Toolkit inkl verktyg by Insightlab AB

InsightGUIDE®SERIES

KOMPETENSFÖRSÖRJNING

REKRYTERING & INTRODUKTION

Nya beteenden, förväntningar och önskemål bland kandidaterna i kombination med framväxten av helt nya kanaler och verktyg gör att rekrytering idag ställer nya krav på alla som är involverade i rekryteringsarbetet. Denna guide hjälper dig som rekryterar att lättare kunna fatta de beslut som ger bäst utfall och störst effektivitet.

Toolkit inkl verktyg.indd 1

5/7/2014 12:19:02 PM

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

TOOLKIT Rekrytering

INNEHÅLL Nya spelregler........................................................................................................................ s. 3 Rekryteringens ABC............................................................................................................... s. 4 Arbeta långsiktigt ...................................................................................................................s. 5 Lagar & regler........................................................................................................................ s. 6 Vanliga fallgropar................................................................................................................... s. 7 Förarbete & kravprofil............................................................................................................ s. 8 Välj rätt kanal........................................................................................................................ s. 10 Interna referenser

................................................................................................... s. 10

Annonser och jobbposter i sociala medier som LinkedIn, Facebook och Twitter.................... s. 12 Headhunters & rekryteringsföretag...................................................................................... s. 13 Karriärcenter på yrkeshögskolor, skolor, universitet............................................................... s. 13 Platsannonser i tryckt media............................................................................................... s. 13 Arbetsmarknadsdagar......................................................................................................... s. 14 Egna kandidatsökningar i sociala medier............................................................................. s. 14 Nätrekryterare/jobbsajter.................................................................................................... s. 15 Arbetsförmedlingen........................................................................................................... s. 16 Jobbmässor....................................................................................................................... s. 16 Spontanansökninga/egna hemsidan.................................................................................... s. 16 Alumninätverk.................................................................................................................. s. 17 Intern rekrytering............................................................................................................... s. 17

Utforma annons och budskap................................................................................................ s. 18 Urval och första gallring........................................................................................................ s. 19 Anställningsintervjun............................................................................................................ s. 21 Referenstagning..................................................................................................................... s. 25 Tester & assessment centers..................................................................................................... s. 27 Anställningserbjudandet......................................................................................................... s. 29 Introduktion av nya medarbetare.............................................................................................s. 30

Verktygsdel Checklista: Vårt nuläge avseende rekrytering........................................................................... s. 34 Checklista: Inför en rekrytering.............................................................................................. s. 35 Mall: Kompetensdefinitioner.................................................................................................. s. 36 Mall: Kravprofil..................................................................................................................... s. 37 Mall: Rekryteringskostnad...................................................................................................... s. 38 Mall: Val av rekryteringskanal................................................................................................. s. 39 Mall: Frågor vid kompetensbaserad rekrytering........................................................................ s. 40 Checklista: Introduktionsprogram.......................................................................................... s. 42 Checklista: Åtgärder innan start............................................................................................. s. 44 Guide: 10 effektiva sociala medier i rekryteringen.................................................................... s. 45

Toolkit inkl verktyg.indd 2

5/7/2014 12:19:02 PM

TOOLKIT Rekrytering INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

NYA SPELREGLER Nya beteenden, förväntningar och önskemål bland kandidaterna i kombination med framväxten av helt nya kanaler och verktyg gör att rekrytering idag ställer nya krav på alla som är involverade i rekryteringsarbetet. Denna guide hjälper dig som rekryterar att lättare kunna fatta de beslut som ger bäst utfall och störst effektivitet.

Rekrytering berör idag alla Inte minst de sociala medierna har skyndat på utvecklingen mot att rekrytering sker via våra personliga nätverk och referenser. En undersökning av Insightlab från våren 2014 visar även att rekrytering via medarbetarnas referenser och nätverk kommer att vara den enskilt viktigaste rekryteringskanalen under kommande år.

Varumärke och rykte – både arbetsgivares och kandidaters blir viktigare Att lyckas med rekrytering bygger allt mer på en matchning mellan arbetsgivares och kandidaters ”varumärken”.

Ökat fokus på mjuka värden som kultur och personlighet Vidare är det även svårt att selektera bland de kvalificerade kandidaterna – vilka besitter de personliga egenskaper som företaget eftertraktar? I vilken grad stämmer personligheten överens med det man söker? Här växer det fram nya lösningar så att även mer ovana rekryterare får tillgång till verktyg som är enkla att använda. Det medför även att en mer nyanserad bild går att få fram av sökande.

Mindre bolag kan med nya medier konkurrera om samma kandidater

bolag ha sin konkurrensfördel gentemot större bolag som oftast har en långsammare intern process med fler beslutsfattare. Arbetsmarknaden ändras och det blir mer och mer viktigt för företagen att profilera sig rätt på marknaden för att finna de bästa kandidaterna och ge dem en lockande och korrekt bild av hur det kan vara att arbeta hos just dem. De sociala medierna ger nu även de små och medelstora företagen denna möjlighet. Fram till nyligen har detta av kostnadsskäl förbehållits de stora företagen. Källa: Insightlab; http://www.alltomforetagande.se

De företag som har ordning på sin process och agerar snabbt har därför ett stort försprång till att knipa de bästa kandidaterna. Här kan även snabbrörliga mindre © InsightLab

Toolkit inkl verktyg.indd 3

5/7/2014 12:19:03 PM

TOOLKIT Rekrytering

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

REKRYTERINGENS ABC 1. Analysera de utmaningar organisationen står inför Kom först överens om ett mindre antal utmaningar som organisationen står inför. En lämplig tidshorisont kan vara 18 - 36 månader. Vilka kärnkompetenser och förmågor kommer ni att behöva hos de personer ni tar in?

2. Bestäm vilka beteenden och kompetenser som behövs När ni väl definierat utmaningarna är det lättare att bestämma vilka beteendemässiga kompetenser som behövs. Dessa beteenden ska vara så specifika som möjligt. Vid varje enskild rekrytering handlar det om att bestämma fyra till sju beteendebaserade kompetenser som sedan kan användas som de primära urvalskriterierna.

3. Välj rätt rekryteringskanal Det finns idag en lång rad rekryteringskanaler att använda i rekryteringen. Vilken du väljer beror framför allt på vilka typer av personer ni söker. Andra parametrar är tid, er egen erfarenhet och budget. I vissa fall fungerar Twitter utmärkt medan det i andra fall fungerar bäst med traditionell annonsering. Det viktiga är att ta reda på var era kandidater befinner sig och hur de håller sig uppdaterade om jobbmöjligheter. En viktig vägledning är att ta reda på via vilka kanaler era idag främsta medarbetare kommer.

4. Skapa en positiv rekryterings-upplevelse Rekrytering är idag en mer ömsesidig process där båda parter behöver skapa intresse hos varandra. Många söker idag ett arbetssammanhang som upplevs som meningsfullt på ett personligt plan. I det sammanhanget blir det intryck ett företag och du som företrädare ger viktigare. Vare sig intrycket är bra eller dåligt sprids det lätt vidare. Intrycket av er som organisation avgör naturligtvis långsiktigt hur lätt ni har att attrahera rätt personer. Se till att bemötandet av kandidater oavsett hur intressanta de är just nu blir positivt och professionellt rakt igenom processen.

Toolkit inkl verktyg.indd 4

5. Gör urval efter beteende Vid rekrytering tittar man normalt på kandidatens tidigare meriter och uppnådda resultat. Men det bästa sättet att förutsäga framtida framgångar är att titta på tidigare beteenden. Med en tydlig förståelse för vilka beteenden och faktiska kompetenser man söker blir urvalsprocessen enklare. En kandidat med hög förmåga inom kundservice kan ju komma från en mängd branscher.

6. Använd beteende- och kompetensbaserade intervjuer Vid själva intervjun och utvärderingen är det därför viktigt att fokusera på kompetenser och beteenden, snarare än resultat. Exakt vad kandidaten gjorde, hur och varför blir minst lika intressant som vad han eller hon uppnådde. En stor fördel med att grunda intervjun på beteende är att beteende är svårt att fabricera när kandidaten tillfrågas. Redogörelsen kan sedan kontrolleras med referenser.

7. Försök matcha snarare än att ”sälja” För att rekryteringen i slutänden ska bli framgångsrik krävs att båda parter går in i anställningsprocessen med öppna kort om de faktiska förutsättningarna. Undvik att översälja en position och ge en så realistisk bild som möjligt för att undvika att bygga upp ett intresse för jobbet på felaktiga grunder, vilket lätt leder till framtida besvikelse. Din öppenhet om förutsättningarna underlättar i sin tur för den sökande att vara öppen med sina förväntningar och förutsättningar.

8. Kontrollera referenserna Fokusera på specifika beteenden även när du intervjuar referenspersoner. Be referenspersonen att beskriva situationer som är relevanta för kandidaten i den aktuella befattningen. Fråga om de beteenden som kandidaten visade samt hur (eller om!) dessa beteenden påverkade resultatet. Försöka även inkludera referenser som jobbat direkt med personen ifråga. Källa: Insightlab AB

5/7/2014 12:19:03 PM

TOOLKIT Rekrytering INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

ARBETA LÅNGSIKTIGT För att minska risken för kortsiktiga beslut och brandkårsutryckningar i rekryteringen är det värt att lägga en del tid på en mer långsiktig kompetensplanering. Grundtipset är att lägga arbetet på en nivå som är meningsfull och realistisk, snarare än att försöka skapa den perfekta och heltäckande planen. Kompetensplanering är en iterativ process som följer att antal steg:

Undersök verksamhetsmålen Kompetensplaneringen startar med att man undersöker, förtydligar och eventuellt reviderar verksamhetsmålen på kort och lång sikt (på den sikt som är meningsfull utifrån den egna verksamhetens förutsättningar).

Gör en kompetensanalys Nästa steg är att definiera vilka kompetenser som behövs för att nå verksamhetsmålen. Detta kan vara lättare sagt än gjort. Ett effektivt arbetssätt är att låta respektive chef precisera vilka kompetenser som kommer att behövas i den egna verksamheten under överskådlig tid. Dessa skattningar kan sedan aggregeras och jämföras med den bild HR/ledningen har utifrån verksamhetsmålen.

Identifiera era kärnkompetenser I kompetensplaneringen är det av stor vikt att försöka identifiera era kärnkompetenser. Dessa är era särskiljande kompetenser som måste utvecklas och vårdas för att organisationen ska lyckas i sitt uppdrag. Av särskild vikt är att se vilka kärnkompetenser som minskar respektive ökar i betydelse i takt med ny teknologi och nya arbetssätt.

Undersök tillgången på kompetens När de kompetenser som behövs för att uppnå verksamhetsmålen har fastställts blir nästa steg att identifiera vilka kompetenser som organisationen har tillgång till och vilka som eventuellt saknas. Inom större organisationer är det inte ovanligt med olika typer av

Toolkit inkl verktyg.indd 5

kompetensdatabaser med uppgifter om de anställdas kompetenser och färdigheter.

Gör en gapanalys mellan kompetensbehov och kompetenstillgång När ni har skapat er en bild av kompetensbehovet och kompetenstillgången är nästa steg att göra en gapanalys för att identifiera eventuella luckor (befintliga och förväntade). Några vägledande frågor: • Hur ser personalomsättningen ut inom de områden där organisationen har sin kärnkompetens? • Vilka kompetensområden påverkas särskilt av förväntade pensionsavgångar? • När kommer behoven att uppstå? • Hur ser utbudet ut av personer som besitter våra kärnkompetenser (personer med erfarenhet respektive personer direkt från utbildningssystemet)?

Planera för kompetensutveckling och rekrytering av ny kompetens • Luckor i kompetenstillgången kan åtgärdas på flera sätt. En metod är att utveckla kompetensen hos befintlig personal. En annan att knyta till sig extern kompetens. Detta kan göras på olika sätt och här måste organisationen fastställa vilken metod som är mest strategisk. • Vilka kärnkompetenser kan vi utveckla/utbilda fram? • Vilka kompetenser kan vi knyta till oss via outsourcing, underleverantörer och samarbeten? • Är viss kompetens extra kritisk? Har organisationen ett behov av att knyta den kompetensen närmare till sig? • Varierar behovet av en viss kompetens över tiden varför inhyrning vid arbetstoppar är den bästa lösningen? Källa: Generationsskiftet och chefsförsörjning i offentlig sektor, Margareta Sandebo Eriksson, Insightlab AB

5/7/2014 12:19:03 PM

TOOLKIT Rekrytering

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

LAGAR & REGLER Det finns ett antal lagar och regler som är viktiga att känna till i rekryteringssammanhang. Utgångspunkten är att arbetsgivaren är fri att anställa vem den vill. Men det finns regler som inskränker den rätten och som därmed gör att arbetsgivaren inte alltid kan välja vem den vill anställa eller låta vilka kriterier som helst avgöra vem som anställs. En arbetsgivare får inte diskriminera • • • •

en arbetstagare den som gör en förfrågan eller söker arbete den som söker eller gör praktik en person som är inhyrd eller inlånad för att utföra arbete.

Vid rekrytering har diskrimineringslagen betydelse både för vem en arbetsgivare kan anställa och vilka kriterier som är lagliga för en arbetsgivare att ställa upp. Lagen påverkar därmed flera moment i rekryteringsprocessen. Annonsen, urvalet, kontakten med referenser och anställningsbeslutet är åtgärder som kan komma att bedömas som diskriminerande handlingar. Dessutom innebär lagen att arbetsgivaren måste kunna visa upp godtagbara anställningsrutiner, för att kunna motbevisa ett påstående om diskriminering.

I korthet bör du som rekryterar tänka på det här: • Diskriminering – förbud mot att diskriminera på grund av kön, könsöverskridande identitet, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder. • Verka för jämn könsfördelning och mångfald när det gäller etnicitet. • Personuppgifter – krav att behandla personuppgifter korrekt och med samtycke. • Deltidsanställda – företrädesrätt att gå upp i tid om de vill. • Återanställa – skyldighet att återanställa tidigare anställda som sagts upp på grund av arbetsbrist och som kvalificerat sig med en viss anställningstid. • MBL-förhandla – vid tillsättning av chefer. • Annonsen – tänk noga igenom vilka kriterier som anges eftersom arbetsgivaren kan behöva förklara dessa och eventuella avsteg från kriterierna vid en eventuell diskrimineringstvist. • Intervjun – fundera över frågorna. Ställ inte frågor om ovidkommande saker. Undvik om möjligt frågor inom ramen för de enligt diskrimineringslagen skyddade intressena (kön, sexuell läggning, religion och så vidare). • Ha ett seriöst, väl förberett, professionellt och sakligt rekryteringsförfarande. Källa: Ledarna

Toolkit inkl verktyg.indd 6

5/7/2014 12:19:03 PM

TOOLKIT Rekrytering INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

VANLIGA FALLGROPAR 1. Att slarva med förarbetet Som i så många andra sammanhang är gedigna förberedelser nyckeln till framgångsrik rekrytering. Kravprofilen är viktigast, där ni listar de egenskaper, kompetenser och erfarenheter och beteenden den nyrekryterade medarbetaren bör ha. Den som är ivrig att komma igång slarvar ofta med förberedelserna. Om arbetet med kravprofilen går för snabbt riskerar ni att låsa er vid nuläget snarare än organisationens framtida utveckling.

2. Att inte reflektera över vilka delar av rekryteringsprocessen som bör hanteras inhouse och vilka som bör outsourcas Ta en funderare innan ni väljer att låta en extern rekryteringspartner hantera hela processen. Då riskerar ni nämligen att tappa kontroll över den. Om ni istället överväger att genomföra hela processen själva riskerar ni att hamna i situationer ni inte bemästrar. Vilka resurser har ni internt och vilka gör ni klokt i att lägga ut på externa samarbetspartners?

3. Att rekrytera en kopia på föregångaren När en medarbetare slutar är det lätt att låsa sig vid att den ersättare som rekryteras ska vara en kopia av sin föregångare. Sträva istället efter att frigöra er från den tidigare medarbetaren och betrakta ersättningsrekryteringen som en möjlighet att få in kompetens, erfarenhet och egenskaper som verksamheten behöver för att hantera framtida utmaningar.

4. Att inte anstränga sig för att göra verksamheten attraktiv för presumtiva medarbetare Det är inte bara kandidaten som ska göra ett gott intryck för en presumtiv arbetsgivare, som arbetsgivare är det lika mycket upp till dig att framställa organisationen och verksamheten på ett intressant sätt. Se till att levandegöra er kultur och värderingar på ett tidigt

Toolkit inkl verktyg.indd 7

stadium, det ger kandidaten en god möjlighet att avgöra om värderingarna och företagskulturen känns rätt.

5. Att översälja en position Ett av de främsta skälen till att människor väljer att sluta sin anställning är att arbetet inte svarar upp mot förväntningarna. Undvik detta genom att tänka på följande när du rekryterar: • Ha en öppen och ärlig genomgång med alla kandidater om vad arbetet innebär och hur förutsättningarna ser ut. • Anställ personer som rekommenderats av redan anställda. De har oftast gett en realistisk bild av arbetet. • Låt medarbetare intervjua kandidaterna. • Intervjua nyanställda för att dra lärdom av deras upplevelser av sin första tid på jobbet.

6. Att inte avsluta snyggt Ha för vana att alltid ge återkoppling till samtliga kandidater som visat intresse för en tjänst. Det kan låta som en självklarhet, men det är vanligt att glömma bort denna viktiga avslutande detalj i rekryteringsprocessen. Kandidater som inte får någon återkoppling på de jobb de sökt får förmodligen ett oprofessionellt intryck av er som arbetsgivare, vilket kan stå er dyrt på sikt eftersom kandidater tenderar att prata med varandra. Samma kandidat kan dessutom dyka upp och vara intressant inför en framtida rekrytering.

7. Att låta rekryteringsprocessen dra ut på tiden En attraktiv kandidat på jakt efter ett nytt jobb är ofta involverad i flera parallella rekryteringsprocesser. Om ni inte återkopplar tillräckligt snabbt finns det en risk att en annan arbetsgivare hinner före. Tänk på att de bästa kandidaterna försvinner snabbt, se därför till att arbeta fokuserat och effektivt med rekryteringsprocessen. Källa: http://www.foretagande.se/sju-misstag-att-undvika-i-sambandmed-rekryteringsprocesser/

5/7/2014 12:19:04 PM

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

TOOLKIT Rekrytering

FÖRARBETE & KRAVPROFIL Noggrann förberedelse i form av jobbanalys, framtagande av arbetsbeskrivning och jobbspecifikation är av stor vikt för att rekryteringen ska bli framgångsrik. En tumregel är att lägga samma omsorg på att analysera den position som ska tillsättas, som på det arbete som läggs på att välja ut kandidater.

Arbetsanalysen beskriver framgångsfaktorerna Arbetsanalysen handlar om att undersöka vad som krävs av den som ska tillträda den lediga tjänsten, inte bara i dagsläget utan även i framtiden. Förutom att beröra vad arbetet går ut på försöker den identifiera de egenskaper och kompetenser som krävs för att utföra ett visst arbete framgångsrikt. En arbetsanalys kan göras genom att personer inom en viss yrkesgrupp i företaget, som lyckats väl eller av andra upplevs som framgångsrika, identifieras och intervjuas eller testas, i avsikt att ta reda på vilka egenskaper som gjort just dessa personer framgångsrika.

Hur brett ska vi söka? Målet med sökprocessen är att få ett lagom stort urval som ligger så nära kravspecifikationen som möjligt. Balansen mellan att vara för öppen i sökandet till alltför snäv är ofta svår. Om man är alltför vid i sökandet riskerar man att få sökanden i hundratal som skapar mycket arbete att sortera och som dessutom vid rekry-

Tips! Leta efter rätt beteenden Det finns en enkel modell för att hitta personer som med hög sannolikhet kommer att lyckas i ditt företag: • 1. Identifiera de medarbetare som är mest framgångsrika idag. • 2. Kartlägg vilka personlighetsdrag och kunskaper som gjort dem framgångsrika. • 3. Leta efter kandidater som har samma uppsättning styrkor.

Toolkit inkl verktyg.indd 8

tering i offentliga verksamheter kan leda till överklaganden. Att vara för snäv kan ge för litet urval – man kan ha skrämt bort sökande genom att ställa för snäva krav. Skulle man sedan i slutändan ändå finna att någon som inte riktigt uppfyller de högt ställda kraven, ändå är den mest lämpade så riskerar man överklaganden. Det finns således all anledning att vara omsorgsfull i sökprocessen. Att formulera en bra kravprofil lägger grunden.

Arbetsbeskrivning och kravprofil Nästa steg är att ta fram den aktuella kravprofilen. Denna fyller flera syften: • Lägger grunden för din platsannons och lockar rätt personer att ansöka • Ger dig en chans att ge ett gott första intryck av ditt företag • Hjälper dig i processen att välja ut de bäst kvalificerade kandidaterna • Hjälper dig att utforma de effektivaste intervjufrågorna för att hitta den person du behöver Allt för ofta plockas den gamla arbetsbeskrivningen fram när en person ska ersättas. Arbetsbeskrivningen ska dock ta hänsyn till det arbete som ska göras framöver. Tanken är inte att formulera "exakta sanningar" utan mer ett gemensamt underlag för värderingsdiskussioner och urval. Kravprofilen bör inte innehålla onödiga eller omotiverade krav och villkor. En arbetsbeskrivning bör åtminstone innehålla följande: Titel eller arbetsroll. Arbetsuppgifter – En beskrivning av vad som förväntas av den anställde i form av arbetsuppgifter, ansvarsområden, arbetstid och så vidare. Vem vederbörande rapporterar till – Vem är den närmste chefen? Grundläggande krav – Icke förhandlingsbara egenskaper hos den anställde i form av utbildning, arbetslivserfarenhet, nödvändiga licenser och så vidare. Önskemål – Vad som i övrigt är önskvärt i form av utbildning, erfarenhet personliga egenskaper och liknande.

5/7/2014 12:19:04 PM

TOOLKIT Rekrytering INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

Översätt kravprofilen till en bra arbetsbeskrivning Efter kravspecifikationen är nästa steg att översätta denna till en bra arbetsbeskrivning som också blir underlaget för eventuella annonser och jobb-poster i sociala medier. Nätrekryteringsföretaget Monster rekommenderar att ta fasta på följande fem frågor:

Arbetsuppgifter: Vad kommer personen att göra? Ta dig tid att skriva ut specifikationerna för det lediga jobbet. Börja med en beskrivande jobbtitel (”säljare industriprodukter, västra regionen” är bättre än bara ”säljare”). Om det finns en branschstandard kan du anpassa jobbtiteln till denna. Skriv därefter en sammanfattning av vilket ansvar som följer med jobbet samt en lista på huvuduppgifter för den anställde. Tänk igenom detta noga. En vag eller inkorrekt beskrivning kommer att göra det svårare för dig att matcha kandidaten med jobbet, eftersom du då själv inte vet exakt vad som krävs av personen.

Arbetserfarenhet: Vilken bakgrund krävs för att få jobbet gjort? Insikt i branschen, kunskap om yrket, akademisk bakgrund och arbetsmeriter, allt detta spelar en roll i rekryteringsprocessen. Klargör redan från början vilka specifika erfarenheter och vilken bakgrund en kvalificerad kandidat bör ha. Kräver jobbet till exempel erfarenhet från samma bransch, eller kan man använda sig av en person från en helt annan? Bestäm om personens utbildningsnivå har någon inverkan på hur han eller hon kan komma att sköta jobbet. Inom vissa yrken krävs till exempel ett visst certifikat.

Färdigheter: Vilka unika färdigheter måste personen ha? Titta på de uppgifter som personen kommer att utföra och bedöm vilka färdigheter som krävs för att utföra dessa. En växeltelefonist behöver ju till exempel ha ett bra telefonbeteende och kanske även vara bra på att lyssna. En chef kan vara tvungen att se till att saker verkställs snabbt och hålla deadlines, en gruppledare kan behöva bra ledarkunskaper. Din lista bör inkludera både de kunskaper som krävs samt vilka egenskaper man bör inneha.

Toolkit inkl verktyg.indd 9

Stil: Hur får personen jobbet gjort? I ett litet företag kan det spela lika stor roll hur personen jobbar som vad de jobbar med. De anställda måste smälta ihop med företagskulturen och det team du för närvarande har på plats. En person som drivs av att jobba i grupp kommer till exempel inte att bli långvarig på ett företag där alla jobbar enskilt.

Temperament: Vilken sorts personlighet lyckas i din organisation? Ta arbetsbeskrivningen ett steg längre genom att tänka över vilka attityder och beteenden du vill ha hos en kandidat. Ditt mål är att hitta den typ av person som är mest produktiv i arbetsmiljön du har skapat och som kan komplettera din nuvarande arbetskraft. Ta fram en lista på de karaktärsdrag du värdesätter högst, de kan inkludera saker som ett sinne för humor, ärlighet, medkänsla och liknande. Du kanske inte tar med dessa i platsannonsen, men de kan hjälpa dig att välja mellan kandidater efter mer djupgående intervjuer och urval. Källa: http://recruiter.monster.se/hr/hr-best-practices/rekryteringanstallning-rad/kandidatanskaffning/fem-grundstenar-for-en-bra-arbetsbeskrivning.aspx

Tips! Öka tydligheten • Gör en kravprofil med kompetenser som är viktiga för befattningen (inte för många, men inte heller för få, cirka 6 -10 brukar kunna ge en rättvisande bild). Man bör försöka beskriva kompetenserna på sådant sätt att de går att mäta. Samtidigt är det viktigt att inte tappa viktiga egenskaper som önskas på sättet att mäta. Ta gärna med fler i ett första skede för att sedan arbeta vidare med dem. • Ange hur kompetenserna ska mätas genom till exempel intervjuer, tester, betyg i kolumnen "Mätmetod" i skissen till kravprofil som återfinns i verktygsdelen. Efter genomförd intervju anger man kandidatens värde rörande varje kompetens i kolumnen för en kandidat i taget. Om det råder någon tveksamhet över en kandidats värde, så kan detta förtydligas genom referenstagningen eller genom test och arbetsprover. Källa: Generationsskiftet och chefsförsörjning i offentlig sektor, Margareta Sandebo Eriksson, Insightlab AB

5/7/2014 12:19:04 PM

TOOLKIT Rekrytering

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

VÄLJ RÄTT KANAL Valmöjligheterna är idag större än någonsin vad gäller att välja rekryteringskanal. Tidigare nåddes de allra flesta kandidater via annonsering i dagspress och via exempelvis Arbetsförmedlingen. Idag är bilden helt annorlunda. Att veta vilka kanaler som fungerar bäst för just de personer ni söker blir allt mer avgörande. I en undersökning av Insightlab genomförd i april 2014 bland svenska chefer och personalansvariga framkom vilka rekryteringskanaler som kommer att vara viktigast i deras rekrytering under de kommande åren. De är i prioritetsordning: 1. Interna referenser/rekrytering via egna medarbetare 2. Annonser och jobbposter i sociala medier som LinkedIn, Facebook och Twitter 3. Headhunters, rekryteringsföretag 4. Rekrytering via karriärcenter på yrkeshögskolor, skolor, universitet 5. Platsannonser i tryckt media 6. Arbetsmarknadsdagar på universitet och högskolor 7. Egna kandidatsökningar i sociala medier som LinkedIn, Facebook och Twitter 8. Nätrekryterare/jobbsajter 9. Arbetsförmedlingen 10. Jobbmässor 11. Spontanansökningar (via mejl, egna hemsidan, osv) 12. Alumninätverk, återanställning av tidigare anställda

Tips! Undersök via vilka kanaler som era bästa medarbetare har rekryterats. Kan ni se ett mönster? Genom att konsekvent följa upp via vilka kanaler era nyrekryteringar kommer ifrån samt vilka av dem som sedan lyckas hos er, bygger ni över tid upp en värdefull kunskap kring vad som fungerar bäst för just er.

Toolkit inkl verktyg.indd 10

Låt varje rekryteringstillfälle avgöra valet av kanal Varje rekryteringstillfälle är på sitt sätt unikt. Svaren på frågorna nedan kan ge bra vägledning till vilken kanal ni ska välja i det enskilda fallet. • vilken typ av tjänst ska vi rekrytera till? • vilken typ av personer söker vi (ålder, utbildning, erfarenhet osv)? • vilken typ av kanaler söker dessa personer typiskt jobb via? • vilken erfarenhet, kunskap har vi idag av att rekrytera via dessa kanaler? • söker vi aktiva eller passiva jobbsökare? • hur ser konkurrensen ut om den kompetens vi just nu söker? • hur attraktiv är vår organisation i målgruppen ifråga? • hur mycket får det kosta? • vilka moment (helt eller delvis) i rekryteringsprocessen vill vi köpa in? • hur mycket tid kan vi lägga ner? Nedan följer en genomgång över olika kanaler för rekrytering. Inte sällan nås bäst effekt genom att kombinera några av dem.

1. Interna referenser Allt fler jobb tillsätts via kontakter. Faktum är att en överväldigande majoritet av alla rekryteringar som görs i Sverige sker i de egna nätverken. Aktuell statistik från SCB visar att 7 av 10 jobb idag tillsätts via kontakter. Orsakerna är flera. Inte minst de sociala medierna har gjort att medarbetarna snabbt når ut till många tänkbara kandidater. Snabbhet är alltså en faktor. En annan fördel som lyfts fram är att rekrytering via befintliga medarbetares nätverk ökar sannolikheten att personlighetsmatchningen blir bra. Men precis som vid intern rekrytering finns en risk med att rekrytera genom kontakter. Beroende på hur er personalsammansättning ser ut idag finns en risk att få en allt mer homogen personalstyrka. Därför är det viktigt att hela tiden gå tillbaka till kravprofilen.

5/7/2014 12:19:04 PM

TOOLKIT Rekrytering INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

Så lyckas du med ett program för rekrytering via interna referenser Utgå från nuläget.

Innan ni drar igång ett program för rekrytering via interna referenser är det viktigt att ni har koll på nuläget. Vilka rekryteringsmetoder använder ni idag? Vilka +/- har de? Vad kostar rekryteringarna? Hur lång tid tar de? Varför vill ni starta ett program för interna referenser? Vad hoppas ni uppnå? Vilka +/- ser ni? Hur trivs era medarbetare? Hur lojala och hur kompetenta är de? Vilka är mest intressanta? Vilka kontakter kan de tänkas ha?

Tips! Ny funktion gör anställda till ”rekryteringsambassadörer” En funktion som nyligen lanserats är LinkedIns Work With Us. När en jobbsökare besöker någon av de anställdas LinkedInprofiler visas per automatik relaterade jobbannonser och meddelanden från organisationen. Tanken är att medarbetarna på så sätt blir en slags ambassadörer, samtidigt som organisationen lättare når ut till rätt målgrupp via medarbetarnas kontaktnät. Källa: Zdnet

Börja i liten skala.

Det är ofta bra att starta med ett begränsat antal jobb och medarbetare för att sedan bygga vidare på deras framgång. Välj ut de mest intressanta medarbetarna och börja med att fråga dem några enkla frågor som: • Vilka var de tre största talangerna på din förra arbetsplats? • Jobbade du direkt med dem? • Skulle de vara en tillgång för oss? Hur?

Förklara varför och hur.

Det är avgörande att alla förstår varför de ska engagera sig i programmet – att de ser fördelar, både för sig själva och för organisationen, av att ni lyckas rekrytera de bästa. Det är också viktigt att alla får utbildning i vad som förväntas av dem och hur de ska gå tillväga.

medarbetaren får välja. En del organisationer har med ”engagemang i referensprogrammet” som en parameter i den återkommande utvärderingen av medarbetarnas insatser.

Mät resultaten.

Om du vill veta hur väl programmet fungerar måste du mäta resultatet, till exempel i form av antal engagerade medarbetare, antal referenser, antal rekryteringar, kostnad, medarbetarnöjdhet och personalomsättning. Det är också viktigt att ni i förväg har bestämt vilket utfall ni räknar som bra respektive dåligt. Källa: A Complete Guide to Your Referral Recruitment Program, SocialCruiter

– Att bara lägga ut lediga jobb på intranätet och hoppas att medarbetarna ska se det och självmant agera räcker inte. Inte ens om det är kopplat till en bonus. Det krävs en genomtänkt kommunikationsstrategi där man informerar, utbildar och ger feedback till medarbetarna, säger Michelle Rea på Social Honesty.

Återkoppla…snabbt!

När människor börjar engagera sig är det viktigt att snabbt uppmärksamma det. Visa uppskattning och ge dem feedback för att hjälpa dem att lättare nå de uppsatta målen. Se också till att kommunicera och fira alla framgångar och delmål! Många organisationer belönar den medarbetare, som ger en referens som leder till en rekrytering, med till exempel pengar, lunch med företagets VD, extra semesterdagar, erkännande vid ett möte eller i interntidningen, en gåva som exempelvis en iPad eller genom att ge ett bidrag till ett välgörenhetsprojekt som

Toolkit inkl verktyg.indd 11

5/7/2014 12:19:04 PM

TOOLKIT Rekrytering

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

2. Annonsera i sociala medier Sociala medier har gått från fluga till att bli en naturlig del av modernt rekryteringsarbete. I dagsläget är det fyra sociala mediaforum som anses vara de mest användbara i rekryteringssammanhang; Facebook, LinkedIn, Twitter och YouTube. Det är idag lätt att lägga upp jobbannonser i dessa medier.

LinkedIn Med 1,5 miljoner anslutna svenskar är LinkedIn utan tvekan Sveriges största CV-databas. På LinkedIn lägger du kostnadsfritt upp annonser på organisationens LinkedIn-sida. Ni kan också välja att annonsera för att nå specifika målgrupper, som stämmer in på er sökta profil. En 30-dagars annons på LinkedIn kostar när denna text skrivs 1.924:- för 30 dagar.

Facebook Fem råd för att börja använda Facebook som rekryteringsverktyg: • Utforma verksamhetens profil som en informativ och lättillgänglig rekryteringssida. Använd gärna bilder, videos och löpande uppdateringar för att attrahera besökare. • Gå med i nätverket för de städer som är intressanta att rekrytera i och skicka vänförfrågningar till utvalda nyckelpersoner därifrån. • Använd sökfunktionen för att hitta personer med en viss jobbtitel, exempelvis marknadschefer eller ekonomistudenter. • Utnyttja sedan filterfunktionen för att avgränsa sökningen, så att den enbart görs i nätverket för den stad där tjänsten är aktuell. • Annonsera ut tjänster på facebook.com/marketplace/ (det är gratis). Se igenom potentiella kandidaters profil och kontakta de som tycks vara av intresse. Kontakt kan tas på flera sätt. Att skicka direktmeddelanden är ett sådant. Många väljer dock att istället starta grupper såsom ”Vi söker fem nya analytiker till hösten 2014” och bjuda in utvalda medlemmar till gruppen. Enbart de som väljer att gå med i gruppen nås sedan av vidare information om tjänsterna. Grupper är ett enkelt sätt att få ut information, länkar

Toolkit inkl verktyg.indd 12

LinkedIn introducerar mobil rekryteringsapp Allt fler söker jobb ”i farten”. Med detta faktum i bakhuvudet har LinkedIn skapat Recruiter Mobile – en mobil rekryteringsapp, designad för att smidiggöra mobila ansökningsärenden och förenkla direktkommunikation jobbsökare och organisation emellan. Tanken är att appen ska kunna användas var som helst, när som helst och på så sätt göra rekryteringsprocessen både enklare och mer produktiv. Ni kan snabbt överblicka potentiella kandidaters LinkedIn-profiler och skicka direktmeddelanden till intressanta personer. All kontaktinformation är lättillgänglig och även enkel att dela och vidarebefordra till övriga rekryteringsansvariga. Det går även att spara anteckningar rörande varje jobbsökare, och dela omdömen och noteringar med berörda inom organisationen.

och kontaktuppgifter till ett stort antal potentiella, och intresserade, kandidater på Facebook.

Twitter I US A och Storbritannien används Twitter relativt ofta som rekryteringsverktyg. I Sverige är det än så länge mest branschfolk inom IT, media, PR, reklam och politik som utnyttjar det. Men på sistone har även mer traditionella företag, organisationer och kommuner börjat använda sig av denna kanal. För att annonsera ut tjänster via Twitter krävs enbart att man skapar en profil för sin verksamhet på twitter.com. Det är enkelt och gratis. Därefter kan man kostnadsfritt skicka ut meddelanden varje gång man har en ledig tjänst att tillsätta. De skickas via SMS direkt till alla de Twittermedlemmar som prenumererar på ens uppdateringar.

YouTube Tack vare miljontals besökare världen över har Youtube idag en enorm räckvidd och potentiell genomslagskraft. Youtube används i första hand som en kanal för att bygga varumärket som arbetsgivare. Uppladdning av filmer på YouTube.com är enkelt. Allt som krävs är ett klick på sidans ”uppladdningsknapp”. Videos som gillas har sedan möjlighet att nå hundratusentals tittare – helt kostnadsfritt.

5/7/2014 12:19:04 PM

TOOLKIT Rekrytering INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

3. Headhunters & rekryteringsföretag Inte minst på chefs- och specialistnivå är anlitandet av headhunters och rekryteringsföretag en vanlig väg att gå. Det finns en mängd olika rekryteringsföretag att välja på, många har idag specialiserat sig på vissa branscher och befattningar. Valet beror på vilken typ av tjänst du ska rekrytera till, och vilken budget du har. Det viktigaste är att välja ett företag som du känner förtroende för. Ta referenser på företaget och träffa dem förutsättningslöst innan du bestämmer dig. En seriös rekryteringskonsult lägger ner mycket tid på att lära känna ditt företag och tillsammans med er ta fram en bra kravprofil för tjänsten.

Att välja hjälp med delar av rekryteringsprocessen Att lägga ut hela processen är i många fall kostsamt. En annan nackdel kan vara att rekryteringsföretaget inte känner till verksamheten lika väl som ni själva och därför inte lyckas förmedla rätt känsla för kandidater. I takt med att möjligheten att hitta kandidater själv via sociala medier ökar, kommer det troligen bli vanligare att köpa in delar av processen externt, exempelvis: • • • • •

framtagning av kravprofiler och annonsmaterial genomförande av urval djupintervjuer testning referenstagning

Headhunting På marknaden finns ett antal rekryteringsföretag som tar på sig uppgiften att genomföra hela sök- och urvalsprocessen fram till att ett par kandidater kan presenteras. En del företag har samlat på sig ett register med kandidattipsare, vilket ofta medför en effektivisering av sökprocessen. Fördelen med att anlita externa rekryteringstjänster är att det spar tid. Men seriösa rekryteringsföretag jobbar inte i ett vakuum utan vill löpande ha en nära dialog, vilket tar viss tid. Nackdelen är kostnaden och att man går miste om en ofta för verksamheten utvecklande process.

Toolkit inkl verktyg.indd 13

4. Rekrytering via karriärcenters De flesta universitet och högskolor har i dag någon form av karriärcenter som erbjuder studenterna karriärrådgivning och kontakter med intresserade arbetsgivare. Dessa karriärcenters erbjuder ofta även kanaler för organisationer att nå ut med erbjudanden till studenter och alumnis. Det kan handla om direkta mailutskick eller jobbannonser via interna nätverk eller via skolans sidor på LinkedIn. En vanlig väg att hitta framtida medarbetare är också att vända sig direkt till lämplig institution på skolan alternativt lägga ut examensjobb och uppsatser. I många fall är ett av de mest effektiva sätten att helt enkelt sätta upp en annons på särskilda anslagstavlor på skolan. Ibland finns särskilda jobbanslagstavlor där annonserna som sätts upp går via kåren eller karriärcentret.

5. Annonsera i tryckt media & dagspress En platsannons i dags- eller fackpress når många sökande, men är kostsam. Annonserar du ut ett attraktivt arbete eller ett yrke där det råder överskott på arbetskraft måste du räkna med att kunna ta hand om administrationen av väldigt många ansökningar.

Tips vid traditionell annonsering Det vanligaste sättet är att i dagspress välja en annons som enbart flaggar för att det finns ett visst jobb ledigt och sedan hänvisa till er hemsida med en mer utförlig annons samt en motsvarande sådan annons i aktuell fackpress som anknyter till den aktuella befattningen. ”Flaggningen” i dagspress kräver även den viss omsorg för att locka sökanden till hemsidan. Den traditionella annonseringen kan kompletteras med att annonsen skickas till olika personer eller institutioner där man tror att intressanta sökanden kan finnas. Vissa organisationer har exempelvis, för att öka antalet utlandsfödda sökande, kommit överens med olika invandrarföreningar att de hänger upp annonsen på deras anslagstavlor.

5/7/2014 12:19:04 PM

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

6. Arbetsmarknadsdagar Varje år arrangeras närmare 100 arbetsmarknadsdagar runt om i landet på universitet och högskolor. Vissa är breda för många olika studieinriktningar medan andra är mer nischade. Rätt använt kan deltagande på arbetsmarknadsdagar vara ett mycket effektivt sätt att hitta era framtida medarbetare. Caroline Eriksson på Proffice ger följande tips om hur ni gör för att lyckas: • Gör det möjligt att lämna in ansökningar och CV:s på plats – antingen genom att ni har med datorer som det går att skriva in på direkt eller via pappersformulär. • Bjud på något, alltifrån godis till företagspennor. Men inte för sakens skull utan som en förevändning att knyta kontakter. • Undvik att stå och prata med varandra. Försök hitta naturliga anledningar att prata med dem som passerar. • Förbered enkla och intressanta sätt att öppna konversationer, exempelvis ”Hej” är du på jakt efter ett nytt jobb?”, ”Vad pluggar du? och ”Vilka jobb är du intresserad av?”. • Använd någon form av tävling för att få besökare att lämna sina uppgifter. Anpassa utmaningen till den typ av personer ni söker. Är det ekonomer kan en räkneutmaning göra susen. • Om det finns utrymme kan det vara en god idé att göra en del av montern till ”intervjuhörna” där ni kan fördjupa samtalet med intressanta kandidater. Boka gärna tid för uppföljande intervju direkt. • Följ upp. Skicka ett tack till alla som besökte er och lämnade sina uppgifter. Boka in intervjuer med de mest intressanta kandidaterna. •

TOOLKIT Rekrytering

7. Egna sökningar i sociala medier Förutom att vara en plattform för annonser är sociala medier, och då inte minst LinkedIn, ett kraftfullt verktyg för att själv hitta relevanta kandidater till de allra flesta typer av jobb. Idag har över 1,5 miljoner svenskar lagt upp sin professionella profil på LinkedIn.

Sök fram kandidater direkt Ett effektivt sätt att hitta kandidater är att använda sidans sökfunktion. Där kan du inkludera allt från jobbtitel till saker som tidigare arbetsgivare, utbildning och intressen. Då du hittar personer med lämplig profil, kan du kontakta dem kostnadsfritt via e-post. Man kan även skicka direktmeddelanden till dem, vilket kräver uppgradering till ett så kallat affärskonto. Affärskonton kostar från 24.95 dollar per månad. De ger utöver meddelandefunktionen också en rad andra tjänster, såsom automatiska tips om kandidater och tillgång till fullständiga profiler. – Genom att göra en avancerad personsökning där du söker efter LinkedInmedlemmar med den kompetens, den geografiska hemort och den erfarenhet du söker kan du på kort tid få fram ett urval av presumtiva kandidater till er lediga tjänst, säger Linus Zackrisson, LinkedInexpert på Min Karriär. Han tipsar om att göra sökningar som säkerställer att du inte missar några högintressanta presumtiva medarbetare. Om du söker en ny säljare kan det exempelvis löna sig att även söka på begrepp som ”Key account manager”, ”Säljledare” eller ”Kundansvarig”. Linus råd är att ta reda på vilka titlar och begrepp de kandidater du söker använder sig av när de presenterar sig själva.

Hantera delar av rekryteringsprocessen själv LinkedIn och andra professionella nätverk gör det möjligt att hantera sådant som du tidigare tagit hjälp med av externa rekryterare på egen hand. - När du fått fram en lista med intressanta kandidater kan du antingen välja att ta nästa steg i rekryteringsprocessen på egen hand eller lämna över listan till en rekryteringsbyrå som kan kontakta kandidaterna och gå

Toolkit inkl verktyg.indd 14

5/7/2014 12:19:04 PM

TOOLKIT Rekrytering INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

vidare med rekryteringsarbetet. I dagsläget är det relativt enkelt att själv göra grundjobbet och vaska fram intressanta kandidater. Det sparar dessutom pengar om man fördelar jobbet mellan sig själv och rekryteringsföretaget, säger Linus Zackrisson.

Legitimt att kontakta okända personer Fördelen med LinkedIn är att du kan kontakta personer som inte aktivt söker nytt jobb. De kandidater du hittat har med stor sannolikhet redan jobb, men på LinkedIn till skillnad från exempelvis Facebook är det helt legitimt och accepterat att kontakta personer du tidigare inte har haft någon kontakt med. Kontakta dem via mail eller telefon, hänvisa till att du hittat dem på LinkedIn och informera om er lediga position.

8. Jobbsajter & nätrekryterare Många lägger idag ut sina CV:n i olika jobbdatabaser. Databaserna är oftast så upplagda att man ska kunna söka efter vissa kriterier och på så sätt få fram ett antal intressanta kandidater. Denna sökväg är särskilt intressant där man också kan nå dem som trivs och fungerar väl på sina nuvarande arbeten och som inte alls skulle fundera att söka när de sett en annons i dagspressen. Det finns idag ett stort antal aktörer på marknaden, vissa som portaler för att hitta alla kategorier av kandidater, andra är mer nischade som sajter för vård, universitet, statliga jobb, säljare, IT-specialister, seniorer och så vidare.

Tips för att lyckas med annonsen på jobbsajter 1. Tydlig jobbtitel.

De flesta av jobbsajterna talar om en tydlig jobbtitel som det allra viktigaste i platsannonsering. Om jobbtiteln är tydlig blir det enklare för kandidater att hitta annonsen. Besökarna på sidorna letar efter populära jobbtitlar, så se till att använda en sådan.

2. Bra text.

Många rekryterare tror att en platsannons görs bäst genom att kopiera och klistra in arbetsbeskrivningen rakt av. Så är det inte. Det är en platsannons, inte en platsbeskrivning. Du ska sälja något – företaget som arbetsgivare, samt tjänsten – så se till att fokusera på en bra text.

3. Specifiera arbetsorten.

Jobb med ”obestämd arbetsort” kommer inte att matcha sökningar då kandidater ofta söker utifrån plats. Det betyder att en allt för stor mängd kandidater inte kommer att se platsannonsen. Om någon bor i Malmö så söker de efter arbete i Skåne, inte i hela landet. Se till att skriva ner arbetsorten.

4. Online-ansökningar.

De flesta jobbsajter föredrar att rekryterare låter kandidater ansöka om jobben via jobbsajter själva. Anledningen till detta är att omdirigeringen från jobbsajter leder till 40 procents förlust i ansökningar. Webben är till för att göra

Toolkit inkl verktyg.indd 15

5/7/2014 12:19:05 PM

TOOLKIT Rekrytering

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

saker och ting enklare. Att låta kandidater ansöka om jobb via jobbsajten är enklare. Om ni bestämmer er för att kandidater ska ansöka utanför jobbsajten, se till att det är så enkelt för dem som möjligt.

5. Mejlansökningar.

Även om de flesta jobbsajter föredrar att kandidater söker jobb genom formulär på deras egen hemsida, så är de fullt nöjda om kandidaterna söker via mejl. Mejl är enkelt och rättframt för kandidater. Gör detta alternativ möjligt. Ju fler ansökningsmetoder som är möjliga för kandidaterna, desto bättre är chanserna för framgång i rekryteringsprocessen.

6. Inkludera en logotyp.

Kandidater tycker om logotyper. Varför? Loggor gör att de snabbt ser att jobbet finns på ”riktigt” (att det exempelvis inte är från en rekryteringsfirma). Kandidater uppskattar när jobb verkligen finns. Mycket tyder på att en logotyp i en jobbannons kan göra att dubbelt så många kandidater kollar på den. Att lägga till en logotyp är enkelt så var noga med att lägga till en (notera att logotypen i vissa fall kan vara en tilläggstjänst, och då får man ta beslutet därefter).

7. Karriärmöjligheter.

Människor vill gärna veta vad deras arbete kommer att leda till. Om du letar efter någon som ska växa och utvecklas med företaget, så se till att tydliggöra det. Om du planerar att teamet ska utvecklas, tygliggör det. Pengar är viktigt men karriärmöjligheter är också viktigt.

8. Inkludera förmåner.

I Sverige är vi i regel inte öppna med lönen i första skedet. Däremot kan det vara lönsamt att vara öppen med de förmåner de anställda har: utbildningsmöjligheter, gymkort, tjänstepension osv. Många vill ha både säkerhet och utvecklingsmöjligheter i sitt arbete, om ni kan ge dem något av det så tydliggör gärna det.

9. Kvalifikationer. Om de kandidater du söker behöver kvalifikationer för att sköta jobbet, så måste det stå i platsannonsen. För det första brukar kandidater söka efter jobb utifrån kvalifikationer. För det andra, och det är nästan viktigast, kan kandidater avgöra om de är kvalificerade för jobbet själva, så att de inte skickar iväg ansökningar som inte leder någon vart. Källa: http://www.platsonline.se/f%C3%B6r-arbetsgivare/onlineguiden/de-b%C3%A4sta-annonseringstipsen-fr%C3%A5n-jobbsajter-18465164

Toolkit inkl verktyg.indd 16

9. Arbetsförmedlingen & platsbanken Arbetsförmedlingen är en sammanhållen myndighet som finns i hela landet och är indelad i 68 geografiska arbetsmarknadsområden. Indelningen bygger på naturliga arbetsmarknader där människor arbetar eller företag söker arbetskraft. Inom varje arbetsmarknadsområde finns ett antal lokala arbetsförmedlingar. Runt om i landet finns över 320 arbetsförmedlingar. Även om Arbetsförmedlingen bitvis fått en del kritik så fyller man en oerhört viktig funktion för många arbetsgivare och sökande. Den viktigaste kanalen är Platsbanken som fungerar som en jobbsajt för att matcha kandidater och arbetsgivare. Den finns även som app att ladda ned till mobilen. Man anordnar även riktade rekryteringsträffar där arbetsgivare och arbetssökande ges chansen att träffas direkt. www.arbetsformedlingen.se

10. Jobb- & rekryteringsmässor Det finns idag ett stort antal karriär-, jobb- eller rekryteringsmässor runt om i Sverige. Dessa ordnas numera på många orter, inte sällan av eller i samarbete med Arbetsförmedlingen. Det finns även en rad specialiserade mässor med inriktning på specifika grupper, som vård, IT eller invandrare. Fördelen med dessa att det ges tillfälle för både utställare och arbetssökande att bekanta sig med många kandidater/arbetsgivare vid ett och samma tillfälle. Det finns idag inga bra översikter på nätet över alla mässor, så tipset är att ta en kontakt med den lokala arbetsförmedlingen alternativt söka på nätet över vilka mässor som är på gång.

11. Spontanansökningar via hemsidan Fortfarande skickas det många spontanansökningar även om nya matchningstjänster på nätet har ersatt en stor del av detta flöde. Att på ett professionellt sätt ta emot spontanansökningar oavsett om de kommer per © InsightLab

5/7/2014 12:19:05 PM

TOOLKIT Rekrytering INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

post, mejl eller som intresseanmälan på hemsidan är viktigt. Både för att ni här faktiskt kan hitta en hel del kandidater med rätt profil och som är intresserade av er verksamhet. Rätt hanterade är det också en viktig del i ert arbete, både med att bygga upp ert varumärke som arbetsgivare men också som ett sätt att bygga upp en intressant kandidatbas att söka ur i framtiden.

Er hemsida Webbplatsen är en bra kanal för att visa upp sig för potentiella medarbetare, och kan stärka bilden av er som arbetsgivare. Det är billigt och sökande kan snabbt och enkelt få en bild av er verksamhet. Viktigt är att karriär/jobbsökarsidorna är lätta att hitta och att det inte är för komplicerat att vare sig hitta eller söka lediga tjänster. Allt fler organisationer lägger numera ut videoklipp och annan information som ger en fördjupad bild av arbetsplatsen, de anställda, kultur och arbetsmiljö. Andra inslag som blir vanligare är att erbjuda någon form av självtest eller utmaning som visar hur väl man kan tänkas passa in i organisationen.

12. Alumninätverk Allt fler organisationer inser värdet av att bygga upp egna talangnätverk ur vilka personer kan rekryteras då behov uppstår. Dessa nätverk kan bestå av före detta medarbetare men även personer som på olika sätt har visat intresse för verksamheten tidigare. En viktig komponent för att få dessa nätverk att bli attraktiva att delta i är att erbjuda mervärden i form av nätverksträffar, utbildning, nyheter och så vidare.

13. Rekrytera internt Att rekrytera personal internt har flera fördelar. Du får sökande du redan känner och som är insatta i er verksamhet. Du vet vilken kompetens de har och hur personen fungerar i samarbete med kollegor och kunder. Det är en styrka att kunna erbjuda anställda möjligheter till utveckling. En väl fungerande internrekrytering är ett medel för att kunna behålla och attrahera kompetent personal. Utvecklingssamtalen spelar en stor roll. Samtalen ger dig möjlighet att få en bild av vad din medarbetare vill och har för förutsättningar att utvecklas. Det finns exempel på organisationer som anordnar interna ”rekryteringsdagar” för att underlätta den interna rekryteringen.

När kan bemanning vara ett alternativ? När ett företag behöver utöka sin kompetens eller personalstyrka ställs många inför ett val om bemanning eller rekrytering. Vad är den bästa lösningen och varför? Ofta använder företag sig av bemanningslösningar för att täcka upp för föräldraledigheter, sjukdom, arbetstoppar, vakanser och liknande, men även om företaget är osäker på framtiden och inte vågar anställa.

Skapa en talangpool En växande trend är att arbetsgivare och enskilda chefer bygger upp talangpooler för att hålla kontakt med personer som kan vara intressanta att rekrytera när behov uppstår. Det finns idag flera alternativ för att bygga dessa, via egna system, via verktyg på marknaden som exempelvis Work4labs eller via sidor på sociala medier som LinkedIn och Facebook. Källa: Insightlab

Toolkit inkl verktyg.indd 17

5/7/2014 12:19:06 PM

TOOLKIT Rekrytering

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

UTFORMA ANNONS & BUDSKAP Att formulera rätt budskap i rekryteringsannonsen, oavsett om den publiceras online eller tryckt, är en balansgång. Du vill göra tjänsten attraktiv utan att översälja, du vill att den ska vara tydlig utan att för den skull exkludera, du vill att den ska vara informativ utan att bli för lång och så vidare. Att skriva en specifik och bra annons tar lite längre tid, men genom att hjälpa sökanden att förstå dina behov, kommer du reducera antalet ansökningar från underkvalificerade kandidater och på detta sätt spara tid i rekryteringsprocessen. Nedan följer några råd från experter inom området.

Fokusera på det viktigaste Annonsen bör lyfta fram det som verkligen är viktigt. Standardfraser ska undvikas. Kraven ska svara mot det reella behovet och inte överdrivas. Annonsen bör innehålla krav som går att mäta. Tänk särskilt på att undvika formuleringar som på ett osakligt sätt exkluderar personer eller diskriminerar. När det exempelvis gäller utbildningskrav, kan man fundera över om det är möjligt att skriva "eller motsvarande" för att inte exkludera personer med utländsk examen eller erfarenhet som kan vara minst lika värdefull.

Var tydlig Försäkra dig om att dina krav och arbetsuppgifter är lätta att förstå för någon som inte redan arbetar för ditt företag. Vissa annonser har så mycket företagsjargong att det blir svårt för sökanden att förstå om de är kvalificerade. Detta leder till att många som inte uppfyller kraven söker ändå. Om du är osäker på om du har inkluderat företagsspråk, låt en vän eller någon inom HR titta igenom din annons för feedback.

Var precis Skriv inte att du behöver en ”personaladministratör med kunskap om förmåner” om du behöver en expert

Toolkit inkl verktyg.indd 18

inom löner. Och om du behöver en assistent med stor erfarenhet av att organisera omfattande företagskonvent, skriv inte ”planera events”, då detta lika gärna kan betyda planeringen av företagets årliga picknick.

En enkel mall för att skriva jobbannons • • • • • • • •

Vilka arbetsuppgifter innebär tjänsten? Vad krävs av kandidaten erfarenhetsmässigt? Vilken typ av personlighet bör kandidaten ha? Vad är meriterande för tjänsten? Varför ska man arbeta för er? Finns där utvecklingsmöjligheter? Vem ska personen rapportera till/arbeta med? Vilka förmåner finns där?

Källor: http://blogg.roirecruit.se/?p=430; http://recruiter.monster.se/hr/ hr-best-practices/rekrytering-anstallning-rad/kandidatanskaffning/attskriva-effektiva-platsannonser-for-Internet.aspx

Tips! Undvik klyschfällorna Är du en spindel i nätet som trivs med många bollar i luften och samtidigt en doer som får saker att hända? Du har säkert läst formuleringarna förut och säkert funderat på vad en spindel i nätet faktiskt innebär. Precis som slarv gör klyschorna att man lätt tappar intresse. Dessutom sticker inte annonsen ut när du som alla andra använder mycket klyschor. Försök istället att använda synonymer, beskriva varför man skall ha vissa typer av egenskaper och uttryck dig på ett sätt som känns mer träffande för rätt kandidat. Om du får skrivkramp så är www.synonym.se en underskattad sida! Källa: Malin Sterner, http://blogg.academicwork.se/2013/09/saskriver-du-en-jobbannons/

5/7/2014 12:19:06 PM

TOOLKIT Rekrytering INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

URVAL & FÖRSTA GALLRING Vid urvalet av kandidater är det första steget att sortera bort de som inte uppfyller grundkraven. Har man lyckats väl i själva sökprocessen bör antalet ansökningar vara hanterligt. När det gäller chefstjänster brukar antalet inte vara alltför omfattande. Ju bättre kravspecifikation och annons, desto lättare blir det första urvalet. Bestäm redan när kravprofilen tas fram vilka kriterier som väger tyngst. Vilka kriterier måste vara uppfyllda? Vilka kriterier är dessutom önskvärda? Försök att inte väga in eventuella personliga egenskaper på detta stadium.

Grovgallring och en första sortering Urvalsarbetet startar med en grovgallring utifrån de grundläggande kraven i kravprofilen. Det är en fördel om två eller fler personer oberoende av varandra gör en grovgallring, även om ni utgår från samma kravprofil. Har du möjlighet att träffa ett större antal kandidater för en första intervju så är det bra. Ett vanligt sätt att sortera ansökningarna är att plocka ut tre grupper, de som lever upp till kraven och är intressanta att träffa för en första intervju, en grupp med dem som inte riktigt fyller kraven men som du kan återkomma till om det behövs, och slutligen de som inte alls uppfyller kraven.

Några framgångsfaktorer för att lyckas i urvalsarbetet: • en genomarbetad kravprofil före start • ett systematiskt urval i flera steg • kandidaterna utvärderas i förhållande till kravprofilen • du medverkar själv i rekryteringen • en väl planerad introduktion.

Toolkit inkl verktyg.indd 19

Hantera ansökningarna konfidentiellt Att söka nytt jobb innebär att lämna ut personliga uppgifter. Behandla därför ansökningshandlingarna konfidentiellt, till exempel genom att förvara dem så att obehöriga inte kommer åt dem, och var restriktiv med att sprida kopior. Ta heller inte referenser innan du varit i kontakt med den sökande.

Bekräfta ansökan Ge alla sökande en bekräftelse på att deras ansökan kommit fram. Bekräftelsen kommer att bespara dig många telefonsamtal och ger ett professionellt intryck. Så snart du fått en ansökan svara via e-post eller med ett kort brev. Skriv till exempel "Tack för din ansökan. Vi räknar med att höra av oss inom x veckor". Källa: Stepstone

Trend Socialt CV De flesta organisationer kräver fortfarande att de som söker jobb lämnar in ett komplett CV, men då Twitterflöden, Facebookuppdateringar och Pinterestboards avslöjar användarnas personlighetsdrag, kompetenser och värderingar, har CV:n och skrivna brev på vissa håll börjat att betraktas som gammaldags och intetsägande. Det finns verktyg (exempelvis Thesocialcv och Talent bin) som automatiskt sammanställer en persons profiler, aktiviteter och inlägg på nätet till ett socialt CV. Källa: Michelle Rea, Social Honesty

5/7/2014 12:19:06 PM

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

TOOLKIT Rekrytering

Exempel: Key Solutions skiftar tid från CV-läsning till fler intervjuer Säljbolaget Key Solutions är ett av de företag som valt bort traditionella CV:n och ansökningsbrev till förmån för en kort beskrivning av kandidatens bakgrund och drivkrafter. Efter att tidigare ha välkomnat traditionella jobbansökningar strukturerade man för ett par år sedan om sin rekryteringsprocess. Man bestämde sig då istället för att be kandidater att kortfattat beskriva sig själva och sina drivkrafter i karriären. Key Solutions rekryteringsmodell bygger på att de hellre ger jobbsökare chansen att ge prov på sin personlighet och visa vad de går för på en anställningsintervju än via ett ansökningsbrev och ett CV. - Vid varje rekryteringstillfälle får vi cirka 200-500 ansökningar, och trots att söktrycket är relativt högt så försöker vi träffa de flesta arbetssökande för en personlig intervju. Detta efter vi gjort en bedömning för hur vi tror att de kan trivas hos oss – oavsett tidigare arbetslivserfarenhet. Det viktigaste för att vi ska kunna ge de sökande förutsättningarna för att lyckas hos oss är att de är drivna att jobba, och att de känner sig hemma i vår företagskultur, säger Theresa Flodman på Key Solutions. Samtidigt framhåller hon att den i första hand lämpar sig för vissa typer av yrken, företrädesvis försäljnings- och servicerelaterade yrken samt positioner där individens målsättningar, personlighet, driv och motivation spelar stor roll. När kraven på formella meriter är höga kan en traditionell rekryteringsprocess vara bäst lämpad. - Vi lägger hellre den tid det tar att läsa igenom CV:n och ansökningsbrev på att träffa och få en möjlighet att intervjua så många kandidater som möjligt. Hos oss har många jobbsökare som på många arbetsplatser skulle sorterats bort redan i första steget i en ansökningsprocess fått chansen att visa vad de går för. Företag som lägger för stor vikt vid ansökningsbrev och CV:n riskerar att gå miste om duktiga presumtiva medarbetare med stor utvecklingspotential, säger Theresa Flodman. http://www.foretagande.se/de-lagger-tonvikten-pa-individens-drivkrafter-nar-de-rekryterar/

Toolkit inkl verktyg.indd 20

5/7/2014 12:19:06 PM

TOOLKIT Rekrytering INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

ANSTÄLLNINGSINTERVJUN Oerhört mycket information finns att hämta från en anställningsintervju. Här kan inskickade uppgifter förtydligas eller kompletteras, den sökandes förmåga att reflektera och kommunicera prövas och en mer personlig relation börja byggas upp. Mycket finns att vinna på goda förberedelser och en strukturerad intervju. När intervjumetodiken saknar klara urvalskriterier och standardiserade frågor ökar risken för godtyckliga beslut. Ofta visar det sig också att ostrukturerade intervjuer resulterar i att det är intervjuaren som pratar mest.

Välj rätt intervjumetod Det finns idag all anledning att fundera kring vilken typ av intervju du använder dig av, beroende på vem du rekryterar och skede i urvalsprocessen.

Telefonintervjuer:

Telefonintervjuer är inte helt ovanligt som “första intervju” eftersom det sparar mycket tid, samtidigt som du får en chans att lära känna många kandidater på relativt kort tid. Fördelen är att du kan få in fler intervjuer på kortare tid och på så sätt frigöra tid för personliga möten med de mest intressanta kandidaterna. För tjänster där ett bra telefonbeteende är viktigt är detta en nyckelmetod.

Skypeintervjuer:

Liknande upplägg som telefonintervjun men med skillnaden att kontakten blir mer personlig. Både telefon- och Skypeintervjuer (eller motsvarande verktyg) är ett effektivt sätt att intervjua personer som befinner sig på annan ort.

Personliga intervjuer:

Den klassiska intervjusituationen med en eller två intervjuare. Är ni två är det bra om en av er fokuserar på att ta anteckningar.

Toolkit inkl verktyg.indd 21

Gruppintervjuer/auditions: Gruppintervjuer har blivit allt vanligare. Ibland går det till så att du ensam möter en panel av personer från företaget i fråga. Ibland går en gruppintervju till så att företaget väljer att intervjua många samtidigt. En av anledningarna till dessa är att prova hur en kandidat klarar en något mer tillspetsad situation.

Förberedelser innan intervjun Jämför era urvalskriterier enligt kravprofilen med det material som den sökande skickat in. Var finns oklarheter eller luckor? På vilka områden kan intervjun ge kompletterande information? Lägg upp en övergripande plan för intervjun, där du antecknar vad du önskar ta upp, hur prioriteringsordningen ser ut. Gör även en ungefärlig tidsplan för intervjun. Har man många kandidater att intervjua kan det finnas anledning att exakt formulera några standardfrågor i förväg. På så sätt kan en jämförelse underlättas.

Tips! Ge arbetssökanden mer information Vid en anställningsintervju upptäcker rekryterare ofta att många kandidater har begränsad kunskap om arbetsgivaren, trots att de har försökt läsa på före intervjun. Lägg därför upp ett informationspaket speciellt riktat till arbetssökanden på exempelvis hemsidan. Här kan du inkludera information om exempelvis historik, produkter, arbetsbeskrivningar, företagskultur och så vidare. Kandidaterna kommer då att kunna ställa bättre frågor om organisationen och det kommer att vara lättare att se hur de passar in.

5/7/2014 12:19:06 PM

TOOLKIT Rekrytering

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

Under intervjun Utgå ifrån att du inte kommer att minnas det som sägs. Anteckna därför allt väsentligt. I vissa fall kan det vara bra att vara två personer där en fokuserar på att ta anteckningar. Dela gärna upp dina anteckningar i två kolumner – en för faktauppgifter och en för hypoteser. I slutet av intervjun kan det vara en poäng att sammanfatta de viktigaste punkterna för den arbetssökande. Dels kan man på detta sätt rätta till missuppfattningar som uppstått, dels ger det ett professionellt intryck av att man verkligen lyssnat.

Generella tips Nedan följer några råd för hur du förändrar din nuvarande intervjuteknik till en mer öppen, ärlig dialog som fokuserar lika mycket på kandidatens behov som på ditt företags. Skapa en god stämning under intervjun. Kandidater tenderar att anförtro sig till och lita på välvilliga, snarare än dömande, intervjuare. Du har därmed större möjlighet att få ärliga svar. Behåll kontrollen. Följ din egen agenda istället för att utgå ifrån kandidatens CV när du intervjuar. Gör ingen stor sak av misslyckanden eller tillkortakommanden. När du inte överreagerar kommer kandidaten att samarbeta i större utsträckning. Om en kandidat erkänner att han eller hon inte lyckades vid något tillfälle kan du säga: ”Vi gör alla misstag” och fråga: ”Vad lärde du dig från det?” Använd kandidatens tidigare chefer eller kollegor i intervjun. Säg till exempel: ”Om jag ringde din tidi-

Tips! Säg till när tiden för anställningsintervjun börjar ta slut. Ofta kommer kandidater med viktiga frågor och påståenden mot slutet när de vant sig vid situationen och känner sig avslappnade. Källa: Inc. Magazine

gare chef, hur skulle han eller hon beskriva ditt arbetsresultat?” Att be kandidaten citera sin tidigare chef gör det svårt för denne att ändra eller vinkla chefens omdöme. Det blir med andra ord en mer pålitlig referenskontroll. Sök anledningen till tidigare uppsägningar. Det skäl man anger för att ha lämnat ett tidigare företag ska uppfyllas av nästa företag i personens CV. Kan positionen på ditt företag på kort och lång sikt uppfylla de krav och förväntningar den här personen har på nästa jobb? Ett exempel på en bra fråga att ställa är: ”Om du skulle få det här jobbet idag hur skulle du beskriva det för en presumtiv ny arbetsgivare om fem år?” Var uppmärksam på horisontella förflyttningar. Om din kandidat flyttar från ett arbete på motsvarande nivå som det du erbjuder bör du vara särskilt uppmärksam på skälen. Rätt för båda parter. Om det ensidigt skulle vara rätt för ditt företag och du ser att det långsiktigt inte är rätt för kandidaten bör du ta ditt ansvar och sätta personen på rätt spår.

Kompetensbaserade intervjuer Kompetensbaserade intervjuer är just vad det heter. Man söker i intervjun efter just de kompetenser hos kandidaten som man har beskrivit i kravprofilen till tjänsten. Att göra en bra kravprofil är A och O. När man är klar över vad man söker så utformar man intervjun efter detta. Man har samma frågor till alla kandidater som man träffar. Allt för att det ska bli så objektivt och rättvisande som möjligt. Om till exempel samarbetsförmåga är en viktig kompetens som man efterfrågar, då ber man kandidaten beskriva en situation, där just dennes samarbetsförmåga satts på prov. Kandidaten beskriver vad som hände, hur hon/han agerade och vad som blev resultatet. På så sätt får man ta del av hur kandidaten agerat tidigare och hur hon/han använt sin kompetens. Det blir inga hypotetiska frågor utan frågorna baseras på de erfarenheter kandidaten har. Fördelen med denna modell är att du som intervjuar får ta del av hur kandidaten de facto gjorde, och så kommer denne förmodligen göra igen. Vi människor tenderar ju att göra på samma sätt och då är det troligt att agerandet kommer att upprepa sig. Källa:Experttips från Johan Frisö, tidigare ledarskapsutvecklare på Ledarna

Toolkit inkl verktyg.indd 22

5/7/2014 12:19:06 PM

TOOLKIT Rekrytering INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

Var ärlig och lyckas bättre med rekryteringen För att säkerställa att rekryteringen börjar rätt måste man se till att ge en realistisk första beskrivning av jobbet. För att komma fram till en så objektiv bild som möjligt kan man fundera på frågor som hur beslut fattas i organisationen och hur mycket befogenheter respektive ansvar de anställda har. Relationer är också utmärkande för en kultur; hur samverkar individer i företaget, hur god är stämningen mellan de anställda?

Se upp för den klassiska fällan En mycket vanlig mental fälla är halo-effekten, det vill säga att man som intervjuare låter sig styras av någon enskild faktor som sedan får överskugga allt annat. Otaliga undersökningar visar också att intervjuaren ofta fattar ett beslut inom några minuter – för att sen använda resten av intervjutiden till att rättfärdiga beslutet för sig själv. Graden av likhet mellan intervjuaren och den arbetssökande kan också vara en källa till bekymmer. Människor som påminner om oss själva behandlar vi helt enkelt bättre än människor som är avvikande från oss själva.

Direkt efter intervjun Omedelbart efter intervjun bör man sen på egen hand utveckla sina anteckningar. På så sätt säkrar man informationen medan den är färsk. Samtidigt kan man med detta upplägg begränsa sina anteckningar under själva mötet till stödord. Därmed uppnås en bättre samtalsmiljö. Källor: The interviewer´s edge, www.interviewedge.com; Personal:Rekrytering Magazine; HR Magazine

Tips! Glöm inte bort att tala om för den sökande vem du är som chef. Berätta om dina mål och dina metoder för att nå dessa. Då kan kandidaten ta ställning till om hon/han vill jobba med dig.

Tips Döm inte efter första intrycket.

Vi har alla träffat dem, personer som inte ger ett bra första intryck men i slutändan är mycket bra anställda. För att försäkra dig om att du inte missar de här oslipade diamanterna, håll inne med din dom tills du har fått chansen att ordentligt värdera kandidatens förmåga och potential.

Lyssna. Om du pratar för mycket under en intervju, kommer du inte att få tillräckligt med information för att kunna avgöra vilken kandidat som är bäst eller avgöra deras sanna kompetens. En generell riktlinje är att spendera 80 % av din tid till att lyssna och bara 20 % till att prata. Inbjud till att kandidaterna ställer frågor. Det här kan vara den mest värdefulla delen av en intervju. Varför vill de vara här – är det jobbets utmaning, fördelar inom branschen eller något specifikt inom ditt företag? Eller är kandidaten fixerad vid lön, förmåner och ledig tid? Om kandidaten inte har några frågor bör du ägna det en extra tanke. Speciellt om det är en lite äldre kandidat. Skriv ner vad kandidaten undrar, och se till att följa upp det om du inte har svar direkt.

Fördjupa frågorna när färre kandidater finns kvar. Efterföljande intervjuer med finalister är värdefulla möjligheter att lära sig mer om dem. Överväg att lägga till “visa mig” övningar såsom övningar i strategisk planering eller “berätta för mig vad du gör” aktiviteter som medför en riktig utmaning för kandidaten. Källor: http://recruiter.monster.se/hr/hr-best-practices/ rekrytering-anstallning-rad/granska-kandidater/vad-ska-enanstallningsintervju-besta-av.aspx; http://www.karriarguiden.se/ blogg/sv/forbered-dig-infor-case-intervjun-telefonintervjun-ochgruppintervjun/

Källa: Insightlab

Toolkit inkl verktyg.indd 23

5/7/2014 12:19:06 PM

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

TOOLKIT Rekrytering

Tips! Uppdatera din egen profil i sociala medier Kandidaten kollar upp dig och du har rätt att kolla upp honom eller henne. Självklart kollar du på deras Facebook och LinkedIn -sidor – de har säkert redan gjort det med dig och skulle nog bli förvånade om du nekar till det. Du anställer ju inte bara en person, du får även tillgång till dennes nätverk och vice versa. På en föreläsning med Jacqueline Kothbauer (Mediababe) på Folkuniversitetet i Stockholm i augusti 2012 visade hon ett exempel på en konversation som ägt rum mellan en kandidat och en högt uppsatt chef på ett globalt kommunikationsföretag som anser sig ligga i teknikens framkant – innovativa och professionella. – Your profile on LinkedIn looks funny… – How do you mean? – Well… there is no picture, some misspellings and it has not been really updated lately… – I haven’t really thought about it … I’ve been here for the last ten years and I haven’t bothered to update my profi le since my career is quite successful and I have no plans on changing job in the near future … Funny that you mention that – it should have been me asking you… Konversationen ovan visar på vikten av att dina egna anställdas LinkedIn-sidor behöver vara uppdaterade och fräscha då dina kandidater såklart går in och kikar före intervjun vem de ska träffa och vad denne har för erfarenheter m.m. Kandidaten i exemplet ovan fi ck sin intervjuare lite ur fattning och han insåg snabbt att det blir inte trovärdigt att tala om deras konkurrensfördelar som arbetsgivare när de inte själva lever upp till vad de säger att de gör för sina kunder – hjälper dem att kommunicera i moderna kanaler. Walk the talk. Källa: Employer branding – Allt du behöver veta för att bli en attraktiv arbetsgivare. Anna Dyhre & Anders Parment, Liber 2013

Toolkit inkl verktyg.indd 24

5/7/2014 12:19:07 PM

TOOLKIT Rekrytering INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

REFERENSTAGNING En mycket viktig del i rekryteringsprocessen är referenstagning. Den ska bland annat verifiera anställningsperiod, position och arbetsuppgifter. Men du ska framför allt försöka bilda dig en bättre uppfattning om kandidatens styrkor och svagheter. Låt inte din uppfattning om kandidaten från tidigare intervjuer och dylikt färga konversationen. Be eventuellt referenspersonen om ytterligare personer som kan vara relevanta att diskutera kandidaten med. Använd gärna ett bedömningsformulär för att se vad man har för lite information om. Att ta referenser är ett sätt att få utökad information om personen, men även att få bekräftat att den bedömning man själv gjort vid intervjutillfället är riktig. Har man gjort en noggrann kravprofil och stämt av den mot intervju och arbetsprover så är det lätt att se på vilka områden man inte fått svar. Genom att fråga referenten om dessa områden kan bilden kompletteras. Referenstagningar ska dokumenteras skriftligt och systematiskt. Se till att du får referenspersoner som har en egen erfarenhet av vad den sökande presterar på jobbet och hur hon fungerar på arbetsplatsen. Ta aldrig referenser om den sökande inte sagt att det är okej. Det är endast i undantagsfall du kan ta den typen av referenser hos den sökandes nuvarande arbetsgivare.

Att tänka på när du ringer en referensperson • ta reda på vilken relation referenten har till den sökande • vara väl förberedd • ha en checklista med frågor • kontrollera att referenten har tid att prata och kan tala ostört • inleda neutralt för att försöka skapa kontakt – be till exempel om ett spontant omdöme om den sökande och blir efterhand mer och mer konkret i dina frågor • be om exempel på situationer där den sökande utmärkt sig på olika sätt • följa upp svaren, genom att till exempel fråga "Vad var det som var så bra?" eller "Vad var det som du

Toolkit inkl verktyg.indd 25

var nöjd med?" • lyssna – våga vara tyst och vänta • gärna ta referenser från flera olika håll • vara aktsam för att inte bara höra "det du vill höra"

Förslag till frågor vid referenskontrollen För dig som rekryterar är det värdefullt att få veta hur en kandidat har fungerat på en tidigare arbetsplats. Förutom att verifiera anställningsperiod, position och arbetsuppgifter kan följande frågor ge dig en bättre uppfattning om kandidaten: • Varför lämnade X din organisation? • Vilka är X:s starka sidor och främsta åstadkommanden? • Hur skulle du betygsätta X:s generella arbetsprestation på en skala från 1-10? • Hur relaterade X till sina kollegor, chefer, kunder och samarbetspartners? • Är X en lagspelare? • Hur hanterar X konflikter? • Vilka områden anser du att X borde arbeta med att förbättra? • Är X pålitlig beträffande att passa tider, hålla deadlines och genomföra åtaganden? • Har X några vanor som påverkar arbetet – positivt som negativt? • Beskriv den position X söker och fråga referenspersonen om han eller hon anser att X är lämplig för denna, samt be om en motivering till svaret. • Vilket är det bästa sättet att arbeta med/leda X för att maximera hans eller hennes talang och förmågor? • Skulle du återanställa X? Försök att vara objektiv när du ställer frågorna. Låt inte din uppfattning om kandidaten från tidigare intervjuer och dylikt färga konversationen. Be eventuellt referenspersonen om namn och telefonnummer till ytterligare personer som kan vara relevanta att diskutera kandidaten med.

5/7/2014 12:19:07 PM

TOOLKIT Rekrytering

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

Undvik de 5 vanligaste misstagen Rekryteringsföretaget Monster har identifierat de fem vanligaste misstagen rekryterare, arbetsgivare och alla andra som är inblandade i anställningsprocessen gör när det kommer till referenser:

1. Att inte kolla alls. Det kan verka konstigt, men många arbetsgivare kollar inte referenser alls. Det är viktigt att noggrant kolla referenser för alla aktuella kandidater.

2. Att inte vara konsekvent. Det här är en av de farligaste delarna i anställningsprocessen. Det finns arbetsgivare som kollar referenser på vissa kandidater men inte på andra. Detta betyder inte att man behöver ha en lika omfattande koll på alla positioner, men någon form av koll bör göras på alla kandidater.

3. Att vänta till sista steget i processen. Referenser bör tas mycket tidigare i processen än vad arbetsgivare oftast gör. Så fort de två eller tre bästa kandidaterna har blivit identifierade genom genomgång av meritförteckningar och intervjuer ska man kolla upp referenserna. Detta innan man överväger att erbjuda

Tips! Be om de referenser du vill ha!

ett jobb. Om referensen bekräftar en kandidats kunskaper, erfarenhet och förmågor, genomför då en följdintervju med den vetskapen i åtanke.

4. Att inte ta referenser från någon som jobbat direkt med kandidaten. Arbetsgivare tar ofta för givet att de referenser de får i kandidatens meritförteckning är de enda som är tillgängliga. Arbetsgivare har rätt att kräva den typ av referens de vill ha, inte bara den kandidaten vill att de ska ha. Varje arbetsgivare bör insistera på att kandidaten tillhandahåller namnen på åtminstone en chef, en kollega på samma nivå och en underordnad. Den mixen kanske inte alltid är möjlig, men poängen är att arbetsgivaren ska tala med människor som faktiskt har arbetat med kandidaten dagligen de senaste fem till sju åren.

5. Att ställa ledande frågor och att inte ställa följdfrågor. Många arbetsgivare frågar bara referenser arbetsrelaterade frågor som inte kräver mer än ett ja eller nej. Istället för att fråga “Var Kalle duktig på sitt jobb?” borde de fråga “Hur skulle du beskriva Kalles prestation på jobbet?” Ett annat problem är att arbetsgivare inte ställer rätt följdfrågor. Om en referens säger att Anna var den bästa anställda företaget någonsin haft, skulle väldigt få ta det till nästa steg och fråga “Kan du beskriva varför hennes prestationer var så bra?”. Källa: http://recruiter.monster.se/hr/hr-best-practices/rekrytering-anstallning-rad/granska-kandidater/fem-misstag-vid-referenstagning.aspx

Bakgrundskontroller

Sitt inte och klaga över att kandidaten kan välja partiska referenser – ta kontroll över situationen genom att specificera vad du förväntar dig! Det är exempelvis inget fel med att be om en överordnad och en underordnad, eller att kräva att du får ta kontakt med kandidatens nuvarande eller senaste chef. Genom att säga rakt på sak redan i förväg vem du skulle vilja prata med banar du väg för en ärlig relation samtidigt som du ser till att få ut så mycket som möjligt av referenstagningen.

Till vissa befattningar och yrkeskategorier kan det vara extra viktigt och ibland till och med krav på att undersöka olika omständigheter i den sökandes bakgrund. En bakgrundskontroll kan utgöras av:

Källa: Stepstone; http://www.ledarna.se/sv/Chefsguider/ Rekrytering/Urvalsprocess/

Källor: Stiftelsen för tillämpad psykologi; Perssonal:Manual Rekrytering, Insightlab AB

Toolkit inkl verktyg.indd 26

• • • • •

Hälsokontroll Drogtester Kreditupplysning Utdrag ur brottsregistret Sjukupplysning från Försäkringskassan

5/7/2014 12:19:07 PM

TOOLKIT Rekrytering INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

TESTER & ASSESSMENT CENTERS Vid tillsättning av vissa nyckelbefattningar, chefer eller specialister är det ofta värdefullt att komplettera intervjuer och referenser med tester. På marknaden finns ett stort antal test som utförs hos rekryteringsföretag eller en annan typ av test som egen personal kan skaffa en certifiering för att genomföra. Testen kan mäta olika förmågor och olika personlighet. Om man ska använda test av något slag är det viktigt att undersöka noga vad det är man vill mäta. Att få en personlighetsprofil på en kandidat kan ha ytterst lite värde om man inte är helt säker på vilken personlighet som passar för det aktuella jobbet. Generellt sett kan man dela in olika tester i tre områden: Test av specifik förmåga. Utvärderar språkkunskaper, matematisk förmåga, verbal och spatial perception och så vidare. Intelligenstest. Mäter analytisk förmåga mm. Personlighetstest. De kan antingen vara mer allmänna eller test inriktade på specifika personlighetsdrag såsom: • Plikttrogenhet, förmåga att med organisation, uthållighet och motivation arbeta målorienterat. • Ambitionsnivå, sällskaplighet/gruppkänsla samt hur utåtriktad vederbörande är. • Emotionell stabilitet. • Flexibilitet och öppenhet inför nya idéer och erfarenheter. • Social smidighet/talang.

Generellt om tester Det finns studier som visar på personlighetsfaktorer som goda prognosfaktorer och andra studier som visar på att begåvningsfaktorerna ger det bästa prognosvärdet. Prognos om prestation utifrån ett test är inte en självklarhet och studier visar på motstridiga resultat. Stiftelsen för tillämpad psykologi (STP) certifierar test och en ISO-certifiering är på gång.

Toolkit inkl verktyg.indd 27

De certifierade testen bygger i allmänhet på en vetenskaplig grund. Problemet är ofta att vi inte vet vilka personligheter eller begåvningsfaktorer som är bäst för ett speciellt arbetsområde. En form av arbetsprover har utvecklats främst för chefsrekrytering. Detta är ett assessment center i verklighetsnära miljö. Detta instrument har visat sig ha en god prognos.

Att tänka på när du använder tester Du måste veta vad du ska leta efter. Varje arbete kan sägas ha sin egen personlighet och det gäller att ta reda på vilka egenskaper som passar till den aktuella uppgiften. Lita inte på stereotyper – studera istället dina bästa anställda. Beakta också organisationens mål inför framtiden. Utveckla sedan en profil över hur en framgångsrik medarbetare ser ut. Välj test noga. Finns det över huvud taget ett test på marknaden som mäter det du är ute efter? När man väl valt test kan det vara en bra metod att ytterligare putsa på den önskvärda profilen. Detta kan åstadkommas genom att man låter sina bästa medarbetare genomgå testet för att leta efter gemensamma nämnare. Se upp med diskriminering. Testet måste vara konstruerat så att inte individer automatiskt missgynnas på grund av egenskaper såsom kön eller etniskt ursprung. Överdriv inte testets betydelse. Ingen enskild personlighetstyp är konsekvent förknippad med framgång respektive bakslag. Tolka inte resultaten som godkänd/underkänd. Ha gärna olika poänggränser – men följ dem inte slaviskt. Personlighetstester i sig själva har generellt lågt värde. De bör ses som ett verktyg bland andra och vägas mot andra iakttagelser. Tester kräver att kompetens finns i organisationen för att bedöma resultaten. Alternativt kan hjälp tas in utifrån.

5/7/2014 12:19:07 PM

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

Att genomföra tester ställer krav på hög etisk nivå. Hur behandlas och förmedlas resultaten? Testerna måste vara matchade mot vad man vill testa. Ofta använder företag slentrianmässigt samma test i olika situationer. Våga använda begåvningstester. Överdriver man inte betydelsen av dessa, utan ser dem som en liten del av en helhet och sköter testerna proffsigt är de eventuella problemen försumbara. Glöm inte organisationen. Tänk på att inte bara matcha personlighet med arbetsuppgifter, utan även med hela organisationen.

Arbetsprover och assessment center Att försätta kandidater i arbetsliknande situationer och observera hur de hanterar olika uppgifter är i många fall det mest effektiva rekryteringsverktyget. Hos den amerikanska flygplanstillverkaren Cessna kan kandidater som söker chefstjänster simulera en arbetsdag i ett konstgjort kontor. Under dagen får de lösa olika uppgifter, allt ifrån att hantera fiktiva telefonsamtal från missnöjda kunder till att leda ett budgetmöte. I assessment i verklighetsnära miljö försöker man skapa de situationer där det krävs att blivande chefen ska fungera på ett bra men inte ett bestämt sätt, då det kan finnas olika vägar som är ”bra”.

Toolkit inkl verktyg.indd 28

TOOLKIT Rekrytering

Checklista vid tester • Försäkra dig om att testet verkligen mäter de kritiska kompetenser/faktorer som är relevanta i sammanhanget. • Försäkra dig om att de som ansvarar för/ska genomföra testet på kandidaterna är utbildade och väl insatta. • Informera i förväg samtliga kandidater om testet. Försäkra dig om att alla kandidater vet exakt hur testet kommer att användas och vilka som kommer att se testresultatet. • Följ uppsatta rutiner för genomförandet av testet för att säkerställa att alla behandlas lika. • Säkerställ att samtliga kandidater får feedback på testresultatet av behöriga personer. • Försäkra konfidentialitet. Om information ska ges till tredje part måste kandidaten först godkänna detta.

5/7/2014 12:19:07 PM

TOOLKIT Rekrytering INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

ANSTÄLLNINGSERBJUDANDET På en konkurrensutsatt arbetsmarknad räcker det oftast inte med att bara erbjuda någon ett jobb för att de ska ta det. Den avslutande delen av rekryteringsprocessen kan ibland vara den mest komplexa. Det handlar alltså inte bara om att välja de bästa, de måste även välja dig.

Agera snabbt Väntar du för länge med ett erbjudande kan du riskera att förlora den bästa kandidaten. Avsluta snabbt, det visar hur gärna du vill anställa personen och att du tänker snabbt och respekterar kandidatens tid. En lång och utdragen rekrytering kan ge kandidaten anledning att tro att du inte kan bestämma dig – det är inte den sortens organisation som någon vill arbeta för.

Lägg erbjudandet rätt Innan du ger dig in i en förhandling, ta reda på lönetrenderna som råder för tillfället. Det erbjudande du presenterar måste vara rättvist gentemot kandidaten och i linje med standarden i din bransch och inom ditt företag. Du kan till exempel gå igenom lönechecken på Monster.se för att få en uppfattning om vad liknande företag erbjuder i form av lön och förmåner, lönechecken är baserad på verkliga personers lämnade löneuppgifter. Fackförbund och arbetsgivarorganisationer brukar också regelbundet utföra löneundersökningar som du kan använda dig av.

Var kreativ i din kompensation Många små företag har svårt att konkurrera med enbart lönen. Om du inte kan erbjuda en hög ingångslön finns det andra finansiella incitament som till exempel aktier och optioner, vinstdelning och bonus. Fler och fler kandidater, speciellt de som vill arbeta för små företag, kan lockas med livsstilsrelaterade förmåner som hjälper dem balansera arbetslivet med privatlivet, såsom flextid och distansarbete.

Säg det först, skriv ner det sen

erbjudandet personligen; du kan då lätt förklara alla aspekter av ditt löne- och förmånspaket samtidigt som kandidaten kan få svar på de eventuella frågor som finns. Undvik de missförstånd som kan inträffa genom att även formulera ditt erbjudande skriftligen. Tillsammans med ingångslönen, inkludera detaljer som titel, arbetsuppgifter, arbetsplacering etc. Försäkra dig själv om att du inte lovar mer än du kan leverera.

Stanna upp i tid Alla kandidater kommer inte att fastna för ditt erbjudande. Vissa kan verka tveksamma som en del i förhandlingstaktiken, de tror att deras tveksamhet kommer få dig att presentera ett ännu bättre erbjudande. Andra kanske bara är osäkra på huruvida tjänsten är helt rätt. Försök avgöra vad som är den verkliga anledningen till tveksamheten. Tänk på att det kan få negativa konsekvenser om du anstränger dig för hårt för att anställa en person som har starka tveksamheter till att ta jobbet, det finns en risk för att personen kommer på andra tankar och lämnar anställningen efter bara några månader. Källa: http://recruiter.monster.se/hr/hr-best-practices/rekrytering-anstallningrad/kandidatanskaffning/anstallning-ge-ett-anstallningserbjudande.aspx

Tacka nej på rätt sätt Att tacka nej är en konst i sig. De flesta sökande reagerar starkt negativt på att inte få svar inom rimlig tid. Ge svar inom 2-3 veckor för att inte tappa kandidater och för att inte verka oprofessionella. Alla som har sökt tjänsten bör få besked, gärna i form av brev eller e-post. Sena nej tack-brev i kombination med en otydlig motivering uppfattas i regel mycket negativt. Nej tack-brevet bör även innehålla tydlig information om varför kandidaten inte fick jobbet. De personer som har gått långt i urvalsprocessen bör få besked per telefon. Källor: The Manager’s Intelligence Report

Generellt sett är det bättre att framföra anställnings© InsightLab

Toolkit inkl verktyg.indd 29

5/7/2014 12:19:07 PM

TOOLKIT Rekrytering

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

INTRODUKTION AV NYA MEDARBETARE Undersökningar visar att uppemot hälften av alla nyanställda inte lever upp till förväntningarna eller till och med slutar inom de första månaderna efter anställning. Inte sällan är det brister i introduktionen som ligger bakom dessa misslyckanden. I många fall är det förväntningar som upplevs inte möts, antingen av den nyanställde eller av arbetsgivaren. En ärlig, interaktiv och öppen anställningsprocess lägger med andra ord grunden till en framgångsrik introduktion. Rätt introduktion är inte bara viktigt för helt nyanställda, även personer som byter arbetsuppgifter internt behöver introduktion i sin nya miljö och nya arbetsuppgifter.

Skilj på orientering och introduktion/onboarding En bra introduktion innehåller många olika moment. Det kan vara värdefullt att skilja mellan orientering och introduktion, det som på engelska kallas onboarding. Orienteringen kan sägas inkludera alla formella delar som handlar om arbetsinnehåll, fakta om verksamheten, arbetstider, nycklar, passerkort, förmåner och annan formalia. Introduktionsdelen handlar om hur personen ifråga välkomnas in i och förstår kulturen och människorna i organisationen. En fallgrop i många introduktionsprogram är att de lägger för stort fokus på formalia, inläsning och fakta de första dagarna och för lite på de sociala bitarna, själva introduktionen.

Orientering En del organisationer väljer att lösa orienteringen kring formalia redan innan tillträde för att en så stor del av tiden efter tillträde kan läggas på interaktion med kollegor och på att förstå kulturen och arbetssätt. Naturligtvis kan även delar som handlar om kultur, vision och värderingar introduceras även i detta skede. 30

Toolkit inkl verktyg.indd 30

Bra delar att ha med i orienteringen Policys och rutiner • Befattningsbeskrivning • Beskrivning av lön, försäkringar, eventuell bonus och förmåner • Övertidspolicy • Semesterregler • Speciella dagar när gemensamma aktiviteter är bokade som exempelvis konferenser, firmafester och kick-off Det dagliga arbetet • Arbetstider • Rutiner för tidrapportering • Information om teknisk utrustning och vilka programvaror ni använder • Användande av gemensamhetsutrymmen • Policy avseende rökning • Användande av företagets resurser och lokaler för personliga ändamål Säkerhetsrutiner och arbetsmiljö • Policy för hur telefonen, datorer mm får användas • Nycklar och passerkort • Information om larm, brandsäkerhet och andra säkerhetsfrågor • Information om resurser kring hälsa och arbetsmiljö • Rutiner vid eventuell sjukdom Fakta om verksamheten och historik • Företagets historia • Fakta om verksamheten, era produkter och tjänster • Organisationsschema • Viktiga kontaktpersoner och ansvarsfördelning i organisationen

5/7/2014 12:19:07 PM

TOOLKIT Rekrytering INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

Använd ert intranät rätt En enkel lösning är att skapa en särskild del på intranätet som ger nyanställda fakta och information kring arbetsscheman, förmåner, formulär som ska fyllas i och en omfattande del med ”vanliga frågor & svar” om företaget. Genom att tillhandahålla viss information i förväg minskas stressen kring att börja ett nytt arbete som de flesta känner.

Hjälp nya medarbetare snabbt förstå de sociala spelreglerna Varje arbetsplats har en egen uppsättning skrivna och oskrivna regler. Försök att förmedla denna kunskap till nyanställda så tidigt och så tydligt som möjligt. Det kan handla om hur ni gör med personliga foton mm på arbetsplatsen, om ni brukar gå ut och äta lunch eller om de flesta tar med själva, om några spelar innebandy varje fredag och så vidare. Att dyka upp i nystruken skjorta och slips en fredag när alla andra har ”casual Friday” kan kännas pinsamt.

Prioritera relationer och det sociala Undvik som sagt att göra den första tiden alltför tung vad gäller inläsning och ifyllande av papper med mera. Prioritera istället relationer med kollegor. Ett bra sätt är

Toolkit inkl verktyg.indd 31

att använda er av någon form av faddersystem där en kollega får särskilt ansvar för att introducera personen till andra och att berätta om hur allt fungerar och svara på frågor. Involvera rätt människor och ge utrymme för nätverkande. Några frågor som behöver tydliga svar är: • Vilka ska var och en av de nyanställda jobba med? • Vilka formella och informella nätverk kommer påverka en nyanställds framgång? • Vilka ämnesexperter kan få en nyanställd att snabbt bli uppdaterad? • Vem ska coacha eller vara varje nyanställds mentor? • När och hur ska ledare involveras?

Portionera ut introduktionen över tid Ett vanligt misstag vid introduktioner är att försöka klämma in för mycket på kort tid. Risken är att den nyanställde känner sig överväldigad av all information. Ett företag som tagit fasta på det kloka i att fördela information och aktiviteter över en längre tid är det amerikanska företaget Edgewood Tool and Manufacturing. Här får varje chef som anställt en ny medarbetare i uppgift att formulera en introduktion som spänner över ett halvår eller 120 dagar. Uppgiften är att lägga in en ny aktivitet eller uppgift varje dag – alltifrån att se en presentationsvideo eller fylla i ett formulär till att äta lunch med högste chefen eller träffa den som är ansvarig för kundservice.

5/7/2014 12:19:08 PM

TOOLKIT Rekrytering

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

Lägg in konkreta arbetsuppgifter tidigt

Exempel

Tvådagars ”död genom Powerpoint” är en bra sammanfattning av traditionella och dåliga introduktionsprogram. Bra program förstärker istället nyanställdas upplevelse av att ha fattat rätt beslut vad gäller arbetsgivare och gör dem införstådda med verksamheten och produktiva. Nyanställda vill som regel framför allt komma igång och arbeta men de vill även snabbt känna att de passar in. Fokus bör därför ligga på självständighet, tydlighet och nätverkande, vilket gör att de snabbare kan ta eget ansvar i sina roller.

Drexel Building Supplies’ handfasta introduktionsprogram i fyra steg

Följ upp de nyanställdas intryck

2. Alla nyanställda får ett personligt visitkort med Drexels 10 kärnvärderingar på ena sidan. Att värderingarna står på visitkorten innebär att de även förmedlas vidare till företagets kunder.

Ta reda på hur era nyanställda har upplevt sin första tid hos er. Det finns en mängd frågor som kan hjälpa er utveckla både rekryteringsprocessen och verksamheten. Vilka förväntningar gick de in med? Vilka har infriats eller överträffats och vilka har inte mötts? Vad har varit uppskattat respektive svårt under introduktionsperioden? Är det något de har saknat? Hur uppfattar de kulturen och sitt arbete? Skulle de rekommendera arbetsplatsen till en bekant? Varför – varför inte? Vilka funderingar och tankar har de kring sin fortsatta utveckling inom organisationen?

Toolkit inkl verktyg.indd 32

Det amerikanska bygghandelsföretaget har dubblat antalet anställda sedan 2008. En viktig del i den framgångsrika expansionen har varit deras introduktionsprogram i fyra steg: 1. Varje medarbetare, oavsett position, får börja på brädgården i och med att det är hjärtat i verksamheten.

3. Nästa steg i introduktionen som också gäller alla är att tillbringa några dagar i företagets kundtjänst med att ta emot kundsamtal. På så sätt lär sig alla snabbt vilka frågor, behov och problem kunderna har. 4. Det sista steget är att följa med vd:n Joel Fleischman ut till kundernas byggarbetsplatser och bjuda på lunch, i form av en mobil korvkiosk han kopplar till sin Van. Källa: http://thebuildnetwork.com/team-building/new-talentonboarding/

5/7/2014 12:19:08 PM

TOOLKIT Rekrytering INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

Använd er av ny teknik En av nycklarna till framgångsrika introduktioner är att de är och upplevs som flexibla och individuellt anpassade. Ett bra introduktionsprogram tar hänsyn till att vi lär oss, förstår och tar till oss information och kunskap på olika sätt och i olika takt. Ny teknik kan hjälpa till med just detta. Några tips: 1 . Spela in videobaserade välkomsthälsningar. Videos med nyckelpersoner som välkomnar nya medarbetare så snart de har accepterat ett erbjudande är ett bra och enkelt sätt att bekräfta beslutet och skapa rätt känsla för organisationen från allra första början. 2 . Skapa en särskild portal för nyanställda på ert intranät. Lägg gärna upp all orienteringsinformation här för den nyanställde att tillgå alltefter behov. Här får gärna alla eventuella dokument och handlingar som ska fyllas i ligga. Mycket av detta kan även göras innan själva tillträdesdagen. Om det dessutom finns ett system som gör det möjligt att bocka av uppgifter vartefter de slutförs underlättar det naturligtvis. 3. Låt de nyanställda snabbt få tillgång till era digitala samarbetsplattformar. Att följa olika diskussionstrådar är ofta ett snabbt och effektivt sätt att lära sig både verksamheten och förstå mer om vem som arbetar med vad. Dessa nätverk underlättar även knytandet av nya kontakter med kollegor, även på andra kontor än det egna. 4. Använd modulbaserad inlärning och e-learning. Idag finns det ett stort antal aktörer som hjälper till att skapa e-learningmoduler. Dessa kan bestå av bland annat faktatexter, videoklipp, animationer och tester. Dessa verktyg gör det lättare att själv styra sin inlärning samt för ansvariga att följa utvecklingen via bland annat stegvisa kunskapstester. Dessa system gör det även enkelt att skicka ut påminnelser till nyanställda om de moment som återstår.

Exempel SEB börjar introduktionen innan tillträde Banken SEB har hittat ett bra sätt att introducera sina nyanställda. Man utnyttjar tiden mellan det att den nyrekryterade har skrivit på sitt kontrakt och när han eller hon börjar sitt nya jobb. Ofta handlar det om en tidsrymd på ett par månader och det är ju just då som de flesta är som mest sugna på att lära känna sin nya arbetsgivare. Som nyanställd på SEB får man från och med hösten 2012 en bekräftelse på att man har gjort ett bra val genom en fysisk, grön låda: Välkommen till SEB. Det är nu, när anställningskontraktet just har undertecknats, som man kan utnyttja den starka motivation som finns hos den nya medarbetaren. Det är nu man är som mest nyfiken, säger SEB själva. I lådan ligger ett USB-minne där koncernchefen Annika Falkengren hälsar välkommen. På stickan ligger sedan ett antal filmer och intervjuer med medarbetare inom banken som berättar om olika delar av verksamheten. Dessutom ligger där en SEB-pin och boken om SEB: You are SEB. På USB-stickan finns också ett antal dialogfrågor som man kan fundera över innan man börjar. När man sedan kommer till jobbet kan man ta upp svaren med olika kollegor. Källa: Employer branding – Allt du behöver veta för att bli en attraktiv arbetsgivare. Anna Dyhre & Anders Parment, Liber 2013

5. Engagera nyanställda i företagets sociala nätverk. Har ni ett eget socialt nätverk är dessa utmärkta plattformar för att underlätta nätverkande. Vissa har med framgång skapat egna sociala grupper för just nyanställda där de kan utbyta erfarenheter och stötta varandras utveckling. Källa: http://www.workforce.com/articles/19977-onboarding-tips-andbest-practices-for-bringing-new-workers-on-board

Toolkit inkl verktyg.indd 33

5/7/2014 12:19:08 PM

VERKTYG

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

Nulägestest: Vår förmåga att rekrytera rätt personer Genomförande: Gå igenom listan över områden nedan och ange din/er spontana uppfattning om ert nuläge och förmåga påstående för påstående. Gradera från 1-5, där 1=instämmer inte alls och 5= instämmer helt och hållet. Identifiera därefter de 3-5 påståenden med högst prioritet – rekryteringsrelaterade påståenden som är mycket viktiga för er men där ni står dåligt rustade.

Utmaning Vi har en tydlig uppfattning om vilka kompetenser/personer vi behöver utifrån vår verksamhetsplan/strategi

Vårt nuläge (1-5) 1 2 3 4 5

Vi har en tydlig uppfattning om vilka kanaler som är mest effektiva för att nå ovan målgrupper 1 2 3 4 5

Toolkit inkl verktyg.indd 34

Vi har tydlig uppföljning av kostnad per rekrytering i olika kanaler

1 2 3 4 5

Vi har en tydlig uppfattning om vilka kanaler som är effektivast för att rekrytera olika typer av befattningar/personer/kompetenser

1 2 3 4 5

Vi involverar aktivt alla våra medarbetare i rekryteringsarbetet

1 2 3 4 5

Cheferna är aktivt involverade i rekryteringsarbetet

1 2 3 4 5

Våra chefer har fått träning och rätt verktyg för att kunna rekrytera effektivt

1 2 3 4 5

Våra medarbetare och chefer utvärderas och belönas utifrån hur de bidrar i rekryteringen

1 2 3 4 5

Vi får idag många spontanansökningar av rätt kvalitet

1 2 3 4 5

Många jobbansökningar kommer via referens från någon av våra medabetare

1 2 3 4 5

Vi marknadsför aktivt lediga tjänster i de sociala medier våra kandidater använder

1 2 3 4 5

Vi är aktiva på mässor, rekryteringsevents och arbetsmarknadsdagar

1 2 3 4 5

Vi erbjuder praktikplatser, sommarjobb, examensjobb osv i tillräcklig omfattning

1 2 3 4 5

Vi har en hemsida där det är lätt att hitta lediga jobb och att ansöka

1 2 3 4 5

Vår hemsida är fullt ut anpassad för mobil sökning och jobbansökningar

1 2 3 4 5

Vi har en egen rekryteringsapp

1 2 3 4 5

Vi använder effektiva urvalsverktyg för att matcha kultur/personlighet/värderingar

1 2 3 4 5

Vi mäter hur nöjda kandidaterna är med rekryteringsprocessen

1 2 3 4 5

Vi har tydliga strategier för att nå passiva kandidater

1 2 3 4 5

Vi har ett eget nätverk av kandidater vi kan söka ur när konkreta behov uppstår

1 2 3 4 5

Vi följer upp vilka rekryteringskanaler som levererar personer som presterar bäst över tid

1 2 3 4 5

Vi använder nya verktyg som sociala CV:n, videointervjuer mm

1 2 3 4 5

Annat:

1 2 3 4 5

Annat:

1 2 3 4 5

5/7/2014 12:19:08 PM

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

VERKTYG

Checklista: Inför en rekrytering Introduktion till verktyget Varje rekryteringstillfälle är unikt. Svaren på frågorna nedan kan ge bra vägledning till vilket rekryteringsupplägg och vilka kanaler ni ska välja i det enskilda fallet.

Vilken typ av tjänst ska vi rekrytera till?

Vilken typ av personer söker vi (ålder, utbildning, erfarenhet, IT-mognad osv)?

Vilken typ av kanaler söker dessa personer typiskt jobb via? (se separat checklista)

Vilken erfarenhet, kunskap har vi idag av att rekrytera via dessa kanaler?

Söker vi aktiva eller passiva jobbsökare?

Hur ser konkurrensen ut om den kompetens vi just nu söker?

Hur attraktiv är vår organisation i målgruppen ifråga?

Hur mycket får det kosta?

Vilka moment (helt eller delvis) i rekryteringsprocessen vill vi köpa in?

Hur mycket tid kan vi lägga ner?

Källa: Insightlab AB

TOOLKIT Rekrytering

Toolkit inkl verktyg.indd 35

5/7/2014 12:19:08 PM

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

VERKTYG

Mall: Kompetensdefinitioner Listan nedan ger exempel på vanliga kompetenser som eftersöks och hur de kan definieras. Använd den som underlag vid framtagning av kravspecifikationer eller vid kompetensbaserad rekrytering som utgår ifrån en kandidats förmåga att demonstrera specifika beteenden och kompetenser i en given roll.

Kompetens

Definition

Samarbetsförmåga

Arbetar bra med andra. Är lyhörd och smidig; lyssnar, kommunicerar och löser

konflikter på ett konstruktivt sätt.

Relationsskapande

Skapar kontakter och underhåller relationer. Är utåtriktad och socialt aktiv i

yrkesmässiga sammanhang.

Muntlig framställning

Talar klart, välformulerat och engagerat, både i små och stora grupper.

Övertygande

Kan påverka och övertyga andra. Får andra att hålla med, ändra sin åsikt eller

sitt beteende.

Strukturerad

Planerar arbete i förväg. Organiserar och prioriterar aktiviteter effektivt.

Sätter upp och håller deadlines.

Kvalitetsmedveten

Är noggrann och väl medveten om och mån om att leva upp till mål och

kvalitetsstandard.

Affärsmässig

Förstår och tillämpar affärsmässiga principer. Fokuserar på kostnader, intäkter,

vinst, marknad och avkastning.

Kreativ

Kan hitta nya angreppssätt i arbetsrelaterade frågor, kommer med idéer,

ifrågasätter traditionella angreppssätt.

Initiativtagande

Fattar snabba beslut och tar initiativ. Sätter igång aktiviteter och uppnår resultat.

Strategisk

Tänker strategiskt och har ett brett perspektiv på frågor. Ser på sakers långsiktiga

betydelse och vidare konsekvenser och anpassar sina handlingar till detta.

Ledarskap

Leder, motiverar och förser andra med befogenheter som krävs för att effektivt

nå gemensamma mål. Samordnar grupper och följer upp andras arbete.

Flexibel

Är flexibel och har lätt för att anpassa sig efter ändrade omständigheter.

Kan snabbt förändra sitt synsätt och tillvägagångssätt.

Stresstålig

Är lugn, stabil och kontrollerad i stressituationer. Behåller ett realistiskt perspektiv

på situationer och fokuserar på rätt saker.

Ihärdig

Förblir motiverad och effektiv trots bakslag och besvikelser. Arbetar tills projekt är

avslutade eller resultat uppnådda.

Driven

Sätter upp höga mål för sig själv och arbetar hårt för att uppnå dem. Är motiverad

och jobbfokuserad och söker aktivt utmaningar och utvecklingsmöjligheter.

Självgående

Tar ansvar för sin uppgift, strukturerar själv sitt angreppssätt och driver sina

processer vidare.

Specialistkunskap

Förstår de fackmässiga aspekterna av arbetet särskilt bra. Underhåller kontinuerligt

sin specialistkunskap. Är en kunskapsresurs för andra.

Problemlösande

Analyserar och bryter ner problem i sina beståndsdelar. Ser sammanhang och

analysförmåga

prioriterar rätt frågor. Arbetar bra med komplexa frågor och löser komplicerade problem.

Källa: Generationsskiftet och chefsförsörjning i offentlig sektor, Margareta Sandebo Eriksson, Insightlab AB

Toolkit inkl verktyg.indd 36

5/7/2014 12:19:09 PM

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

VERKTYG

Mall: Kravprofil Introduktion till verktyget Det är till stor nytta att ta fram en kravprofil som ligger till grund för hur man ska leta efter kandidater (bland annat annonsering), intervjuerna och referenstagningen. Kravprofilen bör utgå ifrån hur den aktuella rollen ser ut idag och inte minst hur den förväntas förändras i framtiden. Avsätt tid för att göra en bra kravprofil. Tanken är inte att formulera “exakta sanningar” utan mer ett gemensamt underlag för värderingsdiskussioner och urval. Kravprofilen bör inte innehålla onödiga eller omotiverade krav och villkor. Som stöd till beskrivning av kompetenskrav använd gärna Mall

Kompetensdefinitioner.

Kravprofil för (namn på befattningen)

Arbetsuppgiftsbeskrivning Kompetenskrav Mätmetod (intervjuer, tester, CV osv)

Källa: Generationsskiftet och chefsförsörjning i offentlig sektor, Margareta Sandebo Eriksson, Insightlab AB

TOOLKIT Rekrytering

Toolkit inkl verktyg.indd 37

5/7/2014 12:19:09 PM

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

VERKTYG

Mall: Rekryteringskostnad Introduktion till verktyget En rekryteringsprocess innebär både direkta och indirekta kostnader. För att utforma ett kostnadseffektivt rekryteringsarbete där rätt beslut fattas om vad ni gör själva respektive köper in är det viktigt att ta hänsyn till alla kostnader som uppkommer. Detta verktyg är framtaget för att hjälpa er beräkna den totala kostnaden vid varje rekryteringstillfälle.

Aktuell rekrytering Specifik tjänst eller bredare kampanj

Aktivitet

Kostnad intern tid

Direkt kostnad (extern)

Förarbete/kravspec Framtagning annons Produktion av ev rekryteringsfilm Köp av ev annonsutrymme Köp av ev deltagarplats vid mässa Hantering av sökande (telefon, mail) Genomgång av ansökningar/CV Intervjuer Referenstagning Tester, urval Assessment center Belöning till personal vid interna tips Övrigt:

SUMMA Källa: Insightlab AB

Toolkit inkl verktyg.indd 38

5/7/2014 12:19:09 PM

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

VERKTYG

Mall: Val av rekryteringskanal Introduktion till verktyget Valmöjligheterna är idag större än någonsin vad gäller att välja rekryteringskanal. Tidigare nåddes de allra flesta kandidater via annonsering i dagspress och via Arbetsförmedlingen. Idag är bilden helt annorlunda. Att veta vilka kanaler som fungerar bäst för just de personer ni söker blir allt mer avgörande. Använd listan nedan för att inför en viss rekryteringsinsats diskutera/fundera över vilka kanaler som passar för just detta tillfälle. Använd gärna verktyget “Checklista Inför en rekrytering” som ytterligare komplement.

Aktuell rekrytering: Interna referenser/rekommendationer Annonsering Dagspress/lokalpress Fackpress Studentpress Sociala medier (företagsida, annonser/banners, tweets, filmer, kandidatsök etc) LinkedIn Twitter Facebook Instagram Youtube Annan: Arbetsmarknadsdagar Jobbmässor Jobbsajter/nätrekryterare Arbetsförmedlingen Rekryteringsföretag/search/headhunting Egen hemsida/karriärsida Internrekrytering Alumninätverk/egen kandidatbas Nischade professionella nätverk Via skolors och universitets egna karriärkontor/anslagstavlor Jobbapp/mobilen Riktade mejlutskick Egna event för inbjudna målgrupper Annan: Källa: Insightlab AB

TOOLKIT Rekrytering

Toolkit inkl verktyg.indd 39

5/7/2014 12:19:09 PM

VERKTYG

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

Checklista: Introduktion Introduktion till verktyget Rätt introduktion är inte bara viktigt för helt nyanställda, även personer som byter arbetsuppgifter internt behöver introduktion i sin nya miljö och nya arbetsuppgifter. Denna checklista fungerar som stöd för att utvärdera hur er introduktion av nya medarbetare ser ut idag och vad ni kan tänka på för att förbättra det. Verktyget kan användas enskilt eller ännu hellre som stöd för en gruppdiskussion.

Får ni nyanställda att känna sig verkligen välkomna? Hur?

Hjälper ni nyanställda att förstå helheten? Hur?

Delar ni historier som gör kulturen tydlig? Vilka?

Är ert introduktionsprogram intressant och interaktivt? På vilket sätt?

Är ert introduktionsprogram utformat utifrån de nyanställdas perspektiv och behov?

Är introduktionsprogrammet utformat så att olika moment infaller då de bäst behövs och kan förstås?

Källa: Insightlab AB

Toolkit inkl verktyg.indd 40

5/7/2014 12:19:09 PM

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

VERKTYG

Är introduktionsprogrammet nedbrutet i mindre hanterbara delar? VIlka?

Har ni anpassat introduktionsprogrammet så att det är tillgängligt online och plattformsoberoende?

Vad erbjuder ni redan innan tillträdesdagen? Vad skulle ni kunna erbjuda?

Erbjuder ni ett mentor -, fadder- eller sponsorprogram? Vilka berörs och hur är programmen utformade?

Tar ni in feedback på hur introduktionsprogrammet uppfattas och hur det kan förbättras? Hur?

Utbildas berörda personer och ansvariga så att de verkligen förstår upplägget? Hur?

Övrigt

Källa: Insightlab AB

TOOLKIT Rekrytering

Toolkit inkl verktyg.indd 41

5/7/2014 12:19:09 PM

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

VERKTYG

Checklista: Åtgärder innan start Introduktion till verktyget Traditionellt har ofta introduktionsprogram startat i samband med tillträdesdagen. Många har börjat tänka om och vill utnyttja tiden mellan kontraktsskrivande och tillträde till att förbereda personen och bekräfta känslan av att ha fattat rätt beslut. Nedan följer ett antal förslag till aktiviteter innan tillträde. Verktyget kan användas enskilt eller ännu hellre som stöd för en gruppdiskussion.

Välkomstinformation

Välkomstmejl/video/brev från VD eller annan chefsperson

Vanliga frågor & svar (tryckt, på intranät, per mejl osv)

Länkar till företagsrelaterade bloggar etc

Formalia

Kontaktuppgifter till kollegor, beskrivning av roller och ansvarsfördelning

Möjlighet att fylla i dokumentation och annan formalia (gärna online)

Information om teknisk utrustning och programvaror mm

Information om resurser kring hälsa och arbetsmiljö

Tillgång till interna sociala medier/samarbetsplattformar

Gäst logg-in till era interna samarbetsplattformar

Verksamhetsinformation

Med på sändlistan av interna nyhetsbrev etc

Tillgång till videos eller annat presentationsmaterial (tryckt eller online) som beskriver verksamheten och era olika tjänster/produkter

Inbjudan till interna möten och aktiviteter

Teambuildingaktiviteter

Interna utbildningar

Veckomöten/fika etc

Träff med mentor/sponsor

Möte innan start för att diskutera förväntningar etc

Lärande

Lätta kunskapstester kring verksamheten

e-learning moduler med självtester

Annat: Källa: Insightlab AB

Toolkit inkl verktyg.indd 42

5/7/2014 12:19:09 PM

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

VERKTYG

Mall: Frågor vid kompetensbaserad rekrytering Introduktion till verktyget För att utvärdera kompetenser använder man sig inom den kompetensbaserade rekryteringen av så kallade beteendeindikatorer. En beteendeindikator är ett beteende som syns när någon utövar en kompetens. Det kan också vara ett beteende som indikerar att någon saknar en viss kompetens. I en kompetensbaserad intervju syftar frågorna till att få reda på i vilken mån kandidaten tidigare har uppvisat önskade beteenden. Frågorna ska helt och hållet vara kopplade till kravprofilen, eftersökta kompetenser och de beteendeindikatorer som man har identifierat. Nedan följer exempel på intervjufrågor för att kartlägga tre vanligt eftersökta kompetenser.

Exempel på definition av kompetenser och kompetensbaserade frågor Tre av de mest efterfrågade kompetenserna är noggrann, strukturerad och självgående. Men vad betyder dessa ord och vilka frågor ställer man för att ta reda på om en person har denna kompetens eller ej? Orden kan betyda olika saker i olika branscher och för olika tjänster. Därför måste man fundera på vad som är viktigt i varje enskild rekryteringssituation. Nedan är exempel på hur en definition skulle kunna se ut och vilka frågor man i så fall skulle kunna ställa i en kompetensbaserad intervju.

Kompetensen NOGGRANN Kompetensen NOGGRANN kan definieras som att man identifierar, hanterar och följer upp detaljer i arbetet, kontrollerar att inget har lämnats åt slumpen eller missats samt att man utför arbetsuppgifterna på ett grundligt sätt.

Exempel på möjliga kompetensbaserade frågor: • Berätta om en situation då du dokumenterat ditt arbete. Hur var situationen? Hur valde du ut vad du skulle dokumentera och vad valde du bort att dokumentera? Hur använde du dokumentationen i ditt arbete efteråt? • Berätta om ett arbete du valt att inte slutföra. Hur var situationen? Vad gjorde att du valde att inte slutföra arbetet? Vad blev konsekvenserna av det beslutet? • Händer det att du lägger märke till detaljer som någon i din omgivning missat? Ge ett exempel på när det i så fall har inträffat. Hur var situationen? Vad blev resultatet? • Berätta om en arbetsuppgift där du efteråt följde upp arbetet. Hur var situationen? Hur följde du upp arbetet? Vilka delar kan du i efterhand se att du borde ha följt upp men du inte gjorde i stunden? Hur har du använt de insikterna i senare arbete? • Berätta om ett projekt du drivit där du haft många detaljer att hålla reda på. Vad gjorde du för att inte missa några detaljer? Hur gick det? • Berätta om ett tillfälle då du hittat slarvfel i någon annans arbete. Vad gjorde du? Vad blev resultatet? • Berätta om ett tillfälle då du upplevde att du inte varit tillräckligt noggrann. Vad hände? Vad blev resultatet? • Berätta om ett tillfälle då du fastnat i detaljer. Vad hände och vad blev resultatet?

TOOLKIT Rekrytering

Toolkit inkl verktyg.indd 43

5/7/2014 12:19:09 PM

VERKTYG

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

Kompetensen STRUKTURERAD Kompetensen STRUKTURERAD kan definieras som att man planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. I definitionen kan det till exempel ingå att man sätter upp och håller tidsramar.

Exempel på möjliga kompetensbaserade frågor: • På vilket sätt behöver du planera och organisera som del av ditt arbete i dag? Hur lägger du upp det? Tycker du att det fungerar bra? Kan du berätta om ett tillfälle när det verkligen fungerade bra? • Berätta om ett tillfälle när du hade väldigt mycket att göra. Hur gick du tillväga? Hur gick det? • Vad har du för tidsramar som du arbetar mot? Hur tycker du det fungerar att hålla dem? Kan du berätta om ett tillfälle när det inte gick att hålla dem? Vad var det som hände? Hur löste det sig? • Har det någon gång hänt att din planering helt gick i stöpet? Varför blev det så? Hur redde det upp sig?

Kompetensen SJÄLVGÅENDE Kompetensen SJÄLVGÅENDE kan definieras som att man tar ansvar för sin uppgift, själv strukturerar sitt angreppssätt och driver sina processer vidare.

Exempel på möjliga kompetensbaserade frågor: • Vad har du för ansvar eller åtaganden i ditt arbete? Hur förhåller du dig till detta? Hur mycket anser du att du bör stämma av, fråga eller rapportera för att kunna driva dina frågor vidare? Kan du beskriva ett konkret exempel? • Beskriv en större uppgift du fått ansvar för. Vad gällde det? Vilka var förutsättningarna? Hur gick du tillväga? Vad var det största problemet? Hur löste du det? Hur gick det? Är detta typiskt för dig? Kan du ge ett annat exempel? • Har du någon gång satt igång något som inte blev avslutat? Vad var det? Vad hände? Vad var det som gjorde att det gick som det gick? Källa: http://www.almitra.se/files/kompetensbaserade-intervjuer-nr-3-11-printvanlig-version.pdf, http://www5.lu.se/upload/ PA_Online/Bilaga_kompetensbaserad_intervjuguide.pdf

Toolkit inkl verktyg.indd 44

5/7/2014 12:19:09 PM

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

VERKTYG

Guide: 10 effektiva sociala medier i rekryteringsarbetet 1. LinkedIn Förutom att vara en plattform för annonser är LinkedIn ett kraftfullt verktyg för att själv hitta relevanta kandidater till de allra flesta typer av jobb. Idag har över 1,5 miljoner svenskar lagt upp sin professionella profil på LinkedIn. På LinkedIn är det helt legitimt att kontakta personer som du inte tidigare har haft någon kontakt med. En metod är att söka fram intressanta kandidater själv och sedan ta hjälp externt med urvalsprocessen. 2. Facebook

Använd sökfunktionen för att hitta personer med en viss jobbtitel, exempelvis marknadschefer eller ekonomistudenter. Utnyttja sedan filterfunktionen för att avgränsa sökningen, så att den enbart görs i nätverket för den stad där tjänsten är aktuell. Annonsera ut tjänster på facebook.com/marketplace/ (det är gratis). Se igenom potentiella kandidaters profil och kontakta de som tycks vara av intresse.

3. Twitter I USA och Storbritannien används Twitter relativt ofta som rekryteringsverktyg. I Sverige är det än så länge mest branschfolk inom IT, media, PR, reklam och politik som utnyttjar det. Men på sistone har även mer traditionella företag, organisationer och kommuner börjat använda sig av denna kanal. För att annonsera ut tjänster via Twitter krävs enbart att man skapar en profil för sin verksamhet på twitter.com. Det är enkelt och gratis. Därefter kan man kostnadsfritt skicka ut meddelanden varje gång man har en ledig tjänst att tillsätta. De skickas via SMS direkt till alla de Twittermedlemmar som prenumererar på ens uppdateringar. 4. Google+

Google används idag framför allt för att söka fram fakta om kandidater som har sökt ett arbete. Men via sök i Google+ är det möjligt att söka aktivt efter lämpliga kandidater och och skapa kretsar för kandidater och branscher. Här kan du sedan kommunicera med ett relevant budskap till de olika kretsarna för att skapa ett intresse och relation till potentiella anställda.

5. YouTube

Tack vare miljontals besökare världen över har Youtube idag en enorm räckvidd och potentiell genomslagskraft. Youtube används i första hand som en kanal för att bygga varumärket som arbetsgivare. Uppladdning av filmer på YouTube.com är enkelt. Allt som krävs är ett klick på sidans ”uppladdningsknapp”. Videos som gillas har sedan möjlighet att nå hundratusentals tittare – helt kostnadsfritt.

6. Instagram

är en plattform designad för smartphones där användarna kan visa upp sina foton för andra, som kan ”gilla” och kommentera dem. Många företag använder Instagram för att visa hur det är att jobba på företaget. Starbucks lägger exempelvis upp bilder på personal och butiker i rekryteringssyfte och för att höja statusen på jobbet som cafébiträde.

7. Pinterest

är en ”humörstavla” dit de över tio miljoner användarna, ”pinnar” (länkar) egna eller andras bilder och filmer från nätet. Bilderna kan sedan sorteras, ”gillas”, kommenteras och ”repinnas” av andra. Pinterest används av organisationer för både rekrytering och employer branding.

TOOLKIT Rekrytering

Toolkit inkl verktyg.indd 45

5/7/2014 12:19:09 PM

VERKTYG

INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING

8. Talent bin

är en sökmotor som hjälper dig att hitta intressanta kandidater genom att matcha den profil du söker med de profiler som medlemmarna i olika sociala nätverk har registrerat där. Talent bin söker inte bara i stora generella nätverk som Facebook, och Twitter, utan även nischade nätverk som Meetup, GitHub och Stack Overflow som bara används av en viss grupp, till exempel programmerare. Genom Talent bin kan du också få reda på vilka intressanta kontakter dina medarbetare har i sina sociala nätverk.

9. Thesocialcv.com

liknar Talent bin. Du kan till exempel söka efter ”webbdesigners i Sverige” och få upp en lista med personer som matchar din sökning. Du får se ett urval av de profiler som de har registrerat i sociala medier och även inlägg som de har gjort. Dessutom får du direktlänkar till alla källor.

10. Work4labs verktyg ”work for us”

hjälper dig att lägga upp karriärsidor i social media och de har även en app för att du enkelt ska kunna bygga upp en talangpool. Appen används bland annat av Academic Work.

Källor: Insightlab, Michelle Rea, Social Honesty, HRbloggen mfl

Toolkit inkl verktyg.indd 46

5/7/2014 12:19:09 PM

Toolkit inkl verktyg.indd 47

5/7/2014 12:19:09 PM

InsightGuide™

KOMPETENSFÖRSÖRJNING WEBBTJÄNST Ett konkret webbaserat verktyg för att öka kvaliteten och effektiviteten i ert arbete med att attrahera, rekrytera och behålla rätt medarbetare.

TOOLKIT: REKRYTERING & INTRODUKTION En praktisk guide för rekryterande chefer och personalansvariga. Inklusive verktyg, mallar och checklistor.

TRENDRAPPORT En orientering kring de nya förutsättningarna på talangmarknaden, inklusive en genomgång av akteull fakta, drivkrafter, nya kanaler och kommentarer från experter på området.

Kungsgatan 71 SE-112 27 Stockholm SWEDEN Tel +46 (0)8 587 624 00 Fax +46 (0)8 587 624 90 www.insightlab.se

Toolkit inkl verktyg.indd 48

5/7/2014 12:19:09 PM