Boletín
para
Registradores Civiles
Elaborado por: Escuela Nacional de Registro del Estado Civil e Identificación
Boletín Nº 7 - 8 / Octubre 2007
La Importancia de la Incorporación de los Registros del Estado Civil al RENIEC
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os Registros del Estado Civil que estuvieron por muchos años a cargo de los municipios de la República, por mandato de la Constitución Política y de la Ley Orgánica del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil No. 26497, pertenecen a esta nueva Institución. Este cambio trascendental en nuestro País que integra los Registros del Estado Civil a nivel nacional en una sola Institución, generarán un cambio cualitativo no sólo en cuanto a la uniformidad de los registros y capacitación de los registradores, sino en el manejo de la información integrada, pues permitirá el cruce de información que obra en la base de datos de los Registros del Estado Civil con la base de datos de Identificación. El proceso de incorporación se inició en el año 2005 y en sólo 5 distritos incorporados; al efectuar el cruce de información de las bases de datos, se han detectado a más de 250,000 ciudadanos que no declararon su verdadero estado civil al momento de actualizar sus DNI, figurando como solteros cuando en realidad son casados. También se han detectado casos de bigamia y poligamia. Otra de las significativas ventajas es que la información de los Registros del Estado Civil será 100% confiable, pues la información de las partidas y actas registrales se digitalizan y se convierten en microformas digitales certificadas por fedatarios informáticos, las mismas que se almacenan en discos ópticos que no permiten regrabación alguna, evitándose borrones, enmendaduras y una serie de vicios o fraudes, a la vez que permiten su consulta e impresión en forma remota desde cualquier oficina del RENIEC interconectada y también por los Consulados en el extranjero. Esta es, claramente, una tarea ardua y titánica que ha sido asumida en su real dimensión por la gestión liderada por el Dr. Eduardo Ruiz Botto, Jefe Nacional del RENIEC. Sin embargo, ante lo complejo de la labor, este proceso de incorporación se está llevando a cabo de una manera paulatina, tomándose los tiempos necesarios y que hagan falta para la consecución de un éxito rotundo. A la fecha, el RENIEC viene realizando la incorporación y revocación (según sea el caso) de las oficinas registrales (OREC) de la jurisdicción de la Provincia de Lima, y la revocación de las facultades de inscripción de las OREC de los principales departamentos del Perú. Sobre esto diremos: • La incorporación de una OREC al RENIEC implica que las facultades registrales y expedición de actas inicialmente conferidas a la municipalidad quedan sin efecto y las funciones son asumidas en su totalidad por el RENIEC. 1
Oficina Registral RENIEC: paulatinamente los Registros Civiles están siendo incorporados al RENIEC. Las facultades registrales y de expedición de actas poco a poco empiezan a ser asumidas por la Institución.
• La revocación de facultades de inscripción a una OREC por parte del RENIEC, significa que dicha oficina ya no podrá realizar ninguna actividad de registro civil en cuanto a inscripción de hechos vitales se refiere (la inscripción de nacimiento, matrimonio y defunción son asumidas por el RENIEC), pero esta oficina sí podrá seguir expidiendo copias certificadas de actas que obran en su acervo documentario, así como efectuar procedimientos registrales sobre las partidas o actas que mantienen en sus archivos y custodia. Dentro del proceso de incorporación, una labor importante la desempeña la Comisión de Transferencia de Registros Civiles al RENIEC, creada por Resolución Jefatural Nº 9242005-JEF/RENIEC, publicada en El Diario Oficial El Peruano el 14/09/05. Esta comisión se encarga de ordenar, clasificar, etiquetar e inventariar el acervo documentario de la oficina registral, dejando todo listo para su transferencia. Los registradores del estado civil de todo el Perú, tanto los que han sido incorporados como aquellos cuyas oficinas registrales aún dependen de las municipalidades, tienen en sus manos una responsabilidad de trascendental importancia, de lo cual deben ser plenamente conscientes: son pilar fundamental del Sistema Registral peruano. El RENIEC, por su parte, viene realizando los máximos esfuerzos por cumplir cabalmente con su rol de ente rector de los Registros del Estado Civil de acuerdo a lo estipulado por la Ley y la Constitución. Cabe pues, dentro de las funciones de todos aquéllos que nos hallamos involucrados en esta tarea, darnos íntegros en nuestro trabajo para seguir consolidando al Sistema Registral peruano como un elemento importante dentro del desarrollo de nuestro país y de un servicio eficiente a todos los peruanos.
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Atención Registradores Civiles:
Ley Nº 29032, que Ordena la Expedición de Nueva Partida o Acta de Nacimiento Cuando el Reconocimiento de Paternidad o Maternidad se Realiza con Posterioridad a la Fecha de Inscripción. ocurrir, en ocasiones, que sin necesidad, la intimiS uele dad de las personas puede verse afectada, por tanto la misma debe ser salvaguardada. En el caso del registro de nacimiento, cuando el reconocimiento de padre o madre se da con posterioridad al hecho de la inscripción, este dato es consignado en el acta, lo cual no resulta lo más conveniente. Es en ese sentido que la Ley, previendo este tipo de situaciones, da las regulaciones del caso para las modificaciones y correcciones pertinentes. La Ley Nº 29032 ordena expedir una nueva acta de nacimiento en el caso que el padre o la madre realicen el reconocimiento posterior al hecho de la inscripción o se decrete judicialmente la filiación extramatrimonial. Establece esta Ley que de darse el reconocimiento con posterioridad a la inscripción o se decrete judicialmente la filiación extramatrimonial, el Registrador del Estado Civil deberá asentar una nueva acta de nacimiento en un plazo no mayor a los tres días a partir de la fecha en que se registró la declaración de paternidad o maternidad. En esta nueva acta únicamente constará como dato la referencia del acta anterior expedida inicialmente, la que contendrá el Código Único de Identificación (CUI) que fue otorgado al momento de la inscripción. Una vez que el Registrador ha asentado la nueva acta, expedirá solamente al interesado las copias certificadas de la misma. Asimismo, en virtud a esta nueva Ley, se modifica el Artículo 387 Medios Probatorios en Filiación Extramatrimonial, del Código Civil. Así, dicho Artículo dice ahora: “El reconocimiento y la sentencia declaratoria de la paternidad o de la maternidad son los únicos medios de prueba de la filiación extramatrimonial. Dicho reconocimiento o sentencia declaratoria de la paternidad o de la maternidad obliga a asentar una nueva partida o acta de nacimiento, de conformidad al procedimiento de expedición de éstas”. De igual modo, en virtud de esta Ley, se modifica el Artículo
Conforme lo establece la Ley Nº 29032, el Registrador del Estado Civil debe expedir una nueva Acta de Nacimiento en caso que el padre o la madre reconozcan a su hijo luego del momento de la inscripción.
56 de la Ley 26497, Ley Orgánica del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil. Así, el Artículo 56 ahora señala: “Pueden efectuarse rectificaciones o adiciones en las partidas de registro en virtud de resolución judicial, salvo disposición distinta de la ley. Mediante decreto supremo se establecerán los actos sujetos a procedimientos administrativos y aquellos sujetos a resolución judicial. En cualquiera de los casos de reconocimiento voluntario o mandato judicial de declaración de paternidad o maternidad, el registrador o funcionario encargado del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil o de las Oficinas de Registro del Estado Civil u Oficina Registral Consular autorizadas por éste, deberán asentar una nueva partida o acta de nacimiento”. La Ley 29032 ha sido publicada en el Diario Oficial el Peruano el 05 de junio de 2007, en ese sentido se precisa que dicha Ley sólo es aplicable a los reconocimientos y a las declaraciones judiciales de paternidad o maternidad que se hayan dispuesto después del 06 de junio de 2007. Para mayor precisión consultar la Ley 29032 publicada en Normas Legales del Diario Oficial El Peruano del 05 de junio de 2007 en la página 346460 y la Directiva DI-081-GOR/014 aprobada por Resolución Jefatural N° 768-2007JNAC/RENIEC, de fecha 06/09/2007.
Actualización de Datos del Estado Civil en el DNI Nacional de Identidad – DNI es, para toE ldosDocumento los peruanos, el documento de identificación por excelencia. Es por medio del DNI que los peruanos nos identificamos y acreditamos nuestra identidad. Por lo tanto es también con este documento que podemos realizar transacciones, compras, ventas, pagos, cobros de cheques, acceder a un trabajo o a la seguridad social y un sin fin de actividades de suma importancia.
En ese sentido, la información contenida en el DNI, por la
importancia implícita en este documento, debe ser correcta y actualizada. De tal forma que no puede ser aceptable el hecho que una persona tenga en la realidad un estado civil determinado y sin embargo que en su Documento Nacional de Identidad figure otro. Por tal razón, resulta urgente que los ciudadanos que no tengan actualizados sus datos respecto a su estado civil en su DNI realicen la actualización respectiva en la agencia del RENIEC más cercana.
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Esta situación se evidencia al hacer una comparación entre la Base de Datos de los Registros del Estado Civil y la Base de Datos del Registro Único de Identificación de Personas Naturales del RENIEC, en la que consta que, en un 45%, los ciudadanos no han actualizado su estado civil en sus DNI. Esta situación no solo implica el incumplimiento del deber ciudadano, sino el incumplimiento de otras disposiciones legales relacionadas con la obligación de la sociedad conyugal de registrar a nombre de ambos cónyuges la adquisición de propiedades, acciones, bienes muebles, créditos, etc., o realizando en algunos casos dobles gestiones en forma individual para acceder a diversos programas de Gobierno o de entidades privadas. El Registrador del Estado Civil, por su cercanía y contacto directo con las personas que frente a él inscriben sus hechos vitales y actos que modifican su estado civil (como es el caso del matrimonio), debe ser un agente difusor y concienciar a la gente que acuda a él para efectuar algún registro, que la respectiva y consecuente actualización de sus datos en el DNI es un asunto muy importante. El RENIEC, actuando en consecuencia y cumplimiento de la Ley 26497 y el Reglamento de Inscripciones, estimula y facilita que los ciudadanos acudan a las agencias del RENIEC para que realicen la referida actualización de datos del estado civil en el DNI, y una medida tomada sobre ese respecto es extender el plazo para la realización de este trámite hasta el 31 de diciembre del año en curso, esto por medio de la Resolución Jefatural Nº 835-2007/JNAC/RENIEC.
El RENIEC ha establecido, para el 2007, que los adultos mayores y las personas en situación de pobreza podrán realizar gratuitamente el trámite para cambio del estado civil en el DNI.
De igual modo, comprendiendo el RENIEC que una de las principales causas por la cual los ciudadanos no realizan la actualización de datos del estado civil en sus documentos de identidad, es que muchos de ellos se encuentran en situación de pobres, muy pobres o de extrema pobreza. Es bajo esta circunstancia que la Institución ha dejado establecido que durante el 2007 el trámite de cambio de estado civil en el DNI para la población comprendida en el sector de extrema pobreza, será totalmente gratuito. Este trámite, durante el 2007, también será gratuito para aquellas personas que hayan obtenido su DNI luego de cumplidos los 60 años de edad. Para el sector de la población pobre y muy pobre el costo por realizar el trámite de cambio de estado civil en el DNI será únicamente de S/. 8.00 para el presente año. Para el resto de la población, la tarifa a pagar por el trámite de cambio de estado civil en el DNI será de S/. 21.00.
El dato del Estado Civil que figure en el DNI debe ser el mismo que tiene la persona en el momento presente.
IMPORTANTE: Para que las personas puedan acreditar su condición de pobres, muy pobres o de extrema pobreza, bastará con que suscriban una declaración jurada en cualquier oficina del RENIEC a nivel nacional; este procedimiento es gratuito.
Reconocimiento a la labor desempeñada por los Registradores del Estado Civil Mediante Resolución Suprema Nº 105-86-ED del 24 de junio de 1986, se establece el 26 de junio como el día del Registro del Estado Civil. El RENIEC expresa el reconocimiento institucional y felicita a los Registradores del Estado Civil de todo el país por su dedicada labor de registrar los hechos vitales y promover la inscripción y declaración oportuna de los hechos y actos relativos al estado civil de las personas.
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Los Procedimientos Registrales y los Medios Impugnatorios presente texto corresponde a una síntesis de los proE lcedimientos registrales y medios impugnatorios, elaborada sobre la base del Reglamento de las Inscripciones del RENIEC.
El procedimiento registral que detallaremos aquí es aplicable en las inscripciones de nacimiento, matrimonio y defunción, así como en sus rectificaciones y/o cancelaciones. Sabemos que todo procedimiento registral se inicia con la presentación de la correspondiente solicitud y, según sea el caso, del Certificado de Nacido Vivo, el Acta de Celebración de Matrimonio o el Certificado de Defunción.
colocada en la Unidad de Recepción de Títulos en donde se presentó la solicitud de inscripción. Pero en caso de denegatoria, para estas mismas solicitudes de inscripción, al solicitante se le deberá informar de este hecho en un plazo de 10 días hábiles a partir de la resolución correspondiente. El registrador que deniegue una solicitud deberá informar a su superior en un plazo no mayor a las 48 horas, con el debido sustento.
En los casos de solicitudes de inscripción ordinaria de nacimientos y defunciones, éstas deberán ser calificadas y luego recién se procederá a su debida inscripción o denegatoria, esto en un plazo no mayor a dos días hábiles contados a partir de recibida la solicitud de inscripción. En caso de inscripciones extemporáneas de nacimiento el plazo es de 5 dias hábiles. En caso que la solicitud de inscripción de nacimiento o defunción sea rechazada (caso de denegatoria), esta situación tendrá que ser informada al solicitante dentro del plazo de diez días hábiles, contados desde el momento en que la resolución de denegatoria ha sido expedida. Es importante señalar que es responsabilidad del Registrador del Estado Civil que ha llevado a cabo la denegatoria de una solicitud de inscripción, informar de este hecho a su superior en un plazo no mayor a los dos días hábiles. Para el caso del resto de solicitudes de inscripciones de matrimonio, rectificaciones o cancelaciones, éstas tendrán que ser calificadas en un plazo de cinco días hábiles contados a partir del momento en que fueron recibidas. Las calificaciones de las solicitudes de inscripciones se deben realizar teniendo en cuenta las inscripciones preexistentes (en el caso que existieran), así como las disposiciones y formas legales previstas. Las solicitudes de inscripción de matrimonio, rectificaciones o cancelaciones, se inscribirán dentro de los cinco días siguientes luego de haber sido calificadas positivamente. La finalidad de la calificación que realiza el registrador a los títulos que se presentan para sustentar la inscripción, es determinar que el derecho del titular esté establecido conforme lo manda la Ley. Las solicitudes de inscripción calificadas favorablemente (positivamente) generan la inscripción del acto solicitado; en caso contrario, la solicitud es denegada por medio de una resolución motivada. En los casos en que proceda la inscripción de matrimonio, rectificación, inscripción extemporánea o cancelación, éstas deberán ser notificadas al interesado al día siguiente de la recepción (entiéndase recepción por parte de la unidad receptora de títulos) de la Resolución, y por medio de una nota
Cuando procede la solicitud de inscripción, se le debe de notificar de este hecho al interesado por medio de una nota colocada en la Unidad de Recepción de Títulos.
LAS RECTIFICACIONES La rectificación procede cuando se determina algún error en la inscripción de acuerdo a lo estipulado en la Directiva Nº 039-GO/008 aprobada por Resolución Jefatural Nº 6402006-JEF/RENIEC de fecha 21/06/2006. Pueden solicitar una rectificación: a) El titular o su mandatario. Si el titular ha fallecido podrá hacerlo cualquiera de sus familiares (dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad, sus herederos, legatarios o albacea si la hubiese). b) El representante legal del incapaz o sus familiares (dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad). c) El Ministerio Público, en caso que el fallecido no tuviera parientes, herederos ni legatarios. Una vez que la solicitud de rectificación ha sido admitida, se publicará un aviso en el Diario Oficial El Peruano dan-
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do cuenta de ello. El aviso será publicado una sola vez y será pagado por el solicitante. El aviso deberá contener la siguiente información: a) Nombre de la oficina registral en donde se presentó la solicitud. b) Nombre del registrador. c) Nombre del solicitante. d) Dato cuya rectificación se solicita. e) Fecha de presentación de la solicitud. Luego, quienes puedan sentirse perjudicados por la rectificación efectuada podrán formular su oposición dentro de los quince días hábiles siguientes de haber sido ésta publicada. Para esto se deberá presentar prueba instrumental. En el caso en que el trámite de oposición sea admitido se le informará al solicitante de la rectificación para que éste, en el plazo de diez días hábiles, formule sus descargos. De no presentar el solicitante ningún descargo dentro del plazo previsto, el Registrador procederá a expedir la resolución que pondrá fin al procedimiento de rectificación. Es importante señalar que las personas cuyos prenombres o apellidos figuren con errores de ortografía, de referencia de sexo o similares en las actas, podrán solicitar la rectificación sin necesidad de tener que realizar la publicación del aviso en el Diario Oficial El Peruano. La rectificación sin publicación procede siempre que los errores resulten manifiestos de la revisión de las propias actas o de la confrontación de éstas con la solicitud de inscripción.
motivada del Registrador. c) De oficio, por disposición de la Jefatura Regional del RENIEC, cuando existan razones que no den lugar a duda para proceder a la cancelación. Podrán solicitar cancelaciones las mismas personas para el caso de las rectificaciones, siguiendo el procedimiento establecido para la rectificación de inscripciones en cuanto fuera aplicable. La Oficina de Registro del Estado Civil, en caso de duplicidad de inscripciones, notificará a los interesados para que realicen las aclaraciones respectivas, en un plazo de 15 días hábiles contados a partir de que fueron notificados. Vencido el plazo la Oficina de Registro del Estado Civil resolverá si procede la cancelación o no.
LOS MEDIOS IMPUGNATORIOS El medio impugnatorio es un recurso que se puede presentar contra las resoluciones registrales que hayan sido expedidas. Los medios impugnatorios son: Reconsideración, Apelación y Revisión. La Reconsideración es aplicable contra las resoluciones emitidas por las oficinas registrales y oficinas registrales consulares, dentro de los 15 días hábiles posteriores a haber sido notificadas. El recurso de Reconsideración se presenta ante la misma oficina que expidió la resolución y debe resolverse a más tardar dentro de los 30 días hábiles a partir de su presentación; transcurrido este plazo el interesado que presentó el recurso considerará denegada la Rectificación, y podrá proceder a presentar la Apelación. La Apelación es aplicable contra la resolución de primera instancia o contra la resolución que denegó el recurso de Reconsideración, en un plazo de 15 días hábiles luego de haber sido notificadas. El recurso de la Apelación deberá ser presentado ante la oficina registral u oficina registral consular que expidió la resolución impugnada, para que a su vez ésta la eleve a su superior jerárquico en un plazo de 15 días luego de haber sido recibida la Apelación. El recurso de Apelación deberá resolverse en un plazo de 30 días contados a partir de la fecha de su recepción; transcurrido este plazo, y sin que medie resolución alguna, el interesado que presentó dicho recurso podrá considerarlo denegado, pudiendo interponer el recurso de Revisión.
Una vez que la solicitud de rectificación ha sido admitida, se procederá a publicar un aviso en el Diario Oficial El Peruano dando cuenta de ello.
LAS LAS CANCELACIONES CANCELACIONES La cancelación procede en los siguientes casos: a) Cuando es ordenada por resolución judicial firme. b) Cuando la justificación de la cancelación resulte clara y manifiesta, sustentada en los documentos que se presentan, al solicitarla mediante resolución debidamente 5
La Revisión es aplicable contra la resolución de segunda instancia (sólo si proviene de autoridad que carece de competencia nacional), debiendo interponerse ante la Jefatura Regional del RENIEC que expidió la resolución impugnada, para que ésta lo eleve a la Jefatura Nacional del RENIEC, dentro de un plazo de 15 días a partir de haber sido recibido dicho recurso de Revisión. La Revisión deberá resolverla la Jefatura Nacional en un plazo de 30 días, contados a partir de que ésta recibió dicho recurso. Para tener una mayor amplitud sobre los procedimientos de las normas referidas, consultar el compendio: “Normas Relacionadas con Registros de Estado Civil”.
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Notificación a Presuntos Progenitores por Declaración Efectuada ante el Registrador Civil.
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n la Edición Nº 5 del Boletín para Registradores Civiles se trató el tema de que “sólo la declaración de la madre será suficiente para inscribir en los Registros Civiles el nacimiento de sus hijos con el apellido del padre y viceversa”, esto en virtud de la Ley Nº 28720, publicada el 24 de abril de 2006.
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Esta Ley permite la inscripción de niños nacidos fuera del matrimonio, pudiendo el declarante revelar el nombre de la presunta persona con quien concibió al menor, sin que esto implique un vínculo de filiación. Sin embargo, aunque esta reforma tiene por finalidad proteger el derecho al nombre de las personas, se suelen presentar algunos problemas al momento de inscribir a menores nacidos fuera del matrimonio, ya que esta Ley manda al registrador del estado civil poner en conocimiento al presunto progenitor que se está inscribiendo a un niño con su apellido, sin embargo, en ocasiones, no es posible dar con el paradero o domicilio de esta persona. En ese sentido, y para esclarecer los procedimientos a los registradores civiles, el RENIEC, mediante su Directiva Nº 074-GOR/012, aprobada por Resolución Jefatural Nº 522-2007-JNAC/RENIEC de fecha 14 de julio de 2007, da las pautas necesarias para proceder a una correcta y efectiva notificación a los presuntos progenitores acerca de la inscripción de nacimiento de un menor nacido fuera del matrimonio.
DEFINICIÓN DEFINICIÓN DE DE TÉRMINOS: TÉRMINOS: Declarante.- Padre, madre o persona autorizada que ante el Registrador del Estado Civil solicita la inscripción de su hijo o hija nacido fuera del matrimonio, y señala, además, la identidad del presunto progenitor que no ha acudido al acto de inscripción del menor. Presunto Progenitor.- Hombre o mujer a quien se le atribuye la supuesta paternidad o maternidad del o la menor que va a ser inscrito o inscrita. Asiento Registral.- Es el acto administrativo que realizan los registradores del estado civil, respecto a la inscripción de todo hecho relativo a la identidad y estado civil de las personas. Declaración Jurada.- Acto en el que el declarante expresa, como cierto, los datos que deben ser consignados en el acta registral, bajo su responsabilidad. Registrador del Estado Civil.- Funcionario o servidor encargado de conocer, calificar y resolver los procedimientos señalados en la Ley Nº 26497, en el Reglamento de Inscripciones del RENIEC y en la Ley Nº 28720. Oficinas de Registro del Estado Civil.- Todas las dependencias que se encargan de la ejecución de procedimientos registrales a que hace referencia la Ley Nº 26497 y el Reglamento de Inscripciones del RENIEC. Oficinas Registrales RENIEC.- Todas las dependencias encargadas de la ejecución de los procedimientos administrativos de inscripción a que hace referencia la Ley Nº 26497 y en el Reglamento de Inscripciones del RENIEC, y que además dependen funcional y administrativamente del RENIEC.
FORMAS FORMAS DE DE NOTIFICACIÓN: NOTIFICACIÓN: Es obligación del Registrador del Estado Civil notificar al presunto progenitor del menor nacido fuera del matrimonio, dentro de los 30 días hábiles luego de efectuada la inscripción.
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1.- Notificación por Cédula 2.- Notificación por Publicación en Diario Oficial.
Las formas de notificación que tienen las Oficinas de Registro del Estado Civil y las Oficinas Registrales RENIEC son las siguientes: • Notificación por Nota.- Esta notificación es obligatoria para todos los casos y se efectúa en la misma Oficina de Registro del Estado Civil o en la Oficina Registral del RENIEC. Esta notificación (de formato diseñado y aprobado por el RENIEC) permanecerá en la OREC colocada en un lugar visible por 15 días, luego de los cuales se dará por hecho que el presunto progenitor ha sido notificado. • Notificación por Cédula.- Es adicional a la Notificación por Nota y se efectúa, únicamente, cuando el domicilio declarado del presunto progenitor (que consta en la Declaración Jurada suscrita por el declarante) se encuentra dentro de la circunscripción de la Oficina de Registro del Estado Civil o de la Oficina Registral del RENIEC. Por medio de esta Notificación se le hace saber al presunto progenitor que ha sido señalado como padre o madre biológico del menor inscrito, para los efectos establecidos en la Ley Nº 28720. • Notificación por Publicación en Diario Oficial o en Otro de Mayor Circulación.- Es, de igual modo, adicional a la Notificación por Nota y se efectúa cuando no se tiene conocimiento del domicilio del presunto progenitor, o cuando el domicilio del mismo se ubique fuera de la circunscripción de la OREC. Por medio de esta Notificación se le hace saber al presunto progenitor que ha sido señalado como padre o madre biológico del menor inscrito, para los efectos establecidos en la Ley Nº 28720.
EL PROCEDIMIENTO DE LA NOTIFICACIÓN AL PRESUNTO PROGENITOR: Cuando el declarante que inscribe al menor señale a un supuesto progenitor de su hijo, deberá suscribir una Declaración Jurada (según formato aprobado) en la que se indiquen los datos necesarios que permitan realizar la respectiva notificación. Esta Declaración Jurada deberá ser suscrita de manera obligatoria y únicamente por el o la declarante del hijo nacido fuera del matrimonio. El declarante asumirá responsabilidad civil o penal por los datos consignados en la Declaración Jurada. En el caso que el declarante
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no sepa leer o escribir, la Declaración Jurada será llenada por el mismo Registrador del Estado Civil; el contenido le será leído al declarante y éste dará su conformidad imprimiendo su huella dactilar en el documento. Una vez que ha concluido el asiento registral de la inscripción de nacimiento, el Registrador del Estado Civil registra el acta y da inicio al procedimiento de notificación del presunto progenitor. En ese sentido, el Registrador del Estado Civil deberá utilizar las formas de notificación anteriormente señaladas (Notificación por Nota, Notificación por Cédula y Notificación por Publicación en el Diario Oficial o en otro de mayor circulación).
LOS GASTOS: Los gastos que se generen por la Notificación en el Diario Oficial El Peruano o en otro de mayor circulación correrán por parte del declarante. De otro lado, los gastos que se generen por la Notificación por Nota o por Cédula serán asumidos por la Oficina de Registro del Estado Civil o por la Oficina Registral del RENIEC. IMPORTANTE: para los casos de Notificación por publicación en Diario Oficial el Peruano u otro de mayor circulación, el Registrador del Estado Civil deberá llevar un registro físico de los cargos de las notificaciones emitidas, en el que conste fecha y firma de recepción por el o la declarante.
Informe Mensual de Inscripciones de Nacimiento en Actas con CUI presente texto abordará el contenido de lo expuesto en la E lGuía de Procedimientos Nº 127-GO/033 “Informe Mensual de Inscripciones de Nacimiento en Actas con Código Único de Identificación”, que fuera aprobada por Resolución Jefatural Nº 938-2006-JEF/RENIEC de fecha 18 de octubre de 2006. Como ya se sabe y también visto en ediciones anteriores de este mismo Boletín, el RENIEC aprobó, en julio de 2005, el Formato de Acta de Nacimiento con el Código Único de Identificación. Los registradores de estado civil deben tener muy presente que resulta obligatorio remitir, mensualmente, al RENIEC, el Reporte de Inscripciones de Actas con CUI.
Formato y procede a su llenado con los siguientes datos: • Ubicación geográfica de la Oficina de Registro del Estado Civil y Código de Ubigeo al cual corresponde la información. • Mes al que corresponde la información. • Nombre completo del titular de la inscripción. • Número correlativo del formato del acta. • Número de CUI asignado al formato. • Nombre del Jefe de la Oficina de Registro del Estado Civil y número de su DNI. • Firma e impresión dactilar del Registrador. IMPORTANTE: Adicionalmente se incluirá información de los números de aquellos formatos de actas de nacimiento con CUI que hayan sido inutilizados o anulados.
Definición de Términos: a) Informe Mensual de Inscripciones en Actas de Nacimiento con CUI.- Es el Formato en el cual el Registrador Civil reporta los datos contenidos en las actas con CUI.
El Jefe de la Oficina de Registro del Estado Civil oficiará a la Jefatura Regional de su jurisdicción adjuntando el Formato de Informe Mensual de Inscripciones en Actas de Nacimiento con CUI. Esta información la puede enviar por medio de la agencia del RENIEC más cercana o dirigiéndose directamente a la sede de la Jefatura Regional.
b) Módulo de Control de Informe Mensual de Inscripciones de Nacimientos en Actas con CUI.- Es el aplicativo informático que utiliza el RENIEC para ingresar los datos contenidos en el Informe Mensual de Inscripciones de Nacimientos en Actas con CUI remitido por las Oficinas de Registro del Estado civil de todo el país.
La remisión de este Formato se hará de forma mensual, durante la primera semana del mes siguiente al que corresponda la información reportada.
Es el RENIEC quien envía a las Oficinas de Registros del Estado Civil los Formatos de Informe Mensual de Inscripciones de Nacimiento en Actas con CUI, para que sean llenados por los registradores civiles. Cada Jefatura Regional tendrá la responsabilidad de supervisar que las Oficinas de Registro del Estado Civil envíen mensualmente dicho Formato. Asimismo, también recae responsabilidad sobre el Jefe de cada Oficina de Registro del Estado Civil, pues es él quien debe velar porque el Informe Mensual de Inscripciones en Actas de Nacimiento con CUI sea remitido a la Jefatura Regional correspondiente.
Una vez que la documentación remitida por las Oficinas de Registro del Estado Civil ya se encuentran en el RENIEC, el encargado de la Oficina de Trámite Documentario de la Jefatura Regional procede a registrar los datos de los oficios y anexos en el Aplicativo de Trámite Documentario, sellando el respectivo cargo. Seguidamente, emite un listado al que adjunta los documentos recibidos que consisten en: oficio e Informe Mensual de Inscripciones en Actas de Nacimiento con CUI; y se los entrega a la Unidad de Fiscalización (UFI).
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO El RENIEC, mediante la Sub Gerencia de Registros del Estado Civil, y ésta por medio de las Jefaturas Regionales, remite a las Oficinas de Registro del Estado Civil (ubicadas en municipalidades, comunidades nativas y comunidades campesinas autorizadas) el “Formato de Informe Mensual de Inscripciones de Nacimiento en Actas con CUI”. El Jefe de la Oficina de Registro del Estado Civil recepciona el 7
En el caso que el Jefe de la Oficina de Registro del Estado Civil no cumpla con remitir este Informe, la Jefatura Regional deberá solicitarle que lo haga mediante comunicación escrita. Hasta aquí la labor del Registrador Civil.
El analista de la UFI de la Jefatura Regional verifica las cantidades mencionadas en el Formato de Informe Mensual de Inscripciones en Actas de Nacimiento con CUI, los datos de ubicación geográfica (Ubigeo) respecto al departamento, provincia, distrito y centro poblado menor de ser el caso, además del mes al que corresponde la información enviada. El Analista de la UFI ingresará la información contenida en el Informe Mensual al “Módulo de Control de Informe Mensual de Inscripciones de Nacimientos en Actas con CUI.
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Regularización de Inscripciones Asentadas en Acta Distinta de la que le Corresponde del Registrador del Estado Civil, algunas veE nces,el oficio ocurre que se cometen errores involuntarios. Uno
de estos errores es realizar una inscripción en un acta que no le corresponde, como puede ser asentar una inscripción de nacimiento en un acta de defunción, o utilizar como acta duplicada el original de un folio diferente. En ese sentido el RENIEC, como la Entidad rectora de los Registros del Estado Civil, da la pauta y guía necesaria para rectificar una situación como la anteriormente descrita. Detallaremos ahora, de modo sencillo, el procedimiento que debe de seguirse para la regularización de inscripciones asentadas en actas distintas de las que les corresponden, esto según los lineamientos que da el RENIEC en la Directiva DI-007-GO/002. Las disposiciones que a continuación se van a describir han sido extraídas de la mencionada Directiva y son de cumplimiento obligatorio para los registradores del estado civil, así como para los jefes de las Oficinas Registrales Consulares. Son susceptibles de regularización: • Las actas con firmas exigidas por Ley o Reglamento con datos distintos a los intervinientes. • Las actas enmendadas con superposición de formato, pero con las firmas originales de los intervinientes. • El acta matriz o principal (fija) inscrita en forma correcta y acta desglosable o duplicada con datos que no corresponden al acta matriz.
TRÁMITE
La Unidad de Fiscalización de la Jefatura Regional deberá elaborar un Acta de Constatación que precise la situación del asiento indebidamente registrado en un acta que no le corresponde (para efectos de la regularización de dicho asiento). La Unidad de Fiscalización remitirá a su Jefatura Regional el informe de constatación respectivo (se trata de un informe distinto al que en su momento remitió el jefe de la oficina registral a la Jefatura Regional de su jurisdicción). Una vez realizado todo esto, y habiendo de por medio una opinión favorable de la Jefatura Regional, ésta, mediante resolución debidamente motivada, autorizará al Jefe de la Oficina Registral la expedición del acta complementaria en el libro correspondiente al año en curso en que se realiza la regularización, debiendo constar además los datos del acta que se está regularizando. Para los trámites efectuados en el exterior, el Jefe de la Oficina Registral Consular deberá verificar que efectivamente el acta de inscripción no se encuentra debidamente asentada en el folio que debería corresponderle, y mediante un informe pondrá en conocimiento este hecho a la Dirección de Asuntos Consulares del Ministerio de Relaciones Exteriores, la que a su vez lo remitirá al RENIEC para su pronunciamiento. El RENIEC, de ser el caso y mediante resolución, autorizará al Jefe de la Oficina Registral Consular la expedición del acta complementaria en el libro correspondiente al año en curso en que se realiza la regularización, debiendo constar además los datos del acta que se está regularizando.
EJECUCIÓN
El trámite procede únicamente a solicitud de las personas autorizadas en el Artículo 72 del Reglamento de las Inscripciones (ver Procedimientos Registrales y Medios impugnatorios, quiénes pueden solicitar una rectificación, en este mismo Boletín). La solicitud realizada por la parte interesada deberá precisar que el acta no se encuentra correctamente asentada. Para los trámites efetuados dentro del país, el Jefe de la Oficina de Registro del Estado Civil deberá verificar que efectivamente el acta de inscripción no se encuentra debidamente asentada en el folio que debería corresponderle, seguidamente hará conocer de este hecho a la Jefatura Regional de su jurisdicción con un informe, detallando la situación en la que se encuentra el o los folios y con la documentación de sustento del caso. Para estos efectos, el Jefe de la Oficina de Registro del Estado Civil podrá remitir la documentación a la Jefatura Regional por medio de la agencia del RENIEC más cercana. El Jefe de la Oficina Registral deberá tomar en cuenta que la Jefatura Regional del RENIEC podrá realizar acciones de control y visita a través de la Unidad de Fiscalización (abogados fiscalizadores) para que hagan una constatación respecto a la información y sustento correspondiente.
La Resolución emitida por la Jefatura Regional del RENIEC (para los trámites que se efectúan dentro del país) o la Resolución emitida por la Gerencia de Operaciones Registrales del RENIEC (para los trámites que se efectúan en el exterior), deberá ser anotada por el Jefe de la Oficina Registral o por el Jefe de la Oficina Registral Consular (según corresponda) como Acta de Regularización en el rubro de anotaciones textuales o marginales del acta materia de regularización; se indicará además que dicha acta queda complementada en el libro correspondiente bajo número de folio determinado. Una vez que ya han sido cumplidos los trámites de regularización se notificará a la parte afectada (el titular de la inscripción que presente problemas), a fin que se inicie el proceso de regularización del acta a solicitud expresa de los interesados. La expedición de la copia certificada del acta original y del acta complementaria, podrá hacerse a solicitud de los interesados. Es importante señalar que la responsabilidad de la regularización de las inscripciones que se encuentren asentadas en actas distintas a las que les correspondan, es del Registrador del Estado Civil o del Jefe de la Oficina Registral Consular (según sea el caso), de la época en que se realizó la inscripción.
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