Validaciones y Nuevas Tecnologías para Almacenes Farmacéuticos y Cadena de Frío

Validaciones y Nuevas Tecnologías para Almacenes Farmacéuticos y Cadena de Frío MPM. Q.F. Humberto Laserna IPC Associates

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

1

Temario 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Marco de Referencia Validaciones - Calificaciones Análisis de riesgo - FMEA Mapeos térmicos Calificación de equipos de refrigeración/congelación Calificación de contenedores pasivos Validación de sistemas informáticos

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

2

Informaci贸n confidencial, se proh铆be su reproducci贸n total o parcial

3

Definición de Validación Establecer evidencia documentada que proporciona un alto grado de aseguramiento de que un proceso específico producirá consistentemente un producto que cumpla con sus especificaciones y atributos de calidad predeterminados.* Esta definición incluye 3 elementos: • Evidencia documentada • Reproducibilidad • Especificaciones y atributos de calidad predeterminados

*Pauta de Validación de FDA Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

4

Clases de Validación Validación Prospectiva. Validación llevada a cabo durante la fase de desarrollo por medio de análisis de riesgo del proceso de producción, que se desglosa en pasos individuales, que son entonces evaluados sobre la base de la experiencia para determinar si se puede conducir situaciones críticas.* Validación Retrospectiva. Consiste en el examen de la experiencia pasada de la producción en el supuesto que la composición, procedimientos y equipos permanecen sin cambios.*

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

5

Requisitos de Validación Antes de Iniciar la validación de un proceso o calificación de un equipo es necesario elaborar protocolos donde se detallen los pasos a seguir, los criterios de aceptación y responsabilidades.

También existen otros requisitos que son los regulatorios como los determinados por la 21 CFR 211.110

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

6

Calificación Es la acción de demostrar y documentar que todos los locales , sistemas y equipos estén adecuadamente instalados, y/o funcionen correctamente y cumplir con los resultados esperados. La calificación es a menudo parte de la validación, pero los pasos individuales de la calificación por si solas no constituye la validación del proceso.* La calificación debe ser completada antes que la validación del proceso se lleve a cabo.

El proceso de calificación debe ser lógico, sistemático y debe comenzar desde la fase de diseño de los locales, equipos y utilidades.

*Buenas Prácticas de Manufactura: Validación, OMS 2005

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

7

Calificación La etapas de la calificación son: -Calificación de Diseño (DQ) -Calificación de Instalación (IQ) -Calificación de Operación (OQ) -Calificación de Desempeño (DQ)

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

8

Riesgo • Posibilidad de perdida o daño • Cuando alguien o algo crea o sugiere un peligro • La probabilidad de perdida o los peligros sujetos a la materia y la probabilidad de dicha perdida

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

9

Riesgo • Probabilidad de ocurrencia de daño y la severidad del daño

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

10

Risk Assessment • Identificación de los peligros y el análisis y evaluación del riesgo asociado con la exposición a estos peligros

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

11

Risk Control • Reducir el riesgo a un nivel aceptable

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

12

Risk Control

Informaci贸n confidencial, se proh铆be su reproducci贸n total o parcial

13

¿Qué es FMEA? • Metodología para auxiliar en la detección, eliminación o reducción de riesgos, fallas, problemas o errores conocidos y/o potenciales, asociados a determinado producto, proyecto o proceso

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

14

FMEA • Identifica conocidos y potenciales modos de falla • Identifica los efectos y causas de cada modo de falla • Prioriza los modos de falla y sus causas.

• Suministra seguimiento y acciones correctivas

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

15

Desarrollo del FMEA • Un grupo multidisciplinario de trabajo. De preferencia entre 5 a 9 integrantes. No debe ser hecho por solo una persona.

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

16

Modos de falla y Posibles causas

Informaci贸n confidencial, se proh铆be su reproducci贸n total o parcial

17

Informaci贸n confidencial, se proh铆be su reproducci贸n total o parcial

18

Informaci贸n confidencial, se proh铆be su reproducci贸n total o parcial

19

Informaci贸n confidencial, se proh铆be su reproducci贸n total o parcial

20

Informaci贸n confidencial, se proh铆be su reproducci贸n total o parcial

21

Modos de Falla • Identificar las conocidas y potenciales modos de falla. Ejemplo: • Mal funcionamiento del equipo • Producto y/o proceso fuera de especificación

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

22

Efectos Potenciales • Efectos críticos potenciales sobre la seguridad o eficacia del producto o proceso • Efectos potenciales sobre el desempeño, rendimiento o las expectativas del cliente • Efectos potenciales da algún indicador clave para la corrección del proceso • Efectos potenciales sobre la Severidad de la falla

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

23

Causas Potenciales • Después de definir los modos de falla, es necesario identificar las causas potenciales de falla y la ocurrencia de cada una.

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

24

FALLA

No funciona No enciende

Hepatitis

CAUSAS DE LA FALLA

EFECTOS DE LA FALLA

Falla en la Señal Cambio de Voltaje

Falta de Comunicación Aburrimiento

Infección

Descanso Medico Perdida de dinero

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

25

FALLA

CAUSAS DE LA FALLA

No cierra No refrigera

Rompió la Puerta Falla del compresor

No cumple Test identificación

Mal Almacenamiento Error en embalaje

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

EFECTOS DE LA FALLA

Perdida de Producto

Posible RAM Contagio de La enfermedad

26

Detección de la Falla • Para cada potencial causa de debe identificar un método de detección.

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

27

Prioridad El equipo de trabajo debe determinar las prioridades en orden numérico según el riesgo relativo de la falla y causa usando: Potenciales efectos de la Falla (S) Potenciales causas y la frecuencia de esta (O) Habilidad de detección (D)

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

28

Rating • Se utiliza una escala numérica, siendo recomendada del 1 al 5 o 1 al 10 en orden ascendente de prioridad • Ayuda a determinar los potenciales riesgos

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

29

FMEA- Ejemplo

Informaci贸n confidencial, se proh铆be su reproducci贸n total o parcial

30

Informe • Se debe elaborar un informe donde se detalle los planes de acción para los valores IR • Recuerde la idea no es poner más detección

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

31

Mapeos T茅rmicos

Informaci贸n confidencial, se proh铆be su reproducci贸n total o parcial

32

Definiciones Principales • Protocolo de Mapeo : Un plan prospectivo escrito aprobado que cuando ejecutado pretende producir evidencias documentadas que una pieza de un equipo, sistema o subsistema es adecuadamente calificada.

• Calificación: La acción de proveer evidencia documentada que el equipo y sistemas auxiliares son adecuadamente instalados, funcionan correctamente y satisfacen un criterio predeterminado. Calificación es solamente una parte del proceso de validación.

• Calificación de Instalación (IQ): pretende verificar en un proceso documentado formal que el equipo fue instalado de acuerdo a las especificaciones.

• Calificación Operacional (OQ): pretende verificar en un proceso documentado formal que el equipo funciona de acuerdo a las especificaciones.

• Calificación de Desempeño (PQ): pretende verificar en un proceso documentado formal que el equipo puede desempeñarse de acuerdo a las especificaciones.

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

33

Definiciones Principales • Recalificación: La acción de proveer evidencia documentada que el equipo y sistemas auxiliares son adecuadamente instalados, funcionan correctamente y satisfacen un criterio predeterminado. La recalificación puede suplementar, repetir algunas o todas las calificaciones originales.

• Especificaciones de Requisitos del Usuario (URS): Una especificación de requisito que describe el que el equipo o sistema es supuesto a hacer, así conteniendo al menos un conjunto de criterios o condiciones que deben satisfacer.

• Especificaciones de Requisitos Funcionales (FRS):Un documento que delinea las características operacionales del equipo/sistema, así como también cualquier detalle de diseño o construcción que tienen implicaciones GMP. El es utilizado como la base para cualquier diseño, Aceptación de las Pruebas en Fábrica (APF), Aceptación de las Pruebas en Fábrica (APF), puesta en marcha, y actividades de validación.

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

34

Sistemas de Validación Térmica

XpertLog • • • •

XpertVal

Exactitud 0.1°C de -90°C a 140°C Software con CFR21 parte 11 FDA 16 000 puntos de grabación Alta confiabilidad, no hay pérdida de la información durante la validación

• • • •

Exactitud 0.2°C de -200°C a 400°C Software con CFR21 parte 11 FDA 20 a 60 canales Alta confiabilidad, no hay pérdida de la información durante la validación

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

35

Mapeo Térmico Vacío/Carga Mínima •La prueba de carga mínima es diseñada para verificar la habilidad de la unidad en controlar su especificación predeterminada cuando hay un límite de masa térmica.

•Se puede usar carga real o simulada.

•El número y posición de sensores de temperatura debe quedar documentado.

Thermal Mapping - Sensor Distribution Diagram

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

36

Mapeo Térmico de Carga Máxima •Es necesario determinar una carga máxima. Esta carga de ser predeterminada y acordada entre el usuario final, la unidad de calidad y la persona que realiza la prueba quedando documentado. Debiendo cumplir lo siguiente:

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

37

Como definir los sensores • Considerar los extremos • Utilizar los 3 planos • Definir el tamaño • Identificar las variables • Considerar donde esta el producto

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

38

Si es menor

3 de 2m

Informaci贸n confidencial, se proh铆be su reproducci贸n total o parcial

39

Si es menor

3 de 20m

Informaci贸n confidencial, se proh铆be su reproducci贸n total o parcial

40

Si es mayor

3 de 20m

Informaci贸n confidencial, se proh铆be su reproducci贸n total o parcial

41

14

LEYENDA Superior

6

11

9

4

10

5

1

Medio

Inferior

3

12

7

8

13

2 15

Informaci贸n confidencial, se proh铆be su reproducci贸n total o parcial

42

Calificación de Cámara Fría y Congelador Frecuencia

Adquisición de Datos Térmicos

Documentación

Pruebas y Verificación Recomendada

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

43

La Calificación de Instalación y la Calificación de Operación de Cámaras Frías y Congeladores debe ser revisada cada 5 años.

La Calificación de Desempeño debe ser ejecutada a cada año. Todas las otras frecuencias presumidas deben ser justificadas con datos históricos y documentados por Control de Cambios.

NOTA Si la Cámara Fría es expuesta a condiciones ambientes (no es ubicada dentro de un predio o almacén) y las temperaturas a lo largo del año tienen gran amplitud entre las estaciones, el PQ debe ser repetido a cada 6 meses (verano/inverno) para probar que las diferentes condiciones ambientales no afectan la temperatura interna.

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

44

• Especificaciones de Requisitos del Usuario (URS): • Especificaciones de Requisitos Funcionales (FRS): • Manuales Operacionales • Dibujos de Diseño del Equipo • Dibujos Eléctricos del Equipo • Dibujos Mecánicos del Equipo • Temperatura de Almacenamiento de Producto/Material incluyendo tolerancias permisibles y limites de alarma.

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

45

Los protocolos deben ser combinados en uno o más documentos; sin embargo, IQ, OQ y PQ deben ser secuencialmente ejecutadas.

Si las pruebas no satisfagan el criterio de aceptación: • Registro de Desvío(s).

• Asegurar que la(s) adecuadas acción(es) correctas sean tomadas.

•Reconducir la prueba, si necesario.

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

46

Calificación de Cámara Fría y Congelador Durante la Calificación Operacional y de Rendimiento un número especifico de dispositivos o sensores de medición de temperatura deben ser usados.

Las pruebas pueden ser ejecutas con un Sistema de Validación Térmica (Unidad de Hardware, Software de Control y Termopares) o Registradores de Datos de Temperatura.

Ambos los sistemas deben cumplir con las especificaciones mínimas:

• Exactitud: +0,5 °C

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

47

Calificación de Cámara Fría y Congelador • Sensores calibrados contra una norma NIST-trazable (o

equivalente) • Calibración del Sensor antes del Estudio de Calibración (Precalibración) • Verificación del Sensor antes del Estudio de Calificación (Postcalibración) • Software validado de acuerdo a el 21 CFR parte 11.

NOTA:: Si algún dato de calculo (Temperatura media, máxima, mínima) es realizada en una Hoja de Excel, eso debe ser validado.

Es recomendado que el software de adquisición de datos provea todos los cálculos necesarios, impidiendo manipulación de datos.

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

48

Calificación de Cámara Fría y Congelador

CALIFICACIÓN Calificación de DE Instalación INSTALACIÓN

Calificación Calificación Operacional/ Operacional/ Rendimiento Desempeño

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

49

CALIFICACIÓN DE INSTALACIÓN

 Verificación de Campo de Detalles de Dibujos y Cámara  Verificación de campo de Utilidades  Verificación de Firmware (Configuraciones)  Verificación de Manuales y Documentos  Verificación de Piezas de Repuesto Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

Calificación Operacional/ Desempeño Verificación SOP Verificación de Mantenimiento Preventivo

Prueba y Verificación de Punto de Ajuste de Alarma  Verificación de Ciclo de Deshielo

Verificación de Calibración de Instrumento

 Mapeo Térmico Vacío/Carga Mínima

Verificación de Entrada/Salida

Prueba de Recuperación de Puerta Abierta

Verificación de Controlador  Verificación de Condiciones Límites Verificación de Parámetros Configurables

Mapeo Térmico de Carga Máxima

Verificación de Pérdida de Energía y Recuperación

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

51

Recalificación Periódica La unidad de almacenamiento en frío (sistemas de control, equipos, monitoreo, procedimientos, etc.) deben pasar por evaluación periódica para asegurar que la unidad funcione de manera calificada. Es recomendado realizar una Calificación de Rendimiento periódica, ejecutando como mínimo las siguientes pruebas: • Mapeo Térmico (Carga Total) • Prueba de Alarma • Prueba de Recuperación de Puerta Abierta • Verificación de Pérdida de Energía y Recuperación Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

52

Validación: Método de Transporte • Embalajes • Camiones Refrigerados • Conteiner Refrigerados

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

53

Calificación de Embalajes Validación

Calificación de Diseño

Calificación de Operación

Calificación de Desempeño

Mantenimiento de la Calificación

Recalificación Análisis de Riesgo

Requisitos Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

54

Requisitos para la Calificación de Embalajes • Plan de Validación • Equipos Calificados.

• Cámara fría o refrigerador • Congelador

• Software Validado según CFR21 • Requerimientos Funcionales • Criterios de Aceptación • Según las Estabilidades Calificación Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

55

Requisitos para la Calificación de Embalajes • Proveedores Calificados • Cajas Térmicas, geles, etc

• Instrumentos Calibrados • Pre-Calibrado • Post Calibrado

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

56

Worst Case • Definir todas las rutas • Tiempos • Temperaturas • Medio de transporte

Ciudad

• Realizar un análisis de riesgo seleccionando el peor o peores escenarios.

• Utilice valores numéricos para definir prioridades

Piura Cajamarca Trujillo Huancayo Ica Arequipa Cuzco Iquitos Chiclayo Lima Huaraz

Temperatura Máxima (°C) 34 20 26 24 30 20 21 32 30 27 24

Temperatura Promedio (°C) 25 12.5 20 15 22.5 15 10.5 26.5 22.5 21 15.5

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

Temperatura Mínima (°C) 16 5 14 6 15 10 0 21 15 15 7

57

Worst Case Destino

Valor individual de Factor de Riesgo

Ciudad

Temperatura

Tiempo Total de Tr谩nsito

Ruta

Valor Integrado de Riesgo

Piura Cajamarca Trujillo Huancayo Ica Arequipa Cuzco Iquitos Chiclayo Lima

6 5 4 4 4 4 6 5 4 4 4

5 4 4 5 3 4 4 4 3 3 4

3 3 3 4 4 4 3 3 3 4 4

90 60 48 80 48 64 72 60 36 48 64

Huaraz

Informaci贸n confidencial, se proh铆be su reproducci贸n total o parcial

58

Calificación de Diseño Los Parámetros a Evaluar son: • Tiempo de distribución.

• Temperatura ambiental (Verano e Invierno) • Medios de transporte: aéreo, marítimo y terrestre • Cantidad, configuración y temperatura de los geles • Separadores o aislantes • Cantidad Máxima y Mínima de Producto

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

59

Calificación de Diseño • Ubicaciones frías y calientes dentro del embalaje cuando aplique) • Especificaciones técnicas de cajas térmicas y geles • Intervalo de medición de temperatura.

Temptale Interno Superior

Template Externo Temptale Interno Medio

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

60

Calificación de Operación • Las pruebas de calificación de operación consisten en simular el transporte (Calor y/o frío) sobre las cajas térmicas, esto se puede realizar en lugares donde existen variaciones de temperatura respecto al medio ambiente, esto nos asegura que se cumpla la cadena fría en la distribución, garantizando la cadena fría en un tiempo limitado determinado por las pruebas a realizar.

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

61

Calificación de Operación

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

62

Calificación de Desempeño • La calificación de desempeño se evaluá definiendo la ruta mas crítica a donde se despacha este producto, según los tiempos, volumen de pedidos usando el worst case o validando todas las rutas a donde se distribuye

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

63

Rutas para la Calificación de Desempeño

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

64

Después de la Validación • Se debe elaborar un Instructivo donde se señale claramente como reproducir la Validación.

• Todo cambio debe ser evaluado a través de un control de cambios • Se debe verificar que no existas cambios climáticos que afectan lo validado.

Corrugado con el Producto

Icesponges

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

65

Validación de Sistemas Informáticos Evidencia documentada con un alto grado de seguridad que un sistema informático cumple con las especificaciones predeterminadas en confiabilidad de datos, seguridad informática y trazabilidad de la información

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

66

Validación de Sistemas Informáticos Inventario del Sistema

Análisis de riesgo

Calificación de Instalación

Calificación de Operación

Calificación de Desempeño

Mantenimient o de la calificación Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

67

Inventario del Sistema • Sistemas utilizados • Hardware - Arquitectura del sistema • Software – Versión • Funcionalidades • Accesos - Responsabilidades

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

68

An谩lisis de riesgos del sistema Personalizados

Configurados

No Configurados

Infraestructura

Informaci贸n confidencial, se proh铆be su reproducci贸n total o parcial

69

Calificación de Instalación • Verificar que el software y hardware (arquitectura) cumpla los requerimientos necesarios de instalación del sistema y funcione correctamente en la confiabilidad de datos, seguridad informática, y trazabilidad de la información

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

70

Calificación de Operación • Verificar que el sistema cumpla los requerimientos necesarios para la operación en la confiabilidad de datos, seguridad informática, y trazabilidad de la información.

• Preferencias de Usuario • Seguridad de la información

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

71

Calificación de Desempeño • Verificar que el sistema cumpla los requerimientos necesarios para el desempeño en la confiabilidad de datos, seguridad informática, y trazabilidad de la información.

• Mantenimiento de la información • Recuperación del sistema.

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

72

Mantenimiento de la Calificación • Sistema de calidad destinado a IT • Control de cambios • • • •

Manejo de versiones Preferencias de usuario Almacenamiento de la información Arquitectura, etc.

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

73

M.P.M. Humberto Laserna General Manager Peru | Portfolio Regional Manager Humberto.laserna@ipcassociates-la.com http://www.linkedin.com/profile/view?id=67227991&trk=tab_pro Av. Diagonal 380 oficina 306 Miraflores, Lima – Perú (511)4800647 Bolivia: (591) 76003202 Chile: (569) 82330435 Colombia: (57) 3013365941

Información confidencial, se prohíbe su reproducción total o parcial

74