Boletín
PARA REGISTRADORES CIVILES N° 20 / DICIEMBRE 2015
LA RECTIFICACIÓN ADMINISTRATIVA DE ACTAS REGISTRALES
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as rectificaciones administrativas son el conjunto de actos o trámites solicitados por quienes encuentran errores u omisiones en sus actas. Estas rectificaciones pueden ser necesarias:
- Cuando en el acta existe error y omisión atribuible al Registrador Civil. - Cuando en el acta existe error y omisión, NO atribuible al Registrador Civil.
LA RECTIFICACIÓN ADMINISTRATIVA DE ACTAS POR ERROR Y OMISIÓN ATRIBUIBLE AL REGISTRADOR CIVIL. Este tipo de rectificación procederá en los siguientes casos: •
Cuando el registrador que realizó la inscripción, cometió error en la consignación de datos en cualquiera de los campos del acta, ya sea en su cuerpo principal, en el rubro de las anotaciones marginales o textuales. También es error del registrador de la época haber consignado en el acta datos que no debieron anotarse, ya que no figuraban en los documentos de sustento y normas de la época.
Elaborado por la Escuela Registral
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Cuando el registrador Omitió cualquier dato en el acta, incluyendo firma y sello del registrador (de la época); omisiones en el rublo de anotaciones marginales o textuales, así como de anotaciones de archivamiento.
Omisión de salvedad por enmienda o sobre escritura de los datos consignados en el acta por el registrador (de la época), a excepción de los prenombres de su titular. En los casos de enmendaduras de prenombres, el registrador remitirá a la Subgerencia de Dactiloscopía y Grafotecnia del RENIEC, una copia certificada del Acta, para que los especialistas del RENIEC determinen si la sobre escritura pertenece al puño gráfico del registrador que realizó dicha inscripción. El RENIEC devuelve el acta al registrador. En caso que la enmendadura corresponda al puño gráfico del registrador (de la época), el registrador procederá con la rectificación, anotándola en el rubro de anotaciones textuales y marginales del Acta.
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Cuando se omitieron prenombres del titular en el cuerpo del acta, a pesar de estar estos consignados en el margen o la sumilla del acta: El registrador remitirá a la Subgerencia de Dactiloscopía y Grafotecnia del RENIEC, una copia certificada del acta, para que los especialistas del RENIEC determinen si la anotación de dichos prenombres corresponde con el puño gráfico del registrador (de la época) que realizó la inscripción. El RENIEC devuelve el acta al registrador. En caso que los prenombres consignados correspondan al puño gráfico del registrador (de la época), el registrador procederá con la rectificación, anotándola en el rubro de anotaciones textuales y marginales del Acta.
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Cuando existe Inclusión de las letras “a”, “e”, “i”, “y” o “de”, consignadas para vincular los prenombres y/o apellidos de los titulares.
Si no es posible determinar el error o la omisión mediante la revisión del acta o su confrontación con los documentos de sustento archivados, se denegará la rectificación solicitada. En caso que la rectificación resulte procedente, el registrador emitirá la resolución respectiva -que deberá anotarse marginal o textualmente en el Acta-, y archivará el expediente administrativo que dio sustento a la rectificación. ¿Quiénes pueden solicitar una Rectificación Administrativa por error u omisión atribuible al Registrador Civil? •
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El titular o su representante. Si el titular ha fallecido podrá hacerlo cualquiera de sus familiares dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad. El representante legal del incapaz o sus familiares. El Ministerio Público. En caso el fallecido no tuviera parientes ni herederos. La persona que ejerza su cuidado de hecho; en el caso de personas con discapacidad.
¿Cómo se realiza el trámite de la rectificación administrativa por error u omisión atribuible a registrador civil? El Jefe de la Oficina Registral debe verificar que existe error u omisión en el acta, y que procede la rectificación por vía administrativa. Debe corroborar que la rectificación que va a realizar esté sustentada en la evaluación de los medios probatorios. Luego de presentada la solicitud de rectificación, el
Sea un error en la declaración o del registrador, el interesado puede solicitar que se corrija los datos en su partida.
Jefe de la Oficina Registral tiene un plazo de 05 días hábiles para emitir su resolución registral, admitiendo o denegando lo solicitado. De calificarse positivamente la solicitud, el registrador realizará la Notificación informando al solicitante lo dispuesto. El registrador hará el asiento de la rectificación en el rubro de anotaciones textuales o marginales del acta. Si la resolución registral declara improcedente la solicitud de rectificación, el registrador informará lo dispuesto al solicitante a través de la “Notificación por Cédula”.
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Recursos Administrativos Son medios impugnatorios que se pueden presentar contra las resoluciones registrales que hayan sido expedidas, y que el peticionante considera que perjudican su derecho. Son de tres tipos:
Reconsideración
Apelación
Revisión
Deberá interponerse dentro de los 15 días hábiles posteriores a la notificación. La Reconsideración es presentada por el solicitante ante la Oficina Registral que emitió la resolución.
La presenta el interesado ante la Oficina Registral que emitió la resolución.
La presenta el interesado ante la Jefatura Regional del RENIEC que emitió la resolución.
Este recurso se interpone contra la resolución de primera instancia, dentro de un plazo de 15 días hábiles luego de haber sido notificada. La Oficina Registral eleva la Apelación a la Jefatura Regional en un plazo de 15 días hábiles luego de haber sido recibida.
Este recurso se interpone contra la resolución de segunda instancia. A su vez la Jefatura Regional eleva la Revisión a la Gerencia de Registros Civiles (GRC), dentro de un plazo de 15 días hábiles de haber sido recibido este recurso.
El registrador deberá resolver la Reconsideración dentro de un plazo de 30 días hábiles siguientes a su fecha de presentación. Luego de este plazo, y sin mediar resolución, el interesado considerará denegada la Reconsideración. No es necesario interponer la Reconsideración para interponer la Apelación.
La Jefatura Regional resolverá dentro de un plazo 30 días hábiles. Luego de este plazo, y sin mediar resolución, el interesado considerará denegada la Apelación y podrá presentar el recurso de Revisión.
La GRC resolverá en un plazo de 30 días hábiles, contados a partir de la recepción de la Revisión.
Medios Probatorios Son las declaraciones y documentos que sustentan una inscripción. A través ellos el registrador podrá definir si realmente procede o no la rectificación. Para que la rectificación solicitada sea calificada positivamente, debe quedar demostrado que existe error u omisión atribuible al registrador de la época, al momento que realizó el registro. El registrador sólo admitirá por medios probatorios actas con fecha de inscripción anterior al acta que se solicita rectificar.
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La ejecución de la Rectificación La resolución registral que disponga la Rectificación deberá estar debidamente motivada y ser anotada en el rubro de anotaciones marginales o textuales del acta a rectificar. Todo error u omisión deberá rectificarse mediante un asiento en el rubro de anotaciones marginales o textuales del acta, indicando el error o el dato omitido. La Rectificación deberá ser firmada y sellada por el registrador encargado del procedimiento. Los documentos empleados para el proceso de Rectificación deberán archivarse junto con la resolución que dispuso la Rectificación. La responsabilidad por los errores u omisiones, recaerá en el registrador de la época. Las rectificaciones realizadas fuera de lo dispuesto, generan responsabilidad en el registrador encargado del trámite de Rectificación.
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LA RECTIFICACIÓN ADMINISTRATIVA DE ACTAS POR ERROR Y OMISIÓN NO ATRIBUIBLES AL REGISTRADOR CIVIL. Esto es, Rectificación administrativa por errores y omisiones propias de la declaración que generó la inscripción. Los errores y omisiones que contenga el acta deben confrontarse con otras inscripciones registradas con anterioridad a la inscripción que se pretende rectificar. El registrador nunca cambiará el nombre del titular, sexo u otra información contenida en el acta, a menos que se deba a un error u omisión comprobable. Este tipo de rectificación procederá en los siguientes casos:
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En actas de nacimiento: rectificación de datos del hecho vital, apellidos del titular, datos de padre, madre y declarantes. En actas de matrimonio: rectificación de datos del acto, contrayentes y testigos. En actas de defunción: rectificación de datos del hecho vital, del difunto, nombre del cónyuge y datos de los padres.
Si no es posible comprobar el error o la omisión a través de su confrontación con otras inscripciones registradas con anterioridad, se declarará improcedente la solicitud de Rectificación. En caso que la rectificación resulte procedente, el registrador emitirá la resolución respectiva -que deberá anotarse marginal o textualmente en el Acta, y archivará el expediente administrativo que dio sustento a la rectificación. La Rectificación se iniciará por escrito y a solicitud de la persona interesada. La solicitud deberá precisar cuál es la situación específica del acta que se desea rectificar. ¿Cómo realizar el trámite de la Rectificación administrativa por error u omisión no atribuible al registrador civil?
El Jefe de la Oficina Registral deberá realizar la calificación registral dentro del plazo de 05 días luego de presentada la solicitud de Rectificación. Si se hubiese solicitado “Rectificación por error atribuible al registrador”, y de la revisión del expediente se evidencia que corresponde una “Rectificación por error no atribuible al registrador”,
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se notificará al ciudadano para que presente los documentos de sustentos que corresponden. Admitida la solicitud de Rectificación, corresponderá publicar, por una sola vez, en el Diario Oficial El Peruano (o en el diario judicial de la localidad) un aviso, pagado por el solicitante, con los siguientes datos: • • • • •
La Oficina Registral en la cual se presentó la solicitud de Rectificación. El nombre del registrador. El nombre del solicitante. El dato a rectificar y documento que corresponde. Fecha de presentación de la solicitud.
Si no es posible realizar la publicación en ninguno de diarios señalados, ésta se hará efectiva mediante un aviso publicado en las instalaciones de la Oficina Registral. Quienes se consideren afectados por la Rectificación, podrán presentar oposición dentro de un plazo de 15 días hábiles luego de la fecha de publicación. Esta oposición tendrá que estar sustentada con pruebas, sino no será tomada en cuenta. Admitida la oposición por el registrador, la pondrá en conocimiento del solicitante de la Rectificación, para que realice su descargo en un plazo de 10 días hábiles. Transcurrido este plazo, el registrador emitirá la resolución correspondiente. Si el registrador emite resolución registral denegatoria, deberá hacerla de conocimiento al interesado, a través de Notificación por Cédula. Si el peticionante de la Rectificación considera que la resolución registral le causa agravio, podrá interponer los mismos medios impugnatorios válidos para la Rectificación administrativa de actas por error y omisión atribuible al registrador, vistos en la primera sección de este boletín.
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La ejecución de la Rectificación Es la misma que la descrita para la Rectificación administrativa de actas por error y omisión atribuible al registrador; salvo en el caso de Registradores Civiles RENIEC. En ese caso el registrador actuará según lo establecido para los Registros en Línea del Sistema de Registros Civiles.
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