Automatización robotizada de procesos (RPA), ¿en qué cambia nuestras vidas?

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Automatización Robotizada de Procesos (RPA), ¿en qué cambia nuestras vidas?

Aliado que nos hace más productivos, eleva la calidad de nuestro trabajo, y aún, cuando ya estamos descansando siguen trabajando.

Por: David Ballesteros Guerrero,

CEO BASSP, Tecnología Informática, S.A. de C.V. dballesteros@bassp-ti.com www.bassp-ti.com s indudable que la situación que hemos estado vi-

Eviendo en los últimos meses, ha marcado un antes y un después en la manera en que vivimos, tanto en el ámbito personal como en el profesional. Al mismo tiempo, ha acelerado el proceso de digitalización y automatización de procesos, al grado de tener que resolver situaciones y necesidades esperadas para los próximos cuatro o cinco años, presentándose en tan solo unos meses, por mencionar algunos: comercio electrónico, trabajo remoto, reuniones virtuales, capacitación a distancia, proliferación de asesores virtuales (llamados “chat-bots”), desarrollo de soluciones en la nube, etc.

Esto nos ha obligado a adoptar -en el plano personal-, tecnologías que muy probablemente no hubiéramos adoptado en otras circunstancias; en el plano profesional sería impensable realizar nuestro trabajo totalmente fuera de la oficina, sin embargo, hoy es lo más natural e incluso en muchos casos ha resultado altamente productivo para las empresas; es decir, sin querer, nos dimos cuenta que tenemos la gran capacidad de adaptarnos una vez más a las circunstancias y salir adelante, fuertes, sabios, con mayores capacidades y conocimientos.

Esto no podría haber sido posible sin el desarrollo e implementación de tecnologías de procesamiento automatizado, en específico quisiera hablar de lo que se denomina RPA (Robotic Process Automation–Automatización Robótica de Procesos de Software).

¿Qué es un RPA?

Para tratar de explicar de una manera sencilla, pensemos que tenemos un nuevo compañero de trabajo a quién se le debe explicar cómo hacer su trabajo, este nuevo compañero en realidad es un robot de software (llamado “Bot” o “Ejecutor”) a quién se le tiene que “explicar”, es decir, configurar para que realice las tareas como si fuera una persona; de la misma manera que le sucede a las personas, la calidad con la que haga su trabajo el “nuevo compañero”, dependerá de la precisión con la que le expliquemos (configuremos) cada una de las tareas a realizar y las decisiones que debe tomar en cada situación que se le presente.

Ahora bien, para hablar de los aspectos en los que un RPA nos puede ayudar en nuestra vida laboral, y en específico, a las empresas en su crecimiento y estabilidad operativa y financiera, debemos primero entender “que es” (y “que no es”) para de esta manera intentar uniformar el concepto de los lectores. Ya que, a pesar de que es un término que se escucha últimamente con más fuerza, aún quedan dudas, más que del concepto como tal, principalmente en determinar en qué casos y situaciones se debe y puede utilizar, y como determinar los procesos que son candidatos a ser automatizados.

¿Qué no es?

Brazos robóticos mecánicos. A pesar de que el concepto “robotic” sugiere lo contrario, en realidad se utiliza por la ausencia de intervención humana.

Procesamiento de datos. Los sistemas actuales continúan procesando la información.

Quitar puestos de trabajo a los humanos. Lo que en realidad sucede, es que genera una alta productividad al nuevo equipo de trabajo: humano-robot de software.

Reduce el tiempo de respuesta de los sistemas automatizados.

Modifica la infraestructura. Sistemas e infraestructura seguirán siendo los mismos.

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¿Qué si hace?

Interactúa con la interfaz de usuario, es decir, manipula las pantallas. Lo que llamamos “software ejecutando software”.

Replica las acciones de un ser humano: repetitivas -alto volumen- complejas.

Toma decisiones según resultados.

Comunica los sistemas que naturalmente no se conectan.

Procesos de pruebas de calidad de software QA. Lo que llamamos “software probando software”.

Ahora platiquemos de todo aquello que es factible automatizar por medio de esta tecnología, ya que en esto radica en gran medida el éxito de la implementación de un proceso automatizado. Justo es aclarar que no todo se puede o debe automatizar, aunque quienes nos dedicamos a desarrollar e implementar esta tecnología buscamos que sea el 100% de los procesos, por lo menos desde el punto de vista tecnológico, sin embargo, desde el punto de vista operativo o financiero podría no ser necesario o recomendable llegar a la totalidad.

Implementar RPAs nos genera ventajas en productividad, oportunidad y eficiencia operativa, a su vez reduce gran cantidad de horas trabajo del personal, lo que se traduce en ahorros para las empresas; sin dejar de mencionar uno de los más importantes beneficios: dar la posibilidad a las personas de que, por fin, terminen sus actividades a la hora de salida para dedicar tiempo a su familia. A continuación enlisto una serie de tareas comunes en cualquier sector productivo (financiero, seguros, salud, retail, educación, gobierno, etc.), estas tareas son altamente automatizables y generan gran valor por la repetitividad, volumen, y en algunos casos la complejidad que representa realizarlas manualmente:

Recibir y enviar datos vía correo electrónico Copiar, pegar e inspeccionar datos Mover archivos y carpetas Ingresar en aplicaciones de la empresa y externas Llenar formularios y transferir datos a plantillas o sistemas Extraer datos provenientes de la red Realizar cálculos en tiempo real Extraer datos provenientes de documentos PDF, Word, Excel Extraer información de imágenes (OCR) Generar archivos Word, Excel o PDF Extraer información de Bases de Datos

Entre muchas otras tareas, que se pueden ejecutar en cualquier orden, las veces que sean necesarias, hora y día que se necesiten.

Para terminar, quiero invitar a todos a que veamos los momentos de crisis como momentos de oportunidades, aprovechemos el momento, y sin temor alguno, demos el siguiente paso a la automatización; las empresas que generamos este tipo de tecnología buscamos que sea accesible para cualquier persona, sin importar el nivel técnico que se tenga para obtener los mejores resultados.

Es importante aprovechar el conocimiento y experiencia que posee el personal que hoy operan manualmente los sistemas. Recuerden que los robots de software (“bots” o “ejecutores”) son un aliado, nuevos compañeros de trabajo que nos hacen más productivos, elevan la calidad de nuestro trabajo y que siguen trabajando cuando nosotros ya estamos descansando con la familia.