14/5/2010
CVO HEUSDEN ZOLDER
WORKSHOP LIJSTEN
Geschreven door | Inge Put
Lijsten 1 Lijst invoeren Download en open “Landenlijst”.
Pagina 2
2 Lijst sorteren In de werkbalk standaard sorteren van
aanklikken.
2.1 Op één veld (kolom) sorteren van laag naar hoog Je plaatst de cursor in de kolom waarop je wenst te sorteren. Dan kies je “sorteren van laag naar hoog” (of van A naar Z).De gegevens verschijnen in gesorteerde volgorde. Proberen dit voor de kolom “Werelddeel”.
Pagina 3
2.2 Op één veld (kolom) sorteren van hoog naar laag Je plaatst de cursor in de kolom waarop je wenst te sorteren. Dan kies je “sorteren van hoog naar laag” (of van Z naar A).De gegevens verschijnen in gesorteerde volgorde.
Probeer dit voor de kolom “Aantal Inwoners”. Het land met de meeste aantal inwoners verschijnt bovenaan in de lijst.
Pagina 4
2.3 Aangepast sorteren Plaats de cursor in de tabel en kies in het menu voor data en dan sorteren.
Dat opent zich het invulvenster “Sorteren”.
Hier kan je invullen op welke velden je wenst te sorteren en in welke volgorde. Bv eerst op”Werelddeel” oplopend (A naar Z) en dan op “Aantal inwoners” Aflopend (van groot naar klein).
Pagina 5
Dit is het resultaat.
Pagina 6
3 Tabel opmaken Via het menu en de keuze opmaak, auto opmaak kan je de tabel snel een mooie opmaak geven. Let wel op je moet in de tabel staan.
Maak je keuze. Klik op OK en alles is klaar.
Pagina 7
Afgewerkt resultaat.
Pagina 8
4 Filters plaatsen op tabellen 4.1 Instellen Door het plaatsen van filters kan je van een lange tabel enkel het gewenste gedeelte zichtbaar maken. Rechts van elke kolomtitel verschijnt er een pijltje. Hiermee kan je sorteren op die kolom of filteropties instellen voor die kolom. Je kan de filters instellen in het Menu data bij de keuze Filter en Auto Filter.
Pagina 9
4.2 Filters aanbrengen in de tabellen of lijsten Klik op het pijltje naast de kolomtitel waarvoor je een filter wenst in te stellen. Kies de gewenste filter. Klik op “OK”. 4.2.1 Filter aanklikken Bv stel bij Werelddeel een filter in zodat enkel het alle gegevens van Europa worden getoond.
Klik op “Europa” en de filter doet zijn werk. Dit is het resultaat.
Naast Werelddeel is het pijltje gewijzigd in een blauwe kleur. Dit duidt erop dat er op Werelddeel een filter werd geplaatst. Je kan de filter terug verwijderen door op het kleine blauwe pijltje te klikken en “Alle categorieën” te selecteren.
Pagina 10
Nu worden alle regels terug zichtbaar. De volledige tabel verschijnt terug. Je kan op elke kolom een filter plaatsen. Je kan ook filters combineren, op 2 of meerdere kolommen filters plaatsen. Let wel op: alle filters vormen een EN voorwaarde. Dus hoe meer filters op één lijst, aan des te meer voorwaarden er voldaan moet worden. Dus des te korter de tabel wordt. Of er kunnen zelf geen records overblijven indien je te veel filters plaatst. 4.2.2 Getalfilter instellen Je kan met filters zeer veel dingen vinden. Stel dat je de 10 landen met het meeste inwoners went te zien. Dan kan je een “getalfilter” plaatsen op “Aantal inwoners”. Dit doe je als volgt.
Pagina 11
Selecteer “Top 10� dan verschijnt volgend keuzevenster.
Je kan kiezen tussen Top of Onder, het aantal bepaal je zelf, en tussen Item(exact) of Procent.
Met Top 10 Items krijg je dit resultaat.(juist 10 landen met de meeste inwoners)
Deze lijst kan je nu sorteren op Aantal Inwoners. De gesorteerde lijst ziet er als volgt uit.
Pagina 12
Met Top 10 Procent krijg je dit resultaat.(10% van de lijst, dit is 10% van 42 lijnen, dus 4 regels)
De lijst is nog steeds gesorteerd op Aantal inwoners. 4.2.3 Tekstfilter instellen Stel dat je alle landen die beginnen met een “B” went zichtbaar te maken. Zorg ervoor dat de volledige lijst terug zichtbaar is. Stel nu een “Tekstfilter” in op de kolom “Land”.
In volgen keuzevenster kan je de voorwaarde ingeven. Je kan 2 voorwaarden combineren door EN of OF te gebruiken.
Pagina 13
Klik op OK en bekijk het resultaat.
Wil de landen nu nog mooi in alfabetische volgorde? Dat kan. Sorteer ze. Ziezo klaar!
Zet alle gegevens terug zichtbaar voor het volgende voorbeeld.
Pagina 14
4.2.4 Aangepaste filter Stel dat je alle landen nodig hebt met meer dan 50.000.000 inwoners en alle landen met minder dan 10.000.000 inwoners. Je gaat als volgt te werk.
In de keuzemenu stel je volgende gegevens in.
Druk op OK en bekijk het resultaat.
Pagina 15
De ongesorteerde lijst ziet er zo uit.
Pagina 16
Een gesorteerde versie kan er bv zo uitzien.
Pagina 17
5 Totalen en subtotalen berekenen Je kan in bestaande lijsten, met getallen, totalen en subtotalen toevoegen op een makkelijke manier. Je moet er wel voor zorgen dat de lijsten gesorteerd zijn op het veld(kolom) waarop je subtotalen wenst te berekenen. Dit proberen we aan de hand van een voorbeeld. Open de werkmap “Landenlijst�.
Pagina 18
Sorteer de lijst op “Werelddeel” en daarbinnen op “Aantal Inwoners” van groot naar klein.
Nu is de lijst klaar om subtotalen te berekenen. Je kan nu per “Werelddeel” een totaal berekenen van het “Aantal Inwoners” of de “Oppervlakte” of beide. plaats de cursor in de lijst.
Pagina 19
Kies in het Menu “data” voor “Subtotalen”.
Het venster Subtotalen verschijnt.
Bij iedere wijziging in: Kies je het veld (kolom) waarop subtotalen moeten berekend worden. Bv Werelddeel: telkens er een nieuw Werelddeel begint moet er een subtotaal gemaakt worden van het vorige. Daarom moet je er ook voor zorgen dat de gegevens van één Werelddeel samen staan. Dus moet je de lijst sorteren op Werelddeel.
Pagina 20
Bij Functie: Kies je de Functie (bewerking) die je went uit te voeren. Meestal is dit “SOM” maar je kan ook een andere Functie kiezen.
Bij Subtotaal toevoegen aan: Bepaal je op welke velden je de Functie wenst toe te passen. Welke kolommen je wenst op te tellen. In dit voorbeeld wordt er een subtotaal berekend van “Aantal Inwoners” en “Oppervlakte”. De optie onderaan: Huidige subtotalen vervangen: vink je aan indien je oude subtotalen wenst te overschrijven met nieuwe. Indien je het uitvinkt worden de nieuwe subtotalen toegevoegd aan de bestaand. Pagina-einde tussen groepen: dit wil zeggen dat er na elk subtotaal een nieuwe pagina begint. Overzicht onder de gegevens plaatsen: zo zorg je ervoor dat het totaal onder de getallen komt. Pagina 21
Klik op OK en controleer het resultaat.
De subtotalen per “Werelddeel” en het eindtotaal worden automatisch toegevoegd. Uiterst links verschijnt er een extra kolom met bovenaan cijfer(niveau ‘s) en in de kolom mintekens of plustekens. Deze kolom werkt zoals de verkenner. Je kan detailles verbergen of weergeven. Pagina 22
Klik op het cijfer 1 links bovenaan. Nu wordt enkel het eindtotaal weergegeven.
Klik op het cijfer 2 links bovenaan. Nu wordt het eindtotaal en de subtotalen weergegeven.
Klik op het cijfer 3 links bovenaan. Nu wordt terug de volledige lijst weergegeven. Je kan ook op de -tekens of -tekens klikken om de detailles te verbergen of weer te geven van ĂŠĂŠn bepaald onderdeel. Klik op het cijfer 2 links bovenaan. Nu wordt het eindtotaal en de subtotalen weergegeven. Klik op het -teken naast Totaal Europa zodat de detailles van Europa zichtbaar worden.
Zo kan je ook werken met het
of
-tekens om meer of minder detailles weer te geven.
Pagina 23
Meerdere subtotalen toevoegen Je kan in één lijst meerdere subtotalen toevoegen. Volg mee in volgend voorbeeld. Open het werkblad “Reiskosten”.
Plaats de cursor in de lijst en sorteer ze op “Naam” en daarbinnen op “Soort”.
Pagina 24
Bereken een subtotaal per persoon “Naam” van “Kostprijs” en “Europrijs”.
Dit is het resultaat.
Pagina 25
Nu voegen we nog een totaal toe per “Soort” ook van “Kostprijs” en “Europrijs”.
Let op Huidige subtotalen vervangen moet je nu uitvinken ander verdwijnen de vorige subtotalen. Er verschijnen nu ook 4 cijfers links in de extra kolom. Merk op dat het totaal per persoon behouden blijft en dat er voor elke persoon nog extra subtotalen berekend worden per soort kosten. Wanneer je meerdere subtotalen wenst toe te voegen moet je met het hoogste niveau beginnen. In dit voorbeeld met Naam, het veld(kolom) waarop je als eerste sorteerde. En daarna pas op de volgende niveau ‘s. De velden(kolommen) waarop je erna sorteerde.
Pagina 26
Totalen en subtotalen wissen. Klik op subtotalen en rechts onderaan op de knop “Alles Verwijderen�.
Pagina 27