Prevenção de Perdas da operação a Prática Saiba Mais Por: Romualdo Teixeira Coelho
Prevenção de Perdas – da operação a prática Sugestão para seqüência de assuntos: 1. Cenário atual do segmento varejista 2. Conceito de Prevenção de Perdas 3. Gestão de Riscos a evolução para melhores resultados 4. Passos para estruturação da Prevenção de Perdas a. Premissas b. Definição da Abrangência do trabalho c. Planejamento d. Diagnóstico e. Desenvolvimento de soluções f. Plano de incentivos g. Manutenção do trabalho h. Resultados Obtidos 5. Conclusões e cases de sucesso
1. Cenário atual do segmento varejista A muito sabemos que se foi o tempo em que comprar bem e vender melhor era a receita para o sucesso de um supermercado. Ter a plena gestão de estoque, garantindo um volume ideal de mercadorias e índices de perdas alinhados com as melhores práticas de mercado, passou a ser um fator de grande diferenciação num segmento de extrema concorrência e baixo lucro (variando de 2 a 5%). Vindo ao encontro deste cenário de risco em que vivemos, dois outros grandes fatores de alta criticidade passam a fazer parte do cenário varejista. O SPED FISCAL fará com que varejistas que não administrem bem seus estoques recebam, eletronicamente, multas sobre não conformidades em suas movimentações (entradas e saídas); e a SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA que em muitos casos de não administração correta faz com que o varejista chegue a pagar indevidamente até 1,5% a mais de impostos sobre o seu faturamento.
2. Conceito de Prevenção de Perdas Tomando como base o conceito da palavra perda no dicionário teremos: “...1.Ato ou efeito de perder 2.morte, 2. falecimento 3.Extravio, sumiço 4.Dano Total; destruição.” Trazendo este conceito para o segmento Supermercadista, percebemos uma forte inclinação para um único ponto, a perda de estoque. Logo, um departamento, setor ou força tarefa, digo isto, pois os investimentos em prevenção de perdas devem variar de acordo com o nível de oportunidade, tamanho de uma operação e cultura organizacional, focado em Prevenção de Perdas tem como objetivo: etivo: • • • •
Criar e analisar indicadores; Identificar oportunidades de melhorias; Propor e implantar soluções eficazes e factíveis; Garantir a aderência e auditar periodicamente as melhores práticas implantadas.
qPara Para que estas tarefas sejam realizadas com efetividade devemos contar com conhecimentos variados, são eles:
A importância destes conhecimentos varia de acordo com as oportunidades encontradas, a qualidade da gestão de estoques, a cultura e perfil das equipes operacionais e estratégicas e o nível de contribuição dos demais departamentos da empresa. 3. Gestão de Riscos a evolução para melhores resultados Boa parte do segmento varejista possui grandes dificuldades em gerenciar seus estoques, analisar seu lucro, controlar suas compras e acordos realizados com seus fornecedores, sendo a compra a maior conta a pagar do segmento (variando de 72% a 80%). Entendendo estas oportunidades percebemos claramente a existência de inúmeras perdas financeiras e de desempenho no decorrer destas atividades. A Gestão de Riscos Corporativos, processo já iniciado em grandes varejistas e pouco explorado pelos pequenos e médios, visa reduzir os riscos e evitar perdas em todos os processos críticos do segmento, trazendo resultados que podem inclusive recuperar empresas a beira da falência. A seguir ilustramos o processo de evolução:
Também percebemos que para realizar prevenção de perdas e evoluirmos para gestão de riscos é necessário evoluir de forma conjunta a tecnologia de informação e processos operacionais que envolvem a gestão de estoques, comercial, financeira e contábil. 4. Passos para estruturação da Prevenção de Perdas a. Premissas Para a estruturação operacional de uma Equipe de Prevenção de Perdas, existem conhecimentos e vivência operacional que são imprescindíveis. Atualmente a integridade e a confiança dos gestores da empresa não são os únicos requisitos a serem preenchidos pelo profissional da Área de Prevenção de Perdas, enumeramos abaixo algumas habilidades fundamentais a estes profissionais: • Pleno conhecimento operacional, livre acesso e bom relacionamento entre áreas; • Amplo conhecimento dos processos de Gestão de Estoques; • Domínio de sistemas operacionais e ferramentas de informática; • Facilidade na quebra de paradigmas e visão de longo prazo; • Espírito inovador (abertura a novas tecnologias); • Perfil analítico para criação, utilização e acompanhamento de KPIs - Indicadores de Desempenho. b. Definição da Abrangência do trabalho Este é um fator de extrema relevância, muitas vezes encontramos profissionais que seguiram carreiras brilhantes em multinacionais do segmento e que simplesmente não conseguem se firmar ou transferir a cultura adquirida ao longo do tempo.
A questão neste ponto esta em adequar a solução às características e necessidade de cada empresa observando e preservando questões culturais intrínsecos a cadeia de valor de cada organização, pois não se pode gerir uma empresa familiar da noite para o dia da mesma forma com que uma multinacional foi formatada ao longo de anos de vida. A seguir alguns pontos chave para a realização destra transição de forma branda e eficiente: • Em função da abrangência do campo de atuação da Prevenção de Perdas existem habilidades indispensáveis à equipe, que tem a função de desenvolver a capacidade de receber e captar informações sobre toda a cadeia de valor, pontuar as principais vulnerabilidades e desenvolver soluções que mitiguem o risco operacional. • Cabe a estes profissionais a habilidade e disposição para quebrar paradigmas, desenvolvendo novos fluxos, ferramentas e questionando modelos ultrapassados que podem oferecer risco ao processo. • Diante desse panorama a responsabilidade da Prevenção de Perdas é ampliada, devendo manter em seu quadro, profissionais altamente qualificados e capazes de identificar e mitigar falhas processuais em todo o ciclo operacional da organização.
c. Planejamento Falamos sobre um assunto que tem seu resultado ligado a Evolução Cultural da empresa, portanto esta mudança deve obedecer a regras de planejamento para uma evolução gradativa pois não se constrói ou se muda uma cultura no curto prazo. Todo o planejamento deve estar alinhado às características necessárias de cada integrante e a partir disto obedecer a uma metodologia de transferência de conhecimento alinhada à implementação de controles com a manutenção da saúde operacional da empresa. Sempre baseado em metas de desempenho operacionais e financeiros claros e factíveis, para que não haja abandono do
objetivo em função da não alcançabilidade, o que pode gerar descompromisso da equipe com o objetivo da empresa. d. Diagnóstico Acreditamos que para a realização de um diagnóstico pleno e direcionado para a geração de resultados devem ser respondidas três questões: 1. Quais são os comportamentos de risco realizados pela operação? Observando os processos e infraestrutura existentes; 2. Quais são os resultados e indicadores alcançados pela operação e ferramentas de gestão? Observando toda a tecnologia de software e hardware existentes. 3. Qual é a cultura de operacional e de atendimento? Observando a cadeia de valor dos colaborares e clientes. Respondidos este três questionamentos é possível chegar a um Diagnóstico que ofereça reais condições de construir uma Área de Prevenção de Perdas eficiente sobre a óptica operacional e financeira do cliente, o que deve ser preocupação do profissional da área. e. Desenvolvimento de soluções Atendidas as necessidades técnicas e comportamentais da equipe e identificado o ponto de melhoria a ser trabalhado, devemos partir para o momento de criação da solução. Independente da solução a ser criada, o ponto chave desta atividade esta na criação de uma identidade (compromisso) com toda a equipe operacional e o acompanhamento dos indicadores e ferramentas fundamentais a qualquer atividade a ser desenvolvida.
Acreditamos que 70% dos resultados em Prevenção de Perdas estão ligados a pessoas, ou seja, ao bom comportamento e plena utilização das ferramentas existentes no dia a dia. f. Plano de incentivos Alcançadas as metas inicialmente planejadas e estando a empresa dentro de patamares aceitáveis quanto a gestão de estoques, resultados financeiros e qualidade operacional. Recomenda-se o estabelecimento de metas mais audaciosas como desafio a equipe. Atrelado a isto, deve novamente analisar a cadeia de valor da equipe mensurada durante o Diagnóstico para que possa ser criado um Plano de Incentivos, atrelado ao desempenho coletivo e individual de cada setor ou colaborador de acordo com o tamanho da empresa. Novamente é preciso estas atento a clareza dos objetivos e cálculos a serem realizados, além da factibilidade da meta para que não haja prejuízo da cultura em fase de crescimento. g. Manutenção do trabalho Como se trata de um trabalho de evolução cultural recomendase ao longo do trabalho estabelecer um plano de “Avaliações Operacionais”, que deve ter apenas seu conteúdo divulgado, cabendo aos profissionais a manutenção de seus processos, controles e ferramentas atualizados para verificação a qualquer momento.
Dessa forma garantimos que os novos processos, controles e ferramentas implantados não caiam em desuso em função do turn over ou de quaisquer outros motivos. h. Resultados Obtidos Conforme mencionamos acima, medição de resultados é fator fundamental para o acompanhamento de processos e atividades ao longo do tempo, fazendo com que possamos estabelecer um painel de controle composto por KPIs que direcionarão a necessidade e intensidade de atenção da área. Tão importante quanto a medição de resultados é a sua plena divulgação, cabe à Área de Prevenção de Perdas tomar providencias junto ao MKT da empresa ou diretamente para que todos os resultado alcançados em virtude de suas práticas sejam divulgados.
Esta atividade quando trabalhada de forma correta e construtiva, cria uma competição saudável entre setores e filiais fazendo com que os resultados positivos se multipliquem cada vez mais.
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