Boletín Nº 3 / Junio 2005
Elaborado por: Escuela Nacional de Registro del Estado Civil e Identificación
RECOMENDACIONES PARA LA ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE LAS OFICINAS REGISTRALES EN LO REFERENTE A LA ORGANIZACIÓN DE LAS OFICINAS REGISTRALES: Organización y clasificación de los libros registrales Los libros registrales son proporcionados por el RENIEC, y pueden ser de Nacimiento, Matrimonio y Defunción. Deben estar correctamente diferenciados según el hecho o acto vital, utilizando para esto encuadernaciones de color que permitan su fácil distinción. Además deben estar ubicados en un lugar seguro. Los libros registrales constan de dos partes: • Acta Matriz: Acta principal que contiene los datos del titular, de la cual se emiten las copias certificadas que sean solicitadas. • Acta de Reserva o Duplicado: Contiene los mismos datos que el Acta Matriz, con la diferencia de que esta Acta se utiliza para casos de contingencia en donde estos datos sean requeridos. Los libros deben ser organizados de tal manera que puedan localizarse fácilmente, permitiendo el acceso inmediato a la información requerida; asimismo deben ordenarse cronológica y/o numéricamente. Clasificación y ordenamiento de expedientes de inscripciones registrales Los expedientes son los documentos de sustento de las inscripciones registrales realizadas. Estos expedientes se clasificarán separándolos según Nacimiento, Matrimonio y Defunción; procediendo luego a ordenarlos en relación al número del libro, folio y fecha en que se produjo la inscripción. Inventario de libros y expedientes registrales El Registrador Civil deberá hacer un inventario, elaborando una relación de todos los documentos de sustento y libros que posea. De esta manera se conocerá, localizará y controlará toda la documentación existente bajo su responsabilidad.
Resulta imprescindible para una buena gestión registral que la oficina de Registro de Estado Civil se encuentre bien organizada, desde la adecuada ubicación de los libros, hasta el trato que se le da al público.
Control de los ingresos documentarios Desde que se inicia el trámite con la atención al público, la documentación que se ingresa y que se pretende inscribir, debe contar con una numeración anotada en un cuaderno de seguimiento, permitiendo así identificar la naturaleza del trámite y quién lo realiza. De este modo la fecha y el orden sucesivo permitirán la fácil ubicación de la documentación. Control de numeración de resoluciones Luego de presentada la solicitud de inscripción en el Registro del Estado Civil, el Registrador tendrá que realizar una Resolución Registral motivada que apruebe o deniegue dicha solicitud. Dicha Resolución tiene que contar necesariamente con una numeración correlativa para todo el año. Así se anotarán, también en un cuaderno, el número de orden sucesivo de resoluciones que se expidan. Control de cargos Todo documento que salga de la Oficina de Registro del Estado Civil deberá ser acompañado por su respectivo cargo, el mismo que deberá ser devuelto a la Oficina con la fecha y hora en que fue recepcionado. Se mantendrá un archivo de los documentos emitidos y recepcionados con sus respectivos cargos.
Condiciones de seguridad de los archivos EN LO REFERENTE A LA ACTIVIDAD DOCUMENTARIA: Se debe brindar un adecuado mantenimiento y limpieza en el local del archivo, efectuando un control de los deterioros de los documentos. No se deben exponer a la luz del Sol, a la humedad o ubicar en lugares donde su contenido pueda verse afectado. El acceso al lugar donde se guardan los libros debe ser restringido, evitando el ingreso de personal no autorizado.
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Acta de apertura y cierre de libros Antes de empezar a hacer uso del libro de registro se deberá tener conocimiento de la cantidad exacta de folios con que éste cuenta. El jefe de la oficina registral inicia el acta de apertura