Workshop 7

14/5/2010

CVO HEUSDEN ZOLDER

DRAAITABELRAPPORTEN EN DRAAIGRAFIEKEN

Geschreven door | Inge Put

Draaitabellen Via draaitabellen kan je van een ongesorteerde, nietszeggende lijst een overzichtelijk rapport met bijhorende grafiek maken.

Voorbeeld lengte van een aantal personen De oorspronkelijke lijst met tekst en getallen

Als je deze lijst bekijkt kan je er niet veel uit afleiden. Ze is lang en onoverzichtelijk.

Pagina 2

Het draaitabel rapport Maak van deze lijst een overzichtelijk rapport en alles wordt veel duidelijker.

De draaitabel grafiek Wanneer je nu het rapport weergeeft in de vorm van een grafiek is alles nog duidelijker.

Zo zie je het nut van draaitabellen. Gegevens overzichtelijk weergeven. Zodat je de juiste besluiten kan trekken.

Pagina 3

Een draaitabel stap voor stap maken De lijst Open de werkmap “Landenlijst�.

Deze lijst mag ongesorteerd zijn. In het rapport wordt ze automatisch in alfabetische volgorde geplaatst.

Pagina 4

Het Juiste Menuonderdeel kiezen Draaitabel vind je terug in het Menu onder Data, bij de keuze “Draaitabel- en draaigrafiekrapport…”.

Draaitabel invoegen Plaats de cursor in de lijst of tabel en klik op “Draaitabel”. De Wizard voor draaitabellen overloopt in 3 stappen het maken van een draaitabel.

In stap 1 kan je kiezen voor een Draaitabel of Draaigrafiek. Kies voor Tabel.

Draaitabel maken Klik onderaan rechts op volgende. De volledige tabel (lijst) wordt geselecteerd in je volgend keuzescherm. Je kan zelf ook de selectie aanpassen indien ze niet juist is.

Pagina 5

Klik op volgende om te bevestigen. Dan verschijnt de volgende stap. Hier bepaal je waar de draaitabel geplaatst wordt. Kies best “Nieuw werkblad”.

Draaitabel lay-out bepalen (velden schikken in de tabel) Klik op Indeling. Nu kan je bepalen welke velden je wenst op te nemen in de tabel.

Nu kan je de tabel samenstellen.

In de “Lijst met draaitabelvelden” kan je de velden selecteren die je in de tabel wenst op te nemen.

Dan kan je ze een plaats geven in de tabelstructuur.

Pagina 6

Rechts bevinden zich de velden van je lijst. Die kan je nu slepen naar de indeling in het midden. Je kan ze bij de pagina zetten of toevoegen aan de kolommen of rijen of bij de gegevens plaatsen. Die velden waarmee je wenst te berekeningen uit te voeren plaats je altijd bij de gegevens.

Dubbelklik op Som van Aantal inw. Nu kan je zelf de bewerking kiezen.

Via de knop Getal kan je de getalnotatie aanpassen.

Pagina 7

Klik op OK om te bevestigen.

Via Opties kan je nog extra opties weergeven om berekende velden maken.

Pagina 8

Klik op OK om te bevestigen en terug te keren naar de draaitabel indeling.

Klik op OK om de indeling te bevestigen.

Pagina 9

Klik op Voltooien. Nu heb je een tabel met alle landen met hun totaal aantal inwoners.

Draaitabel lay-out beheren en aanpassen.

Er wordt een nieuw werkblad toegevoegd. Hierin verschijnt de draaitabel. Tevens verschijnt rechts een hulpscherm Lijst met draaitabelvelden en een werkbalk Draaitabel.

Dit is het opbouwkader van de draaitabel. Hierin kan je de velden van je tabel plaatsen. Je kan het venster Lijst met draaitabelvelden ook verslepen. Dit werkt makkelijker.

In de Lijst met draaitabelvelden kan je de velden selecteren die je in de tabel wenst op te nemen.

Dan kan je ze een plaats geven in de tabelstructuur.

Pagina 10

De draaitabel gebruiken De draaital is nu klaar. Nu heb je een tabel met alle landen met hun totaal aantal inwoners. Je kan ze gebruiken om bepaalde gegevens mee op te vragen. Wens je dit nu per werelddeel weer te geven gebruik je de filters bij het paginaveld werelddeel.

Je ziet naast het veld “Werelddeel” en “Land” pijltjes verschijnen die je doen denken aan filters. Juist het zijn filterpijltjes. Zo kan je een selectie maken. Klik op het pijltje naast “Werelddeel” en kies voor “Europa”.

Klik nu op OK. En enkel de landen van Europa worden weergegeven.

Pagina 11

Draaitalel opmaken Zorg dar de cursor in de draaitabel staat. Ga naar de werkbalk Draaitabel. Hier vind je alle opmaakmogelijkheden.

De Indeling

Pagina 12

Je kan de rapportweergave bepalen door één van de voorgeprogrammeerde opmaakopties te kiezen.Hier vind je de verschillende stijlen die je kan toepassen op je draaitabel.

Toepassen op het voorbeeld Plaats de cursor in de draaitabel en kies één van de stijlen. Bv tabel 7 .

Kijk naar het resultaat. Kies een andere opmaak indien je het niet mooi vindt.

Pagina 13

Met Draaigrafiek kan je op een snelle manier de gegevens van de draaitabel in een grafiek weergeven. Zorg ervoor dat de cursor in de draaitabel staat. En klik op draaigrafiek.

Je komt in het venster Grafiek Wizard terecht.

Pagina 14

Kies het gewenste grafiektype. Bv Gegroepeerde Cilinders. Klik op OK om te bevestigen.

De grafiek verschijnt in een nieuw tabblad. De grafiek is zo makkelijker aanpasbaar. Wanneer je een selectie wijzigt in de draaitabel wijzigt ook de grafiek en omgekeerd. Probeer dit even uit. Kies een ander werelddeel.

Pagina 15

Open de werkmap “Lengte Groep”.

Pagina 16

Plaats de cursor in de tabel. En voeg een draaitabel in via Data Draaitabel.

Plaats het veld Lengte (cm) in het vak Rijvelden.

Plaats het veld mannen in het vak Gegevensitems.

Plaats het veld vrouwen in het vak Gegevensitems.

Doe dit in de indeling van de draaitabel.

Pagina 17

Dit is het resultaat. Niet echt overzichtelijk.

Pagina 18

We plaatsen ons op het veld Lengte (cm). En maken groepen per 10 cm.

Volgend invoerscherm verschijnt.

Hier kunnen we groeperen per 10 cm of een ander aantal. Bevestig met OK.

Pagina 19

Dit ziet er al beter uit nu staan de gegevens gegroepeerd per 10 cm. Maar het Totaal is niet correct berekend. Pas het als volgt aan. Plaat de cursor in een Totaal van mannen. Ga naar veldinstellingen en kies de bewerking SOM en wijzig de naam naar Aantal mannen.

Pagina 20

Doe dit ook voor de vrouwen. Nu kloppen de resultaten.

Pagina 21

De leesbaarheid zou nog beter zijn indien we de totalen van mannen en vrouwen naast elkaar in twee kolommen konden weergeven. Doe dit door een tabelopmaak te kiezen.

Bekijk het resultaat.

Deze tabel is bruikbaar. En maak eventueel een grafiek.

Pagina 22

De grafiek.

Pagina 23