Boletín
para Registradores Civiles BOLETIN Nº 12 - NOVIEMBRE 2010
REGISTRO NACIONAL DE IDENTIFICACIÓN Y ESTADO CIVIL
Elaborado por el Centro de Altos Estudios Registrales
LAS OFICINAS DE REGISTRO DEL ESTADO CIVIL DEBEN ENVIAR MENSUALMENTE AL RENIEC EL CEHVAMEC CEHVAMEC son las siglas del “Cuadro Estadístico de Hechos Vitales y Actos Modificatorios del Estado Civil”. La presente nota tiene por finalidad informar a todos los registradores civiles de nuestro país sobre la necesidad e importancia de remitir al RENIEC la información registral a través del CEHVAMEC. El que las Oficinas de Registro de Estado Civil (OREC) manden esta información al RENIEC es sumamente importante para el Perú y su desarrollo; de esto deben ser muy concientes todos los registradores. Es así que el Estado peruano, al momento de planificar y ejecutar sus políticas y acciones de desarrollo en cuanto a educación, salud, vivienda, asistencia social, etc., necesita imprescindiblemente de la información relacionada a cuántos peruanos somos en total, en qué lugares se concentra la mayor cantidad de población, cuáles son las dinámicas de las poblaciones urbanas y rurales, cuántos son los nuevos peruanos que vienen año a año al mundo, cuántos fallecen, cuántos se casan y cuántas familias se forman, cuántos se divorcian, etc. Sin esta importante información no podríamos ser el país moderno y desarrollado que aspiramos. Asimismo, a lo largo de la presente nota, se dará a conocer los pasos y procedimientos a seguir para la remisión de la información registral, desde las Oficinas de Registro de Estado Civil al RENIEC. El documento en el cual el RENIEC establece las instrucciones para remitir la información registral que se produce en las OREC, es la Directiva 253-GRC/015 “Estadísticas de los Hechos Vitales y de los Actos Modificatorios del Estado Civil Inscritos en las Oficinas de Registro de Estado Civil y en las Oficinas Registrales Consulares”, en su segunda versión. Esta Directiva fue aprobada por medio de la Resolución Jefatural del Nº 4722010-JNAC/RENIEC (31MAYO2010), dejando así sin efecto su primera versión. OBJETIVO DE LA DIRECTIVA 253-GRC/015
referida a la recopilación y envío de la información registral mencionada, desde las OREC hasta el RENIEC. Lo mencionado en la Directiva es de estricto cumplimiento por todas las Oficinas de Registro de Estado Civil del país, sin excepción alguna, y bajo responsabilidad del jefe de cada oficina. EL CEHVAMEC Ya hemos mencionado que el CEHVAMEC es el Cuadro Estadístico de Hechos Vitales y Actos Modificatorios del Estado Civil. Se trata del “formato oficial” en el que los registradores deben anotar la información detallada acerca de las cantidades de inscripciones de nacimientos, matrimonios, defunciones y actos modificatorios del estado civil realizados en las OREC. RESPONSABILIDADES Las Oficinas de Registros Civiles (OREC) de todo el país, son responsables del correcto y oportuno cumplimiento de lo establecido en la DI- 253-GRC/015. Cabe precisar que todas las Jefaturas Regionales del RENIEC deben vigilar la aplicación y cumplimiento correcto, oportuno y estricto por parte de las OREC de sus respectivas jurisdicciones, de lo dispuesto en la DI- 253GRC/015.
El Objetivo de la Directiva 253-GRC/015 es: establecer el procedimiento a seguir para la recopilación, envío al RENIEC, procesamiento y control de la información registral acerca de las inscripciones de nacimientos, matrimonios, defunciones y actos modificatorios del estado civil de las personas, que se realicen en las OREC. También establece el procedimiento para el envío al RENIEC de las Actas Duplicadas o de Reserva, así como de las Copias Certificadas de las Actas Registrales en las que se realizó anotaciones marginales (y cuyas respectivas Actas Duplicadas ya hayan sido remitidas al RENIEC con anterioridad).
PROCEDIMIENTO
En este Boletín, por estar dirigido a los Registradores Civiles, trataremos únicamente la parte de la Directiva
El Jefe de la OREC debe enviar MENSUALMENTE la información acerca de las inscripciones de nacimiento,
En última instancia será la Sub Gerencia de Gestión Técnica del RENIEC la encargada controlar que las OREC cumplan con enviar la información solicitada en el CEHVAMEC. Asimismo, esta Sub Gerencia informará a las Jefaturas Regionales la omisión o incumplimiento del envío del CEHVAMEC y de las Actas Duplicadas o de Reserva, para las acciones correctivas y de sanción correspondientes.
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matrimonio, defunción y de los actos modificatorios del estado civil a la Sub Gerencia de Gestión Técnica de los Registros Civiles. Para cumplir con esto hará uso del CEHVAMEC, adjuntando a éste, además, las Actas Duplicadas o de Reserva y las Copias Certificadas de las Actas Registrales en las que se realizó anotaciones marginales (y cuyas respectivas Actas Duplicadas o de Reserva ya hayan sido remitidas al RENIEC con anterioridad). Las OREC con facultades registrales revocadas, también enviarán el CEHVAMEC hasta su incorporación definitiva al RENIEC. Únicamente las Oficinas Registrales (OR) y las Oficinas Registrales Auxiliares (ORA) a cargo del RENIEC, están exentas de enviar el CEHVAMEC. Es el Jefe de la OREC quien tendrá la responsabilidad de llenar el CEHVAMEC, con LETRA IMPRENTA LEGIBLE, de forma correcta y completa, SIN ENMIENDAS NI TACHADURAS, ajustándose estrictamente a los rubros o campos requeridos del cuadro, que son: El “Ubigeo”, que es la ubicación geográfica de la OREC (departamento, provincia, distrito y/o centro poblado o comunidad nativa de ser el caso). Año y mes al que corresponde la información. El tipo de inscripción: En nacimiento: ordinaria, extemporánea de menor y mayor de edad, con declaración de presunto progenitor conforme a la Ley Nº 28720, adopción de menor y mayor de edad, reposición, nueva acta por Ley Nº 29032, reconstitución y actas inutilizadas. En matrimonio: ordinaria, judicial o supletorio, reposición, reconstitución de actas inutilizadas. En defunción: ordinaria, judicial, por muerte violenta, por muerte presunta o desaparición forzada, reposición, reconstitución, actas inutilizadas. Las anotaciones marginales que se hicieran en las actas inscritas: cancelaciones, rectificaciones y regularizaciones, así como el divorcio o disolución del vínculo matrimonial en el caso de matrimonios.
no se haya registrado algún nacimiento, matrimonio, defunción o acto modificatorio del estado civil, se deberá colocar en la sección correspondiente del CEHVAMEC la cifra “0”; esto significa que no se realizó inscripción alguna. Se procederá de igual manera en los meses en que no se registre alguna anotación marginal en las actas. La información DEBE SER ENVIADA MENSUALMENTE. ¡Bajo ninguna consideración se enviará información por año o anualizada! El Jefe de la OREC deberá sellar y firmar el CEHVAMEC, validando así la información que contiene. PLAZO El plazo para el envío del CEHVAMEC debidamente llenado es dentro de los primeros 5 días calendarios de cada mes. Así, el Jefe de la OREC informará cada mes sobre el mes anterior. CÓMO SE ENVÍA EL CEHVAMEC Para el envío se preparará un oficio, adjuntándole el CEHVAMEC debidamente llenado, además de: Las Actas Duplicadas o de Reserva, desglosadas de las actas originales del mes que se informa. Copias Certificadas de las Actas Registrales en las que se hicieron anotaciones marginales del mes que se informa. Dichas Copias Certificadas que contienen las anotaciones marginales deben corresponder a las Actas Duplicadas o de Reserva que fueron remitidas con anterioridad (remitidas el mes anterior al mes que se informa) al RENIEC. Las LE y los DNI de los titulares de las Actas de Defunción inscritas. Este oficio (con la información adjunta la cual ya se ha detallado) puede ser presentado o enviado directamente a la Sub Gerencia de Gestión Técnica de los Registros Civiles (SGGTRC); o también puede ser presentado a la Oficina Registral (OR) o Agencia RENIEC más cercana, con la finalidad de que sea ésta la que se encargue de su envío. En caso sea la Oficina Registral o Agencia RENIEC la elegida para el envío del CEHVAMEC, éste deberá ser remitido a la SGGTRC o a la Jefatura Regional correspondiente, dentro de las 24 horas de haber sido recibido.
Número de serie de las actas inscritas. Cantidad de actas inscritas por sexo. Totales de cada campo u rubro llenado. Cantidad de LE o DNI de fallecidos que se adjunta. Se debe tener en cuenta que durante los meses en los que
OBSERVACIONES A LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN EL CEHVAMEC Cuando la información contenida en el CEHVAMEC no corresponda con las Actas Duplicadas o Actas de Reserva, ni con las Copias Certificadas de Actas Registrales que se remiten adjuntas; o si se ha omitido el llenado de algún rubro en el mismo CEHVAMEC; o si por último no se han adjuntado los documentos necesarios; la SGGTRC procederá a hacer la observación correspondiente y a
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devolver la información a la OREC para su subsanación. La SGGTRC tiene el encargo de realizar, cada 6 meses, un reporte de cuáles son las OREC que no hayan cumplido con enviar el CEHVAMEC. Este reporte es remitido a las Jefaturas Regionales, a fin de que éstas comuniquen el hecho a los alcaldes respectivos, solicitándoles se tomen las medidas del caso, incluyendo la sanción respectiva.
Frente a esto el Jefe de la OREC puede presentar su descargo. De mantenerse una situación reiterada en el omisión del envío del CEHVAMEC, el RENIEC solicitará al alcalde la destitución en el cargo de registrador de estado civil por desacato e incumplimiento de las normas.
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REPLIEGUE DE ACTAS DE LAS OREC AL RENIEC El repliegue de Actas de Reserva desde las Oficinas de Registro de Estado Civil (OREC) al RENIEC, está normado por la Directiva 299-GPRC/001. Esta Directiva tiene por objetivo establecer claramente los pasos a seguir para llevar a cabo el repliegue de las Actas de Reserva o Duplicadas que se encuentran en las OREC de todo el Perú hacia el RENIEC, y cuyos registros fueron hechos desde el año 1997 en adelante. La presente nota tratará sobre lo dispuesto en la DI-299GPRC/001, en lo que concierne directamente a los registradores civiles de las OREC. Podemos empezar diciendo que lo establecido en la Directiva de Repliegue de Actas de Reserva es de estricto cumplimiento por parte de los registradores de las OREC.
mediante el cual se trasladan los libros (nacimientos, matrimonios y defunciones) de las Oficinas de Registro de Estado Civil (OREC) a nivel nacional, al Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC). PROCEDIMIENTO 1.- Personal del RENIEC de la Gerencia de Operaciones, a través de las distintas Jefaturas Regionales, se apersonará en las OREC con la finalidad de realizar el repliegue de las Actas de Reserva. El personal del RENIEC asignado para el repliegue de Actas de Reserva, se presentará ante la autoridad local, mostrando su fotocheck institucional y el oficio remitido por la Jefatura Regional que lo designa para realizar esta tarea.
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS: Acervo Documentario de Registro Civil.- Conjunto de documentos admitidos y producidos por las Oficinas de Registro de Estado Civil ubicadas en las Municipalidades, Comunidades Nativas, Oficinas Consulares u otros autorizados por la ley en el país, en ejercicio de las facultades delegadas por el RENIEC, que tienen por objeto sustentar o acreditar la ocurrencia e inscripción de un hecho vital, su modificación por disposición judicial, notarial o administrativa, o la cancelación de todos o alguno de los asientos registrales en las Actas Registrales. Acta Registral en Formato RENIEC.- Formato oficial impreso por RENIEC para su uso a partir del 01 de enero de 1997, con secuencia numérica obligatoria, elementos de seguridad y especificaciones técnicas (dimensión, peso, color, etc.) en el cual el Registrador asienta o registra los hechos vitales y los actos modificatorios del estado civil. Actas de Reserva o Duplicadas.- Es el Acta que contiene la misma información que el Acta Matriz. Acta Inutilizada.- Acta Registral que es declarada como inútil o inservible para asentar o inscribir un nacimiento, matrimonio o defunción, conforme a las causas previstas en el Anexo Nº 1 de la Directiva DI-243-GRC/012 “Inutilización de Actas Registrales de Nacimiento, Matrimonio y Defunción”, Primera Versión; asimismo, se considera acta inutilizada aquella que, en su cuerpo principal, presenta un acto registral no concluido. Acto Registral Concluido.- Acto de inscripción de hecho vital o del acto modificatorio del estado civil que consta en el Acta Registral con los datos esenciales llenados, conforme a las disposiciones administrativas o legales que lo regulan. CUI.- Código Único de Identificación. Aparece en las actas de nacimiento en formato RENIEC en secuencia numérica, preimpresa o mediante asignación por el Sistema de Registros Civiles del RENIEC. Datos Esenciales.- Son los datos principales, no complementarios, que demuestren el nacimiento, matrimonio o defunción inscrita. Repliegue de Libros Registrales.- Es el proceso
2.- Seguidamente, ya en la Oficina de Registro de Estado Civil, el personal del RENIEC solicitará al registrador los Libros Registrales involucrados para el repliegue. Esto de acuerdo a las series de las actas registrales que previamente le proporcionó la Sub Gerencia de Gestión Técnica Normativa de Registros Civiles (SGGTNRC). 3.- El personal del RENIEC a cargo del repliegue comprobará que entre las Actas Matriz y de Reserva figure el mismo número de Acta, y que también en ambas figuren los mismos datos del titular (apellidos y prenombres). En el caso de las Actas de Nacimiento con CUI, comprobará que coincida dicho Código Único de Identificación entre las Actas Matriz y de Reserva, para luego proceder al desglose y repliegue de las Actas de Reserva o Duplicada. 4.- Finalmente las clasificará por tipo, es decir según sean Actas de Nacimiento, Actas de Nacimiento con CUI, Actas de Matrimonio y Actas de Defunción. Consideramos importante que el registrador de estado civil esté enterado y familiarizado con la importante labor que va hacer en su OREC el personal enviado por el RENIEC, a fin de que colabore con él y le dé todas las facilidades del caso. DE DARSE EL CASO... De darse el caso de existir Actas Registrales no usadas y que por tanto tengan su Acta Matriz y su Acta de Reserva en blanco, el personal del RENIEC le pedirá al registrador de estado civil que realice la inutilización de dichas Actas; luego el personal del RENIEC tomará las Actas de Reserva o Duplicadas con la correspondiente anotación de inutilización, a fin de enviarlas a la SGGTNRC para la invalidación de los números de serie. De darse el caso de encontrarse Actas de Reserva o Duplicadas que no tengan la firma del registrador, y que estas actas hayan sido efectuadas por el mismo registrador que va a firmar el Acta de Entrega, el personal del RENIEC le solicitará que regularice dichas Actas firmándolas en el rubro correspondiente. De darse el caso de encontrase Actas de Reserva o Duplicadas que no tengan la firma de los intervinientes y sus respectivas Actas Matrices sí las tuviesen, se harán las
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acciones necesarias para que los intervinientes firmen. Luego de realizadas, se desglosará el Acta de Reserva o Duplicada para su repliegue.
Así mismo, se dejará constancia de: Todas las acciones que realice el personal del RENIEC durante el repliegue de las actas en las OREC. También se dejará constancia de la ausencia de algún Libro Registral requerido, precisándose si el libro en cuestión no fue despachado, o si fue extraviado o siniestrado.
Importante: Si es que no se pudieran hacer los procedimientos de regularización mencionados líneas arriba, el registrador de estado civil deberá necesariamente emitir una Copia Certificada del Acta Matriz, y adherirla al Acta de Reserva o Duplicada. Luego de esto el personal enviado por el RENIEC desglosará y tomará para su repliegue dicha Acta de Reserva con la Copia Certificada adherida.
FINALMENTE Una vez finalizado el repliegue de las Actas de Reserva desde las OREC hacia la Sub Gerencia de Integración de los Registros Civiles (SGIRC), se realizará ahí la consolidación de las actas que se encuentren con enmendaduras, omisiones o errores.
ACTA DE ENTREGA: CONTENIDO Y SUSCRIPCIÓN Luego de terminado el proceso de desglose de las Actas de reserva o Duplicadas, el personal del RENIEC y el registrador de estado civil elaborarán un Acta de Entrega, que se suscribirá en dos ejemplares. Uno de ellos formará parte de la documentación que acompañará a las Actas de Reserva o Duplicadas replegadas al RENIEC, y el otro ejemplar permanecerá en la OREC.
Como resultado de este proceso, la SGIRC elaborará un reporte de las actas con enmendaduras, omisiones o errores y se lo comunicará a la OREC para que proceda de inmediato a iniciar de oficio o hacer el seguimiento del procedimiento registral de rectificación, reconstitución, reposición y/o cancelación, según corresponda
El Acta de Entrega debe dejar constancia de los siguientes puntos: La cantidad total de Actas de Reserva o Duplicadas desglosadas. La cantidad total de Actas en Blanco inutilizadas. La cantidad total de Actas con sustento. Los Libros Registrales que no hubieran sido ubicados. Las observaciones que formulen los intervinientes.
Cuando el error sea atribuible al registrador civil, éste deberá iniciar el procedimiento de rectificación conforme a la DI-260-GRC/016, en cuyo caso podrá iniciar el procedimiento de oficio. Estando las Actas de Reserva ya en poder del RENIEC, la SGIRC realizará el etiquetado de las actas cuya numeración fuera incorrecta para posteriormente remitir a las OREC las etiquetas con la numeración correcta, a fin de que el Acta Matriz que se encuentra en la OREC conserve la misma numeración que el Acta Replegada.
RELACIÓN DE OREC REVOCADAS AL 30 SET. 2010 I) ÁMBITO: PROVINCIA DE LIMA Y CALLAO DISTRITOS 1 Callao 2 Carmen de La Legua 3 Lurigancho - Chosica 4 Chaclacayo 5 San Juan de Lurigancho 6 Villa María del Triunfo 7 El Agustino 8 Lurín 9 Pachacamac 10 Lima 11 San Juan de Miraflores
RESOLUCIÓN JEFATURAL
FECHA VIGENCIA
RJ Nº 690- 06 - JEF/RENIEC
RJ Nº 863-06-JEF/RENIEC RJ Nº 608-08-JNAC/RENIEC RJ Nº 375-09-JNAC/RENIEC RJ Nº 510-2010-JNAC/RENIEC RJ Nº 790-2010-JNAC/RENIEC
II) ÁMBITO: RESTO DE PROVINCIAS DISTRITOS 1 Piura 2 Trujillo 3 Chiclayo 4 Cusco 5 Dist Jose Leonardo Ortiz - Prov Chiclayo 6 Dist La Victoria - Prov Chiclayo 7 Dist Yarinacochas - Prov Coronel Portillo -Dpto Ucayali 8 Dist Belen - Prov Maynas - Dpto de Loreto 9 Dist San Juan Bautista - Prov Maynas - Dpto de Loreto
17 Jul 2006
25 Set 2006 08 Set 2008 30 Jun 2009 12 Jul 2010 13 Set 2010
RESOLUCIÓN JEFATURAL RJ Nº 1071-2006-JEF/RENIEC RJ Nº 136 -2007-JEF/RENIEC
FECHA VIGENCIA 20 Nov 2006 05 Mar 2007
RJ Nº 520 - 2007-JEF/RENIEC
18 Jun 2007
RJ Nº045 - 2008-JNAC/RENIEC
11 Feb 2008
RJ Nº 188 - 2010-JNAC/RENIEC RJ Nº 820 - 2010-JNAC/RENIEC RJ Nº 821 - 2010-JNAC/RENIEC
15 Mar 2010 27 Set 2010 27 Set 2010
NOTA: INFORMACIÓN PROPORCIONADA POR LA SUB GERENCIA DE INTEGRACIÓN DE REGISTROS CIVILES.
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RELACIÓN DE OREC INCORPORADAS AL 30 SET. 2010 DISTRITOS
RESOLUCIÓN JEFATURAL
FECHA INCORPORACION
1 San Borja 2 Santiago de Surco 3 Surquillo 4 San Isidro 5 San Luis 6 Lince 7 Comas 8 Independencia 9 Los Olivos 10 San Martin de Porres 11 Santa Anita 12 Breña 13 Magdalena del Mar 14 Ate 15 Rimac 16 La Molina 17 La Perla 18 Jesús María
RJ Nº 940-05-JEF/RENIEC RJ Nº 1145-05-JEF/RENIEC RJ Nº 084-06-JEF/RENIEC RJ Nº 248-06-JEF/RENIEC RJ Nº 421-06-JEF/RENIEC RJ Nº 782-06-JEF/RENIEC RJ Nº 1070-06-JEF/RENIEC RJ Nº 1196-06-JEF/RENIEC RJ Nº 1235-06-JEF/RENIEC RJ Nº 1380-06-JEF/RENIEC RJ Nº 258-07-JEF/RENIEC RJ Nº 367- 07-JEF/RENIEC RJ Nº 616- 07-JNAC/RENIEC RJ Nº 880- 07-JNAC/RENIEC RJ Nº 934- 07-JNAC/RENIEC RJ Nº 034- 08-JNAC/RENIEC RJ Nº 213- 08-JNAC/RENIEC RJ Nº 267- 08-JNAC/RENIEC
19 Barranco 20 La Punta 21 Puente Piedra 22 Cieneguilla 23 Villa El Salvador 24 Carabayllo 25 San Miguel 26 Bellavista 27 Pueblo Libre 28 La Victoria
RJ Nº 529- 08-JNAC/RENIEC RJ Nº 657- 08-JNAC/RENIEC RJ Nº 804- 08-JNAC/RENIEC RJ Nº 313- 09-JNAC/RENIEC RJ Nº 199- 2010-JNAC/RENIEC RJ Nº 417- 2010-JNAC/RENIEC RJ Nº 544- 2010-JNAC/RENIEC RJ Nº 584- 2010-JNAC/RENIEC RJ Nº 747- 2010-JNAC/RENIEC RJ Nº 786- 2010-JNAC/RENIEC
03 Oct 2005 18 Nov 2005 17 Feb 2006 12 Abr 2006 09 Jun 2006 18 Ago 2006 10 Nov 2006 01 Dic 2006 15 Dic 2006 05 Ene 2007 23 Mar 2007 20 Abr 2007 20 Jul 2007 26 Oct 2007 23 Nov 2007 01 Feb 2008 18 Abr 2008 22 May 2008-Nacimiento 30 May 2008-Matrim y Def. 08 Ago 2008 26 Set 2008 28 Nov 2008 12 Jun 2009 18 Mar 2010 28 May 2010 25 Jun 2010 16 Jul 2010 03 Set 2010 17 Set 2010 - Nacimiento 24 Set 2010 -Mat y Def
DISTRITOS/PROV 1 Dist Manantay-Prov Coronel Portillo Dpto de Ucayali 2 Provincial Huancavelica - Dpto de Huancavelica
RESOLUCIÓN JEFATURAL
FECHA INCORPORACION
RJ Nº 188-2010-JNAC/RENIEC
09 Abr 2010
RJ Nº 832 - 2010-JNAC/RENIEC
30 Set 2010
NOTA: INFORMACIÓN PROPORCIONADA POR LA SUB GERENCIA DE INTEGRACIÓN DE REGISTROS CIVILES.
RENIEC REALIZA VISITAS DE SUPERVISIÓN E INSPECCIÓN A LAS OFICINAS DE REGISTRO DE ESTADO CIVIL El Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC), siendo el Órgano Rector de los Registros de Estado Civil en el Perú, tiene a su cargo la importante tarea de lograr la excelencia y la mejora continua del Sistema Registral (registro de hechos vitales y actos modificatorios del estado civil de los peruanos). Para dicho fin lleva a cabo una serie de labores, como viene siendo la paulatina incorporación de las Oficinas de Registro de Estado Civil (OREC) de todo el territorio nacional a la Institución. Otra de las actividades que lleva a cabo en busca de la mejora constante es la “Supervisión de Gestión y Archivo e Inspección de las OREC”. Esto último se encuentra normado en la Directiva: DI-242-GRC/011. OBJETIVO DE LA DIRECTIVA DI-242-GRC/011 Lo que persigue esta Directiva es dar a conocer las acciones que se deben seguir para verificar el correcto desarrollo de los procedimientos registrales y la adecuada conservación de los archivos de las OREC; así como la gestión del funcionario a cargo, es decir el jefe de la OREC.
las Unidades de Fiscalización (UFI) de las Jefaturas Regionales dejan constancia de la supervisión o inspección realizada a una determinada OREC, de los hallazgos encontrados referentes a las Actas y Libros Registrales y demás documentos vinculados a las inscripciones registrales u otros que hayan sido materia de verificación. Guía de Supervisión de Gestión y Archivo de las OREC: Formato mediante el cual el Jefe de la OREC informa respecto a la estructura, estado y archivo de la OREC a su cargo. Informe Técnico: Documento escrito a través del cual las UFI de las Jefaturas Regionales desarrollan en forma técnica los resultados de la supervisión o inspección efectuada a las OREC, incluyendo las conclusiones y recomendaciones pertinentes.
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS:
Libro Registral: Elemento registral seriado que contiene las Actas Registrales en formatos preimpresos, homogéneos, ordenados, numéricamente, normalmente pegados o cosidos en forma de bisagra, en los que se hace constar los hechos o actos que modifican el estado civil.
Acta de Verificación: Documento escrito a través del cual
Registrador de Estado Civil: Funcionario o servidor de la
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administración, autorizado por ley para conocer, calificar y registrar los hechos vitales y los actos modificatorios del estado civil, así como resolver en los procedimientos registrales señalados por la Ley y el Reglamento de Inscripciones.
pueda ser llenada por el Registrador de Estado Civil. DESARROLLO DE LA VISITA DE SUPERVISIÓN Durante el desarrollo de la Visita de Supervisión los miembros de la UFI y el personal de la OREC deben guardar el respeto y la consideración mutua. La UFI debe desarrollar las acciones de supervisión y verificación en las instalaciones de la OREC, no debiéndose retirar de este lugar los libros registrales. La supervisión comprende la verificación de los documentos y archivos siguientes:
Visita de Inspección: Visita Oficial que realizan las UFI de las Jefaturas Regionales, a las OREC, con la finalidad de verificar situaciones específicas relacionadas a la función registral. Visita de Supervisión: Visita oficial programada que realizan las UFI de las Jefaturas Regionales a las OREC, con la finalidad de verificar físicamente los Libros Registrales, el desarrollo de los procedimientos registrales y la integridad e intangibilidad del archivo de la OREC sujeta a supervisión. SOBRE LAS VISITAS DE SUPERVISIÓN Las Visitas de Supervisión a las OREC se realizan por: Disposición de la Alta Dirección del RENIEC. En cumplimiento del Plan Operativo del RENIEC. A solicitud de las OREC. Por afectación de la seguridad jurídica de los Registros de Estado Civil en determinadas OREC, a propuesta de una unidad orgánica del RENIEC.
Los Libros Registrales de Nacimiento, Matrimonio y Defunción. Libros especiales y complementarios. Sustento documental de las inscripciones cuando se considere pertinente. Expedientes administrativos de inscripciones. Títulos archivados. Expedientes de reconstitución y/o reposición. Otros documentos que ha consideración de los responsables de las Visitas de Supervisión se requieran para una verificación completa. En la evaluación documental se tendrá en cuenta las siguientes situaciones: Errores u omisiones en el asiento registral. Cumplimiento de las disposiciones legales y administrativas. Enmiendas y/o adulteraciones. Situación física de las actas. Inscripciones o anotaciones registrales no sustentadas normativamente. Formalización de expedientes administrativos. Prácticas indebidas. Otras situaciones que a consideración de los responsables de la Visita de Supervisión requieran de pronunciamiento, orientación u observación. VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN QUE ESTÁ EN LA GUÍA DE SUPERVISIÓN
LA NOTIFICACIÓN DE LA VISITA DE SUPERVISIÓN La Jefatura Regional deberá mandar una notificación con una anticipación no menor de diez días útiles a la OREC designada para Visita de Supervisión. Asimismo en dicha notificación la Jefatura Regional señalará las personas que conformarán la UFI y anexará, para su debido llenado, la Guía de Supervisión de Gestión y Archivo de las Oficinas de Registro del Estado Civil. En el caso que la Visita de Supervisión fuera a realizarse en un Centro Poblado o Comunidad Nativa, de forma excepcional la Jefatura Regional podrá omitir el envío de la Guía de Supervisión de Gestión y Archivo de las Oficinas de Registro del Estado Civil, debiendo llevarla la UFI hasta la localidad en donde se encuentra la OREC, para que
Luego que el Registrador de Estado Civil haya llenado la Guía de Supervisión, la UFI deberá verificar la validez de la información que en ella haya sido consignada. Se le podrá solicitar al Jefe de la OREC la documentación de sustento. La UFI deberá verificar la siguiente información: Cumplimiento de la remisión del Cuadro Estadístico de Hechos Vitales y Actos Modificatorios del Estado Civil. Cumplimiento del Repliegue de Actas de Reserva. Cumplimiento de la Depuración Registral. Remisión de formatos de Registro de Firma. Condiciones de seguridad del local de la OREC, así como del archivo.
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Forma de expedición de certificaciones. Otras situaciones que ha consideración de los responsables de la supervisión requiera verificarse.
UFI, el Acta de Verificación y la Guía de Supervisión de Gestión y Archivo para las acciones del caso. SEGUIMIENTO DEL RESULTADO DE LA SUPERVISIÓN
ACTAS DE VERIFICACIÓN E INFORME DE SUPERVISIÓN
El seguimiento lo realiza la Jefatura Regional y consiste en verificar que las OREC visitadas cumplan con las acciones pertinentes establecidas luego del proceso de supervisión.
Lo verificado por la UFI deberá constar en un acta (Acta de Verificación). SOBRE LAS VISITAS DE INSPECCIÓN Esta Acta deberá precisar lo siguiente: Lugar, fecha, hora e intevinientes. Libros revisados, teniendo en cuenta la sección del registro (nacimiento, matrimonio y defunción). Años o período de los libros registrales revisados. Hallazgos (situaciones observadas y/o encontradas). Duración de la visita de supervisión. Otras situaciones que requieran pronunciamiento, orientación u observación. Importante: El Acta de Verificación debe de estar firmada por el fiscalizador de la UFI y por el Jefe de la OREC. Luego de realizada la supervisión por las UFI, la Jefatura Regional remitirá a la SGFERC la copia del Informe de la
Corresponde a la Jefatura Regional programar, en coordinación con la SGFERC, las Visitas de Inspección. La autorización para estas visitas será dada por cada Jefatura Regional. Las Visitas de Inspección se realizarán según la situación detectada en la OREC por la Unidad Orgánica de la Institución que solicite dicha visita. Luego de realizada la Visita de Inspección por parte de la UFI, ésta emitirá un informe técnico que elevará a la Jefatura Regional. El informe contendrá las ocurrencias, conclusiones y recomendaciones respectivas. Asimismo se remitirá a la unidad orgánica que solicito la visita a la OREC y también a la SGFERC, una copia de este informe acompañado de un oficio.
INVITACIÓN A PARTICIPAR A LOS REGISTRADORES CIVILES EN EL
FORO VIRTUAL RENIEC El Centro de Altos Estudios Registrales del RENIEC invita a todos los registradores de estado civil a nivel nacional a participar en s u Fo r o Vi r t u a l. o ooooo o o o oooo o o o ooooo o o o ooooo o o o ooo El Foro Virtual, implementado en la Plataforma Educativa Virtual (PEV) del CAER, es una palestra permanente para la comunicación en línea, que busca conformar una comunidad virtual de aprendizaje e intercambio de conocimiento y experiencias. En el Foro participarán registradores civiles de todo el Perú y los docentes facilitadores y especialistas en Registro de Estado Civil del Centro de Altos Estudios Registrales (CAER).
El Foro Virtual RENIEC cuenta con un “Foro Temático de Registro de Estado Civil”, al cual quedan todos los registradores cordialmente invitados. Para entrar al Foro Virtual RENIEC ingresar a la siguiente dirección electrónica:
https://peev.reniec.gob.pe
Importante: Los registradores civiles que deseen mayor información y participar en el Foro Virtual deberán solicitar una cuenta de acceso al Sr. Manuel Goicochea Carlos, Tutor Virtual de la Plataforma, al siguiente correo electrónico: pevreniec@hotmail.com
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