PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Processo: Gerenciamento Financeiro
Código: POP-
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FINxxx
Setor: ADM/Financeiro
Tarefa: Emissão dos Relatórios Financ
Data de Elaboração:
04/03/2010
1. OBJETIVO Este POP é um modelo padrão, os dados dependem de parâmetros de cada cliente como também da versão do sistema. Para melhor controle este deve ser personalizado para cada cliente.
Orientar as pessoas responsáveis pelo Financeiro como devem ser emitidos os relatórios, quando e qual o destino destes relatórios
2. EXECUTANTE Responsável pelo financeiro. 3. RECURSOS NECESSÁRIOS Sistema Financ, acesso a rotina de relatórios
4. PRINCIPAIS PASSOS •
A rotina do Financeiro está dividida em três grandes períodos. •
Rotina Diária (Monitorar o contas a receber, a pagar)
•
Rotina Semanal (Consolidar todas as informações das rotinas diárias de modo que possa ser apresentado para a diretoria um ponto de situação da saúde financeira
•
Rotina Mensal (criar um demonstrativo financeiro completo demonstrando em detalhes os gastos x receitas mensais, demonstrar a evolução do caixa da empresa e também demonstrar gastos x despesas mensais de forma história.
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Aprovador: Versão treinamento MG
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Setor: ADM/Financeiro
Tarefa: Emissão dos Relatórios Financ
•
Data de Elaboração:
04/03/2010
Contas a Pagar Relatório de Contas a Pagar por Data de Cadastro
•
Rotina: Deve ser emitido o relatório do contas a Pagar diariamente
•
Responsável: o
Emissão: Contas a pagar (Início do Dia)
o
Entrega: Resp. Financeiro
o
Envio: Diretoria
o
Freqüência: diariamente assinado pelos responsáveis
•
Objetivo: Entender como foram realizados os lançamentos no contas a pagar
•
Pontos de atenção
•
Grupo em que foi lançada a despesa: Qualquer lançamento incorreto de grupo e sub-grupo já deve ser anotado e passado para correção, lembrando de informar a pessoa que fez a solicitação de despesa com o objetivo desta não errar novamente, a correção diária desses lançamentos irá permitir um fechamento de despesa mais fácil sem a necessidade de ajustes morosos, pois as contas ainda não estarão conciliadas.
•
Data de Emissão da despesa x data de cadastro: é Importante para o financeiro ter atenção para que a data de emissão da despesa seja igual ou muito próxima data de cadastro, despesas com datas muito distantes pode ocorrer em prazos de pagamentos mais curtos que os negociados, sendo necessário a solicitação de uma prorrogação de pagamento para o fornecedor.
•
Loja: Zero = 0
Data de Cadastro: Deve sempre ser colocado a data de: d-1 (dia anterior), segundas feiras (d-3) até data do dia.
Elaborador: RTC Consultoria 011-4198-2204
Deve ser feito uma seleção AVANÇADA, onde será selecionado todos os grupos de despesa menos a conta 1 de estoque Dica: Selecione tudo e depois tire somente o grupo de estoque
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Tarefa: Emissão dos Relatórios Financ
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04/03/2010
Relatório de Contas a pagar do dia •
Rotina: Deve ser emitido o relatório do contas a Pagar diariamente
•
Responsável: o
Emissão: Contas a pagar (Início do dia)
o
Entrega: Resp. Financeiro
o
Envio: Diretoria
o
Freqüência: diariamente assinado pelos responsáveis
•
Objetivo: Visualizar todos os pagamentos a serem realizados no sistema diariamente.
•
Pontos de atenção
•
Forma de Pagamento: O relatório estará informando a forma de pagamento para o responsável financeiro preparar como será paga as despesas.
•
Valor: O relatório poderá estar organizado por Valor, onde neste caso o responsável terá mais facilidade na separação dos títulos de como irá pagar, ex: correspondente/lotérica, valores mais baixos, e banco os demais valores.
•
Fornecedor: Estarão agrupados todos os títulos dos fornecedores.
•
Loja: Zero = 0
Data de Vencimento: Deve ser usada conforme necessidade, se possível trabalhe sempre com a data D+1, ou seja, pagando os títulos de amanha hoje, caso contrário a data do vencimento é a data do dia em que será feito os pagamentos.
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Quebra: por forma de pagamento, já estará separado a forma de pagamentos dos títulos lançados Ordem do relatório pode ser por valor ou fornecedor, o que ficar mais prático para a
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Tarefa: Emissão dos Relatórios Financ
Data de Elaboração:
Relatório de Contas PAGAS •
Rotina: Deve ser emitido o relatório do contas a Pagar diariamente
•
Responsável: o
Emissão: Contas a pagar (Fechamento do Dia)
o
Entrega: Resp. Financeiro
o
Envio: Diretoria
o
Freqüência: diariamente assinado pelos responsáveis
•
Objetivo: Visualizar todos os pagamentos que foram realizados no dia anterior.
•
Pontos de atenção
•
Loja: Zero = 0
Data de Pagamento deve ser a data do dia do pagamento confirmando todos os pagamentos
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Tarefa: Emissão dos Relatórios Financ
Data de Elaboração:
04/03/2010
Relatório de Contas a pagar Pendentes •
Rotina: Deve ser emitido o relatório do contas a Pagar diariamente
•
Responsável: o
Emissão: Contas a pagar (Fim do Dia)
o
Entrega: Resp. Financeiro
o
Envio: Diretoria
o
Freqüência: diariamente assinado pelos responsáveis
•
Objetivo: Visualizar todos os pagamentos que estão em atraso.
•
Pontos de atenção
•
Loja: Zero = 0
•
Vencimento: O relatório estará separado por vencimento de modo que este relatório demonstra dois problemas: 1. Operacional: Contas a pagar não está dando baixa corretamente 2. Financeiro: Fluxo de caixa da empresa está comprometido.
Data de Vencimento: Deve ser usada a data mais antiga até a data atual, assim o sistema estará lendo todos os pagamentos em aberto, sendo necessário baixálos conforme seus pagamentos.
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Situação: Pendente Para demonstrar apenas os dados que não foram baixados
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Tarefa: Emissão dos Relatórios Financ
•
Data de Elaboração:
04/03/2010
Contas a Receber Relatório de Fechamento de tesouraria x Vendas Check SUP
•
Rotina: Devem ser emitido os dois relatórios diariamente
•
Responsável: o
Emissão: Tesoureira/Contas a Receber (Fechamento da tesouraria)
o
Entrega: Resp. Financeiro
o
Envio: Diretoria
o
Freqüência: diariamente assinado pelos responsáveis
•
Objetivo: Vendas x Recebimento das Tesourarias, não podem ocorrer divergência nos lançamentos
•
Pontos de atenção
•
Status do relatório: O relatório deve ser impresso com o Status Finalizado (FINANC)
•
Grupo em que foi lançada a Receita: Será impresso os valores de vendas no check sup e os valores recebidos na tesouraria, os valores devem bater entre os relatórios, as diferenças encontradas entre os planos de contas devem ser encaminhadas para as fiscais de modo que estas possam corrigir os fechamentos de caixa junto as operadoras.
•
Data: Fechamento dos relatórios devem ser feitos obrigatoriamente D+1, somente quando ocorre problemas nas impressoras ficais estes podem ser pendentes.
•
Check sup: Emitir o relatório de vendas por grupo e sub grupo.
•
Loja: Individual
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04/03/2010
Contas a Receber Relatório de Contas a Receber por Data de Cadastro •
Rotina: Deve ser emitido o relatório do contas a Receber diariamente
•
Responsável:
•
o
Emissão: Contas a Receber (Início do dia)
o
Entrega: Resp. Financeiro
o
Envio: Diretoria
o
Freqüência: diariamente assinado pelos responsáveis
Objetivo: Entender como foram realizados os lançamentos no contas a receber, deve se ter atenção aos seguintes pontos:
•
Pontos de atenção
•
Grupo em que foi lançada a Receita: Qualquer lançamento incorreto de grupo e sub-grupo já deve ser anotado e passado para correção, lembrando de informar a pessoa que fez o Lançamento com o objetivo desta não errar novamente, a correção diária desses lançamentos irá permitir um fechamento de despesa mais fácil sem a necessidade de ajustes morosos, pois as contas já estarão conciliadas.
•
Data de data de cadastro x Data de Recebimento: é importante ter atenção a data de vencimento da receita por grupo, exemplo, para cartões de Débito, a data de vencimento é D+1 e crédito é D+30 ou conforme cada cartão, corrigindo esses lançamentos diariamente as baixas ocorrerão com mais facilidade.
•
Loja: Zero = 0
Data de Cadastro: Deve sempre ser colocado a data de: d-1 (dia anterior), segundas feiras, deve ser emitido um relatório por dia
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04/03/2010
Relatório de Contas a Receber do dia •
Rotina: Deve ser emitido o relatório do contas a Receber diariamente
•
Responsável: o
Emissão: Contas a receber (Início do dia)
o
Entrega: Resp. Financeiro
o
Envio: Diretoria
o
Freqüência: diariamente assinado pelos responsáveis
•
Objetivo: Visualizar todos os pagamentos recebimentos agendados para o dia.
•
Pontos de atenção
•
Grupo/Sub Grupo: No caso dos cartões deve ter que visualizar e somar os TEF de POS para encontrar os valores lançados no extrato bancário. Os valores apresentados já estão com as taxas descontadas
•
Loja = Zero
Data de vencimento é a data atual do dia em que estiver conferindo os extratos. No caso de dias múltiplos como finais de semana, colocar a data toda envolvendo todos os dias.
Elaborador: RTC Consultoria 011-4198-2204
Quebra por grupo/sub para facilitar encontrar nos extratos os tipos de depósitos Tipo: Simplificado atende todas as necessidades
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Data de Elaboração:
Relatório de Contas RECEBIDAS •
Rotina: Deve ser emitido o relatório de contas Recebidas diariamente
•
Responsável: o
Emissão: Contas a Receber (fim do dia)
o
Entrega: Resp. Financeiro
o
Envio: Diretoria
o
Freqüência: diariamente assinado pelos responsáveis
•
Objetivo: Visualizar todos os recebimentos do dia anterior.
•
Pontos de atenção
•
Loja: Zero = 0
Data do recebimento deve ser a data do dia anterior para confirmar todos os recebimentos realizados
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Tarefa: Emissão dos Relatórios Financ
Data de Elaboração:
04/03/2010
Relatório de Contas a Receber Pendentes •
Rotina: Deve ser emitido o relatório do contas a receber diariamente
•
Responsável: o
Emissão: Contas a receber (fim do dia)
o
Entrega: Resp. Financeiro
o
Envio: Diretoria
o
Freqüência: diariamente assinado pelos responsáveis
•
Objetivo: Visualizar todos os recebimento que estão em atraso.
•
Pontos de atenção
•
Vencimento: O relatório estará separado por vencimento de modo que este relatório demonstra problemas operacionais como: 1. Contas a receber não está dando baixa corretamente 2. Não está realizando as cobranças corretamente
Data de Vencimento: Deve ser usada uma data com a data mais anterior ao vencimento em aberto até a data atual
Elaborador: RTC Consultoria 011-4198-2204
Situação: Pendente Para demonstrar apenas os dados que não foram baixados Ordenar por data de vencimento
Aprovador: Versão treinamento MG