Serie: J贸venes Empresarios/as
M贸dulo 3 J贸venes gestionan sus microempresas
Proyecto: “Jóvenes líderes de San Juan de Lurigancho gestionan empresas, participan en instancias locales y contribuyen al desarrollo de su comunidad” Serie: Jóvenes Empresarios/as Módulo 3: Jóvenes gestionan sus microempresas CONSEJO EDITORIAL Susana Victoria Córdova Avila Elizabeth Lily Evans Risco Segundo Manuel Mestanza Saavedra ELABORACIÓN DEL MÓDULO Irene Ramírez Liz Huallanca Janeth Guerrero Dora Córdova EDICIÓN Marianella More Teresa Morales DISEÑO, DIAGRAMACIÓN E IMPRESIÓN Solográfica SAC Lima, febrero 2009
Luís N. Sáenz Nº 581 Jesús María – Lima 11 Teléfonos 460-4604 461-1208 Fax: 463-4636 Web: www.educa.org.pe
TABLA DE CONTENIDOS
Presentación Objetivos 1. Gestión Empresarial
2. ¿Fabricación o servicios? 3. Registros contables Bibliografía
OBJETIVOS
Módulo 3: “Jóvenes gestionan sus microempresas” Al finalizar la lectura y haber completado los ejercicios del presente módulo, el/la estudiante podrá identificar los procesos claves donde debe centrar la gestión del negocio para que éste se desarrolle y sea exitoso en el tiempo. El/la estudiante podrá reconocer el proceso que implica fabricar un producto o brindar un servicio y cómo reducir costos en estas dos áreas. Finalmente, el/la estudiante será capaz de elaborar y completar instrumentos de gestión empresarial como: un libro caja, un balance, un inventario, etc, que le permitirán administrar eficientemente el negocio o microempresa que ha decidido iniciar.
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PRESENTACIÓN
La sociedad peruana y las y los jóvenes en particular que egresan del sistema educativo formal enfrentan serios problemas para su inserción en el mercado laboral. Al parecer las instituciones educativas y el sistema educativo en general no están respondiendo a los rápidos y notables cambios ocurridos a nivel político, económico, social, científico, tecnológico, educativo y cultural que suceden en nuestro país y en el planeta. Resulta muy difícil para las y los jóvenes afrontar esta situación, ya que egresan sin una adecuada orientación vocacional, sin herramientas para insertarse en el mercado laboral, además de su imposibilidad de ejercer su ciudadanía plena por no contar con las oportunidades ni recursos suficientes. Entonces existe la demanda de una educación de calidad con equidad, con un currículo pertinente a los desafíos que actualmente les plantea el desarrollo de nuestro país y el mundo. Por ello y teniendo como marco los grandes Metas del Milenio, el compromiso de luchar contra la pobreza, el Proyecto Educativo Nacional, los Proyectos Educativos Regionales y los Proyectos Educativos Institucionales, asumimos el reto de presentar alternativas de formación a jóvenes que están en la escuela o fuera de ella. Este reto debe ser asumido por el Estado pero también por instituciones de la sociedad civil que están convencidas que la educación debe orientarse hacia el desarrollo personal y social, a establecer una relación directa con la producción de bienes y servicios en cada localidad. El Instituto de Fomento de una Educación de Calidad – Instituto EDUCA, Save the Children y la Junta de Comunidades - Castilla La Mancha ponen a disposición de autoridades, de las comunidades educativas y especialmente de las y los jóvenes,
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la Serie: Jóvenes empresarios/as, la misma que consta de cuatro módulos y recoge la experiencia acumulada en el desarrollo de capacidades emprendedoras y para la gestión de microempresas en adolescentes y jóvenes del distrito de San Juan de Lurigancho. Esta serie consta de 04 módulos denominados: 1) Jóvenes emprendedores se forman como empresarios, 2) Jóvenes construyen su plan de negocio, 3) Jóvenes gestionan sus microempresas, y 4) Jóvenes comercializan sus productos. La serie tiene como objetivos: promover una cultura emprendedora, el desarrollo de características y actitudes de un(a) empresario(a); desarrollar capacidades para elaborar un plan de negocio; identificar con claridad los procesos claves para una buena gestión en la microempresa y, finalmente, diseñar el ciclo de vida de los productos que ofrece un negocio y las estrategias para venderlos. El contenido de estos módulos nos reafirma en la necesidad que las instituciones educativas desarrollen capacidades y actitudes hacia una cultura emprendedora y la gestión de negocios y empresas, como alternativa de inserción laboral para las y los adolescentes y jóvenes al egresar del colegio, preparándolos para encontrar soluciones a los desafíos que les presente la vida y el mundo laboral. Esperamos que esta Serie cumpla con su labor formativa e incentive en sus lectoras y lectores el espíritu emprendedor, la creación de nuevas empresas y el fortalecimiento de las que ya existen, y de esta forma contribuir a mejorar su calidad de vida, la de sus familias y de sus comunidades.
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1.
GESTIÓN EMPRESARIAL
¡La gestión empresarial no es tan complicada! ¿Qué tengo que aprender ahora?
¡Muy bien, ahora, chequea este cuadro!
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Misión y Visión del negocio ¿Fabricación o servicios? Registros Contables Balance General.
Empezaremos definiendo esos términos para estar seguros que comprendamos mejor cómo se articulan en la gestión empresarial de un negocio o comercio. La gestión empresarial comprende la planificación, la organización y el control de los recursos (humanos y materiales) que posee un negocio o empresa con el fin de maximizar la productividad y rentabilidad de sus operaciones.
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1.1 LA MISIÓN
¿A qué llamamos “Misión”?
¡Chequéalo bien, compadre!
La Misión consiste en identificar a quién atenderemos y qué servicio o producto ofreceremos.
Las siguientes preguntas te ayudarán a definir la misión de tu negocio.
1. ¿A quiénes estoy ofreciendo los productos o servicios que vendo? 2. ¿Qué necesidad de mis clientes o consumidores pretendo satisfacer? 3. ¿Cuál es la razón de ser de mi negocio?
Veamos un ejemplo:
“El negocio de Artículos de Cuero E. I. R. L. tiene por misión elaborar productos en cuero de elevada calidad destinados para damas de ingresos medios.”
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1.2 LA VISIÓN Y ¿a qué llamamos “Visión”?
¡Simple!
La visión es lo que esperamos que sea el negocio en varios años, o cómo lo imaginamos en el futuro.
Este ejemplo te ayudará a tener una idea clara:
Para el 2020, “Artículos de Cuero E. I. R. L.” será reconocida a nivel nacional como una empresa que elabora y comercializa productos de calidad para damas de ingresos altos y medios, a la vez que generará empleos dignos con bienestar para sus empleados y contribuirá al mejoramiento de su comunidad.
EJERCÍTATE UN POCO
Para tu reflexión:
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a.
¿Cuál sería la misión de mi negocio?
b.
¿Cuál sería la visión de mi negocio?
2.
¿FABRICACIÓN O SERVICIOS?
Primeramente hablaremos de la “Fabricación de un producto” y después trataremos de los “Servicios”.
¿Qué significa “fabricar”?
Fabricar es transformar una materia prima utilizando insumos con el fin de obtener el producto de nuestra empresa, lo que ofrecemos al mercado, para satisfacer a nuestros clientes.
¿Qué diferencia hay entre “materia prima” e “insumos”?
La materia prima es lo que vamos a transformar (madera, tela, etc.), es decir, la que después de ser trabajada ya no tendrá la misma forma. Los insumos son las partes que utilizamos (manijas, clavos, máquinas, etc.) así como la mano de obra y la energía usada.
¿A qué se llama “producto”?
Producto es el resultado final, lo fabricado en un taller o en una fábrica.
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Y ¿qué es “producción total”?
Es la suma de todos los productos fabricados en un determinado tiempo (hora, día, semana, mes, año).
EJERCÍTATE UN POCO
Para tu reflexión:
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a.
Escribe un ejemplo de FABRICACIÓN (por ejemplo, fabricación de polos):
b.
Escribe tres ejemplos de MATERIA PRIMA:
c.
Escribe tres ejemplos de INSUMOS:
d.
Escribe tres ejemplos de PRODUCTOS finales:
e.
Inventa cuál podrá ser la PRODUCCIÓN TOTAL semanal de una empresa de confección de polos:
2.1 LAS ETAPAS DE LA FABRICACIÓN ¡Ya! Ahora miremos cuáles son las etapas de la fabricación:
Las etapas de la fabricación son los pasos que seguimos para fabricar un producto.
¡Mientras las vas leyendo trata de relacionarlas a alguna fabricación que te interese!
1º Etapa ALMACENAMIENTO: Luego de comprar las materias primas e insumos necesarios, se almacenan cuidando que se mantengan bien conservados hasta el momento de su utilización.
2ª Etapa PROCESAMIENTO: Procesamos la materia prima (por ejemplo, corte, aserrado, molido, etc.).
3ª Etapa MONTAJE: Las partes se unen entre sí o con los insumos para armar el producto.
4ª Etapa ACABADO: Se da el “toque final” al producto (pintado, lustrado, lavado, etc.).
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5ª Etapa INSPECCIÓN: También conocida como control de calidad, es la verificación que el producto ha sido fabricado de modo correcto y está listo para su envío al cliente.
6ª Etapa EMPAQUE: El producto se empaca y está listo para enviárselo al cliente.
¡OJITO!! ¡OJITO!
Toda etapa de fabricación involucra gastos. Pero, a veces se gasta más de lo necesario y eso lleva a que los costos sean mucho más altos.
2.2 CAUSAS PRINCIPALES DE LOS ALTOS COSTOS ¿Cuáles son las causas de que los costos sean demasiado altos?
¿Cuáles crees?
¡¡¡LOS DESPERDICIOS!!! • • • •
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Desperdicio de materia prima, Desperdicio de horas-hombre, Desperdicio de horas-máquina, Desperdicio por comprometer demasiado capital de trabajo.
Los costos en desperdicios aumentan nuestros costos de producción. Cuanto más bajos sean esos costos, más baratos serán nuestros productos finales. Abaratando costos: • •
Tendremos un mayor número de clientes, y Estaremos en mejor posición frente a nuestros competidores.
Por tanto ¡venderemos y ganaremos más!
¡Recuerda!
Ventas
-
costos
=
Utilidad
2.3 REDUCCIÓN DE LOS COSTOS ¿Cómo reducir los costos?
¡Ya! ¡Fíjate bien, hermano!
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Reduciendo costos de las materias primas, Reduciendo costos de la mano de obra, Reduciendo costos de la máquina, Reduciendo costos del capital inmovilizado.
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Reducción de los costos de las materias primas
a.
Realiza buenas compras. El precio no lo es todo. El material más barato puede tener más defectos y la parte utilizable te sale más cara.
b.
Elimina los desperdicios. Hay que planificar bien el uso de la materia prima e insumos. Por ejemplo, en las ramas de carpintería, zapatería y costura, un corte bien calculado puede hacer “ahorrar” materia prima y un corte mal planificado, no.
c.
Mejora la calidad de producción para no tener que desechar o vender tus productos a precio más bajo.
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Reducción de los costos de la mano de obra
¡Cuidadito, brother! ¡Ni se te ocurra recortar sueldos..!.. ¡Fíjate en lo siguiente!
Sólo se logra reducir los costos de mano de obra:
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•
Reduciendo el tiempo que el trabajador pierde, por ejemplo, esperando a que llegue la materia prima o los insumos.
•
Reduciendo el tiempo que los empleados toman para ir a comprar materiales.
•
Poniendo máquinas rápidas y funcionales.
•
Mejorando los ambientes de trabajo.
•
Cuanto menor sea el tiempo perdido, menor resultará el costo.
•
La buena disposición del taller es importante, más aun si los productos son pequeños y livianos, y se producen muchas piezas en grandes cantidades.
•
Un estudio de las etapas de tu trabajo te ayudará a mejorar la disposición de tu taller y trabajarás mejor.
•
Otras medidas son: la buena iluminación, la limpieza, las paredes pintadas de colores motivadores y la protección contra ruidos y gases. Ellas mejoran el lugar de trabajo y aumentan el rendimiento de los trabajadores.
¡Oído a la música! Un ambiente iluminado, agradable y seguro es un factor de productividad!
Debes saber que: • •
•
Como dueño y gerente, eres responsable de los daños o enfermedades causadas durante las etapas de fabricación. Seguridad quiere decir prevenir accidentes eliminando malas condiciones de trabajo tales como ruido, poca iluminación, líquidos peligrosos o gases, etc. Un accidente causa dolor y desgracia a otras personas y tienes la responsabilidad de pagar por esos daños.
Hay un número de medidas que el empresario debe tomar para asegurar la salud y la seguridad de sus trabajadores: • • • • •
Organizar el trabajo de manera que las etapas del mismo puedan llevarse a cabo con facilidad y sin urgencia. Capacitar a sus trabajadores sobre el uso de las máquinas, herramientas y productos químicos. Asegurarse de que el equipo de seguridad necesario para realizar el trabajo se utilice en la forma más adecuada. Evitar tener visitantes deambulando por su cuenta en el interior del taller. Conocer bien las instrucciones de utilización de sus equipos.
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Reducción de los costos de las máquinas
Para esto tienes que tener en cuenta lo siguiente:
• •
La reducción del número de horas-máquina. El mantenimiento de las maquinarias.
Reducción del número de horas-máquina Las máquinas cuestan mucho dinero y deberían producir siempre, sin embargo en muchos talleres, la maquinaria pasa mucho tiempo inactiva porque: • Los operarios están buscando materiales o trasladando los productos terminados. Disminuya el recorrido de personas, materiales y productos. • Un trabajador espera que otro, que realiza el paso anterior, termine. No hay ritmo. Busque un óptimo flujo de trabajo. • Las máquinas se descomponen. Ejecute un plan de mantenimiento preventivo de sus máquinas • Además, con frecuencia la maquinaria no trabaja a la velocidad correcta, las herramientas no están bien afiladas, ni los trabajadores formados para utilizarlas bien. Elabore un plan detallado de trabajo.
El empresario debe asegurarse de que las máquinas se encuentran en buenas condiciones y que el trabajador conoce bien su uso.
Mantenimiento de las máquinas • •
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El mantenimiento de toda maquinaria debe ser programado y permanente. Esto incluye la limpieza, el cambio de piezas, el engrase, el calibrado, etc. El mantenimiento programado le evita paradas innecesarias y atrasos de producción.
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Reducción de los costos de Capital de Trabajo inmovilizado
¿Y esto? ¿De qué se trata?
Se trata de reducir el dinero que tienes invertido en materia prima e insumos que no utilizas o que demorarás en utilizar y que puedes necesitar para hacer otras compras o pagos.
Tu capital de trabajo es el dinero que proviene de las ventas, pero también: • • •
de tus propios ahorros, de préstamos bancarios, y de parientes o amigos.
Capital de Trabajo El capital de trabajo es el dinero proveniente de las ventas: es decir, el dinero invertido en fabricar un producto más la ganancia. Este nuevo capital será empleado en la compra de más materia prima, que se convertirá en más mercadería y que una vez vendida aportará un nuevo capital de trabajo. Hay que tener muy presente que si el capital de trabajo permanece mucho tiempo inmovilizado, sin uso, el empresario no podrá afrontar sus gastos y el negocio no crecerá.
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CAPITAL DE TRABAJO Recuerda: Cuanto más rápido sea el regreso de tu capital de trabajo, más veloz será su utilidad
COMPRA DE MATERIALES
FABRICACIÓN DE PRODUCTOS
VENTA DE PRODUCTOS
MÁS CAPITAL DE TRABAJO
¿Cómo se puede evitar que el capital de trabajo quede inmovilizado?
• • •
Despachando rápidamente los pedidos de los clientes, Si se vende a crédito, tratar que la primera parte cubra el dinero invertido, y Reducir al máximo posible los días plazos de crédito que otorgamos a nuestros clientes.
¡Aumenta tus utilidades empleando tu capital de trabajo de la mejor manera!... ¡No lo ates!
Si tenemos en cuenta esas recomendaciones, nuestro capital de trabajo permanecerá menos tiempo inmovilizado. El empresario podrá afrontar sus gastos e inclusive le permitirá pensar en la expansión de su negocio.
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EJERCÍTATE UN POCO
Para tu reflexión: a.
En la “Sopa de Letras” encuentra los nombres de las etapas de la fabricación: Almacenamiento Montaje Inspección
b.
Procesamiento Acabado Empaque
A
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D
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K
Y
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B
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E
P
S
S
O
W
O
P
O
B
P
S
B
O
Indica tres de las causas por las que pueden hacerse más altos los costos de producción: 1) 2) 3)
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c.
Si tuvieras una empresa que produce polos de algodón, ¿cómo reducirías tus costos? Coloca dos medidas en cada rubro: En las materias primas: 1) 2) En la mano de obra: 1) 2) En las máquinas: 1) 2) En el capital de trabajo: 1) 2)
¡MUY BIEN, YA ESTAMOS AGARRANDO LA ONDA! ¡AHORA TOMA UNA BIEN MERECIDA PAUSA!
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2.4 LOS SERVICIOS Ahora me tienes que explicar de qué se trata cuando hablamos de SERVICIOS.
Esto es lo FUNDAMENTAL.
Las empresas de servicios no producen mercadería. Por ejemplo, los salones de belleza, los talleres de mecánica, las tiendas, etc.
•
En general, hay más negocios pequeños en el sector de servicios que en el sector de fabricación.
•
Las empresas de servicios incluyen: talleres de mecánica, talleres de reparaciones de radio y televisión, lavanderías, transporte de pasajeros y mercaderías, hoteles, restaurantes y bares.
•
Algunas empresas de servicios, como, por ejemplo, los talleres de reparaciones en general y lavanderías, se aproximan a los negocios de fabricación, mientras que otros, como bares, parecen muy diferentes.
•
Sin embargo, las empresas de servicios no usan materia prima para fabricar productos (aun cuando los restaurantes sí lo hacen).
•
Las empresas de servicios utilizan piezas de repuesto para reparaciones, combustible, calefacción, electricidad y agua, para lavar, limpiar y poner en funcionamiento vehículos, etc. También usan mano de obra para reparar, manejar, limpiar, cocinar o servir; equipos, herramientas o vehículos; edificios y terreno, al igual que los negocios de fabricación.
Reducir los Costos: •
Para operar eficientemente una empresa de servicios debemos utilizar los mismos conceptos que usamos en la industria de producción de bienes.
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•
Los métodos aplicados en la industria para reducir los desperdicios y asegurar el buen uso del tiempo de los trabajadores y de las máquinas se utilizan también en las empresas de servicios.
•
La seguridad es tan importante en una empresa de servicios como lo es en las empresas de fabricación.
Pero, ¿cómo puedo reducir los costos de los servicios que desee suministrar?
¡Básico! ¡Tienes que conocerlos!
Conocer los costos de los recursos necesarios para realizar sus diferentes servicios le permite al empresario reducir los costos. En las empresas de servicio, el principal recurso es la mano de obra, es decir, el sueldo de la persona que realiza el servicio. También lo es el combustible, los alquileres y la energía necesaria para realizar el servicio.
Para reducir estos costos, el empresario puede utilizar los mismos métodos usados en actividades de fabricación:
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•
Mejorar sus compras y reducir el desperdicio de materiales, incluidos combustible, fuerza y energía.
•
Mejorar la disposición del lugar de trabajo, mejores métodos y herramientas adecuadas, y menor tiempo inefectivo de labor.
•
Mejorar el uso de los equipos, incluidos vehículos, mediante una buena planificación y una adecuada programación del trabajo, y un efectivo mantenimiento.
EJERCÍTATE UN POCO
Para tu reflexión: a. CRUCIGRAMA: 1
2
3
4
5
6
7
8 9
10 11 12 13
1. desperdicio 2. productos 3. inspección 4. costos 5. luz 6. venta 7. trabajos 8. máquina 10.capital 11. insumo 12. sol 13. fábrica
HORIZONTALES:
1. 4. 5. 6. 9. 11. 12. 13.
Principal causa de altos costos Gasto utilizado para fabricar un bien Necesaria para que el taller esté bien iluminado Operación de entrega de un bien a cambio de dinero Junto con el trabajo es un factor importante en la producción Intervienen junto con la materia prima, son necesarios para la producción Unidad monetaria del Perú Local en el que se realizan trabajos de producción
VERTICALES:
2. 3. 7. 8. 10.
Bienes que se producen en un taller Una etapa de la fabricación Esfuerzos realizados para transformar la materia prima en producto final Aparato necesario para transformar la materia prima en producto Dinero de más que se tiene que pagar como sanción cuando hubo demora en la cancelación de una deuda
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b.
¿Cuáles son las diferencias entre la empresa “Santa Natura” y “EDELNOR”? ( 1 )
La primera es pequeña y la segunda es grande.
( 2 )
La primera produce bienes y la segunda, servicios.
( 3 )
La primera es nacional y la segunda extranjera.
( 4 )
La primera tiene utilidades y la segunda, no.
( 5 )
La primera opera a nivel nacional y la segunda a nivel de Lima. Respuesta: 2
c.
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¿Qué aspectos de tu negocio puedes mejorar para reducir tus costos?
3.
REGISTROS CONTABLES
3.1 LIBRO DE CAJA ”Libro de Caja”: ¿De qué se trata?
Es el documento donde se registran diariamente todos los ingresos o salidas de dinero que proviene de las operaciones totales del día: préstamos, retiros del banco, pagos, ventas, compras, etc.
Consejos para manejar de manera eficiente tu libro de caja: • • • • • • • •
El Libro de Caja puede desarrollarse en un cuaderno. Registre todos los detalles de la operación. Adicione columnas especiales para registrar ingresos y egresos del banco. Por difícil que sea, el dinero del negocio debe ser invertido en el negocio. Definir los salarios: de los trabajadores, de los familiares y del empresario. Toda salida de mercadería debe ser registrada. Asegurarse de tener suficiente dinero en la caja y/o depósito en el banco, para cubrir las necesidades del negocio (compras, salarios, pagos). En el caso de que decida ahorrar para ampliar el negocio, es mejor abrir una cuenta de ahorros exclusivamente para este fin.
Ejercicio: El negocio de Fabricio registra los siguientes datos del cuadro que a continuación se presenta. Se deberá hallar el saldo acumulado en efectivo que posee el negocio, y el saldo acumulado en el banco hasta la última fecha que se registraron los datos. Desarrolle también el Registro de Créditos Pendientes de Cobro y de Pagos.
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Descripción del ingreso o salida de dinero
Venta al contado de 1 producto “Fx”
Pasajes para visita a nuevos clientes
Ingresos por servicios de reparación de maquinas
Depósito de S/ 1000 a cuenta corriente al Banco Nueva Vida
02-mar-08
03-mar-08
05-mar-08
Fecha (de la deuda)
Venta de mercadería “Fx” 40 unidades a cliente Sintex (precio de venta unitario S/ 50). Al contado 90%. Al crédito 10% a pagar el 10-mar-08
01-mar-08
?
?
?
?
?
?
+ 9500
+ 9500
Saldo acumulado en efectivo
Descripción de la deuda pendiente de cobro o de pago
Institución o persona a quien se adeuda
+1000
De cobro
-
De pago
?
1000
Saldo acumulado en banco
Fecha de cobro o de pago de la deuda
-
Egresos en banco
Depósito en bancos Ingresos a banco
Monto pendiente S/.
REGISTRO DE CRÉDITOS PENDIENTES DE COBRO Y DE PAGOS
+150
-1000
Compra de mercadería “Fx” 50 unidades del proveedor San José. Al contado 75%. Al crédito 25% a pagar el 18-mar-08
01-mar-08
-5
- 500
Compra de mercadería “Fz” 20 unidades del proveedor San José. Al contado 50%. Al crédito 50% a pagar el 16-mar-08
01-mar-08
Egresos en efectivo
Saldo inicial
+1800
+100
Ingresos en efectivo
Efectivo en caja del negocio
01-mar-08
MES DE MARZO-08
28-feb-08
FECHA (dd-mm-aa)
EL LIBRO CAJA EN NUEVOS SOLES (S/. )
¿Cómo controlar el número de productos que se tiene en existencia?
¡Buena pregunta!
Tanto los productores como los operadores de servicios pueden utilizar un sistema de control por unidades.
3.2 CONTROL UNITARIO DE EXISTENCIAS A continuación, presentamos un formato que permite al empresario determinar el número de unidades o artículos que posee. También se puede trabajar en un cuaderno. Si los productos son pequeños y de bajo precio de venta (como los caramelos que se venden por unidad), se puede registrar el valor de todas sus existencias al precio de venta. Veamos un ejemplo:
CONTROL UNITARIO DE EXISTENCIAS ARTÍCULO :__baterías__________________________ Nivel de reposición:__100 unidades___
Fecha
Detalle del producto o servicio
Precio de venta unitario S/.
Cantidades Entradas
Salidas
+ 200
Stocks
Mínimo
Precio venta
+ 200
18
25
+ 100 (reponer)
18
25
+ 200
19
26
23-mar-08
Stocks a la fecha
25-mar-08
Venta
07-abr-08
Compra
15-may-08
Venta
- 50
+ 150
18
25
15-jul-08
Venta
- 25
+ 125
15
20
- 100 + 100
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¡Lee bien estas reglas de oro!
Regla 1: Verificación continua de las existencias. Regla 2: Acomodar las mercaderías de manera que las puedas ver y contarlas con facilidad. Regla 3: A medida que los artículos en existencia se incrementan, ordenarlos en grupos separados. Regla 4: Cuando el número de artículos en almacén llegue a más de 20, mantenga un registro de existencias.
Algunos artículos (tablones de madera, varillas de acero, láminas de metal y piezas de tela, etc.), son difíciles de contar. En estos casos, la solución es tener una tarjeta de almacén. A continuación, les presentamos un ejemplo: TARJETA DE ALMACÉN Número: 62 Nombre: Barras de acero. Unidad: Metro. Reposición: 2000 metros. Fecha
Ingreso
Salida
13-oct-2008
Saldo + 3200
14-oct-2008
- 1000
+ 2200
18-oct-2008
- 700
+ 1500 (reponer)
22-oct-2008
+ 5000
+ 6500
Hay que tener en cuenta que: Es bastante tedioso contar artículos pequeños, como clavos, arandelas, etc. Una manera de hacerlo es contar o separar por peso una cantidad equivalente al nivel de reposición, y ponerla en una bolsa de papel o de plástico en la parte trasera de la gaveta o repisa. Cuando tengas que abrir la bolsa para atender a un cliente sabrás que es el momento de reponer la mercadería.
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3.3 BALANCE GENERAL ¿Y, ahora? ¡Yo creí que ya me habías dicho todo!
¡Solo falta esto, que es muy importante!
El Balance General presenta la posición financiera del negocio en una determinada fecha. Nos muestra qué posee y qué debe el negocio. En otras palabras, nos muestra sus activos y sus obligaciones. Está conformado por tres grandes rubros: los activos, los pasivos y el patrimonio.
Veamos cómo es un BALANCE GENERAL y qué lo compone:
ACTIVO Todo lo que tiene el negocio. Ejemplo: bienes muebles e inmuebles, intangibles, cuentas por cobrar, existencias, etc. + Caja + Banco + Deudores (gente que debe dinero al negocio) + Existencias + Máquinas y Equipo (-) Depreciación
PASIVO Todo lo que debe el negocio (ejemplo: Créditos de proveedores, bancos, personal, estado, terceros, etc.). + Acreedores (gente a quienes el negocio les debe dinero). + Préstamos (lo que se debe a los acreedores). PATRIMONIO Propiedad de los inversionistas + Capital del propietario (deuda al propietario) + Ganancia Obtenida
ACTIVOS = PASIVO + PATRIMONIO
El saber elaborar un balance nos permitirá evaluar cómo está caminando el negocio.
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¿Y, de donde se obtiene información para construir el Balance General?
El Balance General se construye de los registros e información de contabilidad. Entre los principales tenemos: • • • • •
Registro Diario: le informa sobre sus activos y obligaciones. Libro de inventario: le da el valor de sus equipos y máquinas y su respectiva depreciación. Libro de control de existencias: le proporciona el valor de sus existencias (mercadería, materiales e insumos, productos terminados para su venta). Libro de compras: le muestra cuánto debe usted a sus proveedores. Libreta del negocio: le proporciona el monto del capital invertido por el propietario. PARTES DE UN BALANCE GENERAL (Nombre del Negocio) BALANCE GENERAL (Fecha en la que se recoge la información de la empresa) (A) ACTIVOS
(Ps) PASIVOS
(AC) Activo Corriente (<= 1 año a la fecha)
(PC) Pasivos Corrientes (<= 1 año a la fecha)
(AC.a y b) + El dinero en caja y en bancos.
S/
(PC.a) + Obligaciones Bancarias
S/
(AC.c) + Cuentas por cobrar
S/
(PC.b) + Cuentas por pagar a proveedores
S/
(AC.d1) + Inventario de Materias primas
S/
(PC.c) + Anticipos
S/
(AC.d2) + Inventario de productos en proceso
S/
(PC.d) + Cuentas por pagar otros
S/
(AC.d3) + Inventario de productos terminados
S/
(PC.e) + Impuestos por pagar
S/
(ANC) Activo No Corriente (Fijo) (> 1 año a la fecha) (ANC.a) +Las máquinas y equipos que se tienen
S/
(ANC.b) +Los vehículos
S/
(ANC.c) +Los muebles y enseres
S/
(ANC.d) +Construcciones, terrenos, inmuebles
S/
(P.a) + Capital
S/
(ANC.e) – Depreciación
S/
(P.b) + Utilidades retenidas
S/
Total de activos S/ TOTAL DE ACTIVOS
30
(PNC) Pasivos No Corrientes (> 1 año a la fecha) (PNC.) +
S/ Total de pasivos S/ (Pt) PATRIMONIO
Total De Patrimonio S/ S/
TOTAL DE PASIVOS Y PATRIMONIO
S/
La descripción de cada elemento es como sigue: Símbolo
Nombre
Concepto
(A)
Activo
Es todo lo que tiene el negocio y posee valor económico (dinero). Sus categorías son: Activos corrientes, Activos fijos y otros Activos
(AC)
Activos Corrientes
Son aquellos activos que son más fáciles para convertirse en dinero en efectivo durante el año de operaciones del negocio.
Caja y Bancos
Es el dinero que se tiene disponible en el cajón del escritorio, en el bolsillo y los cheques al día no consignados. Bancos, es el dinero que se tiene en el banco.
(AC.a b)
y
Es el saldo de recaudar de las ventas a crédito y que todavía deben los clientes, letras de cambio, los préstamos a (AC.c)
Cuentas por cobrar
los operarios y amigos. También se incluyen los cheques o letras de cambio por cobrar, ya sea porque no ha llegado la fecha de su vencimiento o porque las personas que le deben a usted no han cumplido con los plazos acordados.
(AC.d)
Inventarios
Es importante destacar que la realización de los inventarios debe hacerse y valorizarse de la manera más rigurosa posible, ya que es fundamental para la correcta marcha de la contabilidad.
(AC.d1)
Inventarios de Materias Primas
Es el valor de las materias primas disponibles a la fecha de la elaboración del balance, valoradas al costo.
(AC.d2)
Inventario Producción Proceso
de en
Es el valor de los productos que están en proceso de elaboración. Para determinar el costo aproximado de estos inventarios, es necesario agregarle al costo de las materias primas, los pagos directos involucrados hasta el momento de realización del balance. Por ejemplo, la mano de obra sea pagada como sueldo fijo o por unidad trabajada (al contrato o destajo), los pagos por unidad hechos en otros talleres, etc.
(AC.d3)
Inventario de Producción Terminada
Es el valor de la mercadería que se tiene disponible para la venta, valorada al costo de producción.
31
(ANC)
Activos No Corriente (Activo Fijos)
(ANC.a)
Máquinas, equipos, herramientas, accesorios
Es el valor de las máquinas que intervienen en el proceso de producción.
(ANC.b)
Vehículos
Autos, camionetas, motos, etc.
(ANC.c)
Los muebles y enseres
Es el valor de escritorios, estantes, ventilador, etc.
(ANC.d)
Construcciones, terrenos, inmuebles
Se refiere a los terrenos, casa, local, etc., con que cuenta la empresa.
Depreciación
Los activos fijos sufren desgaste con el uso que les conlleva a reducir (depreciación) el valor económico que tiene en comparación a su compra.
(Ps)
Pasivos
Son todas las deudas y obligaciones que tiene el negocio. Los pasivos se pueden clasificar en orden de exigibilidad en las siguientes categorías:
(PC)
Pasivos corrientes
Son aquellos pasivos que el negocio debe pagar en un período menor a un año.
(PC.a)
Obligaciones Bancarias
Es el valor de las obligaciones contraídas (créditos) con los bancos y demás entidades financieras.
(PC.b)
Cuentas por pagar a proveedores
Es el valor de las deudas contraídas por compras hechas a crédito a proveedores.
(PC.c)
Anticipos
Es el valor del dinero que un cliente anticipa por un trabajo aún no entregado.
Cuentas por pagar otros
Es el valor de otras cuentas por pagar distintas a las de Proveedores, tales como los préstamos de personas particulares. En el caso de los préstamos personales o créditos de entidades financieras, debe tomarse en cuenta el capital y los intereses que se deben.
(ANC.e)
(PC.d)
32
Es el valor de aquellos bienes muebles e inmuebles que el negocio posee y que le sirven para desarrollar sus actividades. Para ponerle valor a cada uno de estos bienes, se calcula el valor comercial o de venta aproximado, teniendo en cuenta el estado en que se encuentra a la fecha de realizar el balance. En los casos en que los bienes son de reciente adquisición se utiliza el valor de compra.
(PC.e)
Impuestos pagar
por
Es el saldo de los impuestos que se adeudan en la fecha de realización del balance.
(PNC)
Pasivos no corrientes
Son aquellos pasivos que la microempresa debe pagar en un período mayor a un año, tales como obligaciones bancarias, hipotecas, pagarés, etc.
(Pt)
Patrimonio
Es lo que pertenece a los dueños en el momento de hacer el balance. Equivale a decir qué es lo que queda después de vender todo lo que tiene la empresa y pagar todo lo que debe.
(P.a)
Capital
Es el aporte inicial hecho por el empresario para poner en funcionamiento su empresa.
(P.b)
Utilidades retenidas
Son las utilidades que el o la emprendedor(a) ha invertido en su empresa, es decir que las utilidades no han sido repartidas entre los trabajadores o a favor del emprendedor(a).
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BALANCE GENERAL
Guía Aplicada a mi Negocio:
FECHA: al________________________
Nombre de la negocio: ___________________________________________________________ Nombre del representante: _______________________________________________________ ACTIVOS
PASIVOS
Activo Corriente (<= 1 año a la fecha)
Pasivos Corrientes (<= 1 año a la fecha)
- El dinero en caja y en bancos.
S/
- Obligaciones Bancarias
S/
- Las cuentas por cobrar a los clientes
S/
- Cuentas por pagar a proveedores
S/
- Inventario de Materias primas
S/
- Anticipos
S/
- Inventario de productos en proceso
S/
- Cuentas por pagar otros
S/
- Inventario de productos terminados
S/
- Impuestos por pagar
S/
Total de activo corriente
S/
Total de pasivo corriente
S/
Activo Fijo (> 1 año a la fecha) - Las máquinas y equipos que se tienen:
Pasivos No Corrientes (> 1 año) S/
- Los vehículos
S/
- Los muebles y enseres
S/
....
S/
Total de pasivo no corriente
S/
TOTAL DE PASIVOS PATRIMONIO - Capital.
S/ S/
- Las construcciones, terrenos, inmuebles
S/
- Utilidades retenidas
(menos) Depreciación
S/
- Otros
Total de activo no corriente
S/
TOTAL DE PATRIMONIO
TOTAL DE ACTIVOS
S/
S/
TOTAL DE PASIVOS Y PATRIMONIO
S/ S/
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Bibliografía
Agencia de promoción de la Inversión Privada: PROINVERSION. (2006). MYPEqueña empresa crece: Guía para el desarrollo de la micro y pequeña empresa. Lima, Perú. CEFE Internacional. (1991). Manual para facilitadores: Adaptación Perú. Lima, Perú. Dickson, D. E., (1991). Organización Internacional del Trabajo. Manual “Mejore su Negocio“. Ginebra, Suiza. Fundación para el Desarrollo Sostenible de la Pequeña Empresa en América Latina: FUNDES Multimedia. (1997). Conozca SU Empresa “Manual del Empresario“: II Edición. Santiago de Chile, Chile. Instituto de Fomento de una Educación de Calidad, Instituto EDUCA. (2008). Módulo 1: Educación y Cultura Emprendedora. Lima, Perú. Instituto de Fomento de una Educación de Calidad, Instituto EDUCA. (2008). Módulo 2: Educación y Capacidades Emprendedoras. Lima, Perú. Instituto de Fomento de una Educación de Calidad, Instituto EDUCA. (2008). Módulo 3: Educación y Proyectos Sociales. Lima, Perú. Instituto de Fomento de una Educación de Calidad, Instituto EDUCA. (2008). Módulo 4: Educación y Planes de Negocios. Lima, Perú. Pontificia Universidad Católica del Perú: Facultad de Ciencias e Ingeniería. (2007). Módulos de Capacitación del Programa de Formación de Consultores en desarrollo de Proveedores. Lima, Perú.
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