Daftar Isi Pendahuluan _____________________________________________ 1 Pembahasan _____________________________________________ 1 1.
Persiapan ___________________________________________1 1.1. 1.2. 1.3. 1.4.
Menerima Informasi _______________________________ 1 Melakukan Koordinasi _____________________________ 4 Rapat Persiapan ____________________________________ 4 Pengecekan Akhir __________________________________ 7
2.
Penyambutan ______________________________________9
3.
Kunjungan Lapangan ___________________________ 22
4.
Pembahasan Hasil _______________________________ 28
5.
Evaluasi ___________________________________________ 29
6.
Penutup ___________________________________________ 29
Kata Pengantar
Penyusunan Panduan ini bertujuan agar ada pegangan bagi Fasilitator Belajar dalam mendampingi tamu yang datang di HKm HLSW. Hal ini penting mengingat HKm HLSW Balikpapan akan dijadikan site belajar bagi petani dan para pihak dalam menjalankan program HKm. Fasilitator Belajar diambil dari masyarakat yang berasal dari 10 (sepuluh) anggota kelompok tani HKm HLSW yang telah terlibat dalam proses penyusunan modul belajar dan panduan ini. Disadari terbatasnya keterampilan mereka dalam memfasilitasi proses menjadi pertimbangan juga mengapa panduan ini disusun selain sebagai bahan yang ‘mungkin’ juga dapat dijadikan contoh bagi pihak lain.
Tim Penyusun
[iii]
Panduan Fasilitator Belajar HKm 1
Pendahuluan Dalam melakukan fasilitasi tamu belajar, terdapat 5 (lima) tahapan yang akan dilakukan dalam menerima tamu belajar (tambel) di HKm HLSW, yaitu: (1) Persiapan, (2) Penyambutan, (3) Kunjungan Lapangan, (4) Pembahasan Hasil, dan (5) Evaluasi.
Pembahasan Untuk lebih jelasnya berikut ini adalah ulasan tahap demi tahap. 1. Persiapan Persiapan adalah langkah awal yang sangat penting untuk merancang bagaimana menerima tamu belajar, meliputi; 1.1. Menerima Informasi Apabila ada informasi tentang rencana kedatangan tamu belajar (Tambel), maka Ketua Forum HKm segera melakukan tindakan. Informasi dapat diperoleh langsung dari calon tamu belajar atau dari Kantor Unit Pengelola Hutan Lindung Sungai Wain (UP HLSW) atau mungkin dari salah satu ketua dan atau ketua kelompok anggota Forum HKm.
Kawal Borneo Community Foundation - 2014
2 Hutan Lindung Sungai Wain - Balikpapan
Kawal Borneo Community Foundation - 2014
Panduan Fasilitator Belajar HKm 3
Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah: Melakukan pengecekan atau mencari informasi tambahan terkait: No 1
Aktifitas
3
Kapan tamu belajar akan datang? Jumlah tamu belajar Peserta
4
Durasi
5
Penginapan (bila diperlukan)
6
Transportasi ke lapangan
7
Tujuan kunjungan belajar
8
Koordinator Kunjungan
2
Keterangan (tgl/ bln/ thn)
(laki, perempuan) Perorangan, rombongan studi banding, tim pemerintah dan tim peneliti. Jam berapa tiba dan jam berapa akan pulang Forum HKm menyiapkan home stay (rumah tinggal/penginapan) bagi peserta yang akan belajar secara mendalam terkait kondisi kelompok (cek dokumen terkait penginapan). Biaya penginapan dikenakan Rp. 100.000/org/ malam (sudah termasuk sarapan dan makan malam) Forum HKm menyediakan transportasi sepeda motor untuk mengunjungi lokasi dengan harga antara Rp. 100.000150.000/orang/motor (bersama joki/ operator motor). Hal ini tergantung jarak dan lokasi Tujuan tamu belajar apakah terkait pengelolaan kawasan, pengelolaan HKm, pengelolaan organisasi kelompok tani HKm atau lainnya. Harus mendapatkan nama kontak person lebih dari satu (1) orang
Kawal Borneo Community Foundation - 2014
4 Hutan Lindung Sungai Wain - Balikpapan
1.2. Melakukan Koordinasi Koordinasi bertujuan untuk menghindari adanya kesalahfahaman antara UP HLSW dan Forum HKm sehingga tamu belajar yang akan datang menjadi bingung. Apabila informasi pertama berasal dari Forum HKm maka Forum HKm yang akan melakukan komunikasi dengan Forum HKm untuk rapat persiapan, demikian sebaliknya. Bila ada tamu belajar yang akan datang maka mereka adalah tamu Forum HKm dan UP HLSW, sehingga keduanya harus bekerja sama. 1.3. Rapat Persiapan Rapat persiapan bertujuan untuk pembagian tugas antara UP HLSW dengan Forum HKm. Selain itu, rapat koordinasi ini diperlukan untuk membicarakan teknis penyambutan dan kunjungan belajar serta keperluan administrasi yang harus disampaikan kepada koordinator tamu belajar. Secara prinsip, pembagian tugas berdasarkan tugas dan fungsi kedua lembaga dan lokasi dimana tahapan kegiatan dilakukan.
Kawal Borneo Community Foundation - 2014
Panduan Fasilitator Belajar HKm 5
Kawal Borneo Community Foundation - 2014
6 Hutan Lindung Sungai Wain - Balikpapan
Kawal Borneo Community Foundation - 2014
Panduan Fasilitator Belajar HKm 7
Tahapan Kegiatan No
Tahapan/Aktifitas*)
1 2
Menerima informasi awal Koordinasi dengan koordinator calon tamu belajar Rapat koordinasi Melakukan konfirmasi via surat dan telepon Aula, kursi, pengeras suara Konsumsi pertemuan MC Sambutan dan presentasi Mobil ke lokasi Ojek ke lokasi Pemandu/ Fasilitator Belajar Konsumsi di lokasi Post test Leaflet potensi kelompok Lokasi penyambutan
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
UP HLSW
Forum HKm
-
*) Semua biaya yang timbul dibebankan kepada tamu belajar dan disampaikan baik lisan dan tertulis kepada koordinator calon tamu belajar.
1.4. Pengecekan Akhir Pengecekan akhir bertujuan untuk menghindari kurangnya koordinasi sehingga ada hal-hal teknis yang terlewatkan atau salah satu pihak merasa sudah meminta namun pihak lain merasa belum ada permintaan. Pengecekan terakhir dapat dilakukan dengan membuat cek list (lihat table dibawah).
Kawal Borneo Community Foundation - 2014
8 Hutan Lindung Sungai Wain - Balikpapan
Daftar Cek List Persiapan No
1
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 13
Uraian
Kemajuan/ Perkembangan Ok On*) Ny*)
Koordinasi dengan koordinator calon tamu belajar Rapat koordinasi Melakukan konfirmasi via surat dan telepon Penyiapan Konsumsi pertemuan MC Penyiapan sambutan dan presentasi Penyiapan mobil ke lokasi Penyiapan ojek ke lokasi Penyiapan Pemandu/ Fasilitator Belajar Penyiapan Konsumsi di lokasi/ lapangan/ kebun Leaflet potensi kelompok
*) Ok artinya aktifitas telah dilakukan, sementara On artinya dalam proses atau sedang berjalan, dan Ny artinya belum dilakukan.
Komunikasi yang intern antar Forum HKm dan UP HLSW diperlukan untuk menghindari kesalahfahaman (miss communication). Pengecekan akhir dapat pula dilakukan oleh Forum HKm dengan melakukan pertemuan informal atau sekadar berkunjung ke kantor UP HLSW.
Kawal Borneo Community Foundation - 2014
Panduan Fasilitator Belajar HKm 9
2. Penyambutan Penting untuk melakukan pemantauan posisi tamu belajar via telepon koordinator atau panitia. Nomor telepon sudah diminta saat persiapan dan pastikan anda memiliki lebih dari satu kontak person/panitia. Ketika mereka sudah dekat, sekitar 15 menit sebelum tiba di tempat penyambutan, semua petugas penyambutan bersiap menyambut tamu belajar. Dalam kasus ini, lokasi penyambutan sudah ditentukan saat persiapan. Misalnya di depan aula, sehingga kedatangan mereka langsung dapat terlihat dan tamu belajar akan merasa dihargai. Ketika tamu belajar sudah tiba di lokasi penjemputan, tim penjemput yang terdiri dari UP HLSW, Forum HKm dan Fasbel bergegas menyambut mereka. Cara yang paling sederhana adalah menghampiri dan menyalami satu persatu, kemudian memperSilakan menuju aula yang telah disiapakan. Tim penjemput yang dipimpin Direktur UP HLSW atau staf yang mewakilinya serta Ketua Forum HKm ataupun orang yang diwakilkan. Tim sebaiknya berbaris sehingga tamu belajar mudah untuk bersalaman. Saat tamu belajar sudah berada di aula, mereka dipersilakan untuk duduk di kursi dan lakukan persiapan presentasi. Sementara itu berilah jeda sekitar 10-15 menit untuk memberikan waktu kepada tamu belajar berkenalan dengan Direktur dan atau Ketua Forum HKm serta semua tamu belajar lainnya. Saat seperti ini, beberapa peserta memilih untuk ke kamar kecil sehingga Kawal Borneo Community Foundation - 2014
10 Hutan Lindung Sungai Wain - Balikpapan
tim penyambut harus memperhatikan kebersihan dan keberadaan air pada kamar kecil.
Kawal Borneo Community Foundation - 2014
Panduan Fasilitator Belajar HKm 11
Koodinator acara penyambutan yang diwakili MC mengambil alih acara ketika sudah memastikan bahwa semua peserta sudah berada di dalam ruang aula. Kondisi ini dilaporkan oleh MC kepada Direktur UP HLSW atau Ketua Forum HKm sebagai Ketua Tim Penyambutan. Acara penyambutan di dalam aula dimulai oleh pembawa acara (MC) dengan mengucapkan salam. “Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatu. Selamat pagi dan salam sejahtera. Selamat datang di aula UP HLSW di Kilo 23 Karang Joang Balikpapan….” Setelah mengucapkan salam MC kemudian membacakan Susunan Acara Penyambutan Tamu Belajar, seperti contoh di bawah ini. Contoh Susunan Acara: Susunan Acara Pembukaan Penyambutan Tamu Belajar HKm adalah sebagai berikut: 1. Pembukaan 2. Sambutan 3. Presentasi-Presentasi 4. Diskusi 5. Penutup
Kawal Borneo Community Foundation - 2014
12 Hutan Lindung Sungai Wain - Balikpapan
Kawal Borneo Community Foundation - 2014
Panduan Fasilitator Belajar HKm 13
Setelah MC membacakan susunan acara, dia kemudian mulai masuk pada acara pertama. “…Baiklah untuk mempersingkat waktu, kita masuk pada acara pertama yaitu pembukaan dengan membaca Bismillahirahmanirrahim.” Selanjutnya sambutan dari Ketua Forum HKm …(sebut nama). Setelah sambutan tersebut selesai, MC akan melanjutkan dengan mengatakan; “…Itulah tadi sambutan Ketua Forum HKm HLSW Balikpapan, Bapak Selamat Usman. Selanjutnya adalah sambutan dari Ketua Rombongan Tamu Belajar…(sebut nama)…, waktu dan tempat dipersilakan …” “….Acara selanjutnya adalah presentasi-presentasi. Pertama akan disampaikan oleh Ketua Forum HKm atau yang mewakili yang akan diteruskan oleh Direktur UP HLSW atau yang mewakili. Kepada Bapak …(sebut nama yang dimaksud). Selanjutnya diskusi akan dipandu langsung oleh Direktur UP HLSW.” Sebagai catatan bahwa presentasi yang dilakukan oleh Forum HKm akan menggunakan Kamishibai 1 . Ketua Forum HKm dapat memberikan waktu kepada salah satu anggota kelompok yang telah ditunjuk sebagai fasilitator belajar.
Secara harfiah adalah"kertas drama", dalam penjelasan adalah bentuk cerita yang berasal dari kuil-kuil Buddha Jepang di abad ke-12. 1
Kawal Borneo Community Foundation - 2014
14 Hutan Lindung Sungai Wain - Balikpapan
Kawal Borneo Community Foundation - 2014
Panduan Fasilitator Belajar HKm 15
Kawal Borneo Community Foundation - 2014
16 Hutan Lindung Sungai Wain - Balikpapan
Kawal Borneo Community Foundation - 2014
Panduan Fasilitator Belajar HKm 17
Kawal Borneo Community Foundation - 2014
18 Hutan Lindung Sungai Wain - Balikpapan
Kawal Borneo Community Foundation - 2014
Panduan Fasilitator Belajar HKm 19
Kawal Borneo Community Foundation - 2014
20 Hutan Lindung Sungai Wain - Balikpapan
Selanjutnya secara otomatis presentasi akan disambung oleh Direktur UP HLSW sampai pada diskusi. Setelah diskusi selesai, MC mengambil alih acara dengan mengatakan; “…..Bapak dan ibu, demikian rangkaian acara penyambutan tamu belajar HKm di HLSW Balikpapan dan acara selanjutnya akan dikoordinir oleh Fasilitator Belajar untuk memandu ke kunjungan belajar. Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatu dan selamat siang.” Setelah itu, Fasilitator Belajar mengambil alih acara; “… Bapak dan ibu tamu belajar HKm HLSW Balikpapan yang berbahagia. Perkenalkan nama saya … sebagai Fasilitator Belajar HKm HLSW akan memandu bapak dan ibu ke lapangan.” Setelah perkenalan, Fasilitator Belajar menjelaskan beberapa informasi terkait kunjungan belajar yang akan dilakukan (waktu penjelasan ini tidak lebih dari 5 menit). Sebaiknya, penjelasan ini disertai dengan pembagian selebaran yang berisi informasi lokasi/ site belajar yang akan dikunjungi. Jangan lupa sampaikan juga bahwa pada sesi akhir agar mereka dapat mengisi lembar evaluasi yang telah disampaikan pada awal acara dan sebutkan bahwa lembar evaluasi sebaiknya diserahkan langsung kepada Fasilitator Belajar.
Kawal Borneo Community Foundation - 2014
Panduan Fasilitator Belajar HKm 21
Kawal Borneo Community Foundation - 2014
22 Hutan Lindung Sungai Wain - Balikpapan
Bila tamu belajar jumlahnya 10-14 orang, sebaiknya dibentuk dua kelompok, masing-masing 5-7 orang yang didampingi oleh 1 (satu) orang Fasilitator Belajar. Apabila tamu belajar berjumlah dibawah 10 orang cukup satu kelompok saja. Kendati demikian bisa dibuat pola bila ingin lebih menarik. Pola ini biasa digunakan bila tamu belajar memiliki waktu berkunjung lebih dari satu hari (bermalam). Tamu belajar akan diinapkan di rumah masyarakat, terutama rumah Fasilitator Belajar sehingga proses belajar akan membangun hubungan emosional antara nara sumber dan tamu belajar. Pengamatan dari tamu belajar juga lebih lengkap dibanding dengan kunjungan setengah hari saja. Pola ini juga relatif mahal karena satu tamu belajar akan didampingi satu Fasilitator Belajar. 3. Kunjungan Lapangan Setelah urusan bagi kelompok selesai maka seluruh tamu belajar menuju site belajar, yakni di kebun HKm nara sumber yang telah ditentukan. No
Lokasi
Potensi
Uraian
Transportasi yang dapat digunakan untuk menuju site belajar ada dua yaitu menggunakan kendaraan roda dua (sepeda motor) dan kendaraan roda empat (mobil). Kawal Borneo Community Foundation - 2014
Panduan Fasilitator Belajar HKm 23
Kendati demikian, sangat dianjurkan untuk menggunakan sepeda motor karena lebih mudah masuk ke dalam kebun yang lebih jauh. Selain itu, tamu belajar juga akan mendapatkan pengalaman yang berbeda bila naik ‘ojek’ di kebun HKm. Ojek dapat disediakan oleh Forum HKm dengan biaya Rp. 100.000,- s/d Rp. 150.000,-/unit/ kepala sudah termasuk “tukang ojeknya”. Biaya ini sudah pulang dan pergi, tergantung jarak dan kondisi jalan ke lokasi belajar. Bila musim tidak hujan, kondisi jalan cenderung kering dan mudah dilewati kendaraan bermotor, kondisi sebaliknya bila hujan. Matrik Transportasi Menuju Kebun HKm No Alat Transportasi Biaya (Rp) 1 Mobil (innova) 500.000 2 Mobil (Avanza, Senia) 400.000 3 Ojek 100.000
Uraian 1 hari 1 hari pp
Proses di Kebun HKm a) Minta tamu belajar berkumpul dengan membuat setengah lingkaran, dimana posisi Anda sebagai Fasilitator berada di bagian lain dari lingkaran tersebut. b) Kenalkan dirinya sekali lagi: “Selamat datang di Kebun Pak Kandatu. Perkenalkan, saya Muksin, Fasilitator Belajar di sini dan Pak Kandatu akan menjadi nara sumber kita untuk hari ini.”
Kawal Borneo Community Foundation - 2014
24 Hutan Lindung Sungai Wain - Balikpapan
c) Mintalah Pak Kandatu sampaikan beberapa hal berikut: Bagaimana proses masuk di HLSW sampai menjadi anggota kelompok HKm Mengapa mau masuk dalam program HKm (manfaat HKm bagi petani) Luas lahan yang dikelola Bagaimana cara mendapatkan modal? Bagaimana proses penjualan hasil? Bantuan apa saja yang telah diperoleh setelah masuknya program HKm? d) Minta tamu belajar untuk melakukan pengamatan dan mencatat beberapa hal berikut; Apa saja yang ditanam oleh Pak Kandatu? “….Bapak dan ibu, Silakan lakukan pengamatan di kebun Pak Kandatu, kumpulkan bahan diskusi dengan cara mengisi form yang telah disediakan, terima kasih. Kita akan berkumpul kembali di sini 15 menit kemudian.” No
Hal-hal yang ditemukan dalam Pengamatan
Penjelasan
1 2 3 4 5
Kawal Borneo Community Foundation - 2014
Panduan Fasilitator Belajar HKm 25
Kawal Borneo Community Foundation - 2014
26 Hutan Lindung Sungai Wain - Balikpapan
Kawal Borneo Community Foundation - 2014
Panduan Fasilitator Belajar HKm 27
Kawal Borneo Community Foundation - 2014
28 Hutan Lindung Sungai Wain - Balikpapan
e) Setelah tamu belajar melakukan pengamatan, minta kembali berkumpul untuk melakukan diskusi pembahasan hasil. â€œâ€Ś..Bapak dan ibu, waktu kita 15 menit sudah habis untuk pengamatan. Silakan berkumpul di sini (menunjuk tempat untuk nyaman diskusi, misalnya di pondok atau di bawah pohon yang cukup rindang dan menampung semua tamu belajar).â€? 4. Pembahasan Hasil Setelah pengamatan dan diskusi selesai, maka Fasilitator Belajar harus memandu tamu belajar untuk menyampaikan point penting yang mereka pelajari. Ketika tamu menjawab, Fasilitator Belajar mengisi formulir di bawah ini sebagai bahan dokumentasi evaluasi kegiatan. Contoh Formulir Isian Pembahasan Hasil No
Hal-hal yang ditemukan
Diskusi Hasil Pengamatan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Kawal Borneo Community Foundation - 2014
Panduan Fasilitator Belajar HKm 29
5. Evaluasi Sebelum tamu belajar meninggalkan lokasi belajar, minta mereka untuk mengisi formulir evaluasi yang telah anda siapkan sebelumnya. No
Contoh Lembar Evaluasi Uraian*) Bagus Perlu Perbaikan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 *) Diisi dengan point yang ditangkap oleh tamu belajar
6. Penutup Seluruh rangkaian acara telah selesai dan sampaikan ucapan serta salam penutup. “… Terima kasih sudah berkunjung dan memberikan masukan/evaluasi serta mohon maaf bila ada hal-hal yang tidak berkenan di hati. Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatu, selamat siang/sore, salam sejahtera dan sampai jumpa di waktu yang lain. “ Kemudian ucapkan Motto/ Slogan HKm :
“.. Hutan Lestari, Masyarakat Sejahtera ..” Kawal Borneo Community Foundation - 2014
30 Hutan Lindung Sungai Wain - Balikpapan
Kawal Borneo Community Foundation - 2014
Matrik Aktifitas Fasilitator Belajar No I II
Aktifitas Persiapan Penyambutan - Peserta masuk aula - Perkenalan
III
IV
V
- Sambutan & Presentasi - Diskusi - Persiapan kunjungan lokasi Kunjungan Lokasi - Perjalanan - Pengamatan - Diskusi Pembahasan Hasil Kelompok - Pemaparan hasil - Kesimpulan Penutup - Sambutan - Foto Bersama
Lokasi -
Parkiran dan Aula UP HLSW
Kebun Agroforestry
Aula UP HLSW atau pondok kelompok
Petugas Ketua Forum HKm
Durasi 1 hari
Fasbel mempersilakan tamu belajar memasuki aula dan menempati kursi yg telah disiapkan Perkenalan asal dan nama ketua rombongan tamu belajar Fasilitasi Pengurusan ijin HKm
Ketua Forum HKm Fasilitator Belajar UP HLSW Ketua Forum HKm Fasilitator Belajar
Sejarah HKm di HLSW Pembagian kelompok dan lokasi/FasBel
Naik motor ojek Form Pengamatan, potensi kebun HKm Form tema belajar Kelompok membuat hasil belajar per kelompk utk dipaparkan atau pleno kelompok Pleno hasil kunjungan lapangan per kelompok Form Kesimpulan
Fasilitator Belajar
Ketua rombongan dan Direktur UP HLSW/ Ketua Forum HKm
Materi Informasi awal dari calon tamu belajar
15 menit