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eSocial O SPED trabalhista e previdenciário – ou eSocial – promete unificar informações previdenciárias, fundiárias, trabalhistas e tributárias de todos os funcionários. Prestes a se tornar obrigatório, o eSocial acabará por simplificar o cumprimento das obrigações.
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É empregador? Prepare-se para o eSocial Apelidado de folha de pagamento digital, o sistema vai centralizar e monitorar eletronicamente o cumprimento de obrigações previdenciárias, trabalhistas e tributárias por parte de empresas e empregadores domésticos Pagamento de salários, aviso de férias, con-
Instituto Nacional do Seguro Social (INSS),
trole de ponto, cálculo de INSS, emissão da
pelo Ministério da Previdência Social (MPS),
guia de contribuição previdenciária, comu-
pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE)
nicação de acidente de trabalho. Quem ad-
e pela Secretaria da Receita Federal do Brasil
ministra uma empresa – de qualquer porte –
(RFB), o eSocial faz parte das ações do gover-
ou mesmo emprega um funcionário em sua
no para modernizar a gestão pública.
FIM
residência tem inúmeras obrigações trabalhistas e uma montanha de papéis e tabelas para preencher. Para centralizar e informatizar todos esses procedimentos, o governo federal criou o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias
Impacto do novo sistema Para o consultor e especialista em eSocial Roberto Dias Duarte,
e Trabalhistas (eSocial), que faz parte do
o sistema causará impactos tão grandes quanto os da institui-
Sistema Público de Escrituração Digital
ção da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) pelo presiden-
(Sped), lançado em 2007. O Sped, para quem
te Getúlio Vargas em 1943. “O eSocial não traz alterações nas
não sabe, é o sistema que cuida, por exem-
leis, mas atuará como um verdadeiro ‘Big Brother’ trabalhista,
plo, da emissão de notas fiscais eletrônicas.
provocando mudanças nas relações trabalhistas dos cerca de
Também conhecido como folha de pagamento digital, o eSocial pretende unificar, em uma plataforma eletrônica, as informações que os empregadores devem prestar em relação aos seus funcionários – dentre seus objetivos estão a diminuição da sonegação de impostos e da informalidade nas relações de trabalho, e a redução de fraudes. O programa ainda está em fase de implantação e só deverá começar a valer de fato a partir do ano que vem. Desenvolvido conjuntamente pela Caixa Econômica Federal, pelo
12 milhões de empresas brasileiras – a maioria, pequenas – e dos aproximadamente 2 milhões de empregadores domésticos. A tendência é que o sistema torne mais efetivo o cumprimento das leis já existentes”, afirma. Segundo Marcel Cordeiro, integrante do Comitê Tributário da Associação Nacional dos Executivos de Finanças, Administração e Contabilidade (Anefac), atualmente, muitas das práticas previdenciárias, trabalhistas e fiscais são vistoriadas apenas quando a auditoria inicia seus trabalhos dentro de uma empresa. “Com o eSocial, essas informações passarão a ser disponibilizadas em tempo real e de forma muito mais abrangente”, comenta ele.
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Proteção para o governo e para o trabalhador
O eSocial deverá proteger o trabalhador das práticas abusivas ou informais no ambiente de trabalho e também poderá acelerar processos como a obtenção do benefício da aposentadoria. Essa é a opinião de Marcel Cordeiro, do Comitê Tributário da Associação Nacional dos Executivos de Finanças, Administração e Contabilidade (Anefac), que afirma: “Ao aglutinar as informações e os registros das obrigações das empresas em um só lugar, que será mais acessível por ser virtual, o eSocial deverá facilitar a liberação de benefícios como a aposentadoria. Aos poucos, no longo prazo, o eSocial deverá também reduzir a burocracia e substituir
Com a centralização do sistema de informações trabalhistas e tributárias impulsionada pelo eSocial, o governo deve ser vítima de cada vez menos fraudes, e o funcionário deverá lidar com menos burocracia e informalidade
documentos que hoje são de papel, como a carteira de trabalho. Mas, por enquanto, ela ainda é obrigatória”. O especialista em eSocial Roberto Dias Duarte também acredita que o trabalhador ficará mais protegido com o novo sistema. “Todos os eventos trabalhistas do funcioná-
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rio deverão ser registrados e os dados serão mais acessíveis em caso de reclamações.
“No longo prazo, o eSocial deverá reduzir a burocracia e substituir documentos que hoje são de papel, como a carteira de trabalho.”
Mas acredito que a maior vigilância sobre os empregadores deverá por si só coibir irregularidades. Uma analogia pode ser a do motorista que se torna mais prudente só por saber que na estrada existem radares”, afirma. Dificuldade para fraudar
Marcel Cordeiro
Projeções divulgadas pela Receita Federal dão conta de que o eSocial propiciará um aumento de arrecadação da ordem de 20 bilhões de reais por ano. Isso porque o cruzamento de dados e a informação dos eventos
mento na hora, caso a obrigação não tenha
trabalhistas em tempo real facilitará a fiscali-
sido recolhida”, diz Roberto. Para o especia-
zação. “O eSocial vai forçar um cumprimento
lista, o sistema também vai impedir fraudes
mais rigoroso da lei e aumentará a arrecada-
que atualmente são comuns, como as que
ção de impostos e obrigações trabalhistas.
dizem respeito ao seguro-desemprego. “Um
Estatísticas mostram que apenas 20% dos
tipo de fraude corriqueira é a de registrar re-
empregados domésticos têm hoje INSS reco-
troativamente funcionários e depois realizar
lhido, o que é muito pouco. Mas, com esse
a ‘demissão’ para solicitar o auxílio desem-
novo sistema, o governo vai tomar conheci-
prego”, diz.
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Como os empregadores devem se preparar?
A cultura das empresas em relação às obrigações fiscais deve mudar, seja internamente, na relação com o escritório de contabilidade ou na contratação de um especialista que acompanhe o processo de adequação Embora o eSocial ainda não seja obrigatório, ele exige uma preparação e muita informação por parte dos empregadores, sejam eles empresas ou empregadores domésticos. O eSocial, aliás, teve seu calendário de implantação adiado em parte para que todos pudessem ter tempo de se adaptar ao novo sistema. No caso das empresas, o especialista Roberto Dias Duarte alerta que não basta apenas enviar e-mails, memorandos ou comunicados às equipes responsáveis pelos registros trabalhistas. “O ideal é criar grupos de estudo ou realizar encontros e palestras para preparar a equipe para o eSocial, que vai representar uma grande mudança na cultura das empresas. Também é recomendável fazer um diagnóstico interno para saber o quanto a empresa já está em conformidade com o cumprimento das obrigações tributárias e previdenciárias”, afirma ele, acrescentando que é necessário ainda que a empresa realize uma autoanálise sobre como está em relação aos quesitos medicina e segurança no trabalho. “Dependendo do porte da empresa, serão necessários também investimentos tecnológicos”, diz. Pequenas empresas, que têm o processamento de informações tributárias e trabalhistas ao encargo de escritórios de contabilidade, deverão também mudar sua cultura, adotando processos eficientes para trocar informações com esses prestadores de serviços de forma mais ágil. Empregadores domésticos não escapam do processo de adaptação. “Eles também terão que se ‘profissionalizar’, manter-se mais informados sobre suas obrigações como empregadores. Caso percebam que não têm condições de arcar com essas responsabilidades sozinhos, podem avaliar se não é interessante recorrer à contratação de um serviço de escritório de contabilidade para cuidar do assunto. Vale lembrar que algumas autuações fiscais não acontecem por má-fé do empregador, mas por falta de conhecimento”, explica Roberto.
FIM
“A maior vigilância sobre os empregadores deverá por si só coibir irregularidades. Uma analogia pode ser a do motorista que se torna mais prudente só por saber que na estrada existem radares.” Roberto Dias Duarte
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Para grandes e pequenos Em entrevista, Victoria Sanches, uma das maiores estudiosas de Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) no Brasil, fala sobre a necessidade de readequar os processos e mudar a forma de pensar das organizações Quais são as mudanças mais impactan-
A gestora de tecnologia da informação Victoria Sanches é idealizadora do projeto piloto que avalia os desafios da implantação do eSocial
tes da obrigatoriedade do eSocial para os empregadores? VS: Para as pequenas empresas, a dificuldade é ter a real ciência de tudo o que está por trás do novo modelo. Mesmo que a legislação não tenha mudado, nem sempre as empresas têm seus processos calcados em formas corretas, e elas terão que compreender o novo cenário para conseguir atender às demandas do eSocial. Para emDivulgação
presas maiores, é fundamental que a alta governança entenda a magnitude do projeto; só assim compreende-se que ele envolve áreas tão diversas como a jurídica, segurança do trabalho, folha de pagamento e até marketing e engenharia.
deve ser feita no prazo legal, já que elas não ficarão mais dentro de uma pasta no escritó-
Para empresas que terceirizam sua conta-
rio, e sim em uma base de dados.
bilidade, o impacto também será grande? VS: Sim. Dentre os 44 eventos que são soli-
Os impactos dessa mudança na governan-
citados, cerca de 11 envolvem acidentes de
ça corporativa serão financeiros também?
trabalho, afastamento e questões de saúde.
VS: Isso será relativo e proporcional ao ce-
Nesse novo cenário, todos os processos de
nário de cada organização. Uma empresa
recursos humanos e financeiro deverão ser
que já tenha seus processos bem alinha-
preparados antes que o funcionário “usu-
dos com a regulamentação legal, procuran-
frua” de qualquer ação, da admissão às
do se precaver quanto à legislação, prova-
férias ou demissão. E toda documentação
velmente sofrerá menos
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impactos. As mudanças serão mais em investimento em capacitação, reciclagem e suporte – ou seja, no aspecto tecnológico. Já empresas que não têm seus processos tão desenhados, onde tudo acontece mais informalmente, sofrerão alto impacto com a nova rotina. Essas organizações terão que remodelar seus processos, capacitar novos funcionários...
“É fundamental entender a magnitude do projeto, que envolve áreas como a jurídica, segurança do trabalho, folha de pagamento e até marketing.” Victoria Sanches
Isso pode levar micro e pequenas empresas ao risco de falência? VS: Empresas que têm até sete colaboradores conseguirão informar seus eventos por meio do portal (www.esocial.gov.br). Essa foi uma maneira que o governo encontrou de contribuir de alguma forma com o pequeno empregador e com o empregador doméstico. Já as médias e grandes precisam mesmo se adequar. E cabe também às que terceirizam parte de seus processos fiscalizar se seus prestadores de serviço
Quais são, na sua opinião, os pontos posi-
estão fazendo tudo de acordo.
tivos do novo projeto? VS: Atualmente, as empresas entregam di-
Esta tem sido considerada a etapa mais de-
ferentes obrigações para entidades distin-
safiadora da implantação do Sped. Por quê?
tas, e quando essas são confrontadas, nem
VS: As etapas anteriores se referiam a áre-
sempre estão de acordo. O eSocial será
as específicas de uma empresa, como o
uma fonte centralizada de informação, que
Sped contábil e o fiscal, por exemplo. Com
diminuirá divergências. O governo busca
o eSocial, o escopo é muito mais amplo e
a qualidade da informação e a redução da
requer uma mudança de cultura, unifican-
informalidade; já o trabalhador será bene-
do processos (o que nem sempre acontece
ficiado futuramente, com processos hoje
em uma organização) e exigindo adapta-
burocráticos e lentos que se tornarão au-
ção tecnológica. Pela grandeza do projeto,
tomáticos. Para dar esse passo, é preciso
que atinge 100% dos empregadores, pela
sim esforço, investimento e adequação.
dicotomia, que muitas vezes existe, entre
Mas as empresas passarão a ter proces-
legislação e práticas rotineiras, e pela uni-
sos mais ajustados internamente e substi-
ficação de processos, o eSocial mexe mes-
tuirão nove obrigações por uma só. É um
mo com as empresas.
grande passo de modernização.
FIM
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Uma ajuda nas respostas Com a implantação e a obrigatoriedade do eSocial, várias dúvidas devem surgir. Procuramos antecipar algumas delas
DIRETO NO WWW
SIGILO GARANTIDO
AUTÔNOMOS TAMBÉM
ARQUIVO FÍSICO
Para gerar e transmitir um
Nenhum funcionário deve
Prestadores de serviço
Mesmo com a digitalização
evento, hoje o empregador
ter acesso a informações
autônomos devem ter suas
de informações trabalhistas
conta com um Programa
dos demais empregados.
informações registradas
e fiscais, os documentos
Gerador de Declaração
Para isso, o controle
no eSocial. O tomador de
impressos não vão direto
(PGD). Com o novo sistema,
será feito por código de
serviço deve enquadrá-
para o lixo. Eventos
todas as validações serão
acesso (para empresas
lo corretamente na
registrados anteriormente
feitas online: o sistema
de até dois funcionários)
tabela de categoria de
à implantação do
da empresa será ligado
ou por certificado digital
trabalhadores e informar
projeto devem continuar
diretamente ao eSocial
(para as com mais de
o evento de remuneração
disponíveis para
por um webservice, ou a
dois). Nenhuma outra
e os pagamentos. Para
fiscalização: a lei roga cinco
empresa pode, ainda, gerar
pessoa física ou jurídica
esses trabalhadores, não
anos para a Receita Federal
um evento diretamente no
terá acesso aos dados
é necessário haver registro
e 30 anos para o Ministério
portal da internet.
contidos no eSocial.
prévio da contratação.
do Trabalho e Emprego.