Schritt für Schritt zum erfolgreichen Digitalisierungsprojekt

Die Hostettler Group zählt mit mehr als 500 Mitarbeitenden zu den massgebenden Wirtschaftsmotoren in der Zentralschweiz. Jede der acht eigenständigen Handelsfirmen trägt mit ihren Dienstleistungen zu einem nahtlosen Güterfluss von der Beschaffung bis zur Distribution in die jeweiligen internationalen Vertriebskanäle bei. Vor Kurzem stand das Unternehmen vor einer grossen Herausforderung. Es galt, für drei Firmen mit sehr hohem Transaktionsvolumen eine neue Lösung für das Enterprise Resource Planning (ERP) zu evaluieren und damit ein über 30 Jahre lang verwendetes, auf die Basis-Funktionen zurechtgeschnittenes EDV-System in Pension zu schicken. Im vergangenen Jahrzehnt wurde die Modernisierung im ICT-Bereich nur ungenügend vorangetrieben, sodass auch andere technische Verbesserungsaufgaben angepackt werden mussten. Besonders im Bereich des Dokumentenmanagements bestand ein dringender Handlungsbedarf. Bis anhin wurden zum Beispiel noch immer die Papierrechnungen für die Prüfung und Freigabe manuell durch die ganze Organisation gereicht. Es entstanden Zeitverzögerungen, günstige Zahlungsziele wurden verpasst und oft waren Rückfragen durch die Buchhaltung notwendig. Da im Zuge der ERP-Einführung ein neuer Kontenplan und ein komplett neues Kostenstellensystem zum Einsatz kommen sollten, entstand die Idee für ein Teilprojekt vor der Einführung des ERP-Systems. Alle Kreditorenrechnungen sollten elektronisch erfasst und deren Inhalt ausgelesen werden, damit diese

Ein effizientes System für das Enterprise-Content-Management (ECM) ist heute eine wichtige Voraussetzung für Unternehmen, um langfristig im Wettbewerb zu bestehen. Die Digitalisierung stellt aber viele Unternehmen vor grosse Herausforderungen. Bei umfassenden Projekten empfiehlt es sich, genügend Zeit einzuplanen und in kleinen Etappen vorzugehen. So kann die Komplexität einer umfangreichen Lösung gut im Griff behalten werden.

im Nachgang effizienter kontiert und freigegeben werden können. Zur einfachen Handhabung sollte ein Workflow diesen Prozess digital unterstützen.

Datenmanagement in drei Kategorien Vor der Evaluation des ECM-Systems galt es, eine Strategie für die Datenhaltung zu formulieren. Dazu wurden drei Kategorien festgelegt: 1. ERP für strukturierte Daten, welche von vielen Personen erstellt und von vielen weiteren wiederverwendet werden. 2. Das bereits vorhandene Intranet im Microsoft SharePoint für Informationen, die von wenigen Personen verwaltet werden, aber einer grossen Anzahl von Mitarbeitern zur Verfügung stehen. 3. File-Ablage für Dokumente, welche von wenigen Personen bearbeitet werden und nur selten für andere Benutzer von Interesse sind.

Wahl fiel auf ELO und Actiware In einem ordentlichen Evaluationsverfahren wurden mehrere moderne ECM-Lösungen untereinander verglichen. Ausschlag für die ELO ECM Suite gab die wirksame Workflow-Engine und die sehr flexible Struktur der Ablage. Für das Auslesen der Inhalte aus den gescannten Kreditorenrechnungen fand der Kunde mit dem selbstlernenden ELO Docxtractor ein passendes Programm. Als Schnittstelle zum MS Dynamics AX steht mit ELO BLP und ELO

Business Connect eine einzigartige Middleware zur Verfügung. Als Implementierungspartner wählte Hostettler die Firma Actiware, die mit umfassender Kompetenz und langjähriger Erfahrung im Bereich der Integration und im Umgang mit ELO überzeugte. «Die ECM-Lösungen von ELO werden in Fachkreisen als sehr gut und flexibel wahrgenommen, was wir mit unserer Projekterfahrung bestätigen können», erklärt Dr. Martin Bürgisser, CIO/Corporate Projects der Hostettler Group. «Besonders die Integration einer bestehenden ERPLandschaft mit ELO BLP und ELO Business Connect bietet im täglichen Betrieb einen grossen Mehrwert.» ■

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