Qualitätsmanagement: Nachhaltige Verwaltungsreform

Nachhaltige Verwaltungsreform

Fakten einer Umfage bei CAF-AnwenderInnen.

von Thomas Prorok

Der CAF ist ein Qualitätsmanagement, das für die öffentliche Verwaltung entwickelt wurde. Dass sich die Organisation dabei selbst bewertet, ist nur einer der vielen positiven Aspekte, die bei einer Umfrage zutage kamen.

Das KDZ hat Ende 2015 eine Umfrage 1 unter den österreichischen AnwenderInnen des CAF (Common Assessment Framework) durchgeführt. Zentrale Frage dabei war: „Was bringt der CAF?“. An der OnlineBe fragung beteiligten sich 43 Prozent der 212 in der österreichischen CAF-Datenbank registrierten AnwenderInnen. Dabei zeigte sich, dass sich der CAF in den letzten Jahren sehr positiv entwickelt hat.

Bei über 70 Prozent der CAF-AnwenderInnen führt der Einsatz des CAF zu konkreten Verbesserungen und Weiterentwicklungen in der Organisation in den Bereichen • Prozesse und Aufgaben • Organisationsentwicklung und • Wissensmanagement.

Über 60 Prozent konnten die KundInnenorientierung und wirkungsorientierte Steuerung ausbauen.

Ergebnisse des CAF-Einsatzes

'DUEHUKLQDXV¿QGHQVLFKEHLPHKUDOVGHU Hälfte der CAF-AnwenderInnen folgende konkrete Ergebnisse: • MitarbeiterInnenbefragungen durchgeführt, • Aufgabenkritik initiiert, • interne Kommunikation verbessert, • Verständnis für Wirkungs- und Ergebnis- orientierung gestärkt, • Teamgeistes gesteigert und • Verständnis von KundInnenbedarfen ausgebaut.

Je nach Größe, Aufgabenbereich und Struktur der Organisation sind jedoch unterschiedliche Schwerpunkte bei den Ergebnissen zu

1 siehe CAF-Umfrage 2015, KDZ-Zentrum für Verwaltungsforschung, www.caf-zentrum.at, 2015

CAF-Einsatz führt zu Verbesserungen in …

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76%

Wir konnten konkrete Verbesserungen umsetzen.

59%

Wir haben Aufgabenkritik durchgeführt.

Was die Befragten über die Ergebnisse des CAF-Einsatzes sagen.

Quelle: CAF-Umfrage Oktober 2015, KDZ Wien.

72%

Wir konnten unsere Organisation mit CAF weiterentwicklen.

68%

Wir führten MitarbeiterInnenbefragungen durch.

erwarten. Der CAF-Leitfaden macht keine Vorgaben hinsichtlich „optimaler Größe und Organisationsstruktur“ für CAF-AnwenderInnen. Grundsätzlich gilt jedoch: Je größer die Organisationseinheit und je differenzierter die Aufgabengebiete, desto stärker fokussiert der CAF auf Ergebnisse im Bereich Kommunikation, Wissensmanagement, Teamgeist und gemeinsame Identität sowie Strategie und Leitbild. Je kleiner die Organisationseinheit und kohärenter das Aufgabengebiet, desto „tiefer“ geht der CAF und Ergebnisse in den Bereichen Reorganisation von Prozessen und kritisches Hinterfragen von Aufgaben, KundInnenbefragungen, Ziele und Wirkungen sowie Kommunikation und Wissensmanagement sind zu erwarten.

Gründe für den CAF-Einsatz

Der wichtigste Grund für die Wahl des CAF als Qualitätsmanagementsystem ist das Einbeziehen der MitarbeiterInnen (92 Prozent der Nennungen). Aber auch die einfache Anwendung und der schnelle Überblick über den Ist-Stand der Organisation (Stärken, Schwächen), sprechen für den CAF-Einsatz (rd. 76 resp. 73 Prozent Zustimmung).

CAF wirkt

Ein Indikator für die Wirksamkeit des CAF ist das Erstellen eines Aktionsplanes. Dadurch wird sichergestellt, dass die im Prozess erarbeiteten Verbesserungsvorschläge auch tatsächlich umgesetzt werden. 2010 war dies bei 66 Prozent der AnwenderInnen der Fall. 2015 hat sich der Anteil auf 75 Prozent erhöht. Generell wird der CAF überwiegend positiv beurteilt. Rund 80 Prozent der CAF-AnwenderInnenstimmen meinen, dass der • CAF nachhaltige Verwaltungsreform ist, da die Verbesserungsmaßnahmen von der 2UJDQLVDWLRQVHOEVWGH¿QLHUWZHUGHQ • CAF die Europäische Leitlinie für Good

Governance und exzellente Organisationen des öffentlichen Sektors und • ein sehr gutes Qualitätsmanagementsystem für den öffentlichen Sektor ist.

„CAF wurde speziell für die kommunale Ebene aufbereitet.“

Auf kommunaler Ebene

Ein Qualitätsmanagementsystem für Städte und Gemeinden muss nicht zwingend in ein Monsterprojekt münden. Der CAF-Kommunal ist eine gute und kostengünstige Alternative. Der CAF wurde speziell für die kommunale Ebene weiterentwickelt. Der CAF-Kommunal gibt einen Raster vor, mit dem alle >

92% all together 76% quick view

73% easy

72% postive change

Gründe für den CAF-Einsatz

Quelle: CAF-Umfrage Oktober 2015, KDZ Wien.

wichtigen organisatorischen Rahmenbedingungen (z. B. Führung, Personal Strategie & Planung usw.) und Ergebnisse einer Gemeinde-/Stadtverwaltung gemeinsam beleuchtet und weiterentwickelt werden können. Im Unterschied zu anderen Qualitätsmanagementansätzen basiert der CAF auf dem Prinzip der Selbstbewertung.

Ein zweiter Anwendungsbereich des CAF- .RPPXQDOLVWGLHRI¿]LHOOH=HUWL¿]LHUXQJ$OO jene Städte und Gemeinden, die ihre Organisation bereits an modernen Standards des Verwaltungsmanagements ausgerichtet haben wollen diese Bemühungen auch ]HUWL¿]LHUHQODVVHQ+LHUNDQQGDV&$) Güte siegel beantragt werden, ein national XQGLQWHUQDWLRQDODQHUNDQQWHV=HUWL¿NDWGDV der Gemeinde/Stadt eine exzellente Dienstleistungsorganisation bescheinigt. Ein Imagegewinn, der auch nach außen getragen werden sollte.

CAF-Online

Ein besonderes Internet-Tool erleichtert die Abwicklung erheblich: CAF-Online. Die CAFBewerterInnen werden Schritt für Schritt durch den Online-Fragebogen geführt. Die Ergebnisse der Bewertungen werden automatisch zusammenfasst und übersichtlich für die nächsten Workshops aufbereitet. Sofort QDFKGHU.RQVHQV¿QGXQJ]HLJWGDV7RRO automatisiert wesentliche Ergebnisse auf (z. B. Vergleich mit CAF-AnwenderInnen, Zusammenfassung der festgelegten Stärken, Verbesserungspotenziale und Maßnahmen). Voraussetzung um CAF-Online zu nutzen sind lediglich eigene E-Mail-Adressen je CAF-Bewertungsteam-Mitglied. An diese wird die individuelle Einladung zur Teilnahme an der CAF-Online-Umfrage per Link versendet. Durch Klicken auf den Link kann sofort mit der Umfrage gestartet werden. Die Eingabe ist anonym, das heißt es können keine Rückschlüsse auf die Angaben der BewerterInnen gezogen werden. <

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