Liliane Swennen,
januari | februari ‘14
verantwoordelijke van het centraal medisch archief
22
820 palletboxen met niet-actieve medische documenten
Bijna drie miljoen pagina’s medische I
edere gehospitaliseerde patiënt heeft een medisch en een verpleegkundig dossier. Deze dossiers moeten respectievelijk 30 en 20 jaar bewaard blijven. Dit mag op papier en/of elektronisch gebeuren. Ook elke daghospitalisatie en raadpleging moet terug te vinden zijn in het medisch dossier. Het centraal medisch archief werkte de afgelopen jaren een efficiënt systeem uit om deze dossiers te beheren. Het elektronisch patiëntendossier en de mogelijkheid om papieren documenten te digitaliseren zijn hierbij belangrijke elementen.
de vroegere patiëntennummers niet herkenbaar zijn door de huidige Poema-databank. Toch maken ook heel wat van deze artsen intussen gebruik van onze centrale medische archiefruimte in Ekkelgaarden. Komt er een patiënt van hen waarvan het medisch dossier in Ekkelgaarden bewaard wordt, dan vraagt de secretaresse dat bij ons op en digitaliseren wij het aan de hand van het huidige inschrijvingsnummer in Poema.”
Medische dossiers
dossiers altijd centraal in het medisch archief.
“Bijna alle medische diensten werken op dit
Al die dossiers zijn opgenomen in onze elek-
Legaal vernietigen
ogenblik volgens het principe van ‘paperless
tronische databank die gelinkt is aan Poema
“Na het inscannen van de dossiers doen we
office’,” legt Liliane Swennen, verantwoorde-
en Ultragenda. Op het ogenblik dat een pa-
steekproeven op kwantiteit en kwaliteit van
lijke van het centraal medisch archief (CMA)
tiënt ingeschreven wordt voor een consultatie
de gescande documenten. Nadien vernietigen
uit. “Nieuwe dossiers worden meteen elek-
of (dag)opname en hij in de afgelopen vijf jaar
we de papieren dossiers op een legale manier
tronisch aangemaakt. Als de patiënt papieren
nog bij de betreffende artsengroep geweest
en vermelden in onze databank dat het dos-
documenten bij heeft, scannen we die in. Voor
is, wordt het bestaande dossier automatisch
sier gescand is.” Medische dossiers bestaan
kleine hoeveelheden doet het secretariaat
via het systeem opgevraagd. Zodra we de
trouwens niet alleen uit documenten. Ook
van de afdeling dat, bij meer dan vijf pagina’s
aanvraag binnen krijgen, zorgen we dat het
glazen plaatjes en paraffineblokjes met weef-
gebeurt dat met de centrale scanner op onze
dossier gedigitaliseerd wordt zodat de arts
sels van de afdeling pathologische anatomie
dienst.”
het kan raadplegen in het elektronisch pa-
of röntgenfoto’s en tracés maken onderdeel
tiëntendossier C2M. Voor campussen SA en
uit van het medisch archief. Na het verstrijken
Elektronische databank
SU hanteren we hetzelfde principe maar daar
van de wettelijke en afgesproken bewaar-
Maar wat als de patiënt al een papieren me-
moeten we op een iets andere manier te werk
termijn worden ook deze legaal vernietigd.
disch dossier uit het verleden heeft? “Op cam-
gaan. Dit komt omdat iedere arts op campus
“Onze belangrijkste doelstelling is nog steeds
pus VJ gebeurde de bewaring van de medische
SA en SU vroeger zelf zijn archief beheerde en
niet het digitaliseren van alle bestaande pa-
2 870 000
25 000
348
Het aantal gescande pagina's sinds 2006
Het aantal gescande documenten per maand
Het aantal medische dossiers dat per maand in Ekkelgaarden toekomt. In 2007 waren dat nog 2 810 nieuwe dossiers per maand.
januari | februari ‘14
23
605
strekkende meters actieve medische dossiers in hangklassement
3 000 strekkende meters niet-actieve medische documenten, dossiers en weefsels
documenten centraal gedigitaliseerd pieren documenten maar wel het stoppen van
CMA een andere aanpak. Liliane: “De meeste
lopen jaren een mooi parcours afgelegd. "We
de aangroei van het papieren archief en het
verpleegafdelingen werken op dit ogenblik
kunnen nu met minder personeel en ruimte,
overschakelen naar het volledig elektronisch
nog met een papieren verpleegkundig dos-
maar met meer ICT-ondersteuning en reor-
medisch dossier. En daar slagen we goed in,”
sier. Na het ontslag van de patiënt bewaart
ganisatie meer diensten ondersteunen. En
aldus Liliane.
de afdeling het dossier tot na de MVG-periode.
dat proberen we zo verder te zetten,” aldus
Het bewaren gebeurt in een enveloppe met
Liliane. “We bewaren niet zomaar alles maar
een identificatievignet met barcode. Na de
houden ons aan de wettelijke regels. Als dien-
Voordelen
MVG-periode komen deze dossiers in speciale
sten documenten brengen bekijken we samen
Een digitaal archief biedt een aantal voor-
bakken naar het verpleegkundig archief waar
kritisch of die documenten moeten bewaard
delen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de
we ze inventariseren door met een leespen
en gearchiveerd worden en hoe lang.” Voor
stockruimte maximaal te beheren, zijn dos-
de barcode in te lezen. Zo beschikken we over
de praktische regels zijn er procedures op
siers die opgevraagd worden zonder zoek-
een elektronische inventaris waar we ook re-
JessaZorgnet beschikbaar. Daarnaast is het
werk terug te vinden en worden documenten
gistreren in welke genummerde doos de dos-
uiteraard heel belangrijk dat medische en ver-
niet langer bewaard dan nodig. “Een ander
siers zitten. We doen dan meteen ook een con-
pleegkundige dossiers op een correcte manier
belangrijk voordeel is dat een elektronisch
trole of we alle dossiers ontvangen hebben
gearchiveerd worden zodat ze meteen terug
dossier voor iedere behandelende arts perma-
van de patiënten die tijdens die drie maanden
te vinden zijn. “We hebben bijvoorbeeld net
nent en overal zichtbaar is. We zien de laat-
op die afdeling ontslagen zijn. Indien nodig
een controle van de FOD (Federale Overheids-
ste 15 jaar een grote evolutie: van papieren
krijgt de hoofdverpleegkundige een lijstje van
dienst) achter de rug. De inspecteurs sturen
dossiers die uitsluitend beschikbaar waren
de ‘spoorloze’ dossiers. In de toekomst is het
enkele dagen vóór de controle een lijst door
voor de arts-eigenaar van het dossier, naar
de bedoeling dat ook de verpleegkundige dos-
van dossiers die ze willen inkijken. Het is dan
dossiers die raadpleegbaar waren voor de
siers elektronisch worden aangemaakt, maar
kwestie deze snel terug te vinden. Daarnaast
artsengroep, tot elektronische dossiers waar-
op dit ogenblik stijgt het aantal papieren ver-
vragen verpleegdiensten, stafmedewerkers
toe elke behandelende arts en zorgverstrek-
pleegkundige dossiers nog steeds door het
en artsen dossiers op maar ook patiënten
ker nu toegang heeft.”
stijgend aantal daghospitalisaties.”
hebben het recht om hun dossier in te kijken of een afschrift ervan op te vragen. Het afgelopen jaar hebben we zo’n 400-tal dossiers
Verpleegkundige dossiers
Niet zomaar archiveren
opgezocht op vraag van patiënten of hun na-
Voor de verpleegkundige dossiers heeft het
Het Centraal Medisch Archief heeft de afge-
bestaanden."
400
1 350
220
Het aantal dossiers dat in 2013 opgevraagd werd door patiënten of hun nabestaanden.
Het aantal strekkende meters centraal verpleegkundig archief.
Het aantal strekkende meters RX-mappen.