS ARBETSMILJÖ

5. Gör det inte personligt Åsiktsskillnader och olika synsätt stimulerar till innovationer och utveckling. Därför är det viktigt att man tillåter skillnader i synsätt. Det handlar om att ge sina medarbetare utrymme. En vanlig fälla är att tro att motpartens åsikter eller invändningar härrör från en personlig egenskap eller illvilja. Så är det sällan. Antagligen är det invänd- ningar baserade på rationella skäl och då ska de bemötas i enlighet med detta. Ge alla en chans, och utgå inte ifrån att de agerar utifrån en privat agenda. 6. Respektera/uppmuntra individuella skillnader Det första steget till att kunna bearbeta kon ikter konstruktivt är att respektera skillnader. För att uppmuntra dessa kan man öppet berömma medarbetare som kommer med nya och annorlunda idéer och lyfta fram exempel på framgångar som byggt på att någon eller några har agerat tvärt emot vad som normalt föreskrivs.

7. Trygghet baserat på färdigheter Se till att medarbetarna har rätt kompetens för det de arbetar med. När människor känner sig otillräckliga ökar risken för frustration och kon ikter. Osäkerhet i den egna rollen blir på detta vis en av de vanligaste anledningarna till negativa kon ikter på arbetet. Genom att se till att alla har rätt kompetens är medarbetarna garanterade en solid plattform för sitt arbete.

8. Tydliga ansvarsområden Ju mer flytande gränser om vem som ansvarar för vad, desto större risk för kon ikter. Utan tydliga ansvarsområden ökar sannolikheten för diskussioner kring vem som borde ha gjort vad och vem som ansvarar för att ett visst problem blir löst. Tydliga ansvarsområden och mål skapar i sig en större trygghet i gruppen och är ovärderligt för dig som teamledare att kunna referera till när kon ikter väl uppstår.

9. Se det gemensamma Börja en potentiellt kon iktfylld situation med att ta reda på gemensamma värderingar och mål. Det gör att det blir lättare att komma ihåg att man faktiskt arbetar för att skapa en vinn-vinn situation och det bidrar till att hålla kon ikter konstruktiva.

10. Se bakomliggande orsaker Analysera varför kon ikter uppstår och ta reda på orsakerna. Ofta uppstår kon ikter av andra anledningar än människor påstår, eftersom de inte vågar gå in på den verkliga anledningen. Så länge parterna undviker den egentliga orsaken kommer kon ikten aldrig att kunna lösas.

Börja med dig själv Känn att du, som teamledare, själv klarar av kon ikter på ett konstruktivt sätt och inte undviker dem. Träna på att sträcka dig utanför vad som normalt känns tryggt för dig. Studera “olösliga” kon ikter noggrannt för att hitta öppningar. När du känner dig trygg i din egen förmåga kan du försöka påverka omgivningen för att göra kon ikter till en naturlig del i arbetet. Källa: Insightlab AB