Verslag van de Raad van Bestuur

Partner in vastgoed

Janssen de Jong Groep behoort tot de top 15 van bouwbedrijven in Nederland en werkt internationaal met dochterondernemingen in het Caribisch gebied en Polen. Wij zijn actief in alle fasen van de vastgoedcyclus: nieuwbouw, onderhoud, restauratie & renovatie en (her) ontwikkeling.

Onze circulaire visie

Wij willen een impactvolle strategische partner zijn. Een partner die bij elke fase in de vastgoedketen direct al nadenkt over de volgende fase. Een voorloper in het ontwikkelen en toepassen van circulaire totaaloplossingen in onze leefomgeving. Wij willen voor beweging in de markt zorgen. Met onze circulaire visie maken wij de juiste keuzes voor een wereld waarin onze kinderen en kleinkinderen dynamisch en gezond kunnen blijven leven en werken.

Samen succesvol

Lange termijnrelaties zijn voor ons een voorwaarde om samen succesvol te zijn. Dagelijks werken ruim 1.000 medewerkers aan de mooiste projecten voor onze opdrachtgevers. Onze slogan “Let’s build happiness together!” is ons op het lijf geschreven. Bij Janssen de Jong Groep is klantgericht werken de kern. Eerst luisteren naar de wensen van de belanghebbenden en daarna het vakmanschap van onze groepsondernemingen en partners daarvoor inzetten.

Klantgerichte clusters

Janssen de Jong Groep kenmerkt zich door een open organisatiestructuur met focus op ondernemerschap. Onze merken zijn verdeeld over zes klantgerichte clusters:

Projectontwikkeling

Wonen

Restauratie & Renovatie

Bedrijfshuisvesting

Urban Mining

Caribbean

Alle clusters beschikken over een duidelijke klantfocus en zijn relevant in de markt waarin ze opereren. Wij zijn groot genoeg om ertoe te doen en klein genoeg om hét ook echt te doen!

Onze pijlers

Bij Janssen de Jong Groep doen we zaken met Lef door Samen Oplossingsgericht uitdagingen aan te gaan. Drie pijlers spelen een grote rol hierin:

Het zijn de MENSEN die samen ons succes bepalen

Wij gaan met vakmanschap voor KLANTTEVREDENHEID

Wij willen samen succesvol VOOROP blijven lopen

Wij willen een impactvolle strategische partner zijn. Een partner die bij elke fase in de vastgoedketen direct al nadenkt over de volgende fase.

MANAGEMENT BIJEENKOMST

MANAGEMENT BIJEENKOMST Corporate Governance

Janssen de Jong Groep heeft een Groepsbreed corporate governancebeleid, waarbij wet- en regelgeving, rechtspraak en de Bedrijfscode van Janssen de Jong Groep bepalend zijn. Het beleid bevat zowel formele (hard) controls als informele (soft) controls. Deze zijn onder andere vastgelegd in de Administratie Organisatie en Interne Controle (AO-IC), de Regeling Tekenbevoegdheid, het Veiligheidsbeleid (VGM) en de Bedrijfscode.

Gedrag en integriteit

Janssen de Jong Groep schenkt door middel van trainingen, presentaties en interne communicatie intensief aandacht aan de bedrijfscultuur, de geldende wet- en regelgeving, interne regels en de normen en waarden die voor de onderneming van belang zijn. Veiligheid, kwaliteit, duurzaamheid én integriteit zijn de kernbegrippen om de ambities van Janssen de Jong Groep te realiseren. Deze kernbegrippen zijn de inspiratie voor het gedrags- en integriteitsbeleid. Deze staat beschreven in de Bedrijfscode, bestaande uit de Gedragscode en Groepsbrede Regels.

Uitgangspunten voor het beleid zijn Speak Up!, tone at the top, veiligheid, begrip, respect en verantwoordelijkheid nemen. Doel van het beleid is het op positieve wijze onder de aandacht brengen wat Janssen de Jong Groep verstaat onder gewenst gedrag en hoe men kan handelen bij mogelijke misstanden, ongewenst gedrag en dilemma’s.

Integriteit staat voor ‘doen wat juist is’, ook als anderen niet meekijken. Of je nu een vaste medewerker of inleenkracht bent, iedereen wordt geacht de Gedragscode te lezen en te gebruiken.

Thema’s

Elke twee maanden wordt er groepsbreed één thema uit de Gedragscode uitgelicht. Dit thema wordt onder de aandacht gebracht bij de medewerkers met behulp van diverse communicatiemiddelen zoals posters, animatievideo’s en toolboxmeetings. Daarnaast wordt de Janssen de Jong-app ingezet, die medewerkers vraagt om na te denken over dilemma’s uit de praktijk. De informatie die via de app met de medewerkers wordt gedeeld, vergroot het bewustzijn over gewenst gedrag en de (ongeschreven) regels die daarbij horen. Aan de hand van voorbeeldsituaties uit de praktijk worden medewerkers gestimuleerd na te denken over hoe zij zouden handelen in een ongewenste situatie.

24.11.2020

Jaarverslag 2021 Janssen de Jong Groep MANAGEMENT BIJEENKOMST

Speak Up! – het melden van misstanden

Medewerkers die zich uitspreken, worden beschermd. Janssen de Jong Groep heeft voor iedere onderneming een vertrouwenspersoon aangesteld. De vertrouwenspersonen zijn er voor de medewerkers. In vertrouwen kunnen medewerkers met hen bespreken welke zorgen zij hebben, welke misstanden zij hebben gezien en welke stappen zij dan het beste kunnen nemen. Vertrouwenspersonen hebben geheimhoudingsplicht. Zij zullen nooit de melding met anderen bespreken, zij zijn er om te sparren en te adviseren. Alleen in geval van gewetensnood mag een vertrouwenspersoon die geheimhouding doorbreken.

Ook kan de medewerker terecht bij de compliance officer. Een compliance officer is verplicht te handelen naar een melding en zal deze onderzoeken. Janssen de Jong Groep heeft twee compliance officers, één voor de Caribische Janssen de Jong-ondernemingen en één overkoepelde compliance officer. Zij zijn een onafhankelijk meldpunt voor het melden van overtredingen van de Gedragscode. De functie van de compliance officers is uitsluitend een interne functie; alleen werknemers van Janssen de Jong Groep kunnen op hen een beroep doen. De compliance officers vervullen een vertrouwensfunctie zonder last of ruggespraak.

IK MAAK ME ZORGEN OVER DE WAARDE VAN DIT CADEAU.

IK VERMOED MISBRUIK VAN BEDRIJFSMIDDELEN. IS DIT FRAUDE?

BEZORGD OVER MOGELIJK WANGEDRAG?

IK VOEL ME GEDISCRIMINEERD/ IK WORD LASTIG GEVALLEN.

IK VERMOED (POGINGEN TOT) OMKOPING. 1 MET WIE KAN IK

HIEROVER PRATEN? 2 BIJ WIE KAN IK TERECHT

ZODAT DE MELDING WORDT ONDERZOCHT?

INDIEN MOGELIJK, PRAAT MET DE BETROKKEN PERSOON.

OF

PRAAT MET JE LEIDINGGEVENDE.

OF

JE KAN ALTIJD CONTACT OPNEMEN MET DE VERTROUWENSPERSOON BINNEN JE ORGANISATIE. STUUR EEN E-MAIL NAAR

COMPLIANCE@JAJO.COM

OF

JE KAN OOK EEN MELDING MAKEN VIA DE SPEAK-UP! APP. JE MELDING KOMT DAN UIT BIJ DE COMPLIANCE OFFICER. DEZE MELDING IS NIET ANONIEM. 3 BIJ WIE KAN IK HET

ANONIEM MELDEN?

JE KAN ER OOK VOOR KIEZEN ANONIEM TE MELDEN VIA WWW.JAJO.COM/ANONIEMMELDEN

JE MELDING KOMT DAN UIT BIJ DE COMPLIANCE OFFICER VAN JANSSEN DE JONG GROEP.

MANAGEMENT BIJEENKOMST Risicomanagement Risicomanagement is onderdeel van het governance-raamwerk van Janssen de Jong Groep. De pijlers van governance zijn goed ondernemerschap en adequaat toezicht, en bevatten interne en externe componenten. Voor de interne governance gaat de aandacht uit naar zaken als de kwaliteit van het bestuur, transparantie, risicobeheersings- en controlesystemen en de verificatie van de cijfers door de controllers. Bij de externe governance spelen de aandeelhouders, de Raad van Commissarissen en de externe accountant een belangrijke rol. Janssen de Jong Groep voert actief risicomanagement uit. Zij brengt de risico’s in kaart, bepaalt welke aanvaardbaar zijn en stuurt daar op. De risicomanagementprocessen van Janssen de Jong zorgen ervoor dat de groepsondernemingen een gestructureerde aanpak van de aanname en uitvoering van projecten hebben. Janssen de Jong Groep is continu bezig de betrouwbaarheid en tijdigheid van alle, voor het primaire proces relevante, informatie te verbeteren.

Reglement Tekenbevoegdheid

Onderdeel van het risicobeheersingssysteem van Janssen de Jong Groep is een regeling voor de statutaire directies. Hierin is vastgelegd wanneer er toestemming nodig is van de Raad van Bestuur om impactvolle beslissingen te nemen of verplichtingen aan te gaan.

Monitoring en audits

Het ‘control framework’ van Janssen de Jong Groep, waartoe ook de Administratie Organisatie en Interne Controle (AO-IC) behoort wordt gemonitord door selfassessments, managementinformatie en andere controle mechanismen. Hieronder vallen onder meer financiële en compliance audits en bezoeken aan projecten en dochterondernemingen door de Raad van Bestuur, de Raad van Comissarissen en directies. In aanvulling op de interne controles voert BDO Accountants & Adviseurs externe audits uit.

24.11.2020

Jaarverslag 2021 Janssen de Jong Groep MANAGEMENT BIJEENKOMST

Financiële risico’s

Risico’s van fluctuaties in valutakoersen en rentetarieven kunnen worden afgedekt door gebruik te maken van afgeleide financiële instrumenten (‘derivaten’). Ultimo 2021 worden geen afgeleide financiële instrumenten aangehouden. Janssen de Jong Groep heeft procedures, richtlijnen en interne afspraken ter beheersing van ontwikkelings-, realisatie-, markt- en kredietrisico’s.

Regelmatig wordt onderzoek gedaan naar de kredietwaardigheid en reputatie van partijen waarmee Janssen de Jong Groep zaken doet. Er is een ‘Ken je Klant’procedure. In voorkomende gevallen worden kredietrisico’s afgedekt of worden (aanvullende) zekerheden gevraagd. Gedurende de uitvoering van projecten worden de benoemde risico’s actief gemanaged.

De jaarrekening bevat geen complexe grondslagen. De activa en passiva worden primair op basis van de historische kostprijs minus afschrijvingen gewaardeerd. Door integratie van het systeem van de periodieke rapportage door de dochterondernemingen wordt consistentie van grondslagen binnen de gehele groep geborgd en gemonitord. De belangrijkste schattingen in de jaarrekening zien toe op de waardering van de onderhanden zijnde projecten en de voorzieningen.

Operationele risico’s

De belangrijkste operationele risico’s bevinden zich in de projecten die Janssen de Jong Groep uitvoert. Op de projecten wordt actief projectmanagement uitgevoerd.

Het risicomanagement bestaat onder meer uit de volgende beheersmaatregelen: 1. Het in gesprek gaan met elkaar, intern en met de opdrachtgever. Wie heeft welke rol, wederzijdse verwachtingen en het organiseren van tegenspraak. 2. Het tenderproces wordt in verschillende fases voorgelegd aan de Raad van

Bestuur van Janssen de Jong Groep.

Tijdens de tenderfase vindt een open discussie plaats over een bid/no-bid en de risicoclassificatie van het project.

Tevens is er discussie over kritieke momenten in de projectfasering bij de belangrijkste projecten. 3. Verzorgen van opleidingen van alle bij projecten betrokken medewerkers (onder andere contractbewust handelen) en een onboarding programma voor nieuwe medewerkers. 4. Er is sprake van een integrale risicobenadering. Ook niet-financiële risico’s of moeilijk kwantificeerbare risico’s worden in de overwegingen meegenomen. 5. Er zijn processen opgestart om de risicocultuur en bereidheid beter vast te stellen. Die processen zijn onderdeel van de kernwaarden van de onderneming, onder meer door klant- en projectacceptatie, autorisatielimieten en het aanspreken op het niet handelen hiernaar. 6. De signalering van risico’s wordt door een aantal maatregelen bevorderd, bijvoorbeeld als onderdeel van de dagstart, veiligheidsprocedures en evaluatie van activiteiten. 7. Er zijn teams samengesteld uit verschillende disciplines die van begin

(initiatieffase) tot einde (oplevering) meelopen met de grotere projecten. 8. De rapportagesystemen, peer reviews, risicobeheersplannen, audits en het kritisch challengen/doorvragen bij projecten zijn een onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering bij de ondernemingen van Janssen de Jong

Groep.

Een belangrijk onderdeel van de dagelijkse beheersing van de activiteiten vindt plaats via de registraties in onze IT-systemen. In deze systemen vindt continu ontwikkeling plaats.

BIJEENKOMST MANAGEMENT

24.11.2020

Wet- en regelgeving

De voor Janssen de Jong Groep relevante wet-en regelgeving hangt samen met haar activiteiten in de bouw en projectontwikkeling, zowel in Nederland als in de Caribbean.

Janssen de Jong Groep anticipeerde ook in 2021 op de invoering van de wet Kwaliteitsborging voor het Bouwen (Wkb). Diverse groepsondernemingen van Janssen de Jong werken op meerdere projecten al volgens de uitgangspunten zoals gedefinieerd in deze wet. In 2020 en 2021 is er groepsbreed een programma van kwaliteitsborging uitgerold. Doelstellingen van het programma zijn in overeenstemming met de doelstellingen van de Wkb, te weten: 1. Een verbeterde (borging van de) bouwkwaliteit. 2. Een verbeterde positie van de opdrachtgever. 3. Het stimuleren van kwaliteitsverbetering en faalkostenvermindering.

Jaarverslag 2021 Janssen de Jong Groep MANAGEMENTBIJEENKOMST 15