Workday: Lohnabrechnung erfolgt via App

Die Vorteile liegen auf der Hand

Ab Januar 2021 erhalten die KSB-Mitarbeitenden ihre Lohnabrechnung nicht mehr per Post. Stattdessen gibt es eine App, auf der jede und jeder Mitarbeitende seine persönlichen Daten einsehen kann. HR-Leiterin Sabina Romagnolo erklärt, welche Vorteile das neue System namens Workday den Mitarbeitenden und Führungskräften bietet.

TEXT Omar Gisler FOTO Stefan Wey

KSB-Mitarbeitende haben wiederholt gefordert, aus Umweltgründen auf eine Postzustellung der Gehaltsabrechnung zu verzichten. Werden wir in Zukunft grüner? Wir werden nicht nur grüner, sondern auch effizienter und transparenter. Denn auf der App erhält man nebst der Lohnabrechnung auch eine Übersicht über viele persönliche Daten.

Zum Beispiel? Mitarbeitende können ihre Spesen erfassen, Adressberichtigungen vornehmen oder Ferien beantragen. Ob der Vorgesetzte die Urlaubspläne oder Spesen genehmigt hat, sieht man ebenfalls auf einen Blick.

«Mit Workday setzen wir einen Meilenstein im Gesundheitswesen.»

Was passiert, wenn jemand die Workday-App nicht auf sein Smartphone herunterladen möchte? Dann stehen ihm Alternativen zur Verfügung. Man kann das Tool auch auf dem PC zu Hause oder auf dem Desktop am Arbeitsplatz installieren. Aber ohne Zugang zu den Anwendungen geht es nicht, das ist klar.

Mal abgesehen vom vielen Papier, das durch diese Digitalisierung eingespart wird: Weshalb führt das KSB ein solches Tool ein? Einerseits war das bisherige Personalinformationssystem schlicht veraltet und konnte gesetzliche Bedingungen nicht mehr erfüllen. Das von der GL und dem VR gewählte System von Workday setzt neue Zeichen und ist zukunftsgerichtet. Es erlaubt Effizienz und Transparenz. Es wird uns – und damit meine ich das ganze KSB – auch dabei unterstützen, wichtige Personalentwicklungsaufgaben erfüllen zu können, zum Beispiel im Bereich der Förderung von Talenten oder der Nachfolgeplanung.

Gibt es andere Spitäler, die ähnliche Projekte planen? Das System, auf das wir setzen, kommt bei vielen internationalen Grossfirmen zum Einsatz. Im Schweizer Gesundheitswesen sind wir mit Workday die Vorreiter und werden einen Meilenstein setzen können. Ich bin allerdings überzeugt, dass weitere Spitäler folgen werden.

Worin liegen die grössten Schwierigkeiten bei der Umsetzung dieses Projekts? Es gilt, die System-Standards von Workday einzuführen und gleichzeitig den besonderen Bedürfnissen bestimmter Abteilungen gerecht zu werden. Dieser Spagat ist schwierig. Nebst den Anwendungen für alle Mitarbeitenden wird das System ja auch für die KSB-Führungskräfte zum Einsatz kommen. Jetzt, wo das System mit KSB-Daten erfahrbar ist, sind wir in intensiven Gesprächen mit den KSB-Führungsverantwortlichen, um die Vorteile und mögliche Veränderungen zu besprechen. Und alle «Manager», so heissen im System neu die Führungskräfte, werden im Oktober sorgfältig geschult.

Was passiert, wenn die Implementierung nicht zeitgerecht bis Ende Jahr klappt? Scheitern ist keine Option. Wir müssen und werden das schaffen. Das Beispiel Beekeeper hat ja gezeigt, wie rasch man sich an den Umgang mit einem neuen Tool gewöhnt. Die Vorteile des neuen Personalinformationssystems liegen auf der Hand – im wahrsten Sinne des Wortes.

Haben Sie Fragen zur Workday-App? Senden Sie diese per E-Mail an ehis@ksb.ch

«Wir werden nicht nur grüner, sondern auch effizienter und transparenter.»

Und es funktioniert: HR-Leiterin Sabina Romagnolo testet die neue Mitarbeiter-App Workday.