Tema, hrl 7 2014 by Insightlab AB

TEMA

DEN NYA ARBETSPLATSEN JEANETTE FAGERHALL INTERVJUAR CECILIA SÖDERSTRÖM, HR-C

En aktivitetsbaserad k bli ett kraftfullt föränd Cecilia Söderström, HR-chef, Vasakronan

Vasakronan och Cecilia Söderström Cecilia Söderström blev HR-chef på Vasakronan 2008 i samband med att tidigare Vasakronan och AP Fastigheter gick samman och bildade ett nytt bolag under namnet Vasakronan. Det nya Vasakronan som ägs av Första, Andra, Tredje och Fjärde AP-fonden, blev Sveriges i särklass största fastighetsbolag. Man äger 189 fastigheter vars marknadsvärde uppgår till 89 miljarder kronor och har 359 anställda. Vasakronans målsättning är att: • Ha högre avkastning än branschen i övrigt. • Vara förstahandsvalet för dem som söker kontors- eller butikslokaler. • Uppfattas som den mest attraktiva arbetsgivaren i branschen. • Ta ett socialt ansvar och sträva efter en långsiktigt hållbar utveckling.

Först var kontoret bara en plats där man skulle kunna utföra arbetsuppgifterna, sedan kom man på att medarbetarna arbetade bättre om de trivdes och därför satsade man på trivsamma kontor. Idag har man kommit ett steg längre och börjat använda kontorsmiljön för att påverka medarbetarnas beteenden och därmed åstadkomma förändring. – Den fysiska miljön påverkar både arbetssätt och ledarskap och är man noggrann kan den bli ett verkligt kraftfullt verktyg för att ta organisationen mot de mål man har satt upp, säger Cecilia Söderström, HR-chef på Vasakronan vars huvudkontor i centrala Stockholm är en av Sveriges modernaste kontorsmiljöer. Den senaste trenden är att arbeta aktivitetsbaserat och ett av föregångsländerna är Holland. I Sverige är det ännu så länge bara ett fåtal organisationer som har erfarenhet av aktivitetsbaserade kontorsmiljöer. Vasakronan är en av dessa och de flyttade till sitt nya kontor i december 2012, efter nära ett års planering. – Ska man lyckas med att flytta till ett aktivitetsbaserat kontor måste det ses som ett förändringsprojekt, snarare än en flytt och då krävs det att man jobbar mycket med information, delaktighet och förankring, säger Cecilia.

Vasakronans mål Förutom att stödja Vasakronans långsiktiga ambitioner var det nya kontoret en viktig pusselbit för att slutligen få ihop gamla Vasakronan och AP-fastigheter till en organisation med en gemensam företagskultur. Andra delmål var att öka effektiviteten, få till en starkare samverkan mellan avdelningarna och även få en högre puls i organisationen. – Nyttjandegraden av arbetsplatserna på ett kontor brukar vara ungefär 30 procent. Har man fasta platser kan det kännas ganska tomt och öde när bordsgrannarna är borta på möten och annat. Nu när vi inte har fasta platser, så har vi märkt att

människor söker sig till områden där andra sitter och då blir pulsen högre och man jobbar effektivare, erfar Cecilia.

Byter plats och grannar ofta Karakteristiskt för ett aktivitetsbaserat kontor är just att medarbetarna inte har fasta arbetsplatser, utan istället väljer en plats som är lämplig för den uppgift man för tillfället ska utföra. På Vasakronan kan en del medarbetare sitta på samma plats en hel dag, medan andra byter platser fem till sex gånger om dagen. – Förutom att man hela tiden kan få en arbetsplats som är lämplig för uppgiften, så byter man bordsgrannar ofta. Det skapas naturliga kontakter mellan avdelningarna, för här sitter IT-personal vid samma bord som ekonomifolk och säljare. Det gör också att alla får en bättre förståelse för vad det är vi gör i företaget och hur deras del passar in i helheten, säger Cecilia.

Tyst avdelning och telefonrum Om arbetsuppgiften som man ska utföra kräver att man jobbar enskilt och koncentrerat sätter man sig i Vasakronans tysta avdelning. Här får man inte prata och telefonen måste vara tyst. Däremot kan man chatta med sina arbetskamrater. Och behöver man prata i telefon kan man snabbt kila in i ett av de små telefonrummen. – Många smårum, där man kan prata ostört i telefon, är något som vi har satsat på i hela kontoret och de är väldigt viktiga, både för den som har ett telefonsamtal och för kollegorna som slipper störas, säger Cecilia. Från början var Vasakronans tysta avdelning dubbelt så stor, för alla hade uppgett att det var viktigt med lugn och ro, men sedan visade det sig att de flesta ändå ville sitta där det är lite mer puls. – Det är ändå rätt så lugnt och tyst överallt. På något sätt dämpar man automatiskt sitt röstläge här inne – ungefär som i ett bibliotek, berättar Cecilia.

TEMA HEF PÅ VASAKRONAN

kontorsmiljö kan ringsverktyg Organisationer som arbetar aktivitetsbaserat är bland andra: Microsoft i Kista med 650 personer på 8500 kvadratmeter (13kvm/pers) Försäkringskassan vid Telefonplan med 1200 personer på 24000 kvadratmeter (20kvm/pers) Vasakronan i centrala Stockholm med 150 personer på 2500 kvadratmeter (17kvm/pers) Bisnode i Frösunda med 650 personer på 9 700 kvadratmeter (15kvm/pers)

Rum i rummet för arbete i grupp På kontoret finns också många grupparbetsplatser. En del av dessa är traditionella konferensrum, men de används mest för externa besök. De flesta grupparbetsplatser ligger istället öppet i kontorslandskapet och bildar rum i rummet. Det kan vara ett runt bord under ett parasoll, en sittgrupp i en pergola, soffor eller fåtöljer med höga ryggar som avskärmar lite lagom. Lite var stans står också whiteboards på hjul som man kan rulla dit där man behöver dem. – Vi strävar efter öppenhet i organisationen och då vill vi inte ha lokaler med stängda dörrar, säger Cecilia.

Flexibilitet och hållbarhet På en del andra aktivitetsbaserade kontor bär man runt på laptops, men på Vasakronan finns det istället fasta datorer på nästan alla arbetsplatser. – Det enda som jag bär omkring på är min telefon och min lilla läsplatta, som jag använder som anteckningsblock. Jag har helt vant mig av vid att skriva på papper. Det tog lite tid, men nu känns det jättebra. Fördelen är att jag alltid har alla anteckningar med mig och att det är lätt att hålla ordning, säger Cecilia. Läsplattorna och telefonerna är också, precis som alla datorerna, synkade till ”molnet” där all data sparas.

– Och eftersom vi tror på ökad transparens är grundinställningen att alla kan se allas dokument. Men har man något som är konfidentiellt, så kan man förstås begränsa åtkomligheten, säger Cecilia. På de flesta arbetsplatser har datorerna två skärmar så att man enkelt ska kunna jobba med två dokument samtidigt, vilket minskar behovet av att skriva ut papperskopior. Vill man ändå printa måste man gå fram till printern och identifiera sig och då hinner man tänka efter en gång till om man verkligen behöver pappren.

Många kreativt utformade grupparbetsplatser bildar rum i rummet. Den här kallas ”Parasollet”.

– En del av vårt hållbarhetsarbete är att vi strävar efter att vara ett papperslöst kontor och det gör oss också mer flexibla, säger Cecilia.

Gemensam disk för reception, café och IT-support Behöver man någon hjälp med tekniken går man till IT-supporten, som delar disk med receptionen. Och receptionisterna är även baristor eftersom receptionen också fungerar som café i den generösa lobbyn, med modern loungekänsla. – Vi ville att vårt kontor skulle vara livfullt och stimulera till kreativa tankar och spontana möten. Och när man går genom lobbyn hinner tankarna börja snurra och alltid hälsar man på någon. Och även om det ser modernt ut här så är alla möbler

På Vasakronan har de flesta arbetsplatserna fasta datorer, med dubbla skärmar och alla dokument sparas i ”molnet”. Med dubbla skärmar kan man jobba med två dokument samtidigt, vilket minskar behovet att skriva ut papperskopior. Vasakronan har i stort sett nått visionen om det papperslösa kontoret, vilket både stöder flexibiliteten och hållbarhetsarbetet.

Vasakronans aktivitetsbaserade kontorsmiljö har utformats så att den stödjer företagets strävan att: • Vara och uppfattas som ett modernt företag i framkant • Driva utvecklingen i kontorsfastighetsbranschen • Öka attraktionskraften som hyresvärd • Öka attraktionskraften som arbetsgivare • Öka trivseln och välmåendet i organisationen • Öka effektiviteten i organisationen • Öka pulsen i organisationen • Öka kontaktytor och samarbeten mellan avdelningar • Öka kreativiteten och innovationskraften • Öka sammanhållningen i företaget • Öka medarbetarnas ansvarstagande och självledarskap • Öka öppenheten i företaget • Öka hållbarheten och minska miljöpåverkan

TEMA

DEN NYA ARBETSPLATSEN i både i loungen, caféet, konferensrummen och smårummen antingen begagnade eller tillverkade av återvunnet material, säger Cecilia.

Nya krav på ledarskapet Enligt Cecilia är en av framgångsfaktorerna för ett aktivitetsbaserat kontor att man löper linan ut och låter samma regler gälla för alla. Det innebär att inte heller cheferna eller vd:n har några fasta platser, utan också slår sig ner där det för stunden passar bäst. Därmed finns det inga statussymboler som stora chefsrum att bygga sin auktoritet på. Inte heller kan man som chef hålla koll på medarbetarna när de sitter utspridda.

För att komma till Vasakronans reception – som också är café och IT-support – går man först genom den generösa loungen. Då hinner man insupa atmosfären och kanske prata med någon på vägen. Tanken är att detta kan förändra attityder, som förändrar beteenden, vilket skapar förändringar.

– Som chef i en aktivitetsbaserad miljö måste man våga släppa på kontrollen och lita på sina medarbetare. Sin trygghet i chefsrollen måste man hitta på andra sätt, säger Cecilia. Dessutom menar Cecilia att cheferna behöver lära känna sina medarbetare ännu bättre på ett aktivitetsbaserat kontor. När grupperna inte håller ihop på samma sätt är det till exempel viktigt att veta vem som är extrovert och vem som är introvert och se till att alla hittar sitt sammanhang och inte blir utanför. Cheferna måste också bli mer uppsökande än tidigare. De måste aktivt gå till kollegornas arbetsplatser och höra hur de har det. Och de behöver se till att det finns sociala hållpunkter. Gemensam fika som nästan var borta för ett par år sedan är tillbaka igen. Även medarbetarna behöver bli mer uppsökande i den aktivitetsbaserade miljön och se till att de får den information de behöver för att vara effektiva och att cheferna vet hur de mår.

Tips för att lyckas med ett aktivitetsbaserat kontor: 1. Tänk efter före – Vart vill vi ta organisationen och hur kan lokalerna hjälpa oss att nå dessa mål? Behöver organisation, ledarskap, arbetssätt eller något annat förändras? 2. Gör noggranna aktivitetsanalyser för att se vilka behov som finns och för att dimensionera rätt. Möjligheten att välja en plats som stöder de arbetsuppgifter man för tillfället har, måste fungera i praktiken. 3. Se flytten som ett förändringsprojekt som kräver information, delaktighet och förankring. 4. Förbered cheferna på de nya krav på ledarskapet som den nya miljön eventuellt ställer. 5. Tekniken måste fungera och både stödja flexibiliteten och de andra målen. 6. Ett papperslöst kontor med datalagring i ”molnet” underlättar flexibiliteten. 7. Löp linan ut – gör inga undantag – låt samma regler gälla för alla. 8. Se till att ni har lämpliga platser för medarbetare som behöver rehabilitering, exempelvis från stress och överansträngning. 9. Ofta behövs många smårum där man kan prata ostört i telefon och utan att störa sina medarbetare. 10. Sociala hållpunkter som gruppgemensam frukost, lunch eller fika ibland blir viktiga. 11. Avsluta inte projektet när ni har flyttat, utan utvärdera och justera.

– Många chefer upplever att miljön har stimulerat till bättre självledarskap och ökat personligt ansvarstagande i organisationen, säger Cecilia. Ledarskapet har också blivit mer enhetligt när det är lättare att se hur andra chefer gör och hur andra grupper organiserar sig. – Och så kan cheferna hjälpas åt att se sådant som inte är bra. Om någon ofta jobbar sent till exempel, för då kanske man behöver se över arbetssituationen, säger Cecilia.

TEMA

Att dela är nyckelordet på framtidens arbetsplats Sedan mitten av 2000-talet har en ny ekonomi vuxit fram med fenomen som open source, crowdsourcing, BYOD och peer-topeer som bärande idéer. Man talar om en logik där medskapande, delande och tillit fungerar som drivkraft.

”Bring Your Own Device” eller BYOD. Idag är det snarare regel än undantag att medarbetare kollar sina sociala nätverk under arbetsdagen och använder sina apparater i verksamheten på olika sätt. Oavsett vad man anser om trenden har medarbetarna tagit med sig den nya arbetsplatsen i fickan.

Om du läser detta på ett vanligt kontor är det inte omöjligt att många av platserna omkring dig är tomma. Fastigheter som inte utnyttjas blir en allt större finansiell börda för många organisationer, men nuförtiden finns det plattformar som möjliggör bättre resursutnyttjande. I England finns tjänsten Sharemyoffice.co.uk som för samman folk med behov av utrymmen under kortare tid med organisationer som har plats över. Förutom att minska kapitalkostnader skapar man möjligheter för intressanta möten när nya människor befolkar arbetsplatsen.

Konsumentteknologi blir allt mer avancerad, prisvärd och användarvänlig samtidigt som våra digitala tingestar är oumbärliga för att lösa livspusslet. I ljuset av en arbetsstyrka som blir alltmer teknikkunnig och som har prylar som troligtvis ligger ett par år före organisationens IT kan det vara på plats att fundera på fördelarna med att medarbetarna använder sin personliga utrustning på jobbet.

Hjärnkapacitet att hyra Inom en hel del företag finns det mycket expertis som går outnyttjad för att prioriteringarna råkar ligga på andra områden för tillfället. Istället för att sätta kompetensen på uppgifter som inte passar profilen eller skära ner i personalen kan man dela med sig av hjärnkapaciteten. Tjänster som Elance och oDesk matchar medarbetare mot uppdrag utanför kontorets väggar och möjliggör för arbetsgivare att hålla sig med en flexibel, uppgiftsorienterad arbetsstyrka utan att behöva oroa sig i onödan för framtida svängningar i tillgång och efterfrågan.

Idémarknader Erfarenheterna från marknader där konsumenter delar resurser med varandra, som Airbnb eller Uber, visar att deltagare blir mer vänskapliga och förstående gentemot varandra eftersom det inte handlar om renodlade transaktioner. Man bor i andras hem, åker med andras bilar eller satsar pengar på personliga projekt. Detta skapar en kultur av ömsesidighet och engagemang som annars brukar saknas på marknaden. Samma typ av fördelar genom att dela med sig kan ge den nya arbetsplatsen bättre resursutnyttjande, mer engagerade medarbetare och nya sätt att tänka utanför lådan.

Arbetsplatser i fickformat

Använd trenden för att stärka organisationskulturen En genomtänkt strategi gör det möjligt att få en helhet i användningen av såväl organisationens som medarbetarnas mobila teknologi. Att uppmuntra BYOD stärker teknologiska skiften inom organisationen och underlättar de kulturella förändringar som följer på ny teknologi. BYOD är ett sätt att mjukstarta organisationen och vänja medarbetare vid att jobba mer flexibelt, kreativt och snabbt.

Stärk kopplingen till molnet Att sköta delar av verksamheten via molnet innebär att det inte finns samma behov av en fysisk IT-struktur. Molntjänster sänker organisationens samkostnader för IT och en satsning på BYOD underlättar anpassningen till molnet. Medarbetare får tillgång till digitala tjänster och information oavsett var de befinner sig och snabbar därmed upp verksamheten.

Mats Frick Om det finns en ny arbetsplats borde det ha funnits en gammal. Min första arbetsplats hade stämpelklocka men i övrigt är det svårt att entydigt sätta fingret på skillnaden mellan en gammal och en ny arbetsplats. Man kan inte stiga ner i samma flod två gånger och på sätt och vis är en arbetsplats alltid ny. Förutsättningar, resurser, människor förändras ständigt även om stolar, bord och kaffeautomater förblir oförändrade. Å andra sidan kan lunken vara densamma, trots nya prylar på arbetsplatsen eller omorganiseringar som har ambitionen att signalera något nytt. Den nya arbetsplatsen handlar snarare om nya perspektiv på de strukturer eller flöden som på ett eller annat sätt alltid är lika. Om det ska finnas något kriterium för den nya arbetsplatsen torde det vara förmågan att skapa nya valmöjligheter och mervärde. Annars sitter man fast i en slags ”ground hog day” där det enda som förändras är rekvisitan.

Förbättra produktivitet och engagemang Eftersom medarbetarna redan anammat BYOD för sina egna behov betyder engagemang från organisationen att individen kan känna sig uppmärksammad för sina initiativ. Teknikanvändning som initierats av medarbetarna själva leder till nöjdhet, förbättrar produktivitet och ger resultat i realtid. Detta kan stärkas ytterligare genom stödtjänster från organisationen till medarbetarnas BYOD-teknik. Källa: Laura Abrar. ”5 Key Advantages to Adopting BYOD in the Workplace”. YFS Magazine; Robert Vaughan. ”The Sharing Company”. Strategy+Business, Issue 77 Winter 2014

Att medarbetare tar med sig egen teknologi som smartphones, datorer eller plattor till arbetsplatsen blir allt vanligare. I engelskspråkiga länder kallas det