Ako pripraviť úvodné zasadnutie poroty?

Poslať všetkým porotcom pár možných termínov zasadnutia.

Minimálne týždeň pred zasadnutím poslať všetky podklady na preštudovanie.

Na zasadnutí najskôr navštíviť lokalitu, potom podpísať potrebné dokumenty (záväzok porotcu ohľadom poctivého výkonu jeho funkcie férovosti, záväzok o mlčanlivosti, menovacie dekréty), zvoliť predsedu poroty, prerokovať zadanie, potom súťažné podmienky. Dôkladné oboznámenie sa s týmito dokumentami je veľmi dôležité, keďže budú podkladom, na základe ktorého bude porota neskôr rozhodovať o vyhodnocovaní súťažných návrhov. Porotcovia sú pri hodnotení súťažných návrhov viazaní súťažnými podmienkami, v ktorých je vyjadrená vôľa vyhlasovateľa. Odporúča sa, aby na úvodnom zasadnutí poroty podpísali porotcovia vyhlásenie, v ktorom potvrdia, že sa so súťažnými podmienkami dôkladne oboznámili a zaväzujú sa nimi riadiť pri každom ich kroku v rámci danej súťaže návrhov.

Zo zasadnutia sekretár pripraví zápis, pošle ho e-mailom porotcom a overovateľovi súťaže za SKA spolu s konečnou verziou podmienok a podkladov.