Boletín Nº 3 / Junio 2005
Elaborado por: Escuela Nacional de Registro del Estado Civil e Identificación
RECOMENDACIONES PARA LA ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE LAS OFICINAS REGISTRALES EN LO REFERENTE A LA ORGANIZACIÓN DE LAS OFICINAS REGISTRALES: Organización y clasificación de los libros registrales Los libros registrales son proporcionados por el RENIEC, y pueden ser de Nacimiento, Matrimonio y Defunción. Deben estar correctamente diferenciados según el hecho o acto vital, utilizando para esto encuadernaciones de color que permitan su fácil distinción. Además deben estar ubicados en un lugar seguro. Los libros registrales constan de dos partes: • Acta Matriz: Acta principal que contiene los datos del titular, de la cual se emiten las copias certificadas que sean solicitadas. • Acta de Reserva o Duplicado: Contiene los mismos datos que el Acta Matriz, con la diferencia de que esta Acta se utiliza para casos de contingencia en donde estos datos sean requeridos. Los libros deben ser organizados de tal manera que puedan localizarse fácilmente, permitiendo el acceso inmediato a la información requerida; asimismo deben ordenarse cronológica y/o numéricamente. Clasificación y ordenamiento de expedientes de inscripciones registrales Los expedientes son los documentos de sustento de las inscripciones registrales realizadas. Estos expedientes se clasificarán separándolos según Nacimiento, Matrimonio y Defunción; procediendo luego a ordenarlos en relación al número del libro, folio y fecha en que se produjo la inscripción. Inventario de libros y expedientes registrales El Registrador Civil deberá hacer un inventario, elaborando una relación de todos los documentos de sustento y libros que posea. De esta manera se conocerá, localizará y controlará toda la documentación existente bajo su responsabilidad.
Resulta imprescindible para una buena gestión registral que la oficina de Registro de Estado Civil se encuentre bien organizada, desde la adecuada ubicación de los libros, hasta el trato que se le da al público.
Control de los ingresos documentarios Desde que se inicia el trámite con la atención al público, la documentación que se ingresa y que se pretende inscribir, debe contar con una numeración anotada en un cuaderno de seguimiento, permitiendo así identificar la naturaleza del trámite y quién lo realiza. De este modo la fecha y el orden sucesivo permitirán la fácil ubicación de la documentación. Control de numeración de resoluciones Luego de presentada la solicitud de inscripción en el Registro del Estado Civil, el Registrador tendrá que realizar una Resolución Registral motivada que apruebe o deniegue dicha solicitud. Dicha Resolución tiene que contar necesariamente con una numeración correlativa para todo el año. Así se anotarán, también en un cuaderno, el número de orden sucesivo de resoluciones que se expidan. Control de cargos Todo documento que salga de la Oficina de Registro del Estado Civil deberá ser acompañado por su respectivo cargo, el mismo que deberá ser devuelto a la Oficina con la fecha y hora en que fue recepcionado. Se mantendrá un archivo de los documentos emitidos y recepcionados con sus respectivos cargos.
Condiciones de seguridad de los archivos EN LO REFERENTE A LA ACTIVIDAD DOCUMENTARIA: Se debe brindar un adecuado mantenimiento y limpieza en el local del archivo, efectuando un control de los deterioros de los documentos. No se deben exponer a la luz del Sol, a la humedad o ubicar en lugares donde su contenido pueda verse afectado. El acceso al lugar donde se guardan los libros debe ser restringido, evitando el ingreso de personal no autorizado.
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Acta de apertura y cierre de libros Antes de empezar a hacer uso del libro de registro se deberá tener conocimiento de la cantidad exacta de folios con que éste cuenta. El jefe de la oficina registral inicia el acta de apertura
del libro de registro, anotando la fecha de iniciación del mismo. Al terminar con el último folio del libro se procederá al acta de cierre, indicando la fecha y el numero de folios utilizados; el jefe de la oficina registral firmará este documento. Información remitida al RENIEC Cada mes el Registrador Civil debe remitir obligatoriamente al RENIEC el Cuadro Estadístico de Hechos Vitales y Demográficos conteniendo los datos de nacimientos, matrimonios y defunciones. De igual manera deberá remitir el Informe Mensual de Fallecidos de menores y mayores de edad, adjuntando las copias certificadas de las actas de defunción; para los casos de mayores de edad fallecidos se adjuntará la respectiva copia del DNI. (En este Informe Mensual de Fallecidos no se remitirán los
libros de reserva ni copia del certificado de defunción). Hoja de coordinación La Oficina de Registro de Estado Civil en donde se inscribió un matrimonio o defunción remitirá un oficio cuya finalidad es informar la realización de esta inscripción a la Oficina de Registro del Estado Civil en donde se encuentra el Acta de Nacimiento del titular o titulares, para que en ella se pueda anotar dicho matrimonio o defunción. De haberse inscrito el matrimonio o la defunción en la misma Oficina de Registro del Estado Civil donde se inscribió el nacimiento, se anotará el hecho inscrito (matrimonio o defunción) en el Acta de Nacimiento del titular que se encuentra en esta misma Oficina sin la necesidad de la Hoja de Coordinación.v
INSCRIPCIÓN DE MATRIMONIO iguiendo con las normas referidas al registro civil, en esta sección trataremos ahora lo referente a la Inscripción de Matrimonio, siempre sustentados en la base legal del Instructivo: “Calificación Registral para Oficinas de Registro de Estado Civil”, y el libro: “Normas Relacionadas con Registros de Estado Civil”, ambos documentos del RENIEC. Ante todo, siempre debemos precisar que un acto registral puede definirse como “aquel acto administrativo que en ejercicio de sus funciones realizan los registradores civiles, respecto de la inscripción de todo hecho relativo a la identidad y estado civil de las personas”. Celebración de matrimonio civil, oficiado por el representante del alcalde.
La Inscripción de Matrimonio es la única inscripción de carácter territorial, pues exige que los contrayentes inscriban su matrimonio en la oficina registral del lugar en donde residen. La territorialidad del matrimonio está en función del domicilio de cualquiera de los novios.
Anotaciones Al reverso del Acta de Matrimonio o en la parte marginal, en el caso de actas anteriores al año 1997, se anotará lo siguiente:
Tipos de de inscripción inscripción Tipos Existen diversos tipos de inscripción de matrimonio, así, en el Libro Registral de Matrimonio se pueden inscribir: • • • • •
Inscripción ordinaria de matrimonio. Inscripción de matrimonio celebrado en el extranjero. Inscripción de matrimonio celebrado por párroco. Inscripción de matrimonio por inminente peligro de muerte. Inscripción de matrimonio por mandato judicial en forma Supletoria de Matrimonio por Proceso No Contencioso.
• Rectificación (de haber datos errados de alguno de los contrayentes). • Divorcio (disolución del vínculo matrimonial por Sentencia Judicial Firme). • Disolución del vínculo matrimonial por Declaración Judicial de muerte presunta. • Declaración de Nulidad de Matrimonio por Sentencia Judicial Firme (matrimonio inválido).
Se debe tener muy en claro la distinción entre el “Acta
La Inscripción de Matrimonio se hará en el Acta de Matrimonio, debiendo constar lo siguiente: • Nombre, edad, nacionalidad, estado civil, firma y número de CUI (código único de identificación que figura en el DNI) de cada uno de los contrayentes. • Lugar y fecha de la celebración del matrimonio. • Nombre y número de CUI que permita la veraz identificación de los testigos. • Nombre y firma del Registrador. • Nombre de la autoridad que celebró el matrimonio.
de Celebración de Matrimonio” y el “Acta de Registro de Matrimonio”. La primera es el documento que da fe que se ha celebrado el matrimonio a cargo del alcalde o su representante, constituyéndose además en el requisito necesario para su correspondiente inscripción en el Registro; y la segunda es el documento mediante el cual el registrador civil inscribe el matrimonio en los Registros Civiles.
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Tipos de inscripciones para el asiento registral de matrimonio Inscripción Ordinaria de Matrimonio: Plazo.- Dentro de los 15 días de efectuada la celebración. Declarantes.- El asiento se efectúa en mérito de la presentación del Acta de Celebración que se remite de la jurisdicción en donde se ha realizado el matrimonio a la Oficina Registral, para su respectiva inscripción no siendo necesario los declarantes. El Matrimonio Ordinario se inscribe con el Acta de Celebración remitida por la autoridad celebrante (alcalde o comité especial en comunidades nativas y campesinas). Documento de Sustento.- El único documento de sustento es el “Acta de Celebración”, suscrita por Alcalde (o Comité Especial para el caso de comunidades nativas y campesinas), los contrayentes y sus testigos. Asiento de Inscripción.- En la Inscripción Ordinaria de Matrimonio se consignarán en el Acta de Inscripción de Matrimonio los datos contenidos en el Acta de Celebración.
Inscripción de matrimonio en Oficina de Registro del Estado Civil.
Inscripción de matrimonio por inminente peligro de muerte: Plazo.- Dentro del año a partir de celebrado el matrimonio. Declarantes.- En la Inscripción de Matrimonio no existen declarantes. El Matrimonio por inminente peligro de muerte se inscribe con el Acta de Celebración remitida por el capellán celebrante. Documento de Sustento.- Dos ejemplares del Acta de Celebración, uno de los cuales debe de ser devuelto al capellán debidamente firmado, con fecha y hora de recepcionado.
Inscripción de matrimonio celebrado en el extranjero: Inscripción de matrimonio por mandato judicial: Plazo.- Dentro de los 90 días siguientes al ingreso definitivo del contrayente peruano al país (en caso no haya inscrito su matrimonio en el consulado peruano del país extranjero). Declarantes.- En la Inscripción de Matrimonio no son necesarios los declarantes. El Matrimonio celebrado en el extranjero se inscribe con el Acta de Celebración remitida por el contrayente peruano; de ser ambos peruanos remitirá el acta el primero que ingrese al país. Documento de Sustento.- Acta de Celebración expedida por autoridad extranjera, autenticada por cancillería y traducida de ser el caso; DNI y pasaporte del contrayente peruano; certificado domiciliario. Inscripción de matrimonio celebrado por párroco por delegación, para facilitar en forma simultánea el matrimonio civil y religioso: Plazo.- Dentro de las 48 horas luego de celebrado el matrimonio civil. Declarantes.- En la Inscripción de Matrimonio no son necesarios los declarantes. El Matrimonio celebrado por párroco se inscribe con el Acta de Celebración remitida por la autoridad celebrante. Documento de Sustento.- Dos ejemplares del Acta de Celebración, uno de los cuales debe de ser devuelto al párroco por la municipalidad, debidamente firmado, con fecha y hora de recepcionado.
Plazo.- No hay plazo. Declarantes.- En la Inscripción de Matrimonio no existen declarantes, pues el asiento se efectúa en mérito de la resolución judicial que se remite a la Oficina Registral. Documento de Sustento.- Se presentará el “Parte Judicial de inscripción supletoria (extemporánea) de Partida de Matrimonio remitido por el Juzgado de Paz Letrado”. Asiento de Inscripción: En los casos de Inscripción de Matrimonio en forma supletoria, se consignarán los datos que obren en la Resolución de la Sentencia respectiva. Para todos los casos de Inscripción de Matrimonio deberá constar la firma del registrador civil en el Acta de Matrimonio. Los contrayentes que estén presentes suscriben el Acta de Matrimonio. De no estar presentes ambos o uno de ellos, no se testará el rubro “firma”. Ninguna autoridad que celebre el matrimonio puede suscribir el Acta Registral, bajo responsabilidad. Para un mayor detalle de la información referida consulte la Ley orgánica de Creación del RENIEC Nº 26497; El Reglamento de las Inscripciones del RENIEC; y el Instructivo de la Gerencia de Operaciones de Resolución Gerencial Nº043-2004-GO/RENIEC.v
LA DEPURACIÓN REGISTRAL EN LOS REGISTROS DE ESTADO CIVIL l 28 de Diciembre de 2004 se aprobó, con número de Resolución Jefatural 845-2004-JEF/RENIEC, la directiva DI-010-GO/05 “Depuración - Registros de Estado Civil” de la Gerencia de Operaciones.
proteger la seguridad jurídica de los Registros de Estado Civil. Este procedimiento consiste en comparar las Actas Registrales que contienen la información personal de un individuo, con el objeto de establecer la coherencia entre ellas.
La “Depuración Registral” es el procedimiento destinado a
Así por ejemplo: si un individuo posee un Acta de Matrimonio
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o Defunción, estos actos y hechos vitales registrados tendrán, necesariamente, que ser anotados en la respectiva Acta de Nacimiento de esta persona. Esto es fundamental para mantener los registros actualizados y exactos, de manera que pueda evitarse algún fraude o alguna mala calificación registral por no contar el registrador con la información al día. La “Depuración Registral” permite: • Mejorar la exactitud e integridad de la información registral. • Mejorar las investigaciones relativas a la identidad basada en los documentos de registro. • Supervisar permanentemente el estado físico de las Actas. • Evitar el uso indebido de las Actas Registrales en el fraude de falsedad identificatoria. La “Depuración Registral” es asumida bajo responsabilidad del Jefe de Oficina de Registro de Estado Civil y se preocupará por la permanente realización de este procedimiento. La Gerencia de Operaciones del RENIEC supervisará el adecuado cumplimiento de la “Depuración Registral” a través de las unidades de fiscalización que operan en cada una de las Jefaturas Regionales.
b) Confrontación del Libro de Matrimonios con el Libro de Nacimientos: • Se podrá confrontar con el Acta de Nacimiento o referencia que de ella obre en el Expediente Matrimonial respectivo. • Se podrá confrontar con la declaración de lugar de nacimiento que conste en el Acta de Matrimonio. La detección de estas situaciones genera la ejecución de las siguientes acciones (procedimiento): • El Jefe de la Oficina de Registro de Estado Civil efectuará, en la parte marginal o textual del Acta de Nacimiento, la anotación del fallecimiento del titular, fecha de suceso y referencia del asiento en que obra inscrito. • Seguidamente se procederá a efectuar la selladura del cuerpo principal del Acta de Nacimiento con el sello de formato aprobado. • El Jefe de la Oficina de Registro de Estado Civil efectuará, en la parte marginal o textual del Acta de Nacimiento, la anotación del matrimonio del titular, fecha de suceso y referencia del asiento en que obra inscrito. Mediante la Depuración Registral por Cotejo se puede detectar: • Que efectivamente el titular de un Acta de Defunción sea a su vez el titular de un Acta de Nacimiento, con todos los datos iguales en ambas actas. • Que efectivamente uno o ambos contrayentes de una Acta de Matrimonio sea o sean a su vez el titular o titulares de una Acta de Nacimiento con todos los datos iguales en ambas actas.
1.- Depuración Registral por Cotejo.- Consiste en la confrontación de los libros registrales de las Secciones de Defunción y de Matrimonio con la Sección Nacimiento.
2.- Depuración Registral por Aviso Registral.- Consiste en la comunicación que efectúa el Jefe de la Oficina de Registro de Estado Civil en donde está inscrito el matrimonio, la defunción o la disolución del vínculo matrimonial por decisión judicial, a otra Oficina de Registro del Estado Civil en la que se encuentra inscrito el nacimiento del titular (contrayente o fallecido). Esta comunicación se realiza a través del formato “Depuración por Aviso Registral”.
Este tipo de depuración se realiza cuando las Actas a ser confrontadas (ya sea Acta de Matrimonio con Acta de Nacimiento, o Acta de Defunción con Acta de Nacimiento) se encuentran en una sola Oficina de Registro de Estado Civil.
Este tipo de depuración se realiza cuando las Actas a ser confrontadas (ya sea Acta de Matrimonio con Acta de Nacimiento, o Acta de Defunción con Acta de Nacimiento) se encuentran en distintas Oficinas de Registro del Estado Civil.
La Depuración Registral por Cotejo consta de las siguientes modalidades:
Para estos efectos el Jefe de la Oficina de Registro del Estado Civil que reciba el Aviso Registral, deberá anotar en la parte marginal o textual del Acta de Nacimiento del titular el respectivo suceso de matrimonio, defunción o divorcio que se le está comunicando.
Tipos de depuración registral La “Depuración Registral” puede ser de dos tipos: por “Cotejo” y por “Aviso Registral”
a) Confrontación de Libro de Defunciones con el Libro de Nacimientos: • En caso de contar con archivo digitalizado (archivos en computadora) las confrontaciones se efectuarán a través de los índices magnéticos correspondientes. • En caso de archivo tradicional (archivo físico) las confrontaciones se efectuarán a través de los cuadernos índices correspondientes. • En caso de no poseer cuadernos índices, las confrontaciones se harán recurriendo a las Actas de Cierre de cada libro. • Se podrá confrontar también mediante búsqueda del libro correspondiente (de acuerdo al año en que nació el fallecido) que contenga el Acta de Nacimiento.
La anotación debe ceñirse según los formatos aprobados por el RENIEC (Acta de Depuración de Defunción y Acta de Depuración de Matrimonio) y deberá incluir el Aviso Registral y la Oficina de Registro Civil que lo emitió. Sólo en el caso de Aviso Registral comunicando la inscripción de defunción del titular, se efectuará la selladura del texto aprobado en el cuerpo principal de su Acta de Nacimiento.v La Depuración de los Registros del Estado Civil debe de ser aplicada en todas las Oficinas Registrales de la República así como en las Oficinas Consulares del Exterior. Hecho el depósito legal. Registro N° 2004-6547 4