Plan relaciones publicas TEC Digital by José Adrián Gómez Montero

Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR) Vicerrectoría de Docencia

TEC Digital Plan de Relaciones Públicas

Tabla de contenidos

Presentación del Plan…………………………………………………………….3 Análisis de la situación……………………………………...……………………4 Antecedentes……………………………………………………………...4 Breve Síntesis……………………………………………………………..5 Estado Actual……………………………………………………………...5 Diagnostico de la situación………………………………………………7 Misión Institucional………………………………………………………13 Objetivos………………………………………………………………………….13 Objetivo General…………………………………………………………13 Objetivo Específico………………………………………………………13 Estrategia y públicos meta……………………………………………………...13 Posicionamiento………………………………………………………….13 Productos e imagen corporativa………………………………………..14 Audiencia meta…………………………………………………………...15 Estrategias del Plan……………………………………………………………...16 Tácticas……………………………………………………………………………17 Cronograma de actividades……………………………………………………..22 Presupuesto……………………………………………………………………….23 Medición Resultados……………………………………………………………..24 Conclusión y Recomendaciones………………………………………………..26 Bibliografía………………………………………………………………………...27

I. PRESENTACIÓN DEL PLAN La educación ha evolucionado; hoy en día, la modalidad de asistencia a las aulas para que los estudiantes reciban sus estudios, el auge de la internet y las redes sociales ha permitido el acercamiento entre instituciones educativas, medios electrónicos y la academia. La demanda de los llamados cursos en línea (on line), es una realidad que no se puede pasar por alto; es por eso que el Instituto Tecnológico de Costa Rica (TEC) ha vuelto sus ojos a este mercado. El TEC Digital, es la plataforma educativa en línea de esta institución, en la que la virtualización de los cursos de las diversas carreras es la tarea principal de esta plataforma educativa. La oficina de Comunicación Visual tiene entre otras tareas, el restablecimiento de la confianza en el servicio que el TEC Digital proporciona, la cual afecta a toda la comunidad estudiantil de esta universidad estatal. Además de la virtualización de los cursos, el TEC Digital pretende ser la ventana de información entre docentes y estudiantes, buscando así ser el conductor principal del flujo comunicativo e informativo a través de un servicio de alta calidad en todas las aplicaciones que en la plataforma se encuentran. A través de este plan de relaciones públicas se pretende una mejora en la imagen institucional en todos los públicos externos e internos que este afecta. La plataforma TEC Digital es una plataforma creada en el 2007, pero, su funcionamiento

debido a un crecimiento tanto de usuarios como de

aplicaciones no ha llegado a ser el óptimo; muchas veces, por la falta de recursos tecnológicos adecuados, lo que ha ocasionado una mala imagen entre los estudiantes y docentes del TEC. Por medio de este plan de relaciones publicas se pretende cambiar la forma en como los públicos perciben el funcionamiento de esta plataforma electrónica a través de la difusión de las diversas acciones y estrategias que se presentarán a continuación.

II. ANÁLISIS DE SITUACIÓN 1-ANTECEDENTES DE LA EMPRESA. En el año 1998, el TEC en respuesta a su misión de formar profesionales altamente capacitados para contribuir con el desarrollo del país, se plantea la iniciativa de ofrecer una enseñanza más flexible y de calidad, adaptada a las demandas sociales y a las necesidades personales, incorporando recursos tecnológicos y de internet para la gestión, la investigación y la docencia.

Esta plataforma fue denominada TEC Virtual y contó con el apoyo de la Vicerrectoría de Docencia para lograr los aspectos de adaptación e integración con algunas aplicaciones y necesidades propias del TEC.

De esta manera, se conformó un equipo de trabajo integrado por profesionales en computación, contando con estudiantes de práctica de especialidad de la carrera de Ingeniería en Computación y asesores académicos, para un total de 12 personas al inicio del proyecto.

Sin embargo, en los años posteriores, el TEC Virtual no contó con contenido presupuestario para la conformación estable de un equipo de desarrollo de las iniciativas de apoyo al e-learning. De esta manera, el TEC Virtual pasó de ser una plataforma para el apoyo de la gestión académica a un simple repositorio de documentos y una herramienta por medio de la cual los profesores obtenían la lista de sus estudiantes.

Así, para el 2007, el TEC como universidad estatal contaba con una plataforma de apoyo a la academia con muchas debilidades; contrastando a lo realizado 10 años atrás en la que se caracterizó por ser la primera universidad del país en tener una plataforma tecnológica de apoyo a los procesos docentes.

Ante este panorama, la Vicerrectoría de Docencia en la gestión 2007-2011 tomó como proyecto prioritario la creación e implementación de una nueva plataforma de apoyo a los procesos docentes, por lo que se conformó en el 2007 la Comisión TEC Digital para conceptualizar el proyecto. 4

A partir de ese momento, el TEC Digital se fundamenta en políticas nacionales e institucionales que le dan su sustento legal, y además, lo ubican dentro del marco de desarrollo estratégico del TEC. Evolución del proyecto (breve síntesis)

1998: Mediante el Convenio con la Universidad de Alicante, España, se logró la instalación de la plataforma MicroCampus en el TEC, denominada TEC Virtual. Se conformó un equipo de trabajo integrado por profesionales en computación, contando con estudiantes de Práctica de Especialidad de la carrera de Ingeniería en Computación y asesores académicos, para un total de 12 personas al inicio del proyecto.

2007: La Vicerrectoría de Docencia de la gestión 2007-2011 toma como proyecto prioritario la creación o implementación de una nueva plataforma de apoyo a los procesos docentes. Se conforma la Comisión TEC Digital para conceptualizar el proyecto.

2009 A partir de Febrero del 2009 el TEC Digital se convierte en la plataforma institucional de apoyo a los procesos docentes.

1.1.2 Estado Actual: Actualmente, el TEC Digital es un proyecto con un enfoque al manejo interno del área académica del Instituto Tecnológico de Costa Rica que pertenece a la Vicerrectoría de Docencia. El proyecto, busca integrar tres áreas fundamentales; Docencia, Investigación y Servicios de apoyo con el fin de llegar a una virtualización de la educación a

través de herramientas colaborativas para la gestión del conocimiento e investigación. El TEC Digital pretende dar seguimiento y controlar los procesos de enseñanza y aprendizaje del Instituto Tecnológico de Costa Rica. El equipo, está integrado por cuatro áreas: equipo de desarrollo e investigación, soporte técnico, capacitación y comunicación visual.

El objetivo general de la organización es Incorporar las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC’S) en el desarrollo de las actividades docentes del TEC. Sus objetivos específicos son:  Tener mayor cobertura y acceso a la oferta académica.  Contar con un mejor y más efectivo seguimiento y control de los procesos de enseñanza y aprendizaje.  Apoyar en el desarrollo del estudiante una estructura de pensamiento crítico

donde

los

procesos

enseñanza

aprendizaje

sea

constructivista, con una tendencia hacia la innovación tecnológica y a la gestión del conocimiento.  Contar con estadísticas académicas y sistemas de información que permitan mejorar la toma de decisiones en la academia.  Propiciar un mayor y mejor contacto entre estudiantes y docentes.  Implementar

plataformas

educativas

software

libre

para

establecimiento de programas virtuales con miras a la adaptación a sus condiciones particulares.

El TEC Digital desde sus inicios ha procurado mantener la información histórica de los cursos, usuarios y recursos digitales sin tener que suprimir ninguna información. En la actualidad en la plataforma se tienen definidos 52.384 cuentas de usuarios, de las cuales 28.878 cuentas son cuentas inactivas que pertenecen a egresados o estudiantes que abandonaron el TEC y que nunca activaron su cuenta. Por otro lado se cuenta con 22.418 que han utilizado su cuenta al menos una vez. Esto lleva a considerar el hecho que las cuentas que no han sido utilizadas deberían eliminarse por motivos de rendimiento; aspecto que se encuentra en consideración dentro del equipo del TEC Digital debido a que este proceso consume tiempo y recurso humano considerables. Actualmente, existe en la plataforma cuatro tipos de usuarios distribuidos en los siguientes rubros:

1.1.3 Diagnóstico de la Situación En la actualidad, no existe una estrategia clara de divulgación y manejo de medios de comunicación en el TEC Digital. Si bien, existen algunos mecanismos de divulgación tales como brochures informativos, posters, rótulos y banners que identifican al proyecto; el

posicionamiento de sus funciones así como de su imagen entre los docentes y estudiantes que la utilizan no es de un buen nivel.

La página web de la plataforma (www.tec-digital.itcr.ac.cr) es sin duda el elemento principal y la primera impresión en la que el público tiene acceso a los diversos elementos que se encuentran en esta y que conforman el conjunto de estos.

En lo que respecta a la difusión de la plataforma en redes sociales, la presencia en este ámbito tiene poco tiempo y se ha tratado de mantener un perfil bajo en este ámbito. Se ha tratado de ejecutar una táctica que llegue a colocar la plataforma en estos espacios, sin embargo, por los problemas de conectividad y la velocidad de la plataforma que ha sido blanco de críticas (aspecto analizado más adelante), se ha optado momentáneamente, por contar con perfiles en algunas redes sociales con un manejo discreto de estas.

Por otra parte, un reciente estudio acerca de la usabilidad de la plataforma y el diseño de la información, buscó no solo determinar si las herramientas son fáciles o no de manejar, sino determinar además el éxito del proyecto a través del acceso, la facilidad de encontrar la información y sobre todo la navegabilidad del sitio y de como un usuario interactúa con la misma.

En la figura siguiente se muestra un gráfico de las visitas diarias al TEC Digital para el periodo comprendido del 24 de agosto del 2011 al 10 de octubre del 2011 realizada en este estudio por la Ing. en Diseño Industrial Joselyn Walsh; miembro del equipo de Comunicación Visual del TEC Digital.

En la infografía, se observa claramente que de lunes a jueves los accesos son superiores a los 4000, y los días viernes los accesos son superiores a los 3000, que demuestra un comportamiento en descenso durante el transcurso de la semana.

Los accesos los días sábados son levemente superiores a los 2000, mientras que los domingos los accesos son en promedio de 2500. Con respecto a la cantidad de visitas diarias que percibe el TEC Digital, en el mismo estudio a través de Google Analytics, se demostró que los días martes se da la más alta concentración de visitas con 4564; comportamiento que disminuye en el transcurso de la semana y en la que los días sábados cuenta con el menor número con 2141.

De las 153.818 visitas que ha registrado el TEC Digital entre el 24 de agosto al 10 de octubre del presente año, se puede observar que solamente el 8,26% de los accesos provienen de Cartago.

El 91,74% restante es de otras partes del país o de otros países. Es necesario aclarar que del 8,26% de accesos que se reciben de Cartago, no son todos de accesos internos desde el TEC. En el gráfico “Proveedores de Servicios”, se puede observar el detalle del resto de distribuidores de servicios por los cuales se ha accesado al TEC Digital entre el 24 de agosto y el 10 de octubre del 2011.

En el siguiente cuadro se observan las visitas por paĂses a la plataforma, la cual, constatĂł una mayorĂa de visitantes provenientes de Costa Rica con 26.940 visitas entre el 26 de agosto y el 5 de setiembre del 2011 seguido por Guatemala con 514 visitas y Estados Unidos en tercer lugar.

Lo anterior se transfiere en la recomendación de la emisión de notas y productos informativos durante los fines de semana, para que al comienzo del pico de usuarios dado durante los días lunes y martes, la información pueda tener un mayor alcance en la población meta de la que se quiere transmitir los datos y productos informativos.

La sección de inicio de la página web (imagen adjunta) contiene usualmente noticias relacionadas

con

plataforma

la otras

actividades paralelas. Actualmente, se coloca la información

una

nota

informativa en conjunto con una imagen alusiva a esta contiguo al login de ingreso a la plataforma. En el portal, además existen otras secciones informativas tales como “Quiénes somos”, “Proyectos”, “Servicios”, “Publicaciones” y “Contáctenos”. Estos apartados, tienen como fin primordial la información general de la plataforma; sin embargo, estos son poco utilizados y según este estudio en el que demuestra que estas son visualizadas por los usuarios de la plataforma en tan solo 0.082% según los datos

obtenidos

través

esta

investigación y de Google Analytics.

Con respecto al lugar donde colocar estas informaciones, el área de ingreso principal donde se ubica las noticias, es el lugar que cuenta con más accesos a la plataforma con 83.438 visitas en el período entre el 26 de agosto y el 5 de setiembre del 2011. El segundo lugar lo ocupa la sección “Mi Portal”, en el que los accesos a esta alcanzan un total de usuarios de 68.763.

La sección “Cursos” alcanza un total de 15.033 visitas y se coloca en el tercer lugar. La recomendación es desarrollar informaciones que puedan ser visualizadas en estas tres secciones y que logren alcanzar el mayor número de personas que ingresan a la plataforma a través de estas tres áreas. Las tres secciones mencionadas, demuestran que los usuarios permanecen más tiempo en estas, es decir, estas secciones no son de paso como el Inicio o Mi Portal, sino que son los destinos principales. Con respecto al tiempo de estadía en la plataforma, el promedio se encuentra según el mismo estudio en 8 minutos con 49 segundos.

1.1.3 MISIÓN INSTITUCIONAL “Contribuir con el desarrollo integral del país mediante la formación de recursos humanos, la investigación, la extensión; manteniendo el liderazgo científico tecnológico y técnico, la excelencia académica y el estricto apego de las normas éticas, humanistas y ambientales, desde una perspectiva universitaria estatal de calidad y competitividad nacional e internacional”

III. OBJETIVOS DEL PLAN 1-OBJETIVO GENERAL: 

Crear un plan de relaciones públicas que permita crear y aplicar las estrategias específicas del flujo de información entre los públicos que afecta y presta servicio el TEC Digital.

2-OBJETIVOS ESPECÍFICOS: 

Mejorar la imagen del TEC Digital en los públicos de los cuales afecta.



Divulgar las acciones y proyectos que se realizan en la plataforma.



Mejorar los sistemas de comunicación entre los cuales es conocida la plataforma.

IV. ESTRATEGIA Y PÚBLICOS META 1- Posicionamiento El Instituto Tecnológico de Costa Rica, (ITCR) tiene una población de aproximadamente 8 mil estudiantes activos, por lo que la necesidad de que el conjunto de estudiantes conozca o se entere sobre los servicios que brinda el TEC Digital es imperante. Es por esa razón, que se ha creado un logo del TEC Digital así como una serie de artículos promocionales con la finalidad de posicionar el nombre del proyecto. 13

El logo, se encuentra definido por la palabra TEC en color gris y digital en azul; este último buscando ser semejante al color institucional del TEC y aplicable al Manual de Imagen con el que la institución cuenta. En conjunto con este logo, se encuentra un elemento que busca ser el factor que posicione este en la mente de los usuarios; un árbol que representa en sus ramas el conocimiento a través de nodos tecnológicos que brindan educación en un ambiente adecuado y que es utilizado en conjunto con el logo como un elemento complementario a todos los productos de la imagen corporativa.

2- Productos imagen corporativa:

Para la difusión de la imagen corporativa, se han desarrollado diversas propuestas de imagen y algunos productos ya se han implementado para su difusión. Entre los productos que se han desarrollado con la imagen corporativa se encuentran:

- Camisas

- Tasas

- Brochures

- Firma de correo Electrónico

- Folders

- MSN

- Separadores

- Carpetas

- Gorras

- Hojas

- Lapiceros

-Protector de Pantalla

3- AUDIENCIA META. Actualmente, la plataforma TEC Digital está orientada a las siguientes comunidades de individuos, las cuáles han sido identificadas por el equipo de trabajo del TEC Digital:

1. Profesores (incluye a los directores de carrera) 2. Estudiantes 3. Egresados 4. Secretarias 5. Funcionarios

La plataforma mantiene una misma base; los permisos de los usuarios para diferentes áreas y aplicaciones es lo cambiante entre estos. Como se trata de un sistema privado, solamente usuarios con contraseña pueden entrar y deben pertenecer en algún sentido a la institución, así que los usuarios y por ende el público meta se reduce a los siguientes segmentos de personas:

3. ESTRATEGIAS DEL PLAN 1. Mantener la comunicación dentro del departamento sobre los principales cambios de tecnologías y mejoras que se realicen en la plataforma, además cuando existan problemas o novedades que se deban comunicar hacia los demás públicos. 2. Creación de un perfil en las redes sociales 3. Utilización de nuevas tecnologías de información. 4. Aprovechamiento de los espacios radiofónicos y televisivos de la Institución. 5. Alianzas estratégicas con oficinas similares de otras instituciones u oficinas de apoyo dentro del TEC que permitan mejorar y reforzar al TEC Digital para mostrar una imagen más fuerte dentro de la institución. 6. Publicación en revistas científicas. 7. Contribuciones y participaciones en congresos científicos, foros y otras actividades similares, así como la divulgación de éstas.

8. Actividades de formación y capacitación para estudiantes, docentes y personal del departamento. 9. Participación en ferias institucionales, nacionales o internacionales de tipo profesional así como de nuevas tecnologías. 10. Publicación en diarios empresariales, profesionales o sectoriales 11. Elaboración y fortalecimiento de normas o reglamentaciones dentro del TEC Digital, así como de nuevas metodologías y procedimientos. 12. Divulgación al público: notas de prensa y folletos explicativos del proyecto 13. Difusión de ofertas académicas en línea 14. Acuerdos previos con empresas o entidades públicas y privadas (Asociaciones empresariales, centros tecnológicos, Agencias de Desarrollo Regional, etc.) para la difusión y divulgación de resultados, metodologías, etc. 15. Difusión en la Web. 16. Jornadas de demostración

4. TÁCTICAS: 1. Establecer un protocolo de respuesta para el manejo de crisis, que será la definición de procedimientos para preparar en el menor tiempo posible una respuesta, y si es necesario la divulgación hacia el público que corresponda. 2. Creación de un perfil en las redes sociales que permitan la comunicación bidireccional entre públicos en las redes sociales de más uso popular: Facebook, Twitter, YouTube. La creación de un perfil es esencial para la retroalimentación y medición del funcionamiento del sistema entre los públicos que este afecta 3. Una reciente encuesta identificó que muchos de los problemas del sistema es su poca capacidad para manejar la gran cantidad de usuarios y aplicaciones. La adquisición de nuevos servidores generaría la suficiente capacidad según lo requerido por el público para el manejo de las aplicaciones las bases de datos que la plataforma requiere.

4. El Tecnológico de Costa Rica, a través de la Oficina de Comunicación y Mercadeo (Oficina de Prensa) cuenta con un espacio en Radio Monumental (93.5fm) llamado Impacto TEC, el cual, es transmitido al aire todos los sábados a las 11:30am. Este espacio será utilizado para difundir la conceptualización del e-learning en la educación así como para divulgar los proyectos que se lleven a cabo en el TEC Digital. Así mismo, el TEC a través de la Escuela de Administración de Empresas, cuenta con un convenio Telenoticias los jueves a las 11 de la noche, en donde se realizan entrevistas sobre temas financieros, empresariales y otros afines a las ciencias económicas. Se buscará la participación de funcionarios ligados al TEC Digital para la discusión acerca de las nuevas tendencias de capacitación a sectores empresariales a través de e-learning o capacitación en línea, sus beneficios así como del quehacer del proyecto TEC Digital. 5. Algunas instituciones de educación superior y técnica tales como la Universidad de Costa Rica (UCR), Universidad Nacional (UNA), Universidad Estatal a Distancia (UNED) y el Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) cuentan con plataformas y experiencia en e-learning; a través de las cuales se puede dar un benchmarking1 que permitan mejorar y reforzar al TEC Digital por medio de la transferencia de conocimientos y experiencias de estas instituciones y a la misma vez reforzar la imagen en públicos externos difundiendo así la labor de la plataforma entre estos. 6. Los funcionarios del TEC Digital han generado investigaciones y artículos de índole científico denominados papers2, por lo que la capitalización de esta producción se hace necesario para su difusión a través de publicaciones en revistas científicas especializadas, con una tendencia profesional hacia las TIC’s. También se pretende la publicación en diversos sitios de Internet especializados y que logren una indexación con múltiples bases de datos para

El benchmarking es un anglicismo que, en las ciencias de la administración de empresas, puede definirse como un proceso sistemático y continuo para evaluar comparativamente los productos, servicios y procesos de trabajo en organizaciones. Consiste en tomar "comparadores" o benchmarks a aquellos productos, servicios y procesos de trabajo que pertenezcan a organizaciones que evidencien las mejores prácticas sobre el área de interés, con el propósito de transferir el conocimiento de las mejores prácticas y su aplicación. 2

Un artículo científico ("paper" como anglicismo) es un trabajo relativamente breve destinado a la publicación en revistas especializadas. Debe estar cuidadosamente redactado para evitar cambios de tema innecesarios, para lograr expresar de un modo claro y sintético lo que se pretende comunicar, y para que incluya las citas y referencias indispensables.

que estos tengan un mayor alcance y conocimiento globalmente tanto de su autor y del TEC Digital. 7. La participación de funcionarios del TEC Digital en diversas actividades nacionales e internacionales como ponentes o como participes de estas es constante; por lo cual, la exposición de marca se puede aprovechar para difundir la labor del TEC Digital en ámbitos científicos universitarios y otros, así como para distribuir artículos de mercadotecnia e información general de la plataforma. Además, la divulgación a nivel institucional y externo que exponga la participación de los funcionarios en estas actividades, fortaleciendo la imagen a través de la difusión de capacidad y profesionalismos de los funcionarios del TEC Digital como ponentes o participes en estas actividades. 8. Fortalecer los conocimientos de la plataforma entre docentes y estudiantes a través de capacitaciones, que permitan dar a conocer con amplitud las facilidades brindadas por la plataforma. Además, recibir una constante actualización profesional entre los funcionarios del TEC Digital que permita obtener y generar nuevos conocimientos entre los profesionales que laboran en el departamento 9. Colaborar y comunicar en ferias y actividades institucionales (Feria Vocacional, Feria de Ideas de negocios, Actividades de integración para estudiantes de nuevo ingreso y semana de bienvenida entre otras), los servicios y ventajas que ofrece el TEC Digital a través de stands con artículos de promoción para atraer una mayor atención tanto del público asistente como de los medios de comunicación que hacen cobertura a estas actividades. Así mismo, la participación en actividades externas de la institución, que cumplan aspectos temáticos similares a la actividad de la plataforma y que permita mostrar los productos y servicios del TEC Digital a públicos externos. 10. Publicar en diarios institucionales y nacionales de alta circulación (Informatec, La Nación, La República, La Extra entre otros) así como en revistas (Revista Educación de la OEA, Revista OEI entre otras), artículos de opinión que aduzcan a la temática educativa como eje primordial y al mismo tiempo posicionen la marca TEC Digital como especialista en el ámbito referido. 11. Establecer un reglamento para el uso de la plataforma TEC Digital, así como el fortalecimiento de normas y procedimientos vigentes que puedan ser difundidas entre los públicos internos externos a través de medios impresos como folletines y documentos oficiales que permitan dar a conocer la reglamentación y los procedimientos de trabajo del departamento. 19

12. Diseñar y desarrollar un boletín de carácter informativo y divulgativo que tenga en cuenta los siguientes criterios: circulación externa, participación de todas las sedes y formato digital e impreso. Actualmente, el TEC cuenta con un periódico de producción interna (Informatec), con un tiraje bisemanal de aproximadamente 1600 ejemplares por edición, el cual, es distribuido interna y externamente. En este medio, se publicaran los productos informativos del TEC Digital, ya que el público que abarca ese periódico es en gran parte el publico meta. Así mismo, existen varios perfiles en los diarios nacionales en los que se puede publicar información relacionada al e-learning como la sección Aldea Global de La Nación por ejemplo, en el que las publicaciones realizadas se puedan convertir en parte de la agenda noticiosa de los medios. No solamente se va a tomar en cuenta los periódicos para la distribución de estos productos, sino la distribución de estos en la comunidad académica del TEC. 13. Diseñar un portafolio de servicios que contenga información detallada sobre el TEC Digital, sus servicios y los recursos académicos del TEC, a través de las redes sociales y la base de correos electrónicos que permita difundir la oferta académica en la modalidad e-learning con una distribución entre estudiantes docentes, funcionarios administrativos, instituciones externas, entre otras tanto en formato impreso como digital. 14. Los acuerdos buscan difundir de forma interinstitucional la labor del TEC Digital entre diversos sectores educativos, para compartir resultados metodologías así como obtener y compartir conocimientos entre diversas instituciones, que permitan la difusión y fortalecimiento del TEC Digital entre otras instituciones públicas. 15. Difusión en la Web por medio de las redes sociales y de la pagina institucional del Tecnológico para que los públicos se sientan atraídos hacia los servicios que ofrece el TEC Digital con un rediseño del portal principal que permita posicionarla como único acceso a los servicios y recursos de información estudiantiles y académicos. 16. Por medio de las jornadas de demostración se le enseñará al público la nueva etapa tecnológica del TEC Digital, demostrando la nueva capacidad en velocidad y agilidad de la plataforma además de mostrar las ventajas que se le está ofreciendo a los estudiantes.

Las jornadas de demostración se podrían realizar en la biblioteca del Tecnológico, donde gran cantidad de estudiantes la frecuentan. La promoción a través de varias computadoras y funcionarios del TEC Digital promueven la plataforma ya renovada así como en ferias vocacionales y otras que se desarrollan en la institución y fuera de esta que sean afines o con temáticas paralelas a la desarrollada por la plataforma.

VI. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Plan periodo diciembre 2011 - junio 2012 TEC Digital Meses Semanas

→

Diciembre

→ Tácticas

1 2

Enero

4 1

3 4

Febrero

Marzo

1 2 3 4

Abril

Mayo

3 4 1 2

↓

Protocolo de respuesta para manejo de crisis Creación de perfil en redes sociales Adquisición de nuevos servidores Participación en Impacto TEC Participación en Telenoticias Convenios con instituciones Difusion de articulos cientificos en revistas especializadas Participacion de funcionarios en actividades de relevancia y difusion de estas Capacitacion docentes y estudiantes Actualizacion profesional Participación en ferias institucionales Participación en ferias externas Publicación de artículos en Informatec Publicación artículos en diarios nacionales Difusión de normas y procedimientos vigentes Diseño y desarrollo de boletín informativo y divulgativo Diseño de portafolio de servicios Difusión interinstitucional Difusión via Web Jornadas de demostración

Junio

VII. PRESUPUESTO DE TRABAJO. Boletín comunicado interno Nuevo Servidor Convenios interinstitucionales Impresión de documentación Posters para instituciones Participación en actividades para funcionarios Transporte(aéreo y/o terrestre) y hospedaje Derechos de participación Capacitaciones Alimentación por capacitaciones Transporte Impresión de documentación Ferias institucionales y externas Banner Posters Brochures Folders e impresión de documentación Camisas equipo TEC Digital Difusión reglamentos Impresión reglamentos Boletín informativo y divulgativo Brochures Portafolio de servicios Impresión catálogo Espacios publicitarios en web Jornadas de demostración Pines Lapiceros Otros gastos misceláneos

Total

₡30.000 ₡15.000.000 ₡55.000 ₡85.000 ₡12.000.000 ₡2.000.000 ₡600.000 ₡275.000 ₡45.000 ₡45.000 ₡35.000 ₡55.000 ₡75.000 ₡325.000 ₡15.000 ₡75.000 ₡95.000 ₡175.000 ₡50.000 ₡95.000 ₡85.000 ₡300.000

₡31.515.000

*Notas importantes: - TEC se encuentra exento del 13% del impuesto de ventas por Ley 7293 art.6 del 31 marzo del 1992. - Impresión Brochures y catálogos no incluye el diseño.

VII. MEDICIÓN DE RESULTADOS (INDICADORES) Los indicadores para evaluar las actividades a desarrollar y lograr el plan de relaciones públicas propuesto son: a. Mejorar la opinión de los usuarios de la plataforma TEC Digital, realizando encuestas; hacer una primer encuesta a principios del curso lectivo del 2012, luego comparar el desempeño del plan por medio de otra encuesta a mediados y fin de año. Los resultados deberán mostrar una mejora en imagen y desempeño de la plataforma de al menos 30% por cada entrevistado. b. Realizar monitoreo permanente de las redes sociales para enterarse del impacto que la implementación del plan de relaciones publicas ha tenido entre los usuarios, la retroalimentaciones en este punto deberá de ser positiva en un porcentaje significativo de opiniones c. El plan de relaciones públicas debe tener un impacto en la cantidad de usuarios registrados en el TEC Digital, por lo tanto, la demanda de uso por parte de nuevos usuarios debe crecer en al menos 30%. Para medir esto se usará herramientas de medición tales como Google Analytics entre otras estadísticas generadas por el servidor para conocer este dato. d. El TEC Digital deberá de trabajar de la mano con la Oficina de Comunicación y Mercadeo, por lo tanto, se requiere realizar reuniones entre ambos equipos para coordinar esfuerzos conjuntos. Es vital que ambos equipos tengan claro la función de cada uno en el desarrollo del plan de relaciones públicas. e. Reunirse con los docentes que usan la plataforma para conocer de primera mano el rendimiento de la misma. f. Monitoreo de medios mediante el servicio de “cliping service” para determinar la cantidad de veces que se da a conocer la plataforma de elearning del Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR) y medir así el valor de marca y posicionamiento que se genera a a través de espacios pagados o de publicitys. g. Preparación y difusión de brochures con información de los servicios del TEC Digital, esto para que los estudiantes y público se enteren de las 24

mejores implementadas en la plataforma y que a la vez, esto los motive a usar mas los servicios en línea, buscando penetrar de este modo al público meta deseado. h. Intercambiar conocimientos con otras plataformas electrónicas de otras universidades y entes educativos nacionales, esto para estar al tanto de las ultimas tendencias en esta área y de esa forma mantenerse actualizado logrando con esto que la plataforma responda

a las

necesidades académicas estatales. i. Participar en actividades extra educativas que el ITCR organiza para sus estudiantes, como ferias y otras actividades. Esta participación en dichos eventos, es fundamental para tener un contacto mas cercano con los estudiantes, docentes y públicos en general, para dar a conocer y saber de primera mano la opinión del público. j. Usar las estadísticas de la página web para conocer el comportamiento de los usuarios (semana a semana, mes a mes), y de una forma más macro (año a año), permitiendo corregir errores a su debido tiempo y detectando prácticas que podrían afectar el rendimiento que el usuario perciba en la plataforma.

VII. CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIONES Las autoridades educativas deben darle el valor que realmente merece

herramienta TEC Digital; es fundamental el apoyo que se le brinda para que de esta forma, la plataforma se posicione de la manera que se está buscando.

Este plan de relaciones publicas es fundamental para darle un valor agregado a la plataforma y que no solo sea visto como un portal electrónico de poco uso. El más beneficiado de esto es el estudiantado y profesores, perspectiva de la cual no se debe perder el norte; se debe tener claro quiénes son la razón de ser de esta plataforma; los clic o números que se ven en

pantalla, son

docentes y estudiantes con una necesidad de educacion y comunicación.

El daño a la reputación de la plataforma TEC Digital y la alcancía de la buena fama esta vacía y con déficit. La obsolencia tecnológica del portal sin duda ocasionó que no respondiera a la necesidades de la creciente población estudiantil de esta casa de enseñanza, razón por la cual, recuperar la credibilidad del portal conlleva un gran esfuerzo tanto económico como de personal y de trabajo. Es importante destacar que cuando se creó el portal, este fue pionero en su campo, lamentablemente, las autoridades institucionales no proyectaron el crecimiento y la importancia que este tomaría con los años y hoy los resultados son latentes. Con el crecimiento de las velocidades de acceso a Internet, los usuarios demandan que los procesos informáticos sean mucho mas rápidos y este es uno de los retos del TEC Digital; mejorar en rendimiento y satisfacer las necesidades del público, para lo cual, ya se están realizando algunos esfuerzos como el cambio del servidor. Los usuarios de redes sociales son implacables en cuanto ha criticas; esto produce un efecto viral en Facebook o Twitter, es por eso que se debe mejorar la experiencia del usuario, para mejorar la perspectiva sobre el rendimiento de la plataforma. El TEC cuenta con valiosas herramientas comunicativas que se deben de poner al servicio del TEC Digital, esto para apoyar los esfuerzos que 26

actualmente se hacen y que en este plan se encuentran implicitos para su aplicaci贸n y generar asi el posicionamiento entre los usuarios y toda la comunidad universitaria nacional que brinda el Tecnol贸gico de Costa Rica a traves del TEC Digital.

BIBLIOGRAFÍA:

www.tec-digital.ac.cr

www.tec.ac.cr

- Estudio de usabilidad y arquitectura de información de la plataforma TEC Digital

- Google Analytics, Análisis de tráfico de información

Como elaborar un plan de comunicación, Manuel Murillo, 2005

- Plan de Divulgación y Comunicaciones, Dirección de bibliotecas, Universidad Nacional de Colombia, 2007-2010