10 stappenplan

2013 In 10 stappen naar de Cloud

[IN 10 STAPPEN NAAR DE CLOUD] Dit document is een handleiding voor het berekenen van Cloud Computing kosten om zo meer grip te krijgen op haar Toegevoegde Waarde en geeft een 10-stappenplan voor de selectie van Cloud Computing diensten. Het en is een hulpmiddel voor Decision Management.

14 februari 2013

[IN 10 STAPPEN NAAR DE CLOUD]

Inhoudsopgave Inleiding .......................................................................................................... 3 Decision Management ................................................................................. 7 Jambo’s 10-Stappenplan ............................................................................. 8 Jambo’s Tool .................................................................................................12

2

Jambo Consultancy©

14 februari 2013

[IN 10 STAPPEN NAAR DE CLOUD]

Inleiding Gedurende 2012 is Cloud Computing steeds meer gemeengoed geworden binnen ondernemingen wereldwijd en de inschatting is dat dit in 2013 explosief zal stijgen.

Zoals blijkt uit de onderzoeksgegevens over 2011 en 2012 (zie http://snack.to/fvzkstxr ) is het kostenvoordeel de belangrijkste reden voor organisaties om Cloud Computing toe te passen. De Cloud belooft vele soorten kostenvoordelen, zoals de mogelijkheid om kosten te verschuiven van vaste naar flexibele kosten. Ook belooft het een lagere TCO en elasticiteit (Agile). Het biedt de mogelijkheid om IT middelen te verschuiven naar activiteiten die de organisatie meer toegevoegde waarde opleveren. Het verbetert de werknemerstevredenheid en geeft een concurrentievoordeel. Sommige van deze voordelen zijn nogal subjectief en om die reden moeilijk als ROI te berekenen.

Zoals weergegeven in Jambo’s Delivery Model voor Cloud Computing (zie http://snack.to/fumermik ) is met Cloud Computing Decision Support de belangrijkste activiteit voor de IT verantwoordelijke afdeling geworden. In de nabije toekomst wordt de IT manager een diensten makelaar en de IT afdeling een Cost Control Center.

3

Jambo ConsultancyŠ

14 februari 2013

[IN 10 STAPPEN NAAR DE CLOUD]

Dit Cost Control Center krijgt met Cloud Computing de moeilijke taak van het afwegen van de totale kosten van een IT dienst tegen het potentiële rendement.

Dit lukt alleen maar als er inzicht is in de Toegevoegde Waarde van de Clouddiensten en in de kosten die de organisatie met het Cloud model maakt.

Hieronder volgt een overzicht van alle Cloud Computing directe en indirecte kosten, onderveelt in meetbare en niet-meetbare kosten maar ook de vaste en variabele kosten zoals daar zijn de opstartkosten, operationele en onzichtbare kosten.

Meetbaar Agility Agility draagt bij aan kostenreductie en verhoging van de productiviteit door snellere levering van systemen en als gevolg van (externe) veranderingen: • Snellere implementatie van applicaties (SaaS) • Snellere applicatie ontwikkeling en testduur (PaaS)  Kostenreductie. kosten worden verschoven van hoge investeringsuitgaven tot operationele kosten.

Bovendien belooft het kostenreductie in de volgende gebieden: • IT arbeidskosten voor systeembeheer in uren en bezetting • Applicatie software (SaaS alleen) • Licenties aanschaf en het onderhoud • Technische ondersteuning en ondersteuning van gebruikers • Onderhoud (upgrades, updates, patches, enz.)

• Hosting (fysiek gebouw, stroom, koeling, enz.) 

Verbeterde productiviteit.

Gebruiker mobiliteit en alomtegenwoordige toegang kunnen de productiviteit verhogen. Collaboratieve toepassingen de productiviteit te verhogen en te verlagen rework. 

Geoptimaliseerd gebruik van resources Bedrijven gebruiken alleen de IT-middelen die ze nodig hebben, waardoor het systeem idle time afval. 

Verbeterde beveiliging en compliance Cloud providers bieden robuuste beveiliging controles aan als een differentiatie middel binnen de markt. 

 De toegang tot vaardigheden en capaciteiten Klanten profiteren van top klasse vaardigheden en capaciteiten, terwijl personeelskosten (werving, salaris, voordelen, opleiding, enz.) worden vermeden. 

4

Schaalbaarheid.

Jambo Consultancy©

14 februari 2013

[IN 10 STAPPEN NAAR DE CLOUD]

On Demand provisioning of IT-middelen te elimineren de kosten door capaciteitsplanning.

Klanttevredenheid Effectieve benutting van Cloud applicaties kunnen de samenwerking tussen de onderneming en haar klanten verbeteren of de responstijd op vragen van klanten verkleinen.  Betrouwbaarheid Cloud providers bieden extra mogelijkheden voor sites zodat business continuïteit en rampherstel kan worden ingericht op een efficiëntere wijze.  Prestatie Betere prestaties en uptime kan het gevolg zijn van continue en consequent monitoring van operaties door de Cloud provider. 

Immaterieel  Voorkomen van gemiste zakelijke mogelijkheden Een Cloud applicatie (SaaS) kan een belangrijk criterium zijn om al dan niet een nieuw bedrijf te starten of uit te breiden naar nieuwe markten.  Focus op core business IT-middelen kunnen direct worden toegewezen om de core business te ondersteunen.  Medewerkertevredenheid en innovatie Mobiliteit en snellere prestaties verbeteren tevredenheid van de medewerkers en klanten en vergroot innovaties.  Samenwerking Real-time samenwerking verhoogt kwaliteit en innovatie.  Risico-overdracht Sommige risico's kunnen worden overgedragen aan de leverancier bijvoorbeeld inbreuken op de beveiliging, verlies van gegevens, ramp herstel.

Opstartkosten 1. Sommige technische investeringen in bv. bandbreedte zijn nodig om aan de nieuwe vraag naar netwerk en Internet tegemoet te komen. Andere infrastructuurcomponenten kunnen moeten worden opgewaardeerd om te integreren met Cloud services.

2. Implementatie Professionals kunnen nodig zijn voor het beheer van en de overgang naar de Cloud.

3. Extra Integratie effort door Professionele dienstverleners kan nodig zijn voor de integratie van In House en Cloud services.

4. Configuratie en maatwerk Dit geldt voor klanten op basis van configuratie voor SaaS applicaties.

5. Training. De ingezette IT-middelen kunnen vereisen speciale training vereisen om Cloud leveranciers en diensten te beheren. Gebruikers kunnen een opleiding aan voor de nieuwe toepassingen eisen.

6. Organisatorische veranderingsprocessen kunnen wat re-engineering en 5

Jambo Consultancy©

14 februari 2013

[IN 10 STAPPEN NAAR DE CLOUD]

Cloudspecifieke behoeften creëren zoals, Change Management, resource en gebruik monitoring, gebruikerstoegang provisioning en interne audits.

Operationele kosten 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Abonnementskosten.

Deze zullen bestaan uit de overeengekomen periodieke vergoedingen (maandelijks, driemaandelijks, jaarlijks) voor het gebruik van Cloud services.

Change Management Dit kan bestaan uit de kosten in verband met het Change Management proces en de eventuele kosten die bij het aanvragen van veranderingen in het systeem.

Vendor Management Dit zijn kosten die verband houden met het toezicht op de activiteiten van de leverancier, contract Management, Service Level Agreements (SLA's) toezicht en handhaving, of enige andere activiteit gericht op dienstverlening en het evaluatieproces te beheren.

Cloud coördinatie Voor ondernemingen die meer dan een wolk kiezen en een coördinatiegroep nodig hebben om integratie te waarborgen als ook consistentie.

End User support en administratie Sommige van deze kosten zullen deel uitmaken van het abonnementsgeld, terwijl andere worden bewaard voor de afnemer zelf.

Risicobeperkende Tegenmaatregelen zullen moeten worden geïmplementeerd om alle risico's die Cloud Computing profiders lopen te controleren.

Krimpen / converteren Tenzij anders vermeld in het contract, kunnen sommige verkopers vergoedingen vragen voor downsizing of schaalvergroting van de IT-middelen.

Eenmalige kosten

1.

2.

3.

4.

5.

6.

6

Dit zijn vooral kosten van terugkeer naar het eigen terrein (In House) of die te maken hebben met overdracht naar andere providers.

Het kan nodig zijn om terug te keren naar een In House model als bv. nieuwe wettelijke regelingen of economische problemen de Cloud raken.

Enkele van de mogelijke kosten zijn: extraheren van gegevens uit de wolk en valideren van hun juistheid en volledigheid Kosten voor ontsmetten of vernietiging van de gegevens van Cloudopslag en verwerking hardware Configuratie en provisioning van In systemen om Cloudiensten te vervangen Boetes voor voortijdige beëindiging Herbestemming of werving van IT-middelen om diensten die worden teruggezet te ondersteunen Herbestemming of inkoop van fysieke middelen om diensten die worden teruggezet te hosten

Jambo Consultancy©

14 februari 2013

[IN 10 STAPPEN NAAR DE CLOUD]

Decision Management De besluitvorming rond het gebruik van Clouddiensten kan complex zijn en het schatten van de ROI is een cruciaal onderdeel om ervoor te zorgen dat het gekozen pad de juiste is.

ROI is de belangrijkste financiĂŤle Key Performance Indicator (KPI) voor Clouddiensten. Cloud Computing ROI mechanismen moeten zijn afgestemd op de eigen Cloudstrategie en -doelstellingen, waaronder de gekozen Life Cycle Management en Release Management Strategie en deelt de af te nemen CLouddiensten in op basis van de drie pijlers van NIST (zie stap 4 pag. 9).

7

Jambo ConsultancyŠ

14 februari 2013

[IN 10 STAPPEN NAAR DE CLOUD]

Jambo’s 10-Stappenplan Veel organisaties willen geen Early Adopter van de Cloud zijn door onzekerheid over leveranciers, standaardisatie en beveiligingsrisico’s. Zij willen leren van de fouten van anderen en kijken daarom eerst de kat uit de boom. Met als gevolg dat zij een potentieel aan kostenvoordelen mislopen en zeer waarschijnlijk ook een concurrentievoordeel. De idee van overstappen naar de Cloud roept ook weerstand op door het negatieve aspect van veranderingen. Door gebruik te maken van Decision Management wordt dit voorkomen. Met Jambo’s Cloud Computing 10Stappenplan van Strategie tot en met Evaluatie wordt deze overstap een eenvoudige exercitie.

8

Jambo Consultancy©

14 februari 2013

[IN 10 STAPPEN NAAR DE CLOUD]

Stap 1 Definieer een Cloud Computing Strategie Beschrijf hier de To Be situatie voor de onderneming IT Cloud dienstverlening en de realiseertermijn. Neem hiervoor bv 3 of 5 jaar maar niet langer i.v.m. de snelheid waarmee IT verandert.

Stap 2 Definieer Cloud Computing Doelstellingen Geef antwoord op vragen als; Welke bedrijfsfuncties willen we overzetten naar de Cloud?

Wat zijn de bedrijfsdoelstellingen voor het aangaan van Cloud gebaseerde diensten?

Op welke manier ondersteunen ze onze bedrijfsprocessen?

Welke compliance eisen zijn relevant? (bv. Europese of Amerikaanse wetgeving?, Payment Card Industry Data Security Standards (PCI DSS), ISO 27001, SOC 1en 2, SSA 16 report etc.)

Stap 3 Analyseer de As Is Situatie Definieer het huidige IT Servicemodel haar compliance en voer een risico evaluatie uit. Is het huidige systeem bv vergrendeld in een bepaalde technologie of leverancier of kost het verplaatsen naar de Cloud veel tijd, moeite en geld. Bevat het intellectueel eigendom dat hoge niveaus van beveiliging vereist? Wat als de Cloud leverancier niet kan voldoen aan de huidige service 9

Jambo ConsultancyŠ

14 februari 2013

[IN 10 STAPPEN NAAR DE CLOUD]

niveaus? Leidt dit tot afbraak in dienstverlening aan klanten en verlies van opbrengsten?

Definieer ook de maatregelen die nodig zijn om het risico tot een aanvaardbaar niveau te brengen zoals bv het gebruik maken van een private Cloud, beoordeel de leveranciers, hun certificeringen en het compliance profiel.

Maak een tijdslijn en een kosten-baten analyse voor de As Is situatie met o.a. toekomstige onderhoudskosten (TCO), mitigatie kosten en immateriële kosten.

Stap 4 Specificeer de aan te schaffen Clouddiensten op de tijdslijn uit stap 1 en 2.

Geef daarbij aan voor welke karakteristieken, Cloud Computing Modellen en Implementatie Modellen wordt gekozen.

Wie zijn de leveranciers? Zijn dit derden, in house ontwikkeling, een mix van leveranciers of een Cloud broker?

TIP Begin met een goedkoop en eenvoudig model (bv publieke SaaS), maar let erop dat deze niet zal voldoen aan uw compliance eisen.

Definieer op deze tijdslijn ook een alternatieve oplossing. Eén die op dit moment misschien niet het meest optimaal is of die valt buiten het risicoprofiel van de onderneming.

Stap 5 Voer een risico evaluatie uit; As Is en To Be Identificeer de risicogebieden bij To Be zoals Multi Tenancy, netwerk afhankelijkheid, gegevens beveiliging, privacy, Up Front kosten migratie, grensoverschrijdende data locaties, vendor Lock-In, hardware Lock-In, data-eigendom, beschikbare of te ontwikkelen kennis en vaardigheden.Bepaal ook de tegenmaatregelen voor gebieden die vallen buiten de risicotolerantie van de organisatie.

Vergelijk geen "appels met peren". Beschouw de risicogebieden 10

Jambo Consultancy©

14 februari 2013

[IN 10 STAPPEN NAAR DE CLOUD]

uit de To Be situatie in het licht van de As Is situatie uit stap 3 en andersom.

Stap 6 Schat de kosten voor de To Be situatie Migratie kosten (van het huidige model naar een Cloud model).

Dit zijn o.a. kosten die te maken hebben met het herschrijven van applicaties, het overzetten van gegevens naar de (SaaS) leverancier, het opzetten van identiteits- en toegangsbeheer.

Kosten voor het gebruik van het Cloud model (bv. software licenties en support kosten, Cloud systeembeheerkosten) Kosten die te maken hebben met de uitvoering en de reductie van risico's. Dit zijn de kosten voor het opzetten van een Fall Back strategie, Back Ups en audits, data encryptie en een Contingency Plan.

Stap 7 Bereken de Netto Marginale Opbrengsten van IT in beide situaties Bereken voor elke fase op de tijdslijn de netto marginale IT opbrengsten in de As Is en de To Be Situatie.

Stap 8 Bereken ROI in beide situaties Verschillende methoden kunnen worden gebruikt. Indien de onderneming niet over een standaard manier van ROI calculatie beschikt gebruik dan de eenvoudige ROI berekening, ondersteund door een eenvoudige NCW berekening. Om NVP berekenen, neemt u de netto kosten-baten voor elk jaar en rekent u met de huidige rentevoet (die waarmee de organisatie geld leent) voor een Netto Contante Waarde vergelijk van As Is en To Be. Cloud Computing kent vergaande immateriële voordelen zoals een toegenomen vermogen of innovatie en verlies zoals bv het verlies van interne IT technische vaardigheden.

Als deze immateriële activa niet betrouwbaar kunnen worden gekwantificeerd moeten ze zo duidelijk mogelijk worden beschreven en opgenomen in de ROI beoordeling om ervoor te zorgen dat de uiteindelijke beslissing is gebaseerd op een holistische set van factoren.

11

Jambo Consultancy©

14 februari 2013

[IN 10 STAPPEN NAAR DE CLOUD]

Stap 9 Maak een beslissing en voer een Proof of Concept uit.

Maak een beslissing over de aan te schaffen Cloud Computing diensten en leveranciers en voer daarna een Proof of Concept uit. Een Proof of Concept mag niet worden overgeslagen!

Stap 10 NB

Herhaal en evalueer dit traject na verloop van tijd of voor elke fase op de tijdslijn Zijn de doelstellingen gehaald en worden de juiste ROI mechanismen gebruikt voor Cloud Computing?

- Met de verregaande Customisation van IT zullen prijzen en kosten de komende tijd sterk veranderen.

- Risico analyses kunnen moeilijk zijn door het gebrek aan transparantie, wetgeving en standaardisatie. Meer informatie vindt u o.a. bij het Europees Agentschap voor netwerk- en informatiebeveiliging (ENISA) voor Cloud Computing.

Voer het bovenstaande Stappenplan uit en klik op onderstaande Tool voor het Rapport “In 10 stappen naar de Cloud”en maak Cloud Computing direct bespreekbaar in uw organisatie.

12

Jambo Consultancy©