BoletĂn
Para Registradores Civiles N° 16 / Junio 2014 PROCESAMIENTO DE TRà MITES DE IDENTIFICACIÓN
PROCESAMIENTO DE REGISTROS CIVILES
El Registro de Firmas
A
migo Registrador, el Registro Nacional de IdentificaciĂłn y Estado Civil (RENIEC) es la InstituciĂłn de nuestro paĂs que estĂĄ encargada de regular los procedimientos en materia de Registro del Estado Civil. Para eso elabora, publica y difunde los documentos normativos correspondientes, como es el caso de las directivas. En la condiciĂłn de trabajador de la AdministraciĂłn PĂşblica, y teniendo por responsabilidad el correcto registro de los hechos vitales y actos modificatorios del estado civil de los ciudadanos, hay que estar informado, capacitado y pendiente de la emisiĂłn de dichas normas por parte del RENIEC. La Escuela Registral brinda la capacitaciĂłn necesaria, pero es importante que los registradores civiles estĂŠn involucrados y al tanto de la normatividad que guĂa y ayuda a desarrollar el trabajo de la mejor manera y sin errores. Nosotros, en este nĂşmero del BoletĂn, hemos querido incluir el tema “El Registro de Firmas de Registradores del Estado Civilâ€?; y es que consideramos que la firma de los registradores tiene un valor sumamente importante en el proceso registral.
Por este motivo, el procedimiento para el correcto registro de firmas de registradores es tan trascendental. El contenido de este boletĂn, en cuanto al tema Registro de Firmas, estĂĄ sustentado en la Directiva del RENIEC DI-210GRC/003, que fuera aprobada con ResoluciĂłn Jefatural N° 250-2010-JNAC/RENIEC, del 30 de marzo de 2010. La finalidad de esa norma es establecer las acciones a seguir para orientar el correcto registro de firmas de los registradores del estado civil, y debe ser cumplida por los registradores civiles de Oficinas Registrales RENIEC (OR), Oficinas Registrales Auxiliares (ORA), de agencias del RENIEC y Oficinas de Registros del Estado Civil (OREC). (O UHJLVWUR GH Ă€ UPDV GH WRGRV ORV UHJLVWUDGRUHV FLYLOHV GHO 3HU~ HV WUDVFHQGHQWDO SDUD HO FRUUHFWR IXQFLRQDPLHQWR GHO 6LVWHPD 5HJLVWUDO HQ QXHVWUR SDtV
Los registradores, a travĂŠs de las resoluciones que firman, son quienes aprueban o deniegan las solicitudes de los ciudadanos en cuanto al registro de un hecho vital o a la inscripciĂłn de un acto modificatorio del estado civil.
Glosario de TĂŠrminos: Registrador Civil: Es el servidor de la AdministraciĂłn PĂşblica que tiene a su cargo registrar hechos vitales y actos modificatorios del estado civil de las personas, asĂ como expedir las certificaciones de las actas registrales. OR: Son las siglas de las Oficinas Registrales RENIEC. Son todas las oficinas registrales que dependen funcional y administrativamente del RENIEC. EstĂĄn encargadas de la ejecuciĂłn de los procedimientos administrativos de inscripciĂłn a que hace referencia la Ley NÂş 26497 y el Reglamento de las Inscripciones del RENIEC, aprobado con Decreto Supremo NÂş 015-98-PCM. OREC: Son las siglas de Oficina de Registro del Estado Civil. Son todas las oficinas registrales que dependen nominalmente del RENIEC y administrativamente de las municipalidades, que por delegaciĂłn de funciones se encargan de la ejecuciĂłn de los procedimientos registrales a que hace referencia la Ley NÂş 26497 y el Reglamento de las Inscripciones del RENIEC, aprobado con Decreto Supremo NÂş 015-98-PCM
Elaborado por la Escuela Registral Boletin RENIEC .indd 1
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BoletĂn para Registradores Civiles N° 16 Los responsables de las Oficinas Autorizadas para realizar la actividad registral (ya sean OR, ORA, Agencias RENIEC u OREC) deben informar de inmediato a la Subgerencia TĂŠcnica de Registros Civiles (SGTRC) del RENIEC la designaciĂłn, el cambio, la ratificaciĂłn o el cese de los registradores civiles que laboran en la Oficina a su cargo. Para el caso de registradores pertenecientes a las OR, ORA, Agencia RENIEC u otra dependencia del RENIEC, el responsable de dicha oficina informarĂĄ a la SGTRC el alta, baja y/o cambio de Jefatura Regional del registrador civil, de darse el caso. Asimismo, las J e f a t u r a s Regionales deben comunicar a la SGTRC cualquier cambio o cese de los registradores civiles adscritos a su jurisdicciĂłn. 7DQWR ORV UHJLVWUDGRUHV FLYLOHV GHO 5(1,(& FRPR ORV SHUWHQHFLHQWHV D ODV RĂ€ FLQDV UHJLVWUDOHV GH PXQLFLSDOLGDGHV GHEHQ UHJLVWUDU QHFHVDULDPHQWH VXV Ă€ UPDV DQWH HO 5(1,(&
La PresentaciĂłn de la Solicitud y Llenado de Formatos:
3) â€?Registro Ăšnico de Firma de Registrador de Estado Civil RENIECâ€?. 4) â€?Hoja de Registro de Registrador de Estado Civil RENIECâ€?. La SGTRC es quien se encarga de distribuir estos formatos a las Oficinas Autorizadas a nivel nacional. Amigo registrador, es necesario llenar en su totalidad los formatos que correspondan, con letra imprenta legible, y luego enviarlos a la SGTRC en sobre cerrado indicando el contenido, el remitente y destinatario, a travĂŠs de la dependencia del RENIEC mĂĄs cercana. Es decir, si es registrador civil de OREC, le corresponderĂĄ remitir los formatos “Registro Ăšnico de Firma de Registrador de Estado Civilâ€? y “Hoja de Registro de Registrador de Estado Civilâ€?. En caso se trate de registrador civil de OR, ORA, Agencia u otra dependencia del RENIEC, le corresponderĂĄ remitir los formatos “Registro Ăšnico de Firma de Registrador de Estado Civil RENIECâ€? y “Hoja de Registro de Registrador de Estado Civil RENIECâ€?. Tanto en el formato de “Registro Ăšnico de Firma de Registrador de Estado Civilâ€? como en el formato “Registro Ăšnico de Firma de Registrador de Estado Civil RENIECâ€?, deberĂĄ constar la firma de registrador civil, asĂ como los sellos de uso oficial, ubicĂĄndolos en los espacios respectivos. Para que el RENIEC pueda registrar la firma del registrador, ĂŠsta, en los formatos enviados, deberĂĄ ser:
Para que los registradores civiles puedan registrar sus firmas, el RENIEC cuenta con cuatro formatos:
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Igual a la que figura en el Documento Nacional de Identidad (DNI).
1) “Registro Ăšnico de Firma de Registrador de Estado Civilâ€?. 2) â€?Hoja de Registro de Registrador de Estado Civilâ€?.
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NĂtida en todos sus trazos y rasgos.
Glosario de TĂŠrminos: ORA: Son las siglas de las Oficinas Registrales Auxiliares. Son dependencias del Registro Civil instaladas en un centro hospitalario, preferentemente del MINSA o de ESSALUD, conformada por uno o mĂĄs registradores civiles encargados de inscribir los nacimientos y defunciones que ahĂ ocurran, asĂ como de registrar trĂĄmites DNI de menores. Oficina Autorizada: Es aquella oficina, ya sea del RENIEC o de municipalidad, que estĂĄ autorizada por el RENIEC, en su calidad de Ente Rector de los Registros Civiles, de realizar inscripciones de hechos vitales y actos modificatorios del estado civil de las personas. SGTRC: Son las siglas de la Subgerencia TĂŠcnica de los Registros Civiles. Es la unidad del RENIEC encargada de formular estudios e instrumentos procedimentales; absolver consultas en materias de su competencia; coordinar la distribuciĂłn de los Libros de las Actas Registrales; actualizar, en virtud de la informaciĂłn remitida por las OREC, la estadĂstica de los hechos vitales, el registro de firmas de los registradores civiles a nivel nacional, el control de informaciĂłn de fallecidos; y otras actividades encargadas por la Gerencia de Registros Civiles.
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Formato Registro Ăšnico de Firma de Registrador de Estado Civil: Es el formato que debe de llenar y enviar a la SGTRC la persona designada por el alcalde para ejercer la funciĂłn de Registrador del Estado Civil de OREC. En este formato debe constar su firma y sus sellos de uso oficial.
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El Registro de Firmas Formato de Registro Ăšnico de Firma de Registrador de Estado Civil
Es muy importante resaltar que en el sobre cerrado a ser enviado, ademås de contener los formatos mencionados, tambiÊn deberå ir un oficio, al que se adjuntarå lo siguiente: a) Copia certificada del documento o resolución que sustente la designación, el cambio, la ratificación o el cese de los registradores civiles. •
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La copia certificada deberĂĄ ser emitida por el funcionario competente de la municipalidad (en caso de tratarse de registradores de OREC) o la Oficina Registral RENIEC (en caso de tratarse de registradores de OR, ORA u agencia RENIEC). La copia certificada de este documento o resoluciĂłn debe contener el nombre completo y el nĂşmero de DNI de los registradores civiles que se habiliten, asĂ como la fecha de toma y/o cese de cargo; en caso contrario se observarĂĄ la solicitud.
b) Inventario del archivo de la Oficina Autorizada, en el caso que se designe a un nuevo jefe de oficina. /D À UPD GHO UHJLVWUDGRU TXH VH FRQVLJQH HQ ORV IRUPDWRV GHEH VHU LJXDO D OD TXH À JXUD HQ HO '1,
En resumen, el sobre cerrado que deberĂĄ ser remitido a la SGTRC contendrĂĄ: el oficio, los dos formatos que correspondan (segĂşn sea Registrador de Estado Civil o Registrador Civil RENIEC), la copia certificada del documento resoluciĂłn que sustente la designaciĂłn, el cambio, la ratificaciĂłn o el cese de los registradores civiles, y el inventario de archivo. Este sobre cerrado podrĂĄ ser presentado fĂsicamente en la misma SGTRC o en las Oficinas Registrales o Agencias del RENIEC mĂĄs cercanas.
Hoja de Registro del Registrador de Estado Civil
Registrador de Estado Civil de OREC
Formato de Registro Ăšnico de Firma de Registrador Civil RENIEC
Hoja de Registro del Registrador Civil RECNIEC
Registrador De Estado Civil RENIEC
Sin dejar de remitir el sobre fĂsicamente, tambiĂŠn se puede enviar la informaciĂłn por telefax, por correo electrĂłnico institucional del RENIEC o por cualquier otro medio que permita comprobar verdaderamente lo oficiado. Las solicitudes de registro de firma de registrador civil que contuviesen errores o que no hayan sido llenadas correctamente, serĂĄn observadas por la SGTRC, la misma que detallarĂĄ el motivo de la observaciĂłn. La SGTRC oficiarĂĄ a las Oficinas Autorizadas solicitantes, con la finalidad de que ĂŠstas procedan a hacer las correcciones que resulten necesarias.
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Glosario de TĂŠrminos: Hoja de Registro del Registrador de Estado Civil: Es el formato que debe llenar y enviar a la SGTRC la persona designada por el alcalde para ejercer la funciĂłn de Registrador del Estado Civil de OREC. Este formato debe acompaĂąar al formato Registro Ăšnico de Firma de Registrador Civil. Formato Registro Ăšnico de Firma de Registrador de Estado Civil RENIEC: Es el formato que debe de llenar y enviar a la SGTRC el Registrador de Estado Civil RENIEC, debiendo constar en ĂŠl su firma y sus sellos de uso oficial. Hoja de Registro de Registrador de Estado Civil RENIEC: Es el formato que debe llenar y enviar a la SGTRC el Registrador de Estado Civil RENIEC. Este formato debe acompaĂąar al formato Registro Ăšnico de Firma de Registrador Civil RENIEC.
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BoletĂn para Registradores Civiles N° 16 (V D WUDYpV GH OD EDVH GH GDWRV GHO 5HJLVWUR GH )LUPDV FRQ HO TXH FXHQWD HO 5(1,(& TXH VH SXHGH GHWHFWDU GRFXPHQWRV IUDXGXOHQWRV FRQ Ă€ UPDV GH UHJLVWUDGRUHV IDOVDV SUHWHQGLHQGR GREOHV LQVFULSFLRQHV R VLPLODUHV DFWRV GRORVRV
Sellos de uso oficial que deben constar en los formatos a remitir: El registrador del estado civil de OREC debe contar, obligatoriamente, con dos sellos de uso oficial: •
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Para el caso de las Oficinas de Registro del Estado Civil en gobiernos locales, se usarĂĄ el sello correspondiente a la post - firma, en donde conste, claramente, el nombre completo del registrador civil (conforme al DNI), el cargo y ubicaciĂłn geogrĂĄfica de la Oficina Autorizada.
CertificaciĂłn de Actas Registrales - TranscripciĂłn:
Otro sello con el Escudo Nacional, con la denominaciĂłn de la Oficina Autorizada y algĂşn otro dato que se estime por conveniente (como la provincia - distrito).
La copia certificada del acta se deberĂĄ hacer directamente del Libro Matriz, por medio de fotocopia o del aplicativo de Registros Civiles del RENIEC (impresiĂłn).
(O VREUH FHUUDGR FRQWHQLHQGR HO RÀ FLR ORV IRUPDWRV GH UHJLVWURV GH À UPDV OD FRSLD FHUWLÀ FDGD GH OD GHVLJQDFLyQ \ HO LQYHQWDULR GH DUFKLYR GHEHUi VHU UHPLWLGR D OD 6*75& XELFDGD HQ OD 6HGH 5HJLVWURV &LYLOHV GHO 5(1,(& HQ $Y -DYLHU 3UDGR 6DQ %RUMD /LPD
Para que esta certificaciĂłn sea vĂĄlida deberĂĄ contar con la firma del registrador civil y con sus sellos de uso oficial; al costado de su firma deberĂĄ ir la impresiĂłn digital nĂtida de su Ăndice derecho (huella). Los Registradores de Oficinas de Registros del Estado Civil que no cuenten con fluido elĂŠctrico y/o medios de reproducciĂłn (fotocopiadora), deberĂĄn emitir las copias certificadas mediante proceso de transcripciĂłn; es decir, transcribir en forma manuscrita o mecanogrĂĄfica todos los datos del acta registral del libro matriz en el formato preimpreso para estos casos, considerando para su validez, la firma, los sellos y la impresiĂłn digital.
En el caso que la Oficina Autorizada utilice otro tipo de sello, ademås de los dos seùalados, Êste deberå constar en una hoja adicional, que se adjuntarå al Formato de Registro Único de Firma de Registrador. El registrador civil de Oficinas Registrales RENIEC deberå contar, tambiÊn, obligatoriamente con dos sellos de uso oficial: •
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Un sello correspondiente a la post - firma, en donde conste, claramente, el nombre completo del registrador civil (conforme al DNI), el cargo y la denominaciĂłn de la InstituciĂłn: Registro Nacional de IdentificaciĂłn y Estado Civil. En caso que el registrador civil emitiese constancias negativas de inscripciĂłn, usarĂĄ un sello en donde conste, claramente, el nombre completo del registrador civil (conforme al DNI), el texto “Constanciasâ€? y la denominaciĂłn de la InstituciĂłn: Registro Nacional de IdentificaciĂłn y Estado Civil.
/RV VHOORV GH XVR RĂ€ FLDO TXH HPSOHD HO UHJLVWUDGRU FLYLO HQ VX DFWLYLGDG UHJLVWUDO WDPELpQ GHEHQ FRQVWDU HQ ORV )RUPDWRV GH 5HJLVWUR GH )LUPD
Registro de Firma de Registrador a TravĂŠs del Portal Web para Registradores Civiles. El acceso es muy sencillo. Se ingresa a travĂŠs de la PĂĄgina Web: www.reniec.gob.pe. Luego se da clic al link Portal para el Registrador Civil. Una vez en el Portal del Registrador Civil, a travĂŠs de la opciĂłn Registros de Firma, se puede ver la firma e impresiĂłn dactilar de cualquier registrador civil, realizando, para esto, la bĂşsqueda por oficina registral o por el nombre del registrador civil sobre el que se quiere consultar. TambiĂŠn se puede descargar los formatos para el registro de firma, a travĂŠs de la opciĂłn Formatos.
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Mediante este Portal se accede a las normas vigentes, noticias y el Chat del Registrador, a travĂŠs del cual se pueden hacer consultas en tiempo real en materia de registros civiles. 3RUWDO GHO 5HJLVWUDGRU &LYLO
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El Registro de Firmas
N° .....................
REGISTRO ÚNICO DE FIRMA DE REGISTRADOR LUGAR DE FUNCIONAMIENTO
OFICINA REGISTRAL
CENTRO O POBLADO
DISTRITO
PROVINCIA
DEPARTAMENTO
N° Telef DE OREC
N° Telef DE LA MUNICIPALIDAD
UBICACIÓN
NÚMERO TELEFÓNICO OREC O MUNICIPALIDAD
Correcto llenado del formato:
(Firma tal como figura en el Documento Nacional de Identidad - DNI)
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SELLO AUTORIZADO PARA CERTIFICACIÓN DE USO EN EL INTERIOR DEL PAÍS
(Impresión digital, Índice derecho)
SELLO AUTORIZADO PARA CERTIFICACIÓN DE USO EN EL EXTRANJERO
FIRMA Y SELLO DE ALCALDE
FECHA De contar con correo electrónico consignar dirección (e-mail)
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Correcto llenado del formato:
El Registro de Firmas
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Correcto llenado del formato:
Boletín para Registradores Civiles N° 16
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Importante: Para consultas sobre el registro de firmas, contactar con la SGTRC a: • Teléfono: 315 4000 anexo 1764 • Correo electrónico: registro de firma@reniec.gob.pe • Atenciones presenciales: Av. Javier Prado Este 2392 (4to piso), San Borja, Lima. De lunes a viernes de 08:30 am. a 01:00 pm. y de 02:00 pm. a 05:00 pm.
RENIEC, al servicio del los más necesitados 19/06/14 18:28