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La investigación reportada aquí fue patrocinada por la Universidad Regiomontana, A.C. La Universidad Regiomontana es una Asociación Civil que no persigue fines de lucro, que promueve la formación integral del ser humano en las diferentes etapas de su vida, poniendo a su alcance una educación y capacitación de alta calidad para que llegue a ser y permanezca como un líder competitivo y un actor socialmente responsable. Universidad Regiomontana y UR son marcas registradas. ©Derechos Reservados 2009 Universidad Regiomontana Portada: Fotografía Sufi Nawaz y Guilherme Silvad, Stock XCHNG ®
Todos los derechos reservados. Ninguna parte de este artículo puede ser reproducida en ninguna forma ya sea por medios electrónicos o mecánicos (incluyendo fotocopiado, grabado o almacenamiento y recuperación de información) sin permiso por escrito de la Universidad Regiomontana. 2010 Publicado por la Universidad Regiomontana Rayón 480 Sur, Centro, 64000, Monterrey, N.L., México URL:http://www.ur.mx Para ordenar copias de este documento favor de contactar Editor Investigación: Teléfono +52 81 8220 4604 Extensión 3847 Fax+ 52 81 82204632; Email: mpacheco@mail.ur.mx
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El empresario consolidado y la administración el tiempo Francisco C. Cervantes Pérez Nada hay, por eso, que iguale el valor del tiempo. El dinero mismo no puede comparársele, pues éste vuelve y aquél no; en una vida se pueden rehacer diez fortunas, pero con diez fortunas no se puede recomenzar una vida”. José Ingenieros1 Una perspectiva sobre cómo distribuir las horas del día para beneficio de la empresa, de la vida personal y de la familia.
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os dueños y directivos de las empresas se enfrentan a la realidad de no contar con suficiente tiempo para hacer todas las actividades que planean. Si esto sucede esporádicamente no tiene mayor relevancia; pero cuando es frecuente no cubrir las expectativas planteadas sí puede derivar en problemas para el negocio por falta de logro en los resultados esperados. En algunas personas se pueden observar cambios en la conducta, como alto grado de irritabilidad, depresión, trastornos del sueño, dificultad para la concentración, entre otros, como consecuencia de no cumplir con los compromisos adquiridos. Para la mayoría de las personas resulta difícil reconocer que están viviendo una deficiente administración del tiempo. Sin embargo, si se llega a identificar que gran parte de los problemas que se presentan diariamente se debe a los malos hábitos en el manejo de este recurso, es entonces cuando las personas se ubican en el camino de las soluciones. Para darse una idea de la tendencia sobre cómo se puede llegar a distribuir el tiempo se propone considerar la siguiente tabla, donde se pueden ver los dos factores que definen una actividad: URGENTE e IMPORTANTE:
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Ingenieros, José. Las fuerzas morales, capitulo 7. No. 51. Biblioteca virtual La Antorcha
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MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO URGENTE I. Actividades: IMPORTANTE
NO IMPORTANTE
Crisis Problemas apremiantes Proyectos cuyas fechas vencen III. Actividades: Interrupciones Correo Algunas reuniones Informes Actividades populares
NO URGENTE II. Actividades: Prevención Construir relaciones Reconocer nuevas oportunidades Planificación recreación IV. Actividades: Aquellas que no dan valor a las metas planeadas.
Significado de los factores En urgente ubicamos aquello que necesita una atención inmediata, donde la consecuencia de no atender tal situación implica un verdadero contratiempo; por ejemplo, no proveer insumos a una línea de producción, la cancelación de un pedido, etc. Lo importante tiene que ver con los resultados y se considera de importancia porque hace una aportación a la misión o a los valores institucionales pero, sobre todo, porque contribuye fuertemente al logro de las metas. Las actividades que son importantes pero no urgentes son las que demandan alta iniciativa y creatividad, son un generador para que las cosas sucedan, para que se lleven a cabo a nivel de excelencia, y tienen que visionarse más allá de la sola acción de realizarlas pues implican aprovechar y optimizar las oportunidades, además de garantizar que las cosas no lleguen a convertirse en urgentes. Quien trabaja dedicando su tiempo a lo importante y no urgente logra una verdadera administración efectiva; por ejemplo, construir redes sociales de beneficio, elaborar planes estratégicos que contribuyen al éxito del negocio, mayor trabajo enfocado al esfuerzo preventivo que al correctivo, etc. Las actividades importantes y urgentes pueden ser de varios tipos: existen las crisis o problemas significativos, las fechas de entrega, las juntas súbitas solicitadas por alguna autoridad, los imprevistos y todas aquellas consecuencias a las que se llega por no atender lo importante y no urgente. Existen algunas personas que se acomodan a este estilo de trabajo e inclusive son más productivos bajo presión; pero estos casos son los menos y, adicionalmente, resulta muy desgastante para cualquiera laborar en este tipo de escenarios. Quienes se desempeñan en tareas consideradas como urgentes pero no importantes, son personas reactivas que piensan que al atender urgencias atienden lo importante; es algo similar a los que atienden lo no urgente y no importante porque parecen poco interesados en cumplir con una responsabilidad.
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Tipificación de actividades Identificadas las actividades en el cuadrante correspondiente, es fundamental el priorizarlas para asegurar resultados efectivos, y una forma de hacerlo es tipificarlos: Prioridad 1: Actividades decisivas: son imprescindibles, son producto de un requerimiento de un cliente muy importante, son acciones que tienen un compromiso de entrega con una fecha límite significativa, son tareas que representan una oportunidad de éxito para el cliente y para el empresario. Generalmente estas actividades corresponden a los cuadrantes de lo importante, I y II. Prioridad 2: Actividades que deben hacerse: son tareas de mediano valor, en su momento contribuyen a la mejora pero no caen en la categoría de decisivas o no demandan un tiempo límite y por lo general se ubican en el cuadrante III. Prioridad 3: Actividades deseables de hacer: son de poco valor, las cuáles en un momento dado pueden eliminarse o posponerse para ser realizadas en otros tiempos, pues difícilmente se convierten en urgencias importantes, y las ubicamos en los cuadrantes IV. Resultados de empresas de clase mundial Stephen R. Covey, en su libro Primero lo primero, 1999, describe y menciona que “todas las personas viven los cuatro cuadrantes”, lo importante es saber cuánto tiempo se le dedica a cada uno. La recomendación de Covey varía en rangos porcentuales para cada cuadrante, de tal modo que para el cuadrante I las actividades deben ocupar entre el 20 y 25% del tiempo total de la persona; para el cuadrante II puede ser entre 65 y 80%; para el cuadrante III puede llegar a un máximo del 15%; y para el cuadrante IV menos del 1%. Estos datos son resultados de empresas con alto rendimiento. Valorando y optimizando el tiempo Para asegurar el éxito del negocio es fundamental tener claridad acerca de lo que se quiere lograr una administración efectiva del tiempo; por ejemplo, realizar proyectos que paguen como mínimo el valor hora. Para saber cuál es este valor se debe considerar el total de lo que se requiere en ganancias mensuales entre las horas estándar de 160 horas laborales en un mes, lo cual da el valor de una hora de trabajo. Por lo general un buen ejercicio sobre cómo se emplea el tiempo es registrando todas las actividades que se realizan cada hora. Esto permite identificar al final del día cuánto se le dedica a las tareas relevantes y prioritarias que permiten lograr los objetivos planteados. ¡Seguramente se sorprenderá con el resultado! La mayoría de las veces, la mayor parte de las horas son un gasto no una inversión; por lo tanto es de gran ayuda planear las actividades desde un día anterior, hacer una lista de pendientes, priorizar cada tarea y prevenir las posibles contingencias. Es necesario no dejar las cosas para después. Hay un dicho popular que dice: “No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”. Conforme más tareas pendientes se tienen es más fácil que el grado de estrés aumente. Para que esto no suceda es recomendable aprovechar la energía y el grado de concentración que brinda la primera parte del día,
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empezando por los asuntos que menos gustan y más cuesta realizar. A la vez, es preferible dejar las actividades que más gustan y menos cuesta hacer, para el resto del día. Es así como transcurre la jornada de manera más agradable. Saber decir no a todo aquello que quita productividad, delegar tareas a personas cuyos resultados son mejores a los propios, mantener la concentración al máximo en lo que se está haciendo, evitar distracciones y, sobre todo en el trabajo, enfocarse a lo que realmente es sustancial, son medios para lograr el éxito como empresario. Los empresarios regios y su uso del tiempo El centro de Empresarios de la División de Investigación de la Universidad Regiomontana está llevando a cabo una investigación con empresarios PYME, mediante la aplicación de diferentes instrumentos y la realización de entrevistas personales a cargo de profesionistas especializados en los diferentes temas relacionados con el proceso del trabajo. La muestra la integran empresarios cuyas empresas se han mantenido en el mercado al menos durante cinco años, y que pertenecen a la ciudad de Monterrey. A continuación sólo resaltamos algunos datos. En la competencia de aprovechamiento del tiempo sólo el 52% se califica satisfactoriamente. El 48% de la muestra tiene oportunidad de mejora en la priorización de objetivos, la programación de actividades, y la ejecución de tareas de acuerdo al calendario propuesto. Cabe mencionar que, en las entrevistas, la mayoría de los empresarios dijeron no cumplir con la optimización del tiempo al inicio del negocio porque, en esos momentos, el alto grado de estrés, la inexperiencia, los recursos limitados y el sentido de urgencia por asegurar la acreditación de la empresa en la sociedad, les demandaba enfocarse a trabajar y trabajar, no importando los horarios. Sin embargo, posteriormente descubrieron que tenían más éxito cuando seleccionaban los proyectos que más beneficios proporcionaban con base a la relación costo – beneficio. A la vez, fueron conformando un equipo de trabajo en el que podían delegar tareas, lo cual les fue permitiendo concentrase en acciones estratégicas y de alta utilidad para el negocio. Es relevante mencionar que las características de los empresarios de los negocios en estudio, recomiendan seguir fielmente la recomendación de Stephen Covey. Ellos dicen que es importante: dormir bien, comer a tiempo, convivir entre semana algunos momentos con la familia; pero un buen tiempo los sábados y domingos, además de convivir con amigos o simplemente organizar un espacio para ellos mismos o en actividades altruistas y religiosas. Es relevante resaltar que se debe considerar que los procesos de los empresarios son cambiantes y, en términos generales, la base de mejora está en conocerse mejor a uno mismo con respecto al aprovechamiento del tiempo. En este contexto, los resultados fundamentales son los siguientes: Trabajo En cuanto al espacio dedicado al trabajo, entre semana los hombres reportan un promedio de 10 horas, una hora más que las mujeres, y durante el fin de semana los hombres suelen
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trabajar medio día y los domingos llegan a promediar hasta dos horas, mientras que las mujeres, en el fin de semana, generalmente no dedican tiempo al trabajo. Ejercicio Algunas mujeres empresarias hacen ejercicio, de lunes a viernes, una hora en promedio, mientras los empresarios lo hacen alguna vez entre semana y, durante el fin de semana practican algún tipo de ejercicio por períodos de una a dos horas. Familia A la relación familiar, las mujeres le dedican un poco más de una hora al día, y el fin de semana llegan a invertir hasta doce horas. En cambio, los hombres dedican menos tiempo, no alcanzando en promedio la hora diaria y hasta un máximo de 6 horas los fines de semana. Religión En el tema del tiempo dedicado a cuestiones espirituales, las mujeres dedican al menos media hora por día, estando muy de cerca los varones con un tiempo ligeramente superior al de ellas. El sábado y el domingo las actividades religiosas en los varones tiene un promedio de hasta dos horas, mientras que en las mujeres es un tiempo promedio menor a una hora. Socialización En aspectos como la convivencia social, los hombres y mujeres dedican casi por igual hasta una hora al día y, en particular el sábado, ambos lo hacen hasta por cinco horas. Capacitación Los tiempos dedicados al perfeccionamiento profesional son de lunes a viernes, y tanto hombres como mujeres invierten, en promedio, tres horas por semana. Descanso En lo que se refiere al descanso nocturno, las mujeres duermen, en promedio, una hora más los fines de semana, hasta un máximo de nueve horas. Mientras que los hombres duermen entre cinco y siete horas. Entre semana, tanto los empresarios como las empresarias tienen un promedio de siete horas de sueño. En lo referente al descanso diurno (siesta), sábados y domingos los hombres sobresalen en tomarse un tiempo después de la comida no mayor a la hora, mientras las mujeres no tienen esa tendencia.
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TENDENCIA EN TIEMPO PROMEDIO DEDICADO A DIFERENTES ACTIVIDADES Lunes a viernes Sábado y Domingo
Actividad Mujeres
Hombres
Trabajo 9 10 Ejercicio 1 Alguna vez Relación familiar 1 <1 Espirituales .5 .4 Relación social 1 1 Alimentación <1 <1 Dormir 7 7 Siesta 0 0 Nota: Todos los tiempos están en horas.
Mujeres 0 0 12 <1 5 1 9 0
Hombres 5 2 6 2 5 1 6 <1
Lograr una excelente administración del tiempo, llevando un plan diario de actividades, enfocándose a lo relevante, estando altamente concentrado, y todo lo demás que se sugiere para optimizar las horas dedicadas a diversas actividades, puede de inicio resultar difícil. Como en los grandes proyectos, a veces no se sabe por dónde iniciar; pero si se avanza poco a poco es más factible lograr los propósitos y, sobre todo, no perderse en múltiples tareas sin valor tanto en el trabajo como en la vida personal y social. Lo esencial es intentar el cambio cuantas veces sea necesario, hasta lograr un aprovechamiento al máximo y hacerlo una parte del ser, una forma de vida. Sin lugar a dudas, el tiempo es un recurso importante y no renovable que se convierte en un aliado cuando contribuye a organizar y eficientar las tareas, o en un enemigo a vencer si no se establecen las prioridades, criterios y tiempos adecuados. A fin de cuentas, el tiempo fluye y es un intangible que no se puede manipular; lo único que se puede hacer es aprovecharlo. Autor: Lic. Francisco Casimiro Cervantes Pérez, M.R.I., Investigador del Centro para la Competitividad de los Empresarios Universidad Regiomontana
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