Instructivo Plan de Acción 2013

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INSTRUCTIVO PLAN DE ACCIÓN 2013

Diciembre 2012

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Luis Carlos Delgado Peñón Gobernador

Fabián Zabala Cifuentes Director Departamento Administrativo de Planeación Héctor Eugenio Cervera Botero Profesional Especializado Departamento Administrativo de Planeación

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TABLA DE CONTENIDO

1.

MARCO LEGAL

2.

EL PLAN DE DESARROLLO Y EL PLAN DE ACCION

3.

3.1 3.2 3.3 3.4

PLAN DE ACCION Principios que orientan la elaboración del plan de acción Contenido Elaboración del plan de acción Aprobación del plan de acción

4.

1.

RECOMENDACIONES ANEXOS

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1. Marco Legal CONSTITUCIÓN POLÍTICA La Constitución Política en el capitulo 2 del título XII consagró los Planes de Desarrollo.

De manera particular, en su artículo 339, dispuso la existencia de un Plan Nacional de Desarrollo, conformado por una parte general y un plan de inversiones públicas; seguidamente, en el inciso segundo, previene sobre la existencia de planes de desarrollo de las entidades territoriales, con el objeto de asegurar el uso eficiente de sus recursos y el desempeño adecuado de sus funciones.

LEY 152 DE 1994 Establece los procedimientos para elaborar, aprobar, ejecutar y evaluar los planes de desarrollo conforme a las prioridades de los grupos sociales que conforman la entidad territorial y el programa de gobierno. También define los mecanismos para su armonización e interrelación con los procesos presupuestales, y las funciones de cada dependencia e instancia que participa en el proceso, enfatizando en la participación de la sociedad civil.

El artículo 29 establece que todos los organismos de la administración pública nacional deben elaborar, con base en los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo y de las funciones, un plan indicativo cuatrienal.

El artículo 36 estipula que para elaborar, aprobar, ejecutar, hacer seguimiento y evaluar los planes de desarrollo de las entidades territoriales se deben aplicar, en cuanto sean compatibles, las mismas reglas previstas para el Plan Nacional de Desarrollo.

El artículo 41 señala que con base en los planes de desarrollo aprobados, cada secretaría y departamento administrativo debe preparar, con la coordinación de la oficina de Planeación, su plan de acción y lo someterá a la aprobación del consejo de gobierno departamental.

El artículo 42 señala que corresponde a los organismos departamentales de planeación evaluar la gestión y los resultados de los planes y programas de desarrollo e inversión, tanto del respectivo departamento como de los municipios de su jurisdicción.

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LEY 1474 DE 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública, en su articulo ARTÍCULO 74 establece: “PLAN DE ACCIÓN DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS. A partir de la vigencia de la presente ley, todas las entidades del Estado a más tardar el 31 de enero de cada año, deberán publicar en su respectiva página web el Plan de Acción para el año siguiente, en el cual se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, los planes generales de compras y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión. A partir del año siguiente, el Plan de Acción deberá estar acompañado del informe de gestión del año inmediatamente anterior. Igualmente publicarán por dicho medio su presupuesto debidamente desagregado, así como las modificaciones a este o a su desagregación. PARÁGRAFO. Las empresas industriales y comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta estarán exentas de publicar la información relacionada con sus proyectos de inversión.

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2. El Plan de Desarrollo y El Plan de Acción Uno de los procesos más transversales y que por su carácter estratégico en la gestión pública atañe a todos los niveles de gobierno, es el proceso de planificación realizada por los gobernantes y su Administración, con el respaldo de la ciudadanía.

La planificación como posibilidad de construir una visión de futuro permite un horizonte de actuación que se materializa en el Plan de Desarrollo de las entidades territoriales y que requiere para su eficaz implementación la formulación y uso continuo de diferentes instrumentos de gestión.

Uno de estos instrumentos es el Plan de Acción, el cual, junto con el Marco Fiscal de Mediano Plazo, el Plan Indicativo, el Plan Operativo Anual de Inversiones, el Presupuesto y el Programa Anual Mensualizado de Caja permiten alcanzar lo propuesto en el Plan de Desarrollo y con ello las metas y logros con las que se comprometió el gobernante, apoyando de igual forma el proceso de gestión pública territorial.

GRAFICO 1: El plan de acción y su relación con los instrumentos de planeación 1

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Grafico 1. Tomado de: El proceso de Planificación Instrumentos para la ejecución, seguimiento y evaluación del plan de desarrollo municipal. Departamento Nacional de Planeación Pública de Colombia

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20103 3. Plan de Acción

El Plan de Acción es un instrumento de planificación con el cual cada dependencia de la administración territorial, con estrategias definidas, determina la programación de las actividades, proyectos y recursos anuales que permitirán alcanzar el logro de las metas previstas en el Plan de Desarrollo. De igual manera el plan de acción define indicadores que facilitan el seguimiento y evaluación de las actividades de gobierno y sirven de guía para la toma de decisiones.

De esta manera el Plan de Acción permite que cada dependencia oriente sus procesos, instrumentos y recursos disponibles, (humanos, financieros, físicos, tecnológicos e institucionales) hacia el logro de los objetivos y las metas anuales de la administración y de allí el cumplimiento del plan operativo anual de inversiones, y con él, el plan indicativo y el plan de desarrollo.

Es importante resaltar que el componente básico de los planes de acción son los proyectos por cuanto es a través de éstos que se concretan las metas del plan. A su vez, cada proyecto de inversión formulado y aprobado en el Plan de Inversiones se constituye en una unidad operacional que vincula recursos y actividades en un período de tiempo De otra parte cabe aclarar que durante la formulación del Plan de Acción debe haber coordinación entre las diferentes dependencias ya que existirán proyectos en los cuales tienen participación varias de ellas.

3.1 Principios que orientan la Elaboración del plan de acción 3.1.1 Coordinación En la elaboración del plan acción las diferentes dependencias de la administración bajo la orientación de la oficina de planeación, deben definir y coordinar las acciones y actividades que requieran colaboración de otras dependencias ya sean internas o externas.

3.1.2 Continuidad El plan de acción debe garantizar la cabal culminación de los programas y proyectos con los cuales se pretende alcanzar los objetivos del plan de desarrollo. Es importante tener en cuenta que la ejecución de cada proyecto está sujeta a un cronograma propio del ciclo del mismo. Independientemente del fijado para una vigencia fiscal, por lo tanto, al elaborar el plan de acción se debe comenzar dando prioridad en la asignación de recursos a los proyectos que están en ejecución.

3.1.3 Eficiencia El plan de acción permite el cumplimiento de los objetivos y metas de los distintos programas al menor costo posible optimizando el uso de los recursos financieros, físicos y humanos entre los distintos proyectos.

3.1.4 Coherencia

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Las acciones y proyectos aprobados en el plan de acción guardan coherencia con los objetivos y metas definidos en el plan de acción.

3.1.5

Planificación

El plan de acción permite la concordancia entre el presupuesto de la entidad territorial con su respectivo plan de desarrollo. Se evitará la dispersión de la inversión y se viabilizara e incorporará solo aquellos proyectos que garanticen su sostenibilidad, es decir, su operación y funcionamiento en el tiempo.

3.2. Contenido Actualmente la ley no establece el contenido específico de los planes de acción, dando así autonomía a las entidades territoriales en su formulación y diseño, de conformidad con sus requerimientos y necesidades de información para la programación, ejecución, seguimiento y evaluación del plan de desarrollo.

Es así como el Departamento Administrativo de Planeación de la Gobernación del Tolima establece los siguientes criterios para la elaboración del Plan de Acción por parte de cada una de las dependencias de la Administración.

El Plan de Acción estará conformado por una Parte General, una Parte Específica y los formatos anexos así: Parte General: 

Identificación de la Dependencia: Es una introducción hacia el conocimiento de la dependencia administrativa el cual parte de una reseña de la misma, los recursos con los que funciona (físicos, personal), etc.



Niveles Plan de Desarrollo: Es la identificación e individualización de los ejes y programas en los que participa y es responsable la dependencia administrativa dentro del Plan de Desarrollo.

Parte Específica: 

Proyectos: es un conjunto de actividades por realizar en un tiempo determinado, con una combinación de recursos humanos, físicos, financieros y con costos definidos orientados a producir un cambio en la entidad territorial, a través de la concreción de las metas de producto establecidas. Los proyectos se manifiestan en una obra física o una acción específica. Aquí se debe describir el objetivo del proyecto, las actividades ha desarrollar, su localización y las entidades que intervienen en la ejecución y operación del mismo.



Recursos Asignados al proyecto: Valores monetarios estimados para ejecutar el proyecto y las fuentes de financiación previstas (aquí se incluyen los recursos apropiados al proyecto en el presupuesto vigencia 2013).



Estrategias y actividades para la ejecución del proyecto: administración para lograr los objetivos propuestos

mecanismos

a utilizar por la

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Impacto esperado con la ejecución del proyecto: miden el resultado que se espera lograr al finalizar la ejecución del proyecto y su entrada en operación. Ene: personas beneficiadas, incrementos de cobertura, disminución índice de mortalidad, incremento de la productividad.

Formatos: Formato FOR-PD-003. Plan de Acción - Resumen Este formato permitirá la presentación en forma resumida de los proyectos que ejecutará cada una de las Dependencias con el fin de cumplir las metas propuestas por en el Plan de Desarrollo “UNIDOS POR LA GRANDEZA DEL TOLIMA 2012 – 2015” durante un año, y la anualización de estas realizadas en el plan Indicativo. En él se relacionará los aspectos generales de los proyectos a realizar.

Instructivo para su diligenciamiento: Este formato se genera automáticamente al diligenciar el FORMATO FOR-PD-002 Formato FOR-PD-002 Plan de acción - Ficha de Programación y Evaluación del Proyecto En este formato se relacionará de forma detallada cada proyecto que se realizará el cual hace parte del proyecto registrado en el BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DEL DEPARTAMENTO. El contenido del formato es el siguiente: 1) Nombre Unidad Ejecutoria: Dependencia Administrativa encargada del proyecto.

2) Eje estratégico: Agrupa los factores de manera homogénea en dimensiones, líneas o ejes. El Plan de Desarrollo UNIDOS POR LA GRANDEZA DEL TOLIMA el cual está estructurado en 6 ejes.

3) Política: Sector al cual pertenece el proyecto 4) Programa: estrategia de acción o unidad lógica de acciones, cuyas normas y mecanismos determinan los medios para lograr el cumplimiento de las metas del plan de desarrollo.

5) Subprograma: Unidad lógica de acciones dirigidas al logro de los programas. subprogramas se despliegan los proyectos.

De los

6) Proyecto: Un proyecto es un conjunto de actividades por realizar en un tiempo determinado, con una combinación de recursos humanos, físicos, financieros y con costos definidos orientados a producir un cambio en la entidad territorial, a través de la concreción de las metas de producto establecidas. Los proyectos se manifiestan en una obra física o una acción específica. El nombre del proyecto debe seguir los parámetros establecidos en la Metodología de formulación de proyectos MGA2 y debe ser concordante con el nombre del proyecto definido en el POAI (Plan Operativo Anual de Inversiones).

7) Localización: Ubicación geográfica del proyecto (Municipio).

8) Código REG BPID: Número de registro en el Banco de Proyectos

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9) Objetivos: Propósitos a alcanzar con el proyecto. Estos objetivos deben ser:      

Cuantificables. Deben ser claros y brindar la posibilidad de comprometerse con unas metas de resultado concretas.

Realizables. Deben ser posibles de alcanzar, prácticos y realistas.

Comprensibles. Deben estar escritos con palabras muy sencillas para que sean de fácil comprensión principalmente por parte de los involucrados en su logro.

Consistentes. Los objetivos se relacionan con la problemática y/u oportunidades identificadas en el diagnóstico.

Estratégicos. Deben apuntar hacia los temas o asuntos prioritarios con mayor impacto en el desarrollo y poseer una articulación lógica con las actividades del proyecto y los objetivos del plan.

Motivadores. Deben animar la ejecución con eficacia y eficiencia para una mejor gestión.

1) Relación de Contratos Convenios: Espacio para diligenciar por parte de la dependencia ejecutora para realizar el seguimiento una vez se inicie la ejecución del proyecto.

2) Categorías de Inversión: Corresponde al tipo de aplicación de la inversión, que agrupan las actividades principales. (ver anexo 1) 3) Actividades Principales: Acciones necesarias en un proyecto para transformar determinados recursos en productos a partir de un conjunto de insumos y recursos en un periodo determinado. (ver anexo 1) 4) P/E: Se entiende por el estado del proyecto en el plan de acción P: programado, se diligencia al inicio de la formulación del plan de acción y del proyecto; E: ejecutado, este ítem se diligencia cuando se le haga seguimiento al respectivo proyecto.

5)

Metas Físicas: Es un punto de referencia que permite observar y medir el avance en el logro de una meta de producto, porque refleja los bienes y servicios cuantificables producidos y/o aprovisionados por una determinada intervención en una actividad del proyecto. Se define la unidad de medida, y la cantidad (numérica).

6) Costos y Fuentes de Financiación: El costo total el cual es el resultado de la sumatoria de las fuentes de financiación Origen de los recursos, según el POAI. Su valor se presenta en miles de pesos ($).

7) Programación: Identifica la fecha de iniciación y de terminación de cada actividad en el siguiente orden DD/MM/AA. 8) Indicadores de gestión: se diligencia cuando se presentan los informes de seguimiento del plan de acción. Son tres indicadores: Índice físico, índice de inversión e índice de eficiencia.  Índice físico – indica el porcentaje de cumplimiento de la cantidad ejecutada frente a lo programado.  Índice de inversión – porcentaje de cumplimiento del costo total de ejecución frente al costo total programado.  Índice de eficiencia – mide el tiempo realmente consumido frente al tiempo programado para la ejecución del proyecto.

9) Total Proyecto: Sumatoria del Costo Total y las Fuentes de Financiación.

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10) Datos del Proyecto: Se identifica de forma clara y concisa el nombre del indicador de producto y de resultado asociado al Plan de Desarrollo – Plan Indicativo, susceptible de medición; la unidad de medida y la cantidad.

11) Observaciones: Espacio para diligenciar en caso de aclaraciones ya sea por parte de la dependencia ejecutora en el momento del diligenciamiento o por parte del Departamento Administrativo de Planeación.

12) Responsable: Nombre, cargo y firma del Funcionario Público responsable de la ejecución del proyecto.

3.3. Elaboración del Plan de Acción Se recomienda al iniciar el proceso de elaboración del Plan de acción que cada dependencia reflexione sobre los siguientes aspectos:  ¿De qué proyectos es responsable de manera individual?  ¿De qué proyectos es responsable en conjunto con otras dependencias?  ¿Cuál es el compromiso de la dependencia respecto a la magnitud de las metas de producto establecidas en el plan de Desarrollo y el Plan indicativo para lograr en la vigencia?  ¿Qué estrategias o actividades deben abordarse para dar cumplimento al compromiso establecido en metas de producto? ¿Cómo va a coordinar sus acciones con otras entidades o dependencias con las cuales comparte responsabilidades para el cumplimiento de una o varias metas del plan de acción?  ¿Qué acciones o proyectos deben ejecutarse para cumplir con las metas de producto para lograr en la vigencia?  ¿Con qué recursos financieros se cuenta para darle cumplimiento a las metas de producto programadas para la vigencia?

Actividad 1: Convocatoria a Comités Operativos Sectoriales Los comités operativos, equipos de trabajo o simplemente los responsables sectoriales que se formalizaron desde la formulación del Plan de Desarrollo, son los mismos que deben convocarse para la formulación del plan de acción, caso contrario, se recomienda que en cada dependencia se definan los responsables institucionales de los diferentes programas del PD. Actividad 2: Revisión de insumos para la formulación del plan de acción A continuación se mencionan algunos de los insumos requeridos para la formulación del Plan de Acción: 

Plan de Desarrollo “UNIDOS POR LA GRANDEZA DEL TOLIMA 2012 – 2015” el cual se puede consultar en la página WEB www.tolima.gov.co.

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

Plan Indicativo: En lo pertinente a la distribución de las metas de producto por anualidades y de manera especifica de las metas programadas para la vigencia correspondiente. (puede consultarse en la web: ejecutortolima.gov.co



Plan de Acción ejecutado de la vigencia anterior: permite establecer el grado de cumplimiento de las metas de producto programadas y, en esa medida, ajustar las metas que se van a programar en el plan de acción de la nueva vigencia. Por ejemplo, si el plan de acción de la vigencia anterior reporta desfases.



POAI: las dependencias de la administración revisten el carácter de unidades ejecutoras, por tanto, conocer los recursos disponibles es una de las condiciones para que los planes de acción sean verdaderos instrumentos de ejecución organizada y eficaz del Plan de Desarrollo. (puede consultarse en la web: ejecutortolima.gov.co



Proyectos viables registrados en el BPPID: teniendo en cuenta que las metas de producto definidas en el Plan de acción se ejecutan a través de los proyectos, es fundamental que los proyectos de inversión se encuentren formulados y registrados en el Banco de Proyectos de Inversión.

Actividad 3: Elaboración del documento inicial de Plan de Acción Con base en los insumos, cada dependencia elabora un documento con las estrategias y acciones que va a adelantar para dar cumplimiento al Plan de Desarrollo diligenciando los formatos en Excel adjuntos y/o ingresar al aplicativo www.ejecutortolima.gov.co / acceso a servidor público: ingresar usuario y clave suministrada por planeación / plan de acción / proyectos

Una vez allí selecciones la dependencia y la vigencia para el plan de acción (2013) y aparecerá cargado el POAI – Plan Operativo Anual de Inversiones correspondiente a la dependencia con sus respectivos proyectos (formato Formato FOR-PD-003. Plan de Acción - Resumen). Al seleccionar el nombre del proyecto aparecerá el formato Formato FOR-PD-003. Plan de Acción – ficha de programación de proyectos, la cual deberá diligenciarse de acuerdo al presente instructivo.

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Aprobación

Actividad 5: Aprobación del Plan de Acción Si bien en la Ley 152 de 1994 no se desarrollan los procedimientos de aprobación de los planes de acción, se recomienda realizar las siguientes actividades: Presentación ante el Consejo de Gobierno. Cada secretario o jefe de dependencia responsable de la ejecución del plan de desarrollo deberá presentar y sustentar el Plan de Acción ante el Consejo de Gobierno, justificando su importancia de acuerdo con las prioridades establecidas por el gobernante y la distribución de metas del Plan indicativo, la coherencia de los proyectos y acciones con el Plan operativo anual de inversiones y la claridad y consistencia de los indicadores para el seguimiento y la evaluación.

Identificación de actividades compartidas. En caso de existir actividades compartidas entre varias dependencias que contribuyen al logro de un mismo objetivo o programa, éstas deben proponer un acuerdo de trabajo conjunto de forma tal que garantice su realización. Estos acuerdos deben aprobarse por parte del Consejo de Gobierno.

Revisión de la coherencia entre el Plan de Acción y POAI. Una vez las Secretarías de Planeación y Hacienda fijen la cuota de inversión y funcionamiento, es necesario revisar el plan de acción y con base en los recursos disponibles establecer las prioridades para su ajuste. De acuerdo con lo anterior, los planes de acción deben identificar y relacionar todos los proyectos con su contribución a las metas y requerimientos de recursos para cada vigencia fiscal, como un insumo del proceso de programación presupuestal.

Aprobación definitiva y pautas para su seguimiento. Una vez realizados los ajustes propuestos por el Consejo de Gobierno e incorporados los acuerdos con otras dependencias, se aprueba la versión definitiva del Plan de Acción de toda la Administración, el cual regirá la gestión de cada dependencia y de sus funcionarios. En el momento de su aprobación, el gobernante territorial acordará la respectiva periodicidad con que se seguirá y evaluará su ejecución, así mismo, definirá las ponderaciones según las prioridades de la Administración.

2. Recomendaciones 

AUTOEVALUACIÓN: Se recomienda que al interior de cada dependencia se realicen evaluaciones al PLAN DE ACCIÓN por lo menos UNA (1) vez al mes a fin de determinar el cumplimiento del mismo y establecer posibles alertas en el incumplimiento o dificultades en su ejecución, así mismo identificar los ajustes que se requiera al PLAN DE ACCIÓN de acuerdo a los recursos disponibles y a las prioridades de gobierno. De esta evaluación el Departamento Administrativo de planeación en su función constitucional de seguimiento y evaluación de los planes programas y proyectos que se ejecuten en el departamento, solicitara copia de dichos informe de evaluación de manera periódica.



Cuando hay proyectos que son responsabilidad de varias dependencias, se recomienda que cada una incluya el proyecto, pero definiendo las actividades que son de su competencia, de forma que al hacer el seguimiento al plan de acción de toda la Administración se establezca

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el estado de avance del proyecto en conjunto. En este sentido, es importante definir mecanismos permanentes de articulación. 

La dependencia igualmente puede establecer planes de acción para las actividades que no requieren recursos de inversión pero que se contribuye de alguna manera al cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo.

Anexo 1 Clasificación de los Componentes o Categorías.

La categoría de inversión, corresponde al tipo de aplicación de la inversión, que agrupan las actividades principales, estos son: 1. Obra física: Corresponde a acciones relacionadas con la construcción, adecuación, complementación o rehabilitación parcial o total de la infraestructura o instalaciones físicas que permiten prestar un servicio especifico a la comunidad.

Las actividades que conforman esta categoría de inversión corresponden normalmente a los capítulos básicos de ejecución, que en obra civil que pueden clasificar entre otros: Actividades preliminares, movimiento de tierras, concretos, mampostería, pañetes, instalaciones eléctricas, hidráulicas, sanitarias, instalaciones especiales (ascensores, aire acondicionado, edificios inteligentes, etc.), cubierta, acabados.

2. Adquisición de bienes y servicios: Incluye suministros requeridos para adelantar obra civil, siempre y cuando se realicen para su adquisición por parte del ejecutor, mediante procedimientos licitatorios o de contratación o compra directa específicos para el propósito del proyecto. También involucra el suministro de bienes y servicios que pueden ser incluso provenientes de la comunidad.

Igualmente se relaciona con el suministro de equipos, muebles, enseres, etc., suministrado por proveedores e incluido obviamente en el alcance del proyecto.

3. Costos complementarios: Por este concepto se incluyen costos relacionados con adquisición de terrenos y servidumbres, que normalmente ya se ha causado antes de la ejecución del proyecto. Por cuanto constituyen requisito previo para dar viabilidad al proyecto.

4. Apoyo institucional: En esta categoría de inversión pueden diferenciarse la capacitación, estudios de organización administrativa y financiera, programas de sistematización y en general servicios profesionales y técnicos encaminados a mejorar la gestión del ente administrador del servicio objeto del proyecto.

5. Control ambiental: Este hace referencia a todas las acciones que tienden a mitigar, compensar, prevenir, corregir efectos ambientales que causa la ejecución de un proyecto sobre el entorno en relación con hombre, fauna, agua, flora, aire, suelo.

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6. Ingeniería y administración: Esta categoría de inversión involucra costos previstos por concepto de la interventoría o supervisión externa, de forzosa contratación en aquellos casos en que la adjudicación de la ejecución de las obras se ha afectado mediante licitación pública. Igualmente incluye la Gerencia del proyecto cuando se considere necesaria su contratación.

7. Imprevistos: Categoría de inversión, igualmente homologada por los fondos; es un costo adicional establecido en el plan financiero del proyecto.

8. Otros.

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